1、监理资料管理讲座监理资料管理讲座一、编制说明一、编制说明q（一、）编制目的：工程监理资料的收集、整理、归档，工程监理资料的收集、整理、归档，是监理公司和监理项目部的一项重要是监理公司和监理项目部的一项重要工作。为了加强对工程施工阶段监理工作。为了加强对工程施工阶段监理资料的统一管理，提高监理资料规范资料的统一管理，提高监理资料规范化程度，依据有关规范要求，根据实化程度，依据有关规范要求，根据实际情况制订本办法。际情况制订本办法。（二、）编制依据1、科 学 技 术 档 案 案 卷 构 成 的 一 般 要 求科 学 技 术 档 案 案 卷 构 成 的 一 般 要 求(GB/T11822-2000)
2、。2、建设工程文件归档整理规范建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）3、照片档案管理规范照片档案管理规范GB/T11812-894、技术制图复制图的折叠方法技术制图复制图的折叠方法（GB/10609.389）5、建设工程监理规范建设工程监理规范（GB50319-2000）（三、）监理资料管理现状：目前，监理资料管理主要依据建设工程监理规范（GB503192000）和建设 工 程 文 件 归 档 整 理 规 范（GB/T503282001）进行。由于监理资料的多源性及复杂性，二本规范对监理资料的定义及内容表述不尽一致，各人对规范认识也不同，监理资料究竟应包含哪些内容、采用何种分
3、类方式，大家均有不同认识：（三、）监理资料管理现状1）建设工程监理规范（GB503192000）对监理资料没有给出明确的定义，只对监理资料应包括的内容进行了罗列，该规范第7.1.1条规定施工阶段的监理资料共应包括28种。罗列的监理资料内容不够完备，且缺少适当的分类。（三、）监理资料管理现状2）建设工程文件归档整理规范（GB/T503282001）对建设工程文件和监理文件作了如下定义：建设工程文件是在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件；监理文件是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。这一定义应当说是
4、比较明确的，但该规范侧重的是项目结束后的归档文件的处理，其附录所列的监理文件内容不能涵盖监理工作全过程产生的资料内容，对监理工作全过程产生的资料的收集整理缺少有效的指导。（四、）监理资料的定义：q监理资料指监理工作全过程中产生、收集、整监理资料指监理工作全过程中产生、收集、整理的全部资料。它是监理工作全过程，即理的全部资料。它是监理工作全过程，即“四四控、二管、一协调控、二管、一协调”过程中产生、收集、整理过程中产生、收集、整理留下的以各种载体（纸质载体、电子载体）存留下的以各种载体（纸质载体、电子载体）存储的文字、图表、音像等资料。储的文字、图表、音像等资料。（四、）监理资料的定义：监理资料
5、不同于业主的管理文件，也不同于承包商的施工文件，凡是监理工作过程中所需要的各类资料均应列入监理资料的范畴，其内容超过建设工程监理规范（GB503192000）第7.1.1条规定的28种，大体上包括建设工程文件归档整理规范（GB/T503282001）中的工程准备阶段文件（部分）、监理文件、施工文件（部分）、竣工图和竣工验收文件。二、监理资料的分类二、监理资料的分类q（一、）监理资料的分类体系（一、）监理资料的分类体系 q 按资料来源划分：业主方、监理部、施工方q 按资料内容划分：进度、投资、质量、安全、合同、协调等q 按工程单元划分：建设项目、单位工程、子单位工程、分部工程、子分部工程、分项工
6、程、检验批q 按时间阶段划分：前期资料、过程资料、后期资料q 综合分类：按以上属性综合分类 （二、）监理资料的综合分类方法：（二、）监理资料的综合分类方法：q以上列举的每一种分类方法都是按监理资料的某一属性进行的，采用单一的分类方法难于解决问题，实际工作中应采用综合分类方法。在综合分析了监理工作和监理资料的特性后，本规定采用如附录A（监理资料归档内容（范围）目录表）的综合分类方法。表中内容说明如下：（二、）监理资料的综合分类方法：（二、）监理资料的综合分类方法：1）表格采用与建设工程文件归档整理规范（GB/T503282001）相一致的格式，分类模式也尽量与其一致，以便于最后档案的归档衔接。但
7、内容有所不同，更多从满足监理工作全过程出发罗列内容。（二、）监理资料的综合分类方法：（二、）监理资料的综合分类方法：2）表中第一级目录按资料来源划分。这样划分的好处是：第一，这一体系是完备的，所有资料都能纳入这一体系；第二，有利于分清资料的责任。（二、）监理资料的综合分类方法：（二、）监理资料的综合分类方法：业主及设计方资料是指由业主或设计方产生或由其提供给监理的资料，一般属于监理依据性资料，在监理过程中收集整理，项目结束时一般只在监理公司档案室归档。业主及城建档案馆的资料由业主自行办理。监理部资料主要是指在监理过程中由监理机构产生的资料，这部分监理资料是各种监理工作的综合反映。（二、）监理资
