1、1 华师大应用心理学硕士华师大应用心理学硕士 浙大求是经济与管理研究院浙大求是经济与管理研究院 高级讲师、首席人才测评师高级讲师、首席人才测评师 清华大学特聘讲师清华大学特聘讲师 浙江省企业培训师协会浙江省企业培训师协会 常务副会长常务副会长 被学员誉为被学员誉为“最有亲和力和最有亲和力和 感染力感染力”的女性导师。的女性导师。2公文写作与行政处理实务公文写作与行政处理实务高级讲师：何澜高级讲师：何澜一、企业行政角色认知一、企业行政角色认知二、提升行政工作职场沟通技巧二、提升行政工作职场沟通技巧三、公文写作技巧三、公文写作技巧第一章 企业行政文秘角色认知企业行政角色认知企业行政角色认知 行政工
2、作是协助一定的行政工作是协助一定的社会组织或个人处理日常社会组织或个人处理日常事务、为决策者提供参谋事务、为决策者提供参谋建议、在决策者和执行者建议、在决策者和执行者之间起到沟通、协调作用之间起到沟通、协调作用的行政管理人员。的行政管理人员。第二章 提升行政工作沟通技巧提升行政工作职场沟通技巧了解沟通定义；了解沟通定义；沟通失败的原因分析；沟通失败的原因分析；行政工作职业沟通技巧提升练习行政工作职业沟通技巧提升练习了解你的沟通对象的风格与特点；了解你的沟通对象的风格与特点；用心与你的上司沟通技巧。用心与你的上司沟通技巧。沟通的定义：为了设定的目标，把信息，思想和情感在个人或群体间传递，并达成共
3、同协议的过程。沟通失败的原因分析 一个黑人，在沙漠中走了三天三夜，又渴又饿，突然他发现了一个黑人，在沙漠中走了三天三夜，又渴又饿，突然他发现了一个神灯，他惊讶，好奇地对神灯说：一个神灯，他惊讶，好奇地对神灯说：“神灯啊，神灯，你听见神灯啊，神灯，你听见我的声音了吗？我的声音了吗？”神灯真的冒了一阵烟，神灯说：神灯真的冒了一阵烟，神灯说：“主人啊，是主人啊，是您救了我，我可以满足您三个愿望。您救了我，我可以满足您三个愿望。”黑人欣喜若狂，马上就想黑人欣喜若狂，马上就想出了三个愿望：出了三个愿望：1 1我要水，我要天天喝水我要水，我要天天喝水 2 2我要变白我要变白 3 3我要天天能看到女人的臀部
4、我要天天能看到女人的臀部 突然，黑人变了突然，黑人变了接收与表达态度感情语言经验外在刺激文化因素心智年龄生理障碍归 纳省 略变 形表情说话书写触觉视觉声觉表达表达接收接收进出归纳省略变形大脑处理信息模型人的大脑对语言和信息进行处理的方式，在70年代由班德勒和格林德博士共同展开研究。创造积极语言结构 欢迎、欢迎光临、您好、谢谢、请您放心、请您稍欢迎、欢迎光临、您好、谢谢、请您放心、请您稍等、麻烦您等一下、让您久等了、对不起、给您添等、麻烦您等一下、让您久等了、对不起、给您添麻烦了、很抱歉、实在很抱歉、很高兴为您服务、麻烦了、很抱歉、实在很抱歉、很高兴为您服务、真棒！您真理解人、挺喜欢你的、挺高兴
5、和您在一真棒！您真理解人、挺喜欢你的、挺高兴和您在一起，真高兴见到您，希望早点再见面、再见、欢迎起，真高兴见到您，希望早点再见面、再见、欢迎再次光临再次光临 感受消极语言结构感受消极语言结构-静思静思 不可能的不可能的 不行不行 没空没空 肯定没戏肯定没戏 不要白费力气不要白费力气 省省吧省省吧 我没办法的我没办法的 脑子有问题脑子有问题 唉！唉！真的很累真的很累 我很烦我很烦 笨蛋笨蛋 活着没劲活着没劲 和我没关系的和我没关系的感受消极语言结构-静思 我希望我的同事停止抱怨。我希望我的同事停止抱怨。当我的建议没有被采纳的时候，我希当我的建议没有被采纳的时候，我希望自己的感觉不要太糟糕。望自己
6、的感觉不要太糟糕。我不想自己在发言的时候说的太快。我不想自己在发言的时候说的太快。我希望我在发言的时候，同事们不要我希望我在发言的时候，同事们不要再进进出出，打断我的思路。再进进出出，打断我的思路。了解你的沟通对象的风格与特点 支配型和蔼型表现型分析型内向被动主动外向工作方式.严肃认真有条不紊有计划有步骤合乎逻辑真实的寡言的缄默的面部表情少动作慢准确语言,注意细节语调单一使用挂图工作方式.果断,独立,有能力,热情,审慎的,有作为.有目光接触,有目的,说话快且有说服力,语言直接,使用日历,计划.工作方式.合作友好赞同耐心轻松面部表情和蔼可亲频繁的目光接触说话慢条斯理声音轻柔,抑扬顿挫使用鼓励性的
7、语言办公室里有家人照片工作方式.外向,直率友好热情的令人信服的幽默的合群的活泼的快速的动作和手势生动活泼的,抑扬顿挫的语调有说服力的语言陈列有说服力的物品21与上司沟通的四种形式与上司沟通的四种形式 接受指示接受指示 汇报汇报-说说 商讨问题商讨问题 面对领导的情绪面对领导的情绪-听听22练习：注意自己职业化的表达练习：注意自己职业化的表达1 1、领导角色、领导角色2 2、行政秘书、行政秘书3 3、旁观者、旁观者任务：任务：接受不清晰的工作指示问接受不清晰的工作指示问 本周工作汇报说本周工作汇报说 商讨优秀员工选举问题建议商讨优秀员工选举问题建议 面对领导的坏脾气听面对领导的坏脾气听 总结，这
