1、Excel基础知识培训课程大纲课程大纲l一、数据自动输入一、数据自动输入 l二、公式与函数二、公式与函数l三、单元格引用和工作表格式化三、单元格引用和工作表格式化l四、创建图表四、创建图表l五、数据处理五、数据处理l六、建立和编辑数据透视表六、建立和编辑数据透视表l七、页面设置和打印七、页面设置和打印l八、常用八、常用EXCELEXCEL操作技巧操作技巧一、一、数据自动输入数据自动输入 l1 1自动填充自动填充l2 2用户自定义序列用户自定义序列 l3 3产生一个序列产生一个序列l4.4.用鼠标右键拖拽用鼠标右键拖拽“填填充柄充柄”进行填充进行填充1.自动填充自动填充图图1 自动填充效果自动填
2、充效果图图2 初值选初值选两个单元格两个单元格时的自动填时的自动填充充2.2.用户自定义序列用户自定义序列 图图3 自定义序列对话框自定义序列对话框工具/选项/自定义序列1.在“自定义序列”列表框中单击“新序列”，再在“输入序列”列表框中输入新的序列，如“部门A、部门B、部门C、部门D”。每输完序列中的一项，都要按一次Enter键。2.单击“添加”按钮，新序列就出现在“自定义序列”列表框中了。3.单击“确定”按钮，关闭“选项”对话框。之后，只要在单元格输入序列中的某一项，如“部门A”，则“部门B、部门C、部门D”等其它项目就可以用自动填充来输入了。同时还可在进行数据排序时按指定的序列进行排序3
3、.产生一个序列产生一个序列图图4 序列对话框序列对话框编辑/填充/序列 比如，想在一个“列”的区域中填入1、3、5、7的等差序列。方法是：(1)在起始单元格中输入数值1；(2)选定包括起始单元格在内的欲填充序列的同一列单元格区域；(3)用“编辑/填充/序列”打开“序列”对话框；(4)在“序列产生在”选项中选择“列”，在“类型”选项中选择“等差数列”，“步长”设定为2；(5)单击“确定”，则在选定的区域就填好一个1、3、5、7的等差序列。4.4.用鼠标右键拖拽用鼠标右键拖拽“填充柄填充柄”进行填充进行填充l用鼠标左键拖拽“填充柄”可以进行自动填充。其实用鼠标右键拖拽“填充柄”也可以进行填充，当然
4、填充形式更多样。方法是，填好起始单元格数据，用鼠标指向填充柄，按下鼠标右键在同一行(或同一列中)进行向左、向右(或向上、向下)拖拽到预定单元格后，松开右键，这时会弹出一个快捷菜单。点击相应菜单，可完成相关操作。如点击“复制单元格”，可在鼠标拖拽的范围内，用起始单元格数据复制填充。l同时在多个单元格中输入相同数据。首先是选定需要输入数据的单元格，可以是相邻的，也可以是不相邻的(何不试试按下Ctrl键），然后轻松地键入数据，再按下CtrlEnter键.二、二、公式与函数公式与函数l1.使用公式使用公式l2.使用函数使用函数1.使用公式使用公式l公式中的运算符有以下四类：l（1）算术运算符:%、(幂
5、幂)、*和和/、+和和-。l（2）比较运算符:=、=、。l（3）文本运算符:&(连接)可以将两个文本连接起来，其操作的对象可以是带引号的文字，也可以是单元格地址。如：B5单元格的内容是“西安交大”，C5单元格的内容为“医学院”在D5单元格中输入公式：=B5&C5,则结果为“西安交大医学院”。l（4）引用运算符:地址列标前带“$”符号为绝对引用,如SUM（C$1：C$4）;不带为相对引用，冒号：是区域运算符，对左右两个引用之间，包括两个引用在内的矩形区域内所有单元格进行引用。逗号，是联合运算符，联合操作符将多个引用合并为一个引用。空格是交叉运算符，它取引用区域的公共部分（又称为交）。三维引用运算
6、符“！”，利用它可以引用另一张工作表中的数据，其表示形式为：工作表名！单元格引用区域。引用不同工作簿中某工作表中的数据，其表示形式为：工作簿名工作表名！单元格引用区域。表示某一行或几行，可以表示成“行号:行号”的形式，同样若要表示某一列或几列，可以表示成“列标:列标”的形式。图图5 输入公式输入公式图图6 复制公式复制公式2.使用函数使用函数l（1）函数的输入）函数的输入l（2）自动求和）自动求和l（3）自动计算）自动计算l（4）常用函数介绍）常用函数介绍l（1）函数的输入）函数的输入l函数的输入有两种方法：一为直接输入，一为粘贴函函数的输入有两种方法：一为直接输入，一为粘贴函数法（即使用函数
7、向导）。数法（即使用函数向导）。图图7 输入公式输入公式图图8 粘贴函数对话框粘贴函数对话框图图9 求和函数对话框求和函数对话框图图10 从函数列从函数列表中选择函数粘表中选择函数粘贴贴（2）自动求和）自动求和图图11 自动求和自动求和自动求和:1、选定一个连续区域;2、选定目标值存放的区域;3、点击工具栏上的“”按钮（3）自动计算）自动计算计算结果显示计算结果显示功能菜单功能菜单:表格名栏表格名栏下端就绪字所在栏下端就绪字所在栏选择的区域选择的区域图图12 自动计算功能自动计算功能(4)VLOOKUP介绍介绍lVLOOKUP(lookup_value,table_array,col_inde
