1、办公软件应用办公软件应用-Excel基础知识介绍基础知识介绍演讲：苏良生 MSN：sls_版本：20081016目录目录第一部分工作簿与工作表的概念第二部分窗口(主视窗、菜单栏、工具栏、工作簿窗口)第三部分数据输入(加快输入数据的方法、数据有效性)第四部分工作簿、工作表窗口管理第五部分保护工作簿、工作表第六部分图表第七部分数据分析(排序、筛选、分类汇总、数据透视)第八部分网络应用(共享工作簿)第九部分打印(页面设置、分页符)第十部分常用快捷键和图标介绍Excel 电子表格电子表格n简介Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电
2、子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能，还可以制作网页呢 工作表与工作簿工作表与工作簿n工作表(Sheet)与工作簿(Book)的概念工作簿是Excel使用的文件架构，一个Excel文件便是一个工作簿，我们可以将它理解为是一本活页夹，在这个活页夹里面有许多活页纸，而这些活页纸在Excel中称作工作表主视窗主视窗n主视窗中可显示多个工作簿主视窗主视窗n主视窗由以下组件组成菜单栏和工具栏：存放所有执行命令的场所数据编辑栏：输入、编辑单元格数据的地方名称框：显示单元格位置状态栏：显示窗口的各种状态信息，包括操作信息、数字状态菜单栏与工具栏位置调整菜单栏与工具
3、栏位置调整n工具栏、菜单栏个性化设置为扩大工作簿的编辑视野，我们常把多个工具栏设在同一行显示，例如和工具栏设在同在一行内显示可用鼠标上下拖动工具栏或菜单栏的来移动位置，左右拖动两工具栏交接处的可调整两个相邻工具栏的显示范围每个工具栏的尾部有一个下拉选项钮 ，点击可添加或删除该工具栏的按钮，你可打造个性化工具栏；当多个工具栏设在同一行显示时，一般屏幕会显示不下那么多按钮，这时这个会变成 ，你按下它就会发现，那些没能显示出来的工具按钮都藏在这个选项里了小贴士：并排的工具栏还会根据你每一次的操作，调整工具栏的显示内容，它会将你常用的工具钮提出下拉选项外，直接显示在工具栏上，而将不常用的工具钮慢慢收进
4、下拉选项中。所以过了一段时间，你会发现工具栏非常具有你个性的使用风格哦！(菜单栏也会同样根据你的操作习惯调整显示简易版菜单)工具栏工具栏设置显示或隐藏各种工具栏可找到更多工具栏，比如组织结构图任务窗格任务窗格n任务窗格可以方便你完成几项特定的工作可显示或隐藏任务窗格(启动任务窗格)可关闭默认显示任务窗格工作簿窗口工作簿窗口n工具选项视图如果你打开一份Excel文档发现无：行列标号、滚动条、工作表标签、网格线、零值 可设置显示工作表与工作簿工作表与工作簿n新建工作簿默认有3个工作表(可按自己需要修改默认值)1个空白工作表的文件大小为14KB，而3个空白工作表的文件大小为24KB，也就是说即使不填
5、入数据，空白工作表也是占空间的，所以建议删除空白工作表后再保存新建工作簿内工作表数设置：单元格与单元格位置单元格与单元格位置n工作表内的方格称为单元格工作表顶端有列标题，左边有行标题，将列标题和行标题组合起来，便是单元格的位置一张工作表共有256列(AIV)x65536 行(165536)，相当于一千六百多万个单元格会用相邻的单元格来填充被删除的地方，会影响到其它公式对该单元格的引用只是将单元格的数据擦掉，不会影响到其它公式对该单元格的引用加快输入数据的方法加快输入数据的方法1n自动完成(只选用于文字数据)当你输入数据时，Excel会把当前输入的数据和同列中其他的单元格数据比较，一旦发现有相同
6、的部份，就会为该单元格填入剩余的部份，若自动填入的数据恰巧是你接着想输入的文字，这时只要直接按回车键，就可将数据存入单元格中；反之，若不是你想要的文字，则可以不予理会自动填入的文字，继续输入即可加快输入数据的方法加快输入数据的方法2n选择列表(只选用于文字数据)Excel会从选取的单元格往上、往下查找，只要找到单元格内有数据，就把它放到列表中，直到遇到空白单元格为止加快输入数据的方法加快输入数据的方法3n自动填充可以将数据填充连续的几个单元格；也可以根据单元格的数据，自动产生一串递增或递减的序列填充控制点：当我们选中某个单元格或范围时，其周围会被粗边框围住，在粗边框的右下角有个小框，那就是填充
