1、秘书四级基础知识第秘书四级基础知识第1章章文书基础文书基础2022-11-20秘书四级基础知识第1章文书基础 教学内容教学内容1.1 1.1 应用文书的概念与制发程序应用文书的概念与制发程序1.2 1.2 应用文书的格式（固定格式）应用文书的格式（固定格式）1.3 1.3 应用文书的要素（语言材料思想）应用文书的要素（语言材料思想）1.4 1.4 应用文书的表达方式（叙述抒情说应用文书的表达方式（叙述抒情说明）明）秘书四级基础知识第1章文书基础1.1 1.1 应用文书的概念与制发程序应用文书的概念与制发程序 一一、应用文书的含义与分类、应用文书的含义与分类（一）（一）含义含义n应用文书应用文书
2、各级机关、企事业单位、社会团各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格一定格式式的文体总称。的文体总称。n关键词：一定格式关键词：一定格式 文体总称文体总称（二）分类（二）分类n主要分为三类：行政公文、事务文书、商务文书主要分为三类：行政公文、事务文书、商务文书秘书四级基础知识第1章文书基础1 1、行政公文、行政公文 在在行政管理过程中行政管理过程中形成的具有形成的具有法定效法定效力力和和规范体式规范体式的文书，是的文书，是依法行政依法行政和进行和进行公公务活动务活动的重要工具。又称的重要工具。又称“通用公文通用公文”。n 三个要素三
3、个要素：行政管理行政管理过程中产生的，没有行政管理过程中产生的，没有行政管理就不能形成行政公文；具有就不能形成行政公文；具有法定的效率法定的效率，也就是说，也就是说具有强制性；具有具有强制性；具有规范的体式规范的体式，也就是说对格式具，也就是说对格式具有严格的限定。这三个要素要引起重视。有严格的限定。这三个要素要引起重视。n 应用范围广泛应用范围广泛：行政公文不仅在行政单位中用到，：行政公文不仅在行政单位中用到，而且在公司、企业、事业单位中，成为人们之间，而且在公司、企业、事业单位中，成为人们之间，公司与员工交流的载体。所以称为公司与员工交流的载体。所以称为通用公文通用公文。秘书四级基础知识第
4、1章文书基础行政公文（通用公文）的分类行政公文（通用公文）的分类 主要有主要有13种公文：命令（令）、决定、种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。由国务院批复、意见、函、会议纪要。由国务院2008年年8月月24日发布的国家行政机关公文处理办日发布的国家行政机关公文处理办法明确规定。法明确规定。n令：行政机关发布的具有强制性和指挥性的公文。令：行政机关发布的具有强制性和指挥性的公文。n决定：主要适用于对于重大的事情和行动作出的决定：主要适用于对于重大的事情和行动作出的一种安排。一种安排。n每一种公文
5、的形式要求，内容，将在后面的学习每一种公文的形式要求，内容，将在后面的学习中要作详细的介绍。中要作详细的介绍。秘书四级基础知识第1章文书基础2 2、事务文书、事务文书处理处理日常事务日常事务所使用的文书。所使用的文书。n 主要包括：主要包括：传真稿、备忘录、请柬、邀请传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、信、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等。讲话稿等。n 主要包括：主要包括：意向书、订货单、商品说明书、意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。研究报告等。3 3、商务文
6、书、商务文书处理处理商务业务商务业务所使用的文书。所使用的文书。秘书四级基础知识第1章文书基础部分简报为了说明编发简报的目的或对简报的部分简报为了说明编发简报的目的或对简报的内容进行评论，往往加注编者按。编者按的位内容进行评论，往往加注编者按。编者按的位置在置在()。A A、报头，简报名称的下方、报头，简报名称的下方B B、报核，标题上端、报核，标题上端 C C、报尾，间隔线下方、报尾，间隔线下方D D、报头，间隔线上方、报头，间隔线上方简报的报核部分简报的报核部分()可以用来说明编发简报可以用来说明编发简报的目的或对简报的内容进行评价。的目的或对简报的内容进行评价。A A、按语、按语B B、
