1、企业人事档案管理员工人事档案的特征员工人事档案范围员工人事档案管理方法员工人事档案信息化管理l人事档案的概念l 人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现等情况，以人头为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他各种形式的原始记录。“牛皮袋牛皮袋”到底装了什么：到底装了什么：据中国北方人才市场（天津市人才服务中心）人事代理专家介绍，档案的记录从一个人的中学开始，将伴随一生，反应其成长、发展状况，也是某些单位招聘、提拔人才的最基本、最可靠的依据。档案内容在校期间涉及初高中毕业登记表、高考相关档案、填报志愿表、大学学习情况表、实习鉴定表等，工作后会存有学历证书复印
2、件、转正手续、考核表、职称评定（报考）表、奖惩记录、出国记录及各种鉴定材料。涉及党团关系、政审、调函等一系列材料也会反映在档案中。一个人退休后其档案也不会被销毁，而是继续保存与所在单位或人才服务机构，直到该人死亡。l员工人事档案主要是指企业单位的管理人员，业务人员，职工的人事档案。l企业的高级管理人员（高级干部）主要参照国家干部档案，一般的管理人员和员工的人事档案与工人档案统称为员工人事档案管理。l员工人事档案是记录员工就业、培训、奖惩、参保以及工作变动的原始资料，w人事档案的特征w （1）来源上，主要由组织、人事、劳资等部门在工作活动中形成，是组织认可的个人材料；w （2）内容上，是个人经历
3、、思想品德、业务能力、工作状况等方面的原始记录；w （3）时间上，是已经处理完毕的材料；w （4）形式上，以人头为单位整理和保管。o人事档案的作用o（1）考察人事的依据o（2）澄清事实的信证o（3）人才开发的信息o（4）历史研究的史料 人事档案的管理范围 按照我国目前的人事管理政策，党委的组织部门、政府的人事部门和各机关、团体、企业（国企）事业单位的人事或劳资部门都有管理一定范围的人员的权限，与此相对应，人事档案也分别由上述单位或部门管理。重要的人事档案，在有关人员去世后，要移交同级国家综合档案馆保管。根据各类档案的特征及工作要求，人事档案分为以下四类：l1.员工正规人事档案l指员工在当地人才
4、市场或人事局托管的正规人事档案。l2.员工公司档案员工公司档案l指员工自办理报到之日起，由集团各级人事部门为员工建立的公司内部的人事档案。l3.人事文件档案：是指公司内部各类文件和报告、人事体系内部发文、集团重要发文、各类制度、报表等文件。l4.电子档案l指给每位员工在人事系统中录入的电子档案。2.员工公司档案分为四大类，具体分类如下l1、正式员工公司档案：指所有正式员工的公司档案，具体包括：l（1）管理人员档案：指所有管理岗位人员的公司档案。l（2）终端作业人员档案：指连锁店、物流、售后、客服的作业岗位人员的公司档案，主要包括岗位有柜长、营业员、收银员、内勤、总服务台、播音、配送驾驶员、仓管
5、员、理赔员、等等l（3）非终端作业人员档案：指不属于各终端的作业岗位人员的公司档案，主要指办公室、行政物业、后勤等作业岗，包括岗位有保洁、保安、办公室前台接待、小车司机、水电维修工、厨师等。l（4）外派人员的临时档案：指调入公司为外派人员建立的临时档案l2、工人档案：指物流、售后工人的公司档案。l3、厂家促销员档案：指厂家正式促销员的公司内部档案，临时性促销员不需建档。l4、临时用工档案：指因季节性引进的实习生、短期用工等人员档案。w员工人事档案员工人事档案w新进人员人事档案资料包括六项：w（1）应聘人员登记表（包括两张人员基本信息）w（2）身份证复印件w（3）两张1寸彩照w（4）学历（职称）
