1、文书的整理与归档文书的整理与归档归档文件整理工作基本步骤归档文件整理工作基本步骤 整理整理分类分类排列排列编号编号编目编目装盒装盒 二、二、归档文件整理归则归档文件整理归则的实施范围的实施范围 适用于各级党政机关、社会团体和其他社会组织。适用于各级党政机关、社会团体和其他社会组织。企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作，可参考生产技术管理等归档文件材料的整理工作，可参考归则归则执行。执行。归则归则不适用于科技、会计等专业（专门）文件不适用于科技、会计等专业（专门）文件和音像、电子等特殊载体文件材料的整理。和音
2、像、电子等特殊载体文件材料的整理。电子公文的归档管理按国家档案局电子公文的归档管理按国家档案局电子公文归电子公文归档管理暂行办法档管理暂行办法（档发（档发2003620036号）有关规定执行。号）有关规定执行。三、归档文件整理工作的几个基本概念三、归档文件整理工作的几个基本概念 归档文件归档文件-立档单位在其职能活动中形成的、立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理归档文件整理-就是将归档文件以就是将归档文件以“件件”为单为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之位进行装订、分类、排列、编
3、号、编目、装盒，使之有序化的过程。有序化的过程。文件办理完毕文件办理完毕-是指文件相应的文书处理程序是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不是文件本身在实际工作中是否还在发已经完成，而不是文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。挥作用。四、四、归档文件整理规则归档文件整理规则的特点的特点 1、取消、取消“立卷立卷”的概念，统称的概念，统称“归档文件整归档文件整理理”；2、取消组卷、装订、拟写案卷标题、编排页码、取消组卷、装订、拟写案卷标题、编排页码、填写案卷目录等项工作环节；填写案卷目录等项工作环节；3、档案直接实行、档案直接实行“文件级文件级”管理，文件实行以管理，文件实行以“件件”为单位的单
4、份文件编号整理，为单位的单份文件编号整理，4、应以、应以计算机计算机 辅助档案管理为必备条件和技术辅助档案管理为必备条件和技术支持。支持。5、只能适用于、只能适用于文书档案文书档案的整理。的整理。1234567891011121314151617两级分类的档案排列编号示意图（同一保管期限内跨年度排列,件号每年从1开始编制，盒号跨年度编大流水号）11、排列上架 档案的排列方式档案的排列方式第一步：归档文件的整理第一步：归档文件的整理 1.归档文件的整理单位归档文件的整理单位定稿定稿以以“件件”为整理单位，一般是一份文件为一为整理单位，一般是一份文件为一件件正本正本附件附件正文正文批复批复请示请示
5、复制件复制件原件原件复文复文来文来文报表、名册、图册等一册（本）为一件，装报表、名册、图册等一册（本）为一件，装订在一起，编目时只体现为一条条目订在一起，编目时只体现为一条条目 第一步：归档文件的整理第一步：归档文件的整理 2.文件修整文件修整 破损文件进行修裱（修补、托裱）破损文件进行修裱（修补、托裱）对字迹模糊或易退变的文件进行复制（字迹对字迹模糊或易退变的文件进行复制（字迹材料要选用耐久的墨、墨汁，或较耐久的蓝材料要选用耐久的墨、墨汁，或较耐久的蓝黑墨水、印泥等，不能选用纯蓝墨水、红墨黑墨水、印泥等，不能选用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔油、铅笔等材料）水、圆珠笔油、铅笔等材料）去掉文件上易腐
6、蚀的金属物（材料以铁、铝去掉文件上易腐蚀的金属物（材料以铁、铝等化学性质的活泼的金属为主的订书钉、曲等化学性质的活泼的金属为主的订书钉、曲别针、大头针等）别针、大头针等）超大纸张进行折叠（尽量减少折叠次数，折超大纸张进行折叠（尽量减少折叠次数，折痕尽量位于文件、图表字迹之外，文件页数痕尽量位于文件、图表字迹之外，文件页数多时，宜单页折叠）多时，宜单页折叠）第一步：归档文件的整理第一步：归档文件的整理 3.文件装订文件装订 左上角装订，左、上侧对齐左上角装订，左、上侧对齐 左侧装订，左、下侧对齐左侧装订，左、下侧对齐 装订方式：装订方式：线装：最利于档案保护的一种装订方式线装：最利于档案保护的一
