1、第三节第三节 立卷改革和立卷改革和归档文件整理规则归档文件整理规则第一节第一节 文件的归档范围文件的归档范围第二节第二节 立卷工作立卷工作一、一、机关文件材料的归档与不归档范围机关文件材料的归档与不归档范围 （一）机关文件材料归档范围（一）机关文件材料归档范围1 1上级机关文件材料的归档范围上级机关文件材料的归档范围2 2本机关文件材料的归档范围本机关文件材料的归档范围3 3同级机关和非隶属机关文件材料的归档范围同级机关和非隶属机关文件材料的归档范围4 4下级机关文件材料的归档范围下级机关文件材料的归档范围一、一、机关文件材料的归档与不归档范围机关文件材料的归档与不归档范围 （二）不归档文件材
2、料的范围（二）不归档文件材料的范围1 1不归档的上级机关文件材料的范围不归档的上级机关文件材料的范围2 2不归档的本机关文件材料的范围不归档的本机关文件材料的范围3 3不归档的同级机关和非隶属机关文件材料的范围不归档的同级机关和非隶属机关文件材料的范围4 4不归档的下级机关文件材料的范围不归档的下级机关文件材料的范围 二、企事业单位文件材料归档范围二、企事业单位文件材料归档范围 （一）确定企事业单位归档范围的标准（一）确定企事业单位归档范围的标准 确定企事业单位文件材料归档范围的标准是文件材料本身是否具确定企事业单位文件材料归档范围的标准是文件材料本身是否具有保存价值。有保存价值。（二）确定企
3、事业单位文件材料归档范围的基本方法（二）确定企事业单位文件材料归档范围的基本方法 1 1研究和分析本单位各项工作和活动的具体办理内容和程序，从研究和分析本单位各项工作和活动的具体办理内容和程序，从而掌握各项工作和活动中应产生和形成的各种文件材料的具体条目。而掌握各项工作和活动中应产生和形成的各种文件材料的具体条目。2 2针对本单位各种文件材料的内容特点和利用价值，考虑到具体针对本单位各种文件材料的内容特点和利用价值，考虑到具体工作利用的实际需要，逐一确定每个具有保存价值、应当归档的文件材工作利用的实际需要，逐一确定每个具有保存价值、应当归档的文件材料及其保管期限。料及其保管期限。3 3要从本单
4、位长远发展的需要出发，确定文件材料的归档范围。要从本单位长远发展的需要出发，确定文件材料的归档范围。一、立卷一、立卷 （一）立卷的概念和含义（一）立卷的概念和含义 1 1立卷的概念立卷的概念 文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。过程称为立卷。2 2立卷的含义立卷的含义 （1 1）必须是办理完毕的文件材料才可以立卷。）必须是办理完毕的文件材料才可以立卷。（2 2）必须是具有保存价值的文件材料才能归档保存。）必须是具有保存价值的文
5、件材料才能归档保存。（3 3）必须按照文件在形成过程中的联系和一定的规律）必须按照文件在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。组成案卷。一、立卷一、立卷 （二）立卷特征及其运用（二）立卷特征及其运用 1 1立卷特征立卷特征（1 1）按文件的问题特征立卷。）按文件的问题特征立卷。（2 2）按文件的作者特征立卷。）按文件的作者特征立卷。（3 3）按文件的名称特征立卷。）按文件的名称特征立卷。（4 4）按文件的时间特征立卷。）按文件的时间特征立卷。（5 5）按文件的地区特征立卷。）按文件的地区特征立卷。（6 6）按文件的通讯者特征立卷。）按文件的通讯者特征立卷。（7 7）按文件的其他特征立卷。）按文
6、件的其他特征立卷。一、立卷一、立卷 （二）立卷特征及其运用（二）立卷特征及其运用 1 1立卷特征立卷特征 2 2立卷特征的灵活和结合运用立卷特征的灵活和结合运用（1 1）立卷特征在文件分类中的结合运用形式。）立卷特征在文件分类中的结合运用形式。“年度年度组织机构组织机构”分类法。分类法。“年度年度问题问题”分类法。分类法。“组织机构组织机构年度年度”分类法。分类法。“问题问题年度年度”分类法。分类法。（2 2）立卷特征在组卷中的具体运用。）立卷特征在组卷中的具体运用。一般应以按问题特征组卷为主。一般应以按问题特征组卷为主。按文件的主要共同特征组卷。按文件的主要共同特征组卷。根据文件的类型，灵活
7、运用相应的文件特征组卷。根据文件的类型，灵活运用相应的文件特征组卷。按文件的名称特征立卷按文件的名称特征立卷待立卷的文书待立卷的文书二、立卷的组织工作二、立卷的组织工作（一）立卷环节的选择（一）立卷环节的选择 1 1文书处理部门立卷文书处理部门立卷 （1 1）集中式。（）集中式。（2 2）部门式。）部门式。（3 3）“谁办谁立卷谁办谁立卷”。2 2文件处理部门与机关档案室结合立卷文件处理部门与机关档案室结合立卷 （1 1）组织型。）组织型。（2 2）分工型。）分工型。（3 3）兼职型。）兼职型。二、立卷的组织工作二、立卷的组织工作（二）立卷的准备工作（二）立卷的准备工作1 1立卷工作会议立卷工
