1、人力资源系统的概述与业务流程分析2第九讲第九讲 人力资源管理系统人力资源管理系统 3本讲主要内容v人力资源管理系统概述v人力资源管理系统业务流程分析v薪资处理系统 41.人力资源管理系统概述人力资源管理系统概述v人力资源管理对组织的经营成功至关重要。传统上，人力资源的管理职能被分散在组织的各个部门，人事部门负责雇用、培训、评价、解雇人员，会计部门负责计算和支付工资，其他业务职能部门如生产、销售、财务等负责记录各自部门员工的工作情况。这样，会计的重点集中在人力资源过程的工资发放方面。然而，在现代许多大中型组织中，为组织工作的员工被看成最有价值的资产，人力资源管理越来越成为组织的重要活动，其业务范
2、围正在逐步扩大。51.人力资源管理系统概述人力资源管理系统概述v因为人力资源已经发展到这样一个程度，并持续向许多方向发展，所以，几乎没有什么业务领域像人力资源领域那样要求管理人员拥有如此广泛的技术专长。今天的人力资源工作人员需要知道所有范围的赔偿和福利规划，从退休计划，到医疗保险。他们需要通晓员工聘用和劳动法的各个方面，例如性骚扰、聘用活动、聘用的终止和劳工组织的关系。除了这些专业技能之外，他们还需要在传统业务和管理学、心理学或社会学方面有良好的背景。在某些行业这些人力资源人员则需要在公众关系、培训、教育和甚至在安全过程上博学多知。其他专业技能还包括差旅管理、工资处理、人力规划和合同审查。61
3、.人力资源管理系统概述人力资源管理系统概述v由于责任和职责不断扩充，信息的记录、维护和管理已经成为人力资源管理中越来越重要的内容。因此，在上述责任中还要增加有关信息系统的知识，用以掌握公司的员工信息、记录所有的人事事件、管理所有与人力资源有关的信息。72.人力资源管理系统业务流程分析v人力资源管理的主要活动：人力资源组织管理（岗位描述、人类工程学、工作地点评估、薪酬/工资结构）。员工规划（劳动力市场、需求规划、招聘计划等）。招聘（对内岗位广告、临时人员、对外岗位广告、应聘人员挑选、聘用合同）。劳动力规划和管理（介绍和培训，劳动和社会立法，因内部调动、终止、解雇、退休而引起的组织重组）。员工发展
4、（绩效考评，职工合理化建议系统，薪酬/工资政策）。员工培训和进一步教育（新员工培训、职工培训计划）。社会福利（社会设施、闲活动、聘用保护）。82.人力资源管理系统业务流程分析v许多所谓的人力资源管理解决方案实际只是一个简单的人事信息记录系统。而SAP HR是一个真正意义的完整方案：它不仅能帮助HR人士快速地处理日常事务，如人事信息维护、组织信息维护、考勤和休假、计薪等，还大力支持HR部门所有的战略活动，如：组织组织计划、人事成本控制、员工训练和发展、绩效计划、人事成本控制、员工训练和发展、绩效评估、战略招聘等。评估、战略招聘等。92.人力资源管理系统业务流程分析vSAP HR提供的业务方案：员
5、工管理业务事件处理差旅费用管理时间管理工资核算薪酬管理福利管理v这些业务方案描述了在人力资源管理流程中全面的功能和活动。102.人力资源管理系统业务流程分析v员工管理人力资源的中心责任是围绕着新员工的录用和他们在组织中的发展人力资源的中心责任是围绕着新员工的录用和他们在组织中的发展和成长和成长。管理层应当懂得，不仅要知道如何聘用职工，而且应当使他们适应自己的工作岗位、富有效率，而且身心舒适，这些是整个业务过程的驱动力。这个过程需要满足公司现在和未来需要的规划策略这个过程需要满足公司现在和未来需要的规划策略。招聘策略必须考虑动态的劳工条件，以及公司内部的员工职业生涯发展。在为一个组织确定员工现在
6、和将来的成长和发展的规划时，其他重要问题如员工晋升规划，岗位接替计划，员工培训等都必须作为考虑因素员工晋升规划，岗位接替计划，员工培训等都必须作为考虑因素。而且，所有规划阶段必须集成起来，所有聘用活动从岗位描述，到招聘程序的记录均将成为有效的流程。112.人力资源管理系统业务流程分析v员工管理人事管理业务流程可以帮助公司建立起它自己的组织结人事管理业务流程可以帮助公司建立起它自己的组织结构，这个组织结构将成为计划人事成本、需要等的基础构，这个组织结构将成为计划人事成本、需要等的基础。在R/3中，将存档的数据集成到其他R/3领域的能力例如人事管理、财务或成本会计功能可以更好地进行跨领域的规划。另
