1、装订线 课 时 计 划 任课班级：财务、会电、审税、会计(中职)041班 教案编号：7 周 1号 2005 2006 学年度第二学期题目第3章 总账系统应用技术 3.5 辅助核算账管理教学目标通过本节的教学，使学生了解辅助核算账管理的业务处理流程，掌握辅助核算账业务的操作方法。授课类型 讲授教学场所 多媒体教室1419教学整体设计教 学 内 容教学时间教 学方 法教学资源 复习旧课，引入新课第3章总账系统应用技术3.5 辅助核算账管理3.5.1 部门核算与管理3.5.2 往来核算与管理课内技能训练小结、讨论5分70分10分5分讲解法演示法直观法讨论法多媒体教室及课件知识要点部门核算与管理的基本
2、功能往来核算与管理的基本功能技能要点部门设置与管理的基本步骤往来核算与管理的基本步骤教研室主任签字： 教学时间：2006年 04月17 日16第3章总账系统应用技术3.5 辅助核算账管理3.5.1 部门核算与管理3.5.1.1 部门核算与管理的基本功能为了提高管理水平和经营效率，多数企业实行了承包经营方式，将企业的经营目标分解到每个职能部门，并在此基础上明确分类核算与管理，对部门的收入与费用实行多级核算与管理。财务部门希望及时了解各部门的收支情况，以便考核各部门的经营业绩和管理绩效，各部门也希望随时掌握本部门的各项收支情况，以便进行科学管理和控制。从理论上讲，无论是手工账务处理还是计算机账务处
3、理，完成部门核算都是没有问题的。但是，如果部门很多且分得很细，那么手工账务处理的工作量就会急剧增加，从成本效益考虑，实行部门核算是不足取的，甚至有时候是根本不可能的。但是，由于计算机处理数据的高效性、准确性和快捷性，使得这种多层次的交叉核算成为可能，而且很容易实现。在手工方式下，财务核算一般是按部门设置明细账，在实行计算机记账后系统提供了二种实现方法，满足对部门核算的需求：第一种方法是同手工方式一样将部门作为明细科目来设置，第二种方法是不将部门作为明细科目设置，即采用本系统提供的部门核算功能，在会计科目中，对部门核算的科目选择“部门核算”的选项，这里我们主要介绍第二种方法的使用。部门核算与管理
4、模块的主要功能，如图3-67所示。部门核算与管理建立部门一览表部门期初与计划录入输出部门核算账部门收支分析表部门计划执行报告核对部门核算账图3-67 部门核算与管理功能模块示意图3.5.1.2 部门设置 若某科目要求进行部门核算，必须在建立会计科目时将该科目的“辅助核算”选项选为“部门核算”，然后，再通过本功能进一步的设置，主要内容为：1建立部门一览表即将本企业内部的所有部门分别编码后，在系统中建立其档案管理系统。本功能已经在2.2.3中进行了详细介绍，这里不再重复。2部门期初与计划录入期初，即手工会计系统向计算机系统转换时各部门对应各部门核算科目下的期初余额或每年的年初余额；计划，即各会计期
5、内各部门对应各部门核算科目下的计划数。通过部门期初与计划录入功能，不仅可在第一次使用本系统时，将手工账上各部门下各部门核算科目的余额录入系统，实现手工系统向计算机系统的转换；而且，可将今后各个会计期的计划数录入系统。同时，还可以通过本功能，调整今后各年各部门的期初数。3.5.1.3 部门核算计算机总账系统中，只要进行了准确部门核算与管理设置，系统就可自动生成部门核算与管理的数据。在通过总账系统处理日常业务时，若遇到要求进行部门核算的业务(部门核算科目)，系统将自动提示使用者输入相应的部门；记账时，系统将自动形成部门核算与管理所需的各种数据。1输出部门总账可根据指定的部门核算科目和会计期间，输出
