1、办公室管理习题一、 单项选择题1社交场合很讲究次序礼仪，一般 （B ）A.以右为次 B.以右为尊 C.以后为次 D.以左为尊2办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？（A ）A有共同利益的话题 B.夸耀自己的话题 C.保密的话题 D.应当忌讳的话题3邮件的寄发不要考虑以下因素 （D ）A时间 B. 便利 C. 经济 D.爱好4文员做会议记录时，可以在会议记录中 （C ）A.加入自己的主观意见 B.不记录议题C.与发言者用词不一致但意思完全一致 D.对所记内容作评论5以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？ （C ）A按收件人姓名分拣 B. 按收件部门名称分拣C. 按私人公务
2、标准分拣 D.按邮件重要性分拣6传真机最好用来传送以下哪种邮件？ （A ）A一般的图纸 B. 机密文件 C. 很长的文件 D. 感谢信7以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责 （B ）A订购 B.制造 C. 分配 D. 储备8文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种 （A ）A初次写信，或有过激言行的 B. 有过激言行或漫骂领导的匿名信C. 已做结案处理的 D. 没有具体内容的匿名信9以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。 （C ）A口字型 B.教室型 C. 圆桌型 D. U字型10以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用（A ）A通讯者特
3、征立卷 B. 按地区特征立卷 C. 按文种特征立卷 D. 按文种特征立卷11文员打印寄往欧美国家的信封，寄信人姓名、地址应该打印在 （B ）A.右下角 B.左上角 C.右上角 D.左下角12在办公室里，（A ）的位置是上座。A离入口最远 B.离入口最近 C.靠近门口 D.靠近窗户13文员如果误拆了非本公司的信，应该 （A ）A 在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去B 在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，把信敞开并退回去C 在信封上注明“误拆”，把信重新封好并退回去D 写上“查无此人”，并把信重新封好退回去14文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应该 （D ）
4、A.不作声，等无人时查字典 B.作判断，用同偏旁的字音读C.不用读，只称呼姓即可 D.请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？”15会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应 （D ）A不理睬 B. 不征求主持人意见，停止笔录C. 征求主持人意见，停止笔录，不关录音机D. 征求主持人意见，停止笔录，关录音机16在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（B ），了解要求约会者的心理。A社交的能力 B.说话的技巧 C.听话的能力 D.听写的能力17当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应 （D ）A向上司报告
5、 B.送礼 C. 写信 D.查证消息的可靠性18以下餐巾的使用方法是正确的 （C ）A中途离座，把餐巾放在椅子上 B. 用来擦刀叉C. 用来擦嘴唇嘴角 D. 塞入衣服领口里19上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应 （A ）A通知上司家人把衣服送达 B.自己到上司家里去拿C. 让上司自己去家里更换 D.去买新的服装20文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（A ）和归档要求。A归档时间 B.归档凭证 C.归档模式 D.归档历史21文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是 （ C）A. 国名、地址、部门、姓名 B.姓名、地址、部门、国名C. 姓名、部门、地址、国名 D.
