1、聚成企业管理顾问股份番禺公司 主讲主讲:鍾海鍾海濤濤（原名鍾（原名鍾昌鎬昌鎬）20142014年年0303月月2121日日九段秘书：如何做好秘书工作九段秘书：如何做好秘书工作广州市巨和工程机械有限公司 讲 师 简 介 鍾海濤（本名 鍾昌鎬）资深管理培训专家/潜能开发大师如何管理/育/留80后后与90后员工第一人清华大学基础工业训练中心特聘客座教授深圳北京大学研究生院客座教授名仕管理学院资深高级讲师总裁学院-总裁培训网金牌讲师暨南大学管理学院客座教授时代光华（深圳）公司培训总监为1000多家企业或团队提供过培训或咨询服务 长期以来，人们总以为，秘书长期以来，人们总以为，秘书/助理就是接接电助理就
2、是接接电话、收发一下文件、搞搞会议记录、接待一下访话、收发一下文件、搞搞会议记录、接待一下访客客总之，是一些事务性的工作，其实不然。秘书总之，是一些事务性的工作，其实不然。秘书/助理虽然没有主管、主任、经理、部长等职务，但助理虽然没有主管、主任、经理、部长等职务，但其级别却与其相同。秘书其级别却与其相同。秘书/助理往往是助理往往是“一人之下，一人之下，数人之上数人之上”、“一人之下，百人之上一人之下，百人之上”，甚至，甚至“一人一人之下，千万人之上之下，千万人之上”，所以，秘书，所以，秘书/助理就必须具备助理就必须具备良好的素质、较宽的知识面与包括管理在内的各方面良好的素质、较宽的知识面与包括
3、管理在内的各方面的能力，课程的能力，课程九段秘书：如何做好秘书工作九段秘书：如何做好秘书工作便是便是你的加油站，你准备好了吗！你的加油站，你准备好了吗！课课 程程 背背 景景第一单元第一单元 秘书要有文采例：下雨天留客天天留我不留（段句）一、秘书/助理的岗位职责二、对秘书/助理的素质与能力要求 素质能力是知识与智力诸因素的综合表现，属改造世界范畴。1、文字写作能力2、你的人文魅力3、组织管理能力4、信息处理能力5、公众讲演能力6、情绪管理能力7、利用职权的能力8、利用时间的能力9、管理上司的能力语录：人生最大的成功莫过于在最短时间内达成多个目标上楼梯时走在领导后面下楼梯时走在领导前面三、21世
4、纪的秘书助理的风范 全美秘书学会四、秘书/助理的职业机遇 共和国的第一任总理周恩来曾经当过秘书 任粥时同志在抗日战争期间担任过中央秘书长，直接领导中央秘书处的工作 邓小平早年在上海期间，曾担任党中央秘书长，领导秘书处工作 新中国开国领袖毛泽东早年曾经当过秘书 联合国秘书长安南的形象完美无缺，令人尊敬和爱戴 邓颖超曾经兼任苏区中央局秘书长，到了陕北后，又担任中央秘书长第二单元第二单元 案例研究：总经理要求秘书安排次日上午十点开一个会议。对秘书来说，什么是任务？什么是结果？怎样做才能得到好结果？让我们看看一至九段秘书的做法。一段秘书的做法：一段秘书的做法：发通知发通知l用电子邮件或在黑板上发个通知
5、；l准备相关会议用品；l参加会议，做好服务。会议通知会议通知会议名称：业务会议会议名称：业务会议会议时间：会议时间：3 3月月1818日上午日上午10:0010:00会议地点：大会议室会议地点：大会议室与会人员：业务部、客服课长、与会人员：业务部、客服课长、MT MT制程、制程、MTMT技专、技专、设计人员、设计人员、MTQCMTQC、主办单位：总经办主办单位：总经办思考：会议通知是不是这样？思考：会议通知是不是这样？文章叫主题，会议叫议题 会议前要与领导分析这个会议要不要开提个醒：研判是否需要开会提个醒：研判是否需要开会 1、可以不要开会的、可以不要开会的“五个如果五个如果”一段秘书的做法（