6、证书复印件（原件寄至分公司）w（5）劳动关系说明书 新员工自办理报到手续之日起，集团为其建立公司档案，使用集团统一人事档案袋。员工公司档案资料包括：（1）员工档案目录（2）员工基本资料：照片、个人简历、职位申请表、背景调查表、学历证书复印件、学位证书复印件、职称证书复印件、其他技术资格证书复印件、身份证复印件、户口簿复印件、笔试试卷、原单位离职证明或解除（或终止）劳动关系证明、体检表或健康证明、就（失）业证、劳动手册、统筹转移单、政审函、毕业生推荐表、员工登记表等。l（3）人事协议资料：劳动合同、服务期协议、商业保密协议、承诺书、经济担保书、培训协议、实习协议、就业协议等（如集团制定的劳动合同
7、下发执行后，需将标准劳动合同及相关协议归入人事协议资料）。l（4）鉴定、考核资料：转正审批表、合同续签审批表、员工旺季评估表、员工年度总结、职务评议等。l（5）升迁调降资料：员工升迁调降记录表、相关报告、职务申报表等。l（6）奖惩资料：员工奖惩记录表、奖惩通报文件等。l（7）离职资料：离职报告、离职审批表、离职交接表、统筹转移单、终止或解除劳动合同决定、终止或解除劳动合同通知书、离职确认书等。l（8）其它参考资料：员工其它相关资料 职工档案应该包括的内容：n员工公司档案中必须包括的资料有：档案目录、照片一张、职位申请表、个人简历、背景调查表、身份证复印件、学历证复印件、其它证件复印件、劳动合同
8、、服务期协议、商业保密协议、承诺书、经济担保书（特殊岗位）、原单位离职证明、体检证明、政审函。对于入司满两年的员工档案，对职位申请表、原单位离职证明、体检证明可放宽要求，政审函对于04年8月后入司的员工档案中必须有，04年8月前入司的员工档案不做要求。各公司在邮寄档案时必须包括以上资料，如档案中有其它资料需同时寄回。寄回的档案资料应为原件，当地人事部门留存复印件，各类证件由各地人事部门自行管理不需寄回，如健康证、就（失）业证/劳动手册、养老保险手册等。员工所有的调动、升降、奖惩情况必须记入员工升迁调降记录表和员工奖惩记录表中，每个员工的档案中都需有员工升迁调降记录表和员工奖惩记录表。调迁记录需
9、从员工最初进公司时的情况开始填起，如员工在任职过程中有升迁调降、奖惩记录产生，需在3日内将相关情况记入相应的表单中，记录人签字确认。对于日常任命文件、调动资料、旺季或年终等大批量奖励的文件不需一一存入员工档案中，人事统一存档即可，档案管理员只需根据相关文件将情况记入相应的表单中即可，但必须保证记入情况的真实性和准确性。对于通报、单个奖惩文件在记录的同时，需将文件存入员工档案。员工人事档案管理方法 员工人事档案管理机制 员工人事档案的收集 员工人事档案的鉴定 员工人事档案的整理 员工人事档案的保管 员工人事档案的利用 员工人事档案的转递人事档案管理办法与制度人事档案管理办法与制度l具体包括职工档
10、案范围、登记制度、管理制度、分类方案、保密制度、统计制度、转入转出制度、传递制度、检索利用制度等，为职工档案管理活动的各个环节工作的开展提供依据。l各企业在具体的执行过程中，往往绘制成流程图，从而方便职工档案管理收集工作是员工人事档案管理的基础工作。可以分为两个环节：一是聘用阶段的收集工作，二是在职期间的收集工作。整理人事档案须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录详细、装订整齐、格式统一。v员工人事档案鉴定工作是按照一定的原则和规定，对收集起来的人事材料进行甄别和价值鉴定，再根据他们的真伪和价值进行取舍，把具有保存价值的材料归入档案，把那些不应该归档的材料踢出销毁，或转送有关部门。v员工人事
11、档案鉴定工作包括两个部分：真伪鉴定、价值鉴定。整理员工人事档案包括排序、组件、装订、装盒、卷内目录撰写等步骤。排序方法有：按归档文件形成的时间排序、按归档文件内容的主次关系排序、等等 人事档案材料按照上述十个类别的顺序排列，应符合以下有关要求。1第一至四类、七类、十类材料，同一问题按形成时间先后顺序集中排列，以最后时间为准。2第五类、八类材料，同一问题材料集中后，按材料的主次关系排列，具体顺序是：上级批复、结论或处分决定；本人对结论的意见；调查报告、证明材料、本人检讨、交代材料。3第六类材料，按以下顺序排列：入团志愿书、入团申请书、离退团材料；入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表；加
