1、财经应用文写作第三章 常用公务文书写作 第一节 公文概述 第二节 公告和通告 第三节 通知和通报 第四节 报告、请示和批复 第五节 函和会议纪要第一节 公文概述 一、公文的概念、特点与分类二、公文的结构与写作格式公文是国家机关、社会团体、企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书。公文具有如下特点：（1）政策性：公文是国家管理事务的工具，公文的内容必须符合党和国家的法律、法规、方针、政策及有关规定。这样，才能起到传递党和国家方针、政策的作用。（2）法定性：公文的制作者是依法成立的组织，如国家行政机关、社会团体和企事业单位。（3）时效性：公文活动是处于一定时段或时期内的事件过程，
2、是用来处理公务活动中的实际问题，因此，它的制发必须迅速、及时。一、公文的概念、特点与分类（4）规范性：公文的写作格式、行文程序必须遵循一定的要求。（5）庄重性：公文的表达规范性强，文风严肃、庄重。这从党政机关公文处理工作条例第十九条可以看出：“公文起草应当做到：符合党的理论路线、方针政策和国家法律法规内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。文种正确，格式规范。”2012年7月1日起施行修订的党政机关公文处理工作条例中规定的公文种类为15种，如下页所示。二、公文的结构和写作格式在应用文写作中，公文的格式要求是最严格的，这是公文具有权威性和约束力在形式上的具体表现。公文的结构是
3、指公文的构成项目，即公文的组成部分。根据国家行政机关公文处理办法的规定：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期和页码等组成。公文的格式指公文的构成要素在文面上排列的规格样式，是公文的外部结构形态。公文的书面格式由眉首区域、正文区域和文尾区域3个部分组成。第二节 公告与通告一、公告二、通告一、公告 公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项的应用文。公告是知照性的下行文，主要用于国家机关向人民群众公布政策法令，宣布有关的重要事项和重大事件等。它具有如下特点：（1）
4、公开性：公告是通过新闻媒体向国内外发布的，其内容和传播方式具有公开性。（2）告知性：发布公告的目的是使国内外的公众了解公告告知的事项，从而依据公告的内容办理有关事项。（3）庄重性：制发公告的机关是国家高层的领导机关及政府的职能部门，如国务院、全国人民代表大会及其他国家机关等。因此，公告具有庄重性。（一）公告的概念、特点与分类 根据内容、性质、作用和发布机关的不同，公告可以分为国家重要事项公告、法定事项公告和专业性公告。（1）国家重要事项公告是宣布有关国家的政治、军事、经济等方面重要事项的公告。（2）法定事项公告是国家公布有关法律、法令和行政法规，以及由司法机关依照法律有关规定发布重要事项的公告
5、。（3）专业性公告是指属于专业性的或向特定对象发布的公告。如经济上的招标公告，按专利法规定公布申请专利的公告；也有按国家民事诉讼法规定，法院无法直接将诉讼文书送达本人或代收人时，可以发布公告间接送达。公告由标题、正文和落款3个部分组成。1标题：公告的标题一般由发文机关、事由和文种3个部分组成。标题可以只写发文机关和文种，省略发文事由，或省略发文机关，只写事由和文种；还可以只写“公告”两字，省略发文机关和发文事由。标题如无发文机关名称，则在结尾必须落款。2正文：公告的正文多由告知内容和结束语构成。告知内容一般需写明事实，有的还要写明有关要求。正文结束时，有时要用“特此公告”“现予公告”等作为结束
6、语。公告是告知重大事项时使用的应用文，正文不能写得冗长，文字应朴实庄重，鲜明准确。3落款：包括发文机关和日期。发文机关名称一般要用全称，属几个机关共同发文的，可用习惯的简称。（二）公告的格式与写法二、通告通告是向社会各有关方面公布应该遵循或周知事项的公文。它可以在公共场所张贴，刊登在报纸上，以及在广播、电视等媒介公开宣传。通告是面向社会公开发布，具有一定的约束力和知照性的下行文。它具有如下特点：（1）法规性：通告公布的是要求人们遵守或周知的事项，在公布应该遵守的规定的同时，对违反规定的行为也制定了惩处的办法，因此，通告具有法规性。（2）广泛性；通告的适用范围广，其广泛性体现在通告的内容和使用范
7、围两个方面。通告的内容广泛，可以是法规性事项，也可以是一般性的具体事务；通告的使用范围广泛，高级别的机关可以使用，一般行政机关、团体和企事业单位也可使用。（一）通告的概念、特点与分类通告从内容上可划分为两类：一类为全国范围内的重大法规性通告，如中华人民共和国公安部通告；一类为针对某一项工作或专门问题发布的通告。从效用上划分，通告可分为周知性通告和规定性通告。（1）周知性通告：传达告知业务性、事务性事项，一般没有执行要求，仅供人们知晓。（2）规定性通告：公布国家有关政策、法规或要求遵守的约束事项，告知对象必须严格遵照执行，用于公布带有强制性的行政措施。为确保某一事项的执行与处理，它将提出具体规定