8、个案例中我的收获总结，这个案例中我的收获23中国式领导沟通与思维方式的特点中国式领导沟通与思维方式的特点 语言过于简洁含蓄，总是不喜欢把问题说透；说话的重点在后半段；事情和人的问题混为一谈；情绪过多；考虑平衡和谐的问题；扩散性思维，不抓重点。1、单极思维与多极思维、单极思维与多极思维2、封闭性思维与开放性思维、封闭性思维与开放性思维3、优化思维与非优化思维、优化思维与非优化思维4、精确思维与模糊思维、精确思维与模糊思维 急事,慢慢地说;大事,清楚地说;小事,幽默的说;没把握的事,谨慎的说;没发生的事,不要胡说;做不到的事,别乱说;伤害别人的事,不能说;讨厌的事,对事不对人说;开心的事,看场合说
9、;伤心的事,不要见人就说;别人的事,小心的说;自己的事,听听自己的心怎么说;现在的事,做了再说;未来的事,未来再说;如果,对我有不满意的地方,请一定要对我说。说话的温度第三章 公文写作技巧公文定义公文定义 公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。企业发布的公文管理办法中的定义：集团公司实施管理和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是贯彻集团发展目标、开展经营业务，颁布规章制度、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。商务公文写作基础知识商务公文写作基础知识公文特点公文特点
10、首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，公文是机关、团体、组织开展工作的依据。公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。公文种类公文种类从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。下级向它所属
11、的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。上行文上行文下行文下行文平行文平行文上行文首页版式上行文首页版式下行、平行公文首页格式下行、平行公文首页格式1.文头格式 文头是公文制发者的标志。位于公文首页上端的约1/3或2/5的位置。包括发文
12、机关标识、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人等。下面加一条红色横实线作为标记，形成正式公文的固定文头形式，因此俗称红头文件。（1）发文机关标识，又称公文版头，它表明了公文的责任者，展示了公文的法定权威性。通常用大号黑体、黑变体字或标准体、宋体字套红印制，居中排列，醒目、整齐、庄重。（2）发文字号，简称“文号”，由发文机关、发文年份和发文顺序号三者组成。如“渝政发200415号”。（3）秘密等级，也称密级，是国家对公文运用范围和保守秘密的规定。标注在发文机关标识的左上方。分为绝密、机密、秘密三个等级。绝密和机密公文还应标明份数序号。（4）紧急程度，是对公文抄送和办理的时间限度。办法规定“紧急文
13、件应当分别标明特急、急件，紧急电报应当分别标明特急、加急、平急。”一般标注在发文机关标识的右上方。（5）签发人，是代表机关核准并签发公文的领导人。上行文应当注明签发人、会签人的姓名，平行并列于发文字号右侧。左右各空1格。一般在原稿上签注。2.正文格式（1）标题：就是公文名称，一般由发文机关名称、事由、文种三要素组成。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点。（2）题注：主要用于会议通过或领导机关批准发布的公文，是这类公文生效的标志之一。（3）主送机关：是指公文的受理机关，顶格写在标题之下，字体与正文同。（4）正文：一般由开头、主体、结尾组成。（5）附件：随正文发送的其他材料。（6）发文
