1、2022-12-8档案信息化建设与展望档案信息化建设与展望档案信息化建设与展望档案信息化建设与展望 档案信息化建设内容档案信息化建设内容1、档案信息化基础设施建设2、档案信息资源建设3、档案管理应用系统建设4、档案信息化法规标准建设5、档案信息化人才队伍建设6、档案信息安全保障体系建设档案信息化建设与展望 一、引言 二、档案事业发展要求 三、档案信息化工作思路 四、重点工作要求 五、档案信息化工作展望 六、结束语档案信息化建设与展望一、引言 讲一本书第三次工业革命新经济模式如何改变世界 （美）杰里米里夫金 档案信息化建设与展望 在这本书中，作者为我们描绘了一个宏伟的蓝图：数亿计的人们将在自己家
2、里、办公室里、工厂里生产出自己的绿色能源，并在“能源互联网”上与大家分享，这就好像现在我们在网上发布、分享消息一样。能源互联将从根本上重塑人际关系，它将影响我们如何做生意，如何管理社会，如何教育子女和如何生活。我们正处于第二次工业革命和石油世纪的最后阶段。这是一个令人难以接受的严峻现实，因为这一现实将迫使人类迅速过渡到一个全新的能源体制和工业模式。否则，人类文明就有消失的危险。档案信息化建设与展望 作者敏锐地发现，历史上数次重大的经济革命都是在新的通讯技术和新的能源系统结合之际发生的。新的通讯技术和新的能源系统结合将再次出现互联网技术和可再生能源将结合起来，将为第三次工业革命创造强大的新基础设
3、施。档案信息化建设与展望 第三次工业革命的五大支柱：第三次工业革命的五大支柱：向可再生能源转型（风能、水能、太阳能、地热、氢燃料、城市废物；核能与生物能存疑）将建筑转化为微型发电厂，就地收集可再生能 使用氢及其他存贮技术存储间歇式能源 利用互联网技术将电网转化为能源共享网络，可上传下载能源 运输工具所需能源与共享电网平台对接 档案信息化建设与展望 从世界政治和经济发展状况把人类历史划分为：奴隶社会 封建社会 资本主义社会 社会主义社会 共产主义社会（生产资料归谁所有）档案信息化建设与展望 以生产力和科技发展水平，以及与之相适应的产业结构，把人类历史划分为：狩猎社会 农耕社会 工业社会 信息社会
4、档案信息化建设与展望 工业社会 第一次工业革命：蒸汽机、煤 第二次工业革命：电、石油 第三次工业革命：网络、可再生能源档案信息化建设与展望 历史上数次重大的经济革命都是在新的通讯技术和新的能源系统结合之际发生的。新的通讯技术和新的能源系统结合将再次出现互联网技术和可再生能源，将为第三次工业革命创造强大的新基础设施。档案信息化建设与展望 第一次工业革命使19世纪的世界发生了翻天覆地的变化；第二次工业革命为20世纪的人们开创了新世界；第三次工业革命同样也将在21世纪从根本上改变人们的生活和工作。我们即将步入一个“后碳”时代。人类能否可持续发展，能否避免灾难性的气候变化，第三次工业革命将是未来的希望
5、。档案信息化建设与展望 档案事业发展 信息化建设 数字档案馆建设 档案数字资源建设档案信息化建设与展望二、档案事业发展要求 国家档案局：国家档案局：三大战略三大战略（以人为本、服务先行、安全第一）三个体系三个体系（资源体系、服务体系、安全体系）五位一体五位一体（爱国主义教育基地、档案安全保管 基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理（备份）中心）档案信息化建设与展望 “以人为本”战略，即坚持从人民利益出发来谋划档案工作，在资源建设方面重视所有涉及人的档案的收集与保管，在档案利用方面重视所有人特别是普通群众的利用需求，在队伍建设方面重视人的价值和发展潜能。“服务先行”战略，即坚持围
6、绕党和国家工作大局开展档案工作，自觉为各级领导服务、为社会各方面服务、为人民群众服务，以服务带动工作发展。“安全第一”战略，即始终抓住档案的安全保密不放松，把安全保密作为第一责任和基本职责，全面提升安全保障能力，确保档案安全保密万无一失。档案信息化建设与展望覆盖人民群众的档案资源体系资源体系方便人民群众的档案利用体系利用体系确保档案安全保密的安全体系安全体系 档案资源建设体系是三个体系建设的核心和基础，是档案工作赖以生存和发展的必要因素；档案利用体系建设是目的，是档案工作最终的归宿；安全保密体系建设则是保障，是为档案资源体系和利用体系起保驾护航的作用，也是档案的生命线。档案信息化建设与展望 档