7、外，在这个模块中，还设计了各种应用程序，来帮助处理诸如岗位申请、招聘、员工发展规划和制定工作说明书及任职资格描述等工作。122.人力资源管理系统业务流程分析v对于员工管理来说，这个业务流程是从岗位描述开始的，下图说明了用于员工和组织管理的过程。13要编辑的组织结构组织规划处理编辑公司组织结构更改合同要聘用的人岗位描述更新职工状况规划和发展的职工状况处理人员安排14无需进一步培训职位被占据员工成本规划员工成本规划完成需要进一步教育使用资源成分确定的人付款处理人员安排完成的纯报酬管理费用管理，具有灵活的标准成本管理确定员工需求和获得业务事件处理152.人力资源管理系统业务流程分析v员工管理组织规划
8、处理职务描述处理职工的规划和发展状况人员安排人事成本规划162.人力资源管理系统业务流程分析v组织规划处理在员工管理中，首要任务之一是制订组织计划。在组织计划中，公司的总体任务被分为执行总体在组织计划中，公司的总体任务被分为执行总体任务所需要的许多子任务。这种子任务以及随后任务所需要的许多子任务。这种子任务以及随后子任务的组合便产生了职务的定义子任务的组合便产生了职务的定义。在一个整体组织结构中，各种职务必须组合在一起，并彼此相连。员工规划和发展会产生组织单元、职务、员工规划和发展会产生组织单元、职务、职位、工作中心和任务。职位、工作中心和任务。172.人力资源管理系统业务流程分析v组织规划处
9、理组织规划需求下面的信息：v当前的组织结构v所设置的各个职位和汇告结构，及职位之间的上下级关系v所设置的不同类型或分类的职务v工作中心即完成这些职务和职位的实际物理位置v执行这些职务和职位时要完成的各种任务182.人力资源管理系统业务流程分析v职务描述职务是由员工执行的任务的总的分类；职位是公司中单职务是由员工执行的任务的总的分类；职位是公司中单个职工的具体安排或分配的工作。职务用来作为职位的个职工的具体安排或分配的工作。职务用来作为职位的基础；职务的属性自动传给职位。基础；职务的属性自动传给职位。职务描述的主要目的是对责任进行清楚的定义，没有遗职务描述的主要目的是对责任进行清楚的定义，没有遗
10、漏或重叠。漏或重叠。职务描述包括，确定职务在组织结构中的地位、职务的功能、岗位的责任和资格。职务描述还应该确定职务对它的任职者的要求。最后，职务描述可以促进员工之间进行合作和相互的理解、帮助培训新员工和确定员工培训的需要。192.人力资源管理系统业务流程分析v处理职工的规划和发展状况在组织变化和员工发展的生命周期中，对员工进行“测评”、“追踪”职工要求，人事管理方案的设计应能体人事管理方案的设计应能体现对员工状态这一业务过程的洞察力，应能不断更新员现对员工状态这一业务过程的洞察力，应能不断更新员工的的信息和监督员工的状态。工的的信息和监督员工的状态。在人事管理中，利用职工状态职工状态，可以总览
11、公司员工发生的所有重要变化，记录员工发展最重要的步骤，对于诸如合同终止、聘用、组织变更等等事件，都将被处理和记录。职位的填充（员工的岗位安排）和招聘的处理由员工状态触发并受其影响。202.人力资源管理系统业务流程分析v人员安排人员安排一个积极意义是鼓励内部招聘鼓励内部招聘，即空缺职位尽可能地由现在的公司员工担任。员工状态和由组织计划定义的工作描述被用于人员安排。根据职业模型的方法和在职务描述中所定义的工作要求可以检查，是否有任何合格的内部员工可以转到空缺的职位。如果找到了潜在的员工潜在的员工，通过职位要求和员工资格的比较，可以检查这个员工是否需要进一步培训，如果确实需要，就直接进行培训安排。员
12、工然后可以分配到新的组织部门的成本中心。如果职位需要由外面的人员担任外面的人员担任，则公司的劳动力需求会在招聘系统中表现为空缺。212.人力资源管理系统业务流程分析v人员安排通过计算实现特定业务目标所需的时间、质量和数量，通过计算实现特定业务目标所需的时间、质量和数量，来确定劳动力的需求来确定劳动力的需求。招聘系统的任务是保证通过聘用的新员工来满足这些要求。外部招聘是从公司外部潜在的劳动力中获得所需要的员工。外部招聘涉及到这样一些任务：v做对外的招聘广告；v处理有应聘者的信件和简历；v检查推荐信；v应聘人员挑选过程；v审查聘用合同。222.人力资源管理系统业务流程分析v人事成本规划人事成本规划
