1、第二章 秘书的职业素养学习目标 理解和掌握秘书应具备的职业素养 了解秘书应掌握的基本技能及途径 客观分析自己，提高自身素质 案例案例 一口痰一口痰“吐掉吐掉”一项合作一项合作 某医疗器械厂与美国客商达成了引进某医疗器械厂与美国客商达成了引进“大输液大输液管管”生产线的协议，第二天就要签字了。可是，当生产线的协议，第二天就要签字了。可是，当这个厂的秘书科汪主任陪同外商参观车间时，汪主这个厂的秘书科汪主任陪同外商参观车间时，汪主任一时嗓子发痒，随口向车间墙角吐了一口痰，然任一时嗓子发痒，随口向车间墙角吐了一口痰，然后用鞋底去蹭。这一幕让外商感到很恶心，且彻夜后用鞋底去蹭。这一幕让外商感到很恶心，且
2、彻夜难眠。他让翻译给对方送去一封信，信中写到：难眠。他让翻译给对方送去一封信，信中写到：“恕我直言，一个工厂的管理人员的卫生习惯可以恕我直言，一个工厂的管理人员的卫生习惯可以反映出一个工厂的管理素质，况且，我们今后要生反映出一个工厂的管理素质，况且，我们今后要生产的是用来治疗疾病的输液皮管，贵国有句谚语：产的是用来治疗疾病的输液皮管，贵国有句谚语：人命关天，请原谅我的不辞而别人命关天，请原谅我的不辞而别”一项基本说成一项基本说成的项目，就这样吹了。的项目，就这样吹了。素养，即素质和修养。是指一个人在道德品质、思想作风、知识技能、行为能力等方面，经过长期修为、学习所达到的综合水平。素养是后天的、
3、综合的，它看不见，摸不着，却体现在每个人的行为规范中，成为人的一个外在标签。它又是稳定的，对人的各种行为起到持续的影响和决定性的作用。一个人工作能力的强弱，工作质量与工作效率的高低，取决于一个人的主观因素，这主观因素的内在体现即为素养。何为素养？有的人做人光明磊落，不卑不亢；有的人却吹吹拍拍，对上卑躬屈膝，对下横眉瞪眼。有的人做事干净利落，思考周到；有的人却拖拖拉拉，丢三落四。有的人撰写文章条理清楚，文意畅达；有的人却词不达意，文理欠通。有的人处理问题头脑清楚，眼光敏锐；有的人反应迟钝，抓不住要害。有的人完成任务立场坚定，是非分明；有的人推诿扯皮，躲躲闪闪。这些都是一个秘书内在素质的外在体现。
4、秘书的素养包括：秘书的素养包括：正确的是非观念正确的是非观念 较高的理论修养较高的理论修养 良好的职业道德良好的职业道德 踏实的工作作风踏实的工作作风 良好的心理素质良好的心理素质 强烈的创新意识强烈的创新意识 广泛的社交能力广泛的社交能力 熟练的操作能力熟练的操作能力 秘书综合素养的构成秘书综合素养的构成概括为四部分：概括为四部分：1.政治素养政治素养 2.职业道德素养职业道德素养3.知识、能力素养知识、能力素养 4.人文素养人文素养5.心理素养心理素养 秘书素养秘书素养即秘书的素即秘书的素质修养，是指秘书人员经过质修养，是指秘书人员经过学习和实践所达到的水平和学习和实践所达到的水平和境界。
5、境界。大致包括道德修养、知识水大致包括道德修养、知识水平、能力结构、心理素质等平、能力结构、心理素质等即德、才、学、体诸因素。即德、才、学、体诸因素。“才才“即知识即知识与技能与技能水平水平经经验验“德德”即政治素即政治素质和道德质和道德品质（含品质（含职业道职业道德）德）情景案例 刘丽丽是一位刚满刘丽丽是一位刚满1919岁的漂亮姑娘，高中毕业后因高考落榜，便到省城来岁的漂亮姑娘，高中毕业后因高考落榜，便到省城来求职。她再三思量，觉得自己长得不错，口齿伶俐，适合去做秘书工作。于是，求职。她再三思量，觉得自己长得不错，口齿伶俐，适合去做秘书工作。于是，她翻阅大报小报，几乎每张报纸都能看到各种企业
6、招聘秘书人才的广告，她喜出她翻阅大报小报，几乎每张报纸都能看到各种企业招聘秘书人才的广告，她喜出望外。便津津有味地阅读起来：望外。便津津有味地阅读起来：某国际投资有限公司聘英文秘书一名，女性，某国际投资有限公司聘英文秘书一名，女性，2525岁以下；中英文说写流岁以下；中英文说写流利，良好的人际关系；熟练中英文电脑处理；英语大专毕业；有两年以上外资企利，良好的人际关系；熟练中英文电脑处理；英语大专毕业；有两年以上外资企业工作经验者优先。业工作经验者优先。某公司招聘办公室秘书兼总务，女性，大专毕业，两年相关工作经验，某公司招聘办公室秘书兼总务，女性，大专毕业，两年相关工作经验，工作耐心、细致，办事