7、标题、标题C C、导语、导语D D、结尾、结尾BA秘书四级基础知识第1章文书基础 会议纪要不包括()。A、协调会议纪要 B、办公会议纪要C、综合会议纪要 D、研讨会议纪要答案：答案：C秘书四级基础知识第1章文书基础三种文书的区别三种文书的区别 行政公文产生于行政管理过程中，具有法行政公文产生于行政管理过程中，具有法定的效力和规范的文本。定的效力和规范的文本。事务文书主要用于处理日常事务。事务文书主要用于处理日常事务。商务文书处理商务活动。商务文书处理商务活动。秘书四级基础知识第1章文书基础二、应用文书产生的过程二、应用文书产生的过程（一）通用文书的制发的程序（一）通用文书的制发的程序n 通用文
8、书的制发过程叫做通用文书的制发过程叫做发文办理发文办理。n 发文办理发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、发括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、发文登记、分发等文登记、分发等8 8个过程。个过程。n 注意这注意这8 8个过程在考试的过程中极容易出选择个过程在考试的过程中极容易出选择题。题。秘书四级基础知识第1章文书基础公文的制发程序是公文的制发程序是()。A、草拟、草拟 审核审核 复核复核 用印用印 签发签发 B、分发、分发 草拟草拟 审核审核 用印用印 签发签发 C、草拟、草拟 审核审核 签发签发 复核复核 用印用印
9、D、草拟、草拟 审核审核 复核复核 签发签发 用印用印答案：答案：c秘书四级基础知识第1章文书基础草拟草拟就是拟定公文草稿。就是拟定公文草稿。n 符合国家的法律、法规、方针、政策及其他有关规符合国家的法律、法规、方针、政策及其他有关规定。立场要明确、正确。定。立场要明确、正确。n 情况要确实，不能捏造事实。情况要确实，不能捏造事实。n 人名、地名、数字、引文正确。引用公文应当先引人名、地名、数字、引文正确。引用公文应当先引用标题，后引发文号，日期要写明具体的年月日。用标题，后引发文号，日期要写明具体的年月日。n 文内使用简称，应先用全称，并注明简称。文内使用简称，应先用全称，并注明简称。n 公
10、文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩写语、具有修辞色彩语名在词、词组、惯用语、缩写语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。伯数字。这是特别要注意的。这是特别要注意的。草拟的要求：草拟的要求：秘书四级基础知识第1章文书基础公文中数字不应使用汉字的是（公文中数字不应使用汉字的是（）。）。A、成文时间、成文时间 B、惯用语、惯用语 C、缩略语、缩略语 D、发文字号、发文字号答案：答案：D秘书四级基础知识第1章文书基础审核审核 就是对草拟的公文文稿进行审查
11、核定。就是对草拟的公文文稿进行审查核定。n 审核的内容：包括公文的内容、形式、语体等。审核的内容：包括公文的内容、形式、语体等。签发签发 就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字、就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字、准予印发。准予印发。n 上行文由主要负责人或主持工作的负责人签发；上行文由主要负责人或主持工作的负责人签发；下行文由主要负责人或由主要负责人授权的其下行文由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。他负责人签发。n 审核一般由办公厅（室）进行审核审核一般由办公厅（室）进行审核秘书四级基础知识第1章文书基础复核复核 就是再一次对公文制发的工作环节进行就是再一次对公文制发的工作环
12、节进行审查核对。审查核对。n 复核由文秘部门负责。是发文最后的把关处。复核由文秘部门负责。是发文最后的把关处。缮印缮印就是文秘部分校对印刷。就是文秘部分校对印刷。就是由秘书将用印登记的公文通过适当的方就是由秘书将用印登记的公文通过适当的方式传递给收文单位或个人。式传递给收文单位或个人。n 复核内容复核内容：（：（1 1）审核、签发手续是否完备；（）审核、签发手续是否完备；（2 2）附件材料是否齐全；（附件材料是否齐全；（3 3）格式是否统一、规范。）格式是否统一、规范。用印用印就是签印或盖章。就是签印或盖章。登记登记就是由文秘部门对待发的公文进行登记造就是由文秘部门对待发的公文进行登记造册，以
