1、时间管理及团队管理杨 乐为什么需要时间管理 信息爆炸;竞争的压力;对品质的追求;寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要;时间是什么?有什么特点?时间是一种特殊的稀缺资源 无法伸缩;无法停滞;无法逆转;无法积蓄;无法取代;无法再生;最成功和最不成功的人一样,一天都只有24小时,但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。时间管理概念狭义时间管理时间管理就是个人管理,把握自己才能把握时间;如果你不能管理时间,那么你什么也不能管理;如何减少时间浪费,以便有效地完成既定目标;广义时间管理战略层面:制定有效的发展战略规划,是最大的时间节约;流程层面:不断检讨和优化业务流程,可避免各种低质量的成本损耗;组织层
2、面:优化和改善组织结构,能够避免组织内部内耗;沟通层面:健全沟通渠道、完善沟通文化、降低沟通成本,可避免企业内外矛盾;授权层面:建立有效的授权模式,能够避免企业内部责、权、利不清的问题;资源层面:在战略导向下合理分配和利用资源,能够避免企业资源浪费的问题;会议层面:建立有效的会议文化,能够避免企业内部文山会海的问题;学习层面:建立学习型组织,能够避免员工素质低下而造成的资源浪费;习惯层面:建立良好的习惯,能帮助个人走向成功;情感层面:正确对待和处理情感问题,能帮助个人走向成功;正确管理的基础是良好的时间管理。“勤奋”是否足够问题:问题:今天的企业是否靠勤奋就能成功?今天的企业是否靠勤奋就能成功
3、?今天的员工是否当老黄牛就可以?今天的员工是否当老黄牛就可以?劳动本身就是美德?多劳就多得劳动本身就是美德?多劳就多得?对企业的战略目标对企业的战略目标贡献大的多得!贡献大的多得!“本末倒置”现象:现象:缺乏缺乏信心,就故意装出非常忙碌;信心,就故意装出非常忙碌;在目标不清晰时经常会特别卖力;在目标不清晰时经常会特别卖力;我们往往对行动不赋与任何目的;我们往往对行动不赋与任何目的;我们往往变成盲无目的的我们往往变成盲无目的的工作狂;工作狂;结果:结果:只会低头拉车,不去抬头看路;只会低头拉车,不去抬头看路;狗摇尾巴,却变成了尾巴摇狗!狗摇尾巴,却变成了尾巴摇狗!时间管理的目的在单位时间内比以前
4、做更多的事?在单位时间内比以前做更多的事?学习判断那些是对你最重要的事;充分的利用时间产生最大的价值;获得更大的获得更大的“效益效益”和更加和更加“舒适舒适”;时间管理的五个误区 工作缺乏计划;组织工作不当;时间控制不够;整理整顿不足;进取意识不强;时间管理的发展 第一代 公鸡型 第二代 仓鼠型 第三代 北极熊型 第四代 群狼型 第五代 熊猫型第一代:“公鸡型”利用便条和备忘录利用便条和备忘录,当日事当日毕。,当日事当日毕。好处:好处:知道自己做了那些工作;知道自己做了那些工作;坏处:坏处:你被各种你被各种“事件事件”所控制。所控制。结果:结果:逢山开路、遇水架桥;逢山开路、遇水架桥;后知后觉
5、,忙而无效!后知后觉,忙而无效!“公鸡型”的问题注重注重“事件事件”:定义:所做之事均有记录。定义:所做之事均有记录。问题:问题:是否真正需要做这些事情?是否真正需要做这些事情?关键词:关键词:你可能成为时间的你可能成为时间的“奴隶奴隶”!第二代:“仓鼠型”强调日历与日程表强调日历与日程表,事先制定工作计划;事先制定工作计划;好处好处:事先事先有准备,效率明显提高;有准备,效率明显提高;坏处:坏处:你会更忙碌,可能迷失方向。你会更忙碌,可能迷失方向。关键词:关键词:你可能会成为一个忙碌的你可能会成为一个忙碌的“工兵工兵”!“仓鼠型”的问题追求追求“效率效率”:定义:少用时间,做更多的事情。定义
6、:少用时间,做更多的事情。问题:问题:你真正需要和追求的是你真正需要和追求的是“效率效率”吗?吗?关键词:关键词:你会成为一架不停工作的你会成为一架不停工作的“机器机器”!第三代:“北极熊型”先明确个人价值观与目标的先明确个人价值观与目标的关系关系,强调优先级,强调优先级,提倡提倡对每一天进行合理规划对每一天进行合理规划;好处:好处:确立了个人价值观及与目标;确立了个人价值观及与目标;坏处:坏处:可能会缺乏整体的团队观念。可能会缺乏整体的团队观念。结果:结果:对事件的判断取决于个人价值观。对事件的判断取决于个人价值观。“北极熊型”的问题追求追求自身利益:自身利益:定义:个人价值观和利益至上。定