7、案资源体系一是档案的资源总量;二是档案的内部结构;三是档案的空间布局。利用体系是为社会公众提供服务的能力。包括服务对象、服务范围、服务方式、服务内容、服务手段和服务体制机制等各个方面。档案信息化建设与展望 档案安全体系是确保档案实体和信息安全的基础设施和制度规范。包括档案安全政策法规及规范保障、物质保障、技术保障、机制保障和制度保障，档案馆(库、室)建设、档案抢救与保护、档案工作突发事件应急处置、档案信息安全管理和档案合理开放利用控制等档案安全的各个环节。一是确保档案实体的安全，不损毁，不丢失;二是确保档案信息的安全，不失密，不泄密;三是确保档案的完整齐全并尽量延长档案实体和信息的保存时限。档
8、案信息化建设与展望 省档案局：省档案局：恪守“为党管挡、为国守史、为民服务”神圣职责，实现“全国领先、全面领先”奋斗目标档案信息化建设与展望 全国数字档案馆室推进会 数字档案馆（室）建设的目标是：用15年左右的时间，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆（室）体系，使各级各类档案馆（室）能够实现对电子文件的归档和管理并按规定及时移交；县以上各级国家档案馆基本建成数字档案馆，能够接收和保管各进馆单位归档的电子档案，对馆藏传统载体档案全部数字化，实现馆藏档案的数字化利用、馆藏开放档案的互联网利用以及馆藏电子档案的安全保存和长期可利用；县直机关以上档案室传统载体档案基本数字
9、化并实现数字化利用。2013-10-9 江苏太仓 档案信息化建设与展望实现目标的重点工作实现目标的重点工作 1、按照“存量数字化”的要求，大力推进传统载体档案数字化。一是确保传统载体档案安全的保障。二是实现档案精细化、自动化管理的基础。三是实现为人民群众便捷服务的最好途径。四是将大量节省档案馆（室）的日常工作。五是传统档案馆（室）向现代档案馆（室）转型升级的标志。六是档案馆（室）同其他部门实现对接的需要。2、按照“增量电子化”的要求，全面开展电子文件的归档、接收工作档案信息化建设与展望 3、按照两个建设指南的要求，大力加强数字档案馆（室）的硬件、软件建设 4、按照“安全第一”的要求，全面提升数
10、字档案馆（室）的抗风险能力 5、按照“服务为先”的要求，共同参与全国开放档案共享平台的建设 6、按照“保障有力”的要求，抓好数字档案馆（室）工作体制和机制建设档案信息化建设与展望主要业务规范标准 2009年中办、国办颁布 电子文件管理暂行办法（厅字200939号）2010年省委办、省政府办颁布 电子文件管理细则(试行)（苏办2010 58号）档案信息化建设与展望电子文件管理系统通用功能要求电子文件存储与交换格式 文书类版式文档电子文件存储与交换格式 文书类流式文档电子文件管理装备规范电子文件归档与电子档案管理规范电子档案移交与接收办法电子文件通用元数据规范文书类电子文件长期保存格式规范档案信息
11、化建设与展望三、档案信息化工作思路三、档案信息化工作思路 以深化档案信息资源服务全面建成小康社会为目标，以社会档案信息资源的整合为核心，以推进数字档案馆室建设为重点，以档案信息资源共建共享为档案事业发展新的增长点，充分利用现代信息技术，加快推进档案信息资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化、数据存储规范化，实现档案事业又好又快地全面发展。档案信息化建设与展望 （一）（一）工作思路形成依据工作思路形成依据 工作思路的形成一是国家省的要求，二是社会信息化的需求，三是管理对象电子文件的特性三是管理对象电子文件的特性。电子文件是数字化信息技术的产物。电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字
12、化的；电子文件对设备的依赖性。电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着；电子文件的非直读性。必须借助特定设备；档案信息化建设与展望 电子文件信息与载体的可分离性。电子文件的存放位置不是固定的而是可以变化的，可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化；电子文件资源共享的方便快捷与信息的不安全性；电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性。档案信息化建设与展望 （二）（二）面临发展形势的要求面临发展形势的要求 随着国家数字档案馆(室)指南、数字档案馆系统测评办法的发布，数字档案馆建设将进入全面推进阶段，
13、需要列入国民经济和社会发展规划予以推动，建设任务势在必行。与之相配套的各行各业数字档案室建设必须齐头并进。在各地数字档案信息资源呈现规模化的基础上，需要进一步整合资源、共建共享，加大存量档案数字化力度，开发各类服务民生的数据库，发挥档案价值，提高档案馆公共服务能力，为服务型政府提供资源支撑。档案信息化建设与展望 在电子文件管理标准规范的指导下，需要进一步完善电子文件元数据、数据结构与交换格式等专业标准，加强监督指导和接收进馆工作，将电子文件归档管理融入电子政务各类办公和业务系统的开发与应用，使具有保存价值的数字记录遗产能够得到永久保护。进一步处理好开放利用和安全保密的关系，需要从管理和技术两个