13、备存查。册，以备存查。分发分发n 分发的途径有：邮件、传真、电报、电子邮件等。分发的途径有：邮件、传真、电报、电子邮件等。秘书四级基础知识第1章文书基础（二）事务文书、商务文书的制发程序（二）事务文书、商务文书的制发程序 由于下属文书种类很多，其内容、体式、功能由于下属文书种类很多，其内容、体式、功能各不相同，因此，不会像行政公文那样具有一套各不相同，因此，不会像行政公文那样具有一套严格、缜密的制发过程，但作为公务工具来说，严格、缜密的制发过程，但作为公务工具来说，一般都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制一般都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发过程。不同类型的事务文书、商务文书的制发发过
14、程。不同类型的事务文书、商务文书的制发过程各不相同，但同一类型的文书制发过也有相过程各不相同，但同一类型的文书制发过也有相对固定的制发过程。对固定的制发过程。秘书四级基础知识第1章文书基础决定公文文稿能否生效的环节是决定公文文稿能否生效的环节是()。（。（2005/5）(A)拟办拟办 (B)审核审核 (C)签发签发 (D)批办批办 n C C秘书四级基础知识第1章文书基础1.2 1.2 通用公文格式通用公文格式一、通用公文的格式一、通用公文的格式 指公文的外观样式，即通用公文指公文的外观样式，即通用公文用纸用纸、印装印装的规格的规格和其需要和其需要标识的各要素标识的各要素所构成的所构成的外部形
15、态外部形态。（一）通用公文用纸和印装规格（一）通用公文用纸和印装规格n 采用国际标准采用国际标准A4型纸型纸:210mm297mmn公文页边版心尺寸公文页边版心尺寸 156mm225mm（不含页码不含页码）版心版心156mm225mm秘书四级基础知识第1章文书基础 正文用正文用3 3号仿宋字体，文字符号从左至右号仿宋字体，文字符号从左至右横写横排，一般每页横写横排，一般每页2222行，每行行，每行2828个字。个字。双面印刷，页码套正，两面误差不超过双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm2mm。左侧装骑马订或平订，两钉，距版心上左侧装骑马订或平订，两钉，距版心上下下1/41/4处。不掉页，后
16、背平整，不空。处。不掉页，后背平整，不空。秘书四级基础知识第1章文书基础 通 用 公通 用 公文格式：文格式：公文各 要公文各 要素划分 为素划分 为眉首、主眉首、主体、版 记体、版 记三部分，三部分，如下图 所如下图 所示。请 参示。请 参见 教 材见 教 材P11-17P11-17，复习。复习。（二）（二）通用公文各要素标识规则通用公文各要素标识规则00000 机密年 特 急文件文件20062006号号关于关于通知通知(主送机关主送机关):):。附件：附件：1.2.(落款公文生效标识落款公文生效标识)二二六年一月十日六年一月十日 （附注）附注）主题词：主题词：通知通知 抄送：抄送：，。，。
17、（印发机关）（印发机关）2006 2006年月日印发年月日印发 （共印（共印份）份）眉眉首首主主体体版版记记秘书四级基础知识第1章文书基础包括包括7个方面个方面眉首眉首秘密等级秘密等级（绝（绝 密、机密、机 密、秘密、秘 密，密，两字之间空一格）和两字之间空一格）和保密期限保密期限：3号号黑体字，位于版心右上角第黑体字，位于版心右上角第1行；标行；标注期限时，中间用隔开。无保密注期限时，中间用隔开。无保密文件，不得标注。文件，不得标注。公文份数序号公文份数序号：每份：每份公文的顺序编号，位公文的顺序编号，位于公文首页版心左上于公文首页版心左上角第角第1行。行。发文机关标识发文机关标识：由机关名
18、（全称：由机关名（全称或规范简称）加文件两字组成（特或规范简称）加文件两字组成（特定公文可以不加）。小标宋体套红定公文可以不加）。小标宋体套红大字居中，最大小于大字居中，最大小于22mm15mm。紧急程度紧急程度：分特急、急件：分特急、急件两种。用两种。用3号黑体，位于首号黑体，位于首页右上角第页右上角第2行或第行或第1行；行；不是事关重大，需要急办的，不是事关重大，需要急办的，不得标注。不得标注。秘书四级基础知识第1章文书基础眉首眉首四川省人事厅四川省人事厅四川省科四川省科 委委 文件文件四川省财政厅四川省财政厅发文字号：发文字号：由发文机关代字、年份、序号组成，位于发文机由发文机关代字、年
19、份、序号组成，位于发文机关标识下关标识下空空2行行；3号仿宋体；年份序号用阿拉伯数码标识，号仿宋体；年份序号用阿拉伯数码标识，份标全称，加六角括号，序号为发文流水号，前面不得加份标全称，加六角括号，序号为发文流水号，前面不得加0，除命令（令）外，数字前也不加除命令（令）外，数字前也不加“第第”字。如中发字。如中发200615号、号、陕政字陕政字20073号、川府号、川府20092号。号。平行文、下行文居中平行文、下行文居中排布；上行文居左空排布；上行文居左空1字。字。居右空居右空1字为签发人：字为签发人：。几个机关联合发文时，主办机关排几个机关联合发文时，主办机关排列在前，其他机关在下方对应排