7、种装订方式变形材料：金属制品（不锈钢夹、燕尾夹）变形材料：金属制品（不锈钢夹、燕尾夹）和塑料制品和塑料制品粘接式：胶水或浆糊粘贴粘接式：胶水或浆糊粘贴无酸纸封套无酸纸封套装订前排序：装订前排序：定稿定稿正本正本附件附件正文正文来文来文复文复文复制件复制件原件原件被转发件被转发件转发件转发件外文外文中文中文少数民少数民族文本族文本汉文本汉文本正本正本收文收文处理单处理单第二步：归档文件分类第二步：归档文件分类 分类就是将归档文件按其内容和形式特征分类就是将归档文件按其内容和形式特征划分类别和层次，有机体系的过程。划分类别和层次，有机体系的过程。分类方法分类方法年度年度机构（问题）机构（问题）保管
8、期限保管期限归档文件管理规则归档文件管理规则为什么选择这三种分类为什么选择这三种分类方法作为通用的分类方法呢？方法作为通用的分类方法呢？1.这三类方法在各级单位档案部门的使用率最高这三类方法在各级单位档案部门的使用率最高2.反映了档案管理的基本规律和要求反映了档案管理的基本规律和要求3.按照这三种方法对档案分类，在各级各类档案室都按照这三种方法对档案分类，在各级各类档案室都可以实现档案的有序管理和有效检索可以实现档案的有序管理和有效检索第二步：归档文件分类第二步：归档文件分类 一、年度分类法一、年度分类法运用最广泛的分类方法运用最广泛的分类方法特征：根据形成和处理的年特征：根据形成和处理的年度
9、对档案文件进行分类度对档案文件进行分类为什么各机关都愿意选择年度分类法呢？为什么各机关都愿意选择年度分类法呢？1.可以反映出一个机关单位每年工作的特点和可以反映出一个机关单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况；逐年发展变化的情况；2.同现行机关以年度为单位将文件整理归档的同现行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合；制度相吻合；3.类目设置准确、清楚、明确。类目设置准确、清楚、明确。正确地判定文件的正确地判定文件的日期并归入相应年日期并归入相应年度，是决定分类质度，是决定分类质量的关键量的关键第二步：归档文件分类第二步：归档文件分类 一、年度分类法一、年度分类法一份文件一份文件有多个时有多
10、个时间特征间特征1.文件有多个时间特征文件有多个时间特征公布日期公布日期会议通过会议通过日期日期批准日期批准日期签发日期签发日期成文日期成文日期一般以文一般以文件的签发件的签发日期为准日期为准2010年形成的年形成的2011年年2015年机关年机关“十二十二五五”发展规划发展规划应归入应归入2010年年2011年形成的年形成的2010年机关工作总结年机关工作总结应归应归入入2011年年2010年制定、年制定、2011年生效的法规性文件，应年生效的法规性文件，应当归入当归入2010年年第二步：归档文件分类第二步：归档文件分类 一、年度分类法一、年度分类法2.跨年度形成的文件跨年度形成的文件机关单
11、位的某些具体机关单位的某些具体职能活动，如召开会职能活动，如召开会议、处理案件等，可议、处理案件等，可能会跨年度形成文件能会跨年度形成文件统一在办结统一在办结年度归档年度归档例如：跨例如：跨2010年、年、2011年两个年度召开的会议年两个年度召开的会议形成的文件材料，统一归在会议闭幕年度归档形成的文件材料，统一归在会议闭幕年度归档跨跨2010年、年、2011年两个年度办理的案件文件材年两个年度办理的案件文件材料，统一归入案件办结年度料，统一归入案件办结年度2011年归档年归档下级单位下级单位2010年的请示，上级机关年的请示，上级机关2011年年1月月收到并办结，应连同下级请示和本级批复一同
12、收到并办结，应连同下级请示和本级批复一同归入归入2011年年第二步：归档文件分类第二步：归档文件分类 一、年度分类法一、年度分类法3.几份文件作为一件时，几份文件作为一件时，“件件”的日期确定的日期确定来文来文被转发文被转发文转发文转发文定稿定稿正本正本复文复文“件件”的日期应以装订在前的那份文件日期为的日期应以装订在前的那份文件日期为准准第二步：归档文件分类第二步：归档文件分类 一、年度分类法一、年度分类法4.文件没有标注日期时应当考证文件没有标注日期时应当考证需要分析文件的内容、制成材料、格式、字体需要分析文件的内容、制成材料、格式、字体以及各种标示等对照手段来考证和推断文件的以及各种标示
