1、2022-11-18秘书基础与实务2秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书基础与实务2秘书的知识与能力构成秘书的知识与能力构成知识与能力概知识与能力概述述秘书的知识构秘书的知识构成成秘书的基本能秘书的基本能力力秘书基础与实务秘书基础与实务2知识与能力概述知识与能力概述知识与知识体知识与知识体系系知识和能力的关系知识和能力的关系优化知识结构的原则优化知识结构的原则秘书基础与实务秘书基础与实务2知识与知识体系知识与知识体系知识的含知识的含义义知识结构体知识结构体系系秘书基础与实务秘书基础与实务2知识知识是人们在是人们在社会实践和改社会实践和改造客观世界过造客观世界过程中所获得的程中所获得的经验和认识。
2、经验和认识。就其来就其来源而言：源而言：就其内就其内容而言：容而言：就其形就其形态而言：态而言：直接知识直接知识间接知识间接知识自然知识自然知识社会知识社会知识感性经验，知识感性经验，知识的初级阶段的初级阶段理性认识，知理性认识，知识的高级阶段识的高级阶段哲学知识，则是自然哲学知识，则是自然知识和社会知识的概括和知识和社会知识的概括和总结总结秘书基础与实务秘书基础与实务2小结：小结：知识既是人们对客观世界的认识，又是人们知识既是人们对客观世界的认识，又是人们改造客观世界的一种巨大能量。改造客观世界的一种巨大能量。当然，知识是一种意识形态，并非直接的力当然，知识是一种意识形态，并非直接的力量，而
3、是由人们吸收它、消化它，把它运用于实践，量，而是由人们吸收它、消化它，把它运用于实践，转化为生产力。转化为生产力。秘书基础与实务秘书基础与实务2是指众多的知识单元或知识系列，按是指众多的知识单元或知识系列，按照一定的规则互相联系而构成的整体。照一定的规则互相联系而构成的整体。随着人类社会的不断进步，科学技术随着人类社会的不断进步，科学技术的飞速发展，人们对客观世界的认识，日益的飞速发展，人们对客观世界的认识，日益扩大和加深，总结和概括的知识越来越复杂、扩大和加深，总结和概括的知识越来越复杂、庞大。无论从单科知识或总知识量来看，都庞大。无论从单科知识或总知识量来看，都呈现出如同枝繁叶茂的树状结构
4、。呈现出如同枝繁叶茂的树状结构。知识结构体系知识结构体系秘书基础与实务秘书基础与实务2我国著名科学家钱学森提出我国著名科学家钱学森提出“八大八大部类，四大台阶部类，四大台阶”学说，即把人类学说，即把人类迄今为止的总体知识，迄今为止的总体知识，自然科学自然科学社会科学社会科学思维科学思维科学系统科学系统科学横向上分为横向上分为八个大部类八个大部类数学数学纵向上分四纵向上分四大台阶大台阶人体科学人体科学军事科学军事科学文学艺术文学艺术工程科学工程科学技术科学技术科学基础科学基础科学哲学哲学秘书基础与实务秘书基础与实务2小结：小结：“八大部类，四大台阶八大部类，四大台阶”学说，层次、经纬学说，层次、
5、经纬交错，构成了知识的主体结构体系，这个主体结构交错，构成了知识的主体结构体系，这个主体结构体系还呈现出加速分支化，互相渗透华，但仍保持体系还呈现出加速分支化，互相渗透华，但仍保持整体化的发展趋势。整体化的发展趋势。对秘书人员，乃至行政工作人员，了解和掌握对秘书人员，乃至行政工作人员，了解和掌握现代科学知识体系及其发展趋势，对自觉而有效地现代科学知识体系及其发展趋势，对自觉而有效地学习新知识，优化自己的知识结构，有着重要的意学习新知识，优化自己的知识结构，有着重要的意义。义。秘书基础与实务秘书基础与实务2能力，是人们从事有效社会实践活动能力，是人们从事有效社会实践活动的技巧和力量。的技巧和力量
6、。能力的来源首先在于对社会的认识，能力的来源首先在于对社会的认识，也就是知识。只有认识了社会才能进一步改也就是知识。只有认识了社会才能进一步改造社会、推动社会发展。造社会、推动社会发展。从这个意义上讲，知识是能力的源泉，从这个意义上讲，知识是能力的源泉，是能力的基础。是能力的基础。但是，知识又不完全等于能力，尤其但是，知识又不完全等于能力，尤其是人们间接得来的知识。书本知识和理论知是人们间接得来的知识。书本知识和理论知识，须经过消化、吸收，有效地运用于实践，识，须经过消化、吸收，有效地运用于实践，才能转化为能力。才能转化为能力。知识和能力的关系知识和能力的关系秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书