8、x_num,range_lookup)可以写为：VLOOKUP(需在第一列中查找的数据,需要在其中查找数据的数据表,需返回某列值的列号,逻辑值True或False)1.Lookup_value为“需在数据表第一列中查找的数据”，可以是数值、文本字符串或引用。2.Table_array 为“需要在其中查找数据的数据表”，可以使用单元格区域或区域名称等。Table_array 的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。若为文本时，不区分文本的大小写。3.Col_index_num 为table_array 中待返回的匹配值的列序号。Col_index_num 为 1/2时，返回 table_arr
9、ay 第一/二列中的数值；以此类推。如果Col_index_num 小于 1，函数 VLOOKUP 返回错误值#VALUE!；如果Col_index_num 大于 table_array 的列数，函数 VLOOKUP 返回错误值#REF!。4.Range_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略，则 table_array 的第一列中的数值必须按升序排列，否则，函数 VLOOKUP 不能返回正确的数值,也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value 的最大数值；如果 range_value 为 FALSE，t
10、able_array 不必进行排序,函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值#N/A。HYPERLINK函数函数 lHYPERLINK(link_location,friendly_name)HYPERLINK(link_location,friendly_name)，创建快捷方式函数，以打开文档或网络驱动器。在某个Excel文档中，也许您需要引用别的Excel文档或Word文档等等，其步骤和方法是这样的：（1）选中您要输入此函数的单元格，比如B6。（2）单击”插入”栏中的“函数”，将出现“插入函数”对话框，在“函数分类”框中选择“常用”，在“函数名”框中选择HYPER
11、LINK，此时在对话框的底部将出现该函数的简短解释。（3）单击“确定”后将弹出HYPERLINK函数参数设置对话框。（4）在“Link_location”中键入要链接的文件或INTERNET地址，比如：“c:my documents会议纪要.doc”；在“Friendly_name”中键入“打开会议纪要”。（5）单击“确定”回到您正编辑的Excel文档，此时再单击B6单元格就可立即打开用Word编辑的会议纪要文档。HYPERLINK(E:狼道.DOC)LEFT函数函数 l主要功能：从一个文本字符串的第一个字符开始，截取指定数目的字符。l使用格式：LEFT(text,num_chars)l参数说
12、明：text代表要截字符的字符串；num_chars代表给定的截取数目。l应用举例：假定A38单元格中保存了“我喜欢天极网”的字符串，我们在C38单元格中输入公式：=LEFT(A38,3)，确认后即显示出“我喜欢”的字符。l其他如其他如MID(MID(text,start_num,num_chars)：从中间截取；lRIGHTRIGHT(text,num_chars)函数函数.LEN函数函数 l主要功能：统计文本字符串中字符数目。l使用格式：LEN(text)l参数说明：text表示要统计的文本字符串。l应用举例：假定A41单元格中保存了“我今年28岁”的字符串，我们在C40单元格中输入公式：
13、=LEN(A40)，确认后即显示出统计结果“6”。l特别提醒：LEN要统计时，无论中全角字符，还是半角字符，每个字符均计为“1”；与之相对应的一个函数LENB，在统计时半角字符计为“1”，全角字符计为“2”。MATCH函数函数 l主要功能：返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。l使用格式：MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)l参数说明：Lookup_value代表需要在数据表中查找的数值；Lookup_array表示可能包含所要查找的数值的连续单元格区域；Match_type表示查找方式的值（-1、0或1）。如果值为-1，查找大