7、义:个人价值观和利益至上。问题:问题:个人英雄主义时代已经过去了!个人英雄主义时代已经过去了!关键词:关键词:你可能会成为一个你可能会成为一个“孤家寡人孤家寡人”!第四代:“群狼型”关注的重点不应该是如何管理时间,而是如何有关注的重点不应该是如何管理时间,而是如何有效的管理自己效的管理自己;追求追求集体利益:集体利益:定义:先做对的事,再把事做对!定义:先做对的事,再把事做对!强调:强调:以原则为重心,强调效果和效率齐头并进以原则为重心,强调效果和效率齐头并进;选择选择和确定最重要的事情先去做;和确定最重要的事情先去做;强调企业、团队、个人的均衡性;强调企业、团队、个人的均衡性;通过改变思想来
8、改变团队的行为。通过改变思想来改变团队的行为。“群狼型”的基本观念要素:要素:先做重要的事情,而非紧急的事;先做重要的事情,而非紧急的事;要求个人利益必须符合团队利益。要求个人利益必须符合团队利益。关键词:关键词:学会判断重要性与紧急性的区别。学会判断重要性与紧急性的区别。“群狼型”的问题追求集体利益:追求集体利益:定义:团队和集体价值利益至上。定义:团队和集体价值利益至上。问题:问题:为什么英雄和伟人往往不得好死?为什么英雄和伟人往往不得好死?做人难,做人做给别人看就更难!做人难,做人做给别人看就更难!关键词:关键词:集团的利益与自身幸福往往冲突!集团的利益与自身幸福往往冲突!第五代:“熊猫
9、型”追求社会公益与人生价值:追求社会公益与人生价值:定义:服务群体,同时追求人生价值!定义:服务群体,同时追求人生价值!强调:强调:认真工作、幸福生活、劳逸结合;认真工作、幸福生活、劳逸结合;服务社会、享受人生、二者均衡;服务社会、享受人生、二者均衡;社会进步、人生幸福、社会进步、人生幸福、世界大同;世界大同;“熊猫型”的基本观念要素:要素:工作即是享受、消费即是创造;工作即是享受、消费即是创造;追求个人利益与团队利益共存;追求个人利益与团队利益共存;强调:均衡、辩证、对立统一。强调:均衡、辩证、对立统一。关键词:关键词:学会思考怎样达到这样的境界。学会思考怎样达到这样的境界。五代时间管理间的
10、关系第一代:第一代:有了一个备忘录,但缺少一个计划!有了一个备忘录,但缺少一个计划!第二代:第二代:你有了一个计划,但缺少一个目标!你有了一个计划,但缺少一个目标!第三代:第三代:你有了一个目标,但缺少团队精神!你有了一个目标,但缺少团队精神!第四代:第四代:你有了团队意识,但缺少人生规划!你有了团队意识,但缺少人生规划!第五代:第五代:你即有人生规划,又有社会公德心!你即有人生规划,又有社会公德心!关键词:关键词:循序渐进、逐步完善、不断进取、把握人生!循序渐进、逐步完善、不断进取、把握人生!时间管理的六项基本原则 明确目标 有计划、有组织地进行工作 分清工作的轻重缓急 合理地分配时间 与别
11、人的时间取得协作 制定规则、遵守纪律SMART目标 具体的(specific)可衡量的(measurable)可达到的(attainable)相关的(relevant)基于时间的(time-based)时间四象限分清工作的轻重缓急 时间四象限分清工作的轻重缓急 愿景价值观的澄清计划、准备、预防学习、培训、休闲陪客户逛大街战略的!重大项目的谈判 紧急问题的处理重要会议或工作陪女朋友逛大街必须的!各种琐碎的闲杂事无用的广告、函件发呆、上网、闲聊游荡、逃避性活动陪老婆逛大街多余的!笨死了!无谓的电话、信件、报告、会议、应酬 符合别人期望的事 打麻将三缺一 陪岳母逛大街 无奈的!时间四象限分清工作的轻
12、重缓急 时间四象限分清工作的轻重缓急 帕累托原理(80/20原则)合理分配时间 其它领域的80/20原则 80%的财富集中在20%的人手中;80%的销售额是源自20%的顾客;80%的电话是来自20%的朋友;80%的总产量来自20%的产品;时间管理的 80/20原则 80%最佳效果的工作来自20%的时间;20%较为次要的工作花费80%的时间;对我们的启示 去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域;集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题;在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作;更有效地利用时间“创造”更多的时间;减少会议对时间的浪费;有效地利用等待时间;很好地利用旅行时间