6、 姓名、国名、部门、地址、22有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务（B ）A.准备资料 B.发表意见 C.现场服务 D.会议或会谈记录23邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪些事情与文员的工作要求不一致 （D ）A.每天开箱次数与邮局投递次数一致 B.取出邮件立即返回办公室C.事先带上包袋装邮件 D.应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办24以下哪些接打电话的行为是不正确的 （A ）A. 受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击B. 给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上C. 做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用D. 中途因有事需放下
7、电话请对方等待时，应把话筒朝下放置25文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的 （D ）A. 如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认B. 告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知C. 对方越忙越必须早一点联络D. 如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会26以下关于名片的使用方式，哪些是错误的 （D ）A. 文员应在任何时候、任何场合携带名片B. 向别人递送名片时应双手捧交，将文字正面朝向对方C. 如果对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意D. 名片只能当面递送，寄去是不礼貌的27文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是 （A ）A. 下级单位报送
8、的报告、统计报表等B. 未经签发的文电草稿C. 单位内部互相抄送的文件材料D. 本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料28值班人员不应该做以下哪类事情 （A ）A. 签发文件 B. 分发会议通知 C. 询问情况 D. 传达指示29接受忠告的反应应该是 （D ）A. 以烦躁的心情倾听 B.尽量把责任推给别人C.应辩解说：“那是因为” D. 切勿感情用事30以下哪些不是办公室事务管理的特征 （B ）A. 服务性 B.决策性 C.专业性 D.主动性31 办公室布置要注意 （ D）A.上司单独用的办公桌椅靠墙放 B.一般办公室桌椅最好面对面放置C.打字、复印间离上司办公室近些 D.各种沟通、保密3
9、2 传真机的使用哪一项是不对的 （B ）A.发送前检查原稿质量 B.随时随地可向对方发送C.不宜发送礼仪性文本 D.不宜发送私人、保密文本33 在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的 （C ）A.协助签到 B.分发资料C.作会议记录时离开会议室接听电话 D. 暂时保管与会者的物品34以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的 （B ）A. 保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾B. 让员工们随意领取办公用品C. 通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度D. 用库存一览表来储备办公用品35以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的 （B ）A. 没有任何设想就应着手从事该项
10、工作B. 文员也应具有适当判断情况，以机智应对的应变能力C. 上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行D. 上司所指示的工作如果不合适，可以不实施36文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的 （A ）A. 最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要；B. 作出预算，按月或季度预计办公室的开销来控制开支C. 采购大量物品时可以享受批量折扣，就一次多购买一些办公用品D. 限制不必要的长途电话，轻易不要选择快递服务37文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的 （B ）A. 善于同他人合作，密切配合，步调一致B. 应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己C. 配备文秘人
11、员时遵从异质结合的原则D. 公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任38以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的 （ A）A.审查功能 . B. 保密功能 C. 欢迎词播放功能 D. 报数功能39以下关于文员的宴会礼仪中中，哪一项是正确的 （D ）A. 用叉、匙进食时，将餐具的整体放入嘴里，或用舌头去舔B. 站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物C. 口内含有食物和人说话D. 吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去40文员制作日程安排计划表时，以下一些情况应避免 （D ）A. 上司没有经过文员而决定的日程安排计划，也必须填写在计划表上B. 如果表上的
12、空白处太少，可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号C. 制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间D.日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃41在使用复印机的过程中，以下哪些内容是不恰当的 （A ）A.接通电源可立即复印操作 . B.选定复印纸后要抖松消除静电C.选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D.复印完毕应取下复印品和原稿42以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的 （C ）A.现金通常放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里B. 把每一次支出的数额都记在零用现金单据中C. 标准的零用现金单据有一个签名D. 不允许任何人从零用现金基金里借钱43文
13、员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的 （D ）A. 先将自己想做的工作以重要程度为标准分类B. 其次以紧急程度和重要程度为标准分类C. 同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率D. 可以按照文员自己的习惯进行工作44文员传达上司的指示时，那一项做法是不适宜的 （A ）A. 传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见B. 必要时可形成文字材料，照本宣科C. 不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示D. 重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记45以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的 （B ）A.考虑打电话的时间是否合适B. 打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二
14、、三下可挂电话C. 有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”D. 对待投诉电话先安抚他，以友善的态度表达歉意，并告知一定马上调查此事46以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的 （C ）A. 应选择轻软而富于光泽的衣料，用黑、红、白等纯色为宜B. 白天赴宴应选用香味较浓的香水，夜晚则应选用香味优雅的香水C. 未用完一道菜时，应将刀叉平行排放在盘子上右侧，叉尖向上，刀刃向内D. 文员应在上司之后与对方碰杯，碰杯时应目视对方以示敬意47以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的 （ D）A. 与人联系要记下对方姓名（同时告知你的姓名），需再打电话弄清疑点应找同一人B. 首先
15、要了解火车运行时间，上司对铺位的要求C. 如果预订需要有保证，应事先申明，如果想取消预订，也要在结帐之前打电话D. 不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明48文员协助举行宴会时，不用考虑 （D ）A. 宴会的形式与气氛 B. 交通是否方便 C. 有无停车场 D. 有无休息室49以下关于说话的要领中，哪一项不适宜 （B ）A. 语句要简短 B. 由过程先说C. 利用重复的效果 D. 说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言50将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是 （A ）A. 骑边章 B