14、机关：是公文的法定作者。（7）成文日期：用汉字将年、月、日标全；位于发文机关名称下一行右侧；会议通过的文件，标在公文标题之下，要加括号注明。（8）印章：即在公文成文时间和发文机关上加盖机关印章，是公文制发机关合法性及公文法定效力的凭证。主题词一份文件如有两个以上的主题内容，如：国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知主题词：主题词：试行 国有企业 兼并 破产 劳动就业 通知根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如：国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定主题词：主题词：科技 体制 改革 决定抄送机关指与公文内容有关、需了解和协助工作的机关全称或规范性简称。
15、对上级用 “抄报”，对同级或无隶属关系的机关用 “抄送”，对下级用 “抄发”；也可以都用 “抄送”抄送机关应以其性质、职权、隶属和其他逻辑关系排次序 印制说明：公文印制部门（秘书部门）、印制日期（印刷时间）。宁波大学科学技术学院宁波大学科学技术学院关于定期召开家长座谈会的决定关于定期召开家长座谈会的决定（本决定由一九九九年十月二十一日院长办公会议通过）（本决定由一九九九年十月二十一日院长办公会议通过）题注：在标题下用圆括号注明法令、规定等通过或批准的时间、程序，或者生效时间。标题：“红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。”3.文
16、尾格式（1）附注：对正文的某些内容或有关事项的附加说明。用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。（）主题词：是由反映主旨内容的规范化名词或名词性短语组成。主题此标注在附注下方，每两个主题词间空隔一个字距离，不用标点；一般一份文件的主题词3-5个，最多不超过8个。（）抄送机关：是指除主送机关外需了解公文内容的有关机关，包括抄报、抄送、抄发。对上级机关用抄报，对平级机关或不隶属机关用抄送，对下级机关用抄报。抄送机关标注在主题词下方位置，用横线与主题词隔开。（）印发机关和时间：即版记，用于标注公文印发机关名称、印发日期与印发数量等。4.用纸、印装格式（1）公文用纸幅面规格，一般采用国
17、际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。张贴的公文，如通知、通告、公告等，其用纸大小根据实际情况而定。（2）公文的书写、排版，文字一律从左至右横写、横排。公文格式及常用的词汇公文格式及常用的词汇 发文机关发文机关 发文字号发文字号 标题标题 主送机关主送机关 落款落款 主题词主题词 抄送机关抄送机关常见公文格式图常见公文格式图根据国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法第十条规定：“公文一般有份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期”18个部分组成。商
18、务文书分类商务文书分类 指挥性文书指挥性文书指示指示 规范性文书规范性文书章程章程 报请性文书报请性文书请示请示 知照性文书知照性文书通知通知 联络性文书联络性文书信函信函 记录性文书记录性文书会议记要会议记要 报导性文书报导性文书新闻新闻 法律性文书法律性文书合同合同按形式来划分：按形式来划分：固定格式固定格式非固定格式非固定格式 按内容用途划分：按内容用途划分：规范性文件、规范性文件、领导指导性文件、领导指导性文件、公布性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件，商洽性文件，证明性文件证明性文件注意公文的语体色彩 公文语体是指为适应公务文书的需要而形成的语文体式。它的使
19、用范围包括党和国家的文件、法令、公告、通知、通告、批示、通报、报告、请示、计划、制度、合同、公约，协议书、条例、守则等等。1.公文语体的特征与要求（1）平实管用 （2）准确周全（3）庄重简要 （4）规范显体（5）明快确指2.公文语体的美感（1）庄重之美（2）亲和之美（3）典雅之美（4）气势之美公文结构用语公文结构用语 一是开头用语：用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为 （了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉。二是结尾用语：如：为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语：如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语：如：经、已经、业经、现经