13、的任务是通过为确定将来的人事政策提供基础，以帮助公司进行决策。在人事成本规划中人事成本规划中，可以：v确定最新的、实际的人事成本确定最新的、实际的人事成本v预测将来的人事成本预测将来的人事成本v规划将来预计的人事成本（根据组织以及工资结构中可能发生的规划将来预计的人事成本（根据组织以及工资结构中可能发生的改变）。改变）。人事成本计划记录实际的和计划的成本。实际成本同目标成本相比人事成本计划记录实际的和计划的成本。实际成本同目标成本相比较，来评估将来的人事政策的决策较，来评估将来的人事政策的决策。规划的方法包括预测成本项、基本工资或实际工资结果。人事成本计划也可以用来模拟不同的人事方案，各种可选
14、的方案的方式，例如支付扣除、工资协议或纳税，都可以进行模拟，以便以图形方式显示各种人事事件在成本方面的全面影响。232.人力资源管理系统业务流程分析v业务事件处理通常，人力资源要负责规划、指导和管理业务事件，其通常，人力资源要负责规划、指导和管理业务事件，其范围从小型培训研究会，到大型会议。范围从小型培训研究会，到大型会议。这个业务流程方案被设计来监督业务事件的所有阶段，包括：v数据处理和参加者管理v市场工作v开具帐单v业务事件计划v参加者管理；v人事发展。242.人力资源管理系统业务流程分析v差旅费用处理在这个方案中，通过提供对人力资源、工资、应付账款通过提供对人力资源、工资、应付账款和成本
15、核算系统的访问的方法，探索集成业务系统的效和成本核算系统的访问的方法，探索集成业务系统的效益。益。第一步是建立差旅的组织程序和规则（交通、住宿和饮食）。然后，由它们来管理差旅费用的单据流、授权和会计分配。然后，建立特定的员工的数据，这些数据包括可用花费、授权级别和标准成本分配模板。组织和员工主数据一起建立了对差旅计划、单据流和会计核算的自动控制。252.人力资源管理系统业务流程分析v差旅费用处理方案的下一步是管理差旅的申请方案的下一步是管理差旅的申请。差旅数据经检查后发出，并以电子方式获取批准。还可以对每项差旅申请的预提款进行处理。在出差结束后，员工提供必要的单据。系统再一次检查差旅数据，另外
16、，根据需要，补充数据也输入系统中。会会计和成本分配生成并过帐到系统中计和成本分配生成并过帐到系统中。付款得到批付款得到批准，并传送到应付帐款科目或工资系统。准，并传送到应付帐款科目或工资系统。262.人力资源管理系统业务流程分析v时间管理处理这个方案为规划、记录和分配员工时间提供了综合的工具。系统定义并产生公司的工作日历，并系统定义并产生公司的工作日历，并考虑到常规的、地区性的和当地的公共的假日。考虑到常规的、地区性的和当地的公共的假日。每个员工所分配的工作时间包含了加班和其他规则。系统要记录例外的情况，例如缺席（例如，由于生病或休假）、加班或员工换班，并同时记录职工没有上班的情况（追踪事件）
17、。272.人力资源管理系统业务流程分析v时间管理处理前端考勤系统收集实际员工时间和出勤信息，通前端考勤系统收集实际员工时间和出勤信息，通过用标准的接口与过用标准的接口与R/3系统联系系统联系。R/3系统核算和格式化接受的数据，确定加班费，并为工资核算准备数据。计划的工作时间和实际的工作时间进行比较。劳动成本分配功能按小时计算劳动成本，并把劳动成本过帐到项目、成本中心和工作订单。计划的劳动时间和实际发生的劳动时间的差异将用于劳动中成本分配的过程。282.人力资源管理系统业务流程分析v薪酬管理在一个公司，再也没有比薪酬体系更具潜在内部矛盾的再也没有比薪酬体系更具潜在内部矛盾的领域了领域了。但是，公
18、正而平等的体系并不是很容易就能获得的。一方面，公司必须不断努力，在职务级别的基础上，为自已的员工能够争取到一个比较平等的工资。等级制度另一方面，必须建立激励机制，来刺激员工能有更好的表现。通常，除了这个微妙的平衡，对于人力资源管理人员来说，预算上的限制和工资管理可以说是一预算上的限制和工资管理可以说是一场艰难的挑战。场艰难的挑战。292.人力资源管理系统业务流程分析v薪酬管理在现代管理中，在组织的每个级别上，都要将报酬与人们的表现联都要将报酬与人们的表现联系起来，以鼓励员工实现共同的目标系起来，以鼓励员工实现共同的目标。为此，工资管理方案应帮助建立工资报酬和奖励制度，为全体员工或个别员工。提供