20、列，列在前，其他机关在下方对应排列，机关后的机关后的“文件文件”二字，居纵向中央。二字，居纵向中央。联合发文机关过多，保证首页显示正联合发文机关过多，保证首页显示正文。文。红色反线：红色反线：在位于发在位于发文字号下文字号下4mm处印一处印一条与版心等宽的红色线。条与版心等宽的红色线。秘书四级基础知识第1章文书基础下列发文字号中，正确的是下列发文字号中，正确的是()。(11年年11月月)A、卫、卫200305号号 B、社保、社保200723号号C、计生、计生035号号 D、教、教2002第第2号号答案：答案：B秘书四级基础知识第1章文书基础0000001 机密20年 特 急重庆市文化局重庆市文
21、化局渝教发20041号 关于的通知关于的通知 ：重庆市公安局重庆市公安局重庆市教育委员会重庆市教育委员会文件文件-1-0000001 机密20年 特 急渝教发20041号 关于的通知关于的通知 ：重庆市教育委员会文件重庆市教育委员会文件-1-秘书四级基础知识第1章文书基础眉首眉首签发人：签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居中左空排列于发文字号右侧。发文字号居中左空1字，字，签发人姓名居右空签发人姓名居右空1字；字；“签发人签发人”3号仿宋，全号仿宋，全角冒号；签发人姓名角冒号；签发人姓名2号楷体。号楷体。文件文件 签发人：签发人
22、：字字200号号 如有多个签发人，主办单位签发人姓名位于第如有多个签发人，主办单位签发人姓名位于第1行，其行，其他签发人从第他签发人从第2行起，在主办单位签发人下，按发文机关单行起，在主办单位签发人下，按发文机关单位顺序依次顺排，下移红色反线，使发文字号与最后一个签位顺序依次顺排，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之相距发人姓名处在同一行，并使红色反线与之相距4mm。秘书四级基础知识第1章文书基础包括包括7个方面个方面主体主体公文标题公文标题：位于红色反线下空：位于红色反线下空2行，用行，用2号小标宋体，号小标宋体，1行或多行居中排布。由发文机关、公文内容、
23、文种组成行或多行居中排布。由发文机关、公文内容、文种组成（标题三要素），除法规、规章名称加书名号外，一般不（标题三要素），除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如用标点符号。如*市政府关于开展财务大检查的通知市政府关于开展财务大检查的通知秘书四级基础知识第1章文书基础主体主体主送机关主送机关：公文的主要受理机关，应当用全称或规范简称、统称。：公文的主要受理机关，应当用全称或规范简称、统称。位于公文标题下方，正文上方，顶格排印。位于公文标题下方，正文上方，顶格排印。行文主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相行文主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用并列的机关之间用顿号
24、顿号间隔，不同类型、非并列关系的间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用机关之间用逗号逗号间隔，最后用间隔，最后用冒号冒号。如人事部关于开如人事部关于开展国家公务员普通话培训的通知的主送机关展国家公务员普通话培训的通知的主送机关：各省、：各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教育厅），语委（语言文字工作机构），国务院各部委、育厅），语委（语言文字工作机构），国务院各部委、各直属机构人事（干部）部门，新疆生产建设兵团人事各直属机构人事（干部）部门，新疆生产建设兵团人事局：局：向上级机关行文，特别是上行文中的请示，一般向上级机关行文，特别
