1、时间管理时间管理 高绩效经理的行为特点高绩效经理的行为特点华为技术公司华为技术公司员工培训中心员工培训中心2003年年7月月课程目的课程目的o 认识时间管理的重要性认识时间管理的重要性o 识别导致时间浪费的因素识别导致时间浪费的因素o 掌握时间管理的原则与应用技巧掌握时间管理的原则与应用技巧课程大纲课程大纲o 时间与时间管理时间与时间管理o 浪费时间的五大因素浪费时间的五大因素o 时间管理的原则与应用时间管理的原则与应用 一、时间与时间管理一、时间与时间管理什么是时间？什么是时间？时间是物质运动的顺序性和持续性时间是物质运动的顺序性和持续性其特点是一维性，是一种特殊的资源其特点是一维性，是一种
2、特殊的资源o 毫无弹性毫无弹性o 无法取代无法取代o 无法蓄积无法蓄积o 不能再生不能再生什么是时间管理？什么是时间管理？o 时间管理时间管理 不是指以时间为对象而进行的管理；不是指以时间为对象而进行的管理；它是指面对时间而进行的它是指面对时间而进行的“个人的自个人的自我管理我管理”。如工作任务，工作习惯和生活如工作任务，工作习惯和生活习惯、生活方式等习惯、生活方式等时间管理的重要性时间管理的重要性o 人类的发展史就是一部与时间斗争的历史人类的发展史就是一部与时间斗争的历史o 因为生命（时间）是有限的，而人的欲望是因为生命（时间）是有限的，而人的欲望是无限的。无限的。o 组织的发展也是在不断地
3、和时间进行较量才组织的发展也是在不断地和时间进行较量才取得管理的进步（华为人一大傻，建好取得管理的进步（华为人一大傻，建好IT就下岗）就下岗）o 1 1、主动性、主动性o 2 2、网络化、网络化o 3 3、自我管理（时间管理）、自我管理（时间管理）o 4 4、洞察力、洞察力o 5 5、下属关系、下属关系o 6 6、领导关系、领导关系o 7 7、团队工作、团队工作o 8 8、组织知识、组织知识o 9 9、表述能力、表述能力美国管理学家RobertEKelley和他的同事通过在贝尔实验室和3M公司近十年的研究终于发现了一个重大的、令人吃惊的结论。一个优秀的工作者，你无需高IQ、非常强的自信或者圆滑
4、的社交技巧，事实上，你只需改进你的九项工作策略。他们研究发现你只要把这九条策略贯彻到你的日常生活中去，你就能极大提高工作能力。这九条策略按重要性的次序排列如下：二、浪费时间的最大因素二、浪费时间的最大因素我们的时间到哪里去了？我们的时间到哪里去了？二十二岁大学毕业后到七十岁（工作二十二岁大学毕业后到七十岁（工作48年）年）o 工作工作 16年年o 睡觉睡觉 15年年o 看电视看电视 7年年o 其他休闲其他休闲 4年年o 吃东西吃东西 4年年o 坐车坐车 2年年人口统计学资料人口统计学资料 来源来源 杰夫杰夫 戴维森戴维森个人时间管理个人时间管理从22岁大学毕业到70岁共计48年其他休闲4年电脑
5、+电视7年睡觉15年工作16年坐车2年吃东西4年拯救时间的简单公式拯救时间的简单公式o 0.5小时小时/24小时小时=1小时小时/48小时小时 =1年年/48年年 零碎时间利用好零碎时间利用好 可办事情真不少可办事情真不少o 观摩录像观摩录像某职员的一天某职员的一天思考并讨论：浪费时间的最大因素是什么？思考并讨论：浪费时间的最大因素是什么？（10分钟）分钟）小组发表小组发表浪费时间的五大因素浪费时间的五大因素o 1、工作缺乏计划、工作缺乏计划o 2、组织工作不当、组织工作不当o 3、时间控制不够、时间控制不够o 4、整理整顿不足、整理整顿不足o 5、进取意识不强、进取意识不强三、时间管理的原则