7、控制点；显示或隐藏填充控制点：单元格拖放功能当自动填充结束时，单元格旁边会出现一个 钮，它提供你选择自动填充方式(建立不同的自动填入序列，钮下拉菜单中的项目也会随序列的特性而有所不同)显示或隐藏自动填充选项：显示粘贴选项按钮加快输入数据的方法加快输入数据的方法4n序列(有4种类型)运用自动填充功能来填充具有某种规律的数据(1)等差序列：例如：1、2、3、4、5、6(2)等比序列：例如：2、4、8、16；5、25、125(3)日期：例如：2007/9/5、2007/9/6、2007/9/7(4)自动填入：与上述三种序列不同在于，自动填入序列是属于不可计算的文字数据，例如：一月、二月、三月，星期一
8、、星期二、星期三等都是。Excel将这类型文字数据建立成数据库，让我们使用自动填入序列时，就像使用常用序列一样自定义序列：新序列(有2种创建方式：单元格导入或输入添加)例如：方案一、方案二、方案三；小组一、小组二、小组三 等比序列不能以拖动填充控制点的方式来建立，具体方法是：选中填充范围(含起始值)后需到中设置数据有效性数据有效性n可避免输入时由于人为疏忽造成的错误若你想要对单元格的内容加以限制时，最好的方法就是在输入数据之前，先出现提示信息来警告我们数据的限制。待完成输入后，系统根据设定进行判别验证我们可以为选定单元格设定序列，序列内容用非输入法状态下的逗号分隔开，例如：标模一科,标模二科,
9、整机一科,整机二科工作表的编辑作业工作表的编辑作业n简单演示以下内容(Shift选相邻；Ctrl选不相邻)选取多个相邻或不相邻的单元格范围、选取整列或整行、选取整张工表表插入、复制、删除、移动单个或多工作表(快速复制：Ctrl拖动)插入、复制、删除、移动、显示、隐藏单个或多个行、列双击自动调整到最合适的行高或列宽调整工作表的显示比例(方便于视力不好的同事)插入、删除、修改批注显示、隐藏单个或全部批注(批注)单个或多个工作表搜索、替换(对话框选项)设置多个工作表的字体、行高、列宽(必须选中整个工作表)(重点介绍：自动换行、合并单元格)工作簿窗口工作簿窗口n将所有打开的工作簿同时显示在一个屏幕上多
10、重窗口排列：调整好各窗口位置的工作环境可以保存起来供下次使用：(下次打开此工作区文件即可看到原布局好的窗口)查看同一个工作簿内不同的工作表查看同一个工作簿内不同的工作表n将同一个工作簿内不同的工作表同时显示在一个屏幕上并排比较两个工作簿并排比较两个工作簿 n同时比较两个工作簿可能很困难多重窗口排列：当一个工作簿滚动时，另一个工作簿也会发生等量滚动拆分与冻结窗口拆分与冻结窗口nExcel是按照拆分线来冻结窗口的我们通常用来冻结(保持显示在屏幕上不滚动)标题行双击拆分线可快速撤消；需撤消交叉拆分线时，点中交叉处双击即可没有做窗口拆分的情况下，你也可以直接选取某个单元格来执行，冻结线是该单元格上边框
11、和左边框的延伸保护工作簿保护工作簿n工具选项安全性工作簿的保护分成两个层次：一是防止工作簿被别人打开；二是防止工作表被别人修改设置后，无密码只能以只读方式打开文件，不能将他所做的修改存回到原工作簿文件中，也就是能改不能保存若以只读方式打开文件，你可将修改以后的数据另存成其他文件，此时另存的文件仍具备与原文件相同的打开权限密码，但是修改权限密码会自动取消设置密码方式2：保护工作簿的结构和窗口保护工作簿的结构和窗口n工具保护保护工作簿保护工作簿结构以后，就不能移动、复制、删除、隐藏、取消隐藏、新建工作表及改变工作表的名称和页次标签颜色了保护工作簿窗口以后，便不能移动、拆分、冻结、关闭、或改变窗口的
12、大小了保护工作表保护工作表n工具保护保护工作表保护工作表单元格得先锁定，所有新建工作表的单元格默认是锁定的，如果被改动了，可以按全选钮，然后勾选锁定锁定，最后即可勾选锁定锁定可保护单元格不被更改、删除或移动勾选隐藏隐藏则不会把单元格内的公式显示在上允许用户编辑特定保护区域允许用户编辑特定保护区域n工具保护允许用户编辑区域可对不同的单元格范围设置不同的保护密码，只有知道保护范围密码的人方能修改单元格的内容需执行命令后，设置才会真正生效宏宏n工具宏宏简单、强大且易于定制，可节约时间，提高工作效率。宏是存储在工作簿中的代码段，它可以自动处理重复的任务，快速地组织数据在录制宏时，Excel 在您执行一