25、是上行文中的请示，一般只有一个主送机关。如需其他相关的上级机关阅知，可只有一个主送机关。如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。以抄送。大多数公文有主送机关，但有些向全社会普发的大多数公文有主送机关，但有些向全社会普发的下行文（如通告、公告），没有明确的主送机关可以没下行文（如通告、公告），没有明确的主送机关可以没有这一项有这一项秘书四级基础知识第1章文书基础主体主体正文正文：正文位于主送机关名：正文位于主送机关名称的下一行，每自然段左空称的下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不字，回行顶格。数字、年份不能回行。能回行。一般公文要求一文一一般公文要求一文一事事。附件附件：如有附件，在正
26、文：如有附件，在正文下空下空1行行左空左空2字，用字，用3号仿号仿宋体标识宋体标识”附件附件“，后标全角，后标全角冒号和名称，附件名称后不冒号和名称，附件名称后不加标点符号，有多个附件使加标点符号，有多个附件使用阿拉伯数码标序号。用阿拉伯数码标序号。秘书四级基础知识第1章文书基础主体主体成文日期成文日期：右空右空4字字，用汉字标全年、月、日，零写成，用汉字标全年、月、日，零写成”(在拼音中打在拼音中打)，不能写成，不能写成0。如上文中不以写成。如上文中不以写成“二二00六六年年1月月10号号”、“2006年年1月月10日日”、“二零零六年一月十二零零六年一月十日日”、”贰零零陆年壹月拾日贰零零
27、陆年壹月拾日“。位置，文尾标注，题下标注，。位置，文尾标注，题下标注，会议通过的公文、决议、决定、条例、规定等，成文日期加会议通过的公文、决议、决定、条例、规定等，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。括号标注于标题下方居中位置。秘书四级基础知识第1章文书基础主体主体附注附注：是用来注明文件的阅读、传达范围和行文的事项。：是用来注明文件的阅读、传达范围和行文的事项。如有附注，用如有附注，用3号仿宋体，在成文日期下号仿宋体，在成文日期下1行居左空行居左空2字加圆括号标注，一般是对公文的发放对象注意事项加以说字加圆括号标注，一般是对公文的发放对象注意事项加以说明，明，“（如件传达群众）（如件传达群
28、众）“不要把附注理解为是对公文内容的解释或注释。不要把附注理解为是对公文内容的解释或注释。“请示请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。应当在附注处注明联系人的姓名和电话。秘书四级基础知识第1章文书基础主体主体公文生效标识公文生效标识印章印章：单一机关制发的公文在落款处不署：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。加盖印章应上距正文发文机关的名称，只标识成文时间。加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上
29、；在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左左右各空右各空7 字字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖当联合行文需加盖3 个以上印章时，为个以上印章时，为
30、防止出现空白印防止出现空白印章章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下交或相切；在最后一排印章之下右空右空2 字标识成文时间字标识成文时间。秘书四级基础知识第1章文书基础 。附件：1.2.二四年一月一日主题词：抄送：，。2004年 月日印发 3 3个个及以及以上机上机关联关联合行合行
31、文文-2-成文日期成文日期此处空此处空4个字位置个字位置 单位 单位 单位 单位 单位秘书四级基础知识第1章文书基础主体主体特殊情况说明特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识文同处一面，不得采取标识“此页无正文此页无正文”的方法解决。的方法解决。秘书四级基础知识第1章文书基础包括包括5个方面个方面版记版记主题词主题词：主题词：主题词”用用3 号黑体号黑体字，居左顶格标识，后标全角字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目
32、用冒号；词目用3 号小标宋体字；号小标宋体字；词目之间空一字。词目之间空一字。主题词的标引，坚持主题词的标引，坚持“谁办文，谁标引谁办文，谁标引”的原则。的原则。置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行 抄送：抄送：在主题词下在主题词下1 行；左行；左空一字空一字用用3 号仿号仿宋体字标识宋体字标识“抄送抄送”，后，后标全角冒号；抄送机关标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机齐；在最后一个抄送机关标句号。关标句号。秘书四级基础知识第1章文书基础包括包括5个方面个方面