14、层面建立数字档案安全体系，严格档案信息化工程备案制度，建立数字档案资源与系统分级和利用保障体系。档案信息化建设与展望四、档案信息化重点工作（一）档案信息安全（二）数字档案馆（室）（室）建设（三）档案科学技术研究档案信息化建设与展望 （一）（一）档案信息安全 档案信息安全工作目标（档案信息安全工作目标（“五不五不”）档案信息化建设与展望档案信息安全特别注意的问题：网络物理隔离数据（异地）备份江苏省档案信息化安全保密管理办法（试行）档案开放与档案信息上网鉴定档案信息系统安全等级保护定级工作指南国家档案局档案核心数据库档案信息化建设与展望 长期保存、可用长期保存、可用 安全安全 管管理理 互联网数据
15、库 政务网数据库 局域网数据库 .核心数据库（长期保存数据库）核心数据库档案信息化建设与展望（二）数字档案馆（室）建设（二）数字档案馆（室）建设1、数字档案馆释义2、数字档案馆构成要素3、档案数字资源建设档案信息化建设与展望1、数字档案馆释义、数字档案馆释义 数字档案馆建设规程DB32/T1892-2011 指各级各类档案馆为适应信息社会档案信息资源管理、保存和利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息共享利用的，以档案信息集成管理系统呈现的虚拟档案馆。国家档案局数字档案馆建设指南 数字档案馆是指各级各类档案馆为造应信息社会日益增长的
16、对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。档案信息化建设与展望2、数字档案馆构成要素基础设施设备数字资源与数据库应用系统与服务平台保障体系档案信息化建设与展望基础设施设备 数字档案馆基础设施的建设主要有网络环境的构建和硬件设备的配置。网络环境的构建 网络环境是数字档案馆运行的基础构架，是实现数字档案信息共享的平台。数字档案馆面向三类服务对象：档案局（馆）内部工作人员、政府部门和社会公众。基于这三类不同的服务对象，数字档案馆的网络环境也分为三个层次：档案局（馆）内部的局域网、连接
17、各个党政机关的政务网和连接Internet的外部公众网。档案信息化建设与展望 局域网是连接档案馆内部各部门及相关资源的内部网络，是数字档案馆的基础平台，基于局域网平台，数字档案馆履行着对档案资源的“收集、管理、保存、利用”等业务功能和日常办公活动。政务网是连接地方党政机关和相关单位的信息传输平台，基于政务网平台，可实现政务活动电子文件的在线归档和数字资源实时共享。依托广域覆盖、全面开放的互联网的公共网络平台，数字档案馆在实现公众对档案资源最广泛共享的同时采集具有保存价值的各类数字信息，进行资源整合，以便为民众所需提供更好的服务。档案信息化建设与展望 全国档案信息化建设实施纲要中对网络建设提出了
18、明确要求：“各省、自治区、直辖市及主要中心城市档案局馆力争全部建立局域网。”数字档案馆网络的构建应根据实际需要，在自建网络的同时因地制宜，充分利用已有的信息共享平台和网路基础设施，以提高建设效率。档案信息化建设与展望 硬件设备的配置 数字档案馆建设硬件的配备是非常重要的，它是保证数字档案馆高效运行的物质基础，主要包括服务器、网路设备、存储设备、数字化设备、终端设备和其它配套设备等。服务器又根据所承担的任务不同而分成主服务器和辅助服务器两类。一个数字档案馆系统配置服务器的数量，取决于系统的实际功能，不必强调所有任务都有独立的服务器，可根据数据规模、用户数量及访问量等参数合理选定；网路设备主要包括
19、传输介质、集线器、交换机、路由器、光电转换设备等；档案信息化建设与展望 存储设备主要包括磁盘、光盘、磁带等；数字化设备包括扫描仪、数码摄像机和照相机、非线性编辑系统等；终端设备包括输入、输出设备，通常是指独立工作的计算机、打印机、复印件等。硬件设备的优化配置直接关系到数字档案馆的运行效率和安全。数字档案馆建设在硬件投资上一般约占总投资的50%，硬件设备优化配置的挑战在于技术的不断升级和设备的更新换代。有资料显示，由于硬件所造成的系统故障和数据灾难约占30%，可见硬件对于数字档案馆建设的重要程度。档案信息化建设与展望数字资源与数据库数字资源与数据库 数字资源 数字资源是数字档案馆建设的基础与核心