20、、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称等用语精确用语精确 对于项目管理人才的需求每年都在增加。对比这两种说法：对于项目管理人才的需求以每年对于项目管理人才的需求以每年2020的速度增长。的速度增长。你的帐款已经过期了。你的帐款已经过期了。你的帐款已经过期你的帐款已经过期4545天了。天了。商务公文写作基础知识商务公文写作基础知识用语精确用语精确酒店办公室通知 各部门经理：经董事会研究决定，定于12月20日，在虎域风景区召开各部门主任会议，会议为期三天，主要汇报各部门全年工作的完成情况并研究明年工作计划。要求各
21、部门主任或副主任至少一人参加。参加会议人员，酒店负责提供车辆接送；每人随身携带的物品体积不得大于三平方米，不得重于两斤；会后酒店会将会议人员送到大约20里外的餐厅。会议时间较长，希望大家准备好必备的生活用品。2003年12月16日找问题：找问题：数字的使用数字的使用 真实、准确；各个分数之和要与总数相等；统计口径一致；计量单位一致；列举数字有可比性；“以上”“以下”，按惯例，包括本数在内使用数字时应注意的问题：数字的使用数字的使用“增加”、“上升”、“提高”、“扩大”、“增长”等词后面附带“到”、“至”、“为”加上增加数的和数。“增加”、“上升”、“提高”、“扩大”、“增长”等词后面附带“了”
22、或不带“了”字，则不包括本数。减少时，如“减少”、“降低”、“缩小”后附带“到”、“至”、“为”，是用以说明原数减去减少数后的差数。带或不带“了”字，则不包括本数在内。倍数关系：数字的使用数字的使用汉字和阿拉伯数字要统一；公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。使用数字时应注意的问题：层次序数层次序数下面的数字有什么问题：外贸局：外贸局：本市的犀角有以下来源：本市的犀角有以下来源：一、首饰公司在外省收购。一、首饰公司在外省收购。二、工艺品公司出口旧工艺品。二、工艺品公司出口旧工艺品。三、文物部门的残坏犀角
23、制品。三、文物部门的残坏犀角制品。鉴于此，为支援中药生产，经研究特提出如下意见：鉴于此，为支援中药生产，经研究特提出如下意见：（一）协助同以上单位联系收购；（一）协助同以上单位联系收购；（二）可否按外汇价格结算。（二）可否按外汇价格结算。土产进出口公司土产进出口公司 20012001年年3 3月月2020日日层次序数层次序数公文的层次序数：第一层为第一层为“一一”，第二层为，第二层为“（一）（一）”，第三层为，第三层为“1.”1.”，第四层为，第四层为“（1 1）”。不要越级套用，限制在四层以内。不要越级套用，限制在四层以内。一般不用一般不用“第一第一”，“第二第二”，“第三第三”，“首首先先
24、”，“其次其次”，“再次再次”计量单位计量单位 质量（重量）单位 千克、公斤、吨、斤、两 长度单位 公里、米、尺、公分 功率单位 千瓦、瓦、马力 功、热单位 焦耳、千卡 体积单位 升、毫升、公升、立升 土地面积单位 公顷、平方米、亩、平方丈判断题标点符号标点符号问：反问句是用叹号还是用问号？“仙桃应当无破损，腐烂。”错在哪里？错在哪里？点号：点号：点断，停顿点断，停顿句末点号：句号、问号、叹号（停顿和语气）句末点号：句号、问号、叹号（停顿和语气）句内点号：逗号、顿号、分号、冒号（句内停顿）句内点号：逗号、顿号、分号、冒号（句内停顿）标号：标号：标明语句的性质和作用标明语句的性质和作用九种：引号
25、、括号、破折号、省略号、着重号、连接号、九种：引号、括号、破折号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号、专名号间隔号、书名号、专名号标点符号标点符号标点符号的点放位置点号可以放在一行的末尾，但不能放在一行的开头。点号可以放在一行的末尾，但不能放在一行的开头。标号中的引号，括号和书名号，前半个不能放在一行的末尾，标号中的引号，括号和书名号，前半个不能放在一行的末尾，后半个不能置于一行的开头。后半个不能置于一行的开头。省略号、破折号各占两个字的位置，不能分作两半放在上行的省略号、破折号各占两个字的位置，不能分作两半放在上行的末尾和下行的开头。末尾和下行的开头。引文结尾处的句号和引号，如果引用语是
