1、第十三章第十三章 会计档案会计档案第十三章 会计档案 内容提要 本章重点讲五个方面的内容:一、会计档案概述。二、会计档案的收集与保管。三、会计档案的整理。四、会计档案的鉴定与销毁。五、会计档案的提供利用。第一节会计档案概述一、会计档案的定义二、会计档案的特点三、会计档案的作用四、会计档案工作一、会计档案的定义(一)会计档案的来源广泛(二)会计档案是会计核算的产物(三)会计档案的主要成分是会计凭证、会计账簿和财务报告(会计报表)二、会计档案的特点(一)广泛性从形成会计档案的部门与单位来看,凡是具备单独会计核算的单位,都会产生会计档案。(二)严密性会计工作有严密的法规和规章制度作保障。(三)稳定性
2、会计系统包括工业会计、农业会计、商业会计、银行会计、行政事业单位会计等,门类很多,遍布生产流通和非生产流通各个领域。三、会计档案的作用(一)信息提供作用(二)凭证查考作用(三)监督检查作用(四)历史研究作用四、会计档案工作(一)会计档案工作的管理体制1.会计档案管理纳入法制轨道2.在财政部与国家档案局领导下,地方财政和档案业务管理机关对会计档案实行指导、监督和检查3.基层财务会计部门与档案室具体管理会计档案(二)会计档案管理制度1.以中华人民共和国会计法为准绳,提高法制观念2.按照会计档案管理办法的原则规定,制定具体实施办法3.适应形势发展的需要,不断完善会计档案管理办法第二节 会计档案的收集
3、与保管一、会计档案收集工作的要求二、会计文件、记录材料的归档与会计档案的移交三、会计档案盒与会计档案的排放一、会计档案收集工作的要求(一)认真贯彻执行“统一领导、分级管理”的原则,集中统一管理会计档案(二)收集工作要遵循会计档案的形成规律(三)收集工作要保证会计档案的齐全、完整和准确二、会计文件、记录材料的归档与会计档案的移交(一)会计文件、记录材料的归档范围1.纸质会计文件、记录材料的归档范围2.电子会计文件、记录的归档范围和应满足的基本条件要求(二)会计文件、记录材料的归档时间和归档要求会计核算会计核算会计凭证会计凭证出纳、会计主管出纳、会计主管账簿总账主管会计现金账出纳会计员银行账会计员
4、各种明细分类账会计员财务报告(会计报表)主管会计或科长电算会计电算会计电算会计软件文件电算会计软盘文件程序设计员其他其他会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案保管期限表会计档案员(三)会计档案的移交和保管三、会计档案盒与会计档案的排放(一)会计档案盒1.会计档案盒的制作要求2.会计凭证档案盒 3.会计账簿档案盒4.财务报告(会计报表)档案盒(二)会计档案的排放1.整齐一致 2.松紧适度 3.统一编号第三节会计档案的整理一、会计档案整理的内容与原则二、会计档案的分类 三、会计档案案卷质量与调整 四、会计档案的编目一、会计档案整理的内容与原则会计档案的整理工作,就是将零散的
5、和需要进一步条理化的会计文件,通过科学的分类、组合、立卷、排列和编目,组成一个有序体系的过程。整理会计档案必须遵循的原则是,遵循会计档案形成的规律,保持其相互间的有机联系,分门别类,便于保管和利用。二、会计档案的分类(一)会计年度形式(凭证、账簿、财务报告)保管期限分类法(二)会计年度保管期限组织机构分类法(三)会计年度会计类型形式保管期限分类法三、会计档案案卷质量与调整在整理加工中,对账簿处理有两种方法:(1)对死页账,为了保持原来面貌,不拆去空白页,填好账簿启用表。并在账皮上贴账簿封面卡片。(2)对活页账,填好启用表,拆去空白页,编好页码,前面加账簿封面,后面加备考表装订好,这样不仅减少体
6、积,并且又易于保管。对于凭证、账簿、财务报告(报表)封面上原有项目没有填清、填全的,要由会计机构的经办人补填,对于破损、缺页、装订不牢固的案卷,应由会计机构负责修补与装订,对于不符合要求的会计档案,档案机构不予接收。四、会计档案的编目会计档案经过分类、排列、装订和编号,使之位置固定下来,然后都要登入案卷目录,这就是会计档案的编目。会计档案的案卷目录填写方法如下:(一)顺序号(二)案卷号(三)原凭证号(四)案卷标题(五)起止年月日(六)件数和页数(七)保管期限(八)存放位置(九)备注第四节 会计档案的鉴定与销毁一、会计档案保管期限的确定二、会计档案鉴定工作的组织领导与方法三、会计档案的销毁一、会
7、计档案保管期限的确定(一)永久保存的会计档案下述会计档案应作为永久档案保存:(1)财政总预算单位形成并保存的“财政总预算”、“政府综合财务报告”文件。(2)行政单位、事业单位形成并保存的“部门财务报告”、“部门决算”文件。(3)税收会计单位形成并保存的“税收年报(决算)”文件。(4)企业和其他组织形成并保存的“年度财务会计报告”文件。(5)各会计单位形成并保存的“会计档案移交清册”、“会计档案保管清册”、“会计档案销毁清册”、“会计档案销毁鉴定意见书”等。一、会计档案保管期限的确定(二)保存25年的会计档案下述会计档案的保管期限应划定为25年:(1)税收会计单位形成并保存的“税收日记账(总账)
