1、1大家上午好！2常用管理工具常用管理工具集团人力资源部集团人力资源部 马娟马娟3工具的意义人与动物的区别工具提高效率掌握工具：学习、持之以恒地练习工具能够体现专业4 你不能通过命令来达到某一生产率，你必须提供工具使人们发挥出最好水平。史蒂夫.乔布斯，计算机天才 一些人把自己的部分成功归功于一种能力能够为他们的工作找到最合适的工具。约瑟夫.廉拉德，波兰裔小说家5培训的目的把想法变成办法把思想变成行为6主要内容2+102个理念+10种工具72个理念 “二八”定律“木桶”理论810种工具头脑风暴法5W2H方法PDCA循环SMART原则任务分解法（WBS）鱼骨图（因果图）SWOT分析5S管理责任划分法
2、（AMPES）柏拉图92个理念10“二八”定律理念之一 关注关键问题的思维方式11“二八二八”定律定律基本概念 总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。要点 任何事情都可以被分成两类：一类是“次要的多数”，占总数的80%，但对总体效果只有20%的影响程度；另外的20%属于“关键的少数”，却能产生80%的成效。理念之一12“二八二八”定定律律启示启示 我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。情上。理念之一13理念之二木桶理论短限决定原理14“木
3、桶木桶”理论理论基本原理：木桶盛水多少的决定因素不在于最长板，而是最短板。要点 每个木桶都有自己的短板。想盛更多的水，就得提高短板。短板是关键理念之二15“木桶木桶”理论理论理念之二启示启示 在组建和管理一个团队的过程中，要关注整个团队的均衡建设与发展。其中包含两层意思，一是整个团队的每个个体都要均衡发展，不要出现拖后腿的现象；二是整个团队工作的方方面面也要均衡发展，不要出现顾此失彼的现象。在实际工作中，我们要时刻寻找到影响团队进步的最短处，并集体帮助改进，使得团队的整体绩效得到提升。1610种工具17工具之一 SWOTSWOT分析分析是制订战略的一种工具是判明方向的一种方法18SWOT分析分
4、析优势优势 S Strengthstrengths劣势劣势 W Weaknesseseaknesses机会机会 O Opportunities pportunities 威胁威胁 T Threatshreats 可以帮助我们清晰地把握全局，分析自己在资源可以帮助我们清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，最终使我们走向的成功！存在的风险与威胁，最终使我们走向的成功！工具之一19SWOT分析分析步骤：分析环境因素分析环境因素 构造构造SWOTSWOT矩阵矩阵 制定行动计划制定行动计划工具之一 优势
5、优势 劣势劣势 机会机会so战略（增长性战略）wo战略（扭转型战略）威胁威胁st战略（多种经营战略）wt战略（防御型战略）战略就是依靠内部优势去抓住外部机会的战略。战略是利用外部机会来改进内部弱点的战略。战略就是利用企业的优势，去避免或减轻外部威胁的打击。战略就是直接服内部弱点和避免外部威胁的战略。威远集团工具之一21 注意点：制订策略、对策 22工具之二 头脑风暴会头脑风暴会是一种开发团队智慧的技术是一种收集创意的工具23头脑风暴会头脑风暴会非结构化的头脑风暴会非结构化的头脑风暴会为团队成员提供了自由的提出见解和意见的机会。这种方式鼓励成员任意地贡献出尽可能多的主意，直至没有人再有新东西可增
6、加了。结构化的头脑风暴会结构化的头脑风暴会对于团队负责人或会议主持人提出的问题，团队成员一个接一个地提出自己的见解。每人每次只能提一个。当某个成员再也没有新的主意时，可以跳过。所有的主意都应记录在白纸板上。类型工具之二24头脑风暴会头脑风暴会第一步第一步 第二步第二步 第三步第三步 第四步第四步 第五步第五步 第六步第六步第七步第七步 确定头脑风暴会的目的或目标。将问题或题目写在白纸板上。确定使用哪一种头脑风暴会的形式（结构化的还是非结构化的）。与团队回顾头脑风暴会的基本规则。非结构化的头脑风暴非结构化的头脑风暴个人任意地说出想法。所出的主意一起记录在白板纸上。当团队的主意已出尽后，主持人可以