6、和技巧三、时间管理的原则和技巧o目标牵引原则目标牵引原则时间管理首要原则时间管理首要原则时钟与罗盘时钟与罗盘o 做事要有效率，但前提是：做事要有效率，但前提是：方向要正确方向要正确目标与成就目标与成就长 期 生 活 在 社 会 底 层没 有 目 标 的 人（27%）目 标 模 糊（60%）短 期 目 标 清 晰（10%）长 期 目 标清 晰（3%）整 日 为 生 计 疲 于 奔 命进 入 社 会 的 中 上 层精 英 人 物组织如何确立正确的目标组织如何确立正确的目标o 决策支持系统决策支持系统o 决策系统决策系统o 决策的程序化：流程和模板决策的程序化：流程和模板o 决策的民主化：头脑风暴、
7、要平等，忌决策的民主化：头脑风暴、要平等，忌“人人微言轻微言轻”o 决策的科学化：决策的科学化：IT数据库、系统思考方法数据库、系统思考方法如何去完成目标如何去完成目标 1）妥善计划）妥善计划 2）调整步伐）调整步伐 3）减少干扰）减少干扰 4）有效委派）有效委派 5）A-time工作法工作法 6）单元技术）单元技术 7）集成应用）集成应用 8）高频应用）高频应用 9）并行工程）并行工程1）妥善安排计划）妥善安排计划o 制作工作待办清单制作工作待办清单o 守时守时o 切记帕金森定律切记帕金森定律o 找出关键路径找出关键路径常用计划工具常用计划工具o 每日计划每日计划o 滚动计划滚动计划o GA
8、NTT 图图o PERT 图图2）调整步伐）调整步伐o 创造纪律创造纪律o 善用你的生理周期（一年之计在于春，一日善用你的生理周期（一年之计在于春，一日之计在于晨，一周之计在于周一周二）之计在于晨，一周之计在于周一周二）o 适应周围的节奏性（记者与编辑的生活）适应周围的节奏性（记者与编辑的生活）o 不要拖延不要拖延如何克服拖延？如何克服拖延？o 为什么会拖延？为什么会拖延？o 如何克服拖延？如何克服拖延？直接面对，不要逃避直接面对，不要逃避迈出第一步迈出第一步 想象一下，提前完成后心理多爽想象一下，提前完成后心理多爽 Salami Technique-大工作化为小工作大工作化为小工作 自我激励
9、自我激励 不必追求完美不必追求完美 包出去包出去3）减少干扰，学会说）减少干扰，学会说“不不”o 干扰是不可避免的干扰是不可避免的o 尽量减少干扰尽量减少干扰o 计划时间要留有余地计划时间要留有余地o 学会说学会说“不不”o 文档归类、信息归一文档归类、信息归一管理干扰的管理干扰的W-4系统系统o W1问题：已有明文规定，员工自行处理，或手问题：已有明文规定，员工自行处理，或手册已注明。如无手册，请尽快印制。册已注明。如无手册，请尽快印制。o W2问题：其他同事可代为回答，请员工学会求问题：其他同事可代为回答，请员工学会求助，或请指定员工回答。助，或请指定员工回答。o W3问题：通常可以用：问
10、题：通常可以用：“是是”或或“不是不是”来回来回答，需要主管与员工的互动，一般一个电话即可解答，需要主管与员工的互动，一般一个电话即可解决。决。o W4问题：需要主管的参与，必须与希望回答的问题：需要主管的参与，必须与希望回答的问题。问题。4）有效委派，节省时间）有效委派，节省时间o 1、合理委派任务节省时间、合理委派任务节省时间o 2、要跟进与反馈、要跟进与反馈o 3、指示要明确，最好让他复述一遍、指示要明确，最好让他复述一遍o 4、注重结果，而不是过程、注重结果，而不是过程o 5、责任要分清，全面责任由你来承担、责任要分清，全面责任由你来承担o 6、加强考核，鼓励要慷慨，批评要适度、加强考
11、核，鼓励要慷慨，批评要适度5）A-time工作法工作法o 将无法更改的时在日历上标明（强时间）将无法更改的时在日历上标明（强时间）o 注意你每天的生理效率周期注意你每天的生理效率周期o20/80原则原则时间管理的第二个原则时间管理的第二个原则普通人的时间分配普通人的时间分配高效率经理的时间分配高效率经理的时间分配20/80原则给我们的启示原则给我们的启示o 去寻找用去寻找用20%的努力就可得到的努力就可得到80%的效果的领的效果的领域域o 集中精力解决少数重要问题集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题而不是解决所有问题o 在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创在每天中思维最活跃的时
