1、7.会展项目计划概述会展项目计划概述不做计划的好处，就是不用不做计划的好处，就是不用成天煎熬地监控计划的执行成天煎熬地监控计划的执行情况，而是直接面临突如其情况，而是直接面临突如其来的失败与痛苦。来的失败与痛苦。哈罗德科兹纳+有会展专家统计，一次展会是由大概3600多项事件构成。1.会展项目计划的概念+会展项目计划是项目团队根据项目策划所选定的会展项目主题，确定会展项目所要完成的目标，并制定为实现这些目标的进度计划与预算安排。2.会展项目计划的内涵会展项目计划分解与执行何人何时如何何地何事多少完成任务会展项目计划的会展项目计划的“6W”（2）如何（How）工作分解结构图（1）何事（What）会
2、展项目目标（4）何人（Who）人员使用计划（3）何地（Where）项目工作地点（6）多少（How much）预算计划（5）何时（When）项目进度计划3.会展项目计划的形式（1）按照项目计划制定过程分类+概念性计划+详细计划+滚动计划3.会展项目计划的形式（2）按照项目计划时间长短分类+战略式计划（5年以上）+战术式计划（1-5年）+作业式计划（6-12个月）项目章程1计划目标2项目范围3进度计划4资源配置567评估潜在问题 项目章程项目章程1 是关于一个项目的简要概括，主要是为了让组织的最高领导层或会展活动的委托者了解项目的目标和大概情况。主要包括：主要包括：项目目标说明、与组织整体目标之间
3、的关系、项目的组织结构、项目的主要事件和进度安排。2计划目标计划目标确定计划目标是会展项目计划的首要任务。目标的分解：总目标 子目标 子子目标明确目标是制定计划的第一步。目标所涉及的主体众多，不同的主体有不同的目标，因此制定展览计划时应考虑多方需求，使展览目标尽量具有体系性，以满足多方的需求。满足各利益相关者的利益要求。满足可行性的要求 会展项目范围3包括的内容：包括的内容：（1 1）确定参会商，参展）确定参会商，参展商商（2 2）观众商和普通观众的）观众商和普通观众的确定确定（3 3）制定合适的营销）制定合适的营销战略战略（4 4）确定会展服务的）确定会展服务的范围范围（5 5）展会现场的）
4、展会现场的管理管理（6 6）会展评估工作）会展评估工作 进度计划4（1）进度计划是表达会展项目中各项工作的开）进度计划是表达会展项目中各项工作的开展顺序、开始完成时间及相互衔接关系的计划。展顺序、开始完成时间及相互衔接关系的计划。（2）进度计划主要是安排具有里程碑意义的事）进度计划主要是安排具有里程碑意义的事件执行时间件执行时间。（3）进度计划有利于对会展项目的进度实行控）进度计划有利于对会展项目的进度实行控制。制。资源配置5资源合理配置包括：（1）人力资源预算（2）物资资源的配置（3）财力的配置 6评估（1）是会展项目流程中一个非常重要的步骤，是会展项目的收尾工作。（2）评估会展项目是否达到
5、了预期目标（3）会展评估方法应该涉及评估所依据资料的收集和储存、评估指标、评估程序、评估人员等。7潜在问题（1）会展业的敏感性要求要关注外界环境和突发事件的影响。（2）作为会展项目的管理者，一定要在会展计划时就充分考虑到会有哪些危机事件发生，并在项目早期就做出相应的处理危机的计划工作。1 1）明确目标明确目标。清晰表述会展项目的总目标和各阶段目标，并以书面的整体计划形式下达到每个项目小组成员手中，使每个成员非常清楚项目的目标，有助于项目小组成员齐心协力，为完成项目目标而协调工作。2 2）明确任务。明确任务。可以确定为完成会展项目目标所需的各项任务，每一项任务的开始时间、所需时间和结束时间，一控
6、制每项任务的时间进度。3 3）资源配置。资源配置。确定各项任务所需的资源，包括人力、物力和财力资源，制定各项资源的预算，吧最适合的人员、物资和资金分配给最合适的工作。4 4）明确工作职责。明确工作职责。确定会展项目小组各成员的工作责任范围和地位以及相应的职权，以便各成员按计划要求实施工作，最大限度的降低风险。5 5）所确定的各项工作任务和阶段性目标是是项目控制的前提和基础。项目控制的前提和基础。5.会展项目计划的作用 2 2、项目工作分解、项目工作分解 3 3、为各项任务确定时间、为各项任务确定时间 4 4、分配资源、分配资源 5 5、制定最初计划、制定最初计划 6 6、调整、调整计划计划 1
7、 1、确定会展项目目标、确定会展项目目标 7 7、最终确定、最终确定计划、编制计划文档计划、编制计划文档（1）确定会展项目目标 1）会展项目目标是指会展项目组织者根据营销战略、市场条件和会展情况制定的明确的、具体的展会目的以及通过展会而实现的企业目标。2）属性：多目标性多利益相关者 优先性 层次性+确定会展项目目标的原则：SMART1)具体的Specific2)可测量的Measurable3)可实现的Achievable4)相关的Relevant5)可跟踪的Traceable+项目目标必须明确、具体，尽量用定量化的语言进行描述，保证项目内容易被理解和沟通，使每一个项目成员确信项目目标可以达到，
8、并能使每一个项目组成员结合项目目标确定个人的具体目标。（2）项目工作分解+确定实现项目目标需要做的各项工作。+通常使用项目工作分解结构（WBS）将整个会展项目分解成为便于管理的具体工作。（3）为各项任务确定时间+根据自己的经验，或者想具体工作负责人员询问，确定各项具体工作的完成时间。（4）资源分配+为每一项工作分配人力、物力和财力。+应充分考虑每项工作的性质、工作量，人员的性格和能力。（5）制定项目计划初稿+在调研的基础之上，制定出项目资源分配计划、项目进度计划。（6）听取意见并及时调整计划 通过召开会议听取各个会展利益相关者关于会展计划的意见，并对所作计划进行调整。（7）确定项目计划并编制文
9、档。+最终的项目计划是建立在调研和反复征求各方意见的基础上的，最终计划形成书面文件，发给企业高层管理者和会展项目组员，使项目组相关人员都清楚项目计划的内容。（1）项目）项目范围范围计划计划第二节第二节 确定确定项目范围并编写项目说明书的过程项目范围并编写项目说明书的过程。项目项目范围说明书说明了为什么要进行这个项目，形成项范围说明书说明了为什么要进行这个项目，形成项目的基本框架，使项目所有者或管理者能够系统地、逻目的基本框架，使项目所有者或管理者能够系统地、逻辑地分析项目关键问题及项目形成中的相互作用要素，辑地分析项目关键问题及项目形成中的相互作用要素，使项目的有关利益人在项目实施前或项目有关文件书写使项目的有关利益人在项目实施前或项目有关文件书写前，能就项目的基本内容和结构达成一致前，能就项目的基本内容和结构达成一致。（2）项目）项目进度进度计划计划第三节第三节 进度计划是表达项目中各项工作的开展顺序、开始及完成时间及相互衔接关系的计划。进度计划是根据实际条件和合同要求，以项目的交付使用时间为目标，按照合理是顺序所安排的实施日程。