7、工作秘书工作较为简单的工作较为简单的工作较为复杂的工作较为复杂的工作秘书基础与实务秘书基础与实务2如处理好办公室日常事务等，需要相如处理好办公室日常事务等，需要相应的能力，同时也需要相应的知识来指导自应的能力，同时也需要相应的知识来指导自己的行为动作。己的行为动作。较为简单的工作较为简单的工作秘书基础与实务秘书基础与实务2如从事辅助决策、管理文书、撰写文如从事辅助决策、管理文书、撰写文稿等，就需要较高的综合性的能力。这就需稿等，就需要较高的综合性的能力。这就需要秘书人学首先要具有决策科学、文书学、要秘书人学首先要具有决策科学、文书学、公文写作学等专门知识，并能得之于心，用公文写作学等专门知识，
8、并能得之于心，用之于手，熟练地运用于实践，才能转化为娴之于手，熟练地运用于实践，才能转化为娴熟的工作和写作能力。熟的工作和写作能力。较为复杂的工作较为复杂的工作秘书基础与实务秘书基础与实务2知识结构，是知识在人们的头脑中由知识结构，是知识在人们的头脑中由智力联系而形成的多要素、多系列的综合体。智力联系而形成的多要素、多系列的综合体。知识的结构必须是能体现主体特征，知识的结构必须是能体现主体特征，按一定比例，有一定层次，又是动态的组织。按一定比例，有一定层次，又是动态的组织。它是知识体系在人脑中的内化。结构决定功它是知识体系在人脑中的内化。结构决定功能，各种不同的知识结构决定了它的主体具能，各种
9、不同的知识结构决定了它的主体具有完全不同的有效社会活动的功能，即胜任有完全不同的有效社会活动的功能，即胜任不同性质的生产活动、社会活动、工作和科不同性质的生产活动、社会活动、工作和科学实验。学实验。优化知识结构的原则优化知识结构的原则秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书人员要优化自己的知识秘书人员要优化自己的知识结构，必须遵从下列原则：结构，必须遵从下列原则：整体原整体原则则层次原则层次原则比例原则比例原则动态原则动态原则秘书基础与实务秘书基础与实务2主体特征主体特征的的多元素的多元素的多系列的多系列的知识的结合知识的结合整体原则整体原则一个合理的知识结构，一个合理的知识结构，必须是能显示：必须
10、是能显示：秘书基础与实务秘书基础与实务2就是说，求知者应根据自己的工作任就是说，求知者应根据自己的工作任务需要，从知识的海洋中选择、吸收对自己务需要，从知识的海洋中选择、吸收对自己有用的知识，把它们结合成一个整体。而不有用的知识，把它们结合成一个整体。而不是漫步目的地、随意地吸收一些互不相干的是漫步目的地、随意地吸收一些互不相干的零零碎碎的知识。零零碎碎的知识。任何知识只有处于一个相互联系的知任何知识只有处于一个相互联系的知识整体之中，才能获得生命力，发挥它们应识整体之中，才能获得生命力，发挥它们应有功能。有功能。秘书人员应根据秘书工作的需要，吸秘书人员应根据秘书工作的需要，吸收各种有关的知识
11、来组成一个有机的整体。收各种有关的知识来组成一个有机的整体。整体原则整体原则秘书基础与实务秘书基础与实务2整体知识不是杂乱无章的凑合，而应整体知识不是杂乱无章的凑合，而应在纵向上由低到高，由不同的层次组合。基在纵向上由低到高，由不同的层次组合。基本上形成一个宝塔形的结构。本上形成一个宝塔形的结构。层次原则层次原则秘书基础与实务秘书基础与实务2对秘书人员来说，其对秘书人员来说，其知识结构由：知识结构由：基础层基础层次次中间层中间层次次较高层较高层次次最高层最高层次次是指秘书人员必备的文化科学是指秘书人员必备的文化科学和社会基础知识。和社会基础知识。为适应社会政治、经济形势发为适应社会政治、经济形
12、势发展，又与秘书工作密切相关的知展，又与秘书工作密切相关的知识。识。是指秘书的一般业务和所属单是指秘书的一般业务和所属单位的行业知识位的行业知识是指秘书知识结构的核心部分，是指秘书知识结构的核心部分，即秘书工作的专业知识。即秘书工作的专业知识。秘书基础与实务秘书基础与实务2各种不同的知识在特定的人脑中组合，各种不同的知识在特定的人脑中组合，除了在纵向上分层次以外，还必须在主体特除了在纵向上分层次以外，还必须在主体特征的统帅下保持一定的比例。比例反映了知征的统帅下保持一定的比例。比例反映了知识结构在横向联系上的特征。知识比例的数识结构在横向联系上的特征。知识比例的数量关系反映着知识结构主体的质的
13、不同。应量关系反映着知识结构主体的质的不同。应该主次分明、轻重相配。既不能平均吸收，该主次分明、轻重相配。既不能平均吸收，更不能本末倒置。更不能本末倒置。以秘书人员的知识结构来说，基础知以秘书人员的知识结构来说，基础知识和相关知识相加以占识和相关知识相加以占4050%为宜，业务为宜，业务知识约占知识约占30 35%，专业知识约占，专业知识约占20 25%比例原则比例原则秘书基础与实务秘书基础与实务2知识是随着人对知识是随着人对不断发展、变化着的客不断发展、变化着的客观世界的认识而不断地观世界的认识而不断地增加和变化的。因此，增加和变化的。因此，一个合理的知识结构决一个合理的知识结构决不是一成不