13、等对照手段来考证和推断文件的形成日期，归入应归的年度，并加上形成日期，归入应归的年度，并加上 5.专门年度的文件分类专门年度的文件分类在实际工作中除了一般的通用年度外，有的专在实际工作中除了一般的通用年度外，有的专业部门还使用专门年度来进行工作，如学校的业部门还使用专门年度来进行工作，如学校的“学年学年”，兵役部门的，兵役部门的“兵役年度兵役年度”等。等。学校以每年的学校以每年的9 9月月1 1日至次年的日至次年的8 8月月3131日日为一个为一个“学年学年”部门部门主要业务部门主要业务部门其他部门其他部门工作工作按专门年度进行按专门年度进行按一般年度进行按一般年度进行文文件件分分类类按专门年
14、度分类按专门年度分类按一般年度分类按一般年度分类将两种年度的文件按相应年度合并为一类将两种年度的文件按相应年度合并为一类例如学校可将例如学校可将20112011年年度与度与2011201120122012学年学年合并合并第二步：归档文件分类第二步：归档文件分类 二、机构（问题）分类法二、机构（问题）分类法机构（问题）也是现行机关常见的一种分类法，机构（问题）也是现行机关常见的一种分类法，一个立档单位选择了机构分类法，就不能再选一个立档单位选择了机构分类法，就不能再选择按问题分类法，两种方法只能选择其中一种，择按问题分类法，两种方法只能选择其中一种，而且不要轻易更改，要保持相对稳定。而且不要轻易
15、更改，要保持相对稳定。1.机构分类法机构分类法机构分类法的作用机构分类法的作用能客观地反映立档单位的历史面貌能客观地反映立档单位的历史面貌在一定程度上集中反映某一方面的工作在一定程度上集中反映某一方面的工作便于按照一定的专题查找和利用档案便于按照一定的专题查找和利用档案机构分类应注意以下几个问题机构分类应注意以下几个问题一个机构设一个类。一个机构设一个类。一个立档单位有多少个内设机构就设多少类，一个立档单位有多少个内设机构就设多少类，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构；几个机构联合办文的，应归入主要承办机构；几个机构联合办文的，应归入主要承办机
16、构；以机关名义或办公室发文的文件，应归机构；以机关名义或办公室发文的文件，应归入有关机构类中，即根据文件内容和机构职能入有关机构类中，即根据文件内容和机构职能来确定。来确定。立档单位内设立的临时机构，应该设置一个立档单位内设立的临时机构，应该设置一个类别。类别。2.问题分类法问题分类法是按照文件材料内容所说明的问题对归档文件是按照文件材料内容所说明的问题对归档文件分类。采用问题分类法，可以避免或减少同类分类。采用问题分类法，可以避免或减少同类问题的文件分散现象，便于查找利用。问题的文件分散现象，便于查找利用。在实际工作中，使用问题分类法的立档单位，在实际工作中，使用问题分类法的立档单位，大多数
17、参照本单位内部组织机构的职能性质来大多数参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别，例如，党委、工会、共青团等机构设置类别，例如，党委、工会、共青团等机构形成的文件划为形成的文件划为“党群类党群类”，业务部门形成的，业务部门形成的文件划为文件划为“业务类业务类”，行政后勤部门形成的文，行政后勤部门形成的文件划为件划为“行政类行政类”等。等。第二步：归档文件分类第二步：归档文件分类 三、保管期限分类法三、保管期限分类法保管期限分类法根据划定的不同保管期限对归保管期限分类法根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。保管期限分为永久、定期档文件进行分类。保管期限分为永久、定期（30年、年、10年）年
18、）3类。类。保管期限分类法的作用保管期限分类法的作用1.能够将不同保管价值的归档文件从实体上区能够将不同保管价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施；和保护措施；2.为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等工作提供便利。鉴定等工作提供便利。第二步：归档文件分类第二步：归档文件分类 四、复式分类法四、复式分类法规则规则提供了年度、保管期限、机构（问题）提供了年度、保管期限、机构（问题）三种分类方法，可以组合成多种复式分类法。三种分类方法，可以组合成多种复式分类法。年度、保管期限是必
19、备项，而机构（问题）为年度、保管期限是必备项，而机构（问题）为选择项。选择项。1.1.年度年度机构（问题）机构（问题）保管期限分类法保管期限分类法 即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构或问题分类，再在组织机构或问题下面按保构或问题分类，再在组织机构或问题下面按保管期限分类。管期限分类。适用范围：适用于内部机构比较稳定、每个内适用范围：适用于内部机构比较稳定、每个内部机构每年形成的归档文件数量较多的立档单部机构每年形成的归档文件数量较多的立档单位。尤其适用于推行部门整理归档文件的大机位。尤其适用于推行部门整理归档文件的大机关单位。关单位。优点：在库房