6、续）一段秘书的做法（续）：、如果没有什么特别的事情不要开会、如果你是唯一可以做决策的人，也不要开会、如果还有比开会更好的方法就不举行会议、如果已经有了例会也不要召开会议、如果会议成本太大，不要开会2、必须开会的、必须开会的“五个如果五个如果”一段秘书的做法（续）一段秘书的做法（续）：、如果必须把信息同时传达给很多人、如果遇到重大事件需要激励大家时、如果确要让大家参与以集思广益、如果要听取很多部门汇报工作、如果确需解决多方存在的矛盾 头脑风暴最长不可超过30分钟 参加的人最多不可超过10人 不允许批评别人 会议室半圆形或马蹄形l发通知后打电话与参会人确认；l确保每个人被及时通知到。二段秘书的做法
7、：二段秘书的做法：抓落实抓落实 提个醒：应该将出席会议的人分为必需参加者，可以旁观（听）者和可选择参加者几类 为什么会场有人打瞌睡，不投入 追求卓越，唯一不变的就是改变 江山易改，本性可移 改变从现在开始 改变在改变之前一、失败会议的具体表现一、失败会议的具体表现 二段秘书的做法（续）：二段秘书的做法（续）：二、对失败会议的预防措施二、对失败会议的预防措施 二段秘书的做法（续）：二段秘书的做法（续）：部门例会在周一早上 总经理总结会议在周五下午 日常部门会议不可超过1.5小时（人的注意力不超过90分钟）（发通知打电话落实到人后）l在会前30分钟提醒与会者会；l确定参会人员有没有变动；l对临时有
8、急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的是不是必须参加会议的人。三段秘书的做法：三段秘书的做法：重检查重检查 （发通知，落实到人，会前提醒后）l发完通知还去测试可能用到的投影、电脑、放大器等设备是否工作正常；l并在会议室门上贴上小条：此会议室明天十点到十二点有会议 四段秘书的做法：四段秘书的做法：勤准备勤准备一、成功会议的标志:不唱独角戏会议管理必要（除与会者以外）的三个角色：会议长：部门负责人主持人：秘书书记员：1、会议长在会前的（准备）工作、会议长在会前的（准备）工作二、会议管理的仨角色各自在会前的工作 四段秘书的做法（续）：四段秘书的做法（续）：、决定是否召开会
9、议并提出议题、确定参会人员、会议时间与地点、提出主持人的人选，确保其愿意且能承担任务、与主持人商讨：提出议程建议，请主持人制订会议议程，包括限定各环节的时间、预测会议争论的焦点和利害关系、提醒安排会议必略去的物资、委托主持人安排会议通知2、主持人在会前、主持人在会前的（准备）工作的（准备）工作二、会议管理的仨角色在会前的（准备）工作 四段秘书的做法（续）：四段秘书的做法（续）：确定书记员人选落实会场地点安排会议通知制定会议议程 四段秘书的做法（续）：四段秘书的做法（续）：二、会议管理的仨角色在会前的（准备）工作3、书记员在会前、书记员在会前的（准备）工作的（准备）工作了解议题和议程会场及设施落
10、实通知会议会议物资准备 （发通知，落实到人，会前提醒，测试了设备）1、还主动了解这个会议的目的性质是什么？2、会议的议题是什么？3、会议通知中就有与这个会议相关的议题等注意事项，供他们参考，以便会议一开始就能进入主题。五段秘书的做法：五段秘书的做法：细准备细准备（发通知，落实到了人，会前也通知到了，也测试了设备，还提供了相关会议资料）l还在会议过程中详细做好会议记录；l在得到允许的情况下，做一个录音备份。六段秘书的做法：六段秘书的做法：做记录做记录书记员（秘书）在会议中的职责书记员（秘书）在会议中的职责 六段秘书的做法六段秘书的做法(续续)：提醒与会者签到全面而准确的进行会议记录会议记录起头处
11、应注明标题、议题、会议长、主持人及出席人名单使用列点或简短文字说出会议达成了什么一致指出令人困惑的发言，请其解清楚l会后整理好会议记录；l起草会议纪要，呈送给总经理；l请示总经理：会议纪要是否发给参加会议的人员或者其他人员（如有必要）。发记录 七段秘书的做法：七段秘书的做法：一、会议纪要的概念一、会议纪要的概念 1、什么是会议纪要、什么是会议纪要 是记载和传达会议情况和议是记载和传达会议情况和议事事项的公文事事项的公文 2、会议纪要的重要作用、会议纪要的重要作用 一旦被权力机关批复，就同一旦被权力机关批复，就同其文件一样需要执行其文件一样需要执行 会议管理本是高效管理的工具，如果没有做好会议管