7、谨慎，有承受工作压力的心理素质，具有较强的英语听、工作耐心、细致，办事谨慎，有承受工作压力的心理素质，具有较强的英语听、说、写能力以及一定的财务经验。说、写能力以及一定的财务经验。某集团公司聘高级文秘，大学本科或专科毕业，具有较强文字表达能力，某集团公司聘高级文秘，大学本科或专科毕业，具有较强文字表达能力，熟悉资料分类存档。有专业知识及合资企业工作经验者优先考虑。熟悉资料分类存档。有专业知识及合资企业工作经验者优先考虑。某汽车配件公司聘文秘，要求品貌端正，大专毕业，年龄在某汽车配件公司聘文秘，要求品貌端正，大专毕业，年龄在20282028岁，岁，男女不限。要略懂电脑操作，曾从事管理工作，能讲流
8、利的广州话及普通话，懂男女不限。要略懂电脑操作，曾从事管理工作，能讲流利的广州话及普通话，懂英文或日语（最好是外语学院毕业）。英文或日语（最好是外语学院毕业）。某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较强的文字表达能力，有独立处事能力，有吃苦耐劳的精神，能与人融洽相处。强的文字表达能力，有独立处事能力，有吃苦耐劳的精神，能与人融洽相处。刘丽丽把一则又一则的招聘广告从头看到尾，越看越泄气。各种招聘秘书的刘丽丽把一则又一则的招聘广告从头看到尾，越看越泄气。各种招聘秘书的广告，对应聘秘书的要求很具体，既有知识技能方面的
9、条件，也有思想品质方面广告，对应聘秘书的要求很具体，既有知识技能方面的条件，也有思想品质方面的要求，她仅有年龄和容貌是远远不够的。经过几天的认真考虑，刘丽丽决定报的要求，她仅有年龄和容貌是远远不够的。经过几天的认真考虑，刘丽丽决定报考秘书职业培训学校，继续学习，提高自己的素质。考秘书职业培训学校，继续学习，提高自己的素质。“据有关方面报道，仅北京市的高级秘书，据有关方面报道，仅北京市的高级秘书，人才缺口在人才缺口在1 1万人以上，并且这个缺口在以每万人以上，并且这个缺口在以每年年1010的速度扩大。的速度扩大。”摘自成才周刊摘自成才周刊 “负责招聘的一些人力资源部经理们曾向负责招聘的一些人力资
10、源部经理们曾向记者诉苦：公司一旦发布招聘记者诉苦：公司一旦发布招聘“秘书秘书”的信息，的信息，前来应征的往往不下数百人，前来应征的往往不下数百人，能达到能达到“职业秘职业秘书书”水平的则很少，真正有经验、有能力、有水平的则很少，真正有经验、有能力、有地位、能够称得上高级秘书的人更是凤毛麟地位、能够称得上高级秘书的人更是凤毛麟角。角。”摘自中国教育招生考试网摘自中国教育招生考试网 “为什么理想的秘书难找？不是没有人打字为什么理想的秘书难找？不是没有人打字与速记的水准一流，一年一届秘书训练班中出与速记的水准一流，一年一届秘书训练班中出的人材就有不少，个个在秘书技巧上都成绩优的人材就有不少，个个在秘
11、书技巧上都成绩优异，到头来能在大机构与大人物身边成为一个异，到头来能在大机构与大人物身边成为一个举足轻重，备受上司重视的秘书，少之又少。举足轻重，备受上司重视的秘书，少之又少。就为了一句话，就为了一句话，只晓做事，不懂做人。而秘书只晓做事，不懂做人。而秘书偏偏就是最需要会做人的工作。偏偏就是最需要会做人的工作。梁凤仪秘书必读梁凤仪秘书必读 美国美国“全美秘书协会全美秘书协会”章程提出的秘书必备的章程提出的秘书必备的9 9个条个条件件中华人民共和国国家职业标准中华人民共和国国家职业标准秘书秘书规定：规定：秘书应当秘书应当“具备较强的文字与语言表达能力、综具备较强的文字与语言表达能力、综合协调能力
12、与合作能力、逻辑思维与分析能力等合协调能力与合作能力、逻辑思维与分析能力等”。全美秘书协会标准：全美秘书协会标准：1 1、像心理学家一样善于观察和理解他人；、像心理学家一样善于观察和理解他人；2 2、像政治家一样有灵敏的头脑；、像政治家一样有灵敏的头脑；3 3、像外交家一样有潇洒的风度；、像外交家一样有潇洒的风度；4 4、有调查各种棘手问题的丰富经验；、有调查各种棘手问题的丰富经验；5 5、有良好的速记能力以及文字功夫；、有良好的速记能力以及文字功夫；6 6、熟读各种商业往来中的法律关系；、熟读各种商业往来中的法律关系；7 7、能熟练地使用各种办公自动化机器；、能熟练地使用各种办公自动化机器；
13、8 8、具备相当的金融和税务方面的知识；、具备相当的金融和税务方面的知识；9 9、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。美国赖特美国赖特秘书工作手册秘书工作手册中说：中说：“一位秘书，一位秘书，常常被认为是一位常常被认为是一位万能博士万能博士是一位心理学家、是一位心理学家、政治家、外交家，一位饱学之士作家，机械师，上政治家、外交家，一位饱学之士作家，机械师，上司的私人财务出纳，跑街女郎与办公桌的清理人。司的私人财务出纳，跑街女郎与办公桌的清理人。秘书要胜任工作，必须有胆识，有口才，秘书秘书要胜任工作，必须有胆识，有口才，秘书不必是哪门知识的专家，但应是具备广