6、该部门核算科目下指定期间内各部门的期初余额、借贷方发生额及期末余额；也可根据指定的部门和会计期间，输出该部门下指定期间内对应各个部门核算科目的期初余额；借贷方发生额及期末余额。部门总账查询主要用于查询部门业务发生的汇总情况，检查部门费用或收入的发生及余额情况等。系统提供了三种部门辅助总账查询方式：指定科目查询总账、指定部门查询总账、同时指定科目和部门查询总账。(1)指定科目查询总账本功能用于查询某部门核算科目（即在【会计科目】中设为部门核算的科目）下各个部门的发生额及余额汇总情况，其操作步骤为：在【辅助】菜单中，指向【部门总账】，单击【科目总账】，出现“部门科目总账条件”选择框，如图3-68所
7、示。图3-68 指定科目查询条件在【科目】框中，选择550302办公费用。在【月份】框中，选择从2006.01-2006.01。根据需要选择是否包含未记账凭证复选框。单击【确定】，显示查询结果，如图3-69所示。将光标定位在总账的某笔业务上，单击【明细】，可以联查部门明细账。图3-69 部门科目总账查询结果(2)指定部门查询总账本功能用于查询某部门的各费用、收入科目(即在【会计科目】中账类设为部门核算的科目)的发生额及余额汇总情况，其操作步骤为：单击【辅助】菜单中的【部门总账】，再选其下的【部门总账】，进入后，屏幕显示部门总账查询条件窗，如图3-70所示图3-70 指定部门查询条件在窗口中选择
8、要查询的部门、起止月份等查询条件。如果需要查看包含未记账凭证的部门总账，用鼠标单击“包含未记账凭证”复选项即可。条件输入后，用鼠标单击【确认】按钮。屏幕显示部门总账的查询结果，如图3-71所示。图3-71 部门总账查询结果在图3-71中的部门窗口，可选择需要查看的其他部门。用鼠标单击工具栏中的【明细】按钮，可查询当前部门当前月各科目的明细账。用鼠标单击工具栏中的【定位】按钮，可按所输条件定位查询辅助账。(3) 同时指定科目和部门查询总账。本功能用于查询某部门下某科目各个月的发生额及余额汇总情况。其操作步骤为：单击【辅助】菜单下的【部门总账】，再选【三栏式总账】，进入后，屏幕显示部门三栏式总账查
9、询条件窗，如图3-72所示。图3-72 同时指定科目和部门查询条件在窗口中选择要查询的科目及部门等查询条件。如果需要查看包含未记账凭证的部门三栏式总账，单击“包含未记账凭证”复选项即可。条件输入后，再单击【确定】按钮。屏幕显示三栏总式账的查询结果，如图3-73所示。图3-73 科目、部门总账查询结果在查询过程中，可以单击科目下拉框及部门参照按钮或直接输入科目及部门编码，选择需要查看的科目及部门。选择屏幕右上方的账页格式下拉框，显示科目的数量、外币账。单击工具栏中的【明细】按钮，即可联查到当前部门及科目各月份的明细账。2输出部门明细账本功能可以查询各部门核算科目的明细账，也可查询各部门明细账，还
10、可以查询某一科目、某一部门的明细账以及部门多栏账。可根据指定的部门核算科目和会计期间，输出该部门核算科目在指定期间内分部门的明细账；也可以根据指定的部门和会计期间，输出该部门在指定期间内对应各个部门核算科目的明细账；还可通过指定部门核算科目及部门和会计期间，输出该科目该部门下指定期间内的明细账。部门明细账的具体格式有金额式、原币金额式、数量金额式和原币数量式四种，输出明细账时，可根据自己的实际情况选择输出格式。另外，还可以输出多栏式明细账。部门明细账查询用于查询部门业务发生的明细情况，主要有四种查询方式：按科目查询部门的明细账；按部门查询科目的发生情况；查询某科目某部门各期的明细账；横向和纵向
11、列示查询部门下各科目的发生情况。前三种查询方式与上一问题的输出部门总账查询方式基本相同，请学生自行操作，这里我们主要介绍第四种查询方式，即部门多栏明细账查询，其操作步骤如下：单击【辅助】菜单下的【部门明细账】，再单击【多栏明细账】项，进入后，屏幕显示部门多栏明细账查询条件窗，如图3-74所示。图3-74 部门多栏明细账查询条件在窗口中选择要查询的部门、月份范围及科目。如果需要查看包含未记账凭证的部门多栏明细账，需要选中“包含未记账凭证”选项框。条件输入后，单击【确认】按钮。系统提供两种分析方式：金额分析和余额分析。金额分析即根据科目性质分析其某一方发生额，余额分析即分析所有发生额。按余额分析时