8、，以要求相关单位与个人遵守。通告由标题、正文和落款3个部分组成。1标题：通告的标题一般由发文机关、事由和文种3个部分组成，也可以是发文机关加文种组成，或由事由加文种构成，还可只标明文种名称，在落款写发文机关全称，加盖公章。2正文：由开头、主体和结尾三部分组成。通告的开头用概括性的语言说明发布通告的原因、目的或根据。之后以通告常用的特定承启句式“为，特通告如下”或者“根据，决定，特此通告”作为过渡语；通告的主体即通知事项，要写得明确、具体；通告的结尾通常以“特此通告”或“本通告自发布之日起实施”结束全文。3落款：标题有发文单位的，此处可以不写；否则，落款要注明发文单位。发布通告的时间可以写在标题
9、之后、内容之前，也可以写在落款的后面。（二）通告的格式与写法1内容特点不同公告用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，其告知性体现为事后告知，没有强制执行的要求；而通告则是公布应该遵守或者周知的事项，其告知性体现为事前告知，其鲜明的法规性强调公众遵照通告要求执行。2公布事项的范围不同公告面向的是国内外的广大受众，其公布的范围广；通告的公布范围则相对较窄，只是面向一定范围内的有关单位和人员。3使用权限不同公告通常是党和国家高级领导机关以及一些政府部门宣布某些重大事项时使用的文种，地方各级党政机关和企事业单位不得滥用公告；而通告则是向社会各有关方面公布应当遵守或者周知事项的公文，它适用于各级行政机关
10、和企事业单位。（三）公告和通告的区别第三节 通知和通报一、通知二、通报 一、通知 通知是批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员时使用的公文，是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。按照通知内容和性质的不同，可将通知分为如下6种类型：（1）指示性通知：是上级机关对下级机关的工作进行布署、指示与指导时使用的一种通知。（2）批转、转发性通知：是批转下级机关的公文或转发上级机关、不相隶属机关的公文时使用的一种通知。（一）通知的概念与分类 （3）周知性通知：上级机关向下级机关宣布某些应知事项的一种通知。
11、（4）发布性通知：向下级机关、单位发布行政法规、制度、办法和措施等使用的一种通知。（5）会议通知：上级机关在召开会议之前，把有关事项通知下级有关单位时使用的一种通知。（6）任免通知：上级机关向下级机关告知任免人员时使用的一种通知。通知一般由标题、主送机关、正文和落款4个部分组成。1标题：通知的标题有两种形式，一种是完整式标题，由发文机关、事由和文种构成，如“国务院关于开展第六次全国人口普查的通知”；另一种是省略式标题，省去发文机关、事由和文种其中的一项或两项，如“关于实施企业所得税过渡优惠政策的通知”。文种前可根据实际情况加上“紧急”“重要”“联合”等限制性词语。2主送机关：主送机关即通知的发
12、送对象，也称受文单位，一般用全称，在标题的下一行顶格写，后加冒号，如“各省监察厅：”“各区县人民政府：”等。如果主送机关较多，则在每个单位之间用顿号或逗号隔开。向社会公布的通知，则可以省略受文单位。（二）通知的格式与写法 3正文：主要包括开头、主体和结尾3个部分。开头：写明通知的目的和缘由，然后以“特通知如下”或“特作如下通知”转入通知的主体。主体：写明通知事项，内容较多时可采用分条列项式的写法。结尾：常用“特此通知”之类的习惯语作结尾，也可不写。4落款：在正文末尾的右下方，写明发文机关的全称和发文日期。一、通报 通报是上级机关向下级机关表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况时使用的一种公文。
13、它往往是在一个机关或一个系统内部使用。通报按其性质和适用范围的不同，可以分为表彰性通报、批评性通报和情况通报3类。（1）表彰性通报：用于表彰先进个人或先进单位的先进事迹。这类通报一般先介绍先进事迹，再总结事迹的意义，然后提出希望、要求，最后发出学习的号召。（一）通报的概念与分类 （2）批评性通报：用于批评典型人物或单位的错误行为、不良倾向、丑恶现象和违章事故等。这类通报一般先介绍事故发生的经过，再写对事故原因的分析，然后阐明处理决定，使人从中吸取教训，以免重蹈覆辙。这类通报应用面广，数量大，惩戒性突出。（3）情况通报：用于上级机关向下级机关传达信息、重要情况或问题。这类通报一般先介绍基本情况，
14、再介绍具体做法，最后提出意义、希望和要求。这类通报具有沟通和知照的双重作用。通报一般由标题、主送机关、正文和落款4个部分组成。1标题：通报的标题有4种类型：一是由发文机关、事由和文种构成；二是由事由和文种组成；三是由发文机关和文种组成；四是只由文种“通报”作标题。2主送机关：在标题的下一行顶格写。主送机关可以是一个或多个，如果遇到普发性的情况，主送机关可以使用全体性称谓，也可以不写。3正文：通报的正文一般分3个部分，即开头、主体和结尾。开头：写制发通报的原因，概括通报的性质，表明态度。主体：概述事情的前因后果，交待事情发生的时间、地点、情节、结果与影响。结尾：表明通报目的，向下级机关提出希望和