20、排架时，每年形成的档案按机构优点：在库房排架时，每年形成的档案按机构序列依次上架，不必预先留空，也避免了倒腾序列依次上架，不必预先留空，也避免了倒腾柜架，库房管理非常方便。同时，可将一个年柜架，库房管理非常方便。同时，可将一个年度内同一机构形成的文件，按保管期限的不同度内同一机构形成的文件，按保管期限的不同依次排列在一起，更便于实体查阅。依次排列在一起，更便于实体查阅。20092009年年 办公室办公室 永久永久 3030年年 1010年年 业务一处业务一处 永久永久 3030年年 1010年年 业务二处业务二处 永久永久 3030年年 1010年年20102010年年 办公室办公室 永久永久
21、 3030年年 1010年年 业务一处业务一处 永久永久 3030年年 1010年年 业务二处业务二处 永久永久 3030年年 1010年年年度年度 2009保管期限保管期限 10年年机构机构(问题问题)办公室办公室起起止止件件号号室编室编101/150馆编馆编盒号盒号3年度年度 2009保管期限保管期限 永久永久机构机构(问题问题)办公室办公室起起止止件件号号室编室编1/50馆编馆编盒号盒号1年度年度 2009保管期限保管期限 30年年机构机构(问题问题)办公室办公室起起止止件件号号室编室编51/100馆编馆编盒号盒号2年度年度 2009保管期限保管期限 10年年机构机构(问题问题)业务一处
22、业务一处起起止止件件号号室编室编101/150馆编馆编盒号盒号6年度年度 2009保管期限保管期限 永久永久机构机构(问题问题)业务一处业务一处起起止止件件号号室编室编1/50馆编馆编盒号盒号4年度年度 2009保管期限保管期限 30年年机构机构(问题问题)业务一处业务一处起起止止件件号号室编室编51/100馆编馆编盒号盒号5年度年度 2009保管期限保管期限 10年年机构机构(问题问题)业务二处业务二处起起止止件件号号室编室编101/150馆编馆编盒号盒号9年度年度 2009保管期限保管期限 永久永久机构机构(问题问题)业务二处业务二处起起止止件件号号室编室编1/50馆编馆编盒号盒号7年度年
23、度 2009保管期限保管期限 30年年机构机构(问题问题)业务二处业务二处起起止止件件号号室编室编51/100馆编馆编盒号盒号8年度年度2010保管期限保管期限 10年年机构机构(问题问题)办公室办公室起起止止件件号号室编室编101/150馆编馆编盒号盒号12年度年度 2010保管期限保管期限 永久永久机构机构(问题问题)办公室办公室起起止止件件号号室编室编1/50馆编馆编盒号盒号10年度年度 2010保管期限保管期限 30年年机构机构(问题问题)办公室办公室起起止止件件号号室编室编51/100馆编馆编盒号盒号11年度年度 2010保管期限保管期限 10年年机构机构(问题问题)业务一处业务一处
24、起起止止件件号号室编室编101/150馆编馆编盒号盒号15年度年度 2010保管期限保管期限 永久永久机构机构(问题问题)业务一处业务一处起起止止件件号号室编室编1/50馆编馆编盒号盒号13年度年度 2010保管期限保管期限 30年年机构机构(问题问题)业务一处业务一处起起止止件件号号室编室编51/100馆编馆编盒号盒号14年度年度 2010保管期限保管期限 10年年机构机构(问题问题)业务二处业务二处起起止止件件号号室编室编101/150馆编馆编盒号盒号18年度年度 2010保管期限保管期限 永久永久机构机构(问题问题)业务二处业务二处起起止止件件号号室编室编1/50馆编馆编盒号盒号16年度
25、年度 2010保管期限保管期限 30年年机构机构(问题问题)业务二处业务二处起起止止件件号号室编室编51/100馆编馆编盒号盒号17第二步：归档文件分类第二步：归档文件分类 四、复式分类法四、复式分类法2.2.保管期限保管期限年度年度机构分类法机构分类法 先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按机构分类。下按年度分类，再在年度下按机构分类。适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位,每个内部机构每年形成的归档文件数量较少。每个内部机构每年形成的归档文件数量较少。优缺点：不同保管期限的档案分别排架