33、版记版记印发机关和印刷时间：印发机关和印刷时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）共占主题词之下）共占1 行位置；用行位置；用3 号仿宋体字。印发机关号仿宋体字。印发机关左空左空1 字字，印发时间，印发时间右空右空1 字字。印发时间以公文付印的日。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。期为准，用阿拉伯数码标识。置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行 版记反线：版记反线：版记中各要素下均加一条版记中各要素下均加一条黑色黑色反线，宽度同版心。反线，宽度同版心。目的：目的：1、显示各要素之间的区别；、显
34、示各要素之间的区别；2、显得美观好看。、显得美观好看。共印份数：位于印发日期右下方。其下不加反线。共印份数：位于印发日期右下方。其下不加反线。秘书四级基础知识第1章文书基础包括包括5个方面个方面版记版记页码：页码：用用4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心版心下边缘下边缘之下一行，数码左右各放一条之下一行，数码左右各放一条4 号一字线，一字线距版心下号一字线，一字线距版心下边缘边缘7mm。单页码居。单页码居右空右空1 字，双页码居字，双页码居左空左空1 字。空白字。空白页和空白以后的页不标识页码页和空白以后的页不标识页码。置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一
35、行置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行 秘书四级基础知识第1章文书基础（三）通用公文的特定格式（三）通用公文的特定格式信函格式：信函格式：发文机关名称上边缘距上页边的距离为发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称全称下下4mm 处为一条武文线（上粗下细），处为一条武文线（上粗下细），距下页边距下页边20mm 处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每。每行距中排行距中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间个字。发文机关名称
36、及双线均印红色。两线之间其他各要素的标识方法同前述公文。其他各要素的标识方法同前述公文。有信函格式、命令格式、会议记要格式三种。有信函格式、命令格式、会议记要格式三种。命令格式：命令格式：命令标识由发文机关名称加命令标识由发文机关名称加“命令命令”或或“令令”组成，组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空，下边缘空2 行居中标识令号；令号下行居中标识令号；令号下空空2 行标识正文；行标识正文；正文下一行右空正文下一行右空4 字字标识签发人名章，签标识签发人名章，签名章左空名章左空2
37、字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人名章下一行右空人职务应标识全称。在签发人名章下一行右空2 字标识成文字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素同前。时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素同前。秘书四级基础知识第1章文书基础会议记要格式：会议记要主要是针对国家行政机关的办公会会议记要格式：会议记要主要是针对国家行政机关的办公会议纪要。议纪要。会议纪要标识由会议纪要标识由“会议纪要会议纪要”组成。其标识组成。其标识位置距版心上边缘位置距版心上边缘25mm或或80mm(上报文上报文)，用红色小标宋，用红色小标