13、系列命令时存储该过程的每一步信息。然后即可运行宏来重复所录制的过程或“回放”这些命令。如果在录制宏时出错，所做的修改也会被录制下来。Visual Basic 在附属于某工作薄的新模块中存储每个宏由于别有用心的人可用这个功能制作宏病毒，所以我们要提高自我保护意识，不要随便打开陌生人发给你含有宏的工作簿。宏病毒防护措施：设为高 想了解更多，请看OfficeOnline培训课程 Excel 宏循序渐进 图表图表n插入图表大伙应该都知道，有时候一张图比千言万语有更佳的表达效果，让人更容易理解，所以我们也通常把工作表上的数据做成图表，这样这些枯燥的数据就会变得生动起来常用工具栏上提供有钮 ，向导中有14
14、种标准图表类型和20种内建的自定义类型供你选择，不同类型的图表所表达的意义也不尽相同，如折线图表达的趋势走向，而柱形图强调数量的差异，所以你要根据自己的需求选择合适的类型选取数据范围后按快捷键F11，Excel会自动插入一张图表文件，该图表是以默认图表类型快速产生的，我们也可以更改这个默认类型，选择你喜好图表类型和子图表类型，然后按钮图表区的功能可检查引用的范围是否正确(当图表与来源数据不是放在同一张工作表时，是看不到范围搜索的)格式刷格式刷n常用工具栏只能复制单元格格式、条件格式，不包括复制公式(Ctrl+C可复制单元格格式、条件格式、公式)复制单元格或区域的格式，单击复制单元格或区域的格式
15、到多个位置，双击；当完成复制格式时，再次单击该按钮或按Esc键即可取消复制格式状态 复制列宽或行高，选定要复制的列标或行标，单击，然后单击目标列标或行标即可排序和自动筛选排序和自动筛选n数据排序、自动筛选排序需注意你要整个列表排序，还是部分数据排序选取列表范围中的任一单元格，然后执行数据排序命令，Excel会自动选取整张列表为排序范围(列表列表就是一组相关数据的集合，也可以理解为该单元格周围数据的矩形范围，隔行的不在范围内，如果想把隔行的数据也括进来，得先自行选取好范围)分类汇总分类汇总n数据分类汇总取消分类汇总：全部删除数据透视表和数据透视图数据透视表和数据透视图n数据数据透视表和数据透视图
16、建议：常用报表中的透视尽可能采用整列透视(“空”可设不显示)共享工作簿共享工作簿n工具共享工作簿这个功能少用为妙，因为网络上病毒多，容易中招可以查看修改记录打印打印(页面设置页面设置)n文件页面设置打印前建议先进行打印预览，根据内容作适当调整后再打印页面页面缩放打印缩放打印可节省纸张工作表工作表打印区域打印区域可只打印指定范围对下图4大设置进行操作演示分页符分页符n插入分页符Excel会自动为打印数据进行分页，如果你觉得其分页结果不符合你实际的需要，我们还可以人工调整分页模式可通过用鼠标单击并拖动分页符，可以调整分页符的位置，移动过的分页符会由原本的蓝色虚线改以蓝色实线显示，表示这条分页符已变
17、成人工分页符；当你调整分页符后，如果数据量加大，则Excel会自动缩小打印比例，若数据量减少，并不会放大打印比例，只是分页符位置改变而已可设置人工分页符，这样就可以在你设定的位置另起一个新页打印，分页符设置跟拆分线类似，同样是以选中单元格上边框和左边框的延伸；可一次取消所有人工分页符报表礼仪：报表标题行设置报表礼仪：报表标题行设置n浏览和打印时标题行设置俗话说拍戏要对得起观众，所以做表也要对得起读者呀俗话说拍戏要对得起观众，所以做表也要对得起读者呀标题行一般进行冻结、居中、浅色背景设置报表礼仪：去掉公式链接后再提交报表报表礼仪：去掉公式链接后再提交报表断开链接当你打开同事发给你报表时弹出以下窗