16、. 封存章 C. 骑缝章 D. 证见章51以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的 （D ）A.安置窗帘遮挡室外光线 . B.与其他设备正确连接C.选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D.应设置电脑的桌面屏幕保护功能52文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的 （C ）A.准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B.办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理C.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方D.下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密53以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的 （A ）A. 录音时需将监听开关至于“ON”位置B. 想保存录制好
17、的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉C. 机内话筒录音，注意最佳录音距离为30150厘米D. 录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音54文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的 （C ）A. 定好目标，把想做或需要做的事情写下来B. 尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做C. 每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力D. 对每一项工作作出安排，定好最后期限55以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的 （C ）A.电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能立即记录B. 文员离开办公室时，要安排别人替你接电话C. 应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院
18、等进行联系D. 如果已经回电，但没打通，切记要再联系56以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的 （A ）A. 以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认B. 上司和文员必须在周末核对下周的行动计划，每天早上核对当天的行动计划C. 如果会议的主办者是上司，就要确认（至少在举办日的二、三天前）会议室D. 会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天就准备好57. 文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的 （D ）A. 准备旅行计划和旅馆信息B. 代替上司制定约会计划C. 为商务洽谈收集资料D. 把上司商务旅行时需要带的行李列出清单58以下关于交际礼
19、仪的举止行为，哪一项是比较适宜的 （D ）A. 用后跟着地走路B. 正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿C. 男性在任何场合都可戴着手套握手D. 穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰59以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的 （C ）A. 鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好B. 茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究，一般在餐厅举行C. 工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可D. 午宴一般不设固定席位，以便于客人社交60上司决定参加某个会议时，文员不应该 （A ）A. 只在便笺上写好会议名称B. 除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料C.
20、 如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间D. 和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便61、办公室布置要注意（ D ）A、上司单独用的办公桌椅靠墙放 B、一般办公室桌椅最好面对面放置C、打字、复印间离上司办公室近些 D、各种沟通、保密62、在使用复印机的过程中，以下哪些内容是不恰当的（ A ）A、接通电源可立即复印操作 B、选定复印纸后可拌松消除静电C、选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D、各种沟通、保密63、文员工作过程中，以下合作方法中哪一项是不适宜的（ B ）A、善于同他人合作，密切配合，步调一致B、应该有自己的个性，尽可能表现的与众不同C、配备文秘
21、人员时遵从异质结合的原则D、公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任64、为了防止办公室出现出现“瓶劲现象”，下列做法中，哪项工作应该改进（ D ）A、合理设计办公室的工作流程 B、尽可能定量控制办公室工作C、重复性的工作尽量由机器完成 D、工作人员工作尽可能专门化、单一化65、文员在收取邮件时，不正确的做法是（ D ）A、邮件有污损当面指出，并在邮件上注明：“邮上到即如此”B、文员每天的开箱次数应和邮局投道次数一致，尽可能与送达时间相合拍C、文员到达办公室的第一件事是检查电子邮箱里的邮件D、为提高办事效率，应带着邮件去办理其他事情66、下列接受名片时唯一正确的做法是（ A ）A、接受名片时
22、要用以手 B、大声念出名片上的头衔C、接过名片马上放入兜内 D、传递名片将正面朝向自己67、在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的（C ）A、协助签到 B、分发资料 C、作会议记录时离开会议室接听电话D、暂时保管与会者的物品68、以下关于说话的要领中，哪一项不适宜（ B ）A、语句要简短 B、由过程先说 C、利用重复的效果 D、说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言69、上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（ A ）A、通知上司家人把衣服送达 B、自己到上司家里去拿C、让上司自己去家里更换 D、去买新的服装70、接受忠告的反应应该是（ B ）A、弄清对方
23、的用意 B、尽量分清责任C、应辩解说：“那是因为” D、切勿感情用事二、 判断题1 办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。2 没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。3 文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。X4 文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻把话转达。X5 在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。X6 文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。7 男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握。X8 英美国家习
24、惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话，X9 如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。X10 介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。11 办公室环境布置的目的之一是为了有利于保密工作。12 小办公室的优点是节省空间，空气流通，联系方便。X13 文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做，X14 对于紧急而重要的事，文员应作书面请示，留档备查。15 文员在接听电话时，如果投诉者无端辱骂，可把他使用的字眼写下来，以做证据，再慢慢地向他解释：“邓先生，如果你一直说脏话，我就没有办法再跟你谈下去了。”1
