1、公文写作与公文写作与处理处理概念公文是政机关实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻国家的方针政策，公布和规章，指导、布置和商洽工作，请求和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。特征公文主要有两个特征：一是“特定效力”；二是“规范体式”。问题1：公文的概念和特征问题2：公文的种类有哪些通通知知命命令令议议案案通通告告决决议议请请示示批批复复决决定定意意见见通通报报公公报报函函纪纪要要公公告告报报告告政机关公文处理工作条例规定的公文有15种：132547698101211141315决议决议适用于会议讨论通过的重大事项。决议一般适用于会议讨论通过的重大事项。决
2、议一般以会议名义发布，所做出的决定往往具有长以会议名义发布，所做出的决定往往具有长期性和稳定性。期性和稳定性。决定决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。的决定事项。命令（令）命令（令）适用于公布行政和规章，宣布施行重大强制性措施、批适用于公布行政和规章，宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。发布的主体准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。发布的主体必须是特定的行政机关及其法定代表人，如必须是特定的行政机关及其法定代表人，如征兵令征兵令、嘉奖
3、令嘉奖令。这个文种的机关一般不用。这个文种的机关一般不用。公告公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。使用主体仅限于国家权力机关、行政机关，使用主体仅限于国家权力机关、行政机关，以及被授权的部门。以及被授权的部门。公报公报适用于公布重要决定或重大事项。主要有会适用于公布重要决定或重大事项。主要有会议公报、新闻公报、统计公报。议公报、新闻公报、统计公报。问题3：公文的种类有哪些通告通告适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。的机关一般不用。事项。的机关一般不用。意见意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。适用于对重
4、要问题提出见解和处理办法。意见这个文种比较特殊，它可以作意见这个文种比较特殊，它可以作为上行文、平行文和下行文。为上行文、平行文和下行文。通知通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。执行的事项，批转、转发公文。通知是使用频率最高、适用范围最广的一种文体。通知是使用频率最高、适用范围最广的一种文体。报告报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。一般只需领导阅知，不复上级机关的询问。一般只需领导阅知，不一定需要批示回复。结束语一般为一定需要批示回复。结束语
5、一般为“特（专）特（专）此报告。此报告。”不需要有联系人及联系电话。不需要有联系人及联系电话。通报通报适用于表彰先进、批语错误、传达重要精神适用于表彰先进、批语错误、传达重要精神和告知重要情况。和告知重要情况。问题3：公文的种类有哪些请示请示适用于向上级机关请求指示、批准事项，需适用于向上级机关请求指示、批准事项，需要批示回复。要批示回复。结束语一般为：结束语一般为：“妥否，请批复（示）妥否，请批复（示）”。日期下应有附注写明联系人及联系电话，以日期下应有附注写明联系人及联系电话，以便回复。便回复。批复批复适用于答复下级机关的请示事项。适用于答复下级机关的请示事项。议案议案适用于各级人民按照程
6、序向同级人民代表大会或人民代适用于各级人民按照程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。的机关一般不用。表大会常务委员会提请审议事项。的机关一般不用。纪要纪要适用于记载会议主要情况和决定事项。适用于记载会议主要情况和决定事项。函函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。答复问题，请求批准和答复审批事项。问题3：公文的种类有哪些问题3：公文的种类有哪些15种公文可以从不同角度进行分类：种公文可以从不同角度进行分类：u按行文方向分：按行文方向分：上行文、下行文、平行文u按时限要求分：按时限要求分：特急公文、加急
