1、技能训练模块6.2 采购合同管理采购合同管理 o 合同的签订并不等于业务完成，还应对合同的执行情况进行跟踪，其目的是保证合同的执行，减少可能发生的经济损失和经济合同纠纷。对于合同的执行进行必要的监督，需要一定的对策与技巧，进行这方面的训练，在于提高政策敏感性，提高责任感，提高学生处理问题的策略性，同时锻炼和提高学生发现问题、分析问题和解决问题的能力。【相关理论知识】o 一、采购合同的履行一、采购合同的履行o 合同跟踪是采购人员的重要职责。合同跟踪的目的有三个方面：促使合同的正常执行；满足企业的物资需要；保持合理的库存。在合同执行过程，合同、需求、库存三者会产生矛盾，采购人员恰当地处理好三者的关
2、系，是对采购人员业务素质和能力的考察。1采购合同的追踪过程o（1）合同执行前的跟踪：在采购环境中同一物资有几家供应商可供选择，采购人员对每个供应商的采购过程都有一定的比例，但有时在供应过程还会出现问题。如：因时间变化，供应商可能提出改变“合同条款”，在价格、质量、期货等提出改变。作为采购人员，要及时了解情况进行沟通，确认可选择的供应商。如对供应商难以接受的订单，不可勉强，应另择供应商，对供应商正式签订的合同要及时存档，以备查阅。（2）合同执行过程的跟踪 合同跟踪一般要把握以下事项:o1）严密跟踪：严密跟踪供应商物资准备情况，保证订单的正常进行。如发现问题及时沟通，及时解决。o2）紧密响应生产需
3、求形式：如因市场生产需求紧急，而对物资供应提出紧急要求要立即到货时，应积极与供应进行协调，必要时可帮助供应商解决疑难问题。有时市场需求出现滞销，也要与供应商进行沟通，确认可以承受的延缓时间，终止本次订单操作，同时可给供应商相应赔款。o3）慎重处理库存控制：指既不能让生产缺料，又要保证最低的库存，这是一个具有挑战性的问题，体现采购订单人的水平。o4）控制好物资验收环节：物资到达订单交货地点，国内供应一般指到达企业原材料库房；对国外供应商一般指到达企业的国际物流中转中心。采购订单操作者必须按订单对到货的物品、批量、单价、总金额进行确认，并录入归档，开始办理付款手续。（3 3）合同执行后跟踪）合同执
4、行后跟踪 在按照合同规定的支付条款对供应商进行付款后，需要进行合同跟踪。如果供应商未收到货款，采购人员有责任督促财务按流程规定加快操作，否则会影响企业的信誉。而对在运输或检验过程中出现的小问题，可由采购人员与供应商进行联系和解决。（4 4）合同追踪分析管理主要包括以下）合同追踪分析管理主要包括以下4 4个功能个功能 o1）采购业务追踪查询：供应厂商的选择与资料建立是否存档，合同 是否执行，采购方式的设定并执行，采购进度，供应商的物资供 应是否有异常；以采购进度控制表来监控采购进度。o2）商品到货情况了解：采购物资是否按时、按质、按地到达，检验 是否规范，检验结果及问题的处理。o3）业务员业绩与
5、分析：采购人员是否按既定进度完成任务，完成采 购的质量及客户的评价情况。o4）能力评价：以上几项完成状况的能力考核。o（1）合同的解除：合同的解除一般可以为两种情况：o1）对方解除合同。首先，要了解对方解除合同的原因以确定此行为是否合理；其次，如对方解除合同的理由是因为己方违约所致，则应采取补救措施；第三，如解约是不可抗力所致则可变更合同；最后，如系无理解约，则可通过协商或提起诉讼进行解决。o2）乙方解除合同。乙方解除合同必须坚持有理、有据的原则，并用书面形式及时通知对方，说明理由。o由于客观方面发生变化。由于主观方面的原因。如果履行挫折是由于第一方面的原因所致，当事人应再次谈判。实事求是地面
6、对新情况，解决新问题，达成新协议。如是由于第二方面的原因所致，谈判解决不成。只有根据合同中争议解决条款来解决。（3）经济索赔：o 谈判签约的目的在于全面、正确的履行合同，以实现各自的利益。但在实际经济生活中常有违约情况发生。发生此情况，需要进行索赔时，当事人应先明确责任、提出相关索赔凭据，确定索赔范围和金额、制定索赔方案。索赔方式有协商、调解、仲裁或司法解决等。（2）履行挫折：在合同的履行过程中，常常会遇到各种干扰或挫折。造 成此情况的主要原因有两点：o1）合同跟踪过程，要注意供应物资的质量、货期的变化，需要对认证合同的条款进行修改的，要及时提醒办理人员，以利订单操作。o2）注意保存好各类数据
7、，可采用计算机软件管理系统进行管理，将合同进展情况录入计算机，借助计算机自动处理跟踪合同。o3）供应商历史表现数据对采购人员采购及合同跟踪具有重要的参考价值。应掌握采购环境中供应商表现数据的情况及变化，以保证企业的利益，同时也是衡量采购人员水平的一个重要指标。【技能训练准备】o（1）准备几份已签订的合同样本。o（2）学生分成45人的小组并进行分工，有人进行合同的整理与保管，有人负责进行合同履行情况的检查。o（3）教师设定合同履行过程中出现的问题若干。o（4）组织学生分小组，对合同履行过程出现的问题进行分析，并提出解决问题的方法。o（5）准备现场模拟签订合同过程及合同履行过程问题解决。o合同管理
8、由采购管理办专职人员操作，主要包括以下7方面。o 1计划审查o审查采购计划是否在规定的时间内转化成订单合同。在签订合同时，要按照有关的合同法规定的要求，严格审查，确保签订的合同合理合法。o 2合同审批o审查合同号、数量、单位、币种、发运目的地、供应商和到货日期等。o 3采购合同签订o要对签订合同的准备工作加强管理。在签订合同之前，应当认真研究市场需要的和货源情况，掌握经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据购销任务，收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。o 4 4合同跟踪合同跟踪o检查采购合同的执行情况，对未按期到货的合同研究对策，加强监督。应当设置专门机构或专职人员，建
9、立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的顺利实现。o 5 5缺货预测缺货预测o与计划人员一起操作，根据生产需求情况，推测可能产生缺货的物品采购合同，研究对策并实施。6合同纠纷的处理合同的履行，就是要讲究信用，诚信是企业的生命线.根据实际采购情况，妥善处理合同的变更、合同提前终止、合同纠纷等。合同纠纷的解决办法有：买卖双方协商解决、第三方调解解决、仲裁机构仲裁解决、司法机关组织的诉讼解决。7信守合同合同履行情况的好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系本企业的声誉和形象。
