1、事务管理使用指南事务管理使用指南咨询电话：2445蔡彬彬网络中心2008-11-10事务管理使用指南事务管理使用指南o会议管理o电话记录o用章管理o用餐管理o用车管理o领导日程o接待日程o公文管理 o督察督办事务管理授权事务管理授权o会议管理会议管理 刘森华、李娟刘森华、李娟o电话记录电话记录 校办校办o用章管理用章管理 杨尔波杨尔波o用餐管理用餐管理 校办主任校办主任o用车管理用车管理 杨波杨波01o领导日程领导日程 校领导、两办校领导、两办o接待日程接待日程 校领导、两办主任、两办校领导、两办主任、两办o公文管理公文管理 两办两办o督察督办督察督办 校办主任、校领导、各部门负责人校办主任、
2、校领导、各部门负责人o此为临时授权，具体授权请相关部门明确此为临时授权，具体授权请相关部门明确会议管理会议管理o会议系统定义了两种不同的用户：o一种是不同部门的会议管理员。他是由系统管理员授权。由他来完成发送会议通知，上载会议纪要和会议归档的工作。o另外一种是会议参加人。会议参加人不需要做主动的操作，他是从自己的电子邮件中收到会议管理员发来的会议通知。只需要点击电子邮件中的连接，查看相关的会议通知。选择参加或不参加即可。o会议管理员安排一个会议的全部流程如下：新建会议通知发送会议通知查看会议名单-会议结束上载会议纪要并归档o会议系统由四个模块组成：会议通知、会议资源、查看会议归档、授权管理o
3、1.新建会议新建会议 点击新建建立新的会议通知。填写会议的相关信息和会议通知。完成后可点击“保存”也可点击“保存并发送通知”o 2.发送会议通知发送会议通知 可以直接点击“保存并发送通知”或在保存会议通知后发送会议通知。填写会议参加人的名字。参加人的邮件地址发送填写完成后。点击“立即发送”完成。添加删除清空添加全部提示：人员名单可以从其他文档中拷贝近来（注意重名用户有01、02）o 3.查看会议名单查看会议名单 通过查看会议名单可以看到需要参加会议的人员是否及时对会议发回反馈信息，以确定人数或是否选择其它方式通知参加人。未确定、参加、不参加o 4.会议结束上载会议纪要并归档会议结束上载会议纪要
4、并归档 会议结束，在会议列表中选择对应的会议。点击“编辑”,在会议纪要的上载控件中选择本次会议的会议纪要。并点击归档。完成整个会议的过程。会议资源的编辑、会议管理员的授权是由系会议资源的编辑、会议管理员的授权是由系统管理员操作的，只有统管理员操作的，只有admin用户才有权用户才有权限限。电话记录电话记录 o本模块主要实现对电话记录进行管理的功能。o只有授权用户可以进行新建、编辑和删除电话记录用章管理用章管理 o本模块主要实现对公章的使用进行管理的功能。o只有授权用户可以进行新建、编辑和删除公章使用记录用餐管理模块用餐管理模块 o本模块主要实现对用餐记录进行管理的功能。o只有授权用户可以进行新
5、建、编辑和删除用餐记录用车管理用车管理 o 本模块主要实现用车登记和用车费用的高效管理功能。包括用车管理和费用管理两个功能模块。o 只有授权用户可以进行新建、编辑和删除用车登记和费用报表o 用车管理用车管理o 费用管理费用管理 校领导日程校领导日程 o 领导日程系统的目的在于协调领导日程的活动安排，并供有关人员查询核对。o 经过授权的领导秘书也可以浏览维护相应领导的日程安排情况。而只有经过授权的校办最高管理员才能新建编辑和查看全部校领导的日程安排。o 其他用户不能查看。显示内容、显示为忙o 共享没有设置为“显示内容”的别的领导的按排在日程安排表中显示为“该领导已有安排”，且不能查看其内容，点击
6、显示提示窗口。o领导名单、秘书名单维护需要系统管理员操作领导名单、秘书名单维护需要系统管理员操作（admin用户）。用户）。接待日程接待日程 o 此模块提供给校办秘书维护。o 接待安排用于管理外事接待、内务接待、接待汇总等内容。详细记录学校的每次接待活动。o 通过系统提供的授权功能，可以设置特定用户是否可以新建、编辑、删除接待安排或查看所有接待安排，还可以设定特定用户设置背景资料的权限。公文管理公文管理 o 公文处理主要用于对公文进行无纸化管理，包括发文和收文两部分。o 发文 可以新建办发字、办文字、委发字和委文字等几类公文，还能对其进行编辑或删除。o 收文 收文管理主要对校对领导转文、校内单位请示和校外单位来文进行管理。o 发文发文o 收文收文o 公文处理配置需要系统管理员操作（公文处理配置需要系统管理员操作（admin用户）。用户）。o 是否适合本校使用是否适合本校使用 督察督办督察督办o 由校办主任发布督办任务o 由校办主任或任务部门负责人制作工作计划o 由学校领导进行监督o 校办主任、任务部门负责人、校领导都可以对工作计划发表意见 是-已办工作（完成）否-待办工作（办理中）终止-已终止工作（没完成）o 谢谢o 请相关部门确认授权信息请相关部门确认授权信息 请将确认后的信息发到下面信箱里请将确认后的信息发到下面信箱里o 信箱：信箱：o Tel:2445