26、作为一个独立整体而引文结尾处的句号和引号，如果引用语是作为一个独立整体而存在的，则句号在先，引号在后；否则相反。存在的，则句号在先，引号在后；否则相反。标点符号标点符号引号：引号：非法规性的文件，用引号加以强调，而不用书名号。非法规性的文件，用引号加以强调，而不用书名号。转发转发XXXX省省XXXX厅厅“关于人文函大招生问题关于人文函大招生问题”的通知的通知特定定称：特定定称：关于关于“渤海渤海2 2号号”钻井船翻沉事故的检讨报告钻井船翻沉事故的检讨报告缩略语，特特殊含：缩略语，特特殊含：关于关于“农转非农转非”户口审批制度改革情况的报告户口审批制度改革情况的报告农业户口转为非农业户口：农业户
27、口转为非农业户口：“农转非农转非”需要着重重述的对对，用引号标示。需要着重重述的对对，用引号标示。“有物有物”就是要有内容，就是要有内容，“有序有序”就是要有条理就是要有条理。标点符号标点符号括号：括号：在公文标题中，对文件内容的成熟程在公文标题中，对文件内容的成熟程 度予以说明度予以说明 XXXX市人民政府住房公积金管理办法（试行）市人民政府住房公积金管理办法（试行）省略号省略号引文的省略引文的省略列举的省略列举的省略说话断断续续说话断断续续不要与不要与“等等”、“等等等等”一起用一起用练练 习习 指出公文中的错误指出公文中的错误商务公文写作基础知识商务公文写作基础知识 关于校医院搬迁的通知
28、关于校医院搬迁的通知 校医院（阜成路校区）装修工程基本结束。拟于下周一、二校医院（阜成路校区）装修工程基本结束。拟于下周一、二（11 11 月月 19 19、20 20 日）迁回原址。此间停正常门诊，只有一个日）迁回原址。此间停正常门诊，只有一个值班医生，急诊取临时用药。由此给您造成的不便，请谅解值班医生，急诊取临时用药。由此给您造成的不便，请谅解。校医院校医院 二七年十一月十三日二七年十一月十三日修改后：修改后：关于校医院迁回原址暂停两天正常门诊的通知 校医院（阜成路校区）装修工程基本结束，定于下周一、二（11 11 月 19 19、20 20 日）迁回原址。此间暂停正常门诊，有一个医生值班
29、，急诊可取临时用药。由此给您带来的不便，请谅解。校医院20072007年1111月1313日 公文写作的特点公文写作的特点简明句中无余字，篇内无赘语句中无余字，篇内无赘语准确一字入公文，九牛拔不出一字入公文，九牛拔不出朴实不拐弯抹角，不可以藻饰不拐弯抹角，不可以藻饰庄重用词严肃端庄，不带感情色彩用词严肃端庄，不带感情色彩商务文书写作要求商务文书写作要求意思明确意思明确明白无误，让人一目了然明白无误，让人一目了然 文理通顺文理通顺即流畅表达，又显示写作水平即流畅表达，又显示写作水平 观点正确观点正确有道理，不搞歪理有道理，不搞歪理 实事求是实事求是真实，不掩饰，不夸张真实，不掩饰，不夸张 及时迅
30、速及时迅速讲效率，讲效益，不拖拉误事讲效率，讲效益，不拖拉误事 简明生动简明生动增加可读性，防白话、套话、干巴巴增加可读性，防白话、套话、干巴巴 层次分明层次分明有先有后，段落清晰，不转圈有先有后，段落清晰，不转圈 标点规范标点规范正确运用，防一逗到底正确运用，防一逗到底 格式适宜格式适宜不同文种用不同格式不同文种用不同格式写作程序写作程序自我提问：自我提问：a写什么？写什么？b要达到什么目的？要达到什么目的？c采用什么文本？采用什么文本？d给谁看？给谁看？e要求对方做什么？要求对方做什么？明确文书写作主旨明确文书写作主旨写作程序写作程序自我提问：自我提问：a.a.需要哪些资料信息？需要哪些资
31、料信息？b.b.有哪些收集渠道？有哪些收集渠道？c.c.怎样收集？怎样收集？d.d.达到什么目的？达到什么目的？收集资料信息收集资料信息A A、拟订提纲、拟订提纲B B、起草正文、起草正文C C、反复检查、反复检查写作程序写作程序公文常用:叙述、议论和说明 叙述 叙述就是对人物或事件的发展变化过程进行客观反映的一种表达方式，是用来说明问题、反映情况、交流思想、阐明观点的一种最常用的方法。除法规性、指示性公文外，通知、通报、报告、请示、会议纪要、调查报告、简报、讲话稿等公文一般都以叙述为主。公文中的叙述以叙事为主，采用概叙、顺叙的手段，开门见山地陈述事件的全貌，也可以根据实际需要，恰当地运用倒叙
32、、插叙、分叙、补叙等多种方法。议论 议重就是议事重理，对客观事物或问题进行分析评述，作出判断或评议，表明观点和态度的一种表达方式。公文中的议重为了给受文者提供理解公文精神的理重依据，不是贯通全文的主要方法，而是从属于叙述和说明的一种方法。无须旁征博引，常用简单的结重性、重断性的语言，重述较客观、冷静，不带或少带感情色彩，常结合叙述、说明使用。议重，有重点、重据和重证三要素。说明 说明就是用简明扼要的文字，对事物的形状、性质、特征、原理、规律、作用等进行阐释的一种表达方式。公文的说明范围主要限于党的路线方针政策和社会管理方面的事物，以治理国家和管理社会为主要目的，说明比较抽对、概括和简要。我将说
