1、领导日常活动安排领导日常活动安排l 小菲大学毕业后，应聘到一家公司做行政。一次，公司李经小菲大学毕业后，应聘到一家公司做行政。一次，公司李经理要到外地出差，小菲为他预定了周六上午理要到外地出差，小菲为他预定了周六上午10:30的机票。星期的机票。星期五的下午，小菲拿到了机票，吧他交给了李经理。李经理叮嘱小五的下午，小菲拿到了机票，吧他交给了李经理。李经理叮嘱小菲说：菲说：“我晚上有个朋友聚会，可能会休息得很晚，明天早上不我晚上有个朋友聚会，可能会休息得很晚，明天早上不能晚起，否则就要误事。我家里人这几天回家探亲了，麻烦你明能晚起，否则就要误事。我家里人这几天回家探亲了，麻烦你明天天8点以前给我
2、打个电话叫醒我。点以前给我打个电话叫醒我。”小菲答应了，可周六早上李小菲答应了，可周六早上李经理醒来已经经理醒来已经9:00了，小菲没有打电话给他。来不及职责小菲，了，小菲没有打电话给他。来不及职责小菲，经理匆忙赶往机场。可飞机已经起飞了，他只有改签下午航班，经理匆忙赶往机场。可飞机已经起飞了，他只有改签下午航班，出现这一变故李经理海德通知接待方，免得对方接机人员在机场出现这一变故李经理海德通知接待方，免得对方接机人员在机场空等。，李经理出差回来后，问小菲怎么回事，她说是周六，所空等。，李经理出差回来后，问小菲怎么回事，她说是周六，所以早上起晚了，来不及叫经理起床。以早上起晚了，来不及叫经理起
3、床。l本案例总，工作人员在那些方面失误？本案例总，工作人员在那些方面失误？l上司的日常工作一般涉及的内容有：上司的日常工作一般涉及的内容有：l1.参加各种会议参加各种会议l2.工作检查和指导工作检查和指导l3.各种接待、约会、洽谈各种接待、约会、洽谈l4.出差旅行活动出差旅行活动l5.参观访问、报告演讲参观访问、报告演讲l6.庆典仪式，宴请庆典仪式，宴请l7.私人活动等私人活动等l 一、日程安排一、日程安排l 日程安排日程安排是关于管理者的会议、面谈、是关于管理者的会议、面谈、出差、访问等做计划，实行、变更、调整，概出差、访问等做计划，实行、变更、调整，概括的说是文秘人员为使管理者能够有效发挥
4、其括的说是文秘人员为使管理者能够有效发挥其功能所起的辅佐活动。甚至对一些会议、事务功能所起的辅佐活动。甚至对一些会议、事务协调，统筹安排。协调，统筹安排。l 安排有一年的日程安排，一月的安排，还安排有一年的日程安排，一月的安排，还有一周、一日的安排（有一周、一日的安排（p172）l训练：训练：l 康达公司近年来一直是大海广告公司的重康达公司近年来一直是大海广告公司的重 要客户。转眼到年底了，大海广告公司的潘总要客户。转眼到年底了，大海广告公司的潘总想约康达公司的邵总见个面，商量一下明年的想约康达公司的邵总见个面，商量一下明年的广告代理问题。于是这天一上班，潘总就把这广告代理问题。于是这天一上班
5、，潘总就把这次约见的任务交给了文员何婷。次约见的任务交给了文员何婷。l 请讨论约见安排的方式、注意事项，并模请讨论约见安排的方式、注意事项，并模拟约见的情况。拟约见的情况。l二、约会安排二、约会安排l（一）、妥善安排上司约会（一）、妥善安排上司约会l（二）、约会安排的原则（二）、约会安排的原则l（三）、安排约会要注意的细节（三）、安排约会要注意的细节l（一）、约会安排的原则（一）、约会安排的原则l1.、配合上司的时间表、配合上司的时间表l2.、分清轻重缓急（要事第一原则）、分清轻重缓急（要事第一原则）l 分清主次，重要的事情安排在最佳的时段，分清主次，重要的事情安排在最佳的时段，占用较多的时间
