1、辽宁省档案职称考试指南第一部分复习资料资料仅供参考 档案利用工作构成三要素答：1、档案利用者（主体因素）2、档案信息资源（客体因素）3、档案利用服务（条件因素） 档案提供利用工作的要求答：1、加强各项基础工作建设2、树立主动服务思想3、研究档案用户了解利用需求和效果4、不断完善档案利用的服务方式5、扩大利用范围服务社会服务公民 档案编研的特点答：思想性、研究性、政策性第二部分 文书工作与归档文件整理第一章 文书与文书工作一、文书的定义及基本内容。 文书是人们在社会实践中，为处理各种事物而形成的，具有特定效用的信息记录。这个定义包括：1、文书是在人类社会实践活动中形成的。2、文书是出于人类主观愿
2、望，是为记录和传达某种意图而形成的。3、文书是用文字的形式表示并附着在一定载体上的信息记录。二、上行文和下行文的行文方式？上行文：逐级、多级和越级。下行文：逐级、多级和直贯到底。三、行文关系：隶属关系、业务指导关系、平行关系。 四、行文注意事项？1、严格控制发文数量和范围。2、尽量直接对口行文，减少中间传递环节。3、上报的公文有以下情况者，上级机关的文书部门可将其退回原呈报单位。五、上、下级机关之间的行文规则？1、政府各部门在本部门职权范围内能够互相行文，能够向下一级政府的有关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府行文。2、凡部门之间未对有关问题协
3、商一致，一律不得各自向下行文。3、向上级机关行文，应当主送一个上级机关，如需报送相关的上级机关，可用“抄报”的形式。4、请示的公文应当一文一事，报告中不得夹带请示事项。5、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关；向下级机关布置工作，如对上级的决议、命令、指示等有所变通时，庆事先向上级请示批准，不得以抄报文件代替请示。6、受双重领导的机关向上级请示，应当写明主送机关与抄报机关，由主送机关负责答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应酌情抄送其另一上级机关。六、第二章 现行机关文书一、命令的类别及注意事项？类别：公布令、行政令、嘉奖令。注意事项：1、命令的发文机关有
4、严格的限制。2、命令是上级领导机关对下级机关或人员发布的领导性、指挥性文书，具有极高的权威性和显著的强制性，要求受令者必须立即执行。3、令与命令从意义上无区别，但令更常见于专令，如嘉奖令。二、决定和决议的类别？决定的种类：部署性和奖惩性决定。决议的种类：决定性和纪要性决议。三、决定和决议的异同？相同点：决定和决议是性质相近的两个文种，它们者有制约和规范作用，都具有严肃性和权威性，决定和决议是针对重要事项或问题做出决策的文件。不同点：1、适用对象不同。2、决策的原则和形式程序不同。3、内容的侧重点和表示方式不同。四、指示的类别：全局性和局部性指示。五、通报的适用范围及类别？适用于表彰先进，批评错
5、误，传达重要精神或者情况。类别：表扬性通报、批评性通报、情况通报。六、议案的分类：立法案、任免案、重大事项案。报告的分类：工作报告、情况报告、建议性报告。函的分类：商洽函、询复函、请求批准函。会议纪要的分类：决议性和协议性纪要。公报的分类：会议公报、外交公报和新闻公报。行政机关公文分为：公文眉首、主体和版记三部分。七、公文的眉道部分包括什么？1、秘密等级和保密期限2、紧急程度3、发文机关标志4、发文字号5、签发人对于收文机关来说，还加上收文处理项目，收文机关名称、收文编号、收文时间、存档号四个部分。八、公文的主体部分包括：公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、发文机关及印章、附注。九、
6、公文的版记部分包括什么：主题词、抄报机关、抄送机关、印发机关和印发时间、页码。十、文本包括：正本、副本、存本、试行本、修订本、各种文字文本件。十一、公文材料的收集和选用要求？1、收集材料的要求多。2、选用材料的要求严。选用材料应注意：真实可靠、具有典型意义、新鲜生动、适当加工梳理。十二、公文结构的内容包括；开头、结尾、层次、段落、过渡和照应六个要素。开头包括：目的式开头、根据式开头、概述式开头、说明式开头、引叙式开头、提问式开头、结论式开头。结尾包括：总结式结尾、号召式结尾、强调式结尾、祈使式结尾、说明式结尾。公文的层次安排的方式：递进式、并列式、因果式、总分式。常见的公文过渡形式有：用段落过