25、6无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。X17 上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握；X18 女性文员应留短、薄式的发型，以免妨碍工作。19 如果两位来访者均未预约，应该按照先来后到的原则引见给上司。X20 文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。X21 办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。X22 文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。X23 文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。X24如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后再轻轻关上门。25 文员作介绍，应先介绍地位高
26、的人，再介绍地位低的人。26 假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。X27 代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。28 文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。X29交际应酬要讲求时效，若时机错过再补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。30 不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。31 文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。 （X ）32 如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某
27、人安排了某件工作等（ ）33如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空挡，自己决定优先顺序。 （ X）34文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。 （ X）35要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。 （X ）36如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。 （ ）37宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。 （X ）38如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和
28、每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。 （ ）39假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。 （ ）40为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。 （X ）41 文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。 （ ）42 凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。 （X ）43 值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理
29、。 （ ）44 档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。 （ ）45 办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。 （X ）46 合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。 （X ）47 受到直属上司以外的指派时。假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。 （ ）48 宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。 （X ）49 无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式而定。请帖上指
30、定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。 （ ）50 拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。 （ ）51 同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。 （ ）52 如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。（ ）53 文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。 （ X）54 当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。 （ ）55 介绍信的正本
31、和存根必须一致。可以出具空白介绍信。 （X ）56 面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。 （ ）57 注办是指文秘人员在文件处理单上或文尾的下角注明公文办理的结果。 （ ）58 即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。 （X ）59 女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。（ ）60 文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。 （X ）（ X ）61、办公室工作人员对工作认真负责的主要表现是“样样事必躬亲”。（ ）62、文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。
32、（ X ）63、两个电话同时响时，文员要同时对两个电话讲话。（X ）64、上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。（ ）65、如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提提文件。（ ）66、如当上司要求文员协肋私人事物时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。（ X ）67、英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。（ ）68、如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。（ X ）69、介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。（
33、 ）70、档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。三、 简答题1什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？受意：是指文员接受和领会上司意图。一种：直接受意另一种：间接受意。文员在受意过程中应注意的事项：用心倾听、认真记录、弄清意图、及时实施。2文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么？进言:是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。进言的意义和作用：参谋作用、补缺作用、增进关系作用。进言的方法和要求：适事 适时 适地 适度3来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么？(1)受理的范围是:国家机关,主管部门或新闻单位转来的信件;
34、职工,群众直接给机关,单位领导的信件. (2)及时拆封.拆封时,不要损坏邮票,邮戳和其他书写内容的地方.对急信,要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理.拆开后在装订时,信纸在前,信封在后,要一并装订. (3)认真阅读.把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明参阅某卷宗或可与前信印证等.提供领导复信所需要的资料.(4)逐项登记.用钢笔将写信人的姓名,职业,单位或住址,写信时间,收发日期,主要内容,要求,收信单位(人)以及承办后的情况,结果和立卷存档号等详细记载,便于统计,查找和催办.(5)认真处理.处理信伺:应该按照分
35、级负责,归口办理的原则,进行转办,交办或自办(6)及时复信.复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任.复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行.4文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？(1)要获得上司的许可；(2)如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认(3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等；(4)约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表。还应准备约会所需要的文件资料。(5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要