13、;与上司沟通时如何更有效利用时间;对付电话所引起的时间的浪费;避免不速之客带来的时间的浪费;创造更多的时间有两种方法可以创造工作时间:早起晚睡通过授权的技能减少会议对时间的浪费 会议前发问有必要以会议形式进行商讨吗?尽量减少与会人数;当关键人物无法与会时,原则上不应开会;为避免会议冗长,可将会议安排在午餐前或下班前;要有明确的会议议程;计算会议成本;会议中会议中等候迟到者,则等于惩罚准时者;不要令与会者太舒服;避免受电话或访客之干扰;可让部分与会者参加会议的一部分;会议后整理会议记录发给有关人士;跟进会议中决定的事项;与上司沟通时如何更有效利用时间“听而不闻”的上司应开门见山,单刀直入;技巧性
14、地指明你与他谈论的事端对他所可能产生的利害关系;见异思迁的上司当他指派工作时,多作询问的工夫;如你的工作繁多,请他为你决定完成工作的优先次序;询问他完成工作的限时;以你为听众的上司尽量避免发问或对他的话语作出评论;如何避免电话引起的时间的浪费 事后回复电话的办法值得采用;尽量将须打出去的电话集中在一起 避免电话捉迷藏的两个原则:如果是对方的助理、秘书接的电话,务必打听何时可以联络到此人;留话时别忘了请对方在某个时刻或期间回话;如何避免干扰 最难控制的干扰 来自上司的干扰 让上司清楚知道你的工作目标;主动约见你的上司以减少干扰;尽量给上司香蕉,而不是猴子;最难推却的干扰 来自同事的干扰 如果有人
15、找你,站起来接待他;公司设立人人安静一小时制度;学会拒绝;最容易忽视的干扰 来自下属的干扰 安排固定时间供属下工作汇报;保留固定时间供属下提出问题;安排其他时间处理非紧急事件;最难察觉的干扰 来自自己的干扰 学习管理和控制自己;如何与别人的时间取得协作 认清并适应组织的节奏性与周期性;站在对方的角度考虑问题;提前做好计划与安排;制定规则、遵守纪律 在进行工作的时候,一定要念念不忘这个工作应于何时截止;即使外部没有规定截止的日期,自己也要树立一个何时完成的目标;由于不得已原因而不能按期完成时,一定要提前和相关部门取得联系,将影响缩小在最小范围内;计划分类 按广度分 战略性计划、作业性计划 按时间
16、框架分 短期计划、长期计划 按明确性分 具体性计划、指导性计划制定计划的步骤1.确立目标;2.探寻完成目标的各种途径;3.选定最佳的完成方式;4.将最佳途径转化成月/周/日的工作事项;5.编排月/周/日的工作次序并加以执行;6.定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性;制定计划的注意事项 事先的了解 所在部门的业务定位 所在岗位的业务定位 上级主管的业务目标 上级主管对你的期望和要求 与其它相关岗位的业务接口关系 遵循5W2H原则 Why、What、When、Where、Who;How to、How mach;设置控制点(里程碑)设置阶段性的里程碑,按时检查,及时发现问题,对自己难以
17、解决的,需寻求外部支持;坚持工作记录,对计划执行情况进行总结,发现和纠正偏差;计划管理WBS定义 创建WBS是把项目可交付成果和项目工作分解成较小的,更易于管理的组成部分的过程;分解方式 按产品的物理结构分解;按产品或项目的功能分解;按照实施过程分解;衡量标准 是否全部分解完毕 WBS分解的所有活动是否全部定义了项目的工作 所分解的活动是否可行 是否包含临时的里程碑和监控点 WBS的分解结构是否合适 分解后的活动在逻辑上是否能形成一个大的活动 是否集成了所有的关键因素 逻辑上是否合理、清楚和简单工具 WBS Chart Pro计划管理WBS计划管理PERT定义 PERT(网络计划评审技术)是以
18、网络图的形式制定计划,求得计划的最优方案,并据以组织和控制开发进程,达到预定目标的一种科学管理方法;前提 完成任务分解;操作步骤 画图 用网络图来表达一项开发计划中各工作(阶段、模块等)的先后顺序和相互关系;估计时间 工序时间=(a+4b+c)/6 (a:最乐观时间;b:期待时间;c:最悲观时间);倒推法:一般确定结束时间,再逐步推出各部分需要时间;留有余地、应付突发任务;确定关键路径 时间上的关键路径;技术上的关键路径;通过不断改善网络计划,选择最优方案并付诸实施;在计划执行过程中进行有效的控制和监督,保证合理地使用人、财、物,按预定目标完成任务计划管理PERT猴子和香蕉 定义 猴子:待解决的问题;香蕉:解决问题的方法;问题 总是有人企图把他的猴子交给你;照顾别人的猴子会非常耗费时间;猴子令你的生活痛苦和工作忙乱;猴子会成为一个个“烫手的山芋”;方法 专心去照顾你的猴子;让别人照顾他的猴子;把猴子交给能干的人;团队分工合作养猴群;谢 谢!