6、，并做好准备工作，不重要的占用较多的时间，并做好准备工作，不重要的可以推后甚至删除可以推后甚至删除l3.预约优先原则预约优先原则l 如我单位每周利用周一下午召开重要的领如我单位每周利用周一下午召开重要的领导办公会议，办公室在安排领导活动时就要提导办公会议，办公室在安排领导活动时就要提前醒不要在这一时间安排其他工作。前醒不要在这一时间安排其他工作。l l l4.酌情弹性处理（留有余地）酌情弹性处理（留有余地）l 远期的约会，时间不应该定得太死板，以防远期的约会，时间不应该定得太死板，以防发生变化；可以大概定一个日期，到了快到的时发生变化；可以大概定一个日期，到了快到的时候再去确定；不要把时间安排
7、的太满，要留出适候再去确定；不要把时间安排的太满，要留出适当的空余时间便于领导安排临时性的工作，活动当的空余时间便于领导安排临时性的工作，活动之间也要有间隔；如果领导出差或者休假之后看，之间也要有间隔；如果领导出差或者休假之后看，需要处理的事情较多，在回来上班的第一天，一需要处理的事情较多，在回来上班的第一天，一般不要安排会议，约会等活动，以便于处理内部般不要安排会议，约会等活动，以便于处理内部文件和了解部门运转情况文件和了解部门运转情况l5.领导确认领导确认l6.处理好变更的约会处理好变更的约会l 如某单位和你约好了星期三来我校拜访，但如某单位和你约好了星期三来我校拜访，但是因上级检查走不开
8、，应如何说是因上级检查走不开，应如何说 l看视频片段评论：体现了安排约会的哪些原则看视频片段评论：体现了安排约会的哪些原则l二、安排约会要注意的细节二、安排约会要注意的细节l（一）细节一：有些不宜安排约会的时间（一）细节一：有些不宜安排约会的时间l出差回来当日（疲惫）出差回来当日（疲惫）l周末或假日（要工作也要生活）周末或假日（要工作也要生活）l临近下班临近下班l周一早上，周五下午周一早上，周五下午l公司有重大活动的一天公司有重大活动的一天l（二）细节二：下班前将第二天的约会时间做（二）细节二：下班前将第二天的约会时间做成表格，通报给上司，司机、自己再备存一份成表格，通报给上司，司机、自己再备
9、存一份l设计约会安排表设计约会安排表l（三）细节三：（三）细节三：l1.及早备好所需要的材料，并在适当的时候请及早备好所需要的材料，并在适当的时候请上司过目上司过目l2.特别重要的约会应在接近约会时间前，与对特别重要的约会应在接近约会时间前，与对方再联络，确保约会顺利进行。方再联络，确保约会顺利进行。l3.约会地点和招待事宜要安排好，如果需会议约会地点和招待事宜要安排好，如果需会议室、餐厅等要提前预定室、餐厅等要提前预定l（四）细节四：（四）细节四：l1.按照需要记录会面的内容按照需要记录会面的内容l2.保留会面人的联系资料，以防取消约会或变保留会面人的联系资料，以防取消约会或变更时间的时候通
10、知更时间的时候通知 对方）对方）l3.及时提醒上司准时赴约及时提醒上司准时赴约l（用便签、手机或者电脑，商务通等制定提醒）（用便签、手机或者电脑，商务通等制定提醒）l4.每天上班前核对日程表，以免出现误差每天上班前核对日程表，以免出现误差l三、三、差旅事宜差旅事宜l 训练：北京关门灯饰有限公司的徐总经理训练：北京关门灯饰有限公司的徐总经理收到了一封来自上海九州照明电器有限公司的收到了一封来自上海九州照明电器有限公司的邀请函，邀请他参加邀请函，邀请他参加9月月16、17好在上海凯旋好在上海凯旋酒店举行的新产品展销订货会。徐总吩咐秘书酒店举行的新产品展销订货会。徐总吩咐秘书小王伟自己安排去上海的相