8、和税收票证分类出纳账”。(2)行政单位、事业单位形成并保存的“现金出纳账、银行存款账”。(3)税收会计单位形成并保存的“现金出纳账、银行存款账”。(4)企业和其他组织形成并保存的“现金出纳账、银行存款账”。一、会计档案保管期限的确定(三)保存15年的会计档案下述会计档案的保管期限应划定为15年:(1)企业和其他组织形成并保存的会计原始凭证、记账凭证,总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿。(2)行政单位、事业单位形成并保存的各种会计凭证(包括原始凭证、记账凭证和传票汇总表),日记账、总账,明细分类、分户账或登记簿。(3)财政总预算单位形成并保存的财政总预算拨款凭证和其他会计凭证(包括拨款凭证和其
9、他会计凭证),总账,明细分类、分户账或登记簿。(4)税收会计单位形成并保存的各种完税凭证和缴库退库凭证,日记账、总账,明细分类、分户账或登记簿等。一、会计档案保管期限的确定(四)保存10年的会计档案下述会计档案的保管期限应划定为10年:(1)财政总预算单位形成并保存的国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证,各收入机关编送的报表,部门决算、税收年报(决算)、国家金库年报(决算)、基本建设拨款贷款年报(决算)等财务会计报告。(2)税收会计单位形成并保存的国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证,税收会计报表(包括票证报表)等。一、会计档案保管期限的确定(五)保存5年的会计档案下述会计档案的保管期限应划定
10、为5年:(1)行政单位、事业单位形成并保存的月度、季度、半年度财务会计报告,银行存款余额调节表,银行对账单,税务申报表。(2)财政总预算单位形成并保存的财政总预算会计旬报,财政总预算会计月、季度报表,银行存款余额调节表,银行对账单。(3)行政单位、事业单位形成并保存的会计月、季度报表,银行存款余额调节表,银行对账单。(4)税收会计单位形成并保存的银行存款余额调节表、银行对账单等。一、会计档案保管期限的确定(六)保存2年的会计档案下述会计档案的保管期限应划定为2年:(1)财政总预算机关的所属单位报送的会计旬报,会计月、季度报表。(2)行政单位、事业单位的所属单位报送的会计月、季度报表。(3)税收
11、会计单位的所属税务机关报送的税收会计报表(包括票证报表)。(七)应根据实际情况确定保存期限的会计档案(1)企业和其他组织形成并保存的“固定资产明细账(卡片)”应在固定资产报废清理后,继续保管5年。(2)行政单位和事业单位固定资产明细账(卡片)应在固定资产报废清理后,继续保管5年。(3)税收会计单位的缴款书存根联,应在销号后继续保管2年。(4)会计电子档案的保管期限,原则上应从长保管。二、会计档案鉴定工作的组织领导与方法(一)组织领导各单位必须成立有主管领导、会计部门与档案部门负责人参加的鉴定工作领导小组,制定鉴定工作方案,学习与贯彻有关规章制度,明确鉴定工作要求、步骤与方法,确保鉴定工作的质量
12、。(二)鉴定步骤与方法第一步:初步鉴定。第二步:复查鉴定。第三步:销毁鉴定。二、会计档案鉴定工作的组织领导与方法(三)鉴定工作的要求鉴定工作的要求包括:(1)认真做好鉴定与销毁前的准备工作,建立与健全鉴定工作制度,做好档案部门与财会部门的沟通与交流。(2)形成制度,定期会审。(3)对判定保管期满会计档案的价值时,其中涉及外事、未了债权债务的原始凭证以及历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证与名册,要拣出重新立卷,由档案部门保存到确无保存价值时再销毁。三、会计档案的销毁(一)会计档案销毁清册的编制(二)会计档案销毁审批报告的编制第五节 会计档案的提供利用一、开发会计档案信息资源的途径(1)通过提供
13、原件,满足利用者的会计信息利用需要。(2)通过提供会计档案副本或复制品,满足会计信息利用者的利用需要。(3)通过电子网络平台,满足会计信息利用者的利用需要。(4)通过提供会计档案信息加工品,满足会计信息利用者的利用需要。第五节 会计档案的提供利用二、会计档案的检索工具(1)编制会计凭证、账簿、财务报告(报表)三者合一的会计档案案卷目录。(2)分别编制会计凭证目录、会计账簿目录、财务报告(会计报表)目录。(3)分保管期限编制不同的会计档案案卷目录。第五节 会计档案的提供利用三、会计档案编研工作(一)基础数字汇集(二)重要数据汇集(三)阶段性资金分析表(四)企业历年经济效益曲线图四、提供利用会计档案需注意的问题(一)建立、健全会计档案的借阅制度(二)严格借阅手续(三)确保会计档案原件的完整和安全(四)对复制、摘抄会计档案材料严格审查把关思考与复习题1.什么是会计档案?2.会计档案的特点有哪些?3.如何确定会计档案的保管期限?4.会计档案如何提供利用?