8、料的综合分类方法：（二、）监理资料的综合分类方法：施工报审类资料是指一切由施工方产生需由监理方审核签认的资料，是监理控制工作的重要体现，这是在监理过程中数量最大的一部分资料。实际工作中经常有一种认识误区，认为这一部分资料属施工资料，监理无须留存，往往给施工单位编造资料造成漏洞，所以在监理过程中必须留一份在监理部，而项目结束时一般只在监理公司档案室归档。业主及城建档案馆的资料由承包商办理。（二、）监理资料的综合分类方法：（二、）监理资料的综合分类方法：3）表中二级目录按资料内容分，但由于监理文件综合性比较强，一个文件往往涉及质量、投资、安全等多个方面，不便细分，所以只把具体文件进行了罗列。（二、
9、）监理资料的综合分类方法：（二、）监理资料的综合分类方法：4）表中三级目录按工程单元来划分，分建设项目、单位工程、分部工程、分项工程、检验批，按资料的隶属性归到相应的单元中，如监理合同隶属于整个项目，所以按工程项目组卷，而工程质量报验资料往往以检验批为单元，所以工程质量类报验资料一般以单位、分部、分项、检验批的顺序整编。考虑到建设工程竣工验收备案是以单位工程为单元的，所以，工程单元的顶级目录一般以单位工程为宜。（三、）监理资料目录示范（三、）监理资料目录示范q0、收、发文记录q1、业主、设计、监督资料q2、监理部资料q3、施工报审类资料0、收、发文记录、收、发文记录q0.1 收文登记台帐q0.
10、2 发文登记台帐q 返回1、业主、设计、监督资料、业主、设计、监督资料q1.1 工程报建资料q1.2 合同文件q1.3 业主函件q1.4 质监站文件q1.5 设计文件q1.6 其他 返回2、监理部资料、监理部资料q2.1 前期资料q2.2 监理日志q2.3 监理指令q2.4 交底与会议纪要q2.5 监理联系单及备忘录q2.6 工程变更单 （未完，接下页）返回2、监理部资料（续）、监理部资料（续）q 2.7 监理月报、评估报告、总结报告q 2.8 声像资料q 2.9 单位工程记录q 2.10 其它监理记录及台帐安全文明施工，建设设备，质量问题，返回2.3 监理指令监理指令q监理通知及回复单（B1
11、表及）q工程暂停令及复工令（B2表）q工程款支付证书（B3表）q工程临时延期审批表（B4表）q工程最终延期审批表（B5表）q费用索赔审批表（B6表）返回2.10 单位工程记录单位工程记录qA单位工程（示例）qB单位工程qC单位工程 返回A单位工程（示例）单位工程（示例）q旁站记录 旁 站 监 理 台 帐 表q见证取样记录 材料质量情况台帐q平行检验资料 平 行 检 验 监 理 台 帐 表q其它资料 分部分项工程(检验批）验收台帐 说明：资料量大时可按单位、子单位、分部、子分部、分项工程划分。返回3.施工报审类资料施工报审类资料 （说明）（说明）q3.1 工程开工复工报审表（A1表）q3.2 施
12、工组织设计报审表（A2表）q3.3 分包单位资格报审表（A3表）q3.4 报验申请表（A4表）q3.5 工程款支付申请表（A5表）3.施工报审类资料（续）施工报审类资料（续）q3.6 工程临时延期申请表（A7表）q3.7 费用索赔申请表（A8表）q3.8 材料、构配件、设备报审表（A9表）q3.9 工程竣工报验单（A10表）q 3.10 其他 返回3.0 施工报审类资料整编说明施工报审类资料整编说明一一凡由施工单位编报、由监理部审查、审批的资料或需在监理部备案的资料均归入本目录下，但以下资料也可归入监理部资料目录下：1）工程变更及洽商文件；2）监理工程师通知回复单；二数量较少的资料，如开工/复
13、工报审表（A1表）、施工组织设计审查表（A2表）、分包单位资格审查表（A3表）、工程款支付申请表（A5表）、工程临时延期申请表（A7表）、费用索赔申请表（A8表）、工程竣工报验表（A10表）可按建设项目组编。数量较多的资料，如报验申请表（A4）、工程材料、构配件、设备报审表（A9）则需按单位工程、子单位工程、分部工程、子分部工程、分项工程、检验批的顺序进行组编。三、报审表与附件资料宜放在一起归档。3.0 施工报审类资料整编说明（续）施工报审类资料整编说明（续）四A4 报验申请表的使用说明本表为监理人员对承包人已完工作（程）进行检验（检查）用表，适用范围较广，主要用于：1.)放样报验；2.)隐蔽
14、工程验收申请；3.)工序检验、检验批工程报验申请；对于该类报验申请表，为减少资料量，若验收规范中已有规定格式的检验表可直接使用规定格式表而不必重复。4）分项、分部工程和单位工程报验申请。由于适用范围宽，使用时宜分类管理，在下划线上应填写具体内容。3.0 施工报审类资料整编说明（续）施工报审类资料整编说明（续）五、A9 工程材料/构配件/设备报审表 1）工程材料、构配件、设备报审表 宜分类管理；2、）材料数量庞大时，宜按材料类型 分类管理；如按钢材、水泥、商 品混凝土、砂石、管道类、防水 材料类、墙体材料类、门窗类等 分类管理。返回 3.4 报验申请表（报验申请表（A4表）表）q3.4.1 放样
15、报验q3.4.2 分项、分部、单位工程报验q3.4.3 工序检验q3.4.4 检验批工程报验q3.4.5 隐蔽工程报验 返回3.9 材料、构配件、设备报审表材料、构配件、设备报审表q 3.9.1 工程材料报审（示例）q 3.9.2 构配件报审q 3.9.3 设备报审 返回3.9.1 工程材料报审（示例工程材料报审（示例）q 防水材料q 钢材q 管道类q 门窗类q 其他q 墙体材料类q 砂、石q 商品混凝土q 水泥 返回三三、监理过程资料收集、整理、监理过程资料收集、整理、q1.1.人员职责：人员职责：监理资料管理工作实行总监理工程师负责制，各项目监理部应落实人员负责信息资料的管理工作，监理部各