14、于或等于 lookup_value的最小数值，Lookup_array 必须按降序排列；如果值为1，查找小于或等于lookup_value 的最大数值，Lookup_array 必须按升序排列；如果值为0，查找等于lookup_value 的第一个数值，Lookup_array 可以按任何顺序排列；如果省略match_type，则默认为1。l应用举例：如图4所示，在F2单元格中输入公式：=MATCH(E2,B1:B11,0)，确认后则返回查找的结果“9”。MAX函数函数 l主要功能：求出一组数中的最大值。l使用格式：MAX(number1,number2)l参数说明：number1,numbe
15、r2代表需要求最大值的数值或引用单元格（区域），参数不超过30个。l应用举例：输入公式：=MAX(E44:J44,7,8,9,10)，确认后即可显示出E44至J44单元和区域和数值7，8，9，10中的最大值。l特别提醒：如果参数中有文本或逻辑值，则忽略。l另MIN求出最小值函数函数 IF l语法:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)Logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。本参数可使用任何比较运算符。Value_if_true logical_test 为 TRUE 时返回的值。如果 logical_tes
16、t 为 TRUE 而 value_if_true 为空，则本参数返回 0（零）。Value_if_true 也可以是其他公式。Value_if_false logical_test 为 FALSE 时返回的值。如果logical_test 为FALSE且Value_if_false为空（即value_if_true后有逗号，并紧跟着右括号），则本参数返回0（零）。Value_if_false 也可以是其他公式。l=if(判断条件，条件正确返回值，条件错误返回值)l=IF(SUM(C5:F5),SUM(C5:F5),“”)：如果SUM(C5:F5)不等于零，则在单元格中显示SUM(C5:F5)的
17、结果，否则显示字符串。说明：（1）SUM(C5:F5)不等于零的正规写法是SUM(C5:F5)0，在EXCEL中可以省略0；（2）“”表示字符串的内容为空，因此执行的结果是在单元格中不显示任何字符。l销售奖金-假定公司的销售奖金规则为当订单总额超过5万元时，奖励幅度为百分之十五，否则为百分之十。根据这一规则销售人员的奖金计算公式为：=IF(C1760,IF(F1190,“优秀”,“合格”),“不合格”)语法解释为，如果单元格F11的值大于60，则执行第二个参数，在这里为嵌套函数，继续判断单元格F11的值是否大于90，如果满足在单元格F12中显示优秀字样，不满足显示合格字样，如果F11的值以上条
18、件都不满足，则执行第三个参数即在单元格F12中显示不合格字样。综合评定栏中可以看到由于F列的同学各科平均分为92分，综合评定为优秀。图图14 多层嵌套函数应用多层嵌套函数应用CountifCountif根据条件统计数量根据条件统计数量lCOUNTIF可以用来计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。比如在成绩表中计算每位学生取得优秀成绩的课程数。在工资表中求出所有基本工资在2000元以上的员工数。语法形式为COUNTIF(range,criteria)。其中Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。Criteria确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本
19、。例如，条件可以表示为 32、32、32、apples。=COUNTIF(B4:B10,90)语法解释为，计算B4到B10这个范围，各科成绩中有多少个数值大于90的单元格。SumifSumif函数应用函数应用l语法：SUMIF(range,criteria,sum_range)，用于根据指定条件对若干单元格求和。l其中：Range 为用于条件判断的单元格区域。Criteria 为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为 32、32、32、apples。Sum_range 为需要求和的实际单元格。只有当 Range 中的相应单元格满足条件时，才对 s