14、搏知识的不必是哪门知识的专家，但应是具备广搏知识的“杂家杂家”。19911991年，西方国家为联合国秘书长选定了协定的年，西方国家为联合国秘书长选定了协定的条件：条件：具有领导和组织众多国家职员的管理能力，能流具有领导和组织众多国家职员的管理能力，能流利使用联合国两种的工作语言，具有作为领导人物利使用联合国两种的工作语言，具有作为领导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力。总经理秘书招聘职位描述：总经理秘书招聘职位描述：1 1、本科以上学历，、本科以上学历，英语或国际贸易相关专业毕业英语或国际贸易相关专业毕业；2 2、年龄、年龄25-3525-35岁，女：
15、身高岁，女：身高1.651.65米以上，男：身高米以上，男：身高.72.72米以上米以上,形象气质佳形象气质佳；3 3、具有良好、具有良好英语口语及读写能力英语口语及读写能力；良好的；良好的文字功底；文字功底；4 4、工作、工作有条理性，思路开阔有条理性，思路开阔，对事物有敏锐的，对事物有敏锐的观察力观察力，公关能力强公关能力强，具有良好的，具有良好的语言表达能力语言表达能力，能做文案的，能做文案的优先考虑，优先考虑，责任心强责任心强，为人诚恳为人诚恳；5 5、出色的、出色的沟通技巧沟通技巧及良好的对外及良好的对外沟通、联络、协调能沟通、联络、协调能力力，二年以上独资企业及合资企业相关，二年以
16、上独资企业及合资企业相关工作经验工作经验；国家重点实验室业务秘书国家重点实验室业务秘书 工作职责：工作职责：协助室领导处理与业务相关的工作，协助室领导处理与业务相关的工作，负责国家重点实验室网站建设和维护，负责研究负责国家重点实验室网站建设和维护，负责研究生工作。生工作。人数：人数：1人人 应聘条件：应聘条件：大学本科以上，大学本科以上，化学或药学专业毕业，化学或药学专业毕业，熟练使用计算机各种软件和网站建设与维护，较熟练使用计算机各种软件和网站建设与维护，较好的好的中英文表达能力中英文表达能力。为人正直，处事公正为人正直，处事公正，有，有较强的较强的服务意识服务意识和良好的和良好的组织协调组
17、织协调能力。能力。北京居易伟业投资管理有限公司北京居易伟业投资管理有限公司职位描述：职位描述：秘书秘书工作年限工作年限:1-2:1-2年学历要求年学历要求:本科以上本科以上年龄年龄2323岁以上，女性，本科以上、有岁以上，女性，本科以上、有2 2年以上年以上的相同工作经验，有的相同工作经验，有英语听说读写能力英语听说读写能力，能，能起草起草文件文件，记录，记录/提醒总经理日常工作安排，能独立出提醒总经理日常工作安排，能独立出差工作，差工作，形象好、气质佳、文笔出众、口齿伶俐、形象好、气质佳、文笔出众、口齿伶俐、细致周到、沟通交际能力强细致周到、沟通交际能力强。某秘书网站网络论坛主题某秘书网站网
18、络论坛主题 假如你是一个人力资源经理，你将假如你是一个人力资源经理，你将如何面试总经理秘书，尤其是当你如何面试总经理秘书，尤其是当你要面试的是一位女秘书？要面试的是一位女秘书？微型调查：老板喜欢什么样的秘书微型调查：老板喜欢什么样的秘书（深圳新闻网）（深圳新闻网）得力的秘书将使老板左右逢源，得力的秘书将使老板左右逢源，受益匪浅，选择一位好秘书对老板受益匪浅，选择一位好秘书对老板至关重要。不同的老板有自己不同至关重要。不同的老板有自己不同的标准。的标准。陈先生陈先生（某外企大区经理）：（某外企大区经理）：有些人说秘书是吃有些人说秘书是吃“青春饭青春饭”的，不客气的讲的，不客气的讲我认为这是对秘书
19、职业的一种亵渎，是一种认识我认为这是对秘书职业的一种亵渎，是一种认识上的误区。在高级秘书身上，上的误区。在高级秘书身上，聪明、有团结精神。聪明、有团结精神。这个队伍的凝聚力、认真可靠是他们的共性这个队伍的凝聚力、认真可靠是他们的共性。悟悟性性对于秘书来说也是很重要的，他们会为领导提对于秘书来说也是很重要的，他们会为领导提出出有创造性的建议有创造性的建议，并且在任何事情上可以，并且在任何事情上可以分出分出轻重轻重。秘书必须。秘书必须具备一种职业的道德具备一种职业的道德。对于一位。对于一位秘书来讲，又有靓丽的容貌又有能力当然是最好，秘书来讲，又有靓丽的容貌又有能力当然是最好，但是当两者不可兼得时，