18、口，那就意味着该表引用了其它工作簿的数据(引用了保存在同事的电脑上的工作簿)报表保护：只锁定及保护部分单元格范围报表保护：只锁定及保护部分单元格范围n保护部分单元格中的内容或公式，避免被修改由于Excel会将工作表中“所有”单元格的保护模式皆默认为，因此一旦执行命令，则所有单元格便都被锁定了！若只要保护某些单元格，就要先把工作表中默认的状态取消，然后重新选取单元格范围来做及设置。1、按下工作表左上角的钮，将全部单元格选取起来。2、执行命令，并切换到标签，取消勾选选项，再按下钮。3、重新选取欲保护的单元格范围，然后进入对话框，将选项勾选起来，并按下钮。4、执行命令，输入密码(建议为空)，再按下钮
19、。报表保护：隐藏工作表报表保护：隐藏工作表n有些工作表特别重要，我们可以将其隐藏起来 结构附加文档：工作表插入对象附加文档：工作表插入对象n往报表中附加一些文档 由文件创建特殊应用：制作斜线表头特殊应用：制作斜线表头n简介：制作中国特色表头，好象书上没有教过哦缺点：如果单元格大小发生变化，得再次人工调整斜线的位置特殊应用：时间计算特殊应用：时间计算n将将 Excel 的小数时间系统转换为的小数时间系统转换为 24 小时的时间系统小时的时间系统例如：把例如：把30分钟转为分钟转为0.5小时小时特殊应用：批量插入或替换手工换行符特殊应用：批量插入或替换手工换行符n手工换行符：是指手工换行符：是指
20、Alt+Enter 输入的那种输入的那种如果想在Excel文档中插入或替换大量手工换行符，最简单的办法是在替换对话框中用Alt+数字小键盘数字小键盘10输入手工换行符，然后替换即可。其实还可以用Alt+数字小键盘输入一些特殊字符，在一些场合还是蛮有用的小贴士：由于笔记本电脑上没有数字小键盘，所以上述方法不适用于笔记本电脑常用快捷键常用快捷键1常用快捷键说明(需在非输入法状态下操作需在非输入法状态下操作)Ctrl+;(分号)快速输入系统当前日期Ctrl+Shift+;(分号)快速输入系统当前时间 Ctrl+(左单引号)显示所有公式(公式审核模式)Ctrl选取多个不连续的范围Shift选取多个连续
21、的范围Alt+Enter在单元格中换行Ctrl+A快速选中整个工作表或只有数据的范围Ctrl+Shift+箭头键快速选定相邻范围(或End+Shift+箭头键)Ctrl+Shift+Enter将公式作为数组公式数组公式输入F3可选择已定义的名称名称并粘贴到公式中F4快速加入锁定符(多次按F4可改变锁定方式)F2快速进入编辑状态常用快捷键常用快捷键2常用快捷键说明(需在非输入法状态下操作需在非输入法状态下操作)Shift+F9对工作表进行重新计算F9对工作簿进行重新计算工作表图标说明工作表图标说明工作表图标 说明单元格左上角的绿色三角形表示单元格中的公式有错误。如果选择了该单元，屏幕上将出现“错
22、误检查选项”按钮。单击按钮旁边的箭头，将显示选项的列表。注释注释 可以通过单击“工具”菜单中的“选项”来更改错误检查三角形指示器的颜色，然后单击“错误检查”选项卡。单元格右下角的紫色三角形表示智能标记。如果将鼠标光标停留在此单元格上，屏幕上将出现“智能标记操作”按钮。单击按钮旁边的箭头，将显示智能标记操作的列表。将鼠标指针停留在工作表上的超链接附近时，屏幕上先显示一个蓝色小方框，该方框为“自动更正选项”按钮，当指向该方框时它即变为按钮图像。要查看自动更正选项的列表，请单击按钮旁边的箭头。注释注释 蓝色小方框可见时，您也可以按 Alt+Shift+F10 以显示智能标记按钮菜单。工作表图标说明工
23、作表图标说明工作表图标 说明将文本或数据粘贴至工作表中后，您所粘贴的内容附近将出现“粘贴选项”按钮。单击该按钮，将显示一个列表，使您可以确定将信息粘贴到工作表的方式。可用的选项取决于粘贴内容的类型、粘贴内容所处的程序和粘贴文本的格式。将文本或数据填充至工作表中后，您所填充的内容附近将出现“自动填充选项”按钮。单击该按钮，将显示一个列表，为您提供有关如何填充文本和数据的选项。原始的和插入的单元、行或列的格式有所不同时，在插入的单元、行或列的附近出现“插入选项”按钮。单击“插入选项”旁边的箭头时，将显示一个设置格式的选项列表。帮助帮助n帮助窗口的快捷键是F1主视窗右上角还提供了一个快速查询框如果在Excel内带的帮助中还是找不到你需要的内容，请尝试到网站上查找
