1、12本章基本要点本章基本要点n笔头沟通的作用和类型n受众导向的文字组织原则n笔头沟通的语言组织技能n笔头沟通的写作过程n报告的写作n公司年度工作报告的起草35.1 笔头沟通的作用和类型 n笔头沟通的作用：n沟通信息容易记录，并能得到永久保存；n可以保证在信息扩散过程中，使不在沟通现场的受众(读者)能够得到真实的信息；n笔头沟通的信息传递方式速度快；n笔头沟通可以特别关注问题的细节，读者可以更多地获取细节方面的信息；n比口头表达采用更为精确的用词。4n笔头沟通的类型：n根据笔头沟通渠道的不同，笔头沟通可以分为纸张沟通(包括正式和非正式报告、信件、商务函件、备忘录等)、传真沟通、电子邮件沟通和电子
2、会议系统沟通等。55.2 受众导向的文字组织原则 n1.受众对信息的第一反应会是什么；n2.受众到底需要多少信息；n3.以何种方式编辑信息以激发受众兴趣。61.受众对信息的第一反应会是什么n受众对信息的第一反应这个报告是否值得看?n让受众感兴趣的建议：n用主题句或第一段向受众昭示该信息的重要性以及与受众的相关性；n把应付诸实施的内容尽量简化；n为信息内容得以实施，设定一个可行的截止日期；n信息越短越好。72.受众到底需要多少信息？n受众对于讨论主题知道多少；n受众对信息主题的常识来自平时的阅读还是个人经验；n要受众支持你的观点，他们需要你提供哪些信息。8受众对于讨论主题知道多少n如果你所提供的
3、信息完全是新的内容，必须做到：n 通过下定义、概念解释、举例子等方法将主题表达清楚；n 将新的信息与受众已有的常识相联系；n 通过分段或加小标题的方式使信息易于理解；n 用文件草稿在传递对象的抽象人群中进行试读，看他们是否领会和运用你所写的内容。9受众对信息主题的常识来自平时的阅读还是个人经验n要想改变受众对某一信息的认知，必须：n 在表达的信息中先对受众的早期认知予以认可；n 用理论、统计数据说明长期和短期效果之间的差别，或证明受众的经验在此不适用；n 在不伤面子的前提下，提示受众情况已经发生变化，态度和方法也要作相应的变化。10要受众支持你的观点，他们需要你提供哪些信息n为了弄清楚受众所需
4、要借助的信息背景，要做好：n 用“如你所知”或“正如你记得的那样”的字眼开始提醒对方的有关信息，避免让对方觉得你认为他们根本就不懂你在说什么；n 把已为大家接受的或显而易见的内容放在你的句子中；n 需要提示的内容过长时，可以用加小标题、单独成段，或列入文件和备忘录的附录等形式表达。113.以何种方式编辑信息以激发受众兴趣n（1）要站在受众的立场给他们提供积极信息：n把好消息放在第一段；n把受众可能得到的好处甚至放在好消息之前；n开头先讲你们之间的共同点和一致之处；n观点要清楚明确；n不要使用煽动性的言论；n减少说明或提出要求等内容的篇幅，若可能，在下次沟通时再提出此类内容；n说明你的建议是现有
5、最好的解决办法，当然这也不是十全十美的。12n在讲双方之间的一致之处时，不妨向受众提供你们共同的经历、兴趣、目标和价值观。具体在沟通相互之间一致点时，建议：n 采用生动、短篇、有趣的故事谈论你们的共同之处，故事的情节应有趣新颖，不要给人感觉在作报告；n 写作风格应尽量友善、非正式；n 文章结束语和敬称等要让读者感觉到在这个正式或非正式群体中的归属感。13n（2）在信息的编辑时，要注意受众对于文章的语言、结构和格式的偏好：n受众喜欢何种写作风格。根据对受众的了解，选择不近不远、友善的风格；n避免使用激进或禁忌的词汇令受众感到反感；n了解受众所需信息的具体程度；n根据受众个性和文化背景的不同选择直