20、但是当两者不可兼得时，能力和悟性能力和悟性是关键的。是关键的。吴迪（顺捷彩悦化妆品有限公司董事长吴迪（顺捷彩悦化妆品有限公司董事长）：选择秘书最重要的是看她的选择秘书最重要的是看她的工作经历工作经历。除。除聪明聪明以及硬件条件外，秘书必须具备很强的以及硬件条件外，秘书必须具备很强的专业能力专业能力，在，在财务、销售财务、销售方面能够独立处理方面能够独立处理问题。问题。在沟通、协调上有一种悟性在沟通、协调上有一种悟性。胡成（北京捷德智能限公司人事部经理）胡成（北京捷德智能限公司人事部经理）：有没有高级秘书职业资格证书在老板眼中已经不有没有高级秘书职业资格证书在老板眼中已经不重要了，取而代之的是重
21、要了，取而代之的是“全能型全能型”的秘书。另外，的秘书。另外，由于秘书会接触到公司的一些内部的文件，所以由于秘书会接触到公司的一些内部的文件，所以保守秘密很关键，秘书的职业道德也越来越被老保守秘密很关键，秘书的职业道德也越来越被老板所看重板所看重。秘书人员应秘书人员应“政治上可靠，思想上敏政治上可靠，思想上敏锐，工作上勤奋，学习上刻苦，作风上锐，工作上勤奋，学习上刻苦，作风上严谨严谨”。邓颖超邓颖超没有七大硬功不要去当秘书没有七大硬功不要去当秘书第一大硬功：抛妻舍子的铁石心肠。抛妻舍子的铁石心肠。领导没出门，你必须先到楼下等着。领导晚上进了家，你才能迈开回家的第一步。没有抛妻舍子的铁石心肠，你
22、想左右兼顾是不可能的。第二大硬功：过耳不忘的超级记性。过耳不忘的超级记性。领导在台面上的风光表现，有一大半的功夫来自于秘书的周密安排。如果你没有过耳不忘的超级记性，遗漏了哪件事，那可是捅了大蒌子了。第三大硬功：宁死不说的铁嘴钢牙。宁死不说的铁嘴钢牙。领导所作所为、所思所想，秘书最为清楚。如果你是个大嘴巴子，肯定用不了一天就被领导踹出门外去了。第四大硬功：代人受过的勇士精神。代人受过的勇士精神。一旦领导犯了事，很多秘书会冲上前去把事揽下来。只有这样，领导才会最多因管束不严挨个处分但可保住官身，才会有机会把你也一同保下来。第五大硬功：默默无闻的人梯精神。默默无闻的人梯精神。尽管领导的讲话稿都是你写
23、的，尽管领导做事的点子很多都是你出的，但作为秘书，千万不能在任何场合说其中有你的功劳。一切的一切都是领导的，和你都没有丝毫关系。第六大硬功：铁树开花的十足耐心。铁树开花的十足耐心。不要以为你跟了领导几年，得到了信任和赏识就想提要求另谋高处。万一你被用顺手，领导还轻易不会放你单飞。碰到倒霉的领导，一旦中途遭遇不测，你可就惨了。不过尽管是这样的命运，只要你选择了这条路，就必须忍耐下去。第七大硬功：外伤自舔的自恋情结。外伤自舔的自恋情结。领导秘书虽官不上七品，但也是高处不胜寒了。不要忘记，你面前的人们，其实没有几个真正尊重你的。所以，秘书基本上没有知心朋友，什么委屈、伤痛，只能靠自己自我安抚，自己疗
24、伤。1 1、起草材料忌拼凑。、起草材料忌拼凑。秘书给领导写材料，最忌讳的就是东拼西凑瞎凑合。切记，再笨的领导也是不好糊弄的。2 2、安排活动忌偷懒。、安排活动忌偷懒。跟随领导出差是秘书的一项重要工作。秘书作为领导的左右手，一定要提前掌握领导活动的要点。对一些可能发生的事情作出应有的准备。如针对某些会谈内容，准备一些背景资料。秘书的七大禁忌 3 3、迎来送往忌贪欲。、迎来送往忌贪欲。跟领导出席一些大的场合，迎来送往接收一些大小礼品是难免的。在这其中，作为秘书一定要摆正自己的位置。切记，不要试图得到与你职位不相称的东西。4 4、下达指示忌添醋。、下达指示忌添醋。传达领导指示是秘书的日常工作。这其中
25、，一定不要在传达领导指示过程中掺杂自己的个人感情，更不能添油加醋，借机谋取私利。切记，领导的眼睛也是雪亮的。5 5、出谋划策忌固执。、出谋划策忌固执。作为领导智囊团的一部分，为领导的工作出谋划策要讲技巧，特别要注意自己的身份，不能自己认为对的东西就必须强制性地灌输给领导，让他接受。切记，任何时候都不要试图去指挥那个领导你的人。6 6、领导会谈忌插嘴。、领导会谈忌插嘴。秘书是领导的贴心人，平时可能和领导无话不谈。但在公务场合，特别在一些重要的会谈中，除非领导问你什么可以简单作答。除此之外，哪怕领导出现了常识性错误也不要插嘴更正。切记，不说话，领导不会把你当哑巴卖掉。7 7、领导家事忌掺和。、领导