15、要求。4落款：在末尾的右下方，写发文机关的全称和发文日期。如果通报标题中已写有发文单位名称，这里无须再写；如果通报标题下已写明了发文时间，这里也可省略。（二）通报的格式与写法第四节 报告、请示与批复一、报告二、请示三、批复一、报告 报告是指下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问时使用的一种陈述性上行文，一般产生于事后和事情过程中。根据性质的不同，报告可分为综合报告和专题报告两种；根据时间期限的不同，可分为定期报告和不定期报告两种；根据内容的不同，可分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告和递送报告等。工作报告：是指党政机关、企事业单位和社会团体按照有关规定，
16、定期或不定期向上级机关或法定对象汇报工作的报告。汇报的内容包括过去一段时间的工作情况和下一阶段工作的部署。例如，党代会、人代会、各机关、单位的年度工作报告等。（一）报告的概念与分类 情况报告：是指用于向上级反映工作中的重大情况、特殊情况和新动态等的报告。这种报告便于上级机关根据下级单位反映的情况，及时采取措施，指导工作。建议报告：是指根据工作中的情况动向和存在的问题向上级机关提出具体建议、办法、方案的报告。答复报告：是针对上级机关向下级机关提出的询问或要求，经过调查研究后所作的陈述情况或者回答问题的报告。递送报告：是以报告的形式向上级呈报其他文件、物件的说明性公文。报告一般由标题、主送机关、正
17、文和落款4个部分组成。1标题：一般由发文机关、事由和文种3个部分组成，也可以由事由和文种构成。2主送机关：报告的主送机关可以是一个，也可以是多个。顶格写于文首，其后用冒号。3正文：报告的正文一般由开头、主体和结语3个部分组成。开头：主要交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据，然后用“现将情况报告如下”一语转入下文。主体：这是报告的核心部分，用来说明报告事项。它一般包括两方面内容：一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。（二）报告的格式与写法 结语：根据报告种类的不同，结语使用不同的程式化用语，并应另起一段来写。工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”；建议报告常用“以上报告，如
18、无不妥，请批转各地执行”；答复报告多用“专此报告”；递送报告则用“请审阅”“请收阅”等。4落款：在正文的右下方写发文机关和发文日期并加盖公章。如果标题中有发文机关名称，此处可省略。如果标题下面已注明发文日期，则落款时可省略。二、请示 请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性上行公文。根据请示内容和性质的不同，请示可分为如下3种：（1）请求指示性请示：对某些规章制度中的个别条文不理解，需要上级进一步明确，或对工作中遇到的新问题、新情况请求上级指示。（2）请求批准性请示：下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示，主要
19、目的是解决某些实际困难和具体问题。（3）请求批转性请示：主管部门在开展工作的过程中，由于级别等原因，对一些平级机关或不相隶属部门不能直接指挥，需上级机关批转有关单位具体执行。（一）请示的概念与分类 请示一般由标题、主送机关、正文和落款4个部分组成。1标题：请示的标题一般由发文机关、事由和文种构成，也可以只由事由和文种构成。2主送机关：指负责受理和答复该文件的机关。请示只有一个主送机关，不能多头请示。3正文：一般由开头、主体和结语3个部分组成。开头：交待请示的原因、理由和依据。主体：说明请求事项，要详细地写明要求给予指示、批准的事项，以及本单位对处理这些事项的建议和设想。结语：应另起一段，结语的
20、习惯用语一般有“当否，请批示”“妥否，请批示”“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。4落款：写明发文机关和发文日期，并加盖公章。标题写明发文机关的，此处可省略，但需加盖单位公章。（二）请示的格式与写法三、批复 批复是用于答复下级机关请示事项的公文。它是与请示相对应的一种被动下行文。有请示才有批复。批复具有如下特点：（1）权威性：批复发自上级机关，代表着上级机关的权力和意志，对请示事项的单位有约束力，特别是那些关于重要事项或问题的批复，常常具有明显的法规作用。（2）针对性：凡是批复，必须是针对下级机关请示事项而发，内容单纯，针对性强。（3）指示性：批复的目