20、um_range 中的单元格求和。如果省略 sum_range。则直接对 Range 中的单元格求和。例如，假设A1:A4单元格中的内容分别为四种产品的属性值：$100,000，$200,000，$300,000，$400,000。B1:B4 的内容为每个属性值所对应的销售佣金；$7,000，$14,000，$21,000，$28,000，那么就可以运行公式：SUMIF(A1:A4,160,000,B1:B4)最后的求和结果将是$63,000。其他函数其他函数l1 1求和函数求和函数SUM SUM SUM(num1,num2,)SUM(num1,num2,)l2 2求平均值函数求平均值函数AV
21、ERAGE AVERAGE AVERAGE(num1,num2,)AVERAGE(num1,num2,)l当单元格中填入的是文字、逻辑值或空白时将被忽略不计l3 3计数函数计数函数COUNT COUNT COUNT(num1,num2,)COUNT(num1,num2,)l当单元格中填入的是文字、逻辑值或空白时，将不会计数l4 4取整函数取整函数INT INT 格式：格式：INT(number)INT(number)l5 5四舍五入函数四舍五入函数ROUND ROUND 格式：格式：ROUND(number,num_digits)ROUND(number,num_digits)l逻辑求与函数逻
22、辑求与函数ANDANDAND(logical_value1,logical_value2,logical_value3,)AND(logical_value1,logical_value2,logical_value3,)l7 7逻辑求或函数逻辑求或函数OROR。OR(logical_value1,logical_value2,logical_value3,)OR(logical_value1,logical_value2,logical_value3,)l8 8逻辑非函数逻辑非函数NOT NOT 格式：格式：NOT(logical)NOT(logical)出错显示信息：出错显示信息：三、单元
23、格引用及工作表格式化三、单元格引用及工作表格式化l1.1.单元格引用单元格引用l2.2.工作表格式化工作表格式化l3.3.工作表的保护工作表的保护图图15 相对引用和绝对引用示例相对引用和绝对引用示例1.1.单元格引用单元格引用l（1）相对引用（计算总计栏）l（2）绝对引用（计算税额）2.工作表格式化工作表格式化l（1）自定义格式自定义格式(条件格式条件格式)l（2）自动自动套用套用格式格式l（3）格式的复制、删除格式的复制、删除l（4）设置工作表背景图案设置工作表背景图案 图图17 17 数字格式对话框数字格式对话框 图图18 18 对齐方式对话框对齐方式对话框单击右键选择单击右键选择“单元
24、格格式单元格格式”可进行如下操作：字体可进行如下操作：字体/下划线下划线/对齐对齐/框线框线/数字数字（1）自定义格式自定义格式图图19 19 字体对话框字体对话框自动换行自动换行水平居中与合水平居中与合并单元格并单元格旋转旋转45度度缩小字体填充缩小字体填充图图20 对齐格式示例对齐格式示例清除所有框线预览效果预览效果画对角线画对角线清除或添加清除或添加左边线左边线选择边框线选择边框线的颜色的颜色选择边框线的线选择边框线的线型和粗细型和粗细所选区域加所选区域加外框线外框线内部加表格线内部加表格线图图21 边框对话框边框对话框设置边框线示例：设置边框线示例：图图23 条件格式示例条件格式示例条
25、件格式示例：条件格式示例：“格式格式”菜单菜单“条件格条件格式式”条件运算符条件运算符条件值条件值单击打开格式单击打开格式对话框对话框添加条件添加条件删除条件删除条件预览效果预览效果图图24 条件格式对话框条件格式对话框条件格式示例：条件格式示例：（2）.自动套用格式自动套用格式图图25 自动套用格式对话框自动套用格式对话框（3）.格式的复制、删除格式的复制、删除l（1）格式复制方法一：单击“编辑”菜单中的“复制”命令。选择目标区域，单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，在打开的选择性粘贴对话框中选中“格式”按钮（只复制格式而不会复制内容）。方法二：选“格式刷”按钮。l（2）格式删除选择要删