7、用提问的方式来产生更多的主意。当完成以上步骤后，主持人可以要求澄清先前的主意。结构化的头脑风暴结构化的头脑风暴个人轮流地说出想法。所出的主意一个一个地记录在白板纸上。工具之二步骤25头头 脑脑 风风 暴暴 会会注意点强调主意的数量而不是质量。强调主意的数量而不是质量。鼓励荒谬的和牵强的主意。鼓励荒谬的和牵强的主意。避免对所出主意的批评、评价和判断。避免对所出主意的批评、评价和判断。应鼓励对别人的主意搭顺风车和加以发挥。应鼓励对别人的主意搭顺风车和加以发挥。工具之二26工具之三 5W2H 5W2H方法方法是一种思考问题的方法也是一种检查工作的办法275W2H方法方法5WWhy：为什么干为什么干要
8、做这项工作，对工作目标是否有支持要做这项工作，对工作目标是否有支持What：干什么干什么任务的内容和达成的时间是什么任务的内容和达成的时间是什么When：时间时间在什么时间段进行在什么时间段进行Where：地点地点任务发生的地点任务发生的地点Who：责任人责任人哪些人员参加此任务，由谁负责哪些人员参加此任务，由谁负责工具之三285W2H方法方法指导、计划或布置、检查工作时要明确指导、计划或布置、检查工作时要明确2HHow tO：怎么干怎么干用什么方法进行用什么方法进行How much：费用费用需要多少成本需要多少成本工具之三29工具之四SMARTSMART原则原则是一种分配任务的原则是一种提高
9、任务完成率的办法30SMART原则原则具体的具体的（S Specific)pecific)：任务要有层次，各层任务要具体，要分解到不能再分解为止；可衡量的可衡量的（M Measurableeasurable）：）：任务的结果要能够测量，比如效果、数量。可达到的可达到的（A Attainablettainable）：）：计划要有合理性，要考虑：进度、质量及所需的资源能否及时到位；相关的相关的(R Relevantelevant）：）：有关联的任务一定要体现相关性基于时间的基于时间的（T Time-based)ime-based)：要有起始时间和结束时间；工具之四31工具之五责任划分法（责任划分法
10、（AMPESAMPES）是一种使每个人都成为责任者的工具是一种让你知道谁替你分忧，谁替你解劳的方法32责任划分法（责任划分法（AMPES）批准 Approve监督 Monitor计划 Plan执行 Execute协助 aSsist工具之五33责任划分法（责任划分法（AMPES）步骤：注意点：与涉及人员充分沟通为明确责任，计划最好由一人来做跟踪监督与责任划分同等重要 表工具之五34工具之六任务分解法（任务分解法（WBSWBS）是一种把任务细分并逐步落实的方法是一种让每项工作落地的办法35任务分解法（任务分解法（WBS）任务分解法任务分解法 work breakdown structure 工具之
11、六36任务分解法（任务分解法（WBSWBS）注意点任务分解到不能再分与任务承担者充分沟通分解的任务要符合SMART原则 表工具之六37工具之七鱼骨图（因果图）鱼骨图（因果图）是一种寻找各因素之间因果关系的方法是一种寻找各项工作之间逻辑关系的方法38制作步骤第一步第一步 在图的右侧将结果或问题画在框中。结果结果 方法人机器材料第二步第二步定义原因的分类，即“鱼骨”。1）决定要画出哪些分类。常用的分类有：机器 方法 材料 人 评估 环境2）将分析的原因与主箭头平行写下来。工具之七鱼骨图（因果图）鱼骨图（因果图）39制作步骤（续一）机器停工机器停工 方法方法人人机器机器材料材料 维护 速度机器年龄
12、清除铁屑启动 培训 仓库环境 库存量 第三步第三步建立一系列可能的原因。1）作为一个团队，要决定使用哪一种产生主意的方法。很多团队用头脑风暴法。2）作为一个团队，要决定找出问题所有的原因还是在讨论下一个“鱼骨”前集中在当前的“鱼骨”上。3）提醒团队成员他们正在分析产生问题的原因而不是解决问题的答案。通常要在图的上面直接写出头脑风暴的问题，如右图。4）回顾使用方法的规则。5）画出小“鱼骨”。为何我们会产生机器停工？工具之七鱼骨图（因果图）鱼骨图（因果图）40工具之八柏拉图柏拉图是一种从众多因素中找出最关键因素的方法41100908070605040302010影响品牌的原因调查55.24%85.