12、理，那么会议会成为高效管理的杀手二、会议纪要结构的三个部分二、会议纪要结构的三个部分 1、标题（两项要素）：、标题（两项要素）：会议名称和文种会议名称和文种2、正文（四项内容）：、正文（四项内容）：）会议概况）会议概况）会议精神）会议精神）会议的决定事项）会议的决定事项）结语）结语3、末尾（三项内容）：、末尾（三项内容）：下发单位、印发机关和日期下发单位、印发机关和日期 七段秘书的做法（续）：七段秘书的做法（续）：三、会议纪要写作的四个要点三、会议纪要写作的四个要点 七段秘书的做法（续）：七段秘书的做法（续）：真实准确重点突出把握顺序，注意取舍已经决定的问题先写重要的尚待解决的问题后写分歧性的
13、意见不写小时内的部门会议纪要，一张纸即可4、会议纪要惯用的衔接用语、会议纪要惯用的衔接用语课堂作业：起草课堂作业：起草会议纪会议纪 要要 七段秘书的做法（续）：七段秘书的做法（续）：会议认为、会议提出、会议强调、会议决定l将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人；八段秘书的做法：八段秘书的做法：定职责定职责l形成书面备忘录，经当事人确认后，交给总经 理与当事人一人一份；l定期检查、跟踪各项任务的完成情况，协调解决执行中出现的问题，并及时汇报给总经理。一、遵守高效会议的规则一、遵守高效会议的规则 八段秘书的做法八段秘书的做法(续续)：、不唱独角戏、会前要有议程、找个没有干扰的会场、在醒目
14、地方挂置一个钟、日常会议不要超过1.5小时、找出适合所有参会人的时间、逾的会议有书面通知、议程、主持人具备会议组织能力、准时开始准时结束、会后要有会议纪要二、与会者的八项守则二、与会者的八项守则 八段秘书的做法八段秘书的做法(续续)：会前充分准备准时出席会议会中以解决问题为已任开放的心态，排除部门之见所有“必须参会者”都要准备会上发言耐心聆听，尊重他人不隐恶扬善，不人身攻击三、会议主持人的职责三、会议主持人的职责 八段秘书的做法八段秘书的做法(续续)：营造和谐气氛按照议程进行能听得进各种观点制止支流辩论和私下交谈鼓励过于内向者发言，限制过分活跃者l把上述过程做成标准化的会议流程，让任何一个秘书
15、都可以把会议服务的结果做到九段；l形成不依赖于任何人的会议服务体系！九段秘书的做法：九段秘书的做法：做流程做流程小组研讨：制作会议管理流程小组研讨：制作会议管理流程 可以是网络图，也可以是列点表达反映从会议准备工作到会议后的跟进落实l在这件事上，什么是任务？什么是结果？l通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议并做服务，这是“任务”。l但我们想要的是什么呢？l执行就是有结果的行动：是每次会议的问题都能得到落实和解决！九段秘书的启示：九段秘书的启示：一至九段秘书的结果差异一至九段秘书的结果差异发通知发通知一段一段10001000元元发通知发通知抓落实抓落实二段二段15001500元元抓落实抓
16、落实发通知发通知重检查重检查抓落实抓落实发通知发通知三段三段20002000元元重检查重检查勤准备勤准备四段四段25002500元元勤准备勤准备重检查重检查抓落实抓落实发通知发通知细准备细准备五段五段30003000元元细准备细准备勤准备勤准备重检查重检查抓落实抓落实发通知发通知做记录做记录六段六段40004000元元做记录做记录细准备细准备勤准备勤准备重检查重检查抓落实抓落实发通知发通知发记录发记录七段七段50005000元元发纪录发纪录做记录做记录细准备细准备勤准备勤准备重检查重检查抓落实抓落实发通知发通知定责任定责任八段八段60006000元元定责任定责任发纪录发纪录做记录做记录细准备细