7、渡、用句子过渡、用词语过渡。公文常见的照应形式有：题文照应、前后照应、首尾照应。十三、通用公文的撰写步骤？1、明确发文目的和主题。2、收集有关材料，进行调查研究。3、拟出提纲，安排结构。4、拟写正文。5、要重复检查，认真修改。十四、十五、第三章 现代办公环境下的公文办理一、文书办理程序包括什么？1、收文办理：收进阶段有签收、登记、审核。阅办阶段有拟办、传阅、承办。2、发文办理：草拟、审核、签发、复核、编号登记、缮印、用印、分发、注办、传递。二、签收应注意：清点、检查、签字。文件登记的作用：1、便于文件的管理和保护。2、便于文件的查找和利用。3、便于文件的统计和催办。4、便于作为工作凭证。文件登
8、记的形式：外收文登记的项目有七项：顺序号、收文时间、来文机关、收文机关、发送方式、签收人、备注。内收文登记的项目有11项：日期、顺序号、来文字号、密级、发文机关、文件标题、份数、分送单位、收者签字、处理情况、备注。收文能够考虑不登记的范围：1、各种公开的和内部的出版物。2、一般性的公开信和不应开拆的私人信件3、一般性的简报4、已被综合性文件详细包括的文件5、行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等。传阅的方式有：分送传阅、顺次传阅、阅文室阅读。拟办的内容有5种：拟明批办人、拟明承办部门、拟明阅读范围、拟明处理问题的方案、提供背景材料。传递的途径可分为：寄递、电信传递和直接投递三种。缮印的步骤：打
9、印或排印校样校对校样印刷装订等四个步骤。三、第四章 文书管理、整理（立卷）综述一、文件清退的范围：绝密文件、有重大错误的文件、送领导和有关人员传阅的文件、征求意见的文件、审阅文件和经本人审阅的领导同志的讲话材料等。二、文书整理（立卷）是指将办理完毕的、具有查考、保存价值的公务文书按其形成过程中的有机联系进行组合，以便于保管、检索和利用。文书立卷包括文书立卷与归档文件整理两种方法。三、各种稿本的归档案范围：草稿、试行草案、定稿与存本、正本与副本。草稿的整理（立卷）分三种情况：一般文件的草稿、经立法程序形成的法规性文件草稿、重要文件的草稿。四、归档制度的内容：归档范围、归档时间、归档要求。归档要求
10、：1、采用立卷方法的归档要求。2、采用归档文件整理方法的归档要求。3、与纸质文件相配套的其它门类和载体的档案，整理方法也应符合有关制度和规范要求。文书立卷，又称组卷，就是将办理完毕的具有查考保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律组合成案卷。这一定义包括几层含义：1、必须是办理完毕的文件材料才可立卷。2、必须是具有查考保存价值的文件材料才应立卷。3、必须按照文件在形成过程中的联系和规律组合案卷。文书立卷计划：是文书和档案部门针对机关工作的实际情况，每年预先编制的案卷方案。制定立卷计划主要包括明确归档范围、制定保管期限表、编制归卷类目等。归卷类目：就是分类方案、归档范围、保管期限表的
11、结合体。 归卷类目由类名、条款顺序号、条款、保管期限等项目组成；类名为条款分类的名称；条款顺序号是每一条款排列的顺序编号，也是条款的代号；条款是一组文件的题名；保管期限是文件的保存期限。归类类目的作用：1为平时归卷提供了依据。2、为立卷前文件的查找利用提供可靠的线索。3、为年终立卷提供方便。归卷类目的编制方法：1、选择分类方法：包括年度组织机构分类法和年度问题分类法。2、拟制类目条款包括归卷类目条款的设置要适当；条款的标题要确切、具体、明了；条款之间不能相互包含交叉，要尽可能标明一个条款内所包括的是由什么机关制成的、反映什么问题的、属于什么样名称的文件，为立卷打下良好的基础。条款与类别不能并列
12、。拟制条款还应考虑文件的保存价值，为今后立卷划分保管期限打好基础。3、类与条款的排列与编号；4、修订完善；5、编制归卷类目应注意的问题。组卷时应注意：抓住主要特征，结合其它特征组卷；根据文件的不同类型，采用不同的特征组卷。有直接联系的文件材料不能分开立卷。分清卷与卷之间的界限。卷内文件的排列方法：按时间顺序排列、按重要程度排列、按姓氏笔画排列、按问题时间排列、按作者时间排列、按名称时间排列。五、第五章 归档文件整理规则综述一、三、对档案管理现代化的意义：1、为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平道路。2、促进机关文档一体化管理的实现。3、为设计合理的电子文件整理方法打
