1、展前行銷規劃規劃的重要性帶領和激勵相關人員，並解決衝突監督活動確保其依既定計畫完成界定目標、研擬策略、建立協調活動之計畫決定應該做什麼、如何做、由誰來做規劃的重要性 引導正確的方向 動燭先機與威脅 有助於其他管理功能 有效的協調工具 獲得經濟的營運展前企劃定義與目的 參展工作繁鎖 有時間限制 提高目標達成機率 降低不必要的浪費 定義：係指展覽專案經理，根據經營曾決定的年度展覽行銷目標與策略之內容，針對個別展覽進行組織規劃、確認參展目標、分配預算，擬訂參展作業計畫之一連串工作。目的：在確保企業所投入的參展資源，能夠達成設定的參展目標展前企劃常見問題 不知為何而戰的展覽 形同虛設的參展目標 錯失可
2、用的展覽資源 窒礙難行的參展計畫 進度重於品質的計畫 欠缺專人整合的計畫展前企劃內容 充分取得企業外部的各項資源 有效整合企業內部各項展覽事務 系統化的展前企劃作業規範展前企劃架構 建構參展組織 確認個別參展目標 編製個別參展預算 擬訂各項作業時程 擬訂各項作業計畫 執行各項作業計畫 確認各項作業計畫 修正各項作業計畫年度參展目標與策略展中行銷建構參展組織建構戰鬥力強之參展組織四要件慎選展覽專案經理建立展覽組織架構有效統合團隊力量制訂單位(個人)職掌建構參展組織總經理總務部專案經理展品組攤位裝潢與產品陳列組展覽行銷組人員訓練組專案經理 確認及達成參展目標 規劃參展組織、訂定職掌及選派展場人員
3、整合對外展覽事務處理與資源 控管參展作業進度、品質 督導展覽行銷工作 撰擬及說明展後報告 統計、評估與報告展覽績效 彙總整理客戶、競爭者、供應商之訊息 完成上級交辦之其他參展任務展品組 提報、研擬展品開發方向 提報、研擬展品開發方式(新舊產品比例、新產品開發作法、價格帶、數量)控管圖稿設計(含包材)之進度及品質 控管展品製作(含包材)進度及品質 提報展品名稱 製作展品基本資料(規格、價格、包裝方式)展品包裝與裝箱 完成專案經理交辦之其他參展任務攤位裝潢與展品陳列組 規劃攤位平面設計 設計、製作攤位文案 設計攤位照明及色調 設計、製作及包裝展覽輔助器材 委託裝潢評估、發包、進度品質控管 展品陳列
4、方式設計、預擺 完成專案經理交辦之其他參展任務展覽行銷組 設計展前行銷工具 執行展前行銷作業(寄發邀請函、買主手冊登錄、廣告刋登)設計、製作展中促銷工具(型錄、贈品、多媒體)完成專案經理交辦之其他參展任務人員訓練組 訓練展品專業知識 說明展出期間任務及注意事項 說明報價及相關表格填寫方式 訓練現場接待話術 完成專案經理交辦之其他參展任務總務部 安排展出人員食宿 安排展出人員交通 安排展品運輸、保險、報關及通關等 準備展出期間各項用品 完成專案經理交辦之其他參展任務設定參展目標目標目標目標定義目標定義目標值目標值現場接單金額現場簽訂訂單合約金額US$300,000後續接單金額展後半年內之接單金額
5、US$800,000接待有效新客戶數量過去未接觸且展後半年內下單金額超過美金一萬元之客戶家數10家蒐集產品資料家數蒐集競爭者、供應商之產品型錄、報價等資料的家數10家參展預算項目 攤位租金(地點、位置、大小、隔間與否、報名時間)攤位設計之裝潢費用(平面設計、施工及拆除、展示設備、展覽輔助器材)展覽行銷費用(邀請函、廣告、印刷品、發佈新聞稿、舉辦會議費用、翻譯人員費用、設計製作多媒體費用)展品運輸處理費用(倉儲、運輸及處理費用、保險、通關、展品包裝及廢棄物處理等)人員參展費用(差旅費、膳宿費)其他費用(展場人員訓練費、展場雜支、市場調查、交際費等)預算編製表預算科目預算科目前次參展費用前次參展費
6、用本次參展預算本次參展預算備註備註攤位租金278,794(18m2)557,588(36m2)擴大展覽規模攤位設計裝潢攤位平面設計3,6003,600裝潢、施工、拆除85,605212,012宣傳海報、攤位字體製作6,0008,400增購攤仆輔助器材27,60020,000展覽行銷費用邀請卡設計與製作10,00010,000 合作廠商優惠禮品設計與製作60,00060,000展品運輸與處理運輸、倉儲及處理15,00030,000保險、報關及稅捐4,00010,000人員參展費用人員差旅費28,80038,400 展場人員擴編膳宿費48,00060,000其他費用交際費50,000100,000