19、工资管理和评测，另外，它还能够帮助分析工资增加或减少对组织单位和部门的影响。可根据工资等级和员工表现建立矩阵式的薪酬管理工资等级和员工表现建立矩阵式的薪酬管理。工资等级通过当前的工资级别与相应的员工职位挂钩来定义。员工表现通过一个通过一个考评系统，根据各种考评信息和考证项确定考评系统，根据各种考评信息和考证项确定。在这个距阵中，按照当前的工资级别数据，从低到高设定各种考证的条件，结果会得到一个简单的组合，以得到预定的报酬额。在这样的系统中，能够保证增加工资有一个标准的过程，对成绩的奖励有一个确凿的标准。302.人力资源管理系统业务流程分析v福利管理在福利管理方案中，提供了一个综合性的工具，以管
20、理人力资源的在福利管理方案中，提供了一个综合性的工具，以管理人力资源的福利福利。第一步是确定每项福利计划。在每项福利计划内，要定义多第一步是确定每项福利计划。在每项福利计划内，要定义多个成本和保险范围选项个成本和保险范围选项，例如，要根据依附人的人数，保险范围的金额和类型，或可扣除的部分。然后，通过预先定义的条件，例如岗位类别、聘用时间或员工状态，来建立符合条件的规则。和人事管理的集成、福利范围以及不同员工的工资、服务年数、年和人事管理的集成、福利范围以及不同员工的工资、服务年数、年龄和工作地点确定了福利成本龄和工作地点确定了福利成本。然后，员工可以根据他们可用的成员工可以根据他们可用的成本和
21、保险范围来选择参加的福利计划。扣除的金额在工资计算中自本和保险范围来选择参加的福利计划。扣除的金额在工资计算中自动处理。动处理。313.薪资处理系统 v传统上，工资处理是作为计算功能而存在的。过去人们一般把工资处理看做一个单位会计信息系统的一个子系统，而把人力资源管理当作管理信息系统的组成部分，两者往往分开处理，工资处理是最早予以电算化处理的，工资处理软件也是最早开发和流通的商用软件。但是随着计算机技术在管理中应用的普及，工资处理和人力资源管理正在合并为一个人力资源管理系统。323.薪资处理系统v薪资处理文档流程图BankCash DisbursementTimekeepingCost Dis
22、tributionProductionGeneral LedgerInternal AuditAccounts PayablePayrollPersonnelPaychecksDeposit SlipPayroll Bank StatementCheckVoucher1Job Time SummaryJob Time SummaryJournal VoucherEmployee Time CardsEmployee Time CardsAuthorization and NotificationAuthorization and NotificationPayrollRegisterPaych
23、ecksPayrollRegisterJournal VoucherVoucher2Deposit SlipPayroll Bank StatementJob Time SummaryCheckVoucherVoucher12Employee Hiring,Termination,Rates,DeductionsPayroll DistributionPrepare PayrollReconcileReview and Prepare Voucher/CheckFor Signature,Review and DistributeIndependent PaymasterFor Signatu
24、re,Check Drawn to Payroll AccountReviewDeposit in Imprest Payroll AccountReconciliationCompare343.薪资处理系统v人事部门(Personnel)人事部门需要填写各种人事活动资料表格，送往薪资部门。这些人事活动资料表格列出经过批准领取薪资的人员的名单及其工种类别、薪资变动和代扣薪资等有关项目（Authorization and Notification)。v生产部门(Production)生产部门需要填制员工的作业时间报告(Job Time Summary)，此报告记录每个员工耗费于各项作业的总时间，