13、下基础。第六章 归档文件整理十三、归档文件整理内容包括：装订、分类、排列、编号、装盒。 归档文件整理规则 最根本的特点，就是改革立卷的传统做法，取消案卷这一实体保管单位，将归档文件整理的基本单位还原到文件本身，从而达到简化操作的目的。归档文件修整：1、修裱破损文件；2、复制字迹模糊或易褪变的文件；3、超大纸张折叠。个人全宗的分类方法：1、生平传记材料。2、创作材料；3、公务活动材料；4、个人书信5、经济材料；6、亲属材料7、评价材料；8音像材料9、其它材料。常见的复式分类法适用的机构1年度机构保管期限分类法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位2保管期限年度机构分类法适用于内部机构虽有变化但
14、不复杂的立档单位。3机构年度保管期限分类法适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关的文件整理归档工作。4年度问题保管期限分类法多用于内部机构变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单等情况。5保管期限年度问题分类法适用于不宜按机构分类的情况，多用于现行机关文件整理归档工作，被规则作为推荐采用的方法。6问题年度保管期限分类法此方法适用于撤销机关的文件整理归档案工作或历史档案整理工作。7年度保管期限分类法适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成文件数量少的机关，适宜于现行机关文件整理归档工作。8保管期
15、限年度分类法适用内部机构设置简单的基层单位或小机关。 第三部分 科技档案管理 第一章 科技文件概述 十、简述科技文件归档制度的内容。 答：（一）科技文件归档范围：图像文件、图形文件；数据文件；文本文件；计算机程序；配套纸制文件。 （二）科技文件的归档时间：1、按项目结束时间归档；2、按工作阶段归档；3、按子项目结束时间归档；4、按年度归档；5、随时归档。 （三）科技文件的归档要求：1、科技业务部门是归档的主体；2、要保证归档文件的质量；3、归档的科技文件，应做到线条、字迹清楚，纸质优良，签署完备。不能用铅笔、普通圆珠笔或复写纸书写，以利于长期保存。4、为保证归档文件的完整和质量，凡需归档的科技
16、文件，都应经过项目负责人的审定和有关领导的审批。5、录音、音像文件应保证载体的有效性。6、电子文件应以光盘为长期存储介质。 （四）科技文件的归档份数，凡是需要归档的文件一般归档一份，得 重要的、使用频繁的则需要归档若干份，具体情况应考虑到以下几个方面：A要考虑到归档材料的重要程度；B要考虑到日后利用的需要；C经过科技档案部门汇总上报的材料，在确定归档份数时应作出统一的规定。D要考虑科技档案部门汇总上报科技专业档案馆的需要。 （五）科技文件归档手续：1、编写归档文件简要说明，应建立“归档科技文件说明书”制度，便于日后管理和有效利用。2、交接双方办理必要的交接手续；填写交接清单，一式二份。填写具有
17、法律效力的“档案交接文据”，一式二份。 第二章 科技档案概述 一、科技档案的定义与含义是什么？ 答：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建、设备及其管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应归档保存的科技文件材料。1、定义揭示了科技档案的产生领域和内容性质，规定了科技档案同一般政务档案和其它档案在性质上的区别。2、定义明确了科技档案是生产、科研 基建、设备及其管理活动的直接记录，规定了科技档案同科技资料在性质上的区别；3、定义明确了科技档案是保存起来以备查考的科技文件，规定了科技档案同一般科技文件的区别。 二、试述科技档案的特点？答：（1）专业性强；（2）种类和类型
18、多样性的特点；（3）成套性强；（四）现实性特点；（5）能够更改、补充。 三、简述科技档案的种类及其内容构成。 答：（1）工业生产技术档案：1、产品的市场调研、立项论证、设计。2、产品的试制、加工制造。3、产品的检验、包装；4、产品的销售与售后服务。5、新产品的鉴定、评优。 （2）农业生产技术档案：种子档案、作物栽培档案；植被保护档案；林业档案；畜牧档案；水产档案、农机设备档案、农田水利工程档案、家业生态环境和农业区规划档案等。 （3）基本建设档案：工程设计档案；工程施工档案；工程监理档案；工程竣工档案。 （4）设备仪器档案：我们常说的是指各种机械加工、运输、采掘、起重设备以及某些仪器、仪表等档