26、，同一优缺点：不同保管期限的档案分别排架，同一种保管期限的排列在一起，种保管期限的排列在一起，便于档案移交进便于档案移交进馆和销毁保管期满的档案。但在每种保管期限馆和销毁保管期满的档案。但在每种保管期限的位置需预留空位。的位置需预留空位。永永 久：久：2009年年 办公室办公室 业务一处业务一处 业务二处业务二处 2010年年 办公室办公室 业务一处业务一处 业务二处业务二处 2011年年 30 年：年：2009年年 办公室办公室 业务一处业务一处 业务二处业务二处 2010年年 办公室办公室 业务一处业务一处 业务二处业务二处 2011年年 10 年：年：2009年年 办公室办公室 业务一处
27、业务一处 业务二处业务二处 2010年年 办公室办公室 业务一处业务一处 业务二处业务二处 2011年年 第二步：归档文件分类第二步：归档文件分类 3.3.保管期限保管期限年度年度问题分类法问题分类法永永 久：久：2009年年 党群类党群类 业务类业务类 行政类行政类 2010年年 党群类党群类 业务类业务类 行政类行政类 2011年年 30 年：年：2009年年 党群类党群类 业务类业务类 行政类行政类 2010年年 党群类党群类 业务类业务类 行政类行政类 2011年年 10 年：年：2009年年 党群类党群类 业务类业务类 行政类行政类 2010年年 党群类党群类 业务类业务类 行政类行
28、政类 2011年年 四、复式分类法四、复式分类法第二步：归档文件分类第二步：归档文件分类 四、复式分类法四、复式分类法4.4.年度年度保管期限分类法保管期限分类法20092009年：永久年：永久 3030年年 1010年年20102010年：永久年：永久 3030年年 1010年年20112011年：年：第二步：归档文件分类第二步：归档文件分类 5.5.保管期限保管期限年度分类法年度分类法永久永久:2009:2009年年 20102010年年 20112011年年 3030年年:2009:2009年年 20102010年年 20112011年年 1010年年:2009:2009年年 20102
29、010年年 20112011年年 四、复式分类法四、复式分类法分类方法是进行分类的依据分类方法是进行分类的依据,因此要保持相对因此要保持相对稳定稳定,以使分类体系具有连贯性以使分类体系具有连贯性,便于查找利用。便于查找利用。第三步：归档文件的排列第三步：归档文件的排列 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。次序的过程。1.排列原则排列原则 事由原则：同一事由的相关文件应当排列在事由原则：同一事由的相关文件应当排列在一起一起。事由可以指一个事件、一个人物、一。事由可以指一
30、个事件、一个人物、一项工作活动、一个具体问题。项工作活动、一个具体问题。对事由的界定可以有较大的灵活性。一次请对事由的界定可以有较大的灵活性。一次请示或报告，批复收到后，可以视为一个事由示或报告，批复收到后，可以视为一个事由一项工作如果办理时间长需跨年度，为了及一项工作如果办理时间长需跨年度，为了及时归档，也可以按不同的阶段分为几个事由时归档，也可以按不同的阶段分为几个事由一次会议，也可以分为筹备、开幕、不同议一次会议，也可以分为筹备、开幕、不同议程、闭幕等几个事由程、闭幕等几个事由2.排列方法排列方法 同一事由内归档文件的排列，按文件形成时同一事由内归档文件的排列，按文件形成时间先后顺序，日
31、期在前的归档文件排列在前，间先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其要程度排列，相对重要的文件放在前面，其它的文件放在后面。它的文件放在后面。不同事由内的归档文件排列：不同事由内的归档文件排列：按形成时间的先后顺续进行排列按形成时间的先后顺续进行排列按事由的重要程度进行排列按事由的重要程度进行排列时间和重要程度结合起来排列时间和重要程度结合起来排列第四步：归档文件的编号第四步：归档文件的编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号，在文件首
32、页上端的空白位置加盖归归档号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。档章并填写相关内容。全宗号全宗号年度年度室编件号室编件号机构机构/问题问题保管期限保管期限馆编件号馆编件号05420085永久归档章的样式归档章的样式加盖归档章并填写相关内容加盖归档章并填写相关内容第四步：归档文件的编号第四步：归档文件的编号 一、件号的编制一、件号的编制 室编件号即归档文件在分类方案的最低一级室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内排列顺序号。按文件排列顺序从类目内排列顺序号。按文件排列顺序从“1”开始标注。例如，采用年度开始标注。例如，采用年度机构机构保保管期限分类法管期限分类法，室编件号应
