1、第二章第二章 公文管理公文管理1.第一节第一节 公文的概念与分类公文的概念与分类一、公文的概念一、公文的概念 公文即公务文书，是国家机关及其他公文即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务、行使职权而按规范社会组织为处理公务、行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。它体式形成的具有法定效用的信息记录。它是依法行政和进行公务活动的重要工具。是依法行政和进行公务活动的重要工具。2.二、公文的分类二、公文的分类（一）在一个机关内，从公文的来源和去向（一）在一个机关内，从公文的来源和去向上划分，公文可分为发文、收文和内部公文上划分，公文可分为发文、收文和内部公文三种三种（二）从公文的行文
2、关系和运行方向上划分，（二）从公文的行文关系和运行方向上划分，公文可分为上行文、平行文、下行文三种公文可分为上行文、平行文、下行文三种 （三）从公文的机密程度和阅读范围上划分，（三）从公文的机密程度和阅读范围上划分，公文可分为公布公文、内部公文、机密公文公文可分为公布公文、内部公文、机密公文三大类三大类3.三、常用公文文种三、常用公文文种（一）国家行政机关公文文种（一）国家行政机关公文文种1、命令（令）；、命令（令）；2、决定；、决定；3、公告；、公告；4、通、通告；告；5、通知；、通知；6、通报；、通报；7、议案；、议案；8、报、报告；告；9、请示；、请示；10、批复；、批复；11、意见；、
3、意见；12、函；函；13、会议纪要、会议纪要（二）机关其它常用文书（二）机关其它常用文书1、规章制度类文书；、规章制度类文书；2、计划类文书；、计划类文书；3、总、总结类文书；结类文书；4、简报类文书；、简报类文书；5、合同类文、合同类文书；书；6、记录类文书；、记录类文书；7、讲话类文书、讲话类文书4.第二节第二节 公文的格式与稿本公文的格式与稿本一、公文的格式一、公文的格式（一）公文的结构（一）公文的结构公文眉首、公文主体和公文版记公文眉首、公文主体和公文版记（二）公文的排列型式（二）公文的排列型式（三）公文的印装要求（三）公文的印装要求 二、公文的稿本二、公文的稿本（一）草稿（二）定稿（
4、三）正本（一）草稿（二）定稿（三）正本5.第三节第三节 公文处理公文处理一、公文处理工作内容一、公文处理工作内容（一）发文的办理（一）发文的办理（二）收文的办理（二）收文的办理（三）公文材料的日常收集管理与提供利用服务（三）公文材料的日常收集管理与提供利用服务（四）公文材料的立卷归档、销毁及机要文件的定（四）公文材料的立卷归档、销毁及机要文件的定期清退期清退（五）其他各种有关公文处理的事务（五）其他各种有关公文处理的事务 二、公文处理工作的基本原则与基本要求二、公文处理工作的基本原则与基本要求6.三、公文办理工作程序三、公文办理工作程序（一）发文办理程序（一）发文办理程序 1、草拟；、草拟；2
5、、审核；、审核；3、签发；、签发；4、复核；、复核；5、缮印；缮印；6、校对；、校对；7、用印；、用印；8、登记；、登记；9、分发分发（二）收文办理程序（二）收文办理程序 1、签收；、签收；2、登记；、登记；3、审核；、审核；4、拟办；、拟办；5、批办；批办；6、承办；、承办；7、催办；、催办；8、注办、注办 四、公文日常管理的有关规定四、公文日常管理的有关规定7.第四节第四节 公文整理公文整理一、公文整理的含义及整理原则一、公文整理的含义及整理原则（一）公文整理的含义（一）公文整理的含义公文整理，是指将办理完毕的，具有查考利公文整理，是指将办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原则对其
6、进行系统用价值的公文，按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。有序化的过程。（二）公文整理遵循的原则（二）公文整理遵循的原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。和利用。8.二、公文整理工作的组织实施二、公文整理工作的组织实施（一）确定归档范围和保管期限（一）确定归档范围和保管期限（二）确立整理地点和人员（文书部门公文整理制（二）确立整理地点和人员（文书部门公文整理制度）度）（三）公文整理需要注意的问
