1、第四章现代文秘的专项活动护理文秘现代文秘的专项活动1内容提要内容提要:第第1节节 文书管理文书管理1第第2节节 信息管理信息管理2第第3节节 调查研究调查研究3第第4节节 其他专项活动其他专项活动4护理文秘现代文秘的专项活动2学习目标 知道文书管理的程序和方法。说出秘书信息工作的作用和要求，能按要求收集并整理信息。能结合实际进行调查研究活动，并撰写调查报告。说出导诊工作的意义及注意事项。知道秘书沟通与协调的内容和原则。护理文秘现代文秘的专项活动3第1节 文书管理一、概述一、概述二、收发文处理二、收发文处理三、立卷和归档三、立卷和归档护理文秘现代文秘的专项活动4一、概述一、概述 文书 是人们在社
2、会实践活动中，以一定的文字体式，用以表达某种意思，处理各类事务的书面材料。护理文秘现代文秘的专项活动5文书分类 法定机关和组法定机关和组织按照特定的体式织按照特定的体式，经过一定处理程，经过一定处理程序制成，并在特定序制成，并在特定范围内使用的书面范围内使用的书面材料材料 个人、家庭个人、家庭在社会实践活在社会实践活动中形成和使动中形成和使用的文字用的文字 文书文书护理文秘现代文秘的专项活动6公文处理 指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。护理文秘现代文秘的专项活动7二、收、发文处理二、收、发文处理（一）收文办理 指对收到公文的办理过程。签收签收登记登记拟办拟
3、办审核审核批办批办承办承办催办催办护理文秘现代文秘的专项活动8收文程序 签收秘书人员接收外来公文，检查核对后签名。登记拆封并登记收文日期、编号、来文机关、文件标题、原发文号、密级、附件、份数等资料 审核收到下级机关上报的公文，文秘部门应审核，主要包括行文是否符合规则、内容是否符合国家政策法规、涉及部门是否已协商、会签等。护理文秘现代文秘的专项活动9收文程序 拟办秘书部门对收到的公文提出参考性意见。批办领导者对来文和拟办意见审阅后，对文件办理做出决定性意见并批示。承办有关部门或人员，根据批办意见，具体承担办理公文。催办秘书部门按公文办理时限对承办部门和人员及时检查和催促。护理文秘现代文秘的专项活
4、动10 收文登记表示样收文登记表示样顺顺序序号号收文收文日期日期收收文文字字号号文件文件标题标题附附件件印印发发份份数数收文情况收文情况归归入入卷卷号号备备注注月月 日日发文发文单位单位份份数数绝绝密密秘秘密密机机密密桂桂号号签签收收人人护理文秘现代文秘的专项活动11 商学院文件处理表商学院文件处理表来文来文单单位位收文收文日日期期收文编收文编号号文件文件标标题题办公室拟办意见：办公室拟办意见：校领导批示：校领导批示：部门领导意见或处理结果：部门领导意见或处理结果：护理文秘现代文秘的专项活动12二、收、发文处理二、收、发文处理（二）发文办理 指发送公文。是公文制发机关、单位的秘书部门从接收文稿
5、制作到发出的全过程。程序：草拟草拟复核复核签发签发用印用印登记登记印发印发审核审核缮印缮印护理文秘现代文秘的专项活动13某医院发文稿纸示样发文机关：发文机关：签发：签发：审核与会办审核与会办拟稿人拟稿人 部部 门门 时时 间间 字字 号号 年年 月月 日日缓急程度缓急程度 密密级级 标题：标题：附件：附件：主送：主送：抄送：抄送：主题词：主题词：联系人及电话联系人及电话打印人及时间打印人及时间 校对人及时间校对人及时间 份份数数 护理文秘现代文秘的专项活动14三、立卷和归档三、立卷和归档立卷立卷归档归档 档案的管理档案的管理 把办理完毕把办理完毕的零散文件，的零散文件，根据它们之间根据它们之间
6、的联系，分门的联系，分门别类地组成一别类地组成一个或数个案卷个或数个案卷 文书部门文书部门把办理完毕的把办理完毕的文件整理立卷文件整理立卷后，定期移交后，定期移交给单位档案室给单位档案室集中保管集中保管 基本内容基本内容包括：档案的包括：档案的收集、整理、收集、整理、鉴定、保管、鉴定、保管、统计以及提供统计以及提供利用利用护理文秘现代文秘的专项活动15第2节 信息管理一、概述一、概述二、信息的收集和处理二、信息的收集和处理 三、智能网络办公的基本条件三、智能网络办公的基本条件护理文秘现代文秘的专项活动16信息意味着市场、财富信息意味着市场、财富信息意味着知识、技术信息意味着知识、技术 信息意味