12、间内做最有挑战和最有创意的工作意的工作o 重视你生活中重要的人和事重视你生活中重要的人和事o 扔掉不必要的东西扔掉不必要的东西o 逆势操作逆势操作o 治理文山会海治理文山会海o要事第一原则要事第一原则时间管理第三个原则时间管理第三个原则重要：重要：你个人觉得有价值及对你的使命、你个人觉得有价值及对你的使命、价值观及优先目标具有贡献的活动价值观及优先目标具有贡献的活动(价值）价值）紧急：紧急：你或别人认为需要立刻注意的活动（时间）你或别人认为需要立刻注意的活动（时间）时间管理的精髓在于：区分事情的轻重缓急，并时间管理的精髓在于：区分事情的轻重缓急，并合理地组织它。合理地组织它。史蒂芬史蒂芬 科维
13、科维我们首先澄清两个概念我们首先澄清两个概念o消防队法则消防队法则o农场法则农场法则o学校法则学校法则让我们探讨几个法则让我们探讨几个法则时间管理的四象限时间管理的四象限重重要要不重要不重要紧急紧急不紧急不紧急I危机危机时间紧的项目时间紧的项目救火救火计划计划准备准备提升自己提升自己干扰干扰一些会议一些会议一些报告一些报告逃避性的活动逃避性的活动必要必要的的领导的领导的虚假的虚假的浪费的浪费的4D工作法工作法重重要要不重要不重要紧急紧急不紧急不紧急IDO IT LATER稍后做稍后做DELEGATE授权授权DONT DO IT不做不做必要必要的的领导的领导的虚假的虚假的浪费的浪费的DO IT
14、NOW立即做立即做普通人的时间分配普通人的时间分配重重要要不重要不重要紧急紧急不紧急不紧急I25-30%15%50-60%2-3%必要必要的的领导的领导的虚假的虚假的浪费的浪费的高绩效经理的时间分配高绩效经理的时间分配重重要要不重要不重要紧急紧急不紧急不紧急I20-25%65-80%15%1%必要必要的的领导的领导的虚假的虚假的浪费的浪费的每天分析工作任务每天分析工作任务o A型：重要并且紧急的任务；o B型；重要或紧急，但不是既重要又紧急的任务；o C型：既不重要又不紧急的日常任务如果你对某项任务的分类犹豫不决，就把它归如果你对某项任务的分类犹豫不决，就把它归入入C型任务，或取消。型任务，或
15、取消。这项任务是否既重要又紧迫否 是是否今天就需要完成？否 是立即行动A型这项任务是否有最后期限？否 是这项任务是否重要但不紧迫，或紧迫但不重要否 是这项任务是否日常性的？否 是这项任务能否助你更有效地工作？否 是留出时间来完成B型制定可行的期限B型分出时间来完成C型留待有空时再做C型这项任务是否必要？否 是不必做，取消它考虑一项任务的优先程度考虑一项任务的优先程度平衡日常工作任务平衡日常工作任务一个工作日一个工作日A型任务你应该尝试每天完成几项紧急和有难度的任务B型任务你的工作主要由这部分任务构成，这些任务应占去大部分工作时间。C型任务这些不紧急的事情在有时间时再做。要事第一原则的启示要事第一原则的启示o 人重于事人重于事o 确定你的第二象限确定你的第二象限o 未雨绸缪未雨绸缪预防危机预防危机o 认清忙碌的真象认清忙碌的真象是狗摇尾巴还是尾巴摇是狗摇尾巴还是尾巴摇狗？狗？o 第一次就把事情做好第一次就把事情做好o 休息休息高效率的原动力高效率的原动力最重要的是行动最重要的是行动o 要成功就必须行动要成功就必须行动o 行动要有恒心行动要有恒心o 当机立断当机立断总结总结o 抛除陋习、改变方式抛除陋习、改变方式o 订立目标、妥善计划订立目标、妥善计划o 权衡轻重、下放权力权衡轻重、下放权力o 自我约束、持之以恒自我约束、持之以恒