13、28%100%质量宣传价格累计影响曲线影响品牌的因素柏拉图柏拉图“影 响 品 牌 因 素 调 查影 响 品 牌 因 素 调 查”100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%工具之八举例42柏拉图柏拉图第一步第一步 定义数据表格式定义数据表格式定义你的小组收集感兴趣资料的数据表格式。第二步第二步 收集资料收集资料第三步第三步 计算总数计算总数从记录表计算总数。有时经计算后，有些项的出现频率很小或重要性很低。这些项可以合起来归入“其它”项。记录表原因发生次数总数备件用完IIIII IIIII I11维修IIIII III8故障IIIII5其它III3合计 27工具之八制作步骤43
14、第四步第四步 画柏拉图坐标轴画柏拉图坐标轴1）在图纸上画出左垂直轴和底部的水平轴。2）将左垂直轴根据你检测到的最大数值进行等分。3）将底部水平轴按测试的项目进行等分。4）将频率最高的项目画在最左边，然后是第二高频率，直至所有项都画出来。这样，最重要的项出现在最左面，而“其它”项则出现在最右面。第五步第五步 画出柏拉图柱子画出柏拉图柱子 柱子的高度应该等于各项目的数值。相邻的柱子应紧靠一起。柏拉图柏拉图工具之八制作步骤44第六步第六步 连接累计曲线连接累计曲线1）画出右边的垂直轴。2）在右垂直轴与左垂直轴上的最高数值点的对应位置上标出100%，并将其均分，标出百分数。3）从最左边柱子的左下角开始
15、画该柱子的对角线。4）再将第二项的数值与第一项相加，从第一项柱子的右上角画到相加所得的数值位置，水平方向等于延伸的宽度应等于第二项的宽度。5）重复上述步骤直至画到图的右上角。最终的高度应等于所有项之和的数值并画到100%的地方。第七步第七步 加上图例加上图例日期、资料来源、责任人以及图名等均应标出。500400300200100100%100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%长江公司1998年2月15日数据由改革推广小组收集和分析与他人的关系愉快的工作环境学习机会其它员工不满意度调查的柏拉图分析举例员工不满意度调查的柏拉图分析举例应答频率百分比48%76%88%员工不满的
16、原因柏 拉 图柏 拉 图制作步骤工具之八45工具之九PDCAPDCA循环循环是一种把任务变成办法的工具是一种使工作不断改进的方法46PDCA循环工具之九Plan-计划；Do-执行；Check-检查；Action行动（改正，再执行）47A-改正再执行P 计划D-执行C-检查SWOT分析、头脑风暴、5W2H、SMART、AMPES、WBSPDCA循环循环工具之九AMPES、WBS、5W2HAMPES、WBS因果图，柏拉图、头脑风暴48案例 干部轮训49 一、背景（为什么干）1.改制后面临战略和产品调整，部分员工和管理人员素质及能力还不能适合企业发展的要求，职业素质、职业意识不够，尽快培养一只职业经
17、理人团队已迫在眉睫。2.改制后员工的整体精神面貌虽有很大改观,但对企业文化的理解还有一定差距.心智模式的改变已成为员工素质整体提升的突出问题。3.企业核心竞争力的提升，依赖于人力资源的开发，做好员工培训是解决这一问题的根本途径。50方法：方法：1 1、问卷调查、问卷调查2 2、职工座谈、职工座谈3 3、高层感觉、高层感觉4 4、透过现象看本质、透过现象看本质了解现状了解现状5152 1、对新奥企业文化的领悟力不够，不能运用新奥企业文化进行有效的引导和管理员工。2、领导力缺乏，不能有效的调动部属积极性 3、缺乏如何将计划分解的能力 4、缺乏执行的效率和方法 5、如何通过流程管理，将组织资源链接起