8、作会议2 2立卷业务培训立卷业务培训3 3文件材料的收集和清理文件材料的收集和清理4 4机关档案室在立卷工作中的作用机关档案室在立卷工作中的作用二、立卷的组织工作二、立卷的组织工作（三）平时归卷（三）平时归卷 1 1平时归卷的概念平时归卷的概念 2 2平时归卷的目的平时归卷的目的 3 3平时归卷的主要措施平时归卷的主要措施（1 1）建立和健全平时归卷制度。）建立和健全平时归卷制度。（2 2）要有平时归卷的物质条件。）要有平时归卷的物质条件。（3 3）注意平时的清查和归卷。）注意平时的清查和归卷。立卷工作立卷工作三、具体立卷程序三、具体立卷程序（一）拟订（或修订）立卷类目（一）拟订（或修订）立卷
9、类目（二）文件的归类和组卷（二）文件的归类和组卷（三）确定案卷的保管期限（三）确定案卷的保管期限（四）拟写案卷标题（四）拟写案卷标题（五）案卷的编目与编号（五）案卷的编目与编号（六）填写与装订（六）填写与装订（七）归档（七）归档立卷程序立卷程序案案卷卷标标题题卷内文件的编号卷内文件的编号四、案卷质量四、案卷质量 （一）案卷质量要求的总原则（一）案卷质量要求的总原则 案卷质量必须符合立卷的基本原则，即遵循案卷质量必须符合立卷的基本原则，即遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。机联系，区别不同价值，便于保管和利
10、用。（二）案卷质量的一般要求（二）案卷质量的一般要求 1 1要符合规范化、标准化要符合规范化、标准化 2 2归档的案卷应齐全完整归档的案卷应齐全完整 四、案卷质量四、案卷质量 （三）案卷质量的一般内容（三）案卷质量的一般内容（1 1）组卷合理。）组卷合理。（2 2）保管期限划分准确。）保管期限划分准确。（3 3）卷内文件的排列合理。）卷内文件的排列合理。（4 4）卷内目录清晰。）卷内目录清晰。（5 5）备考表填写完整。）备考表填写完整。（6 6）案卷封面填写清楚。）案卷封面填写清楚。（7 7）案卷题名拟写准确。）案卷题名拟写准确。（8 8）档号编制正确。）档号编制正确。（9 9）装订结实整齐。
11、）装订结实整齐。（1010）字迹材料符合耐久性的要求。）字迹材料符合耐久性的要求。一、一、立卷改革立卷改革 （一）立卷改革卷工作的目的与方向（一）立卷改革卷工作的目的与方向 1 1立改革的目的立改革的目的 （1 1）简化立卷方法。）简化立卷方法。（2 2）立卷技术的普及。）立卷技术的普及。（3 3）立卷工作现代化。）立卷工作现代化。2 2立卷工作改革的方向立卷工作改革的方向 （1 1）改革立卷的方法，与现代科学管理的方法和）改革立卷的方法，与现代科学管理的方法和 手段相适应。手段相适应。（2 2）以电子计算机辅助立卷方式代替手工方式。）以电子计算机辅助立卷方式代替手工方式。（3 3）立卷工作与
12、档案工作一体化。）立卷工作与档案工作一体化。一、立卷改革一、立卷改革 （二）几种简易立卷方式的简介（二）几种简易立卷方式的简介1 1“一事一卷一事一卷”2 2“立纯卷立纯卷”3 3“立薄卷立薄卷”4 4“以件代卷以件代卷”二、二、归档文件整理规则归档文件整理规则 （一）（一）归档文件整理规则归档文件整理规则编制目的与原则编制目的与原则 1 1编制目的编制目的 由国家档案行政管理部门制定统一的标准和由国家档案行政管理部门制定统一的标准和方法，对归档文件整理工作加以引导和规范。方法，对归档文件整理工作加以引导和规范。2 2编制原则编制原则 （1 1）简化原则。）简化原则。（2 2）兼容原则。）兼容
13、原则。（3 3）灵活性原则。）灵活性原则。（4 4）前瞻性原则。）前瞻性原则。二、二、归档文件整理规则归档文件整理规则 （二）归档文件整理概述（二）归档文件整理概述 1 1归档文件整理归档文件整理 归档文件的整理以件为单位进行装订、分类、归档文件的整理以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化。排列、编号、装盒，使之有序化。2 2名词术语名词术语 （1 1）归档文件。）归档文件。（2 2）归档文件整理。）归档文件整理。（3 3）件。）件。3 3归档文件整理的原则和要求归档文件整理的原则和要求 二、二、归档文件整理规则归档文件整理规则 （三）归档文件整理方法和步骤（三）归档文件整理方
14、法和步骤 1 1装订装订 2 2分类分类 3 3排列排列 4 4编号编号 5 5编目编目 6 6装盒装盒二、二、归档文件整理规则归档文件整理规则 （四）备考表（四）备考表 1 1备考表结构备考表结构 备考表是记录和反映档案盒内文件档案整理情备考表是记录和反映档案盒内文件档案整理情况和保管状况的一种文件材料。备考表的结构包括况和保管状况的一种文件材料。备考表的结构包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。2 2备考表的项目及其内容备考表的项目及其内容 （1 1）盒内文件情况说明。）盒内文件情况说明。（2 2）整理人。）整理人。（3 3）检查人。）检查人。（4 4）日期。）日期。