12、入其他党派材料。4第九类材料，按所列材料的性质的不同排列，每一种材料再按时间先后顺序排列（如工资、任免等）。员工人事档案的保管员工人事档案的保管l人事档案保管制度人事档案保管制度l 第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。l第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。l第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。建立健全各项工作制度是保管工作的手段和途径。1.加强基础设施建设2.建立健全各项规章制度l 人事档案的保管l（一）根据
13、安全、保密、便于查找的原则要求，对人事档案应严格、科学地保管。l（二）人事档案保管应设专门的档案库房，配备档案柜，房内应备有防火、防盗、防光、防高温等安全防护措施，要保持库房的清洁和适宜的温湿度（温度1424，相对湿度4564%），并经常进行检查。l（三）人事档案的保管必须建立登记制度，并定期进行核对，发现问题及时解决。l（四）档案库房的钥匙不得随身携带，档案柜平时要锁好并保管好钥匙。l（五）严禁任何个人私自保存和复制人事档案。员工人事档案的查（借）阅l人事档案的查阅须遵守下列规定：l（一）查阅人事档案必须是工作需要并与其所从事业务相符，并按人事管理权限征得有关部门领导同意后方可查阅。l（二）
14、查阅公司中层管理人员人事档案，须经人力资源部领导同意后，方可查阅。l（三）人事档案只限在档案库房查阅，一般不得借出。特殊情况需要借出，须按人事管理权限征得有关部门领导批准。（四）查阅档案人员要爱护档案，切实维护档案的完整与安全，不得私自将档案卷折叠、拆卸调换、涂改、划道、复制、更不得遗失。（五）查阅档案人员要遵守有关保密工作规定，不得随意将档案内容向无关人员泄露。如违反规定造成不良影响应承担相关责任。（六）因工作需要从人事档案中取证的，经主管领导审查批准后，才能复制有关档案材料。（七）对利用信函了解档案有关内容的，经主管领导批准后，只能提供与信函有关的项目。（八）任何个人不得查阅或借阅本人及亲
15、属的档案。l查、借阅档案注意事项：l（1）严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料；（2）不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档案中取证必须事先经人力资源部主管同意。（3）查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处。l（四）转递人事档案，不得以平信、挂号、包裹等公开邮寄，必须通过机要交通转递或由组织指定专人递送，不准本人自带。l（五）对转出的人事档案不得扣留或分批转出。对转出的人事档案，超过一个月未收到回执，应及时催问。l（六）接收转入的档案要核对是否是本单位所属人员档案，认真核对档案材料数量，确认无误后，将转入的档案详细登记，在转递通知单回执上盖章，将回执及时退回寄出单位。员工人事档案信息化管理v员工人事档案信息化管理的实质是运用信息技术对员工人事档案进行科学化管理。v人事档案是企业人事管理活动中形成的,以个人为单位组合起来,以备考察的文字材料。就企业而言,准确、齐全、完整的员工人事档案是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。l公司管理建设离不开人事档案管理的信息化 l人事档案管理信息化的必要性l人事档案管理信息化在公司管理中具体措施：收集归档、备份管理、对档案进行定期核查、对档案进行定期修复、安全存放、l珍贵档案、有价值的档案的保管、等等（凌鹏人力资源管理系统）特点功能与使用详见书本p291-320