33、在同一年度，同，室编件号应在同一年度，同一机构的一个保管期限内从一机构的一个保管期限内从“1”开始逐渐编开始逐渐编流水号流水号。2005年：办公室年：办公室 永久永久 1、2、3、4 30年年 1、2、3、4 10年年 1、2、3、4 第四步：归档文件的编号第四步：归档文件的编号 二、档号项目设置及填写要求二、档号项目设置及填写要求 1.必备项必备项全宗号：档案馆给各立档单位的代号全宗号：档案馆给各立档单位的代号，如，如J026、J124年度：填写文件归档年度，用四位阿拉伯数年度：填写文件归档年度，用四位阿拉伯数字表示字表示，如，如2009、2010保管期限：保管期限：分为永久、定期（分为永久
34、、定期（30年、年、10年）年）件号：室编件号由档案室填写，馆编件号由件号：室编件号由档案室填写，馆编件号由档案馆编写。档案馆编写。第四步：归档文件的编号第四步：归档文件的编号 二、档号项目设置及填写要求二、档号项目设置及填写要求 2.选择项选择项机构或问题。在一个立档单位，机构或问题机构或问题。在一个立档单位，机构或问题二者选择其一。二者选择其一。第五步：归档文件的编目第五步：归档文件的编目 归档文件应根据分类方案和室编件号顺序编归档文件应根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。制归档文件目录。归档文件应逐件编目。归档文件目录设置件归档文件应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、
35、题名、日期、页数、备号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。注等项目。件号件号责任者责任者文号文号文件标题或摘要文件标题或摘要文件日期文件日期页数页数备注备注室编室编馆编馆编1省档案局档发201036号关于印发省机关档案工作目标管理考评办法的通知20100506162归档文件目录归档文件目录保管期限：永久保管期限：永久机构：办公室机构：办公室一、件号：填写室编件号一、件号：填写室编件号 二、责任者：制发文件的组织或个人，即文二、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个管理机构，也可以是机关或机关内
36、部的一个管理机构，也可以是几个机关或若干人。几个机关或若干人。责任者是文件的组成部分之一和重要的外形责任者是文件的组成部分之一和重要的外形特征，对于确定文件来源有着重要的作用，特征，对于确定文件来源有着重要的作用，也是检索利用的重要途径。也是检索利用的重要途径。除了著作、论文等署个人姓名外，其它不填除了著作、论文等署个人姓名外，其它不填个人姓名。个人姓名。填写责任者项一般应使用全称或通用简称，填写责任者项一般应使用全称或通用简称，如如“中国共产党浙江省委员会中国共产党浙江省委员会”，可简称，可简称“浙江省委浙江省委”，但不能简称，但不能简称“省委省委”，更不，更不能用能用“本局本局”“”“本公
37、司本公司”等含糊不明、难以等含糊不明、难以判断的简称。判断的简称。联合发文时，应将所有责任者照实著录，责联合发文时，应将所有责任者照实著录，责任者过多时，著录列居首位的责任者任者过多时，著录列居首位的责任者 主办单位是责任者的必须著录，立档单位是主办单位是责任者的必须著录，立档单位是责任者的必须著录，上级机关是责任者的必责任者的必须著录，上级机关是责任者的必须著录，其余的视需要著录。须著录，其余的视需要著录。被省略的责任者用被省略的责任者用“等等”表示，责任者之表示，责任者之间用间用“；”隔开。例如：上海市档案局；上隔开。例如：上海市档案局；上海市税务局；上海市财政局海市税务局；上海市财政局等
38、等。三、文号：即发文字号，照原文著录。例如三、文号：即发文字号，照原文著录。例如:苏档发苏档发201036号号著录文号时应当注意：著录文号时应当注意：“会议文件之一会议文件之一”、“简报第一期简报第一期”、“党组会议纪要（第一党组会议纪要（第一号）号）”等不是属于文件编号，不应著录在文等不是属于文件编号，不应著录在文号项内。号项内。第五步：归档文件的编目第五步：归档文件的编目 四、题名四、题名题名即文件标题。题名即文件标题。由文件责任者（发文机关或单位）、事由由文件责任者（发文机关或单位）、事由（问题）、名称（文种）三个部分组成，（问题）、名称（文种）三个部分组成，题名一般由几部分组成？题名一