7、题（三）公文整理需要注意的问题1、本单位形成的公文材料是公文整理工作中的重、本单位形成的公文材料是公文整理工作中的重点点2、要保证归档公文材料的齐全完整、要保证归档公文材料的齐全完整3、加强登记，熟悉家底、加强登记，熟悉家底4、国家有关公文整理的一些规定、国家有关公文整理的一些规定联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。本单他单位保存复制件或其他形式的公文副本。本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，应由兼职单位整理、归档。责过程中形成的公文
8、，应由兼职单位整理、归档。9.三、公文整理方法三、公文整理方法（一）案卷级公文整理方法（一）案卷级公文整理方法1、公文立卷方法、公文立卷方法运用公文主要特征立卷运用公文主要特征立卷按照问题特征按照问题特征按照时间特征按照时间特征按照责任者特征按照责任者特征按照公文名称特征按照公文名称特征10.2、公文立卷操作程序、公文立卷操作程序 运用公文立卷方法，将归档公文组合运用公文立卷方法，将归档公文组合成案卷后，就要对卷内公文进行系统整理，成案卷后，就要对卷内公文进行系统整理，从而进入具体的公文立卷操作程序。从而进入具体的公文立卷操作程序。（1）检查、调整卷内文件）检查、调整卷内文件 检查卷内公文是否
9、符合归档范围要求；检查卷内公文是否符合归档范围要求；检查卷内公文是否齐全完整；检查组合成检查卷内公文是否齐全完整；检查组合成的案卷是否保持了公文之间的有机联系；的案卷是否保持了公文之间的有机联系；检查卷内公文的保存价值是否尽量做到了检查卷内公文的保存价值是否尽量做到了统一。凡不符合立卷要求的，要予以调整。统一。凡不符合立卷要求的，要予以调整。11.（2）排列卷内文件）排列卷内文件 排列的原则是：正件在前，附件在后；排列的原则是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发文在前，被转发文在后；方针政策性文转发文在前，被转发文在后；方针
10、政策性文件在前，业务性文件在后；上级机关文件在件在前，业务性文件在后；上级机关文件在前，本机关和下级机关文件在后；案件的结前，本机关和下级机关文件在后；案件的结论及判决性文件在前，依据性材料在后；会论及判决性文件在前，依据性材料在后；会议文件按照文件形成顺序或重要程度排列；议文件按照文件形成顺序或重要程度排列；其他公文材料可按重要程度或时间顺序排列。其他公文材料可按重要程度或时间顺序排列。12.（3）卷内文件编号）卷内文件编号 有字迹、图表等内容的页面，需编页号。有字迹、图表等内容的页面，需编页号。空白页不编号。页号位置：正面在公文右空白页不编号。页号位置：正面在公文右上角，反面在公文左上角。
11、用铅笔使用阿上角，反面在公文左上角。用铅笔使用阿拉伯数字顺序流水号，不要有空号或漏号。拉伯数字顺序流水号，不要有空号或漏号。（4）填写卷内文件目录）填写卷内文件目录（5）填写卷内备考表）填写卷内备考表（6）拟写案卷题名）拟写案卷题名（7）填写案卷封面）填写案卷封面（8）装订）装订（三孔一线）（三孔一线）13.卷内文件目录卷内文件目录 顺顺序序号号文号文号责任责任者者题名题名日日期期页页号号备备注注1 1京财预京财预200420045 5号号市财市财政局政局市财政局关于增加市市财政局关于增加市档案局档案局20042004年行政经年行政经费的函费的函2004.2004.1.201.201 2 2京
12、档京档200420042 2号号市档市档案局案局市档案局关于申请增市档案局关于申请增加加20042004年行政经费预年行政经费预算的函算的函2004.2004.1.51.53 3 3 34 49 9 14.卷内备考表卷内备考表 本卷情况说明本卷情况说明 立卷人立卷人 张三张三_检查人检查人李四李四_立卷时间立卷时间2005.2.10_2005.2.10_15.（6）拟写案卷题名 责任者内容公文名称（文种）责任者内容公文名称（文种）北京市档案局、市财政局关北京市档案局、市财政局关于增加市档案局于增加市档案局20042004年行政经费年行政经费的函等的函等 16.（7）填写案卷封面 北京市档案局北