21、的是指导下级机关的工作，因此批复在表明态度后，还应当概括地说明方针、政策以及执行中的注意事项。（一）批复的概念、特点与分类 根据批复内容的特点，批复可以分为肯定性批复、否定性批复和解答性批复3种。（1）肯定性批复：是指对下级的请示事项表示同意的批复。其中应对请示事项的落实、执行或重要意见提出指示性意见。（2）否定性批复：是对下级的请示事项加以否定的批复。这种批复要说清楚否定的理由。（3）解答性批复：是针对下级机关对有关法律、法规、政策、措施等的询问而进行解答的批复。法律、法规、政策、措施等的解释权在制定机关，本机关无权解答的可以逐级向上级请示，直到有权做出解释的机关。这种解答对下级具有指示性，
22、是下级开展工作的依据。批复一般由标题、主送机关、正文和落款4个部分构成。1标题：标题一般由发文机关、事由和文种构成。在事由中，一般将下级机关及其请示的事由和问题写进去。标题也可以由发文机关、表态词、请示事项和文种构成，这种标题较为简明、全面，是常用的标题格式，也有的批复只写事由和文种。2主送机关：主送机关是报送请示的下级机关，一般只有一个，也可以是多个。3正文：正文包括开头、主体和结语3个部分。开头：批复的开头一般用一句话说明所收到的请示的标题及发文字号，作为批复的依据。（二）批复的格式与写法 主体：主要是指批复的态度和意见。它是针对请示中提出的问题所作的答复和指示。其意思要明确，语气要适当。
23、什么同意，什么不同意，为什么某些条款不同意，注意事项等都要写清楚。批复要求是从上级机关的角度提出的一些补充性意见，或是表明希望、提出号召。如果同意，可写要求；不同意，亦可提供其他解决办法。结语：即批复正文的最后部分，它有3种写法：一是提行写“此复”或“特此批复”；二是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；三是秃尾，即请示事项答复完毕就结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。4落款：在批复正文右下方写明发文机关和成文日期并加盖公章。第五节 函和会议纪要一、函二、会议纪要一、函函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函作为公文中唯一的一种
24、平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。（一）函的概念、特点与分类函具有以下3个特点：（1）沟通性：函的发文机关与受文机关之间没有领导与被领导、服从与被
25、服从的关系，相互之间是平等的，函只是起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。（2）灵活性：函的灵活性表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活。除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函均较为灵活，其可以有文头版，也可以没有文头版，可以不编发文字号，甚至可以不拟标题。（3）单一性：函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。按照不同的标准，函可以分为以下几类：（1）按性质分，函可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的
26、公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。（2）按发文目的的不同，函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公务事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。（3）按内容和用途的不同，函可以分为商洽事宜函、通知事宜函、催办事宜函、邀请函、请示答复事宜函、转办函、催办函、告知函和报送材料函等。由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有较多的灵活机动性。因此，本书仅介绍规范性公函的结构、内容和写法。公函由标题、主送机关、正文和落款4个部分组成。1标题：公函的标题一般有两种
27、形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成；另一种是由事由和文种构成。2主送机关：即受文并办理来函事项的机关单位，在标题下一行文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。主送机关只能写一个，即请求给予答复或批准的机关。3正文：一般由开头、主体和结语3个部分组成。开头：主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。如果是复函，则缘由部分一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。（二）函的格式与写法 由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有较多的灵活机动性。因此，本书仅介绍