7、公文、常规公文 u按涉密程度分：按涉密程度分：绝密、机密、秘密和普通公文行文方向行文方向上行文、下行文、平行文时限要求时限要求特急公文、加急公文、常规公文涉密程度涉密程度绝密、机密、秘密和普通公文版头：版头：份号、密级和保密期限、份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人发文字号、签发人主体：主体：标题、主送机关、正标题、主送机关、正文、附件说明、发文文、附件说明、发文机关署名、机关署名、成文日期、印章、附成文日期、印章、附注、附件注、附件版记：版记：抄送机关、印发机关抄送机关、印发机关和印发日期、页码和印发日期、页码公文格式主要包括：版头、主体、版
8、记三部分，共公文格式主要包括：版头、主体、版记三部分，共1818个基本要素个基本要素问题4：公文的格式要素有哪些问题5：公文的制作页面设置1.选择“文件”“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米，下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米。2.选择“纸张”附签，“纸张大小”设成“A4”。3.选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“”，“页脚”设置成“2.5厘米”。4.选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋GB”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮。5.进入“文档网格”附签，选中“指定行网格和字符网格”，将“每行”设置成“28”
9、个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号仿宋体为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。2.然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为，显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。3.双击页码，选中页码（包括左右两条短线），将页码字号设置成“四号”；字体为宋体的阿拉伯数字；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。插入页号1.选择“插入”“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。文号制作1.平行文或下行文号：文号三号仿宋、居中显示，编排在发文机关标识下空二行位置。2.上行文文号：
10、文号三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人三号仿宋字体；签发人姓名三号楷体、右空一个字的距离，编排在发文机关标识下空二行位置。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”“符号”“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。标 题2号小标宋简体，居中显示，编排于红色分隔线下空二行位置。主送机关3号仿宋GB，居左顶格，冒号使用全角方式，编排于标题下空一行位置。正 文3号仿宋GB。文种结构层次依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体，三级和四级和正文一样用3号仿宋。1234正文排版05附件06发文机关署名
11、07成文日期08印章是正文内容的组成部分。3号仿宋GB字体，在正文下空一行，左空2字编排，“附件”二字后标全角冒号和附件名称，附件名称后不标注标点符号。3号仿宋GB字体，距最后一行正文内容2个空行放置，以成文日期为准居中编排。3号仿宋GB字体，发文机关下方右空4个字格编排。加盖端正，以成文日期中心为准，印章下端压成文日期。正文排版版记制作1.选择“表格”“插入”“表格”，设置“列数”为1，“行数”为2。2.选中表格，单击鼠标右键表格属性“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”。3.然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，竖线取消；同时，设置第一行和最后一行下线的宽度为1磅
12、，中间一行下线宽度为磅，点击“确定”。4.进入“表格属性”“列”附签，设置指定宽度为15.6厘米，点击确定。5.在制作成功的表格第一行，输入主送单位、抄送单位，用4号仿宋GB体字，编排在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号；表格第二行，输入印发机关、印发日期，用4号仿宋体字，印发机关左空一字，印发日期右空一字后加“印发”二字。注：因现行的规范是要求公文双面打印的，因此公文的最后一页必定是偶数页，也就是如果公文在奇数页完结，则要版记排在背面的偶数页，否则背面偶数页空白，不是一个整体。打印设置1.选择“文件”“打印”“打印（R）”，设