13、京市档案局 市直处（综合类）市直处（综合类）北京市档案局关于北京市档案局关于20042004年度档案年度档案执法检查的通知、总结等执法检查的通知、总结等 自自20042004年年4 4月至月至20042004年年8 8月月保管保管期限期限短期短期本卷共本卷共4 4件件2020页页归档号归档号54054017.（二）文件级公文整理方法（二）文件级公文整理方法1 1、适应范围、适应范围:只针对文书档案只针对文书档案2 2、“件件”的界定的界定 “件件”是归档文件的整理单位，一般是归档文件的整理单位，一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件正本、定稿、附件、被转发
14、文、复文件正本、定稿、附件、被转发文、复制件，发文稿纸及有领导重要批示或有制件，发文稿纸及有领导重要批示或有处理结果的文件处理单；报表、名册、处理结果的文件处理单；报表、名册、图册等，一册（本）为一件。图册等，一册（本）为一件。18.3、归档文件的整理（1 1）装订）装订 装订时应使用符合档案保护要求的装订时应使用符合档案保护要求的装订材料装订材料（2 2）分类）分类 推荐使用保管期限年度机构推荐使用保管期限年度机构（问题）或年度机构（问题）保（问题）或年度机构（问题）保管期限的分类方法管期限的分类方法 19.（3 3）排列）排列 文件按事由相对集中文件按事由相对集中,同一事由的文件同一事由的
15、文件按时间顺序排列按时间顺序排列,同一部门（问题）内的同一部门（问题）内的不同事由按时间顺序排列不同事由按时间顺序排列（4 4）编号）编号 室编件号的编制：以机构（问题）为室编件号的编制：以机构（问题）为单位，按文件排列顺序从单位，按文件排列顺序从“1”1”开始标注。开始标注。20.按保管期限年度机构分类按保管期限年度机构分类永久永久 2003年年 2004年年办公室办公室 业务处业务处 法规处法规处 办公室办公室 1、250 1、220 1、220 1、25030年年2003年年 2004年年办公室办公室 业务处业务处 法规处法规处 办公室办公室1、250 1、220 1、220 1、250
16、10年年2003年年 2004年年办公室办公室 业务处业务处 法规处法规处 办公室办公室1、250 1、220 1、220 1、25021.按年度机构保管期限分类按年度机构保管期限分类2003年年办公室办公室 永久永久 30年年 10年年1、250 51、52120 121、122150业务处业务处 永久永久 30年年 10年年1、220 21、2260 61、62902004年年办公室办公室 永久永久 30年年 10年年1、250 51、52120 121、122150业务处业务处 永久永久 30年年 10年年1、220 21、2260 61、629022.归档章 全宗号全宗号 年度年度20
17、072007保管保管期限期限永久永久页数页数8 8室编室编件号件号5 5馆编件号馆编件号 机构（问题）机构（问题）办公室办公室23.归档文件目录归档文件目录 件件号号责 任责 任者者文号文号题名题名日期日期页数页数备注备注1 1市 档市 档案局案局京 档京 档发发200620064 4号号北京市档案局关北京市档案局关于印发北京市档于印发北京市档案工作会议文件案工作会议文件的通知的通知2006032006031717103103 2 24.（5）编制归档文件目录（6）装盒25.归归 档档 文文 件件 目目 录录 全宗名称全宗名称 北京市档案局北京市档案局年年 度度 2005年年-2007年年 保
18、管期限保管期限 永久永久 机机 构构（问题）（问题）起止件号起止件号26.盒脊全宗号全宗号年度年度保管期限保管期限机构（问题）机构（问题）起止起止件号件号室室馆馆盒号盒号27.备考表 盒内文件情况说明整理人：年 月 日28.第五节第五节 公文归档公文归档归档范围归档范围（一）（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；值的文件材料；（二）（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
19、公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。29.注意注意：1 1、本单位形成的文件是归档的重点、本单位形成的文件是归档的重点 2 2、加强对帐外文件的收集、加强对帐外文件的收集 3 3、保证文件材料的齐全完整、保证文件材料的齐全完整 不归档范围不归档范围：无查考价值的文件；重份文件无查考价值的文件；重份文件 30.机关文件材料不归档范围是：机