14、变的。而应不是一成不变的。而应随着社会的发展变化而随着社会的发展变化而不断地更新优化。这就不断地更新优化。这就是知识结构的动态原则。是知识结构的动态原则。根据这一原则，根据这一原则，秘书人员应该做到：秘书人员应该做到：动态原则动态原则一方面改造原有的知一方面改造原有的知识，选择其中的有用的部识，选择其中的有用的部分，淘汰陈旧的、无用的分，淘汰陈旧的、无用的部分，适应新的形势要部分，适应新的形势要求，重新组合。求，重新组合。另一方面，又要不另一方面，又要不断地吸收新的有用的知识断地吸收新的有用的知识，充实、更新、优化自己，充实、更新、优化自己的知识结构。的知识结构。总之，现代秘书的知识结构必须是
15、开放的，动态的，处总之，现代秘书的知识结构必须是开放的，动态的，处于不断新陈代谢状态的。于不断新陈代谢状态的。秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书的知识构成秘书的知识构成基础知基础知识识相关知识相关知识业务知识业务知识专业知识专业知识秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书工作秘书工作多样性多样性综合性综合性要求秘书人员要求秘书人员具有较全面、扎实具有较全面、扎实的基础知识。的基础知识。政治政治历史历史地理地理外语外语语文语文数学数学物理物理化学化学生物生物秘书基础与实务秘书基础与实务2读史使人明知，读诗使人聪慧，演算使读史使人明知，读诗使人聪慧，演算使人精密，哲理使人深刻，伦理学使人有修养，人精密，
16、哲理使人深刻，伦理学使人有修养，逻辑修辞使人长于思辨。总之，知识能塑造逻辑修辞使人长于思辨。总之，知识能塑造人的性格。人的性格。佛朗西斯佛朗西斯 培根培根秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书人员除了秘书人员除了必须掌握基础知识和必须掌握基础知识和业务知识之外，还应业务知识之外，还应努力学习与本专业密努力学习与本专业密切相关的知识。这些切相关的知识。这些知识有助于秘书自身知识有助于秘书自身整体素质的提高，也整体素质的提高，也有助于秘书人员更有有助于秘书人员更有效地开展工作。这些效地开展工作。这些知识主要有：知识主要有：相关知识相关知识法学法学经济经济学学“软软”科科学学社会社会学学心理学心理学礼仪
17、知礼仪知识识秘书基础与实务秘书基础与实务2国家机关、事业单国家机关、事业单位工作的秘书人员位工作的秘书人员法学知识法学知识企业工作的企业工作的秘书人员秘书人员宪法宪法民法民法刑法刑法婚姻婚姻法法诉讼诉讼法法行政行政法法经济经济法法中外合资企业法中外合资企业法保险保险法法企业企业法法有关的国际法律法规有关的国际法律法规公司公司法法秘书基础与实务秘书基础与实务2宏观经济学宏观经济学经济学知识经济学知识微观经济学微观经济学政治经济学政治经济学经济学原经济学原理理国民经济管理国民经济管理市场市场学学统计统计学学国际金国际金融融国际贸国际贸易易营销营销学学财政财政学学价格价格学学金融金融学学秘书基础与实
18、务秘书基础与实务2“软软”科学知科学知识识这是借用电子计这是借用电子计算机算机“软件软件”的名称的名称而建立起来的新兴科而建立起来的新兴科学的总称。秘书人员学的总称。秘书人员学习并掌握一定的学习并掌握一定的“软软”科学知识，有科学知识，有助于提高预测、规划助于提高预测、规划和组织能力，提高参和组织能力，提高参与决策和进行科学化与决策和进行科学化管理的水平。它包括：管理的水平。它包括：管理科学管理科学科学科学学学决策决策学学未来未来学学系统工程学系统工程学预测预测学学秘书基础与实务秘书基础与实务2社会学知识社会学知识这是一门考察和这是一门考察和研究社会行为、社会研究社会行为、社会关系、社会结构和
19、功关系、社会结构和功能、社会发展进程的能、社会发展进程的科学。科学。社会学社会学政府组织学政府组织学公共关系学公共关系学行为行为学学秘书基础与实务秘书基础与实务2心理学知识心理学知识心理学是研究人心理学是研究人的心理现象及其规律的心理现象及其规律的科学。秘书人员只的科学。秘书人员只有具备一定的心理学有具备一定的心理学知识，才能更好地了知识，才能更好地了解自己，更多地了解解自己，更多地了解别人。既能根据不同别人。既能根据不同人的心理特点、心理人的心理特点、心理需求做好工作，又能需求做好工作，又能经常地进行自我心理经常地进行自我心理调节，克服心理障碍，调节，克服心理障碍，保持心理平衡，愉快保持心理