20、。来源范围：包括档案馆的数字资源、各立档单位移交进馆的电子文件和电子数据，以及从各种渠道收集来的具有档案性质的专题信息。获取方式：既有对传统档案的数字化转换，又有对电子文件的归档。信息形式：既有文本、照片、图片等平面数据，又有音频、视频等多媒体数据，以及网页、数据库等结构化的复合信息。档案信息化建设与展望 对传统档案数字化是现阶段档案数字资源建设的一个重要方面，各个档案馆对传统档案的数字化所产生的数据，在数字档案馆中占有的比例最大。档案数字化是解决馆藏“非数字档案”在网络环境下提供利用的阶段性工作。随着信息化的发展推动办公自动化的普及，电子文件将逐步替代传统载体文件。在数字形式的文件比例越来越
21、大的今天，电子文件将成为档案的主要来源。档案信息化建设与展望 档案资源数据库 档案资源数据库包括目录数据库、内容数据库、元数据库等。目录数据库是是数字资源与利用者之间的桥梁，从上个世纪90年代开始，各个有条件的档案馆为了提高档案的检索速度，陆续通过人工人录入的方式，逐步建立起包括案卷目录、文件目录和各个专题目录数据体系，大大提高了工作效率。从国家层面，建立了明清档案目录数据库、民国档案目录数据库和革命历史档案目录数据库。档案信息化建设与展望 内容数据库人们习惯上也称为全文数据库，实际上它除了文件的全文等平面数据，还包括多媒体数据等。传统档案数字化转换、移交进馆的电子文件以及采集的其它有价值的信
22、息都要纳入内容数据库加以管理。元数据是描述电子档案内容、结构、背景及其整个管理过程的的数据，它是保证数字档案的原始性、可靠性和可用性的一项重要措施。对于原生的电子档案，其内容数据要与元数据在技术上建立持久有效的联系，防止电子档案被非法篡改。档案信息化建设与展望应用系统与服务平台 应用系统 数字档案馆的的应用系统是一个可扩展的、基于网络的数字档案管理系统，该系统能够实现电子档案收集、管理、保存、利用四项基本业务，也是档案信息化建设成果具体的、最主要的表现形式。档案信息化建设与展望 服务平台 数字档案馆建设根据不同的服务对象、立足不同的网络，建立三个服务平台，并提供对应的档案信息资源共享服务。一是
23、基于局域网的档案综合管理平台，局域网系统是档案信息资源总库所在地，档案综合管理平台是满足日常数字档案馆业务管理和对数字档案核心资源进行有效管理的需要；二是基于政务网的档案服务平台，是数字档案馆连接本级各党政机关立档单位的主干平台，它依托本级政务网，能够在线接收各立档单位的电子文件，同时为党政机关用户提供档案的在线查阅利用服务；三是基于公众网的档案信息服务平台，一般是通过档案信息网站建立满足公众查阅档案需求的利用窗口，同时采集具有利用价值的各类数字信息进行资源整合，实现档案信息资源最广泛的共享。档案信息化建设与展望保障体系 保障体系是确保数字档案馆建设有序、健康、协调发展的前提和条件。保障体系应
24、该包括体制机制的保障、人才和资金的保障、信息安全的保障、标准规范的保障等方面。机制保障。数字档案馆建设是一个庞大的系统工程，所以从论证、建设到运维、管理各个阶段都必须有相应的组织机构来保证。组织机构的职责包括数字档案馆规划和计划的制定、项目需求与组织论证、人才引进与专业培训、筹集资金与使用监督、各种运维管理制度的建立与考核等等。安全保障。安全保障体系建设包括三大方面的内容：一是按照信息安全等级保护的要求，采用相应的安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施；二是建立健全安全管理规范和制度，并严格遵照执行；三是制定各种安全事故处理的应急预案，完善灾难恢复机制，提高应急处置能力。档案信息化建设与展望
25、人才和资金保障 与传统档案馆相比，数字档案馆对管理人员的素质要求明显提高，但由于受原有基础和工作条件的限制，既熟悉档案管理业务，又精通信息技术应用的复合型人才的紧缺，成为数字档案馆建设的一个主要制约因素。因此加强数字档案馆的人才引进和培养，是当前紧迫的工作任务。数字档案馆建设的资金来源，与档案馆库建设一样，是政府财政的投入，同时数字档案馆建设是一个渐进的过程，要根据整体规划分步实施，确保投资的效益最大化。档案信息化建设与展望 标准规范保障。一是基础标准规范，如数字档案信息数据检索语言、数字档案数据格式与交换格式、元数据和对象数据格式等；二是管理标准规范，如数字档案信息采集、报送、接收、整理、著