20、关文件材料不归档范围是：（一）（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；文件材料，供工作参考的抄件等；（二）（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相办理的一般性人民来信、电话记录，
21、机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；件材料；（三）（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄送的文件材料。况反映，抄送或越级抄送的文件材料。31.二、归档时间二、归档时间办理完毕的公文一般应在第二年办理完毕的公文一般应在第二年6
22、月底之前向月底之前向本单位档案部门移交。本单位档案部门移交。三、归档要求三、归档要求（一）归档文件齐全完整（一）归档文件齐全完整（二）案卷或档案盒符合要求（二）案卷或档案盒符合要求（三）公文整理使用的书写材料、纸张、装订（三）公文整理使用的书写材料、纸张、装订材料等要符合国家标准，达到档案保护的要材料等要符合国家标准，达到档案保护的要求。求。32.第三章 文书档案管理 文书档案，又称管理性档案，是文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。动中形成的
23、具有保存备查价值的文件。33.第一节第一节 文书档案的收集工作文书档案的收集工作 一、文书档案收集工作的内容和重要性一、文书档案收集工作的内容和重要性（一）文书档案收集工作的内容（一）文书档案收集工作的内容1、各单位按照归档制度的要求，接收本单、各单位按照归档制度的要求，接收本单位需要归档的文件；位需要归档的文件；2、各档案馆接收有关现行单位和撤销单位、各档案馆接收有关现行单位和撤销单位具有长久保存价值的档案；具有长久保存价值的档案；3、各档案馆接收和征集历史档案。、各档案馆接收和征集历史档案。（二）文书档案收集工作的重要性（二）文书档案收集工作的重要性34.二、文书档案收集工作的要求二、文书
24、档案收集工作的要求 文书档案收集工作的基本要求是：依据文书档案收集工作的基本要求是：依据文件的形成规律和特点，建立健全各项管理文件的形成规律和特点，建立健全各项管理制度，科学合理地组织库藏，加强入藏档案制度，科学合理地组织库藏，加强入藏档案质量的规范化控制，维护各立档单位质量的规范化控制，维护各立档单位“集体集体记忆记忆”的相对完整性。的相对完整性。35.三、文书档案收集工作的方法三、文书档案收集工作的方法立档单位的文书档案收集工作方法立档单位的文书档案收集工作方法1、严格按照本单位归档制度的有关规定进行、严格按照本单位归档制度的有关规定进行接收接收2、建立相关制度，加强对零散文件的收集、建立
25、相关制度，加强对零散文件的收集3、明确具体人员职责，保证归档文件齐全完、明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整整36.第二节第二节 文书档案的整理工作文书档案的整理工作一、文书档案整理工作的内容和原则一、文书档案整理工作的内容和原则（一）档案整理工作的内容（一）档案整理工作的内容 文书档案的整理工作，就是将处于零文书档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。档案整理工作的主要内容包有序的体系。档案整理工作的主要内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、编立括
26、：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位、案卷的排列和案卷目录的编制。保管单位、案卷的排列和案卷目录的编制。37.（二）档案整理工作的原则（二）档案整理工作的原则 充分利用原有的整理基础，保持文件充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。之间的历史联系，便于保管和利用。38.二、全宗、立档单位及相关概念二、全宗、立档单位及相关概念（一）全宗的概念（一）全宗的概念 全宗是一个独立的机关、组织或人物全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。在社会活动中形成的档案有机整体。（二）全宗构成的条件和立档单位（二）全宗构成的条件和立档单位立档单位的条件：立档单