7、合計617,3991,100,000時程安排方式 前進排程法 以規劃當日或開工首日為起算日期，按各作業所需時間，逐步排定日程的方法。後溯排程法 以最後完成日為起算日期，按各作業所需時間逐步向前推算各作業之開、完工日期。利用甘特圖編製時程進度參展時程規劃表工作項目工作項目工作內容工作內容開始日期開始日期完成日期完成日期成立參展組織指派專案經理、成立專案組織、撰寫參展專案工作職掌200812/21200812/30取得參展資訊1.取得前一年度的展後報告2.取得企業前一次展後總結報告200901/06200901/10設定參展目標專案經擬訂參展目標、編製參展預算01/1101/15決定攤位型式選定攤
8、位位置與決定大小02/1101/15決定展品主題1.確認展品主題2.確認展品開發方式02/1602/28申請訂定攤位報名登記、申請攤位及支付訂金02/2503/01預訂住房房數根據參展人數、由後勤支援人洽詢及預訂旅館04/1104/15確認展品開發1.展品項目2.展品數量(新舊展品比例)3.展品價格帶4.自行開發或委外開發05/0105/31工作項目工作項目工作內容工作內容開始日期開始日期完成日期完成日期展品打樣作業1.擬訂新產品開發計畫2.繪製圖稿3.製作樣品05/0109/25攤位裝潢準備1.確認攤位裝潢主題與風格2.確認攤位裝潢方式3.確認攤位裝潢公司06/0106/15攤位裝潢實施1.
9、攤位平面設計2.攤位字體、海報之設計與製作3.攤位裝潢設計確認與發包06/1508/30證件護照辦理確認機票時間、護照/簽證理08/0108/30參展手續確認檢查參展手冊申請表是否寄發、費用是否支付08/2508/30展場物品準備1.展品陳列輔助器材、禮品準備2.參展人員服裝08/0109/25參展時程規劃表(續)工作項目工作項目工作內容工作內容開始日期開始日期完成日期完成日期展前行銷實施1.規劃展覽行銷方向2.設計、製作展前行銷工具，如邀請卡、感謝卡等3.邀請函寄發與追縱08/2109/30決定展品項目1.展品選定2.製作產品基本資料一覽表10/0110/10展場人員訓練1.展場人員編組2.
10、教導展品專業知識3.指導接待技巧演練4.指導報價技巧及表格填寫09/0110/15 展場物品交運展品、輔助器材交運10/1510/17人員行前教育展出人員出發前宣導及教育10/1710/18確認裝潢進度視察展覽場地與裝潢施工10/1810/18接洽展品進場1.確認展品運抵展地時間2.安排展品進入會場10/1910/19展前工作就續攤位佈置、展品陳列，展前會議10/1910/19迎接展覽開幕10/2010/20參展展品計畫 確認展品主題 確認展品開發方式 擬訂展品開發計畫 繪製圖稿 製作樣品 選定展品 製作展品基本資料 展品包裝與裝箱 詳細描述各工作項目及內容的管理重點、負責人、開始/完成時間、
11、產出文件或表單、及配合人員參展展品計畫表工作項目工作項目及內容及內容管理要點管理要點負責單位負責單位時間時間產出文件產出文件配合單位配合單位確認展品主題1.分析客戶、競爭者及供應商之商情2.分析目標市場需求3.決定展品系列主題4.決定展品系列價格帶展品組2/162/28展品項目開發規劃表總經理專案經理業務部採購部確認展品開發1.展品項目2.展品數量3.展品價格帶4.自行開發或委外開發5.展品規格、條件6.展品開發成本展品組5/15/30展品項目開發規劃表總經理專案經理業務部採購部擬訂新產品開發計畫新產品開發進度與品質(圖稿/打樣)展品組5/15/3新產品開發計畫表採購部繪製圖稿1.審核圖稿2.