26、家事忌掺和。作为领导身边的人，不参与家庭事务是不可能的。但参与不等于掺和。掺和领导家庭内部的长长短短。多嘴多舌很容易引火烧身。切记，什么时候也不能把自己不当外人。作为办公室的一员，我们每天都可能要走作为办公室的一员，我们每天都可能要走进别人的办公室。或许请示汇报工作，或许是进别人的办公室。或许请示汇报工作，或许是洽谈业务，或许只是递送一份文件。不管你的洽谈业务，或许只是递送一份文件。不管你的目的是什么，目的是什么，只要你在别人的办公室出现，就只要你在别人的办公室出现，就总会有人在一旁打量、观察、评析你的外表与总会有人在一旁打量、观察、评析你的外表与自信，自信，如果你出现时面带羞愧、歉疚和不安，
27、如果你出现时面带羞愧、歉疚和不安，那么你极有可能在未开口前就已失掉顾客、生那么你极有可能在未开口前就已失掉顾客、生意和业绩了。意和业绩了。一般要求：一般要求：整洁的发型整洁的发型 清爽的面孔清爽的面孔 干净的手部干净的手部 合适的着装合适的着装 优雅的姿态优雅的姿态 得当的言谈举止等得当的言谈举止等思考与训练题思考与训练题 着装穿衣着装穿衣也是一种品位，这与教育、经也是一种品位，这与教育、经历、心态有关。即使你生性随便，不拘历、心态有关。即使你生性随便，不拘小节，但在着装规范上仍然必须有所讲小节，但在着装规范上仍然必须有所讲究，对此你能否做到，或换句话说究，对此你能否做到，或换句话说，你你能否
28、为了职业要求而改变自己？能否为了职业要求而改变自己？请专业发型师请专业发型师为你的发型确定最合适的标准为你的发型确定最合适的标准，然，然后以此作一些变化来丰富与生动自己的形象。后以此作一些变化来丰富与生动自己的形象。平时注意按平时注意按礼仪规范训练礼仪规范训练自己的姿态（如：站、自己的姿态（如：站、坐、行、表情、动作等）、举止，坐、行、表情、动作等）、举止，请同学、亲朋请同学、亲朋指出自己的不足指出自己的不足，进行及时纠正。，进行及时纠正。为什么说职业秘书的表情有着严格的标准，既为什么说职业秘书的表情有着严格的标准，既不能张扬，又不能内敛，而是恰到好处的平和？不能张扬，又不能内敛，而是恰到好处
29、的平和？难道这对其职业形象真有那么重要的关系吗？难道这对其职业形象真有那么重要的关系吗？在镜子前反复训练正确的表情神态在镜子前反复训练正确的表情神态，努力把握，努力把握住职业需要的分寸感，住职业需要的分寸感，将自己以为最符合职业将自己以为最符合职业身份的表情定格，作为你的招牌表情。身份的表情定格，作为你的招牌表情。表情规范并不是呆板表情规范并不是呆板，努力让自己的表情，努力让自己的表情可亲可亲可敬，既要平和，又要生动可敬，既要平和，又要生动。第一节 秘书的知识结构知识结构，是指个人为实现一定的目标，在知识结构，是指个人为实现一定的目标，在对人类知识体系进行学习与选择后，在自己头脑对人类知识体系
30、进行学习与选择后，在自己头脑中形成的中形成的具有一定层次的互相协调的知识系统具有一定层次的互相协调的知识系统。是指一个人掌握是指一个人掌握知识的门类和深广度知识的门类和深广度，是知识，是知识整体构成的各个部分及其结合方式。整体构成的各个部分及其结合方式。“一位秘书常被认为是一位一位秘书常被认为是一位万能万能博士博士，她是一位，她是一位心理学家、政治家、心理学家、政治家、外交家、研究专家、一位饱学之士、作外交家、研究专家、一位饱学之士、作家、业务律师、机械师、上司的私人财家、业务律师、机械师、上司的私人财务出纳、跑街女郎与办公桌的清理人。务出纳、跑街女郎与办公桌的清理人。”(美美)赖特：赖特：秘
31、书工作手册秘书工作手册秘书的知识素养1 汉语知识2 科学知识3 外语知识4561秘书业务知识2行业领域的业务知识34561经济学知识2法学知识3心理学知识4社会学知识5行政学知识6领导科学秘书知识素养秘书知识素养基础知识基础知识 专业知识专业知识 相关知识相关知识 办公室秘书最起码的知识面办公室秘书区别于其他专业人才的重要标志 边缘学科知识的掌握有助于办公室秘书整体素质的提高 专专与与博博的的兼兼容容 性性 广广泛泛的的适适应应 性性 1、秘书知识结构、秘书知识结构 的特点的特点基础基础层次层次(基础基础知识）知识）中间中间层次层次（相关（相关知识）知识）最高最高层次层次（专业（专业知识）知识