33、什么我将说什么 说说告诉别人我告诉别人我说了什么说了什么 一份文稿大致包括一份文稿大致包括：国务院关于发布国务院关于发布国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法的通知的通知国发200023号常用商务公文常用商务公文1.请示2.报告3.通知4.函5.会议纪要6.6.决定决定7.7.计划计划8.8.总结总结 党的机关公文主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、党的机关公文主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。（共报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。（共9类类14种）种）当前行政公文中习见的非规范现象当前行政公文中习见的非
34、规范现象1 1、请示与报告混用。、请示与报告混用。2 2、公告、通告、启事三者混用，滥用公告尤甚。、公告、通告、启事三者混用，滥用公告尤甚。3 3、当用函而误用报告、请示。、当用函而误用报告、请示。4 4、把非法定文种当作法定文种使用。、把非法定文种当作法定文种使用。5 5、请求上级批转所使用的文种尚未统一规范。、请求上级批转所使用的文种尚未统一规范。6 6、生造文种。常见的有汇报、申请、答复、建议等。、生造文种。常见的有汇报、申请、答复、建议等。请示的结构、内容和写法请示的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：关于开展上半年产品质量评比工作的请示主送机关（只有一个主送机关，
35、不能多头请示，不要越级请示）正文 请示缘由+请示事项（一文一事）结语（妥否，请批示；当否，请批准为荷）单位 成文时间请示的范文请示的范文 关于关于的请示的请示字字【200200】:鉴于鉴于，为了，为了，根据，根据。拟拟（提出（提出 请示的事项）请示的事项）是否妥当，请审查批复是否妥当，请审查批复 附：附：件共件共项项 （公章）（公章）年年月月日日请示的结构、内容和写法请示的结构、内容和写法撰写请示应注意的问题撰写请示应注意的问题 ：一、要遵守一、要遵守“一文一事一文一事”的原则，主旨鲜明集中；的原则，主旨鲜明集中；二、要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也二、要做到材料真实，不要
36、为了让上级领导批准而虚构情况，也不要因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题；不要因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题；三、要理由充分，请示事项要明确、具体；三、要理由充分，请示事项要明确、具体；四、要语气平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬四、要语气平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，客客套套。，也不要低声下气，客客套套。请示应注意的问题请示应注意的问题一文一事一文一事材料真实材料真实理由充分、理由充分、要求明确要求明确语气平气、语气平气、恳切恳切请示与报告的区别请示与报告的区别区别点区别点请请 示示报报 告告性质性质呈批性呈批性陈述性陈述性目的目的请求
37、指示和批准请求指示和批准汇报工作、反映情况汇报工作、反映情况时间时间只能事前只能事前事前、事中、事后均可事前、事中、事后均可内容内容只能一文一事只能一文一事可多事报、一事报可多事报、一事报处理处理必须答复必须答复阅存，可不答复阅存，可不答复结尾结尾妥否，请批示妥否，请批示特此报告，请审阅特此报告，请审阅报告的结构、内容和写法报告的结构、内容和写法撰写报告应注意的问题：（）严格使用文种，尤其应当注意不要与请示混用。报告事项不得夹带请示事项，否则会因“报告”不需批复而影响请示事项的处理和解决。（）材料要真实。向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地