16、专业监理工程师都应为监理资料管理规范化尽职尽责。监理人员调离时要做好资料交接工作。q 2.资料体系策划：资料体系策划：在编制监理规划时，应对项目进行单位、分部、分项工程划分；并按本项目特点进行资料体系分类、详细策划；在监理过程中，监理资料可按建设项目、单位工程、分部工程、分项工程组织归档。q3.3.监理资料过程控制：监理资料过程控制：所有资料均应按附录A（监理资料归档内容（范围）目录表）归入对应目录按文种时间的先后顺序建立台账；文档类资料（如通知、会议纪要、月报等）采用流水台账；工程报验类资料采用规定格式的台账；监理资料应随工程进展同步整理并登录相应台账；台账与对应资料存放在一处。q3.3.监
17、理资料过程控制：监理资料过程控制：项目监理部应利用计算机进行资料辅助管理，将信息、资料和各类管理台帐输入计算机，完工后刻入光盘存放。q4.监理月报中需反映的主要台账 监理指令或通知一览表；会议纪要一览表；工程变更一览表；工程计量支付一览表 工程进度计划统计表；进场材料报验台账；工程验收台账；其它报验台账。四、归档监理资料的质量要求四、归档监理资料的质量要求l4.1监理资料应做到全面、准确、细致、具体和系统。对资料的收集、整理不应有主观的偏废和取舍，在监理工作过程中，凡一切有价值的数据、文字和音像资料，包括工程文件、记录、指示、报告、函件、批件都应整理归档，而且应按规定格式分类，使其明了、清晰、
18、真实可靠、分类有序、字迹清楚、签字齐全、不得弄虚作假、擅自涂改。l4.2房建及市政工程监理资料质量应符合建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）第4.2条（归档文件的质量要求）规定。l4.3原则上，向公司归档的工程监理资料应为原件（特殊情况需采用复制件的，应注明原件存放处）；l4.4工程监理资料的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工等方面的技术规范、标准和规程。l4.5工程监理资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、黑色中性签字笔等，不得使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。l4.6工程监理资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。l4
19、.7工程监理资料中文字材料幅面尺寸为A4（297mm210mm）。图纸应采用国家标准图幅。l4.8工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。l4.9其他幅面的纸张应折叠成A4幅面。工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法统一折叠成A4幅面且图标栏露在外面。2.2.照片档案的整理可按下述要求进行：照片档案的整理可按下述要求进行：q 照片应有反映工程基地原貌、奠基或开工仪式、竣工典礼和工程实体及其施工过程中反映重大事件、工程质量、隐蔽工程使用新材料、新工艺以及其他重要问题的内容。q 凡归档的照片应有文字说明，其中包括事
20、由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素。说明应文字简洁，语言通顺，一般不宜超过200字。时间用阿拉伯数字表示，采用“.”形式表示如：2003.4.3五、归档监理资料的立卷5.1概念：概念：l立卷是指按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷；案卷是指由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。5.2立卷的原则和方法：l立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；房建及市政工程监理资料验收移交时对需向业主和城建档案馆移交的资料若有具体规定，按其具体规定进行整编。否则，按建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）第5条（工程
21、文件的立卷）的要求进行组卷。卷内目录、卷内备考表、案卷封面及案卷脊背式样统一采用建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）附录B、C、D、E式样。一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程报验、工程材料报验文件应按单位工程组卷，对于监理的管理文件（监理部资料）可按建设工程项目进行组卷。5.3立卷过程中宜遵循下列要求：（1、）案卷不宜过厚，一般不超过40mm；（2、）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。（3、）卷内文件的排列：文字材料按事项顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、