12、控管進度展品組5/28/15圖稿工作項目工作項目及內容及內容管理要點管理要點負責單位負責單位時間時間產出文件產出文件配合單位配合單位製作樣品樣品品質與追踨進度生產部供應商5/59/25新產品開發計畫表樣品總經理專案經理業務部採購部選定展品1.展品選定原則2.確認展品數量、品質與成本展品組10/110/8樣品總經理專案經理業務部採購部製作展品基本資料1.規格2.報價基準訂定與審核展品組10/510/10產品基本資料一覽表報價標籤展品包裝與裝箱1.安全性與經濟性2.易拆、易上架3.包材使用限制展品組10/1210/16參展展品計畫表(續)攤位裝潢與展品陳列計畫 確認攤位主題與風格 確認攤位裝潢方式
13、 設計攤位平面圖 設計、製作展品陳列輔助器材(展示架/陳列架)展品之陳列設計、預擺 展品陳列輔助器材包裝與裝箱 攤位裝潢施工 展品陳列佈置攤位裝潢與展品陳列計畫表工作項目工作項目及內容及內容管理要點管理要點負責單位負責單位時間時間產出文件產出文件配合單位配合單位確認攤位主題與風格1.配合參展目的2.搭配展品主題與定位3.決定展品攤位主題攤位裝潢與展品陳列組6/16/10會議記錄表總經理專案經理確認攤位裝潢方式1.配合攤位種類與位置2.確認攤位造型、區域規劃、攤位配件、攤位照明及展品陳列之初步方向3.決定自行或委外設計裝潢4.結合企業IC攤位裝潢與展品陳列組6/16/15會議記錄表總經理專案經理
14、展覽行銷計畫 規劃展覽行銷方向 設計、製作展前行銷工具 設計、製作展中促銷工具 執行展前行銷作業 執行展中促銷作業 執行展後再行銷作業人員訓練計畫 展場人員編組 教導展品專業知識 指導接待技巧演練 指導報價及表格填寫 說明展出期間工作安排及應注意事項後勤支援計畫 安排展場人員食宿 安排展場人員交通 準備展出期間設備用品 安排展品與展出期間所需用品運輸後勤支援計畫表工作項目工作項目及內容及內容管理要點管理要點負責單位負責單位時間時間產出文件產出文件配合單位配合單位安排展場人員食宿1.配合參展預算2.預支旅費3.住宿於報名登記後一個內預訂總務部4/114/15展場人員安排展場人員交通1.配合參展預
15、算2.確認機票時間、護照/簽證總務部8/18/30展場人員展品運輸安排1.展前展品運輸2.撤展展品運輸總務部10/1510/1710/23展品組展場人員準備展出期間用品展場人員服務需結合參展主題總務部8/19/25展場人員展品常見之問題 無法獲得觀展者青睞 未明確呈現展品主題 未適時推出新產品 展品項目未作區隔 計畫不周準備不足 陳列展品品質不良展品之規劃與執行擬訂展品主題內容確認展品開發方式執行展品開發作業繪製圖稿製作樣品驗收樣品計算成本選定展品製作展品基本資料展品包裝與裝箱設定展品主題三大因素市場特性展覽主題買主需求展品主題確認展品開發方式 決定展品項目 規劃展品數量 設定展品價格 價格範
16、圍設定(成本、PLC、參展價格策略、競爭產品價格)價格範圍應用 規劃新產品開發 開發模式 產品規格 產品開發成本選定展品與製作基本資料 決定展品項目 製作展品基本資料 規格尺寸 功能(與競爭者差異訴求)生產方式、使用零組件及材質 產品包裝方式(視需要)價格(部份廠商已採用產品條碼)展品包裝與裝箱 掌握原則 安全性與經濟性 易裝與易上架 包材之限制展前行銷之目的與功能 告知觀展者展覽訊息 激發觀展者之觀展意願 充分掌握客戶喜好與需求，修正展覽行銷策略展前行銷常見的問題 CEIR調查，展前行銷作業平均可以增加33%的訪客 常見問題 未瞭解展前行銷之目的與內涵 未善用主辦單位提供之行銷資源 未訂作重
17、要客戶的展前行銷工具 未事後評估展前行銷工具的效益運用展前行銷工具創造績效 邀請信函(DM)專業期刋之廣告/文章報導 網頁宣傳 媒體報導邀請信函一覽表執行單位執行單位寄發對象寄發對象邀請信函內容邀請信函內容寄發方式寄發方式備註備註主辦單位u 參加過該展覽的企業或個人u 預先登記之買主u 舉行時間u 展覽主題及內容u 展覽期間各項服務u 展覽地點與交通安排u 郵寄u E-mail附上事前預錄觀展證參展者u 現有客戶u 潛在客戶u 舉行時間u 參展主題及內容(重要客戶需量身訂製)u 參展議題之研討(舊客戶)u 參展期間各項服務u 攤位位置u 郵寄u E-mail附上入場卷郵寄DM注意事項 建立目標