26、除格式的区域。选择“编辑”菜单中的“清除”命令，在弹出的子菜单中选择“格式”子命令。（4）.设置工作表背景图案设置工作表背景图案图图26 工作表背景图案示例工作表背景图案示例1、单击要添加背景图案的工作表;2、将鼠标指针指到“格式”菜单的“工作表”，然后单击“背景”。3、选择背景图案要使用的图形文件，单击“打开”按钮即可。4、删除背景图案：将鼠标指针指到格式菜单的工作表，然后单击背景，单击无。3.3.工作表的保护工作表的保护l选择“工具”菜单“保护”子菜单下的“保护工作表”命令项，可使工作表被“锁定”，别人可浏览而不能修改。四、创建图表四、创建图表 l1 1 使用使用“图表图表”工具栏创建简单
27、图表工具栏创建简单图表l.利用图表向导创建图表利用图表向导创建图表l.图表的编辑图表的编辑l.图表格式化图表格式化1使用使用“图表图表”工具栏创建简单图表工具栏创建简单图表图表对象图表对象图表图表类型类型图例图例按行按行按列按列图表区格式图表区格式4-52 图表工具栏图表工具栏图图4-54 按列产生的图表按列产生的图表图图4-55 按行产生的图表按行产生的图表2利用图表向导创建图表利用图表向导创建图表对话框一：图表类型对话框一：图表类型对话框二：数据源对话框二：数据源 系列产生在系列产生在“行行”设置系列名称和分类轴标志设置系列名称和分类轴标志 图表向导对话框三：图表向导对话框三：图表选项图表
28、选项对话框四：图表位置图图4-62 用图表向导创建的独立图表用图表向导创建的独立图表3 图表的编辑图表的编辑l1 1图表的移动、复制、缩放和删除图表的移动、复制、缩放和删除 l2 2图表类型的改变图表类型的改变 l3 3图表中数据的编辑图表中数据的编辑l4 4图表中文字的编辑图表中文字的编辑l5 5显示效果的设置显示效果的设置图表中数据的编辑图表中数据的编辑l（1 1）删除数据系列：单击要删除的数据系列，）删除数据系列：单击要删除的数据系列，再按再按DeleteDelete键键l（2 2）向图表添加数据系列）向图表添加数据系列l（3 3）图表中数据系列次序的调整）图表中数据系列次序的调整 图图
29、4-64 添加数据对话框添加数据对话框向图表添加数据系列向图表添加数据系列方法一：选择添加的数据，用“编辑”菜单的“复制”命令；再选中图表，用“编辑”菜单的“粘贴”命令。(可直接先选定数据区域，然后CTRL+C再在图表上CTRL+V即可添加）方法二：选中图表，用“图表”菜单的“添加数据”命令。图图4-65 系列次序对话框系列次序对话框单击条状图，再点击右键选择“数据系列格式”图表中文字的编辑图表中文字的编辑 l（1 1）增加图表标题和坐标轴标题）增加图表标题和坐标轴标题l（2 2）增加数据标志）增加数据标志l(3)(3)添加文字添加文字方法一：选中图表，单击方法一：选中图表，单击“绘图绘图”工
30、具栏中的工具栏中的“文本框文本框”按按方法二：选中图表，直接输入文字，然后按方法二：选中图表，直接输入文字，然后按EnterEnter键。键。图图4-66 “图表图表选项选项”对话框对话框图图4-67 添加网格线添加网格线/图例图例显示效果的设置显示效果的设置 4.4.图表格式化图表格式化l要对图表对象进行格式化可以有三种方法：l（1）选择要编辑的对象，单击“格式”菜单中增加的该对象选项。l（2）在图表中直接双击要进行编辑的对象。l（3）在要进行格式化的对象上点击鼠标右键，在弹出菜单中选择对象格式命令。如可以设置图表各区域色彩等。图图4-69 绘画区格式对话框绘画区格式对话框 图图4-70 坐
31、标轴格式对话框坐标轴格式对话框五、五、数据处理数据处理 l1 1.使用记录单使用记录单l2.筛选数据表筛选数据表l3.数据排序数据排序l4.分类汇总分类汇总 l5.合并计算合并计算（1）使用记录单添加）使用记录单添加/删除删除/修改数据修改数据1.使用记录单使用记录单（2）使用记录单搜索条件匹配的记录）使用记录单搜索条件匹配的记录输入查询条件输入查询条件 查找到满足条件的第一条记录查找到满足条件的第一条记录 2.筛选数据表筛选数据表l（1）自动筛选自动筛选l（2）自定义筛选自定义筛选l（3）高级筛选高级筛选（1）自动筛选示例）自动筛选示例图图4-78 下拉箭头按扭的选择下拉箭头按扭的选择图图4
32、-79 自动筛选之后的清单自动筛选之后的清单图图4-80 多条件筛选的筛选结果多条件筛选的筛选结果图图4-81 设设置筛选条置筛选条件件图图4-82 筛筛选结果选结果（2）自定义筛选）自定义筛选图图4-83 “自定义自动筛选方式自定义自动筛选方式”对话框对话框自动筛选后再选用“自定义自动筛选方式”对话框图图4-84 筛选结果筛选结果（3）高级筛选）高级筛选l如果用户要使用高级筛选，一定要先建立一个条件区域。条件区域用来指定筛选的数据必须满足的条件。空二行空二行条件条件区域区域图图4-85 条件区域条件区域图图4-86 高级筛选对话框高级筛选对话框图图4-87 筛选结果显示数据表格筛选结果显示数