20、平衡，愉快而高效地进行工作。而高效地进行工作。秘书心理学秘书心理学管理心理学管理心理学领导心理学领导心理学社会心理学社会心理学秘书基础与实务秘书基础与实务2礼仪知识礼仪知识人们的言谈举止、人们的言谈举止、行为方式，因民族习行为方式，因民族习惯和文化的不同而有惯和文化的不同而有相当大的差异。相当大的差异。办公礼仪办公礼仪民族利益民族利益社交礼仪社交礼仪各国礼仪各国礼仪秘书基础与实务秘书基础与实务2业务知识业务知识行业业务知行业业务知识识机关业务知机关业务知识识办公厅（室）业务知识办公厅（室）业务知识秘书基础与实务秘书基础与实务2组织机构组织机构工艺流程工艺流程国有资产国有资产流动资金流动资金生产
21、设施生产设施原材原材料料能源动力能源动力工资福利工资福利规章制度规章制度职工的技术水平与工种分布职工的技术水平与工种分布科技人员、管理人员的专业与分工科技人员、管理人员的专业与分工产品的数量、质量、销售、市场动产品的数量、质量、销售、市场动向向成本与利润成本与利润企业、事业单位企业、事业单位的秘书人员应掌握本的秘书人员应掌握本行业的有关知识。如行业的有关知识。如工矿企业的秘书应了工矿企业的秘书应了解本企业的：解本企业的：工艺和科技发展方向工艺和科技发展方向秘书基础与实务秘书基础与实务2机构设置机构设置隶属关系隶属关系以及诸如财政、税务、工商、农以及诸如财政、税务、工商、农业、计划、人事、劳动、
22、文化、业、计划、人事、劳动、文化、教育和科技等部门的职责分工与教育和科技等部门的职责分工与业务范围业务范围职权范围职权范围党政机关的秘书党政机关的秘书人员应掌握本机关的人员应掌握本机关的有关知识。以政府机有关知识。以政府机关的秘书为例，应了关的秘书为例，应了解政府的：解政府的：秘书基础与实务秘书基础与实务2机构设置机构设置部门职能部门职能人员编制人员编制工作任务工作任务内部分工内部分工工作程序工作程序工作制度工作制度工作手续工作手续办公设备的使用知办公设备的使用知识识办公场所的布局和布办公场所的布局和布置置办公厅（室）业办公厅（室）业务知识务知识秘书基础与实务秘书基础与实务2以办文、班会和办事
23、为以办文、班会和办事为主要任务的秘书工作，主要任务的秘书工作，既具有综合性，又有一既具有综合性，又有一定的专业要求，它需要定的专业要求，它需要秘书人员具有与之相适秘书人员具有与之相适应的专业知识。应的专业知识。专业知识专业知识管理学知管理学知识识文书学知识文书学知识档案学知识档案学知识写作学知识写作学知识秘书学知秘书学知识识公共关系学知公共关系学知识识秘书基础与实务秘书基础与实务2管理学知识管理学知识管理的一般原理管理的一般原理决策的类型、依据、程序和方法决策的类型、依据、程序和方法管理组织的类型、结构和管理组织的类型、结构和原原管理机关的主要职责管理机关的主要职责行政领导的作用与职行政领导的
24、作用与职能能管理的一般方法和技术管理的一般方法和技术人事管理、财务管理、信息管理等一般知人事管理、财务管理、信息管理等一般知识识秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书学知识秘书学知识秘书工作的内容与要求秘书工作的内容与要求秘书人员的素质秘书人员的素质秘书活动与人际关系秘书活动与人际关系秘书工作的制度与方法秘书工作的制度与方法秘书部门的性质与职能秘书部门的性质与职能秘书基础与实务秘书基础与实务2文书学知识文书学知识文书的性质与作用文书的性质与作用公文办理的程序与要公文办理的程序与要求求文书立卷的意义、要求与方文书立卷的意义、要求与方法法文书的种类、格式与行文规则文书的种类、格式与行文规则秘书基础与实
25、务秘书基础与实务2档案学知识档案学知识档案的含义与作用档案的含义与作用档案工作的内容（收集、整理、鉴定、档案工作的内容（收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用）要求与方法保管、统计和提供利用）要求与方法档案工作的原档案工作的原则则秘书基础与实务秘书基础与实务2写作学知识写作学知识公文和应用公文和应用文的构思与写文的构思与写作作主要公文和应用文文种的写作方主要公文和应用文文种的写作方法法酝酿主题酝酿主题组织结构组织结构条理层次条理层次语言文字语言文字选用材料选用材料文风和文面格文风和文面格式式秘书基础与实务秘书基础与实务2公共关系学知识公共关系学知识公共关系的性质、特征与职公共关系的性质、特征与
