1、采购管理制度采购管理制度第一条 为规范公司的采购管理，保证物品采购的科学合理性与及时性，特制定本制度。第二条 本制度适用于运商物流及其下属各分公司。第三条 所有外购物品实行统一采购管理，具体范围包括： 1、设备、工具（包括配件、模具）、家具、材料等； 2、办公用品、图书、表单印制等；3、福利品、奖品等。第四条 采购基本原则 1、本公司的采购事务统一由人事部负责办理，其他部门或人员原则上不得自行采购。2、申请采购物品应由使用人/使用单位提出，或依照采购计划，按流程审批购买。3、物品采购原则上必须有两人或两人以上共同经办。4、批量采购或重要物品采购必须先与供货方签订采购合同。采购合同应包括品种、规
2、格、数量、质量（材质、技术参数）、价格、交货日期、运费承担、结算方式、售后服务协议及经济处罚等项条款。5、验收货时应依照采购申请表严格核对物品的品牌、规格、数量、质量（材质、技术参数）等基本信息。6、货款的结算分为：现金购买、发票报销、账号汇款三种方式；7、无论是现款采购还是赊购，须执行财务部的借款报销流程。8、财务部门在对采购物品结算付款时，应当认真审核物品采购申请单、采购合同（如有）、发票或收款收据等有关单证。9、所采购的物品除经总经理批准直接交付部门、分公司使用及管理外，其他物品必须由使用单位/使用人办理领用手续。第五条 询价、比价及议价1、 采购经办人员接到采购申请单后应依申购物品的缓
3、急，并参考市场行情及以往采购记录或供货方提供的资料，精选三家以上的供应商进行询价、比价。2、 若供货方的物品规格与申购物品的规格略有不同或属代用品时，须知会使用单位或申购部门签注意见后呈核批准，再决定是否采购。3、 对于供货方的报价资料，经办人员应深入分析后，再以电话等联络方式向供货方议价。第六条 关于图书及办公用品采购1、 办公用品采购：由人事部每月参考库存数量及部门需求，统一填写采购申请单，列出明细按采购流程进行采购；2、 图书采购：由人事部每月统计员工的购买申请，统筹安排采购。当月采购量不足时候将与下月一并进行采购。（特批情况除外）第七条 分公司的采购管理1、 分公司的物品采购亦须先填写
4、采购申请单，并注明所采购物品的准确报价（当地），传至总公司人事部，按流程审核后决定购买方式；2、 若审批决定在当地购买时，由财务部按物品实价划款给分公司进行采购，完后由分公司负责人按财务部报销制度办理结算手续。第八条 补充说明：本制度及附件（采购流程图、相关用表）经总经理批准公告后，自2009年8月1日起执行。总经理： 附：采购流程图注1使用人/使用单位填写采购申请单单位经理/人事部经理/常务副总/总经理注2审核及批准是否批准将采购申请单退回申请单位注3人事部采购经办询价、比价、议价是否批准人事部采购经办/人事部经理确定报价单/合同资料存档验收货结账报销办理领用人事部采购经办人事部采购经办人事部采购经办 财务部人事部/使用单位/使用个人注4注释：注1：由使用单位或人事部依照采购计划填写采购申请单，详细标明物品采购要求、用途、标准（或样板），期望到货时间等内容。注2：采购审批流程：申请人 单位经理 人事部经理 总经理/常务副总。注3：参见制度第五条，原则上此项工作最迟应在三个工作日内完成。注4：采购完成后，采购经办人员须将供货方的资料，物品数据、价格等资料存档，以便日后采购事务。使用表格： 1、物品采购申请表 2、物品采购询价表3 / 3