11、关事宜，一同前往小王伟自己安排去上海的相关事宜，一同前往的还有公司市场部的孟经理和韩工程师，会议的还有公司市场部的孟经理和韩工程师，会议期间徐总还将顺便拜访一位赵姓客户。期间徐总还将顺便拜访一位赵姓客户。l 讨论：出差行程要做哪些周密安排，讨论：出差行程要做哪些周密安排，l 王秘书看了经理工作计划表，发现王秘书看了经理工作计划表，发现16.17号没有号没有重大的工作安排，然后和九州照明电器有限公司秘书重大的工作安排，然后和九州照明电器有限公司秘书取得联系，向对方了解了此次展销会的有关情况，并取得联系，向对方了解了此次展销会的有关情况，并与上海的客户联系。第二天，王秘书为经理制作了一与上海的客户
12、联系。第二天，王秘书为经理制作了一项出差计划和旅行提示单，有关时间、食宿、注意事项出差计划和旅行提示单，有关时间、食宿、注意事项等都写得清清楚楚。项等都写得清清楚楚。l（了解旅行内容（了解旅行内容订购机票或车票订购机票或车票预定房间预定房间准备资料和用品准备资料和用品确认接站事宜确认接站事宜制定旅行计制定旅行计划和提示单）划和提示单）l旅行提示单旅行提示单l请您携带好身份证、手机、现金、信用卡等请您携带好身份证、手机、现金、信用卡等l来回机票已预定，到机场凭身份证可取票来回机票已预定，到机场凭身份证可取票l资料袋：九州公司的介绍材料、产品资料放资资料袋：九州公司的介绍材料、产品资料放资料袋料袋
13、l上海市交通图、邀请函、笔、笔记本、名片等上海市交通图、邀请函、笔、笔记本、名片等l上海开训酒店总机号码：上海开训酒店总机号码：您房间电话：您房间电话：l赵先生住所离凯旋酒店约赵先生住所离凯旋酒店约20分钟车程分钟车程l 训练：某国有大型企业总经理收到美国加训练：某国有大型企业总经理收到美国加利福尼亚州一家跨国公司的邀请函，定于利福尼亚州一家跨国公司的邀请函，定于6个个月后去该公司参观考察，在此之前，他从未走月后去该公司参观考察，在此之前，他从未走出国门，作为行政人员如何安排一切？出国门，作为行政人员如何安排一切？l 1.旅行计划和日程表，计划表包括出差时旅行计划和日程表，计划表包括出差时间，
14、旅行线路，日程表，交通工具，住宿规格间，旅行线路，日程表，交通工具，住宿规格与地点，会谈内容，考察内容，考察事项、经与地点，会谈内容，考察内容，考察事项、经费预算等内容。费预算等内容。l 2.撰写出国的手续办理程序撰写出国的手续办理程序l出国申请、办理护照、办理签证、定机票，办出国申请、办理护照、办理签证、定机票，办保险保险l3.准备相关材料，包括所到国家的相关背景资准备相关材料，包括所到国家的相关背景资料（文化、习俗、礼节等），本企业和将要参料（文化、习俗、礼节等），本企业和将要参观企业的相关资料以备商务洽谈的时候使用。观企业的相关资料以备商务洽谈的时候使用。l掌握时差的换算，带茶叶等生活用
15、品，适当的掌握时差的换算，带茶叶等生活用品，适当的礼物。礼物。l北京为东八区，时间是早上8：00，请问 美国纽约是什么时间（西五区）？l每一个时区差一小时 l东加西减 l如 北京为东八区 美国东部是西五区(-5)，两地的差13个时区,就是差13个小时,北京比纽约要早13个小时 l其具体方法是:1.先确定当地的时区和区时；2.找出另一个城市所在的时区；3.数出两个城市之间的时区差；4.根据东早西晚的原理，算出另一城市的区时，即要计算区时的时区在已知时区的东边时，在已知区时的基础上加时区差，反之则减时区差。例如北京(东八区)的区时为14:00，则东京(东九区)的区时计算方法为:因东京与北京相差一个时区，并且东京在北京的东边，要早一个小时(即加一小时)，所以东京时间为15:00。
