1、档案文书管理制度范文（通用6篇）档案文书管理制度11、文书立卷每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，根据案卷类目做好平时的文件收集、分类工作。在文件收集齐全的基础上，将文件按以下特征逐项分开。分年度。将文件按其形成的年度分开。分级别。将文件按其作者之间的关系分成上级、同级、下级。对互相联系紧密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。分机构。将文件按其产生或承办部门分开。分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。分期限。根据文书档案保管期限的规定，将文件按不同的保管期限分开。在文书分类的基础上，根据实际情况，灵活运用文件各特征（问题、作者、时间、地区、文件名称、
2、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。拟写案卷标题，简明、确切地反映卷内文件的内容。案卷正式确定下来后，根据卷内文件时间、重要程序、问题、作者、地区、文件名称、文书往来机关等具体情况系统排列。编写卷内文件的页号；填写卷内文件目录和备考表；拆除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。2、档案管理将档案库房的档案柜、架科学排列编号。保持库房内外清洁卫生。学习和掌握档案保护技术。库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避免灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。3、档案利用准备检索工具。编制案卷目录、全引目录、专
3、题文件目录、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进行审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。借阅档案，应认真填写借阅登记薄档案利用效果登记表，以便存查。对借出的档案资料要按时收回入库。4、档案统计建立档案收进、移出登记簿。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。5、档案鉴定根据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定。剔除没有保存价值的文件，对归档文件确定其保管期限。对保管期限已经满10年的档案，移交市档
4、案馆保存。对会议形成的资料、市政协大事记、常委会议记录等也要立卷、归档、入馆。档案文书管理制度2(一)文件管理制度第一条管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。第二条制度规范1、文件
5、的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，
6、对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。第三条文件管理流程设计1、内部文件管理流程：起草文件审查编号审批、签发打印文件下发文件文件存档2、外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存档清退文件存档文件销毁3、借阅流程：提出申请，办理手续批准借阅清退文件存档文件销毁(二)文书管理制度第一条管理要点1
7、、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。2、文书管理范围包括：一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。第二条制度规范1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。2、按照文书
8、管理范围，行政人事部的发文根据需要填写发文簿，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。3、行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。4、按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。5、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁;须上级审批同意，方可销毁。6、办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。第三条流程设计起草文书填写发文簿(需要时)张贴存档更新目录(纸质档与电子档)借阅清退审批销毁(三)档案
9、管理制度第一条管理要点1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。2、档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。第二条制度规范1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。4、各部门需借阅相关档案，
10、须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。第三条流程设计根据文件、文书目录整理需要归档的档案排序整理，编制编目存档借阅清退档案文书管理制度3一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
11、2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。3、联合发文经公司领导及联合
12、发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。三、档案管理制度（一）归档范围1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。2、重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。5、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（
13、即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。7、公司及各部门的年度工作计划、总结。8、本公司的各种统计报表。9、信访工作材料。10、本公司与有关单位签订的合同、协议书，房屋买卖、租赁协议，资产登记等凭证性文件材料。11、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。12、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。13、专业技术职称评审材料。（二）归档时间1、各部门应主动在每年元月底将上年度具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人不能把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。2、每年六月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一年度的部门文书档