39、般由几部分组成？著录题名有什么作用？著录题名有什么作用？1.揭示文件的内容和成分；揭示文件的内容和成分；2.为查找和利用提供线索。为查找和利用提供线索。正题名正题名副题名副题名说明题名文字说明题名文字并列题名并列题名常见的题名有哪些？常见的题名有哪些？第五步：归档文件的编目第五步：归档文件的编目 四、题名四、题名（一）正题名（一）正题名正题名是档案的主要题名，一般指单份文件正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目，照原文著录。文首的题目，照原文著录。归档文件目录归档文件目录保管期限：永久保管期限：永久 机构：办公室机构：办公室件号件号责任者责任者文号文号文件标题或摘要文件标题或摘要文件
40、日期文件日期页数页数备注备注室编室编馆编馆编1上海市静安上海市静安区档案局区档案局静档静档201016号号上海市静安区档案局关于开展上海市静安区档案局关于开展2010年档案行政执法检查的通知年档案行政执法检查的通知20100919621.单份文件没有题名，应依据文件拟写题名，单份文件没有题名，应依据文件拟写题名，并加并加“”号。号。这类文件不多，但在实际工作中也常见。如这类文件不多，但在实际工作中也常见。如会议记录、电报、公司信函、电话记录等。会议记录、电报、公司信函、电话记录等。应当重新拟写题名。如：应当重新拟写题名。如：XXX关于生活补助关于生活补助费的函费的函、XXX局党组关于干部任免事
41、项的会局党组关于干部任免事项的会议记录议记录等。等。第五步：归档文件的编目第五步：归档文件的编目 四、题名四、题名（一）正题名（一）正题名2.单份文件题名不能揭示或不能全面揭示其内单份文件题名不能揭示或不能全面揭示其内容时，原题名照录，并根据内容另拟题名附容时，原题名照录，并根据内容另拟题名附后，加后，加“”号号（1）文件题名只写责任者或名称，不标明事）文件题名只写责任者或名称，不标明事由，如由，如国家档案局令国家档案局令应拟写为：国家档案局令应拟写为：国家档案局令国家档案局为颁布国家档案局为颁布中华人民共和国档案法实施办法中华人民共和国档案法实施办法令令 第五步：归档文件的编目第五步：归档文
42、件的编目 四、题名四、题名（一）正题名（一）正题名（3）文件题名含糊不清，不能揭示其内容的，）文件题名含糊不清，不能揭示其内容的，又没有副题名可以补充，如又没有副题名可以补充，如XXX县委关于县委关于执行安徽省委执行安徽省委199825号文件精神的通号文件精神的通知知，应拟写为：，应拟写为：XXX县委关于执行安徽省委县委关于执行安徽省委199825号文号文件精神的通知件精神的通知XXX县委关于执行安徽省进一县委关于执行安徽省进一步加强农业生产的通知步加强农业生产的通知 第五步：归档文件的编目第五步：归档文件的编目 四、题名四、题名（一）正题名（一）正题名（4）正文与附件一般为一件，用正文题名为
43、正文与附件一般为一件，用正文题名为本件题名。附件题名必要时在附件项中著录。本件题名。附件题名必要时在附件项中著录。（5）转发文与被转发文为一件时，用转发文）转发文与被转发文为一件时，用转发文题名为本件题名。转发文题名不能揭示被转题名为本件题名。转发文题名不能揭示被转发文主要内容时，原题名照录，同时著录被发文主要内容时，原题名照录，同时著录被转发文题名或另拟题名附后，并加转发文题名或另拟题名附后，并加“”。第五步：归档文件的编目第五步：归档文件的编目 四、题名四、题名（二）副题名与说明文字（二）副题名与说明文字1.正题名能够揭示档案内容时，副题名不必著正题名能够揭示档案内容时，副题名不必著录。必
44、要时副题名照原文著录。录。必要时副题名照原文著录。如：如：“大包干大包干”的成效、做法和问题的成效、做法和问题农农村问题调查报告。只需著录为：村问题调查报告。只需著录为：“大包干大包干”的成效、做法和问题的成效、做法和问题 第五步：归档文件的编目第五步：归档文件的编目 四、题名四、题名（二）副题名与说明文字（二）副题名与说明文字2.正题名不能揭示档案主要内容时，副题名著正题名不能揭示档案主要内容时，副题名著录在正题名之后，并在副题名前加录在正题名之后，并在副题名前加“：”号。号。例如：农民致富之路例如：农民致富之路安徽省农业大包干安徽省农业大包干四年实践的回顾，著录为：农民致富之路：四年实践的