26、录、编目、鉴定、划控等各项工作的管理要求操作规范；三是业务标准规范，如电子文件归档范围、档案数字化流程、数字档案数据交换规范等；四是技术标准规范，如数字档案馆网络基础设施建设技术标准、数字档案存储备份技术标准、数字档案数据库建设技术标准等。档案信息化建设与展望3、档案数字资源建设传统载体档案数字化电子文件管理资源整理档案信息化建设与展望传统载体档案数字化 档案数字化释义 数字化，是指利用计算机信息处理技术，把声、光、电、磁等信号转换成数字信号，或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码，用于快速传输与准确处理的一种综合性技术。数字化具有简单、直观、速度快等优点。档案数字化是指利用数据库技术、数据
27、压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库，它将各种传统载体的馆藏档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式传输，并利用计算机系统进行管理，以实现档案信息快捷利用和共享的目的。档案信息化建设与展望传统载体数字化：传统载体数字化：纸质档案的数字化纸质档案的数字化照片档案的数字化照片档案的数字化音频档案数字化音频档案数字化视频档案数字化视频档案数字化缩微胶片数字化缩微胶片数字化纸质档案数字化技术规范DA/T 31-2005档案数字化转换操作规程DB32/T1894-2011档案信息化建设
28、与展望 经过数字化处理后的档案能够通过各种各样的管理软件进行规划与整合，使档案利用服务方式更加多样，最大限度的实现了档案资源的共享。档案信息化建设与展望档案目录数据库建设是一项档案目录数据库建设是一项 综合性的工作综合性的工作数字化方案制定服务效率 数据校对资源（馆藏）总量家底 划控、鉴定、开放、共享 档案信息化建设与展望档案数字化与安全保密 档案数字化外包安全管理规范 档办发20147号 管理要求：县级以上档案、保密行政管理部门分别负责对本行政区域内档案数字化工作和相关保密工作进行监督、指导，并组织开展档案数字化安全管理、保密培训。组织实施：档案数字化组织实施单位和档案服务机构应建立健全规章
29、制度，明确管理机构和人员，确保档案实体、信息及档案数字化成果的安全，严防泄密事件发生。档案信息化建设与展望 场所管理：设置在符合安全保密要求的档案数字化组织实施单位或本地综合档案馆建筑内且相对独立的区域；配备防盗、视频监控设施设备；符合防尘、防火、防有害生物等安全管理要求，供电稳定；配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具；在档案数字化加工区外设置存放工作人员私人物品的专用储物箱柜；场所内不得设有能连接互联网的信息接口。档案信息化建设与展望 档案数字化工作应实施全程摄像录像监控，监控视频数据应由组织实施档案数字化单位保存3年以上。应建立档案数字化工作场所管理制度，核查出入人员身份，严禁无关人员
30、进入场所。条进入场所的工作人员严禁携带手机、照相机、摄像机等具备照相摄像功能的设备和各类移动存储介质等信息设备及与工作无关的物品；未经安全保密管理人员许可，严禁将场所内的任何物品带离场所。档案数字化工作人员不得在数字化场所内从事与数字化工作无关的活动，严禁在场所内进食、吸烟、饮水。档案信息化建设与展望 数字化流程和成果管理数字化流程和成果管理 (一)档案出入库必须仔细清点，完备登记和办理交接手续；(二)按卷(批)建立档案数字化处理单，在数字化加工流程中与档案实体同步流转，每个档案交接环节均清点签字；(三)发现档案原件错、缺、污、损等情况的，要及时与档案数字化组织实施单位管理人员共同审核，并登记
31、、签字确认；(四)档案应由专人负责在专用档案装具中保管，严禁随地堆放，使用完毕及时归还入库；(五)档案服务机构和工作人员严禁留存、复制、摘抄档案。档案信息化建设与展望 档案数字化工作人员应遵守档案数字化操作规范，防止损毁档案。档案数字化组织实施单位和档案服务机构应有专人负责档案数字化数据，采取可靠措施安全保管，交接应办理手续；严禁私自复制、留存、转让、转借或出售档案数据，不得泄露档案信息。档案数据移交前应进行验收检查，确保与档案原件一致，符合质量要求，无病毒和木马，可读、有效；移交后应及时登记入库，不得私自保管。档案信息化建设与展望 档案数字化组织实施单位应科学管理档案数据，并采用异质、异地备
32、份等方式，确保档案数据完整、安全和长期可用。档案数据提供利用前，应按有关规定进行鉴定，划分使用控制范围。档案数字化组织实施单位应制定档案数据利用管理制度，规范利用流程，采取防护措施，确保利用过程安全可控。档案信息化建设与展望 系统与设备管理 组织实施档案数字化单位应对用于档案数字化的信息设备及存储介质进行检查登记，并按相关保密标准和安全规范进行管理。用于档案数字化的信息设备及信息系统必须与其他网络物理隔离；禁止安装使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等具有无线互联功能的硬件模块和外围设备；不得使用笔记本电脑、平板电脑等便携信息设备。档案信息化建设与展望 组织实施档案数字化单位应采取措施，对档案数字