13、置奇数页，点击“确定”。2.将打印完毕的奇数页文件，空白背面按顺序叠放，放置打印设备送纸盒。3.选择“文件”“打印”“打印（R）”，设置偶数页，点击“确定”。上述版面设置方法是拟制各种公文的前提条件，也是“套打”输出红头文件首页的基础。为便于理解，后附公文格式图解说明，请参照学习。行文规则行文规则规则五规则五除上级机关负责人直接交办事项外，既不得直接向上级领导个人直接报送公文，也不得以本机关负责人名义向上级机关行文。规则三规则三不得在报告中夹带请示事项的规则。规则四规则四上行文原则主送一个上级机关，不得多头行文的规则。规则一规则一根据隶属关系和职权范围行文，一般不得越级行文的规则 问题6：公文
14、的行文规则是什么规则二规则二请示公文要坚持一文一事的规则。问题7：如何选用文种020301原则一原则一一要严格在15种法定公文范围内选用文种，不能自造文种。原则二原则二二要考核与收文机关之间的组织关系，依据隶属关系或业务指导关系，正确选用文种。原则三原则三三要根据行文目的和要求，正确选用文种。问题8：如何拟制公文标题一是公文标题要素要全。一是公文标题要素要全。公文标题由发文机关、事由和文种三个要素组成，三者要齐全，不能省略。如：如：关于加强安全生产工作的通知（缺发文机关）二是正确使用标点符号。二是正确使用标点符号。三是公文标题排列要美观。三是公文标题排列要美观。公文标题用2号小标宋简体，可分一
15、行或多行居中排布，排列对称、间距恰当；回行时要注意保持词或词组相对完整性，不要随意割裂，将其分置在两行之中；一般不要超过3行。如：如：银川市交通运输局转发银川市委组织部市编办市财政局市人力资源社会保障局关于推进全市事业单位管理岗位非领导职数职员等级晋升工作实施方案的通知标题太长，一般不超过3行，要美观。可改为：银川市交通运输局转发市委组织部等部门 关于推进全市事业单位管理岗位非领导职数职员 等级晋升工作实施方案的通知多行公文标题排列时应使用梯形或菱形结构，不要使多行公文标题排列时应使用梯形或菱形结构，不要使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的
16、沙漏形。正梯形结构正梯形结构:菱形结构：菱形结构：问题9：怎么标注公文的结构层次公文结构分为6个层次，标注办法是：第一层为“一、”第二层为“(一)”第三层为“1.”第四层为“(1)”第五层为“”第六层为“a.”一般情况下，不要超过第三层次。文中第一层次标题后不加标点符号，第二层次（包含第二层次）以下的标题后均应加标点符号。公文结构层次标注的不规范用法。公文结构层次标注的不规范用法。标题层次标注错误。如将一级标题写成（一）、（二），将二级标题写成“1、”、“2、”、“3、”。一级标题后加标点。有的加句号，如“一、提高认识。二、强化措施。三、加强领导。”；有的在一级标题后加冒号，如“一、我市公共交
17、通发展现状：”。二级以下标题后未加标点符号。三级标题序号后标点应为圆点，而误用为顿号。如将三级标题“1.”写成“1、”。问题10：如何规范使用公文字体一般来讲一般来讲:公文标题用2号小标宋简体一级标题用黑体二级标题用楷体GB三、四级标题用仿宋GB标题可加粗，以示醒目公文的正文使用3号仿宋GB规范的使用公文字体，使公文规范、美观问题11：公文中要正确使用数字注意事项一十以内的整数，可以酌情使用汉字或阿拉伯数字，但要前后一致。注意事项二文中的分数、百分数均应使用阿拉伯数字，如“1/2”、“100%”。不规范用法：三分之一，百分之二十等。注意事项三用数值表示范围，数值单位或符号应前后都有。如“1%5
18、%”、“1月8月”。注意事项四相邻或相近2数表示概数通常不用顿号隔开，若相邻两数字连用为缩略形式，宜有顿号。如：“七八个月时间”、“两三年”；“一、二、三产业”。公文中的数字，除部分结构层次序数和作为词素使用时用汉字外，一般应使用阿拉伯数字。如：三大战役、八项规定、第一名。问题12：公文中要准确标注时间1.1.会议时间应使用会议时间应使用2424小时制。小时制。不规范用法：上午8点、下午3点。2.2.避免表示时间的词产生歧议避免表示时间的词产生歧议 。如“20世纪80年代”，不要表示为“上世纪80年代”。问题13：公文中要规范使用机关名称公文中可根据情况使用机构全称或简称，但必须前后一致。机构
19、简称必须规范，要按照机构简称机构简称的规定使用。1.“1.“其他其他”误用为误用为“其它其它”。所有公文中应统一使用标准词汇“其他”，写成“其它”均为公文中典型的用词不准确，是非常容易犯的错误。“截至”表示停止于某个时间，强调“时间”，常用于具体时间之前，而不能用于时间之后，使用时须带时间词语。例如：截至昨天，截至本月底。“截止”表示到一定时间停止，强调“停止”，不能带时间词语，一般用于时间词语之后，例如：报名工作已于昨日截止，投票将在本月底截止。2.“2.“截至截至”误用为误用为“截止截止”3.3.“制定制定”与与“制订制订”的区别。的区别。如果是将要或已经进行，宜用“制定”；如果是正在进行