32、）最最高高层层次次中间层次中间层次基础层次基础层次 2 2、秘书知识结秘书知识结 构主要内容构主要内容 社会科学知识：语、史、地、外、政社会科学知识：语、史、地、外、政 基础知识基础知识 自然科学知识：数、理、化、生自然科学知识：数、理、化、生 公文和应用文写作；文书制作和处理；公文和应用文写作；文书制作和处理；专业知识专业知识：档案保管；办公室管理；调查研究；会：档案保管；办公室管理；调查研究；会 议组织；信访工作；信息科学；行为科议组织；信访工作；信息科学；行为科 学；公共关系学。学；公共关系学。行业知识行业知识：所在系统或行业的基本知识。：所在系统或行业的基本知识。相关知识相关知识：经济
33、学、法律、社会学、心理学、：经济学、法律、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学传播学、领导科学、统计学 基础层次：社会科学、自然科学诸多学科。基础层次：社会科学、自然科学诸多学科。社会科学社会科学文、史、哲等文、史、哲等 （以利秘书了解人生、认识社会，全面把握工作环境（以利秘书了解人生、认识社会，全面把握工作环境及其背景）及其背景）自然科学自然科学 数学、物理学、化学、地理、生物等数学、物理学、化学、地理、生物等学科的常识学科的常识 中间层次：相关知识，指与秘书专业关系较为直接中间层次：相关知识，指与秘书专业关系较为直接的学科的学科A.A.秘书学的秘书学的”姐妹学科姐妹学科”即公共关系学、
34、新闻学、组即公共关系学、新闻学、组织行为学、心理学、决策科学等织行为学、心理学、决策科学等 B.B.经济、法律、管理及若干新兴学科如系统论、信经济、法律、管理及若干新兴学科如系统论、信息论、控制论等。息论、控制论等。最高层次即专业知识层次：最高层次即专业知识层次：秘书知识结构金秘书知识结构金字塔的顶端，起决定性主导作用字塔的顶端，起决定性主导作用,这一层次的核心这一层次的核心两部分两部分:A.A.秘书专业知识：秘书专业知识：秘书学，及围绕这一核心展开的外围和边缘部分秘书学，及围绕这一核心展开的外围和边缘部分秘书学秘书学若干分支学科，如文书学、档案学、信访学、调研学、行政若干分支学科，如文书学、
35、档案学、信访学、调研学、行政管理学、公文写作学、办公自动化原理。管理学、公文写作学、办公自动化原理。B.B.秘书所在部门的行业知识。秘书所在部门的行业知识。例：商务秘书应具备的行业专业知识包括：行政管例：商务秘书应具备的行业专业知识包括：行政管理学，商业企业管理学、企业市场营销学、物价学、理学，商业企业管理学、企业市场营销学、物价学、统计学等。统计学等。秘书应从实践经验中不断学习，提高自己的知识的素养，秘书应从实践经验中不断学习，提高自己的知识的素养，通过与各位有头脑、有经验的领导、客户、同事往来，从他通过与各位有头脑、有经验的领导、客户、同事往来，从他人的经验中不断提升自己。秘书身处领导的周
36、围，应注意在人的经验中不断提升自己。秘书身处领导的周围，应注意在工作中向领导取经，学习有益的领导工作中向领导取经，学习有益的领导 经验，并从自己的失误中汲取教训。经验，并从自己的失误中汲取教训。新浪与智联招聘的一项联合调查结果：新浪与智联招聘的一项联合调查结果：40%40%的人认为好的秘书最好具备本行业的人认为好的秘书最好具备本行业的专业知识背景，的专业知识背景，34.30%34.30%的人认为具备的人认为具备专业知识的秘书更有出路，只有专业知识的秘书更有出路，只有9.92%9.92%的的人认为不需要。人认为不需要。日本高等院校秘书学科课程门类设置日本高等院校秘书学科课程门类设置课程门类课程门
37、类培养目标培养目标课程设置课程设置教养教育科目向上分野表现力类似我国的基础课但又不完全相同，主要是进行秘书的素质培训，既有知识、修养，又包括文艺、体育等在内体育（健康体格）与书法两科人文教养文学、戏剧、音乐、美术与儿童文化社会教养国际知识(类似于世界历史、地理与世界文化、政治等)；现代社会(主要指日本国内的社会文化、经济、政治以及社会服务事务)科学教养妇女科学；环境科学；自然科学；健康科学；生活科学；情报科学专门教育科目秘书基础知识即秘书学科专业基础课和专业课，主要培养秘书专业素养和业务技能秘书概论、社会心理学、人格心理学、人间关系(近似我们的人际关系与公共关系)论、经营管理概论等秘书实务秘书
38、实务、文章写作、会话表现、英语作文、英语会话、中国语会话、文书处理实务相关学科会计学；簿计；情报处理；服装艺术；事务机器(即办公自动化)；书道、茶道、广告事务、音像录放、旅行参观事务、时事形势研究等职业教育科目社会职业教育训练培养作为一种遍及各行各业的社会职业的通用素质社会职业概论；职业伦理(即职业道德、纪律等)；公务员法规(政策)第二节 秘书的能力结构 二二 秘书的能力结构秘书的能力结构知识与能力知识与能力:知识是吸收知识是吸收知识是基础知识是基础 能力是输出能力是各个能力是各个方面知识的综方面知识的综合运用与体现合运用与体现1 1、合理的能力结构、合理的能力结构基础能力基础能力：观察力、注