26、职能能公共关系活动的内容与程公共关系活动的内容与程序序秘书应具有的公关意识秘书应具有的公关意识秘书人员公关工作的内容与要求秘书人员公关工作的内容与要求公共关系的一般原则公共关系的一般原则秘书基础与实务秘书基础与实务2小结：小结：当然，知识的积累是一个漫长的过程。同时，当然，知识的积累是一个漫长的过程。同时，一个科学的知识结构也必须是能够不断进行自我调一个科学的知识结构也必须是能够不断进行自我调节的动态结构。因此，秘书人员在建立自己的知识节的动态结构。因此，秘书人员在建立自己的知识结构过程中，应注意把知识之间的纵横联系，按照结构过程中，应注意把知识之间的纵横联系，按照循序渐进、系统完整、主辅结合
27、、不断更新的原则，循序渐进、系统完整、主辅结合、不断更新的原则，逐渐充实和完善，以更好地发挥知识的整体功能。逐渐充实和完善，以更好地发挥知识的整体功能。秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书的基本能力秘书的基本能力在今天，从事任在今天，从事任何一种职业，都必须何一种职业，都必须具备相应的条件和身具备相应的条件和身份，这就是所谓的资份，这就是所谓的资格。其中的工作能力，格。其中的工作能力，就是从事某一职业必就是从事某一职业必须具备的资格之一。须具备的资格之一。秘书人员要想胜任秘秘书人员要想胜任秘书工作，同样需要较书工作，同样需要较强的工作能力。强的工作能力。工作能力的意义工作能力的意义秘书工作能力的
28、结秘书工作能力的结构构秘书基础与实务秘书基础与实务2工作能力的意义工作能力的意义智力与能力的关系智力与能力的关系工作能力的意义工作能力的意义工作能力的特工作能力的特点点秘书基础与实务秘书基础与实务2智力与能力的关系智力与能力的关系什么是智什么是智力力智力与能力的关系智力与能力的关系什么是能什么是能力力秘书基础与实务秘书基础与实务2人们通称为智人们通称为智慧，是人认识客观事慧，是人认识客观事物的能力。智力包括物的能力。智力包括很多方面：很多方面：智力智力观察观察力力想象力想象力注意力注意力思维力思维力记忆记忆力力秘书基础与实务秘书基础与实务2正正确确完完全全迅迅速速深深刻刻人智力的高低，集人智力
29、的高低，集中表现在反映客观事物程中表现在反映客观事物程度的如下几方面上：度的如下几方面上：秘书基础与实务秘书基础与实务2顺利地、成功地完成某种活顺利地、成功地完成某种活动所必须的个性心理特征动所必须的个性心理特征完成某种活动的具体方完成某种活动的具体方式式能力，通常能力，通常是指人完成某种活是指人完成某种活动的本领。它包括：动的本领。它包括：秘书基础与实务秘书基础与实务2内容内容方方式式个体条个体条件件其能力差异表现其能力差异表现得比较明显得比较明显由于各种活由于各种活动不同的：动不同的：秘书基础与实务秘书基础与实务2其联系表现其联系表现在在其区别表现其区别表现在在智力与能力智力与能力是两个既
30、有区别又是两个既有区别又有联系的概念。有联系的概念。秘书基础与实务秘书基础与实务2智力与能力的区别智力与能力的区别智力属于认识活动的范畴，能隶属智力属于认识活动的范畴，能隶属于实际活动的范畴。于实际活动的范畴。智力直接与知识相联，能力直接与智力直接与知识相联，能力直接与实践相联。实践相联。智力的先天因素较多，能力的后天智力的先天因素较多，能力的后天因素较多。因素较多。智力表现为内在的心理活动，能力智力表现为内在的心理活动，能力表现为外化的操作活动表现为外化的操作活动秘书基础与实务秘书基础与实务2智力与能力的联系智力与能力的联系智力和能力在具体的实践活动中相互智力和能力在具体的实践活动中相互作用
31、、相互促进作用、相互促进能力的高低是智力水平的体能力的高低是智力水平的体现现智力的培养与能力的培养必须同智力的培养与能力的培养必须同步步智力的发展是提高能力的基础智力的发展是提高能力的基础秘书基础与实务秘书基础与实务2工作能力的特点工作能力的特点一般能力一般能力职业能力职业能力特殊能力特殊能力一个人的能力，可一个人的能力，可分为：分为：秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书工作能力，是指秘秘书工作能力，是指秘书人员完成秘书活动的本领。书人员完成秘书活动的本领。它属于职业能力的范畴。由它属于职业能力的范畴。由秘书工作的：秘书工作的：性性质质地地位位任任务务秘书基础与实务秘书基础与实务2作为一种职业作