38、宋体字，字号由发文机关酌定。可以写标题，也可以不写标题；体字，字号由发文机关酌定。可以写标题，也可以不写标题；主送机关可写也可以不写，会议纪要不加盖印章。但标注成主送机关可写也可以不写，会议纪要不加盖印章。但标注成文日期，他要素标识与前同。文日期，他要素标识与前同。二、事务文书、商务文书格式二、事务文书、商务文书格式 除了简报等个别文种外，大多文书除了简报等个别文种外，大多文书不具有版头、主体、不具有版头、主体、版尾这样严格的三大板块的划分版尾这样严格的三大板块的划分；事务文书与商务文书包含；事务文书与商务文书包含多个文种，这些文书各有各的格式规范与要求，如请柬有其多个文种，这些文书各有各的格
39、式规范与要求，如请柬有其固定的格式；合同、标书也有约定束成的格式。固定的格式；合同、标书也有约定束成的格式。秘书四级基础知识第1章文书基础 市府公文市府公文 紧急紧急 06府发府发21号号 市人民政府严厉打击非法出版活动的通知市人民政府严厉打击非法出版活动的通知当前，我市一些地方非法出版活动十分猖獗，传播有害书刊和音像制当前，我市一些地方非法出版活动十分猖獗，传播有害书刊和音像制品。品。现将有关事项通知如下。现将有关事项通知如下。（以下略）（以下略）附件：如文附件：如文市人民政府市人民政府 2006年月日年月日主题词：出版主题词：出版 通知通知报：（单位略）报：（单位略）送：（单位略）送：（单
40、位略）二零零六年月日二零零六年月日 市人民政府办公厅印市人民政府办公厅印（共印（共印500份）份）7、试指出以下公文格式的毛病、试指出以下公文格式的毛病 文件文件位置位置年分全年分全称称位置位置不要不要缺主送机关缺主送机关位置位置左空左空2字，后写标附件标题字，后写标附件标题名名主题词标引不全规范主题词标引不全规范成文日期用汉字成文日期用汉字没有反没有反线线不要报送单位，老规范不要报送单位，老规范位置不对，印制日期用数位置不对，印制日期用数码码秘书四级基础知识第1章文书基础 正确的公文格式正确的公文格式013 紧急紧急 市府市府文件文件 府府200621号号 市人民政府严厉打击非法出版活动的通
41、知市人民政府严厉打击非法出版活动的通知（主送机关）：（主送机关）：当前，我市一些地方非法出版活动十分猖獗，传播有害书刊和音当前，我市一些地方非法出版活动十分猖獗，传播有害书刊和音像制品。像制品。现将有关事项通知如下。现将有关事项通知如下。（以下略）（以下略）附件：附件：市人民政府市人民政府 二二六六年月日年月日 主题词：主题词：非法出版非法出版 严厉打击严厉打击 通知通知 抄送：抄送：，。，。（单位略）（单位略）市人民政府办公厅印市人民政府办公厅印 2006年月日年月日 （共印（共印500份）份）可以不要可以不要错的地方用错的地方用绿色绿色标示标示秘书四级基础知识第1章文书基础请示与报告的区别
42、（1 1）行文目的不同：）行文目的不同：请示的目的是请求上级机关批准某项工作请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。况，便于及时指导。（2 2）行文时间不同：）行文时间不同：请示必须事前行文；报告可以在事后或者请示必须事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。事情发展过程中行文。（3 3）内容要求不同：）内容要求不同：请示一般只写一个主送机关；受双重领导请示一般只写一个主送机关；受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示的内容注明主报机关和的单位报其上级机关的
43、请示，应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示事项；报告可以报送一个或多抄报机关，主报机关负责答复请示事项；报告可以报送一个或多个上级机关。个上级机关。（4 4）处理结果不同：）处理结果不同：请示属于请示属于“办件办件”，指上级机关应对请示，指上级机关应对请示类公文及时予以批复；报告属于类公文及时予以批复；报告属于“阅件阅件”，对报告类公文上级机，对报告类公文上级机关一般以批转形式予以答复，但也没必要件件予以答复。关一般以批转形式予以答复，但也没必要件件予以答复。秘书四级基础知识第1章文书基础以下对报告与请示表述不准确的是以下对报告与请示表述不准确的是()。A A、请示有对
44、应的文种，而报告则无、请示有对应的文种，而报告则无 B B、行文方向不同，报告是下行文，请示是上、行文方向不同，报告是下行文，请示是上行文行文C C、请示只能事前，而报告事前、事中、事后、请示只能事前，而报告事前、事中、事后均可均可D D、请示只能有一个主送单位，而报告则可以、请示只能有一个主送单位，而报告则可以有多个主送单位有多个主送单位答案：答案：B秘书四级基础知识第1章文书基础1.3 1.3 应用文书的要素应用文书的要素 材料、主题、结构、语言是应用文书的四要素。材料、主题、结构、语言是应用文书的四要素。材料是应用文的材料是应用文的血肉血肉；主题主题 灵魂灵魂；结构结构 骨骼骨骼；语言语