33、化设备的输入、输出接口进行封闭处理。需开启使用时，应经过批准和登记并由组织实施档案数字化单位安全保密管理人员全程监督。用于档案数字化的设备和存储介质严禁与其他用途设备和存储介质交叉使用；非专用设备和存储介质严禁带入场所；设备和存储介质移出场所前，应进行安全保密技术处理，并经组织实施档案数字化单位审批同意后方可移出。档案信息化建设与展望 用于档案数字化的设备和存储介质不得擅自外送维修，维修应有专门人员现场监督。无法确保数据可靠清除的设备和存储介质，如打印机、硬盘、移动硬盘、U盘等，严禁外送维修。用于档案数字化的设备和存储介质，未进行符合国家保密标准的信息和数据清除，不得改做其他用途。报废的应按保
34、密规定进行处理。档案信息化建设与展望 移动存储介质和刻录机等数据拷贝设备应由档案数字化组织实施单位指定专人保管，每次使用应经批准和登记，并在保管人员的监督下使用，用后立即归还。档案服务机构在结束工作任务后，应将自带的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备移交档案数字化组织实施单位保管或销毁，严禁擅自带走。档案信息化建设与展望 监督与检查 各级档案、保密行政管理部门在各自职责范围内，联合或者单独对本行政区域内档案数字化组织实施单位、档案服务机构及有关工作人员执行本办法的情况和安全保密情况进行监督、检查，并逐级适时报送相关情况。档案数字化组织实施单位违反本办法，情节严重或逾期不整改的，由
35、档案、保密行政管理部门依照有关法律法规予以查处，并追究领导责任。档案服务机构违反本办法，情节严重或逾期不整改的，由档案、保密行政管理部门依照有关法律法规予以查处。（国家档案局、监察部33号令）档案信息化建设与展望电子文件管理 加强对电子文件的归档管理，制定电子文件归档管理规范，实现从电子文件到数字档案的“无缝连接”，是档案信息资源建设最艰巨的任务。档案信息化建设与展望 电子文件释义 一是一是2002年发布的电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）对电子文件的定义是：电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信
36、网络上传送的文件。二是二是2009年印发的电子文件管理暂行办法（中办国办厅字2009,39号）对电子文件的定义是：电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。档案信息化建设与展望电子文件的内涵电子文件的内涵 电子文件的内涵把握和理解：第一，电子文件的来源主要有三个方面，即在公务活动中产生的电子文件（多以文本、图像、声音或影像等形式存在，例如，OA系统或业务系统产生的文件、E-mail信件等）；在社会活动（包括经济、文化、教育、科研、社交、生活等）中形成的电子文件（除了文本、图像、声音
37、或影像等外，还有光栅图（像素图）、矢量图、数据库文件等形式存在，如CAD文件、CAM文件等）；由传统载体的模拟信息经采集、转换后形成的电子文件（如文字、图片信息通过扫描仪转换成数字信息，录像、录音等通过声音、影视图像数字化卡将模拟信号转换成数字信息等）。档案信息化建设与展望 第二，电子文件的概念应是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件功能的数字信息，又是以数字信息为技术特征的文件。电子文件是文件类型的一种，它应符合文件的一切必要特征。电子文件属于“国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录”。作为文件家族的新成员，电子文件具有文件的各种属性，特别
38、是具有特定的要素、作用和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。档案信息化建设与展望 第三，电子文件由内容信息、背景信息、结构信息三要素构成的。内容信息是指文件中所包含的表达作者意图的内容（如文字、图表、符号、数字、影像、声音等）。背景信息是指能够证明文件形成环境、形成过程、存在状态以及和文本之间相互关系的信息，包括表示文件来源与传送目的地的信息以及与文件形成和存在、维护相关的其他描述性信息等（如发文者、签署人、文件生成日期、收件者、文件状态改变的说明、文件生成的软硬件环境等）。结构信息是指文件内容信息的组织表达方式（如文字的段落安排，电子文件所使用的代