6、接的或间接的信息结构；n根据受众对于表达方式(包括长度、版式、脚注等)的偏好编辑文字。145.3 笔头沟通的语言组织技能 n笔头沟通的语言逻辑性表现在三个层次上：n最高层次：整个文章或报告的前后逻辑性要强，要融为一体，一气呵成。n中间层次：在整个论证展开过程中，每一个论点要有其系统逻辑结构。n基础层次：每个完整的句子，也要有逻辑性。155.4 笔头沟通的写作过程 n收集资料n组织观点n提炼材料n起草文章n修改成文16175.5 报告的书写 n1.1.报告的概念和类型报告的概念和类型n报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而要求看报告的人之间的信息或建议的交流形式。报告的最终作用通常是作为决策
7、和行动的基础。18n报告有以下几种分类：n(1)根据长度指标不同：短报告和长报告；n(2)根据语气指标不同：非正式报告、一般报告和正式报告；n(3)根据主要内容指标不同：工程报告、财务报告、营销报告和事故报告；n(4)根据时间或进度指标不同：每天报告、每周报告、月度报告；或中期报告、进度报告、最终报告；n(5)根据重要性指标不同：日常报告、特殊报告和紧急报告；n(6)根据写作风格指标不同：叙述性报告、说明式报告、评述性报告、图画式报告和统计性报告；n(7)根据流通范围指标不同：办公室报告、公司报告、公共报告、私人报告。192.报告的目的和成功报告的必备条件 n(1)为什么需要这份报告?n(2)
8、到底报告是为谁写的?n(3)他们想用这份报告干什么?n若你受国家审计局领导的要求，写一份有关全国开展抽奖申请的评估情况调查报告。委托方给了你很正式的授权调查范围。请注意文中是怎样清楚地阐明其目的的。20“关于开展全国抽奖申请的评估情况研究”调查范围n1.“关于开展全国抽奖申请的评估情况研究”的工作主要着重于对开展全国抽奖申请的评估，以确定现在的抽奖申请是否按“国务院关于的规定”中第五章的规定实行许可证制度。n2.调查工作的目的在于：n检查是否按照有关法案的立法宗旨，公平一致对待所有申请人，建立合理的评估程序以审查关于开展全国抽奖的申清，授予“规定”第五章中的许可证。n确认申请人的最终人选是否是
9、以合理恰当的方式确定的，是根据设定的评估程序和对其证据充足的合理修改、在允许主席本着有关法案的立法宗旨合理行使其决策权的情况下做出决定的。n确认授予的许可证是否符合合格申请的有关条件。21n一个成功的报告要具备的条件：n报告内容应该统一，一般只涉及一个主题，不应包括读者不需要的内容和与主题无关的内容；n报告内容应该完整，包括读者需要的所有内容；n所有的信息应该准确，根据事实作出的推理应该正确；n应按照基于逻辑分析和材料分类的计划描述主题内容；n内容表述方式应使计划清楚，以使读者很清楚有关内容所在及原因；n报告应以简单、精炼的风格写作，要便于阅读，不会令人误解；n不管读者是否知道有关的技术和细节
10、，报告对于所有可能的读者来说都应是易于了解的。223.报告的基本结构 n（1）内容简介：授权调查范围或目的n 程序或方法n（2）报告正文：主要的事实 n（3）最后部分：结论n 建议(如果要求的话)n 附录(如果必要的话)23（1）内容简介n清楚说明真正的主题；n指出报告的目的，并介绍有助于理解这一目的必要背景信息；n简介如何去获得这些信息；n以最简单的形式提出结论、事实和建议等；n说明据以安排正文的计划。24（2）报告正文n列出所有的事实(例如调查的性质、有关采用方法的详细解释、整个程序、得到的结果)，并分析这些事实，引导读者合乎逻辑地得出最后部分的结论和建议。25（3）最后部分n简要、清楚、
11、总结性地提出得到的结论建议。n一个成功的结论部分的特征是：不要再引入任何新的观点；与内容简介和正文部分相协调；给读者留下你想留下的印象。264.报告的格式、布局、标题和编号报告的格式：信函、便笺式(e.g.)纲要式(e.g.)混合式(e.g.)27信函、便笺式信函、便笺式28纲要式29标题设计标题设计 报告题目、一级子标题、二级子标题报告题目、一级子标题、二级子标题n标题设计上要注意的问题：n标题的排版和空格应该反映报告的内在条理性；n避免激怒性的标题；n标题应富于启发性，且让人容易理解；n标题一般应由单词和短语构成；n标题应准确，但又要简洁。30n常用的标号方式：n 编号组例“数字”体系：n