12、，借方发生额按正数显示，贷方发生额按负数显示。屏幕显示部门多栏明细账的查询结果，如图3-75所示。图3-75 部门多栏明细账查询结果在查询过程中，可以用鼠标点取部门参照按钮或直接输入部门编码(或部门名称)，选择需要查看的部门。用鼠标单击工具栏中的【凭证】按钮，可联查到相应的凭证。3.5.1.4 部门管理 部门核算，不仅为财务部门深入核算企业内部各部门的收支情况提供了方便，而且通过部门核算产生的核算数据，为企业及部门业务的管理和各项费用的控制与管理提供了基础数据。部门管理的主要功能是部门收支分析和部门计划执行报告。1部门收支分析表为了加强对各部门收支情况的管理，系统提供了部门收支分析功能，可对所
13、有部门核算科目的发生额及余额按部门进行统计分析，形成部门收支分析表。部门收支分析表即是对各个部门或部分部门指定期间内的收入情况或费用开支情况汇总分析的报表。统计分析数据可以是发生额、余额或同时有发生额和余额。在对发生额及余额进行统计分析时，系统将科目、部门的期初、借方、贷方、余额一一列出，进行比较分析，其操作步骤如下：单击【辅助】菜单下的【部门收支分析】项，屏幕显示部门收支分析查询条件向导一对话框，通过选择钮在科目选择窗中选择需要查询部门收支分析的科目，如图3-76所示。图3-76 部门收支分析向导一选择完科目后，单击【下一步】按钮，进入查询条件向导二，单击选择按钮在部门选择窗中选择需要分析的
14、部门。如图3-77所示。图3-77 部门收支分析向导二选择完部门后，单击【下一步】按钮，进入查询条件向导三，如图3-78所示。图3-78 部门收支分析向导三选择要进行收支分析的起止月份，单击【完成】按钮，屏幕显示部门收支分析表，如图3-79所示。图3-79 部门收支分析表用户可以在分析过程中，用鼠标点【过滤】按钮及“全部”、“收入科目”、“费用科目”的页签查询需要得到的数据。如：用户希望查询收入科目的发生额的分析表，只需在查询界面中用鼠标单击“收入科目”页签，并在过滤功能中选择贷方即可。若所选部门中有某部门为另一部门的上级部门，则合计中不统计其下级部门的数据，只统计该上级部门的数据。2部门计划
15、执行报告部门计划执行报告，是各部门的实际执行情况与计划数据的对比报表。通过部门计划执行报告，可以为管理者提供各部门完成计划的情况。部门计划执行报告，主要有以下两种数据方式：一是各部门在某部门核算科目下的实际发生额与计划发生额的对比方式。二是各部门在某部门核算科目下的余额与计划比较方式。在使用两种方式时使用者可自由选择。3.5.2 往来核算与管理3.5.2.1 往来账款核算与管理概述往来账款核算，是指对因赊销、赊购商品或提供、接受劳务而发生的将要在一定时期内收回或支付款项的核算。往来账款核算包括个人往来核算、单位往来(客户和供应商往来)核算。个人往来是指企业与单位内部职工发生的往来业务，单位往来
16、是指企业与外单位发生的各种往来业务。手工方式下对往来账款的管理主要是通过应收账款、应收票据、预付账款、其他应收款、应付账款、应付票据、预收账款、其他应付款、其它应交款等会计科目来进行。在电算化系统中，并不一定对以上所有科目进行管理，而是根据企业会计与财务管理的需要对其中的某些科目进行管理，具体讲是对科目的辅助核算设置为往来属性(个人往来、客户往来、供应商往来)的会计科目进行管理。利用往来核算功能需先在设置会计科目时将需使用往来核算的科目的辅助核算属性设置为个人往来或客户往来或供应商往来(详见本书3.2.2中的介绍)，然后使用往来核算模块可以完成往来清理、往来对账、往来正式明细账输出、往来余额统