7、着生命、健康信息意味着生命、健康 信息意味着政策、措施信息意味着政策、措施 信息提供了人类发展的知识和智慧信息提供了人类发展的知识和智慧一、概述：一、概述：护理文秘现代文秘的专项活动17时效性时效性共享性共享性无限性无限性客观性客观性信息信息护理文秘现代文秘的专项活动18信息工作的作用信息工作的作用 辅助决策信息是领导决策的基础和依据。辅助管理科学的管理需要不断收集系统运作的信息、被管理者的反馈信息，及时调整管理策略。开阔思路占有的信息量越多、信息越新，视野和思路都会越开阔，有利于提高分析评判能力、创新思维能力。护理文秘现代文秘的专项活动19信息工作的要求信息工作的要求准确准确及时及时适用适用
8、信息的准确、真实，关系到决策的正确性信息的准确、真实，关系到决策的正确性秘书要熟悉业务，了解当前秘书要熟悉业务，了解当前中心工作，理解领导意图；中心工作，理解领导意图；对信息有敏锐的判断能力对信息有敏锐的判断能力信息的时效性决定信息的价值信息的时效性决定信息的价值护理文秘现代文秘的专项活动20123 4 二、信息的收集和处理二、信息的收集和处理护理文秘现代文秘的专项活动21567 二、信息的收集和处理二、信息的收集和处理护理文秘现代文秘的专项活动22 信息处理 把收集到的各种信息进行加工、分析、综合、归纳、筛选，从中获取有用的情况、数据，用以指导工作的过程，就是信息处理。包括信息的整理、信息的
9、传递、信息的贮存。二、信息的收集和处理二、信息的收集和处理护理文秘现代文秘的专项活动23三、智能网络办公的基本条件三、智能网络办公的基本条件护理文秘现代文秘的专项活动24医院信息管理系统(护士工作站)示例护理文秘现代文秘的专项活动25第3节 调查研究一、概述一、概述二、调查研究的方法二、调查研究的方法三、怎样写好调查报告三、怎样写好调查报告四、调查研究注意的事项四、调查研究注意的事项护理文秘现代文秘的专项活动26一、概述 调查研究调查研究 通过一定的方法和途径，对客观通过一定的方法和途径，对客观事物进行观察和了解，从而获得关于客观事物进行观察和了解，从而获得关于客观事物的各种材料，在对材料进行
10、分析研究事物的各种材料，在对材料进行分析研究的基础上，产生对客观事物本质的、规律的基础上，产生对客观事物本质的、规律性的认识。性的认识。护理文秘现代文秘的专项活动27（一）护理管理部门 调查研究活动的主要内容1政策性调查研究政策性调查研究 如医院人事部门及护理部为制定护理人员分级聘如医院人事部门及护理部为制定护理人员分级聘用制度而作的调查研究。用制度而作的调查研究。2基本情况的调查研究基本情况的调查研究 如卫生管理部门为了解目前各级各类医院护理人如卫生管理部门为了解目前各级各类医院护理人员基本情况而作的调查研究。员基本情况而作的调查研究。3专题性调查研究专题性调查研究 如对医院各部门各层次护理
11、人员压力情况的调查如对医院各部门各层次护理人员压力情况的调查研究。研究。护理文秘现代文秘的专项活动28（一）护理管理部门 调查研究活动的主要内容4经验性调查研究经验性调查研究 对本院先进科室或先进个人的先进经验进行调查对本院先进科室或先进个人的先进经验进行调查研究。研究。5中心工作的调查研究中心工作的调查研究 如抗击如抗击“非典非典”期间对护理人员防止院内感期间对护理人员防止院内感染措施的调查研究。染措施的调查研究。6预测性的调查研究预测性的调查研究 如外资医院进入国内，对本地护理人力资源如外资医院进入国内，对本地护理人力资源影响的调查研究。影响的调查研究。7临时事件的调查研究临时事件的调查研
12、究 如对某医疗事故的调查研究。如对某医疗事故的调查研究。护理文秘现代文秘的专项活动29（二）调查研究的一般程序调查阶段调查阶段 研究阶段研究阶段准备阶段准备阶段 明确目的和任明确目的和任务，确定项目和务，确定项目和选题；确定范围，选题；确定范围，选好调研对象；选好调研对象；制定调查计划，制定调查计划，拟出提纲；收集拟出提纲；收集相关政策、知识、相关政策、知识、材料材料 运用各种方运用各种方法，收集资料法，收集资料信息信息 审核补充审核补充材料；分类整材料；分类整理，列出要点；理，列出要点；综合分析，提综合分析，提炼观点炼观点 护理文秘现代文秘的专项活动30二、调查研究的方法（一）调查的类型和方