33、据表格图图4-88 复制后的筛选结果复制后的筛选结果3.数据排序数据排序 l（1）默认排序）默认排序l（2）按一列排序）按一列排序l（3）按多列排序）按多列排序注意整体排序（整个工作表）与局部排序（部分单元格）（1）默认排序）默认排序l Excel在默认排序时是根据单元格中的数据进在默认排序时是根据单元格中的数据进行排序的。在按升序排序时，行排序的。在按升序排序时，Excel使用如下使用如下顺序：顺序：l（1）数值从最小的负数到最大的正数排序。）数值从最小的负数到最大的正数排序。l（2）文本和数字的文本按从）文本和数字的文本按从09，az，AZ的顺序排列。的顺序排列。l（3）逻辑值）逻辑值Fa
34、lse 排在排在True 之前。之前。l（4）所有错误值的优先级相同。）所有错误值的优先级相同。l（5）空格排在最后。）空格排在最后。同时还可在进行数据排序时先用前面介绍的自定义序列然后再进行排序：数据/排序/选项/选用自定义序列（2）按一列排序）按一列排序图图4-89 设置排序方式设置排序方式 主关键主关键字排列字排列顺序顺序按按“笔试笔试”字段降序排列之后的结字段降序排列之后的结果果（3）按多列排序）按多列排序图图4-92 设置多列排序对话框设置多列排序对话框图图4-93 以笔试为主要关键字，以笔试为主要关键字，机试为次要关键字的排序结果机试为次要关键字的排序结果4.分类汇总分类汇总l（1
35、）简单的分类汇总简单的分类汇总l（2）创建多级分类汇创建多级分类汇总总 l（3）分级显示数据分级显示数据 l（4）清除分类汇总清除分类汇总分类汇总前需先按关键词进行排序（1）简单的分类汇总简单的分类汇总图图4-95 分类汇总的结果分类汇总的结果图图4-94 设置分类汇总对话框设置分类汇总对话框（2）创建多级分类汇总创建多级分类汇总 图图4-96 设置二级分类汇总的结果设置二级分类汇总的结果在一级分类汇总结果的基础上再重新选择关键字进行一次汇总（3）分级显示数据）分级显示数据l下面介绍分级视图中的各个按钮的功能：下面介绍分级视图中的各个按钮的功能：l一级数据按钮：一级数据按钮：只显示数据表格中的
36、列标题和汇总只显示数据表格中的列标题和汇总结果，该级为最高级。结果，该级为最高级。l二级数据按钮：二级数据按钮：显示分类汇总结果即二级数据。显示分类汇总结果即二级数据。l三级数据按钮：三级数据按钮：显示所有的详细数据即三级数据。显示所有的详细数据即三级数据。l分级显示按钮：分级显示按钮：表示高一级向低一级展开显示。表示高一级向低一级展开显示。l分级显示按钮：分级显示按钮：表示低一级折叠为高一级数据显示。表示低一级折叠为高一级数据显示。点击-按钮进行折叠后用选定可见可得汇总结果图图4-97 显示显示一级数据一级数据图图4-98 显示前两显示前两级数据级数据（4）清除分类汇总）清除分类汇总图图4-
37、99 显示明细数据显示明细数据5.合并计算合并计算l如何将两张格式类似的表中的数据进行合并计算?“数据”-“合并计算”部门课室工资塑胶厂注塑课800元电子厂电子件课590元市场部广告科480元部门课室工资总装厂吸顶灯课370元塑胶厂注塑课700元电子厂电子件课590元市场部广告科480元如果格式不完全相同，除选择数据区域外需将标志区域也一并选入；并在标志位置处选“”六、六、建立和编辑数据透视表建立和编辑数据透视表 l1.1.建立简单的数据透视表建立简单的数据透视表l2.2.编辑数据透视表编辑数据透视表l3.3.数据透视表的操作数据透视表的操作1.1.建立简单的数据透视表建立简单的数据透视表l数
38、据透视表一般由7部分组成，它们是：l(1)页字段l(2)页字段项l(3)数据字段l(4)数据项l(5)行字段l(6)列字段l(7)数据区域 l数据透视表的数据源 l数据透视表的数据源是透视表的数据来源。数据源可以是Excel的数据表格，也可以是外部数据表和Internet上的数据源，还可以是经过合并计算的多个数据区域以及另一个数据透视表。数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导3步骤步骤:步骤步骤1对话框对话框 步骤步骤2对话框对话框步骤步骤3对话框对话框图图4-104 “数据透视表数据透视表”工具栏工具栏图图4-105 创建的数据透视表创建的数据透视表图图4-106 在在“数据数