39、意力、记忆力、思维力、想象力。：观察力、注意力、记忆力、思维力、想象力。职业能力职业能力：理解能力、思维能力、表达能力、沟通能力、协调能力、理解能力、思维能力、表达能力、沟通能力、协调能力、社交能力、管理能力、应变能力、操作能力、学习能力等。社交能力、管理能力、应变能力、操作能力、学习能力等。特殊能力特殊能力：即技能。书写、速记、校对、复印、打字、摄影、：即技能。书写、速记、校对、复印、打字、摄影、操作电子计算机及其他办公自动化设备。操作电子计算机及其他办公自动化设备。秘书的能力要求秘书的能力要求附：附：秘书谈吐秘书谈吐“十忌十忌”一、忌信口开河（能真办）一、忌信口开河（能真办）二、忌人云亦云
40、二、忌人云亦云 三、忌花言巧语三、忌花言巧语 四、忌装腔作势四、忌装腔作势 五、忌出言不逊，要温文而雅五、忌出言不逊，要温文而雅 （“大碗喝酒、大块吃肉，大声说话大碗喝酒、大块吃肉，大声说话”不应是秘书的行为）不应是秘书的行为）六、忌模棱两可六、忌模棱两可 七、忌晦涩难懂七、忌晦涩难懂 八、忌唯唯诺诺八、忌唯唯诺诺 九、忌手舞足蹈九、忌手舞足蹈 十、忌冗繁罗嗦十、忌冗繁罗嗦 一语不当险失合作良机一语不当险失合作良机 2 2年春天，一香港大客商到华北某公司商谈投资合年春天，一香港大客商到华北某公司商谈投资合 作事宜。公司上下对此都非常重视，早早做出了各种安排。公司作事宜。公司上下对此都非常重视，
41、早早做出了各种安排。公司总经理特意安排出专门的时间，静候贵客。在专门安排的会客室总经理特意安排出专门的时间，静候贵客。在专门安排的会客室里，精心准备了烟、茶、水果，还派自己的秘书提前到公司门口里，精心准备了烟、茶、水果，还派自己的秘书提前到公司门口等候。香港客商进入公司大门后，迎候在门厅的公司总经理秘书等候。香港客商进入公司大门后，迎候在门厅的公司总经理秘书马上上去热情与客商握手。可能是知道事情的重要性，反倒有些马上上去热情与客商握手。可能是知道事情的重要性，反倒有些紧张，竟然对客商说：紧张，竟然对客商说：“我们总经理在那边（指会客室），他叫我们总经理在那边（指会客室），他叫你过去。你过去。”
42、香港客商一听，当即非常生气地说：香港客商一听，当即非常生气地说：“他叫我去？我他叫我去？我就一定要去？我又不是他的下属，凭什么叫我？你们现在就是这就一定要去？我又不是他的下属，凭什么叫我？你们现在就是这样对待合作者的？那以后还了得？合作应当是关系平等的。样对待合作者的？那以后还了得？合作应当是关系平等的。”于于是这位客商当即转身，一边走一边说：是这位客商当即转身，一边走一边说：“贵公司如真有合作诚意，贵公司如真有合作诚意，叫你们经理到我入住的宾馆去谈吧。叫你们经理到我入住的宾馆去谈吧。”说完拂袖而去。事后，总说完拂袖而去。事后，总经理不得不登门道歉，经过一番相当大的努力，才重新争取到了经理不得
43、不登门道歉，经过一番相当大的努力，才重新争取到了双方合作的机会。双方合作的机会。研究能力结构的意义：研究能力结构的意义：一、从秘书自身看，根据工作需要培养一、从秘书自身看，根据工作需要培养相应的能力，寻找合适的岗位。相应的能力，寻找合适的岗位。二、二、从秘书部门看，可以实现秘书能力从秘书部门看，可以实现秘书能力结构的合理互补。结构的合理互补。办公室秘书的能力素质办公室秘书的能力素质听知能力 办事能力办事能力自制力办公设备操作能力办公设备操作能力社交活动能力能力素质阅读概括能力创新能力包容能力竞争能力组织策划能力表达能力表达能力人际沟通能力人际沟通能力 秘书的工作责任范围日益扩大，工作累积繁杂，
44、往往每天加班还不见秘书的工作责任范围日益扩大，工作累积繁杂，往往每天加班还不见得能够做完工作，结果不是事情没有办好，便是错误不断。如何才能使得能够做完工作，结果不是事情没有办好，便是错误不断。如何才能使工作顺利进行呢？有如下建议可供参考：工作顺利进行呢？有如下建议可供参考：1 1、掌握工作的整体概况。若是忽略了这一点，而把目光集中于特定细、掌握工作的整体概况。若是忽略了这一点，而把目光集中于特定细节，就会忽略真正重要的部分。唯有对工作有通盘的了解，才能进行有节，就会忽略真正重要的部分。唯有对工作有通盘的了解，才能进行有效率的规划。效率的规划。2 2、善于借助他人的力量。这里指的他人，包括后辈、
