1、报销注意事项 主讲人:陈利主讲人:陈利 2011年年3月月18日日v一、发票相关知识v二、单据报销注意事项v三、费用划分一、发票相关知识v发票定义发票定义:购销商品,提供或者接受劳务和其他经营活动中,开具、收取的收付凭证。v发票最常见的分类:发票最常见的分类:发票按形式可以分为:手写发票(裁剪)、机打发票、定额发票 发票按用途可以分为:增值税专用发票、普通发票 (一一)增值税专用发票:增值税专用发票:只限于一般纳税人领购使用,小规模纳税人和非增值税纳税人不得领购使用。(二二)普通发票:普通发票:主要由营业税纳税人和小规模纳税人使用,一般纳税人在不能开具专用发票的情况下也可使用普通发票。一般纳税
2、人和小规模纳税人划分标准一般纳税人和小规模纳税人划分标准v按照新一般纳税人认定管理办法规定(自2010年3月20日起执行),增值税一般纳税人和小规模纳税人的划分标准,一是销售额标准,即工业企业应税销售额在50万元以上,商业企业应税销售额在80万元以上的为一般纳税人,低于该标准的为增值税小规模纳税人,指在3月20日以后连续12个月内的滚动销售额累计数字;二是会计核算标准,即低于前边应税销售额标准的小规模纳税人,只要会计核算健全,能够准确提供销项税额、进项税额和税务机关要求的其他资料,经税务机关批准也可认定为一般纳税人。例如:我们建华就是一般纳税人,是可以开增值税专用发票的。增值税发票和普通发票的
3、异同增值税发票和普通发票的异同v相同点:都能做账。客户拿到手的增票有两相同点:都能做账。客户拿到手的增票有两联联,一联抵扣联,一联记账联;而普票只有一联抵扣联,一联记账联;而普票只有白色的一联,仅是做账的用途。白色的一联,仅是做账的用途。v 不同点:增票能抵扣而普票不能。不同点:增票能抵扣而普票不能。v 经办人尽量取得增值税专用发票,以便公经办人尽量取得增值税专用发票,以便公司进行抵扣。增值税专票的发票联与抵扣联司进行抵扣。增值税专票的发票联与抵扣联必须同时交至财务部。必须同时交至财务部。v发票的基本内容包括:发票的基本内容包括:发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、客户名称、开户银行及账号
4、、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位(个人)名称(章)等。v发票上面盖章:只能是收款单位的发票专用章(居多)或财务专用章,盖章必须清晰,且与收款方名称要保持一致,在税务机关代开的发票盖有税务机关代开发票章,发票上不能加盖单位公章、店名章或其它章;v付款单位:拿到公司来报销的票只能是-湖南建华管桩有限公司,不能是地名、人名或个人,如果是税控机打的发票,不能手写单位名称和日期,手写发票在开票时就告诉别人准确的单位名称,不能简写,定额发票无需手写日期和单位名称。v发票真伪查询:发票真伪查询:登陆湖南国家税务局网站或拨打电话12366按照提示进行查询。公司
5、一旦查出是假发票,按票面金额2倍进行罚款。v发票过期作废,除非盖有税务局的发票延期发票过期作废,除非盖有税务局的发票延期使用章才能使用。使用章才能使用。(每年年初需注意)二、单据报销注意事项v报销时间:报销时间:每周二和周四每周二和周四 v付款时间:付款单在每付款时间:付款单在每周一和周五上午周一和周五上午10点点之前上交之前上交 单据分类及填写方法单据分类及填写方法v费用支出单:费用支出单:差旅费以外的都填写此单。招待费发票不要备注招待谁,另附招待费明细表,不要粘贴,用回形针夹好。v差旅费报销单:差旅费报销单:出差人期间发生的所有费用,包括车费(不包括车辆费用)、餐费、住宿费、订票费等。并粘
6、贴上签好字的差旅费计划申请单。差旅费尽量在出差回来7天之内报销完。单据封面填写注意事项单据封面填写注意事项 v所有单据用黑色墨水钢笔或中性笔填写,不能用圆珠笔填写;v大小写一致,大写首位前要全部加封顶符,后面的“零”要填写,不能划掉。不允许有涂、改、挖、擦现象,报销金额不能大于发票的金额,金额栏行数不满划上“S”标志。v字迹公整、规范:零、壹、贰贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万,不要简写和误写,如廿,参等,所有小写金额以.00结尾,所有合计处都要加人民币符号;v单据下面一排都要签名,其中经办人为实际付款人,收款人为在出纳那里领款的人,所有签名必须由本人签字,不得代签,招待费明细表
7、上的签名为经办人签名;v出差人要写明出差人的姓名,出差事由也要写明,如去集团开会,起讫时间分别列明出差的来去时间,根据时间分别在每一项费用里写明具体金额。单据粘贴方法单据粘贴方法 v从下往上贴,从右往左贴,依次错开,先小票再大票,保持上、下、左、右四边整齐划一,增票、运输发票等带孔发票必须将两边虚线外的孔全部裁剪掉;v发票用途、金额大小相同的依次排列;v粘贴的厚度要适宜,保持报销单据整份平整整份平整。v报销单粘贴.doc 单据附件单据附件规范v单据附件要齐全,如:车辆维修费用需提供清单,业务员酒店住宿费需提供住宿明细,会务费需附相关通知文件等。v同一活动所发生的相关经费由经办人列费用清单统一报销。vA4纸张大小的附件需折叠整齐。v现金付款的客户或供应商都必须取得与发票名称一致的收据,如果是私人的,还需要身份证复印件。v转账的收款方名称、账号、详细的开户行需正确无误,如*行*省*市*县*支行/分理处,例如:建行湖南省岳阳市湘阴县支行。常用的费用内容常用的费用内容 v单据上的费用内容栏可填写:福利费、水电费、办公费、差旅费、通讯费、租赁费、招待费、车辆费用、工伤费用、诉讼费、排污费、招聘费、培训费、运卸费、广告宣传费、会务费等。v常用费用内容.docv备注栏简明扼要填写。(例如:各部门内部聚餐,费用内容填写福利费,备注栏填写部门聚餐)