17、计和打印催款单等功能。 3.5.2.2 往来账的核对与核销1往来账的核对对已达往来账应该及时作往来账的核对工作。核对是指将已达账项打上已结清的标志，核对方式有两种，即自动核对和手工核对。自动核对是指计算机自动将所有已结清的往来业务打上“标记”。往来自动勾对是按票号+逐笔+总额三种方式进行勾对的，票号勾对就是对同一科目下票号相同、借贷方向相反、金额一致的两笔分录进行自动勾对，逐笔勾对就是在用户未指定票号的情况下，系统按照金额一致、方向相反的原则进行自动勾对，总额勾对是指当某个人的所有未勾对的借方发生额之和等于所有未勾对的贷方发生额之和时，系统则将这几笔业务进行自动勾对，本功能执行一般可在记完账后
18、或在期末如要查询或打印往来账前进行。进行自动勾对时，系统自动将所有已结清的往来业务打上“”标记。手工核对是指如果某些款项不能自动判断，可以通过手工辅助核对，即按指定键对已达账项打上“” 标记。总账系统对往来账分别按业务号、逐笔、总额进行自动勾对。若无法使用自动勾对可使用手工勾对方式来勾对，勾对后进行平衡检验。一般应在记账完成后或期末查询、打印往来账前进行往来账两清处理工作。核对应该分科目、分往来客户/供应商进行。首先选择往来科目，然后选择往来客户/供应商，再选择核对方式进行核对。例3.23 对环球电子技术股份有限公司2006年1月份的往来账进行勾对。操作步骤：在总账系统的【辅助】菜单中，单击【
19、客户往来两清】项，屏幕显示“客户往来两清查询条件”对话框，如图3-80所示。图3-80 客户往来两清查询条件窗口在【科目】框中，选择“1131 应收账款”；在【客户】框中，选择“阳光电校”；截止月份：2006.12。再单击【确定】按钮，屏幕显示“客户往来两清”窗口，如图3-81所示。图3-81 客户往来两清窗口单击【自动】按钮，即可进行自动勾对，并在“两清”栏自动打上勾对标志“”；若发现有应该勾对而没有勾对，可双击“两清”栏，进行手工勾对，并在“两清”栏上显示标志“”，见图3-82所示。图3-82 客户往来两清勾对若想取消勾对或想重新勾对，可单击工具栏上的【取消】按钮进行自动取消，也可双击“两
20、清”栏手工取消两清标志。2往来账的核销核销是指对债权、债务已结清的业务作删除处理，表示本笔业务已结清。其目的是便于将未结清款项反映出来，以此反映企业各种应收款的形成、收回及其增减变动情况。核销可由计算机自动进行，也可以利用销账功能使用有关功能键进行手动核销。由于计算机处理方式采用建立往来辅助账进行往来业务的管理，为了避免辅助账过于庞大，影响运行速度，对于已核销的业务应进行删除，删除工作通常在年底结账后作一次性删除，平时不必进行。在核销往来账时，应在确认往来已达后，进行核销处理，删除已达账。通常情况下，企业应该指定专人负责往来账的核销操作工作，并在专人核实待核销的往来账项后，进行删除已达账操作。
21、3.5.2.3 往来账表输出往来账表的输出有屏幕查询和打印输出两种方式。1往来账表的查询往来账表查询模块可实现对往来余额表、明细账的查询，并生成各种信息统计表。(1)余额表的查询用于查询往来科目各往来项目(个人往来、客户往来、供应商往来)的期初余额、本期借方发生额合计、贷方发生额合计和期末余额。包括“科目余额表”、“部门余额表”、“项目余额表”、“个人余额表”、“三栏式余额表”等多种查询方式。这里只介绍个人往来余额表的查询，其他查询方式大同小异。例3.24 对环球电子技术股份有限公司2006年1月份的个人往来账的往来余额表进行查询。操作步骤：在总账系统中的【辅助】菜单中，单击【个人往来余额表】
22、项下的【科目余额表】，屏幕显示“个人往来_科目余额表”条件窗口，如图3-83所示。图3-83 个人往来_科目余额表条件窗口在条件窗口中输入相应的查询条件后，单击【确定】按钮，屏幕显示“个人往来余额表”，如图3-84所示。图3-84 个人往来_科目余额表在个人往来余额表窗口，单击【明细】按钮可以查询个人往来明细账，单击【累计】按钮可以查询本期借贷方累计发生额。(2)往来明细账查询本功能用于查询各往来科目个人往来明细账、客户往来明细账、供应商往来明细账，并能按个人、客户、供应商或科目打印往来对账单等。系统提供了多种组合条件查询方式，可以查询不同的内容，如科目与发生额或余额组合，表示要查询某往来科目