32、为一种职业能力，秘书工作能能力，秘书工作能力具有以下一个特力具有以下一个特点：点：通才通才性性可操作可操作性性专业专业性性后天后天性性秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书工作能力同其他工作能力一样，秘书工作能力同其他工作能力一样，具有显著的后天性。即这种能力是在人的生具有显著的后天性。即这种能力是在人的生理素质的基础上，经过后天的教育和培养，理素质的基础上，经过后天的教育和培养，并在实践活动中形成和发展起来的，也就是并在实践活动中形成和发展起来的，也就是说，任何一种工作能力，都不是人生就具有说，任何一种工作能力，都不是人生就具有的。一个从来未受过秘书专业教育和训练，的。一个从来未受过秘书专业教育
33、和训练，又未从事秘书实践活动的人，是无法具备秘又未从事秘书实践活动的人，是无法具备秘书工作能力的。书工作能力的。后天性后天性秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书作为一秘书作为一种社会职业，其种社会职业，其工作能力的专业工作能力的专业性较为明显。具性较为明显。具体表现是：体表现是：专业性专业性秘书工作能力是为了秘书工作能力是为了顺利、成功地完成秘书职顺利、成功地完成秘书职业活动服务的。没有秘书业活动服务的。没有秘书职业活动，秘书工作能力职业活动，秘书工作能力也就成了无也就成了无“的的”之之“矢矢”。秘书的工作能力主要秘书的工作能力主要是在秘书的业务活动中形成是在秘书的业务活动中形成和发展起来的，没
34、有秘书职和发展起来的，没有秘书职业活动，也就没有秘书工作业活动，也就没有秘书工作能力。能力。秘书基础与实务秘书基础与实务2心理学的研心理学的研究证明，任何单独究证明，任何单独的能力，都无法成的能力，都无法成功地完成某种活动。功地完成某种活动。同样，只具备单一同样，只具备单一工作能力的秘书，工作能力的秘书，也是不能成功地完也是不能成功地完成秘书职业活动的。成秘书职业活动的。这是因为：这是因为：通才性通才性另一方面，秘书工另一方面，秘书工作本身具有很强的综合性作本身具有很强的综合性和多功能性，需要秘书人和多功能性，需要秘书人员具备多种才能，即人们员具备多种才能，即人们常说的通才。常说的通才。一方面
35、，现代社会一方面，现代社会的许多职业活动一般都较的许多职业活动一般都较为复杂，而且相互交错。为复杂，而且相互交错。只有将各种能力最完备的只有将各种能力最完备的结合起来，才能发挥其较结合起来，才能发挥其较佳的整体效应。佳的整体效应。此外，心理学的研究还表明，所谓才能，就是各种能力此外，心理学的研究还表明，所谓才能，就是各种能力最完备的结合。最完备的结合。秘书基础与实务秘书基础与实务2如前所说，工作能力是在完成某种活如前所说，工作能力是在完成某种活动中形成和发展起来的，并为某种活动服务动中形成和发展起来的，并为某种活动服务的。因此，秘书工作能力与秘书技能十分密的。因此，秘书工作能力与秘书技能十分密
36、切，具有明显的可操作性。也就是说，秘书切，具有明显的可操作性。也就是说，秘书的任何一种工作能力，都必须在秘书职业活的任何一种工作能力，都必须在秘书职业活动的实际操作中发挥作用，产生效果。离开动的实际操作中发挥作用，产生效果。离开了实际操作，工作能力也就失去了价值。了实际操作，工作能力也就失去了价值。可操作性可操作性秘书基础与实务秘书基础与实务2工作能力的意义工作能力的意义能力是进行智能优化的重要内能力是进行智能优化的重要内容容能力是实现工作任务的重要保证能力是实现工作任务的重要保证能力是影响工作效能的重要因素能力是影响工作效能的重要因素能力是检验秘书素质的重要标准能力是检验秘书素质的重要标准秘
37、书基础与实务秘书基础与实务2智力、能力和智能，是既有联系又有智力、能力和智能，是既有联系又有区别的独立概念。区别的独立概念。智能是指一个人的知识、智力、能力智能是指一个人的知识、智力、能力和非智力因素的综合反映。所谓的智能结构，和非智力因素的综合反映。所谓的智能结构，就是由上述要素所组成的有机整体。就是由上述要素所组成的有机整体。在智能结构的诸要素中，能力是中枢在智能结构的诸要素中，能力是中枢要素，它既是智力的检验标准，又是智能结要素，它既是智力的检验标准，又是智能结构优化的主要目的。构优化的主要目的。丰富知识，发展智力，培养非智力因丰富知识，发展智力，培养非智力因素，都有助于能力的提高。因此