27、位的条件：1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。义单独对外行文。2、设有会计的单位或经济核算的单位，自己、设有会计的单位或经济核算的单位，自己可以编造预算或财务计划。可以编造预算或财务计划。3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。人事任免权。39.（三）立档单位的变化和全宗的划分（三）立档单位的变化和全宗的划分1、凡是新成立的并具有一定独立性的机关，、凡是新成立的并具有一定独立性的机关，就是新的立档单位；就是新的立档单位；2、非机关根本职能的变化，不单立全宗、非机关根本职能的变化，不单立全
28、宗3、临时性机构、临时性机构4、两个机关合署办公，而文件是分别处理的，、两个机关合署办公，而文件是分别处理的，其档案应分别构成全宗。其档案应分别构成全宗。（四）人物全宗（四）人物全宗人物全宗是社会知名人士在其一生活动中形人物全宗是社会知名人士在其一生活动中形成的档案整体。成的档案整体。40.（五）全宗的补充形式（五）全宗的补充形式 联合全宗：联合全宗就是两个或几个关系密切的联合全宗：联合全宗就是两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。体。全宗汇集：全宗汇集是按照一定的特征组成的、全宗汇集：全宗汇集是按照一定的特征组成的、档案数
29、量很少的若干全宗的集合体。它也是全宗档案数量很少的若干全宗的集合体。它也是全宗的一种特殊形式。的一种特殊形式。档案汇集：档案汇集是由不同的立档单位形成的，档案汇集：档案汇集是由不同的立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案的混合体。按照一定特征集中起来的档案的混合体。（六）判定档案所属全宗（六）判定档案所属全宗（七）全宗群（七）全宗群全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。41.三、文书档案整理工作的方法和步骤三、文书档案整理工作的方法和步骤（一）全宗内档案的分类（一）全宗内档案的分类1、分类的概念和要求、分类的概念和要求 分类就是把立档单位所形成
30、的档案，按分类就是把立档单位所形成的档案，按照一定的分类标准，采用符合档案特点的分照一定的分类标准，采用符合档案特点的分类方法，分成若干层次和类别，使全宗内档类方法，分成若干层次和类别，使全宗内档案构成一个有机的文件体系的活动。案构成一个有机的文件体系的活动。42.全宗内档案分类的要求：客观性要求全宗内档案分类的要求：客观性要求、逻辑性要求逻辑性要求、适用性要求、适用性要求、思想性要求。、思想性要求。首先，文书档案的分类应遵循必要的逻辑首先，文书档案的分类应遵循必要的逻辑规则，即正确设置类目，做到类目之间界规则，即正确设置类目，做到类目之间界限清楚、不交叉重叠。限清楚、不交叉重叠。其次，文书档
31、案的分类应体现原则性与灵其次，文书档案的分类应体现原则性与灵活性的统一。活性的统一。最后，文书档案分类方法和分类标准的选最后，文书档案分类方法和分类标准的选择运用应具有连续性。择运用应具有连续性。43.2 2、分类的一般要素、分类的一般要素 年度年度 组织机构组织机构 问题问题 保管期限保管期限 3 3、一般采用的分类方法、一般采用的分类方法 a a 年度年度机构机构保管期限分类法保管期限分类法 b b 保管期限保管期限年度年度机构分类法机构分类法 44.全宗会计档案基建档案按类别年度分类科技档案财务报告类账簿类凭证类其它类按工程项目分类科研档案设备档案按设备型号分类按科研课题分类按年度组织机
32、构分类办公室类人事处类业务处类文书档案办公楼科研楼宿舍楼照片档案声像档案按专题分类录音档案录像档案按时间排列会议类活动类人物类按时间排列45.（二）类内案卷排列和案卷目录的编制二）类内案卷排列和案卷目录的编制1、案卷排列、案卷排列46.按保管期限年度机构分类按保管期限年度机构分类永久永久 2003年年 2004年年办公室办公室 业务处业务处 办公室办公室 业务处业务处 1、250 5170 71、7290 91 15030年年 2003年年 2004年年办公室办公室 业务处业务处 办公室办公室 业务处业务处 1、280 81120 121160 161 21010年年2003年年 2004年年