38、反映，不能只报喜不报忧，也不能夸大和虚构。上报的公文应该在调查研究、全面掌握本单位情况的基础上撰写。（）主旨鲜明。报告的内容，一般涉及的面宽而且复杂，很容易写的篇幅较长而又重点不够突出，形成泛泛而谈。这就要求在撰写时，力求写的观点鲜明，条理清楚、简洁、深刻。通知的结构、内容和写法通知的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种、文种）如：通 知 正文 （一般写法）通知的缘由、根据通知事项执行要求 结语 （特此通知）单位 成文时间 写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。通知的结构、内容和写法通知的结构、内容和写法通知种类批示性通知:批转、转发性通知发
39、布性通知指示性通知会议通知任免、聘用通知一般性通知通知特点适用的范围广涉及的内容广可分的种类多使用的频率高开会目的1 1、请你安排一下关于这个项目启动，我们开个启动大会。、请你安排一下关于这个项目启动，我们开个启动大会。2 2、请你组织召开月度工作会议。、请你组织召开月度工作会议。3 3、请你组织相关人员召开紧急救援工作会议。、请你组织相关人员召开紧急救援工作会议。4 4、请你召开、请你召开5.15.1日劳动节表彰大会。日劳动节表彰大会。5 5、请召开关于党员贪污腐败问题的学习会议、请召开关于党员贪污腐败问题的学习会议。函的结构、内容和写法函的结构、内容和写法1 1、标题：发函用、标题：发函用
40、关于关于XXXXXXXX的函的函 复函用复函用关于关于XXXXXXXX的复函的复函 正式公函，应在标题下方标注发文字号。正式公函，应在标题下方标注发文字号。2 2、主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。、主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。3 3、正文：开头、正文：开头发函说明缘由、目的，商洽工作、情况交代清；发函说明缘由、目的，商洽工作、情况交代清；复函引述来函日期、发文号做起首语，表明收到函。复函引述来函日期、发文号做起首语，表明收到函。主体主体-发函写清商洽、询问、请求的事项，发函写清商洽、询问、请求的事项，明确，体；明确，体；复函要针对来函事项逐一郑重作答，不能回避不答。复函要针
41、对来函事项逐一郑重作答，不能回避不答。结尾结尾-发函用发函用“盼复盼复”、“请回复请回复”、“专此函达专此函达”复函用复函用“特此复函特此复函”、“此复此复”4 4、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章，有的写明抄送单位。、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章，有的写明抄送单位。函的结构、内容和写法函的结构、内容和写法撰写函件应注意的问题撰写函件应注意的问题函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。其次，函也有时效性的问题，特别是复函更
42、应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。请示和函的区别请示和函的区别请示和函都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不同的文种。则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。如：关于购置*设备的请示 *公司关于与*单位建立合作关系的函会议纪要的结构、内容和写法会议纪要的结构、内容和写法会议纪要的特点：1、会议纪要属于会议文件它需记录会议情况和议定事项，凡不属于会议内容不能写入会议纪要。撰写人要根据会议客观实际行文，不可以擅
43、自增删会议内容。2、会议纪要与会议记录的区别 第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。会议纪要的结构、内容和写法会议纪要的结构、内容和写法 会议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。1、前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简
44、练。2、主体。是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。会议纪要会议纪要 时间：时间：地点：地点：主持人：主持人：出席人：出席人：缺席人：缺席人：记录人：记录人：会议议题：会议议题：会议讲话：会议讲话：会议讨重：会议讨重：会议决议：会议决议：会议遗留问题：会议遗留问题：注意：一是要如实反映会议的精神和议程；注意：一是要如实反映会议的精神和议程；二是对会议的决定、决议、遗留问题必须详细记录；二是对会议的决定、决议、遗留问题必须详细记录；三是讨重中
