1、第十二章第十二章 人事档案人事档案第十二章 人事档案 内容提要 本章重点讲四个方面的内容:一、人事档案和人事档案工作。二、人事档案的收集与鉴别。三、人事档案的分类。四、人事档案的转递和查阅。第一节 人事档案和人事档案工作一、人事档案二、人事档案工作一、人事档案人事档案是组织、人事、劳动(或人力资源管理)部门在人事管理活动中形成的,归国家所有的,记述和反映人员经历、德能勤绩和工作表现的,以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的真实记录。人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用职工的重要依据,是国家档案的重要组成部分。人事档案主要来源于一定单位的人事管理活动。人事档案是反映个人经历、思想品
2、德、业务实绩、个性特点、专长爱好等情况的真实记录,真实反映一个人的客观面貌。人事档案是处理完毕的具有利用价值和保存价值的文件材料。人事档案是以个人姓名为特征组成的专卷或专册。人事档案一、人事档案工作(一)人事档案工作的基本任务和人事档案管理部门的职责(二)人事档案工作的管理体制(三)人事档案工作机构第二节人事档案的收集与鉴别一、人事档案的收集二、人事档案的鉴别一、人事档案的收集(一)人事档案收集工作原理 1.过程控制与结果控制原理 2.精细化管理原理 3.动态化管理原理(二)人事文件材料的归档1.人事文件材料的归档范围2.不需要归档的人事文件材料范围3.干部人事档案的形成、归档机制、归档时间要
3、求二、人事档案的鉴别(一)鉴别工作的原则1.鉴别档案材料必须以有关政策规定为依据2.鉴别档案材料应坚持历史的、辩证的观点和实事求是的原则3.鉴别档案材料要有严格的制度(二)鉴别的内容和方法 1.判断是否属于人事档案2.判断是否为本人的档案材料3.判断是否处理完毕和手续齐全4.判断是否真实、准确、完整5.查对是否重复(三)剔除材料的处理1.转出 2.退回 3.留存 4.销毁(四)人事档案材料的审核2.审核要求(1)保证档案材料完整、齐全、真实,档案信息准确无误。(2)对档案中缺少的主要材料要逐一登记,并补充收集归档。(3)对档案中涉及的干部出生时间、入党时间、参加工作时间和学历学位等信息前后记载
4、不一致的,要按照有关政策规定予以确认,确保档案中的信息真实可靠。(4)对审核出的问题,要逐一进行登记,找出问题产生的原因,并研究提出解决的措施和意见。1.审核的主要内容(1)档案材料是否齐全、完整,档案内容是否客观、真实,有无涂改造假。(2)档案材料是否手续完备,填写是否规范。(3)档案中有无错装、混装的现象。(4)档案整理是否符合要求。第三节人事档案的分类一、人事档案的种类划分二、人事档案正本的分类三、人事档案副本的分类四、类内档案材料的排列一、人事档案的种类划分(1)根据人事档案相对人的身份特征:学生档案、干部档案(国家公务员档案)、士兵档案、企业职工档案(工人档案)等。(2)根据人事档案
5、相对人的从业属性特征:国家公务员档案、国有企业和事业单位员工档案、社会流动人员档案等。(3)根据人事档案相对人的在岗状况特征:现职人员人事档案、离(退)休人员人事档案、辞退(开除)人员人事档案、离职(或退职)人员人事档案等。(4)根据人事档案相对人的生命状态特征:在世人员人事档案、死亡人员人事档案等。(5)根据人事档案相对人的可联系性特征:可联系人员人事档案、无头档案(失去联系人员的人事档案)等。(6)根据人事档案相对人的内容真实程度:真实的人事档案、虚假的人事档案等。(7)根据人事档案的保存价值特征:具有长远保存价值的人事档案、定期保存的人事档案等。二、人事档案正本的分类(一)人事档案的分类
6、原则和分类要求1.分类原则(1)分类应以“个人”为基本单元。(2)分类应体现材料的内容性质。(3)分类应体现历史主义原则。(4)分类应体现“简化原则”。(5)分类应体现适用性原则。2.分类要求(1)客观性(2)逻辑性(3)实用性(4)思想性二、人事档案正本的分类(二)干部人事档案的分类方法(1)履历材料。(2)自传材料、报告个人有关事项的材料。(3)考察、考核、鉴定材料,审计材料。(4)学历学位材料,职业(任职)资格材料,评(聘)、套改和晋升专业技术职务(职称)材料,反映个人科研学术水平的材料,培训材料。(5)政审材料,更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材
7、料。(6)党、团组织建设工作中形成的材料二、人事档案正本的分类(7)表彰奖励材料。(8)涉法违纪材料,党纪、政纪处分材料。(9)招录、聘用材料;任免,调动,授衔,军人转业(复员)安置,军(警)衔审批,检察官、法官、海关关衔等级审批,退(离)休材料;辞职、辞退、罢免材料;工资、待遇材料;出国(境)材料;党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议、民主党派代表会议形成的材料。(10)健康检查和处理工伤事故材料,治丧材料,干部人事档案报送、审核工作材料,学生报到证等其他材料。二、人事档案正本的分类(三)企业职工人事档案的分类方法(1)履历材料:是指个人经历和基本情况,包括简历表、履历表、招