39、码、格式，以及载体、附件等方面的信息，链接和其它编辑设备间的关系等）。档案信息化建设与展望电子文件的技术特点电子文件的技术特点 主要包括非人工识读性、生成环境依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易变性、多种媒体的集成性、信息存储的高密度性、信息的可操作性等。非人工识读性。是指电子文件载体上所记录的信息是人们无法直接阅读理解的，必须借助于特定的工具来识别。生成环境依赖性。非人工识读性使得电子文件的生成、处理、阅读、利用必须依靠计算机软、硬件工具来实现。信息与载体的可分离性。电子文件中的信息与其存储载体之间不具有固定关系，也不再对特定记录载体“从一而终”。信息的易变性。表现在内容易变、载体易变和环
40、境易变三个方面。多种媒体的集成性。电子文件可以将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体。信息存储的高密度性。电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，而且随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大。信息的可操作性。电子文件中的数字信息是动态、可变的信息，它可以随时根据人们需要而加以改变。档案信息化建设与展望电子文件的种类电子文件的种类 电子文件的类型多样化，按电子文件的适用范围分为通用电子文件（又可分为通用电子公文和通用内部电子文件等）、专用电子文件、私人电子文件等；按照文件功能可划分为主文件、支持文件；按照文件组成方式可划分为简单文件、
41、复合文件、复杂文件；按信息存储载体可划分为磁盘文件、磁带文件、光盘文件；按照文件来源途径可划分为原生电子文件、数字化电子文件；按照适用范围可划分为通用电子文件和专用电子文件。为了便于了解电子文件，我们按电子文件的信息存在形式分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、命令文件等 档案信息化建设与展望电子文件与元数据电子文件与元数据 元数据是电子文件不可分割的组成部分，是管理电子文件的重要工具，是对电子文件进行有效而安全的控制，保证电子文件的完整性、真实性、可靠性和有效性重要手段，是对电子文件信息组织、维护和检索的重要依据。元数据元数据(metadata)：元数据其一般性解释
42、为“关于数据的数据”，其基本功能为描述和定义数据。作为数据管理的工具，元数据被广泛地应用在数据库、图书管理、情报管理、文档管理、文物管理等领域。国际标准IS015489信息和文献文件管理将元数据定义为“描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据”。国标GB/T 26162.1-2010信息与文献文件管理 第1部分：通则中元数据的定义采用了国际标准IS015489信息和文献文件管理中的定义。档案信息化建设与展望 元数据作用：元数据作用：元数据的作用主要包括元数据提供了对电子文件的全面描述、元数据可以保障电子文件的真实性、元数据可以保护电子文件的完整性、元数据可以保证电子文件的可读性、元数据
43、能够支持电予文件的全程控制、元数据能够支持电子文件管理流程的集成与优化。因为元数据具有上述广泛的重要作用，所以元数据管理是电子文件管理的基础和关键，而要对元数据实施优质的管理，必须在电子文件管理系统设计阶段统一设计元数据和规划元数据管理工作，并将设计、规划的结果纳入系统中。电子档案基础元数据库结构和封装格式DB32/T1893-2011档案信息化建设与展望元数据提供了对电子文件的全面描述。这是元数据最基本的作用，是其他作用得以发挥的基础。元数据可以保障电子文件的真实性。元数据完整地记录了电子文件的形成过程、技术措施（如数字签名、密钥、密码）和管理过程，根据这些记录可以确认其真实性。元数据可以保
44、护电子文件的完整性。元数据能够在两个层次上保护电子文件的完整性：在单份文件的层次上，某些结构、背景方面的元数据与电子文件内容相对分散，保存这些元数据，并在元数据与文件之间建立有效的联系，是维护电子文件完整性的必备手段；在文件集合的层次上，元数据记录着文件之间的有机联系，从而保证了事务活动记录的完整。元数据可以保证电子文件的可读性。元数据记录电子文件形成、迁移后的技术环境，为保证其长期可读提供了必要的信息。元数据能够支持电子文件的全程控制。利用元数据，可以实现对电子文件生命周期全过程的有效控制，包括通过文件登记时捕获的元数据来控制电子文件的归档，通过访问权限元数据来控制电子文件的存取，通过追踪电
