1、2023/2/6總務處12009年明道大學年明道大學行政人員年度研討會行政人員年度研討會報告單位：總務處報告單位：總務處98.02.062023/2/6總務處2一、總務處簡介一、總務處簡介 二、採購管理常見問題與缺失二、採購管理常見問題與缺失 三、財產管理常見問題與缺失三、財產管理常見問題與缺失四、現金暫支管理常見問題四、現金暫支管理常見問題五、場地五、場地(公務車公務車)借用管理常見問題借用管理常見問題一、總務處簡介一、總務處簡介事務組事務組財產組財產組校園規劃組校園規劃組出納組出納組總務處總務處2023/2/6總務處4給你(妳)一張明道大學的電子地圖，假設地圖上已將蠡澤湖繪出，你如何利用電
2、腦計算出蠡澤湖的面積？問題問題1.1我不會！但是我知道XXX會，我幫你詢問XXX。正解正解2023/2/6總務處5何種情況需專案簽准後才辦理採購作業？問題問題2.1A.無預算者。B.特殊或緊急狀況，需直接由一家廠商承 作。正解正解二、採購管理常見問題與缺失二、採購管理常見問題與缺失 6限制性招標未附簽呈。採購管理採購管理常見缺失常見缺失#1辦理限制性招標案件需經簽呈核准始可以限制性招標方式辦理。正確作法正確作法二、採購管理常見問題與缺失二、採購管理常見問題與缺失 2023/2/6總務處7採購申請單核決層級為何？問題問題2.2A.2,000元以下之採購案由各單位主管核准 (但2,000元以下之月
3、結、設備採購由總務長核決)B.20,000元以下之採購案由總務長核准 (一般採購：公開招標，兩家以上廠商報價)C.20,000以上之採購案由校長或其授權人核准 (一般採購：公開招標，三家以上廠商報價)正解正解二、採購管理常見問題與缺失二、採購管理常見問題與缺失 2023/2/6總務處8何謂綁標行為？問題問題2.3設備規格若非特殊規格或獨家製造/代理者，不可限定某廠牌及型號。正解正解二、採購管理常見問題與缺失二、採購管理常見問題與缺失 9品名、規格未採限制性招標，卻開列 限制 性規格或指定廠牌名稱或生產產品型號，或開立不必要之規格（如長寬、重量）。採購管理採購管理常見缺失常見缺失#2勿開列廠牌或
4、型號，如無法詳列規格須開列參考型號者，請於其後註明 或同等品，不需要之規格不需開立。正確作法正確作法二、採購管理常見問題與缺失二、採購管理常見問題與缺失 2023/2/6總務處10獨家製造/代理者應由原生產貨品公司出具相關證明之注意事項？問題問題2.4不可由代理商自行出具證明，且應標明代理期限。正解正解二、採購管理常見問題與缺失二、採購管理常見問題與缺失 2023/2/6總務處11已辦理公開招標作業之採購案，可否任意增減數量或修改規格？問題問題2.5不得任意增減數量或修改規格；若確實需變更者，應簽奉核准後，再重新辦理招標作業。正解正解二、採購管理常見問題與缺失二、採購管理常見問題與缺失 12開
5、標當場要求增減規格、數量或條件。採購管理採購管理常見缺失常見缺失#3經公告後之規格內容依法不得增減。正確作法正確作法二、採購管理常見問題與缺失二、採購管理常見問題與缺失 2023/2/6總務處13已先行購置之採購案，如何處理？問題問題2.6已先行購置之採購案，應上簽呈說明，經校長核准後，自行辦理核銷作業。正解正解二、採購管理常見問題與缺失二、採購管理常見問題與缺失 14未在經費執行期限前之前置時間內辦理，造成案件趕辦及交貨驗收之不合理狀況發生。採購管理採購管理常見缺失常見缺失#4有關案件應儘早規劃採購，避免拖到經費截止前匆促趕辦之不當行為發生。正確作法正確作法二、採購管理常見問題與缺失二、採購