22、附件在后的顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后 5.4案卷的编目5.4.1卷内目录的编制应符合下列规定：卷内目录的编制应符合下列规定：5.4.1.1卷内目录式样宜符合本办法附录B的要求；5.4.1.2序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”开始依次标注；5.4.1.3责任者：填写文件的直接形成项目监理部或个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；5.4.1.4文件编号：填写工程文件原有的文号或图号；5.4.1.5文件题名：填写文件标题的全称5.4.1.6日期：填写文件形成的日期；5.4.1.7页数：填写组成案卷文件的总页数；5.4.1.8卷内目录排
23、列在卷内文件首页之前。l5.4.2卷内备考表的编制应符合下列规定：卷内备考表的编制应符合下列规定：l5.4.2.1卷内备考表的式样宜符合本规定附录C的要求；l5.4.2.2卷内备考表主要是对案卷情况的说明；l5.4.2.3卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后；l5.4.2.4卷内备考表在审核人签字完成后，必须加盖项目监理部印章。l5.4.3案卷封面的编制应符合下列规定：案卷封面的编制应符合下列规定：l5.4.3.1案卷封面为内封面。案卷封面的式样宜符合附录D的要求；l5.4.3.2案卷封面的内容包括：档号、工程编号、案卷题名、编制项目监理部、编制日期、密级、保存期限、共几卷、第几卷；l5.4.3
24、.3档号：由项目号（名称）、案卷号组成，由档案管理员填写；l5.4.3.4工程编号：应为公司或工程监理部对工程的编号，由工程监理部填写；l5.4.3.5案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括建设单位全称、工程名称、案卷名称、卷内文件的内容；l5.4.3.6编制项目监理部：应填写项目监理部全称；l5.4.3.7起止日期：应填写案卷内各文件最早和最迟形成的日期；l5.4.3.8保管期限分为永久、长期、短期、临时四种。永久指永久保存；长期指资料保管期限与工程使用寿命相同；短期指20年以下；临时指项目完成工程验收和竣工结算解除缺陷责任时，但一般最小不少于2年。各类文件的保管期限执行
25、GB/T503282001建设工程文件归档整理规范规定，同时结合工程项目具体情况确定。一般情况下，不同保管期限的文件应分别组卷，若同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷总的保管期限应为其中最长期限的期限。5.4.3.9密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。l5.4.4编制卷内文件页号应符合下列规定：编制卷内文件页号应符合下列规定：l5.4.4.1卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。l5.4.4.2页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角；l5.4.4.3成套
26、印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。l5.4.4.4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。l5.4.5卷内目录、卷内备考表、案卷内封面必须采用幅面为A4幅面的白色书写纸。l5.5.案卷装订案卷装订l5.5.1装订时必须剔除金属物。l5.5.2案卷可采用装订和不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用棉线绳三孔左侧装订法，订结在背后，要整齐、牢固，便于保管和利用。六、归档监理资料的移交六、归档监理资料的移交六、归档监理资料的移交六、归档监理资料的移交l6.1监理资料应在项目竣工验收前整理完毕，由项目监理部根据本项目
27、特点打印出归档详细目录（按附录G：监理档案归档移交签证表统一格式），由总监理工程师审核验收，报公司总工室审查批准。项目监理部应在10日内根据公司审核意见进行整改并按要求进行装订、整编成册。经公司审查批准的监理档案资料才能向各档案保管单位办理移交归档手续。（当地方主管部门有规定时，工程竣工验收前，监理档案资料应送呈城市档案管理机构预验收，验收合格，并取得工程档案认可文件后，方可进行工程竣工验收。）六、归档监理资料的移交六、归档监理资料的移交l6.2原则上所有监理资料均需移交公司资料室归档；需移交业主方（包括城市建设档案馆）的资料一般只是监理部文件夹包含的资料；若在施工过程中已向建设单位移交了部分监理服务资料，则工程结束后一般不再另行移交该部分资料（除委托监理合同另有约定外）。业主、设计方资料、施工报审类资料一般只在公司档案室归档（其中，施工报审类资料按相关规定或规范在该项报验审签同意后应即返还施工单位，项目监理部只保留一份）。六、归档监理资料的移交六、归档监理资料的移交q6.3经公司审查批准的监理档案资料应及时办理移交归档手续。移交工作必须办理签证手续，签证表按公司统一格式（见附录G：监理档案归档移交签证表）进行。q6.4所有资料在移交公司档案室归档之前不得销毁。
