1、人力资源部：黄淑敏1234电子邮件的格式电子邮件的礼仪规范收件人、抄送人的选择邮件写作的注意事项教学重点：教学重点：了解电子邮件的格式、电子邮件写了解电子邮件的格式、电子邮件写作的礼仪规范作的礼仪规范教学难点：教学难点：掌握收件人、抄送人的选择、电子掌握收件人、抄送人的选择、电子邮件写作的注意事项邮件写作的注意事项电子邮件的格式ChapterChapter 1 1内容构成（6要素）：称呼、问候、正文、祝颂语、署名、日期格式上的要求：（1）称呼：称呼顶格写在第一行，然后，再在后面加上冒号，表示下面有话要说（2）问候语：问候语要写在称呼的下一行，空两格。它可以独立成为一段123456称呼1.第一行
2、顶格2.以冒号结尾，表示有话说；正文1.三部分：链接语、主体文、总括语；2.每一论点重起一行，低两格起；署名1.落款签名，一般情况下统一设置；2.签名可以根据需要设置多个版本；问候1.称呼下另起一行2.低两格祝颂语1.表示致敬、祝贺之意；2.另起一行，顶格或低两格；日期1.发件当日日期；2.邮件自动功能，可省略；01020304结构要素要完整格式编排要合理（协调统一）内容呈现要清晰（分层分类）字体字号选择要恰当称呼问候时间时间主题主题9:30-10:00第一季度销售指标完成总结第一季度销售指标完成总结王总王总10:00-11:30讨论各个销售部门第二季度销售指标设定讨论各个销售部门第二季度销售
3、指标设定11:30-12:00确定各个部门的第二季度的销售指标确定各个部门的第二季度的销售指标 会议前请您准备以下资料：1.第一季度销售指标完成中碰到的难点；2.第二季度销售二部的指标设定；3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。谢谢！祝颂语链接语主体文总括语正文张经理：您好！邀请您参加2009年3月26日在公司1号会议室举行的“第二季度销售指标确定会议第二季度销售指标确定会议”。会议的具体安排如下：电子邮件写作的礼仪规范ChapterChapter 2 2收件人、抄送人的选择ChapterChapter 3 3在功能上无特别区别在指向上有所区别：主要是
4、为了区分收件人的主次用。收件人（主送）请示受双重领导上级领导临时交办坚持一个主送，不能多头主送；发送上行文时，应当根据工作内容选择对象，即：针对具体公务活动的职权归属写明主送人和抄送人；除领导直接交办的事情以外，不随意向上级发送请示、报告、意见之类的文件；（二）关于抄送 抄送人是指除主送人外需要执行或知晓内容的其他人。抄送范围得当，有助于公文处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。1应当抄送的情况（1）除主送人外，需要执行或知晓公文的其他人员，应列为抄送人；（2）上级部门向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级部门；（3）隔级沟通：下级因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的
5、上级；上级越级向下级行文时，可以抄送受文人的直接上级。2不应当抄送的情况（1）请示邮件不得抄送其下级部门或个人；（2）接受抄送公文的部门或个人不必再向其他机关转抄、转送；（3）凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。邮件写作注意事项ChapterChapter 每一封邮件都要有主题，邮件主题应该简洁明了并且与邮件内容有关。如果一次要和对方讨论的事情是不同的主题，建议分开使用不同的邮件传送。也就是说，每封信的主题最好只有一个，这样对方会比较好针对单纯的主题加以回信。撰写邮件之前，不妨想到此时是面对着对方，而不是面对键盘与屏幕，这样可以让语气温暖一点；书写时要比口语对话再稍微正式一点；设想对方看了你的
6、信之后可能有的观点，多站在对方的立场思考你要写的邮件；了解对方和你一样都是大忙人，讲重点即可；多一点体贴，想办法让你的邮件，看起来简短扼要，有亲和力又不失礼。电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段的重点。邮件结构：邮件结构：主动说出你期待对方做的事情主动说出你期待对方做的事情当你想要收件者采取行动时，如果邮件的内容较长，在信件的一开始，就应说明你的要求。如果内容很短，不超过一个屏幕可以读完的范围，就直接在信件内容的结尾提出要求也可。如果发送表格形式（内容不多），建议将表格复制到邮件内容中进行发送。邮件的日期与时间要明
7、确在邮件中提到的日期与时间，一定要具体，你说的下个月或是下周三到底是什么时候?因此最好改成下周三(3月7日)下个月(8月)，时间也要明确，是上午还是下午?几点？以免双方认知不同而产生误会如果你回复对方的来信时，使用对方的主旨回复，让对方知道这是来自于你的回复。此外，如果想要在主旨点出回复的重点，可以在邮件本文内容里写上回复主旨：XXXXXX让对方知道这是回复哪一封信。谨慎使用全部回复检查自己写的邮件时，试试看读出声音，查看语句是否通顺、是否是对话式的写作风格、是否有错别字、对话式的写作风格轻松但不失礼，而且也比较自然顺畅。1.采用主动的语气。让收信者知道，是谁应该来做这件事情。A.你对这件事情有什么想法?B.有谁可以提供意见给我?看 得 出 来 吗?A 比 B 来 得 主 动 而 明 确。2.动词比名词更有力量。C.让我们做个计划吧!D.让我们计划这件事情。在D句里，计划两个字被用在动词的表现，会比C句用在名词有力量。END