39、据透视表字段透视表字段”对话对话框中设置汇总方式框中设置汇总方式图图4-107 选择页字段项选择页字段项图图4-108 用页字段筛选数据的结果用页字段筛选数据的结果图图4-109 选择列字段项选择列字段项图图4-110 用列字段筛选之后的数据用列字段筛选之后的数据2修改数据透视表修改数据透视表 图图4-111 行列互换后的透视表行列互换后的透视表3设置数据透视表选项设置数据透视表选项图图4-113 “数据透视表选项数据透视表选项”对话框对话框图图4-114 设置后的数据透视表设置后的数据透视表4.4.数据透视表的操作数据透视表的操作l1 1对数据透视表排序（对汇总的结果进行排序）对数据透视表排
40、序（对汇总的结果进行排序）l2 2改变数据透视表的汇总方式改变数据透视表的汇总方式l3 3显示和隐藏明细数据显示和隐藏明细数据(会单独生成新表会单独生成新表)l4 4使用数据透视表绘制动态图表使用数据透视表绘制动态图表七、页面设置和打印七、页面设置和打印 l1.设置打印区域和分页设置打印区域和分页l2.页面的设置页面的设置l3.打印预览和打印打印预览和打印 1.设置打印区域和分页设置打印区域和分页图图4-130 设置打印区域设置打印区域l1设置打印区域设置打印区域“文件文件”菜菜单下单下”打印打印区域区域”下设下设置打印区域置打印区域l2分页与分页预览分页与分页预览插入水平分页符插入水平分页符
41、“插入插入”菜单下面菜单下面之分页符之分页符分页预览视图分页预览视图“文件文件”菜单菜单”打打印预览印预览”下分页预下分页预览览3设置页眉设置页眉/页脚页脚页眉页眉/页脚页脚设置对话框设置对话框自定义页自定义页眉对话框眉对话框l4工作表工作表 图图4-137 “工作工作表表”标签标签八、常用八、常用EXCELEXCEL操作技巧操作技巧1 1、如何制做复杂的、如何制做复杂的EXCELEXCEL表格表头表格表头l如下表头如何制做如下表头如何制做?l1、输入没有斜线的单元格的内容，调整行列。调整行列很重要，这样制作带斜线表头后表格的其它部分不用再调整了，否则调整表格的其它部分，斜线单元格的内容又挨重
42、新调整。l2、利用绘图工具栏中的“直线”来画表格头的斜线。将鼠标移到单元格中，明确直线的起点和终点，从起点按住鼠标拉到终点，即可画出第一条直线。如果起点和终点有偏差，可将鼠标移到直线的起点处(或终点)，鼠标由空心十字形变成斜双箭头后，即可按住鼠标往任意一个方向调整直线到合适的位置，上、下、左、右均可。这就是这种方法的好处。l3、用文本框工输入文字。单击绘图工具栏中的“文本框”，然后在单元格中按一下鼠标，输入第一个字“科”。这里要注意的是“按一下鼠标”，不要拖动鼠标。如果拖动鼠标，文本框会出现黑边框，将文本框中的“科”选中，调整其字体、字号等格式成合适的效果。这一点也要注意，到下面的复制操作时就
43、不必再来调整各个文字的格式了。2、如何在表格中输入分数？如何在表格中输入分数？l技巧一、在Excel输入分数时，先输入整数，然后加一空格，再输入分数(用斜线的方式，例如5/8)，用这种方法，可以14 5/8的分数。l技巧二、问题：如果只是想输入5/8，前面没有整数，输入完成后，一回车，你会发现分数变成了日期(即5月8日)。这当然不是我们希望看到的结果。如何避免出现这种情况呢？解决方法：先输入0，然后输入空格，再输入分数。l技巧三l问题：如果想输入的是4/16，按技巧二的方法输入完成后一回车，会发现分数变成了1/4。这是因为Excel自动应用了一种分数格式，将分数中的分子分母最小化了。l解决方法
44、：选择输入分数的单元格，选择菜单命令“格式单元格”，打开“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡中的“分类”列表中选择“分数”，然后从右侧的“类型”列中选择“以16为分母”，如图2所示。单击“确定”后，会发现1/4变成了4/16。3 3、如何自动为、如何自动为ExcelExcel单元格添加数量单位单元格添加数量单位 l很多种情况下需要给单元格中的数据添加上单位，例如单位全年财政预算报表，就需要给单元格数据添加上单位“元”。遇到这种情况，我们可以实现自动为单元格数据添加单位。l1、选中所有需要添加单位的单元格；l2、单击“格式/单元格”，在弹出的“单元格格式”对话框中，切换到“数字”选项卡，在“分