25、送往考勤部门审核。353.薪资处理系统v考勤部门(Timekeeping)考勤部门将审核后的作业时间报告送往成本会计部门，由成本会计部门把直接人工费用分配给相关的在制品账户。员工每天打卡上班，打卡下班，员工工时卡(Employee Time Cards)是员工作业时间的正式记录，由考勤部门审核后送往薪资部门计算与编制员工薪资登记表。v成本会计部门(Cost Distribution)成本会计部门根据作业时间报告把人工费用分为直接人工费用和管理费用，记录入“在制品”账户，然后填写记账凭单(Journal Voucher)送往总分类账部门处理。363.薪资处理系统v薪资部门（Payroll）薪资部
26、门从人事部门获得员工薪资级别和代扣款项等资料，从考勤部门得到员工工作时间的资料后执行如下处理：v填写薪资登记表（Payroll Register)。表中列有薪资总额、代扣款项、加班费、应付薪资净额等项目。v填写员工薪资支票（Paychecks)。v把员工薪资支票送至现金支出部门，薪资登记表的一份副本送往应付账款部门处理。373.薪资处理系统v应付账款部门（Account payable)应付账款部门检查薪资登记表（Payroll Register）是否存在差错，然后根据薪资总额填制两份现金支出凭单（Voucher）。一份送现金支出部门，另一份送往总分类账部门。v现金支出部门（Cash Disb
27、ursement）现金支出部门经理查核送来的薪资支票并加以签名，然后由出纳员（Independent Paymaster）分发给员工。现金支出部门同时收到现金支出凭单（Voucher）。现金支出部门开出一张相当于薪资总额的特殊支票存入定额薪资备用银行账户。这是一个专用账户，员工薪资全部由此账户存取。383.薪资处理系统v总分类账部门（General Ledger）总分类账部门从成本会计部门收到人工费用分配的记账凭单（Journal Voucher），同时从应付账款部门收到薪资支付凭单（Voucher)。薪资支付凭单列有应付薪资总额、应付税和其他代扣款项目等具体资料。总分类账部门根据这些资料作相
28、应处理。393.薪资处理系统v薪资处理系统的内部控制不言而喻，薪资处理系统的内部控制极其重要。由于薪资计算与支付面临较大的差错或舞弊的风险，企业必须建立良好的内部控制，其要点应包括如下几个方面：v交易授权v职责分割v监督v会计记录v资产接近控制v独立性核验403.薪资处理系统v交易授权薪资系统的主要授权控制，侧重于人事活动表。人事活动表列示经批准禽薪资的员工名单，对防止薪资诈欺事件的发生至为重要。常见的薪资诈欺现象是伪造已经离开公司的雇员的工时卡冒领薪资。人事活动表列出现有员工的名单，薪资部门可以用来核对工时卡的真实性。413.薪资处理系统v职责分割考勤计时部门和人事部门的职责需要清楚。人事部
29、门提供经过授权禽薪资的员工薪资级别或小时薪资率等到有关资料。员工薪资根据个人工作经验、工种类别、工龄、学历和作业表现等标准，又可分为若干个不同等级。如果这些资料由生产部门提供，则较可能出现窜改现象。所以，工时卡由生产部门管理，而薪资等级标准等资料则必须由人事部门处理。423.薪资处理系统v监督工时卡管理比较容易出现问题，需要严加督察。例如，某些员工有时可能替迟到的其他员工代为打卡。所以，生产领班必须逐日监督所属员工的记录和员工的实际出勤情况。v会计记录薪资系统的审计脉络通常包括如下文件：v工时卡、员工作业单和薪资支付凭单；v日记账记录（来自人工费用分配汇总表和薪资记录表）；v明细分类账，列示雇员记录和各种支出费用账目；v总分类账，即薪资控制账户，如现金账户、定额薪资备用现金账户等。433.薪资处理系统v资产接近控制与薪资系统相关的是人工量和现金。人工量和现金都有可能通过窜改会计记录诈骗取得。某些不诚实的员工可能在工时卡上做手脚而冒领薪资。所以，对于薪资系统中的各种原始凭证记录的接近控制至为重要。