45、的发言要按发言顺序逐个记录，允许摘其要点记。三是讨重中的发言要按发言顺序逐个记录，允许摘其要点记。总结的分类总结的分类p按性质可分为按性质可分为:工作总结、生产总结、学习总结、工作总结、生产总结、学习总结、会议总结等。会议总结等。p按范围可分为：全国性总结、地区性总结、单位按范围可分为：全国性总结、地区性总结、单位总结、个人总结。总结、个人总结。p按时间可分为：月度总结、季度总结、年度总结、按时间可分为：月度总结、季度总结、年度总结、阶段总结。阶段总结。p按内容可分为：全面总结和专项总结。按内容可分为：全面总结和专项总结。总结的结构、内容和写法总结的结构、内容和写法标题标题公文式：单位名称公文
46、式：单位名称+时间时间+事由事由+文种文种新闻式新闻式正文正文前言：简要概述基本情况，切入总结的主旨。前言：简要概述基本情况，切入总结的主旨。主体：做法和体会主体：做法和体会+成绩和问题成绩和问题+经验和教训经验和教训结尾：可以总结全文，也可以自然结尾。结尾：可以总结全文，也可以自然结尾。总结范例总结范例 财经大学财经大学年普通本科招生工作总结年普通本科招生工作总结 一、概况一、概况 二、今年招生工作的几项主要措施二、今年招生工作的几项主要措施 1 1、坚决执行全面实行、坚决执行全面实行“并轨并轨”招生制度招生制度 2 2、适时调整我校本年度招生专业、适时调整我校本年度招生专业 3 3、加强招
47、生工作宣传力度，努力提高我校的知名度、加强招生工作宣传力度，努力提高我校的知名度 4 4、改进和完善奖学金和资助贫困学生办法、改进和完善奖学金和资助贫困学生办法 5 5、认真培训招生干部、认真培训招生干部 6 6、坚持不懈抓好廉政建设、坚持不懈抓好廉政建设 7 7、全面实行了微机管理、全面实行了微机管理 三、今年招生工作的不足和今后的打算三、今年招生工作的不足和今后的打算常用商务公文写作规范常用商务公文写作规范商务电子邮件结构、内容和写法商务电子邮件结构、内容和写法 电子邮件，又定电子函件或电子信函。标准电子邮件，又定电子函件或电子信函。标准的电子邮件由以下几个主要要素组成的：的电子邮件由以下
48、几个主要要素组成的：收件人栏、抄送栏、密件抄送栏、主题栏、收件人栏、抄送栏、密件抄送栏、主题栏、正文栏、正文栏、附件栏附件栏商务电子邮件实例商务电子邮件实例 商务传真的结构、内容和写法商务传真的结构、内容和写法标准传真主要组成如下：传真版头：传真发送的单位、部门或个人（To）发传真的日期（Date)、传真号（Fax No.）发传真的单位、部门或个人（From）页数（Page）、传真主题（Subject）传真正文：标题、称呼、正文、结束语、署名 商务电子邮件、传真的礼仪规范商务电子邮件、传真的礼仪规范 1、主题要明确。一个电子邮件或传真，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，
49、收件人见到它便对整个电子邮件或传真一目了然了。2、语言要流畅。书写内容要便于阅读，就要以语言流畅为要。语气语调：真诚、直接、礼貌、简洁、精确，尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。3、内容要简洁。现代的商务人士时间极为宝贵，所以内容应当简明扼要，愈短愈好。若涉及内容较多，需要增加附件，应将重点内容归纳总结，在正文中引用，方便收件人阅读。商务电子邮件、传真的礼仪规范商务电子邮件、传真的礼仪规范4、仔细填写收件人地址。收件人须与正文内容密切相关；若是邮件多为内部工作汇报，须发送至直属主管或相关人员；公司内部慎用群发功能（如：收件人：惠生公司全体、惠生工程全体）。
50、若是传真必须将收件部门及个人填写清楚。5、邮件、传真必须使用公司统一模板。6、认真检查校对。邮件、传真写完之后，最基本是要确保拼写和语法正确，检查所提供的事实，数据等是否有错。7、回复应迅速及时，避免耽误工作。商务公文写作技巧清晰(Clear)：所有的词句都应能够非常清晰明确地表达真实的意图，避免双重意含的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来截了当的告诉对方。，体内容，体明确，特别是要求对方答复或者对以后的交往产生影响的函电。体谅为对方着想，站在对方的立场。尤其是在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，多多使用对方较易理解的用语，沟通才会卓有成效。礼 貌文字表达的预期上应表现职业修养