45、类”列表框中点选“自定义”，在“类型”列表框中选择自己需要的数据格式，如“0.00”，最后在“类型”文本框中数据格式的后面添加中需要的数量单位，如“元”，完成后点击“确定”按钮（如图）。4、如何如何快速输入大写中文数字快速输入大写中文数字 l将光标移至需要输入大写数字的单元格中。利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字(如12345)。右击该单元格，点击“设置单元格格式”，从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项；然后从“类型”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后单击“确定”按钮，这时输入的12345就自动变成“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。5、如何如何同时设置多个工作表的页眉和页脚同时设置
46、多个工作表的页眉和页脚l我们有时要把一个Excel文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚，分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。如果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好：把鼠标移到工作表的名称处(如果没有给每张表取名的话，Excel自动设置的名称就是Sheet1、Sheet2、Sheet3等等)，然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时再进行页眉和页脚设置就是针对全部工作表了。6 6、如何进行、如何进行ExcelExcel单元格文字随时换行单元格文字随时换行l1、通过选中格式菜单中的“单元格”下“对齐”的“自动换行”复选项，单击“确定”即可，但这种方
47、法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步地操作。l2、还有一种方法是：当你需要重起一行输入内容的时候，只要按住Alt键的同时按下回车键就可以了，这种方法又快又方便。7、如何插入空行？如何插入空行？l1、如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。l2、如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。8 8、如何在、如何在ExcelExcel中消除中消除0 0值值？lExcel中当单元格计算结果为0时，默认会显示0，这看起来显然有点碍眼。如果你想显示0时，显示为空白，可以打开“工具选项视图”
48、，取消“0值”复选项前的，确定后，当前工作表中的值为0的单元格将全部显示成空白。9、如何如何快速选定快速选定“空白空白”和和“数据数据”单元格单元格l打开“编辑定位”，在“定位”窗口中，按下“定位条件”按钮；选择“定位条件”中的“空值”，再按“确定”，空白单元格即被全部选定。如果要选定只含数据的单元格，在上面方法的“定位条件”窗口中，选择“常量”，再点“确定”，含有数据的单元格全部选定。若点击“可见单元格”，则隐藏的单元格就不会选中10、如何如何快速隐藏行或列？快速隐藏行或列？l在打印工作表时，我们有时需要把某些行或者列隐藏起来，可是用菜单命令或调整行号(列标)分界线的方法比较麻烦，介绍一个简
49、单方法：在英文状态下，按“Ctrl+9”（行）或“Ctrl+0”（列）组合键，就可以快速隐藏光标所在的行或列。1111、如何让、如何让ExcelExcel表头自动填写当前月份和表头自动填写当前月份和日期日期l假设我们要做一个标题为“某公司X月份电费统计表”的Excel表格，其中“X”为进行电费统计的当月月份，第二行有制表日期。l我们可以借助Excel两个函数来实现，在标题单元格输入“=实验中学&MONTH(TODAY()&月份电费统计表”，函数“MONTH(TODAY()”表示当前月份，在第二行制表时间单元格输入“=TODAY()”。函数“TODAY()”表示当前日期。完成上述设置，任何时候打
50、开该表，都无需对表头时间做任何改动。12、如何更改单数行的行高及格式？如何更改单数行的行高及格式？l1、在工作表数据区域右侧选一空白列作为参考列，在第一个单元格内输入“0”，第二个单元格内输入“1”。l2、选中“0”、“1”两个单元格，按住Ctrl键，利用填充柄向下填充数据，直到数据区域的末行。选中参考列数据中的某一个单元格。l3、打开“数据”菜单，执行“筛选”、“自动筛选”。l4、单击参考列首行的按钮，选择筛选条件“0”，数据区域中，偶数列自动隐藏。下面就可以直接对奇数列的单元格进行操作了，不仅可以统一调整行高，还可以对单元格进行字体设置、颜色填充等各种格式操作。1313、如何删除、如何删除