45、资深同事和上司、善于借助他人的力量。这里指的他人，包括后辈、资深同事和上司等，借助他人的力量运用在工作上。为了便于得到他人的帮助，平时待等，借助他人的力量运用在工作上。为了便于得到他人的帮助，平时待人处世的态度非常重要。若能建立良好的人际关系，广结人缘，那么办人处世的态度非常重要。若能建立良好的人际关系，广结人缘，那么办起事来自然方便许多。起事来自然方便许多。3 3、了解自己的实力。譬如准备熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠才、了解自己的实力。譬如准备熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠才能恢复精神等等，知道自己的能力极限，方可有效地建立工作进度表。能恢复精神等等，知道自己的能力极限，方可有效地建立
46、工作进度表。第三节 秘书的职业道德任务分析任务分析 随着我国市场经济的迅速发展，秘书人员以随着我国市场经济的迅速发展，秘书人员以惊人的速度增长，秘书已成为市场经济条件下惊人的速度增长，秘书已成为市场经济条件下兴起的社会职业群体，是社会活动中重要的不兴起的社会职业群体，是社会活动中重要的不可缺少的辅助力量。随着我国改革开放特别是可缺少的辅助力量。随着我国改革开放特别是加入世贸组织，对秘书从业人员的要求越来越加入世贸组织，对秘书从业人员的要求越来越高，围绕我国企业转换经营机制，建立现代企高，围绕我国企业转换经营机制，建立现代企业制度，秘书工作必须适应新的形势，秘书人业制度，秘书工作必须适应新的形势
47、，秘书人员也必须努力提高自身的素质，更好地为完善员也必须努力提高自身的素质，更好地为完善市场经济体制服务，这就要求面向二十一世纪市场经济体制服务，这就要求面向二十一世纪的秘书具有较高的素质。的秘书具有较高的素质。作为文秘专业的在校学生，想要在将来的职场竞争中谋作为文秘专业的在校学生，想要在将来的职场竞争中谋得一席之地，首先一定要学好专业知识，注重提升专业素得一席之地，首先一定要学好专业知识，注重提升专业素质，利用学校的实训条件以及各种实践机会充分掌握秘书质，利用学校的实训条件以及各种实践机会充分掌握秘书工作的相关技能，这是适应时代发展、社会需要的必备条工作的相关技能，这是适应时代发展、社会需要
48、的必备条件；不但好学、勤学，还要博学，人们说：件；不但好学、勤学，还要博学，人们说：“秘书肚，杂秘书肚，杂货铺货铺”，就是说秘书人员是通才，是杂家，一定要博学多，就是说秘书人员是通才，是杂家，一定要博学多才，见多识广，因此要充分利用学校的图书馆、阅览室以才，见多识广，因此要充分利用学校的图书馆、阅览室以及越来越发达的网络系统广泛涉猎各行各业的知识，以提及越来越发达的网络系统广泛涉猎各行各业的知识，以提升自己的职业素养。更重要的，要学会做人，这是做好秘升自己的职业素养。更重要的，要学会做人，这是做好秘书工作的先决条件，其实，学校就是一个小社会，要学会书工作的先决条件，其实，学校就是一个小社会，要
49、学会和各种各样的人相处，多参加校内的各种各样的活动，在和各种各样的人相处，多参加校内的各种各样的活动，在与人沟通交往中培养谦虚谨慎、诚实守信、尊重他人、与与人沟通交往中培养谦虚谨慎、诚实守信、尊重他人、与人为善的优良品格，这是一个职业秘书必须具备的思想、人为善的优良品格，这是一个职业秘书必须具备的思想、道德品质方面的素养。道德品质方面的素养。秘书的职业道德秘书的职业道德 道德：是以善恶评价的方式来调整人与人、个人道德：是以善恶评价的方式来调整人与人、个人与社会之间相互关系的标准、原则和规范的总和，也与社会之间相互关系的标准、原则和规范的总和，也指那些与此相应的行为、活动。指那些与此相应的行为、
50、活动。它是人类社会所特有的，依靠社会舆论、传统习它是人类社会所特有的，依靠社会舆论、传统习俗和人们的内心信念来维系，俗和人们的内心信念来维系，对人们的行动进行善恶对人们的行动进行善恶评价的社会意识、原则规范和行为活动的总和。评价的社会意识、原则规范和行为活动的总和。秘书的职业道德秘书的职业道德是人类普遍道德精神在秘是人类普遍道德精神在秘书工作实践中的具体运用，书工作实践中的具体运用，是从事秘书工作的是从事秘书工作的人们，在长期的职业实践中形成的调整相互关人们，在长期的职业实践中形成的调整相互关系的行为规范的总和。系的行为规范的总和。秘书职业道德规范秘书职业道德规范规定秘书人员在职业活规定秘书人