45、言 细胞细胞。一、材料一、材料 是作者为了某一目的，收集、摄取以及写入文章中是作者为了某一目的，收集、摄取以及写入文章中的一系列的一系列事实事实或或依据依据。事实事实或或依据依据包括事件、现象或数据、理论根据、公包括事件、现象或数据、理论根据、公认的原则、科学公理等。认的原则、科学公理等。材料的运用有材料的运用有4个环节，即材料的个环节，即材料的占有占有、鉴别鉴别、选选择择和和使用使用。秘书四级基础知识第1章文书基础材料材料（一）材料的占有（一）材料的占有 文章的成败，文章某一局部的成败，均要以体现出作者储文章的成败，文章某一局部的成败，均要以体现出作者储备材料的备材料的能量能量与与功力功力。
46、占有材料的途径：占有材料的途径：一是亲身经历所获一是亲身经历所获直接经验直接经验；二是；二是调查阅读所获调查阅读所获间接经验间接经验；占有材料的要求：历史和现实的、中国的和外国的、正面占有材料的要求：历史和现实的、中国的和外国的、正面的与反面的、具体的和概括的，总之的与反面的、具体的和概括的，总之占有的材料越多越好占有的材料越多越好。（二）材料的鉴别（二）材料的鉴别 就是对材料进行分析、比较的研究过程。就是对材料进行分析、比较的研究过程。没有鉴别就无法选择材料。没有鉴别就无法选择材料。鉴别的过程就是选择的过程鉴别的过程就是选择的过程。秘书四级基础知识第1章文书基础材料材料 选择材料是解决用什么
47、选择材料是解决用什么材料的问题。材料的问题。材料选择有材料选择有4个原则：个原则：1、围绕主题；、围绕主题；2、选择典型材料；、选择典型材料；3、选择真实准确的材料；、选择真实准确的材料；4、选择生动新颖的材料。、选择生动新颖的材料。（四）、材料的使用（四）、材料的使用 用材是解决如何运用用材是解决如何运用材料的问题。材料的问题。使用材料要注意使用材料要注意2点：点：1、一是恰当安排先后顺序一是恰当安排先后顺序怎样安排：原则是怎样安排：原则是符合读者符合读者思维习惯，便于读者接受；思维习惯，便于读者接受；一般遵循的标准：一般遵循的标准：时间的先后；重要程度；材时间的先后；重要程度；材料内部的逻
48、辑关系；说理的料内部的逻辑关系；说理的顺序；行文的方便。顺序；行文的方便。（三）、材料的选择（三）、材料的选择2、确定材料的详略程度、确定材料的详略程度对材料详略处理的标准：对材料详略处理的标准：一是根据主题需要确定材料一是根据主题需要确定材料的详略；二是根据文体的特的详略；二是根据文体的特点确定材料的详略。点确定材料的详略。秘书四级基础知识第1章文书基础主题主题 二、主题二、主题（一）主题的概念（一）主题的概念 主题是作者在说明问题、发表主张或反映生活现象主题是作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。时通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心
49、思想。确立主题，也称为立意，应依据以下确立主题，也称为立意，应依据以下2点：点：1、以写作目的为立意依据。应用文写的目的一般、以写作目的为立意依据。应用文写的目的一般是确定的：如机关领导的布置；上级机关文件的规定等。是确定的：如机关领导的布置；上级机关文件的规定等。（二）确立主题的依据（二）确立主题的依据 2、以材料本身的意义为立意依据。这部分应用的、以材料本身的意义为立意依据。这部分应用的主题需要作者从原材料中提炼主题。有一定的难度。主题需要作者从原材料中提炼主题。有一定的难度。秘书四级基础知识第1章文书基础主题主题（三）对主题的要求（三）对主题的要求 1、正确：符合党、国家的法律、法令、方
50、针、正确：符合党、国家的法律、法令、方针、政策。否则，就不能发挥好政策。否则，就不能发挥好积极积极的作用。的作用。2、深刻：就是要对公文陈述的事实，进行归纳、深刻：就是要对公文陈述的事实，进行归纳、总结，提练出体现主体的点睛之笔。总结，提练出体现主体的点睛之笔。3、新颖：就是公文应用与时俱进，能反映当前、新颖：就是公文应用与时俱进，能反映当前社会、工作状态的真实面貌，使主题富于活力。社会、工作状态的真实面貌，使主题富于活力。4、集中：应用文书不同于文学作品，一般要求、集中：应用文书不同于文学作品，一般要求艰持艰持“集中集中”的原则。即的原则。即“一文一事一文一事”。因为公文代表了。因为公文代表