17、准备勤准备勤准备重检查重检查抓落实抓落实发通知发通知做流程做流程九段九段1000010000元元l对结果的追求程度不同，工作的内容和结果就会不同。l工作结果的差异就是报酬和前途的差异。你想成为几段秘书？你想成为几段秘书？九段秘书的启示：九段秘书的启示：第三单元第三单元 为什么要跳舞？日本心理学家发现，学校里喜欢做早操的人，学习成绩也好 因为运动促进血液循环在平静的情绪状态下进行沟通善于询问，使用好铺路话向对方“表达自我”与“体谅对方”复述对方话语，确定对方的语意倾听是一种定力49相逢开口笑善于自我介绍记住别人的姓名热烈而坚定的握手嘴巴甜一点，度量大一点与人相处，雪中送炭案例研究：打不开一拉罐的
18、年轻人 近二十年前，个16岁的男孩乘火车南下深圳，他平生第一次由自己支配钱为自己买了一罐“健力宝”，中途实在忍不住要打开时，却发觉自己不会开，是坐在对面的一位年轻少妇为他解决了问题。那位少妇是如何处理的呢？学会给人保全面子 有人说，遇到一个什么样的上司，都是命中注定。然而，你是否想过，所有的上司，尽管位置比你高，权力比你大，可他仍是一个普通人，一个有着这样或那样缺点的人，因此，他也需要管理。1、管理上司的内涵、管理上司的内涵所谓管理上司，是指首先与上司建立一种好的工作关系，同时服从上司、忠诚上司、服务上司、肯定上司、影响上司、纠正上司让他进步的过程 看看亮剑亮剑：“小心老子揍你！小心老子揍你！
19、”毫无怨主地接受工作任务毫无怨主地接受工作任务主动向上司报告工作进度主动向上司报告工作进度主动提出改善提案，让上司进步主动提出改善提案，让上司进步多倾听上司的看法多倾听上司的看法要改变上司先改变自己要改变上司先改变自己2、首先是要与上司处好关系、首先是要与上司处好关系上司是上司是最重要最重要的客户的客户看看亮剑亮剑：“新一团团长是李云龙新一团团长是李云龙”纠正上司时要适可而止看电影：春节要贷款3、管理上司的策略一：忠于上司并让上司感觉到你忠于他以他为终极请示或者报告对象不能抗命，特别是第三才在场时为他维护形象甚至美化形象不让外界人士介入他的管辖内的事当他将犯错时，出面提醒他不谈论他的是非（为他
20、保守）在工作上为他冲锋冲锋陷阵 将荣耀归于上司 案例研究：但是最近你发现，上司将你的方案改头换面之后呈现给他的上司，面对喜好邀功的上司，你怎么办？3、管理上司的策略二：把荣耀归于上司，勇于为他承担责任平常心，咽下这口气，因为上司也要为下属承担连带责任如果是一个不好的创意，上级就成了替罪羊如果是一个好的创意，你会得到上司的常识（重用）案例研究：若你的上司犯了过错，需要承担法律责任，你愿意为你的上司承担责任吗？解救上司的五个作为3、管理上司的策略二：私下以强有力的理由提出不同见解妥善准备好可行的替代方案设法令其决策延缓你的反对应该适可而止可能的话为他的过错公开承担过失责任 尽管你不能威胁上司，但不
21、要忘记，报偿力本身也包含着威吓力。平日不断地提供报偿给上司，他就会担心：不定那一天你就不会再像过去那样尽心尽力地愿意提供给我报偿。这样报偿就发挥威吓作用了。报偿力把荣誉归诸于上司善尽职责避免上司犯错替上司解困真诚地赞美他（真诚、具体、恰如其分，不要让他感觉在拍马屁）威吓力 只要是你职权范围内的事项，你就应主动一手搞定。这样会使上司觉得：嘿！这件事找你就对了。于是，变成上司依赖你，而不是你依靠上司了。所以，身为下属，要充分、善用自己的职权。你在公司以外的党政军学、三教九流各个方面的关系，都应尽力维持好。因为有时公司或上司需要借重你的关系。职权关联力 作为下属，平日要不断地想法增进你的专业知识和专业技能，总要在某一领域持有一技之长。公司或上司必借重你的专业之长，这样，你的名声和影响力就会增大。专业知识与技能沟通协调管理制度标准管理目标计划管理团队时间管理问题决策管理（解决问题是技术性的，发现问题是革命性的，是企业发展成长的过程）学习创新管理60结束寄语结束寄语