33、办公室办公室 业务处业务处 办公室办公室 业务处业务处 1、250 5170 7190 9115047.按年度机构保管期限分类按年度机构保管期限分类2003年（全年档案共年（全年档案共500卷）卷）办公室办公室 永久永久 30年年 10年年 1、220 21、2260 61、6290 业务处业务处 永久永久 30年年 10年年 91、92120 121、122150 151、1521805002004年（全年档案共年（全年档案共800卷）卷）办公室办公室 永久永久 30年年 10年年1、250 51、52120 121、122150业务处业务处 永久永久 30年年 10年年151190 191
34、260 26129080048.2 2、案卷目录的编制、案卷目录的编制 文书档案案卷目录文书档案案卷目录卷号卷号题名题名年年度度页页数数期期限限备备注注档案档案室编室编档案档案馆编馆编 540540 北京市档案局关于北京市档案局关于20042004年度档案执法年度档案执法检查的通知、总结检查的通知、总结等等200420042020短短期期 49.（三）积存档案和零散文件的整理方法（三）积存档案和零散文件的整理方法1、编制整理工作方案、编制整理工作方案2、编写立档单位和全宗历史考证、编写立档单位和全宗历史考证3、零散文件的整理程序、零散文件的整理程序 区分全宗。全宗内档案的分类。初步立卷，区分全
35、宗。全宗内档案的分类。初步立卷，拟写标题草稿。类内案卷的初步排列。调整拟写标题草稿。类内案卷的初步排列。调整案卷，修改标题，系统排列案卷内的文件，确定案卷，修改标题，系统排列案卷内的文件，确定案卷的起止日期。案卷的加工整理：案卷内文案卷的起止日期。案卷的加工整理：案卷内文件编号，填写卷内文件目录和卷末备考表，卷内件编号，填写卷内文件目录和卷末备考表，卷内文件技术修整，填写案卷封面，案卷装封等。文件技术修整，填写案卷封面，案卷装封等。确定各类内案卷的排列顺序和案卷编号。编制确定各类内案卷的排列顺序和案卷编号。编制案卷目录。案卷目录。50.（四）档号的编制（四）档号的编制 档号是用来反映和固定全宗
36、内案卷以档号是用来反映和固定全宗内案卷以及案卷内文件的排列顺序的一组符号。文及案卷内文件的排列顺序的一组符号。文书档案的档号是文书档案实体管理编号的书档案的档号是文书档案实体管理编号的总称，包括全宗号、案卷目录号、案卷号、总称，包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号和页（张）号。件号和页（张）号。1、档号编制的原则、档号编制的原则 唯一性原则；合理性原则；稳定性原唯一性原则；合理性原则；稳定性原则；简明性原则。则；简明性原则。2、档号的结构和编制方法、档号的结构和编制方法 全宗号全宗号案卷目录号案卷目录号案卷号案卷号件号或页件号或页(张张)号号 51.第三节第三节 文书档案的鉴定工作文书档案的鉴
37、定工作一、文书档案鉴定工作的任务、内容和意义一、文书档案鉴定工作的任务、内容和意义（一）鉴定工作的内容（一）鉴定工作的内容 档案的鉴定工作，就是鉴别和判定档档案的鉴定工作，就是鉴别和判定档案的价值，挑选有价值的档案妥善保存，案的价值，挑选有价值的档案妥善保存，剔除无须保存的档案予以处理。剔除无须保存的档案予以处理。（二）鉴定工作的任务（二）鉴定工作的任务（三）档案的宏观鉴定与微观鉴定（三）档案的宏观鉴定与微观鉴定（四）鉴定的意义（四）鉴定的意义 52.二、鉴定档案的原则和标准二、鉴定档案的原则和标准（一）鉴定原则（一）鉴定原则 用全面的，历史的，发展的效益的观用全面的，历史的，发展的效益的观点
38、，判定档案的保存价值。点，判定档案的保存价值。（二）鉴定档案价值的标准（二）鉴定档案价值的标准 来源标准，内容标准，文件形成时间，来源标准，内容标准，文件形成时间，形式特征标准形式特征标准（三）鉴定档案价值的方法论（三）鉴定档案价值的方法论53.三、档案保管期限表的编制和使用三、档案保管期限表的编制和使用（一）档案保管期限表的结构（一）档案保管期限表的结构（二）不同保管期限的档案构成编制和使用（二）不同保管期限的档案构成编制和使用（三）档案保管期限表的编制方法（三）档案保管期限表的编制方法54.永久保管的文书档案主要包括：永久保管的文书档案主要包括：（1）本机关制定的法规政策性文件材料；）本机