28、规范性公函的结构、内容和写法。公函由标题、主送机关、正文和落款4个部分组成。1标题：公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成；另一种是由事由和文种构成。2主送机关：即受文并办理来函事项的机关单位，在标题下一行文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。主送机关只能写一个，即请求给予答复或批准的机关。3正文：一般由开头、主体和结语3个部分组成。开头：主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。如果是复函，则缘由部分一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的
29、缘由。主体：这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。在正文的结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见，或请主管部门批准等。结语：通常应根据函询、函告、函商或函复的事项选择使用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”“特此函告”“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如便函就可以像普通信件一样，使用“此致”“敬礼”。4
30、落款：在正文的右下方写发文机关和成文日期，并加盖公章。二、会议纪要会议纪要是根据会议的宗旨、议程、会议记录、会议活动情况等有关材料综合整理出来的公文。会议纪要有如下3个特点：（1）纪实性：会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不得写进会议纪要。（2）概括性：这是会议纪要区别于会议记录的主要特点。会议记录是由专人把会议的基本情况如实记录下来的书面材料。会议纪要则是根据会议的中心议题、指导思想和议定事项，在会议记录所提供材料的基础上，经过概括、整理、提炼而形成。它能够更集中地反映会议的精神实质，具有高度的概括性。（一）会议纪要的概念、特点
31、与分类 （3）指导性：会议纪要有两项功能，一是“记载”，二是“传达”，并且通过“记载”去“传达”。它所记载、传达的会议情况和议定事项，是与会者及其组织的共同意志的体现，是会议成果的结晶，集中反映了会议的精神实质，因而具有很强的指导性。根据不同的分类标准，会议纪要可分为以下几种类型。根据会议性质不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和专项会议纪要。前者是各级党政机关、企事业单位、社会团体召开的定期或不定期的工作会议形成的会议纪要；后者是为研究专项问题而召开的会议所形成的会议纪要。根据内容的不同，会议纪要可分为专题型会议纪要和综合性会议纪要。前者主要反映与会者就会议主要议题，在统一认识的基础上所形成的
32、决定、决议，这种纪要多用于党委会议和机关的行政会议，或座谈会、研讨会等；后者则侧重于全面概述会议基本情况，包括会议的议题、讨论情况、讨论结果等，这种纪要多用于领导集体办公会议等。会议纪要一般由标题、正文和落款3个部分组成。1标题：会议纪要的标题一般由会议名称和文种组成。用于报刊发表的纪要往往由正副标题组成。有的会议纪要标题由发文机关、会议名称和文种组成。有的会议纪要标题中还标有成文日期。2正文：一般由开头、主体和结尾3个部分组成。开头：概括会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式及会议的主要成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下”或“现将会议主要精神纪要如下”等语句转入下文。主体：这是会议纪要的核心内容。主要记载会议情况和会议结果。要把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确地表达清楚。对于有争议的问题和不同意见要如实反映。（二）会议纪要的格式与写法 结尾：属于选择性项目，一般是向受文单位提出希望，发出号召，以便让有关机关、单位贯彻执行。有的纪要没有这部分内容，即主体内容写完就结束。3落款：一般的会议纪要不需要写召开会议的机关单位的名称，不加盖公章。如果在标题写了成文日期，则此处可省略。谢谢大家