6、管理常見問題與缺失 2023/2/6總務處15特殊採購項目，應會簽相關單位？問題問題2.7A.電子類產品：資訊中心B.水電工程：事務組C.隔間及空間規劃工程：校園規劃組 正解正解二、採購管理常見問題與缺失二、採購管理常見問題與缺失 2023/2/6總務處16驗收由哪個單位負責？問題問題2.8十萬元以上之驗收由會計室主驗，使用單位會驗；十萬元以下之採購案由使用單位自行點驗。正解正解二、採購管理常見問題與缺失二、採購管理常見問題與缺失 2023/2/6總務處17每天早上醒來時，我們可以有兩個簡單的選擇回頭去睡，繼續做夢;或者起身去追逐夢想。選擇權在你手上。2023/2/6總務處18何謂財產？何謂物
7、品？問題問題3.1單價一萬元以上者登錄為財產，單價一萬元以下者登錄為物品。正解正解三、財產管理常見問題與缺失三、財產管理常見問題與缺失 2023/2/6總務處19何謂財產最低使用年限？問題問題3.2財產最低使用年限，為至少應使用年數，但非使用年限一到即可申請報廢。正解正解三、財產管理常見問題與缺失三、財產管理常見問題與缺失 2023/2/6總務處20財物如何報廢？問題問題3.3財物欲辦理減損及報廢時，使用單位應填寫財物報廢單，送總務處辦理；若原購單價在新台幣二萬元或同類編號之財物一次申報達新台幣十萬元（含）以上者，由報廢評議小組負責評議報廢。正解正解三、財產管理常見問題與缺失三、財產管理常見問
8、題與缺失 2023/2/6總務處21財產發生損失，賠償之標準？問題問題3.4各財產使用人對所經管之財產未盡善良管理人應有之注意，致財產發生損失者，應負賠償責任；賠償之標準以恢復原狀為原則。正解正解三、財產管理常見問題與缺失三、財產管理常見問題與缺失 2023/2/6總務處22盤點財產重要性？問題問題3.5各財產管理人/使用人應確實盤點財產，切記勿未確實盤點而任意簽章，以致於總務處前往盤點時，因找不到該設備而衍生賠償問題。正解正解三、財產管理常見問題與缺失三、財產管理常見問題與缺失 2023/2/6總務處23如何辦理財產移轉？問題問題3.6辦理財產移轉時，應同時填寫財產移轉單，經財產移入/移出單
9、位主管確認後，再將設備移出/移入，以確認財產移轉無虞。另需併同財產登記卡白單(各單位保管之財產卡)送總處辦理移轉作業。正解正解三、財產管理常見問題與缺失三、財產管理常見問題與缺失 24設備任意閒置：如多有單位電子設備任意閒置、不用亦未轉回總務處、為圖方便一個辦公室設多台印表機。財產管理財產管理常見缺失常見缺失#1閒置之電子設備及印表機等即刻移轉回總務處或資訊中心，以提供於網頁上公告閒置財產清單以提供其他單位使用。正確作法正確作法三、財產管理常見問題與缺失三、財產管理常見問題與缺失 25資源浪費：有單位囤放影印紙高達14箱、墨水3箱。財產管理財產管理常見缺失常見缺失#2耗材以零庫存為目標。由總務
10、處建立各單位耗材庫存資料，囤放過多耗材之單位，將限制其採購同性質之耗材。正確作法正確作法三、財產管理常見問題與缺失三、財產管理常見問題與缺失 2023/2/6總務處26時間就像流水你永遠無法碰觸一樣的水兩次因為已經流逝的永遠不會再來享受生命的每個當下！2023/2/6總務處27現金暫支項目為何？問題問題4.1 1.校外人士演講費、審查費 2.車馬費 3.急難救助金 4.代繳費用5.報名費 6.公務車使用之回數票、ETC儲值 7.創辦人座車油資 正解正解四、現金暫支管理常見問題四、現金暫支管理常見問題 2023/2/6總務處28未列於現金暫支項目中如何現金暫支？問題問題4.2凡未列於現金暫支項目