12、 1n 1.1n 1.2n 2 n 2.1n 2.1.1n 2.1.2315.长篇正式报告格式简介 32长篇报告的典型格式长篇报告的典型格式n(1)前页n 扉页n 授权(授权调查范围、区域、目标)n 目录n 附表与附图一览表(如果需要)n 前言、引言n 致谢n 摘要n(2)主报告(所有的报告至少需要如下三部分)n 内容简介n 事实与讨论n 结论和建议n(3)附页n 参考书目与文献 n 附录 n 索引33扉页扉页 34扉页扉页n关于什么内容的?(报告的主题)n谁写的?(作者)n为谁写的?(要求提交报告的人或团体)n从哪儿来的?(写作人所代表的机构的通信地址)n什么时间?(报告完成的日期)35参考
13、书目和文献参考书目和文献n在报告写作中，应该严格遵守下面五条规则：n任何不是自己的工作都应该清楚地注明参考文献，以免被认为是剽窃他人作品；n引用他人的话时请用引号，即使只有一个词，如果是反映了别人的主要观点，也必须用上引号；n报告中的文字和插图的每个参考文献都应列人参考书目中；n参考书目中的每一项在文字中都应该涉及；要养成在文字中说明引用出处或数据来源的良好习惯；n所有的数据和图片必须在文中注明出处。365.6 如何起草公司年度工作报告 n充分准备、领会目的 n全面酝酿、构筑框架 n提炼写作、修改完善 37充分准备、领会目的n思想准备：思想准备：一般提前一般提前1-1.51-1.5个月做准备个
14、月做准备n材料准备：材料准备：根据领导意图，平时有心收集根据领导意图，平时有心收集 材料，丰富数据库，让办公室材料，丰富数据库，让办公室 起枢纽作用起枢纽作用n明确性质：明确性质：阶段性、半年、年度报告阶段性、半年、年度报告n明确受众：明确受众：谁来听报告谁来听报告n明确目的：明确目的：老总要讲什么？达到什么目的老总要讲什么？达到什么目的 和期望？和期望？38全面酝酿、构筑框架n常见的年度报告一般性框架如：n第一部分：过去一年的工作回顾。要充分肯定成绩，鼓舞士气。在肯定成绩时，要配以必要的数据说明。约占整个报告的13。n第二部分：提出下年度工作总体思路。在企业内外部环境分析的基础上，分析现在存
15、在的问题和优点，从而提出下年度的工作目标和指导方针。n第三部分：确定下年度的工作目标和工作任务。对于工作目标要明确具体，简明扼要；对于工作任务要明确，有条理，思路清晰。第二部分和第三部分的内容强度约占整个报告的12。n第四部分：明确完成上述目标和任务的措施。可以从人、财、物、党、政、工、团、妇等方面来分析。由于要考虑整个公司全部员工的明年工作安排，这部分内容要尽量面面俱到，尽管篇幅不多，但对各个部门都应提到。n第五部分：简要总结，发出号召。这部分内容一段即可。39提炼写作、修改完善n根据主题和标题，充实内容。40一个完整的年度报告写作过程 聆听聆听构思构思选材选材草稿草稿反馈反馈提炼提炼修改修改编辑编辑复查复查 对于领导提出的修改意见，自己不要再修改；对于领导提出的修改意见，自己不要再修改；在给领导审阅之前可交给有关部门提供反馈；在给领导审阅之前可交给有关部门提供反馈；上述过程可以根据自身特点，选择自己风格。上述过程可以根据自身特点，选择自己风格。41报告写作技能要领 n 理解和思考是灵魂n 条理和提纲是骨架n 形式和表达是血肉n 实践和体验是根本n 功夫在诗外，做个有心人425.7 英文信件的写作 n1.标准英文信件的构成要素 n标准英文信件的格式包括题头、信内地址、称呼、主题行、正文、结尾、署名等几个部分。43信件格式 444546