20、，宜用“制订”。例如：去年制定了三个方案；明年将制定有关规定；该单位正在制订相关措施。问题14：公文中要准确使用词语4.“4.“作作”与与“做做”的区别的区别。如果后面的词语是名词，用“做”。如“做秘书”“做粉条”“做椅子”。如果后面的词语是动词，用“作”。如“作调查”“作处理”“作分析”“作总结”。但“做工作”中一般习惯用“做”。从表达来说，语义侧重点或者说强调点不同。“分管”是“分工管理”的意思。说“分管”时，侧重于在领导班子中的“分工”。“主管”是“负主要责任管理”的意思，侧重于某领导所担负的主要责任。5.5.“主管主管”和和“分管分管”有何区别？有何区别？6.6.“暂行暂行”和和“试行
21、试行”有何区别？有何区别？暂行”指暂时实行，“试行”指先这么做试试。问题14：公文中要准确使用词语7.7.应该写应该写“排名第一排名第一”，还是，还是“排名第排名第1”1”？都可以。但要注意在一篇文章中，采用汉字数字还是阿拉伯数字，前后要一致。引用公文标题，首次出现必须标明公文标引用公文标题，首次出现必须标明公文标题及发文字号，再次出现时才可直接引用题及发文字号，再次出现时才可直接引用发文字号。发文字号。问题15：规范引用公文规范引用公文 1.1.在文种选用上，在文种选用上，不要拿请示当函用。不要拿请示当函用。问题16：准确把握公文行文语气2.2.在用词上，要区别在用词上，要区别“商请商请”与
22、与“恳请恳请”的用法。的用法。问题17：公文制发的常见问题第一类：公文标题常识性错误第一类：公文标题常识性错误错误类型错误类型错误实例错误实例正确写法正确写法文种重复关于意见的函关于的函，应删去“意见”介词连用关于对的批复关于的批复，应删去“对”缺介词授予同志称号的通报“授予”之前加“关于”“转发”与“印发”混淆1.转发方案的通知2.印发若干意见的通知1.转发范围：意见、通知，应改为“印发方案的通知”2.印发范围：计划、规划、方案、办法，应改为“转发若干意见的通知”用词不当1.关于请求解决经费的请示2.关于上报情况的报告1.“请示”已含“请求”意思，删去“请求”。2.“报告”已有前者上报意思，
23、删去“上报”。错用标点符号1.转报公司关于的请示2.关于火车站二期、文昌路项目联合采购请示除性文件外，其他在标题中不使用标点符号。应将前者“”和后者“、”删去。问题17：公文制发的常见问题第二类：正文内容常识性错误第二类：正文内容常识性错误错误类型错误类型错误实例错误实例正确写法正确写法引文不规范1.引文标题内容不全2.只引标题，未引发文字号3.只引发文字号，未引标题正确引法：根据国务院办公厅关于转发卫生部等部门全国重点地方病防治规划2006-2010的通知（国办发200675号）精神（有人加“文件”2字，属于画蛇添足）。标注简称不规范国家创新纲要（下称纲要。“下称纲要”应改为“以下简称纲要”
24、。层次序号错误第一层“一、”、第二层“1.”、第三层“（一）”、第四层“（1）”第一层“一、”、第二层“（一）”、第三层“1.”、第四层“（1）”应注意：第二层和第四层序号有括号，后面不要带标点。年月日表示不当用汉字表述年、月、日：如“二一七年二月十八日”改为“2017年2月18日”，用阿拉伯数字。前后用词不统一“交通厅”与“省交通运输厅”要前后保持一致用“省交通运输厅”。少用标点符号如“此复”、“特此报告”成文日期前都属正文部分，正文结束要用句号，故为“此复。”、“特此通知。”附件说明处理不当附件：1.xxxxx；2.xxxxx。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称
25、。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件：1.xxxxx 2.xxxxx无正文处理不当（此页无正文）通过编辑排版，把前一页的内容排一行到此页即可。问题17：公文制发的常见问题第三类：结尾部分常识性错误第三类：结尾部分常识性错误错误类型正确方法抄送部分处理不当 多行排列时在单位名称处断开，而不是书写至行末才回行;回行不顶格，要与冒号后的抄送单位对齐。由多个单位并列时，同一系统单位用“、”号，不同系统单位用“，”号隔开，最后加“。”号。此外，有些单位的公文仍沿用过去的“对上用抄报，对下用抄送”的标识法，这也是不规范的，须统一改为“抄送”。越级行文 国家行政机关公文处理办法规定：“一般不得越级请示和报告”。因此，除了特别紧急的情况，上行文都应按隶属关系向上一级机关(单位)行文，逐级上报。即使因特珠情况必须越级行文，也应同时抄送被越过的上级机关(单位)。越级上报的问题，必须坚决纠正。问题18：公文常见错误一览表谢谢大家谢谢大家