18、来 6、FDA的系统管理知识缺乏53SWOTSWOT分析分析干部轮训班-寻找短板54二、怎么干？1、头脑风暴会小组讨论-人力资源领导意图征求意见552、分配工作AMPESWBS56三、干什么？实施方案57四、干得如何？学员反馈心得发表领导肯定总结会58寻找关键、寻找短板画柏拉图学员评估表的统计结果放映的问题人数有的课程理解有难度没有消化的时间课堂互动比较少其他211896合计5459课程时间互动其他20%40%60%80%100%柏拉图第一期干部轮训班2004年11月16日39%72%90%100%培训评估60消化不良课程设计讲师水平学员素质内容与实际差异教材准备准备程度授课技巧知识水平编排顺
19、序印刷质量内容时间安排知识积累理解能力学习能力因果图61五、改进课程设计62总结PDCA循循环阶段环阶段应用工具应用工具S W O T分析、头脑风暴、5W 2H、因果图制订方案落实责任分解任务DA M P E S、W B SCA M P E S、W B S、5W 2HA因果图、柏拉图、头脑风暴工作内容工作内容如何干？P为什么干？头脑风暴、因果图、SMART、AMPES、WBS干什么？干得如何？改进63工具之十5S5S管理管理是一种能够改善工作环境的方法是一种提高工作效率的手段64内容1.整理（SEIRI）将有用的东西和没有用的东西分开，将没有用的东西清理掉。2.整顿（SEITION）将有用的东
20、西放在应该放的地方，并做好标识。3.清扫（SEISO）清除场内的脏污，并防止污染的发生。4.清洁（SEIKETSU）将前3S成果维持住。5.素养（SHITSUKE）人人依规定行事，养成好习惯。管理管理工具之十65办公环境的要求：安静、整洁、有序。工具之十66门 桌子文件架文件夹椅子柜子沙发抽屉垃圾桶电话电脑植物墙壁与开关地面、墙角楼梯桌子下面窗台灯墙壁电线吊着的物品过季物品衣架卫生间需要整理的部位工具之十67 从我做起，从现在做起，从小事做起。怎样达到要求：怎样达到要求：整理、整顿、清洁、清扫、素养；检查、督促、发现问题、纠正问题。工具之十68行动未必带来幸福，但不行动就永远也不会有幸福。本杰
21、明.迪斯累利（1804-1881），英国政治家和作家 做正确的事情，把事情做好，立即做。BC.福布斯（1880-1954），福布斯杂志的创立者697071n1.人类衣食住行这类维持生存的生活方式没有太大不同，即使有不同，也没有根本的意义。比方，用筷子还是用刀叉或直接用手抓吃饭，对于人类的命运不会有太大的影响。n2.但是主张义先利后还是义后利先，主张人是目的还是手段，把自然看作是与自己同属一个整体还是与己无关的对象，却足可影响人类甚至整个地球的命运。n3.中国文化从产生的时候起，就推崇德性，倡导恃德者昌，恃利者亡，这是我们祖先的信念。我们的先人推崇的那些开天辟地的圣贤，其共同的特点就是舍己为人，
22、克己让人，给人类造福。n4.他们都有博大的胸怀，以天下为一家，以中国为一人，牺牲自己，成全众人。被我们中国人奉为文明始祖的人，无论盘古、女娲，还是伏羲、神农，或黄帝、尧、舜，他们的共同特点，就是创造文明，与民兴利，公而忘私，品德高尚。n5.中国文化在其漫长的历史发展中也有种种不足为人道的地方，但是它的文化精神就总体而言是高尚的，是不会过时的，只要人类希冀在和平与平等的世界上生活的话。n6.中国精神或中国之道的核心可以概括为如下几项：天人合一的宇宙观、天下为公的政治理想、和而不同的共同生活原则和思想原则、义利之辨的道德理念、己立立人与己达达人的淑世情怀、四海一家与天下太平的世界愿景等。n7.这些中国之道并非中国文化所独有，但却是中国文化的核心和中国文化能够复兴的根据。这些理念与西方现代性的许多原则是不相容的，却是人类生存下去不可或缺的。n8.通过对阴阳五行思想的诠释，人们可以看到世界上各种事物之间的相互制约是多么严厉，而其运动变化又是多么生动。它使我们高度戒惧，也使我们充满希望。n9.中国人为此一再明确声称“不称霸”，主动坚持韬光养晦，大力宣扬和而不同，不论国力多么强大也决不将自己的意志强加于人。这样，中国就成为世界上非常真诚的巨大和平力量。