18、客戶資料 確認邀請信函之內容 邀請信函之簽名 邀請信函寄三階段 前30天，寄發個人邀請函 前30天，以E-mail通知客戶 710天前，打電話邀請建立潛在客戶資料庫 歷年展覽會之訪客名單 展覽會預先登記之買主名單 主辦單位歷屆之買主名單 目標市場相關公會或協會之會員名錄 工商雜誌之訂戶名單或工商名錄邀請函內容 展覽名稱、地點舉行時間 企業名稱、地址、電話及E-mail 詳細說明此次參展主題，清楚陳述收信者為何要觀展的理由 詳細說明攤位位置 提供主力產品或服務名稱並描述其特色 提供攤位輪值表，讓舊客戶知道在何時可與哪些人員洽談邀請函範例Dear AllHere we would like to
19、invite you to visit our booth of Secutech 2011 in Taiwan this month,and our booth#is M1024+1025,and we will demo our new HD camera,ip camera etc,pls tell us whether you are coming for this expo and give us your meeting schedule with us.Hope to hear from you very soon.with our best regards,Lora Tsai/
20、Sales ManagerEyeview Electronics Co.,Ltd 立巨電子股份有限公司Dear All Here we would like to invite you to visit our booth of Secutech 2011 in Taiwan this month,and our booth#is M1024+1025,and we will demo our new HD camera,ip camera etc,pls tell us whether you are coming for this expo and give us your meeting
21、 schedule with us.Hope to hear from you very soon.with our best regards,Lora Tsai/Sales ManagerEyeview Electronics Co.,Ltd 2011兩岸校際國際貿易模擬展覽邀請函撰寫新聞稿之五要 目的要明確 標題要醒目 內容要精簡 稿件要易讀 圖文要配合展場人員訓練常見之問題 未對展場人員進行訓練 不知如何進行訓練 訓練課程不夠具體 未慎選合適展場人員遴選展場人員與分派任務 遴選展場人員 擁有產品或服務之完整專業知識 願意主動與陌生人交談、分享經驗 擁有清晰表達與熟練的外語表達能力 健康的
22、身體及旺盛的精力 擁有參展經驗(新人培訓者不在此限)展場人員類別 企業負責人 攤位主管 技術人員 銷售人員 服務人員 展場人員數量：每小時展場接待人員約23人 展場人員任務分派(展場人員任務分配表)遴選展場人員與分派任務展場人員之教育訓練 產品專業知識訓練 演練接待技巧 客戶蒞臨攤位 接近客戶 展示推銷 現場報價 締結簽約 送客展出期間應注意事項 企業及個人預定達成之目標 本次展覽在產業中的重要性 本次展覽事前的訪客分析 攤位在展場中的位置 展場地點、交通等相關資料 展場人員之任務分派及工作規定 展場人員不可遺忘的物品(洽談記錄事項、客戶往來傳真、訪客記錄表、出貨運費清單、備忘錄、名片、相機、文具、藥品等)