45、回顾，著录为：农民致富之路：安徽省农业大包干四年实践的回顾安徽省农业大包干四年实践的回顾 第五步：归档文件的编目第五步：归档文件的编目 四、题名四、题名（二）副题名与说明文字（二）副题名与说明文字3.是指在正题名前后对档案内容、范围、用途是指在正题名前后对档案内容、范围、用途等作出说明的文字。一般不需著录，必要时等作出说明的文字。一般不需著录，必要时照原文著录在正题名之后。著录时应在说明照原文著录在正题名之后。著录时应在说明题名文字前加题名文字前加“：”号。号。如：如：XXX同志在全省档案工作会议上的讲话：同志在全省档案工作会议上的讲话：根据录音整理未经本人审阅根据录音整理未经本人审阅 强化目
46、标管理，推动机关档案工作发展：强化目标管理，推动机关档案工作发展：XXX同志在市机关档案工作会议上的讲话同志在市机关档案工作会议上的讲话 中华人民共和国档案法：中华人民共和国档案法：1987年第六届全国年第六届全国人民代表大会常务会员会第二十二次会议通人民代表大会常务会员会第二十二次会议通过过 第五步：归档文件的编目第五步：归档文件的编目 四、题名四、题名（三）并列题名（三）并列题名并列题名是以第二种语言文字书写的与正题并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，与正题名一并著录在题名对照并列的题名，与正题名一并著录在题名中，并列题名前加名中，并列题名前加“=”=”号。如：号。如：
47、文书档案文件级目录数据库结构与著录细则文书档案文件级目录数据库结构与著录细则=Database structure and descriptive rules of do documentary archival catalogue归档文件整理规则归档文件整理规则=The arrangement rule of filing documents第五步：归档文件的编目第五步：归档文件的编目 五、五、日期日期日期即文件的形成时间。它是文件的重要特日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背影，是查找征之一，反映文件产生的时代背影，是查找档案的常用途径。档案的常用途径。文件的形
48、成时间即发文时间（文件的落款）。文件的形成时间即发文时间（文件的落款）。具体填应用具体填应用8 8位阿拉伯数字标注年、月、日。位阿拉伯数字标注年、月、日。第第1414位表示年，第位表示年，第5656位位表示月，第表示月，第7878位位表示日。表示日。例如：例如：20112011年年2 2月月1212日，可著录为日，可著录为2011021220110212。时间不详考证后用时间不详考证后用0 0表示，如：表示，如：2009000020090000表示年度为表示年度为20092009年，月、日不详；年，月、日不详；0000072800000728表示年度不详，月、日为表示年度不详，月、日为7 7月
49、月2828日；日；0000000000000000表示年、月、日都不详。表示年、月、日都不详。第五步：归档文件的编目第五步：归档文件的编目 六、六、页数页数1.1.页数填写每件文件的总页数，用于统计和页数填写每件文件的总页数，用于统计和核对。核对。2.2.计算页数时以文件中有图文（指与文件内计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为容相关的文字、图画等）的页面为1 1页，空白页，空白页不计。页不计。3.3.大张的文件、图表折叠后，仍按未折叠前大张的文件、图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页数计算页数。有图文的页数计算页数。第五步：归档文件的编目第五步：归档文件的编目 七、
50、七、备注备注1.1.备注项用于填写档案文件需要说明的情况，备注项用于填写档案文件需要说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、调整包括密级、缺损、修改、补充、移出、调整销毁等。销毁等。2.2.备注项使用应当严加控制，避免杂乱无章。备注项使用应当严加控制，避免杂乱无章。3.3.备注栏填写不下时，可在备注栏中加注备注栏填写不下时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容移到备考表中进行说明。号，将具体内容移到备考表中进行说明。第五步：归档文件的编目第五步：归档文件的编目 八、归档文件目录的装订八、归档文件目录的装订归档文件目录应单独装订成册并编制封面。归档文件目录应单独装订成册并编制封面。归档文件