38、，要优化人素，都有助于能力的提高。因此，要优化人的智能结构，就必须以能力为中心内容，并的智能结构，就必须以能力为中心内容，并以此为目的。以此为目的。能力是进行智能优化的重要内容能力是进行智能优化的重要内容秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书工作的任务繁重而复杂，并具有很强的智秘书工作的任务繁重而复杂，并具有很强的智能性。具体的工作任务且不说，仅就其重要职能而能性。具体的工作任务且不说，仅就其重要职能而言，就有参谋咨询、辅助决策、沟通信息、协调关言，就有参谋咨询、辅助决策、沟通信息、协调关系、管理公文、处理事物、催办查办等。可以毫不系、管理公文、处理事物、催办查办等。可以毫不夸大地说，哪里有领导工
39、作，哪里就有秘书工作。夸大地说，哪里有领导工作，哪里就有秘书工作。领导工作有多大范围，秘书工作就有多大范围，而领导工作有多大范围，秘书工作就有多大范围，而且随着领导工作的科学化和现代化，秘书工作的任且随着领导工作的科学化和现代化，秘书工作的任务日益繁重，秘书工作的难度日趋增加。务日益繁重，秘书工作的难度日趋增加。秘书工作要适应领导工作的需要，有效地为领秘书工作要适应领导工作的需要，有效地为领导工作服务，根本的一条就是不断优化秘书的智能导工作服务，根本的一条就是不断优化秘书的智能结构，提高秘书的智能水平，其中，以提高秘书的结构，提高秘书的智能水平，其中，以提高秘书的工作能力最为重要。实践证明，一
40、位秘书能否胜任工作能力最为重要。实践证明，一位秘书能否胜任秘书工作，秘书工作的成效如何，从根本上说取决秘书工作，秘书工作的成效如何，从根本上说取决于秘书工作能力的高低。于秘书工作能力的高低。能力是实现工作任务的重要保证能力是实现工作任务的重要保证秘书基础与实务秘书基础与实务2心理学的研究表明，能力和活动是联心理学的研究表明，能力和活动是联系在一起的，只有通过活动才能发展和提高系在一起的，只有通过活动才能发展和提高人的能力。但是，并不是所有的活动中表现人的能力。但是，并不是所有的活动中表现出来的心理特征都是能力，只有那些直接影出来的心理特征都是能力，只有那些直接影响活动效率，使活动的任务得以顺利
41、完成的响活动效率，使活动的任务得以顺利完成的心理特征，才是能力。心理特征，才是能力。这就告诉我们，工作能力的高低直接这就告诉我们，工作能力的高低直接影响着工作效能的高低。如果不下功夫提高影响着工作效能的高低。如果不下功夫提高工作能力，提高工作效能便是一句空话。工作能力，提高工作效能便是一句空话。能力是影响工作效能的重要因能力是影响工作效能的重要因素素秘书基础与实务秘书基础与实务2从心里学的角度看，素质是能力的自从心里学的角度看，素质是能力的自然基础，但不是能力本身。这就是说，能力然基础，但不是能力本身。这就是说，能力的发展离不开物质基础，但能力的发展主要的发展离不开物质基础，但能力的发展主要靠
42、后天的教育、培养和实践活动。因此，要靠后天的教育、培养和实践活动。因此，要提高秘书人员的素质，首先必须把能力作为提高秘书人员的素质，首先必须把能力作为检验秘书素质的重要表准之一，并以此去培检验秘书素质的重要表准之一，并以此去培养和提高秘书的工作能力养和提高秘书的工作能力能力是检验秘书素质的重要标能力是检验秘书素质的重要标准准秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书工作能力的结构秘书工作能力的结构表达能力表达能力管理能力管理能力应变能力应变能力社交能力社交能力办事能力办事能力操作能力操作能力秘书基础与实务秘书基础与实务2表达能力表达能力所谓表达能力，就所谓表达能力，就是通过言语、文字和身是通过言语、文
43、字和身势等形式沟通信息，相势等形式沟通信息，相互交往，合作共事的本互交往，合作共事的本领。在秘书的工作能力领。在秘书的工作能力结构中，表达能力占有结构中，表达能力占有重要的位置，发挥着重重要的位置，发挥着重要的作用。可以说，在要的作用。可以说，在完成各项公务活动中，完成各项公务活动中，都离不开表达能力的运都离不开表达能力的运用。用。口头表达能力口头表达能力书面表达能力书面表达能力身势表达能力身势表达能力秘书基础与实务秘书基础与实务2口头表达能力口头表达能力简单地说，简单地说，就是说话的本领。就是说话的本领。它是把信息变成它是把信息变成语言，并借助声语言，并借助声波、电波进行思波、电波进行思想或
44、情感的表达，想或情感的表达，以实现沟通、交以实现沟通、交往和合作的目的。往和合作的目的。口头表达的形式，口头表达的形式，可分为：可分为：独白，即表达独白，即表达者运用言语输出自者运用言语输出自己思想或情感的活己思想或情感的活动。这里的动。这里的“独独白白”，是与，是与“交往交往”相对而言，并非指相对而言，并非指一个人自言自语。一个人自言自语。而是指一人讲，其而是指一人讲，其他人听，不做双方他人听，不做双方沟通。沟通。对话，即表达对话，即表达者运用言语进行交者运用言语进行交往，与其他人进行往，与其他人进行沟通。这种口头表沟通。这种口头表达形式的主要特点，达形式的主要特点，就是具有双向性。就是具有