13、法（二）研究的常用方法护理文秘现代文秘的专项活动31（一）调查的类型和方法（一）调查的类型和方法调查的类型调查的类型抽样调查抽样调查重点调查重点调查典型调查典型调查个别调查个别调查护理文秘现代文秘的专项活动32调查的类型调查的类型 抽样调查抽样调查 从调查对象总体范围内抽取一部分样本，并根据从调查对象总体范围内抽取一部分样本，并根据调查结果来推断或说明总体的情况调查结果来推断或说明总体的情况 重点调查重点调查 从调查对象总体中选出一部分重点单位进行调查，从调查对象总体中选出一部分重点单位进行调查，借以了解总体的基本情况借以了解总体的基本情况 典型调查典型调查 从调查对象总体中选择一部分具有代表
14、性的单位从调查对象总体中选择一部分具有代表性的单位进行深入细致的调查进行深入细致的调查 个别调查个别调查 对个别人或个别事件进行调查对个别人或个别事件进行调查 护理文秘现代文秘的专项活动33（一）调查的类型和方法（一）调查的类型和方法调查方法调查方法查阅查阅资料法资料法个别个别访谈法访谈法问卷问卷调查法调查法开调查开调查会法会法现场现场观察法观察法统计统计调查法调查法护理文秘现代文秘的专项活动34调查的方法 查阅资料法：通过已有的文字记载材料，间接了解研究对象已发生过的事件或固定的基本情况。个别访谈法：是调查人员围绕调查课题向调查对象或知情者通过个别交谈、分别访谈的形式了解核实实际情况的一种方
15、法。问卷调查法：是以卷面形式提出若干固定问题，让调查对象填写的书面调查方法。护理文秘现代文秘的专项活动35调查的方法 开调查会法：是调查人员在一定范围内通过谈话的方式了解情况、收集资料的方法。现场观察法：这是获取直观认识的一种调查方法，常与其他调查方法共同使用，加深对情况的认识，就地发现、核实某些问题。统计调查法：是运用统计的原理和方法，通过有目的地收集各种统计资料进行调查的方法。护理文秘现代文秘的专项活动36（二）研究的常用方法研究的方法研究的方法比较分析法比较分析法因果推断法因果推断法归纳演绎法归纳演绎法定性定量法定性定量法护理文秘现代文秘的专项活动37（二）研究的常用方法 比较分析法：对
16、彼此有联系的事物加以对照，从而提示他比较分析法：对彼此有联系的事物加以对照，从而提示他们之间的共同点和差异点，鉴别优劣的研究方法。们之间的共同点和差异点，鉴别优劣的研究方法。因果推断法：指直接在事物本身的因果关系中推论，在事因果推断法：指直接在事物本身的因果关系中推论，在事实的基础上分析其来龙去脉的研究方法。实的基础上分析其来龙去脉的研究方法。归纳演绎法：运用归纳、演绎推理的逻辑思维形式进行分归纳演绎法：运用归纳、演绎推理的逻辑思维形式进行分析判断的方法。析判断的方法。定性定量法：定性法也称经验分析法，主要依靠分析者的定性定量法：定性法也称经验分析法，主要依靠分析者的经验与综合分析能力，确定研
17、究对象是否具有某种性质，经验与综合分析能力，确定研究对象是否具有某种性质，主要解决主要解决“是不是是不是”、“是什么是什么”的问题；定量法是按照的问题；定量法是按照一定的目的和要求，采取科学的数据统计的方法，对客观一定的目的和要求，采取科学的数据统计的方法，对客观事物进行分析和说明。主要解决事物进行分析和说明。主要解决“有多少有多少”、“是多大是多大”的问题。的问题。护理文秘现代文秘的专项活动38三、怎样写好调查报告材料真实，结论可靠立意新颖，针对性强精心组织，简明扼要 护理文秘现代文秘的专项活动39四、调查研究注意的事项秘书调研以服从领导并服务于领导为宗旨。坚持实事求是原则，保证调查研究成果
18、的真实性。深入细致，防止主观臆断或空洞肤浅。具有创新精神，善于发现问题。努力修炼各项基本功。护理文秘现代文秘的专项活动40 第4节 其他专项活动 一、导诊工作一、导诊工作 二、协调与沟通二、协调与沟通 护理文秘现代文秘的专项活动41导诊的艺术导诊的艺术亲切大方，亲切大方，以专业形象和素质赢得病以专业形象和素质赢得病人的信任人的信任耐心细致，耐心细致，不厌其烦地为病人服务不厌其烦地为病人服务殷勤诚恳，殷勤诚恳，有声语言与身体语言并用有声语言与身体语言并用护理文秘现代文秘的专项活动42沟通协调的内容 业务协调 事务协调 人事协调 临时性工作的协调 护理文秘现代文秘的专项活动43沟通协调的原则沟通协调的原则 化解矛盾，缓和冲突化解矛盾，缓和冲突 理性思考，服从大局理性思考，服从大局 真诚守信，互谅互助真诚守信，互谅互助护理文秘现代文秘的专项活动44护理文秘现代文秘的专项活动45