14、案，并办理移交手续。3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。4、基建、工程项目竣工验收后，三个月内归档。（三）归档要求1、归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带，都必须齐全、完整、系统、条理，保持有机联系。2、归档的书面文件资料手写文稿，不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写，不得采用红墨水书写。出现上述情况，文书应及时要求有关部门或人员进行重抄或复制。（四）档案管理1、档案管理：依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，案卷排列并编制案卷目录。2、档案保管：公司设立专用文件库保存档案，定期检查存放档案室内的档案资料状况，对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档
15、案资料必须及时进行恢复、修补或复制。做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。4、档案的销毁：文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司质管部及相关领导批准后，编制销毁清册，办理销毁手续，方能销毁。销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。（五）档案利用1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，并在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限及利用目的。2、档案利用方式有：提供档案原件、提供档案复印件、提供文献索引资料。
16、3、借阅人员不准随意拆卷和任意抽、换卷内文件或剪贴涂改字句，不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经公司领导批准后才能摘抄和复制。4、依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。档案文书管理制度4一、医院所有文件、信函、简报及其它资料等，统一由办公室专人实行归档规范管理。二、医院收文程序是：各科室在接收到相关文件（含外出开会）时必须先交办公室，由办公室负责统一登记、编号，呈送医院领导阅批，不得遗漏、延误和丢失。文件传阅完毕后，统一由办公室保存，相关科室保存复印件。三、医院发文程序是：各承办科室根据院领导批示意见起草文件，文件起草后，按报批程序报分管领导、院长签发。拟文科室必须按照领
17、导签发稿认真校对后交办公室把关，并统一编号，统一印制。凡未经分管领导或院长签发的文件，办公室不予编号；文件印制必须规范、清晰、整洁，盖章后，要连同签发稿、附件等一式三份入档保存。四、拟文科室要注重提高公文质量，格式规范，字迹工整，确保公文的权威性和严肃性。各科室的文件要妥善保管，不得随意丢放。印制涉密文件、材料过程中形成的废页、废件应由相关负责科室及时销毁。五、办公室要对所有文件、档案及各种资料在年底时分类登记、整理装订、入档保存。外出开会或从上级机关带回的文件，及时交办公室专人进行登记入档保存。未经办领导允许，各股室不得擅自复印、摘印涉密文件和资料。六、外单位查阅档案资料时，须说明查阅的范围
18、及用途，经院长或分管领导批准后方可查阅。本单位人员查阅文件档案时，要通过办公室查阅，阅后及时归档。七、严格遵守保密纪律。各种秘密文件、档案、统计资料、编制信息、会议记录等，都由办公室专人负责管理，保守秘密。需销毁的文件资料，要进行清理登记，通过一定方式彻底销毁。八、对违反保密纪律，丢失文件档案造成失密、泄密的人员，给予批评教育。情节严重的，建议给予党纪、政纪处分，故意泄密造成严重后果的，要追究其法律责任。档案文书管理制度5一、中心公文的起草、签发，不准用圆珠笔、铅笔、红色笔。二、以中心名义制发的所有公文，由拟稿人编写发文稿纸，经分管领导或科负责人核稿签字后，由中心主任签发。三、中心档案包括各种
19、文字、图表、簿册、音像、磁盘、光盘等不同形式、不同载体的档案材料。四、归档范围是国家、省、市、区文件；中心领导参加上级会议带回的主要文件材料；中心的文件、会议记录、领导讲话、工作总结、资料、照片、音像材料；中心制定的章程、制度、规定等文字材料；中心干部档案、干部花名册、干部奖惩及调动等有关文字材料等内容。五、归档时间（一）文书档案，各科应随时形成；（二）会计档案，由财务室整理编目并保存一年，在次年6月底前向档案室移交；（三）声像档案，在声像档案形成后一个月内形成，当事人必须写好材料说明后整理交档案室；（四）外出开会、考察、学习等活动带回的文件材料，按规定处理完毕后及时交档案室。（五）各科档案应
20、于每年12月底归档完毕。六、归档要求（一）各科的文件材料，由该科负责收集齐全、完整造册，年底交档案室管理。（二）制作归档的文件材料，须用纸规格统一，字迹工整，且只能用碳素墨水或蓝黑墨水填写、修改、审批和签名，以便保护档案。（三）凡以中心名义发出的文件，必须保存原稿，并附正式文件1份。七、档案室要建立档案的登记、统计台帐，及时记载档案的收进、移出等变动情况，每年核对、检查一次，做到帐实相符。八、要保持档案库房的清洁、卫生、整齐，严禁在库内吸烟、生火、存放易燃、易爆物品。九、对破损、褪变档案，及时进行修复、抢救；对保管期满的档案，要按照规定办理鉴定销毁手续。十、要对室藏档案划定密级，对秘密以上档案
21、必须妥善保管，严格借阅手续，未经中心领导同意不得借阅。十一、借阅档案者，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不能在档案原件上划线、圈点、加注、勾抹、涂改、污损。未经批准，不得摘抄或复制档案。十二、对失去保存价值的档案应编制销毁清册，写出销毁报告，报中心领导批准后销毁。销毁时，应指定二人以上工作人员监销，并在销毁册上签名。十三、凡应归档的文件材料，承办部门均应按归档制度定期向档案室移交，任何个人不得据为己有，否则按档案法、档案法实施办法的有关条款规定予以处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任。档案文书管理制度61、我院各科室、部门须对收到的各类文书档案及时登记，造册、传阅等须按我院收文处理流程进行处理，处
22、理完毕及时上架归档，避免档案流失。2、每年六月前把上一年的文书档案整理归类，按水矿总医院档案归类范围和分类标准进行归类并进行编目，整理完毕移交给党政办档案室。3、党政办档案室须对我院各科室、部门移交给的档案进行验收，验收合格后，认真填写移交清单，经双方签字后才有效。4、党政办档案室对档案进行归档，装订成册，建全宗目录等相关的档案整理工作。5、我院的档案不得随意复制，须经党政办主任签字认可才得以复制。6、凡涉保密文件概不对外查阅，须经分管院领导同意方可查阅。7、党政办档案室的管理严格按照防火、防水、防盗、防虫、防鼠、防尘进行管理。8、档案人员应负责文件的收集、保管，并按期归档保证档案的齐全和完整，违反者应给予批评、行政或经济处罚。9、档案遗失的人员处罚按国家档案法规定执行。10、档案人员每月对档案管理状况进行全面检查，并作记录。如有特殊情况立即检查，发现问题向有关领导汇报，采取措施保护档案的安全。11、档案人员对档案的收进、移交、销毁，全宗和案卷数，利用情况等及时做好统计工作。12、档案人员要严格执行档案材料的鉴定销毁制度，维护档案材料的完整与安全，未经鉴定和批准的档案材料不得销毁。13、档案人员应积极创造条件研究并采用新的科学技术，使档案管理逐步进入现代化、电子化管理。