8、聘职工登记表、职工登记表、更改姓名证明等材料。(2)自传材料:是指自己撰写的传记材料。(3)鉴定、考核、考察材料:包括实习、毕业鉴定,学习、培训、工作、技术、工作调动等考核鉴定材料。(4)评定岗位技能和学历材料:包括学历、学位、成绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批、职称评审等材料。(5)政审材料:包括政审表,政治历史问题和本人检查交代及证明材料,申诉及落实政策的材料。二、人事档案正本的分类(6)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料:包括加入党团组织和民主党派的申请书、志愿书、转正材料,退出党团组织和民主党派的材料等。(7)奖励材料:包括经公司级以上组织授予的各种物质、荣誉奖励决定和先进
9、事迹材料,如先进生产者、劳动模范、三八红旗手、模范党团员及立功材料。(8)处分材料:包括违犯党纪国法或违反厂规厂纪所受的处罚、处分决定及本人检查、旁证材料。(9)招工、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险、福利待遇、出国、退休、退职等材料:包括岗位工种变动审批表、工龄改变证明、转正定级表、工资变更审批表、调资升级表、调动工作登记表、工资处理表、聘用审批表、解聘登记表、保险福利待遇审批表、出国、内退、退职、退休、解除或终止劳动合同证明等材料。(10)其他可供组织参考的材料:是指凡以上九类不能包括的、有较大参考价值的,以及县或相当县级以上组织盖章的结论材料。三、人事档案副本的分类第一类
10、的近期履历材料。第三类的主要鉴定、干部考核材料。第四类的学历、学位、评聘专业技术职务的材料。第五类的政治历史问题的审查结论(包括甄别、复查结论)材料。第七类的奖励材料。第八类的处分决定(包括甄别、复查结论)材料。第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。其他类别多余的重要材料,也可归入副本。四、类内档案材料的排列(一)排列的要求(1)排列次序有条理,能保持材料之间的有机联系,使类内的各材料成为一个有机整体。(2)从个体来说,每份材料应有固定位置,从整体上说一个类内的材料脉络分明,方便利用。(3)能适应人事档案材料不断增加的特点,便于及时补充新材料,又不破坏原有的排列顺序。四、类内档案材料的排列
11、(二)人事档案材料的排列方法1.按档案材料形成时间顺序排列2.按材料内容(问题)的主次关系(重要程度)进行排列3.按内容结合时间顺序排列第四节人事档案的转递和查阅一、人事档案的转递二、人事档案的查阅一、人事档案的转递(一)转递工作的要求1.及时 2.准确 3.安全(二)转递人事档案的原因和方式员工职务变动(提拔、免职、降职)改变了主管单位;员工跨单位、跨系统调动;员工所在单位撤销或合并入新单位;干部任免权变化与人事管理范围的调整,人事档案的管理范围也进行相应的调整,员工所在单位的隶属关系发生变动等等。(三)转递人事档案的程序和手续1.转出的工作程序和手续2.接收单位的工作程序和手续一、人事档案
12、的转递(四)“无头档案”形成的原因及其处理方法1.“无头档案”形成的原因2.对“无头档案”的处理3.杜绝“无头档案”的再产生二、人事档案的查阅(一)查阅的原则和范围查阅人事档案总的原则是:宽严适度,内外有别,灵活掌握,便于利用。根据有关规定,员工的主管单位,组织、人事、劳动、纪检、监察、保卫、军法、检察等部门,凡因人员任免、调动、升学、提拔、出国、入党、入团、福利待遇、离休、退休、复员、转业、纪律检查、组织处理、复查、甄别、治丧等,要了解该人的情况,可以查阅和借用人事档案。二、人事档案的查阅（二）查阅的要求利用人事档案必须符合查阅范围的有关规定:利用党委组织部门的人事档案必须是中共党员;组织、
13、人事、劳动部门查阅人事档案须有手续完备的信件;其他部门查阅人事档案应持有本单位领导签字的正式查档介绍信或查阅人事档案审批表(简称审批表);查档人员不得查阅本人及其亲属的档案;未经领导批准,不得查阅同级人员的档案,下级不得查阅上级人员的档案;本单位组织、人事部门一般不得查阅本单位领导人的档案;只准查阅介绍信或审批表中提到的有关内容,其他所要调查的内容拒绝提供。二、人事档案的查阅(三)查阅的程序和手续查阅人事档案,必须持介绍信或审批表,由主管负责人签字并加盖公章,报人事档案部门审批后方可查阅。审批表或介绍信中,应写明查何人档案、理由、内容以及查档人姓名、单位、职务、政治面貌等。查阅时,要摘抄或复制
14、档案材料的,要说明理由。(四)出具证明和复制档案材料的手续利用者索取和出具人事档案内容的证明材料,应履行必要的手续。二、人事档案的查阅查阅注意事项主要包括以下几条:(1)凡要了解员工情况,适宜与本人见面的,可建议直接采访本人,一般不得查阅人事档案。(2)跨单位、跨系统查阅人事档案,除持完备手续的介绍信或审批表外,还必须经人事档案部门主管领导批准。(3)子女或直系亲属入党、入团、入学、参军、提干、招干、招工、出国等进行审查,需要了解父母和亲属情况的,按有关规定,由员工所在单位的管理部门提供情况,一般不必查阅本人档案。(4)查阅人事档案,只许在指定的阅档室进行,不准携出室外。查阅档案时,不准议论档案内容、泄露和向外公布档案内容。借出的档案,要妥善保管,严格保密,不得让无关人翻看,未经批准不得复制。凡违犯者应视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者,按违犯中华人民共和国档案法处理。思考与复习题1.简述人事档案的定义、特点与作用。2.简述人事档案工作的基本任务和职责。3.简述人事档案材料的归档范围。4.简述人事档案鉴别与审核工作的内容和方法。5.人事档案正本分哪几类?6.简述人事档案转递工作的要求和方式。7.简述“无头档案”产生的原因及其处理方法。8.简述人事档案查阅中应注意的问题。