45、双向性。传达通传达通知知下达指令下达指令请示工作请示工作答复问题答复问题座谈座谈交谈交谈讨论讨论辩论辩论秘书基础与实务秘书基础与实务2目的明确目的明确语言规范语言规范口齿清晰口齿清晰语言温和语言温和中心突出中心突出富有感情富有感情说话得体说话得体符合身份符合身份节约时间节约时间快言快语快言快语良好的口头表达能力表现为：良好的口头表达能力表现为：秘书基础与实务秘书基础与实务2就是写作能力，主要指公文撰写能力。就是写作能力，主要指公文撰写能力。它是把信息变成文字、符号、图表和数字等它是把信息变成文字、符号、图表和数字等形式，并借助纸张进行思想或情感的表达，形式，并借助纸张进行思想或情感的表达，以实
46、现沟通、交往和合作的目的。以实现沟通、交往和合作的目的。书面表达能力书面表达能力秘书基础与实务秘书基础与实务2语法、逻辑、修辞和一般的写作理语法、逻辑、修辞和一般的写作理论论各种文体的写作技各种文体的写作技巧巧具备一定的理论修养、政策水平、具备一定的理论修养、政策水平、业务知识和思维能力业务知识和思维能力准确领会领导意图和获取信息的能准确领会领导意图和获取信息的能力力书面表达书面表达能力是秘书能力是秘书人员的基本人员的基本能力之一，能力之一，它要求秘书它要求秘书人员要懂得：人员要懂得：秘书基础与实务秘书基础与实务2就是运用表情、动作、姿势、声音、就是运用表情、动作、姿势、声音、服饰和距离等非语
47、言手段，表达思想或情感服饰和距离等非语言手段，表达思想或情感的本领。的本领。在人际交往中，身势表达能力是对口在人际交往中，身势表达能力是对口头表达能力的重要补充，能起到强化口头表头表达能力的重要补充，能起到强化口头表达的作用。达的作用。身势表达能力身势表达能力秘书基础与实务秘书基础与实务2同口头表达相比，身势同口头表达相比，身势表达具有如下特点：表达具有如下特点：替代性，即身势表达能替代性，即身势表达能代行自然语言的功能。代行自然语言的功能。表露性，即身势表达都表露性，即身势表达都是思想感情有意识和无是思想感情有意识和无意识的表露。意识的表露。暗示性，即身势表达能暗示性，即身势表达能含蓄地向对
48、方示意，并含蓄地向对方示意，并使人领会。使人领会。总的来说，就其表达的准确性和明白性而言，身总的来说，就其表达的准确性和明白性而言，身势表达不如口头表达，且受时空的限制。但是，身势势表达不如口头表达，且受时空的限制。但是，身势表达的辅助作用也是不容忽视的。表达的辅助作用也是不容忽视的。秘书基础与实务秘书基础与实务2办事能力办事能力所谓办事能力，就所谓办事能力，就是秘书人员有效地是秘书人员有效地处理各种日常事务处理各种日常事务工作的本领。秘书工作的本领。秘书人员办事的范围十人员办事的范围十分广泛，包括：分广泛，包括：文书事务文书事务信访事务信访事务接待事务接待事务值班事务值班事务会议事务会议事务
49、电话事务电话事务查办事务查办事务生活管理事务生活管理事务领导者交办的其他事物领导者交办的其他事物秘书基础与实务秘书基础与实务2小结：小结：秘书工作的事务性，是由秘书部门和秘书工秘书工作的事务性，是由秘书部门和秘书工作的性质、地位和作用决定的。秘书人员要想胜任作的性质、地位和作用决定的。秘书人员要想胜任秘书工作，就必须具备较强的办事能力，并善于寓秘书工作，就必须具备较强的办事能力，并善于寓参谋能力于办事能力之中。那种只想当参谋，不愿参谋能力于办事能力之中。那种只想当参谋，不愿办杂事，或者把参谋与助手对立起来的秘书，是不办杂事，或者把参谋与助手对立起来的秘书，是不可能做好秘书工作的。可能做好秘书工
50、作的。秘书基础与实务秘书基础与实务2秘书事务工秘书事务工作同领导者的管理作同领导者的管理与决策工作或其他与决策工作或其他职能部门的事务工职能部门的事务工作相比，具有如下作相比，具有如下特点：特点：繁琐性繁琐性，即秘书事务具有繁，即秘书事务具有繁杂、琐碎而又具体的性质。其表现杂、琐碎而又具体的性质。其表现是多、杂、细。是多、杂、细。重复性重复性，即秘书事务具有日，即秘书事务具有日复一日，年复一年，反复出现，反复一日，年复一年，反复出现，反复办理的性质。其表现是类似、反复办理的性质。其表现是类似、反复、例行。复、例行。智能性智能性，即秘书事务具有综合，即秘书事务具有综合运用知识、智力和能力方能处理