11、中，而需以現金暫支為之者，均需專案簽請校長核准後，併請/採購申請單及暫金暫支單依程序辦理。正解正解四、現金暫支管理常見問題四、現金暫支管理常見問題 2023/2/6總務處29現金暫支需於幾天前提出？問題問題4.3現金暫支三萬元（含）以下：經辦人於三天前列明細提出現金暫支申請及請/採購申請單單位主管核章會簽總務處（出納組）會簽會計室送陳秘書長核准至總務處（出納組）領款二週內結清。正解正解四、現金暫支管理常見問題四、現金暫支管理常見問題 2023/2/6總務處30現金暫支於領款後多久時間內需結清？問題問題4.4金額三萬元以上：經辦人需附已核准之活動辦理簽呈影本提出申請單位主管核准會簽總務處（出納組
12、）會簽會計室送陳校長核准至總務處（出納組）領款二週內結清。正解正解四、現金暫支管理常見問題四、現金暫支管理常見問題 2023/2/6總務處31?1?41?當你持續的說你非常忙碌，就永遠不會得到空閒。當你持續的說你沒有時間，就永遠不會有時間。當你持續的說這件事明天再做，你的明天就永遠不會來。2023/2/6總務處32借用場地需於多久前提出？問題問題5.1借用場地，依規定於一週前提出借用。正解正解五、場地五、場地(公務車公務車)借用管理常見問題借用管理常見問題 2023/2/6總務處33借用場地注意事項？問題問題5.2使用後未復原場地亦未完成清潔工作。借用後未於時間內歸還鑰匙及設備，影響下 個單位
13、借用。擅自調動音響、燈光設備，造成功能異常。借用場地前未至現場勘查導致借用後無法符 合借用單位需求。正解正解五、場地五、場地(公務車公務車)借用管理常見問題借用管理常見問題 2023/2/6總務處34借用場地是否需收費？問題問題5.3各場地對外借用應酌收場地管理維護費，收費標準由總務處召集各管理單位協調訂定，並陳請校長核准。本校各單位或社團舉辦之學術性或重要集會活動，以不收費為原則但必要時得預收保證金。正解正解五、場地五、場地(公務車公務車)借用管理常見問題借用管理常見問題 2023/2/6總務處35場地需向那個單位借用？問題問題5.4探索小徑、漆彈場、西側烤肉區-休保系行健大樓辦理展覽-課指
14、組上課期間晚上使用教室-終身教育處居仁堂、游泳池、室外球場-體育室小劇場-英語系 正解正解五、場地五、場地(公務車公務車)借用管理常見問題借用管理常見問題 2023/2/6總務處36哪些場地借用需加會其他單位？問題問題5.5借用居仁堂需使用燈光-加會事務組學生借用場地辦理活動-會簽學務處 正解正解五、場地五、場地(公務車公務車)借用管理常見問題借用管理常見問題 2023/2/6總務處37本校公務車如何申請？問題問題5.6凡申請派用公務車，須於三日前填具派車單，經單位主管簽章後送總務長核定後，交由車輛管理員調派，惟因緊急事故須使用車輛時不在此限。正解正解五、場地五、場地(公務車公務車)借用管理常見問題借用管理常見問題 2023/2/6總務處38何種情況可申請公務車？問題問題5.71.洽辦公務。2.出席與公務有關之各種會議。3.接送學校邀請之貴賓。4.從事校外教學、參觀、實習活動。5.其他緊急事故須使用車輛時。正解正解五、場地五、場地(公務車公務車)借用管理常見問題借用管理常見問題 2023/2/6總務處39