23、在一定的发生额范围(余额范围)内的记录。例3.25 对环球电子技术股份有限公司2006年1月份的客户往来明细账进行查询。操作步骤：在总账系统中的【辅助】菜单中，单击【客户往来余额表】项下的【客户科目明细账】，屏幕显示“客户科目明细账”条件窗口，如图3-85所示。图3-85 客户往来明细账条件窗口在条件窗口中输入相应的查询条件后，单击【确定】按钮，屏幕显示“客户往来明细账”，如图3-86所示。在明细账窗口，单击【总账】按钮可以联查客户往来总账，单击【凭证】按钮可以联查该业务的凭证。图3-86 客户往来明细账2往来账表的打印往来账表打印功能可以实现对各种单据、账表的打印，有往来账款明细账、往来汇总
24、表等。用户可分别单击【辅助】菜单下的【辅助账簿打印】下的【客户往来明细账】、【客户往来多栏账】、【供应商往来明细账】、【供应商往来多栏账】、【个人往来明细账】、【部门三栏明细账】、【部门多栏明细账】、【项目三栏明细账】、【项目多栏明细账】等项目打印相应的账簿；也可以在查询各种账表时，在查询窗口，单击工具栏上的【打印】按钮，打印相应的账表。3.5.2.4 往来账龄分析往来账款的账龄分析是往来管理的重要功能之一。“账龄”是指某一往来业务从发生之日起到结清之日的时间期限。通过账龄分析表对往来账款拖欠时间的整理归类和分析，了解企业管理人员收款工作的效率，以便正确确定今后的销售策略，并能根据各种应收账款
25、过期的时间和历史资料，估计坏账损失。通过账龄分析表，系统将输出应收账款科目下所指定的，各个账龄期间内各往来客户应收账款的分布情况，计算出各种账龄应收账款占总应收账款的比例，以帮助财务人员了解分析应收账款的资金占用情况，便于企业及时催收款项。例3.26 对环球电子技术股份有限公司2006年1月份的往来账龄进行分析。操作步骤：在总账系统中单击【辅助】菜单下的【客户往来账龄分析】，屏幕显示“账龄分析条件”对话框，如图3-87所示。图3-87 客户往来账龄分析条件窗口根据实际情况输入相应的查询条件后，单击【确定】按钮，屏幕显示“往来账龄分析”窗口，如图3-88所示。在往来账龄分析窗口，单击【详细】按钮
26、可查询各个客户账龄的详细情况；单击【比率】按钮可查询客户各账龄区间段的金额占总额的百分比。图3-88 客户往来账龄分析窗口3.5.2.5 生成催款单催款单是对客户或对本单位职工的欠款催还的管理方式。催款单限制使用在设置有辅助核算的应收账款和其他应收款的科目。催款单根据不同的行业预置不同的格式，主要包括两个部分：系统预置的文字性的叙述(可修改或自己填写)和由系统自动取数生成的应收账款/其他应收款对账单。催款单还可以打印所有客户的应收账款或所有职员的其他应收款情况，也可以选择某一个客户或某一位职工打印催款单，催款单中可以按条件显示所有的账款和未核销的账款金额。例3.27 查询并打印环球电子公司20
27、06年1月份的客户往来催款单。操作步骤：在总账系统中单击【辅助】菜单下的【客户往来催款单】，屏幕显示“客户往来催款单条件”对话框，如图3-89所示。在条件窗口选择客户、截止日期、查询科目等信息，在函证信息栏输入催款信息，输入完毕后，单击【确定】按钮，屏幕显示“客户往来催款单”，如图3-90所示。图3-89 客户往来催款单条件窗口 图3-90 客户往来催款单装订线思考题或作业题1如何进行部门设置与管理？2部门总账的查询方式有几种？部门明细账的查询方式有几种？3往来核算包括哪些内容？4往来科目的管理有几种方式？5如何进行往来账的核对？6如何查询部门账和往来账？7什么是账龄？如何进行往来账龄分析？8如何生成往来崔款单？ 参考资料目录1上海财经大学出版社会计软件应用技术；2高等教育出版社会计软件操作、会计电算化实用教程；3希望电子出版社-会计软件应用职业技能培训教程;4机械工业出版社-会计电算化；5电子工业出版社-会计电算化等。课后分析