39、关制定的法规政策性文件材料；（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；主要文件材料；（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；总结、综合统计报表等；（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料
40、；资产登记等凭证性文件材料；（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；件材料；（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。请示与本机关的复函、批复等文件材料。55.定期保管的文书档案主要包括：定期保管的文书档案主要包括：（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
41、）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本机关一般性事务管理文件材料；）本机关一般性事务管理文件材料；（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结等；一般性工作报告、总结等；（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；执行的文件材料；（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示）同级机关、下级机关关于一般性业务问
42、题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；与本机关的复函、批复等文件材料；（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。要专题报告等文件材料。56.四、文书档案鉴定工作的制度和组织四、文书档案鉴定工作的制度和组织（一）档案鉴定工作的制度（一）档案鉴定工作的制度（二）档案鉴定工作的组织方法（二）档案鉴定工作的组织方法直接鉴定法直接鉴定法鉴定工作的步骤：鉴定工作的步骤：第一步，在文件归档时确定是否属于归档范第一步，在文件归档时确定是否属于归档范围。围。第二步，对归档文件确定其保管期限。第二步，对归档文件确定其保管期
43、限。第三步，到一定年限后对档案的价值进行复第三步，到一定年限后对档案的价值进行复审审（三）档案销毁方法（三）档案销毁方法57.电子档案的管理电子档案的管理一、电子文件的概念一、电子文件的概念 电子文件是指在数字设备及环境中生成，电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理、并可在通信依赖计算机等设备阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件。（网络上传送的文件。（北京市电子文件归北京市电子文件归档与管理暂行规定档与管理暂行规定）电子档案是指具有保存价值的已归档的电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文
44、件及相应的支持软件、参数和其他相电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。关数据。58.二、电子文件的特性二、电子文件的特性1、电子文件是数字化的信息形态、电子文件是数字化的信息形态2、电子文件对设备的依赖性、电子文件对设备的依赖性3、电子文件载体的非直读性、电子文件载体的非直读性4、电子文件的信息与载体相分离性、电子文件的信息与载体相分离性5、电子文件物理结构与逻辑结构关系的复杂、电子文件物理结构与逻辑结构关系的复杂性性6、电子文件对元数据的依赖性、电子文件对元数据的依赖性7、电子文件信息的共享性及不安全性、电子文件信息的共享性及不安全性8、电子文件的高保真性、电子文件的高保真性9、电子