36、安排约会；(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；(?)公司有重大活动的那一天不宜安排约会；(8)地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。5文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？（1）有电子提示系统和人工提示系统（2）电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表,报警系统,一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输人的信息。人工提示系统的做法:设置基本办公日程表,固定活动日期一览表,使用提示性备忘录,准备约会表,准备特殊提示卡,准备交往提示文件.6文员所作的完整的会议记录应该包
37、括哪些事项？（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间，结束时间）；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；(8)会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。7提高会议效率可以有哪些做法？遵循法律法规；合理确定会议目标；确定必要的与会者；减少会议的数量；缩小会议规模；简化会议程序；缩短会议时间；控制会议经费；分析会议成本。8文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？（1）不要时区报告的适当时机，最好是在完成被指示工作之时，但也有时要在未完成前作期中报告；如果上司太忙，或报告时间长，要预先约好时间。（2）不要弄错报告
38、对象及顺序，要直接向指示工作的人报告，顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，事先要把要说的事及顺序整理好，一定要简短、扼要、流畅；复杂的报告，内容要按5W2H的原则检查是否有遗漏。9办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？ 让对方接受自己的看法而没有勉强的感觉；用语言和态度去打动别人；清楚的知道最想说什么；了解并研究对方的立场和意向；以诚恳的态度为对方着想而发言。10单位印章主要有哪些？p244245 印章的刻制和使用有哪些规定？(1)单位印章,套印章，钢印,领导人签名章,其他印章；（2）刻制公章有两种情况:一种是由上级主管机关刻制颂发；另一种由法人代表申请,经
39、主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制；公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用；加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名；将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记；功日盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整,不歪斜,更不能颠倒；凡以单位名义发出的公文,信函等都必须加盖单位公章方能有效。11按照2000年国务院行政机关公文处理办法的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？(1)命令(令)；(2)决定；(3)公告 ;通告；(4)通知、通报；(5)议案；(6)报告；(7)请示；(8)批复 :意见；(9)函；(1 0)会议纪要。12公文
40、的完全格式包括哪几项？ (1)版头,发文字号,印刷顺序号；(2)密级,紧急程度；(3)签发人姓名；4)公文标题；5)主送机关；6)正文,附件；(7)发文机关,成文日期,机关印章；8)注释,阅读(发送)范围；9)主题词；(10)抄送单位,印发说明。13文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程是什么？(1)拟稿.(2)核稿.是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实(3)签发.指机关领导人对文稿的最后审定,签字发出(4)编号.已经签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号(5)缮印.对已经签发的文件定稿进行誊清,复印或排版印制.(6)校对,指将文件的誊写稿
41、,打印稿或清样按定稿核对校正(7)用印,是指在完成的文件上加盖机关印章.(8)登记(9)分发.指对准备发出的文件:进行分装和发送.14什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷？(1) 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷,称为立卷特征；(2)按问题特征立卷；(3)按作者特征立卷；(4)按文种特征立卷；(5)按时间特征立卷；(6)按地区特征立卷；(7)按通讯者特征立卷；(8)在运用六个特征立卷时,需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。15.简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用，可以用于向上级汇报会议情况；也可以
42、分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。有两种形式：1、议决性会议纪要；2、周知性会议纪要。16、什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？参考答案：文员的挡驾方法是指：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出门阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉第达到阻挡或拒绝的目的即可。主要的挡驾法有：（1）电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。（2）来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或
43、先作请示。（3）会议、活动挡驾。对必必要的会议和活动，文员要替上司委婉地谢绝。17文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?参考答案： (1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告；(3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是。”（4）一定要简短、扼要、流畅；(5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏；(6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项
44、目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。设计题1小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?电话放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录;电脑放在右边；新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的标识条；各种笔,胶水,剪刀,印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公司印章放入办公桌带锁的抽屉内；墨水放
45、置在储物架底层,复印纸放在下面几层。2安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？(1)接受任务；(2)了解来宾；(3)制订计划；4)预订食宿；5)迎接来宾；6)商议日程；7)安排会谈；8)陪同参观；(9)送别客人；(10)接待小结。3康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:00到12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就
46、在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？(1)会议的名称；(2)出席会议者的姓名或组织,部门的名称；(3)日期,时间(开始到结束的预定时刻)；(4)地点:(具体在几楼几号会议室)；（5)议题(或者议事日程)；(6)主办者的联络处,电话号码等；(7)开会所在地,建筑物名称,几楼,电话号码(必要时可附上地图)；(8)注意事项,是否备有餐点,有否停车场,或当天应备的资料等。4文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？（1）文秘人员如果在会议上要发言，应先把要讲的内容作一个完整结构的构思，简略记下发言的要点。（2）会议上注意自己的表情和说话的语调，并控制发言的时间。（3）对发言内容加以引导，提醒时间有限。（4）在会上可分配工作任务，认真倾听