45、子文件形成、管理和利用过程中形成的元数据进行安全审计等，从而有效防范和降低电子文件管理的风险。元数据能够支持电子文件管理流程的集成与优化。在网络系统中，利用信息共享的特性，在一次性捕获元数据之后，便可以在多项文件处理、管理活动之间共享，而无需逐个传递，反复输入，从而为电子环境下文件管理流程的集成和优化提供了基础和保障。档案信息化建设与展望电子文件管理目标电子文件管理目标 管理目标是确定管理原则、管理方法等管理行为的基础，对电子文件的管理同样如此。电子文件的管理目标主要可以分为两类：一类是电子文件的质量目标，包括真实性、准确性、完整性、可续性、可用性、保密性、关联性、及时性、一致性等；另一类是电
46、子文件管理的其他目标，包括支持业务活动的连续性、促进工作效率的提高、方便查询和利用、维护社会记忆的完整等，这些目标的实现程度依赖于电子文件的质量。档案信息化建设与展望 目标一：保证电子文件的真实性目标一：保证电子文件的真实性 电子文件的真实性是指文件内容、逻辑结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。文件的真实性表现在两个方面：一是文件在产生过程中的真实；二是文件在产生之后的真实。真实性是保证电子文件业务有效性和法律证据性的基础，是实现无纸化业务活动顺利开展、实现信息化的先决条件。确保电子文件的真实性是电子文件反映和证实机构历史真实面貌，构成社会价值，得以作为社
47、会记忆长久保存的前提。档案信息化建设与展望 目标二：保证电子文件的完整性目标二：保证电子文件的完整性 完整性是实现电子文件证据价值、情报价值和长期可读的重要保障，不完整的电子文件往往不能证实自身的真实性，也不能如实反映机构活动的真实面貌。电子文件的完整性包括三个方面的含义：一是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损；二是作为记录机构活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全，文件之间的有机联系得以揭示和维护；三是与主文件有关的支持性、辅助性、工具性文件及相关参数齐全。档案信息化建设与展望 目标三：保证电子文件的有效性目标三：保证电子文件的有效性 电子文件的有效性是指
48、“电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等”。事实上，电子文件管理最突出的矛盾不是有效性问题，而是这种有效性能否长期地存续下去。电子文件在经历了长时间的存储，经过压缩、加密、格式转换或技术平台迁移后能否仍然被人识读、被人理解，并保持其内容的原真，是一个很大的挑战。为此，必须建立电子文件有效性管理制度，采取各种技术措施来维护其可读性和可靠性。电子文件长期有效性包含电子文件载体耐久、稳定和电子文件技术生命长久两个方面的要求。档案信息化建设与展望 目标四：保证电子文件的长期可读性目标四：保证电子文件的长期可读性 电子文件的长期可读性是指文件经
49、过存储、传输、压缩、解压缩、加密、解密、载体转换、系统迁移等处理后能够以人可以识读，可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。造成电子文件读不出来的原因很多，最典型的是，电子文件的系统依赖性使得每一份文件只有在相应的系统环境中才能读出，系统不兼容或软硬件的升级换代往往导致文件的无法读出。此外载体老化、病毒感染、信号衰减、加密文件无法正确解密等原因也都可能影响文件的顺利读出。电子文件的可读性是其存在和价值的基础，如果文件不能顺利读出，文件中的信息便成为了“死信息”，再有价值的东西也失去了存在的意义。保证电子文件可读性的措施应该贯穿于全部管理工作的始终。档案信息化建设与展望 目标五：提高工作效率目
50、标五：提高工作效率 电子文件是为了执行业务和管理活动而产生的，其基本职能是支持机构职能活动的开展。电子文件的管理应该和电子文件的产生、应用一样，继续服务于机构提高业务效率的目标。电子文件制作便捷，流转规范，可有效提高机关文件制作和文件处理的质量和效率。科学的电子文件管理应该具有发挥电子文件现行作用和保持其历史价值的双重功能，而这不可偏废，管理活动务必在二者间寻找平衡点，保持二者的高度统一。档案信息化建设与展望 目标六：方便查询和利用目标六：方便查询和利用 电子文件管理系统和管理者是文件和文件利用者之间的中介，理应为利用者提高高质量的文件信息。查询和利用的过程正是实现电子文件信息价值的过程，因此