45、文件的易修改性、电子文件的易修改性 59.这些特性在电子文件的管理中节省这些特性在电子文件的管理中节省了储存空间，易于信息的共享，但是却了储存空间，易于信息的共享，但是却对传统的管理方式带来了挑战。如应该对传统的管理方式带来了挑战。如应该采用什么方法对电子文件进行收集、整采用什么方法对电子文件进行收集、整理采纳保证电子文件的真实与完整，采理采纳保证电子文件的真实与完整，采用怎样的保管方法才能保证电子文件的用怎样的保管方法才能保证电子文件的安全和可读等。这是一个世界性的课题。安全和可读等。这是一个世界性的课题。60.三、电子文件管理的原则三、电子文件管理的原则 电子文件的真实性是指对电子文件的内
46、容、电子文件的真实性是指对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定后，确认其与形成结构、背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。时的原始状况一致。电子文件的完整性是指电子文件的内容、结电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。构、背景信息和元数据等无缺损。电子文件的有效性是指电子文件应具备的可电子文件的有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。等。61.四、电子文件管理职责的划分四、电子文件管理职责的划分 为了达到电
47、子文件管理原则提出的要为了达到电子文件管理原则提出的要求，就要对电子文件实施全过程的管理，求，就要对电子文件实施全过程的管理，即从系统设计时就考虑电子文件归档、管即从系统设计时就考虑电子文件归档、管理的要求，在电子文件形成、运转的过程理的要求，在电子文件形成、运转的过程中实施有效的管理。所以各单位要明确电中实施有效的管理。所以各单位要明确电子文件归档工作的管理职责，制定电子文子文件归档工作的管理职责，制定电子文件归档制度，做好电子文件归档工作。件归档制度，做好电子文件归档工作。62.（一）档案部门的职责（一）档案部门的职责 档案部门要会同信息化工作部门和电子档案部门要会同信息化工作部门和电子文
48、件形成部门制定本单位电子文件的归档制文件形成部门制定本单位电子文件的归档制度，确定本单位电子文件的归档范围、保管度，确定本单位电子文件的归档范围、保管期限、归档要求、归档时间及方式等内容；期限、归档要求、归档时间及方式等内容；要加强与信息化工作部门的沟通协调，使办要加强与信息化工作部门的沟通协调，使办公系统和业务系统具备符合档案管理要求的公系统和业务系统具备符合档案管理要求的功能。功能。这是对档案部门提出的这是对档案部门提出的2点要求：点要求：一是制定电子文件的归档制度，一是制定电子文件的归档制度，二是加强与本单位信息化工作部门的沟二是加强与本单位信息化工作部门的沟通协调。通协调。63.（二）
49、信息化部门的职责（二）信息化部门的职责 信息化工作部门要为确保电子文件的信息化工作部门要为确保电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性提供必真实性、完整性、有效性及安全性提供必要的技术支持。要的技术支持。（三）电子文件形成部门的职责（三）电子文件形成部门的职责 电子文件形成部门要按照本单位档案电子文件形成部门要按照本单位档案部门的要求，做好本部门电子文件的形成、部门的要求，做好本部门电子文件的形成、积累、鉴定及归档等工作。积累、鉴定及归档等工作。64.五、电子文件的收集、积累和归档五、电子文件的收集、积累和归档 参照国家档案局关于纸质文件归档参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定，将反映
50、本单位主要职范围的有关规定，将反映本单位主要职能，包括行政许可、行政执法、公共服能，包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及务、城市管理以及“三定三定”规定中的其规定中的其他职能所涉及的、具有保存和利用价值他职能所涉及的、具有保存和利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种像文件、声音文件、数据库文件等各种类型的电子文件纳入归档范围。类型的电子文件纳入归档范围。65.1、电子文件的归档范围参照国家档案局关、电子文件的归档范围参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定制定。于纸质文件归档范围的有关规定制定。机关文件材料归