19、案。 （五）自然科学研究档案：是指在自然科学研究过程中形成的档案，分为基础科研、技术科研、应用科研三种类型。主要包括科研项目在 调研、立项、研究、试验、总结、鉴定、报奖、推广运用等过程中形成的文件。基本特点是以课题成套。 四、试述科技档案的功能。 答：一、知识储备功能；二、依据凭证功能；1、科技档案是产品定型、成果鉴定和工程竣工验收的依据。2、科技档案是产品再生产或停产产品恢复生产的依据；3、科技档案是维护、使用、检修工程对象的依据，特别是在工程改建、扩建或遭到破坏进行维修时，更离不开科技档案。三、情报功能；1、进行决策与制定规划时参考；2、科技档案是科技研究工作和设计工作的必要条件；3、科技
20、档案是进行科学技术交流的工具。四经济效益功能。 第三章 科技档案工作 一、科技档案工作的内容有哪些？ 答：科技档案业务管理、科技档案事业管理两项基本内容。 科技档案业务管理又称科技档案微观管理，内容包括1、协同有关部门作好归档案前科技文件的形成、积累、整理、归档的指导、监督和检查工作，确保收集的科技档案质量。2、科技档案的收集工作。3、整理工作。4、保管工作。5、鉴定工作。6、统计工作。7、科技档案信息资源开发利用工作。8、归档后科技档案更改、补充的监督、检查工作。 二、简述科技档案工作的性质。 答：专业性、管理性、服务性、机要性四方面。 专业性包括1、科技档工作有自己特定的工作对象。2、有特
21、定的工作内容、工作方法和完善的专业体系。3、科技档案工作有比较完整的专业理论知识体系。 管理性包括1、科技档工作是科技管理工作的组成部分。2、是基础性科技管理工作。3、是管理科技成果并发挥其作用的工作。 服务性包括1、就科技档案的目的而言，它是为科技、生产活动创造条件的工作。2、就科技档案宏观管理而言，其基本任务之一就是为科技档案部门服务。 三、怎样理解科技档案工作的基本原则。 答：档案法第五条规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。 （一）集中统一管理科技档案：对档案实行统一管理的基础是档案的 原则：1、全面与辨证分析的原则；2、技术原则；3、
22、功能原则；4、典型原则；5、高龄原则。 方法：1、定性分析的方法；其比较典型的是直接鉴定法：是指在分析、判定科技档案价值时，以套为基础，以保管期限表为依据，直接审阅科技档案的内容，逐卷地判定科技档案的价值。实施直接鉴定法应注意以下问题：一个项目成套材料的整体价值是科技档案价值鉴定的基础。案卷是确定科技档案保管期限的单位。直接审阅科技档案的内容是直接鉴定法的关键；2、定性与定量分析相结合的方法。加权平均法：是运用综合评判方法，按科技档案具体的价值因素（技术因素、功能因素、时间因素、典型因素、作者因素、名称因素）分项计分，计算科技档案价值量的方法。 十一、简述科技档案保管工作的内容和要求。 内容：
23、1、科技档案日常维护工作；2、实施保护性措施；3、科技档案的修复；4、库房及设备的管理。 要求：1、保管人员要有强烈的事业心和高度的责任感；2、要为保管工作提供必要的物质条件；3、要分析和掌握造成科技档案损毁的原因。4、要以防为主，防治结合。 十二、试述科技档案的保管方法与要求。 （一）底图档案的保管 底图保管的要求是严禁折叠。折叠对底图的不利影响：一是折叠的印迹容易断裂，影响底图的保管寿命；二是折叠造成底图不平整，影响图面复印清晰度。为此，底图应在特制的底图柜中存放。底图存放方法有两种，一平放，即按整理顺序将底图平放在多层抽屉的底图柜中。另一种卷放，即将底图按套或案卷卷成筒状排放在底图柜中。
24、具体能够将底图卷成小圆筒或用簿木板、纸板做衬，将底图卷成扁平卷。重要和加长的底图卷好后可放进特制的底图筒里。 保护底图可采用边缘加固的方法，如将底图四边折为双层；使用缝纫机扎边；或经过压边机将胶纸粘在底图四周。底图周边强度增强，会明显减少底图的破损。 （二）蓝图及复印图的保管 蓝图及复印图的制成材料，机械强度比较好，特别是蓝图幅面大小不一，应采取折叠组卷保存的方法。蓝图以“手风琴”式，折叠成A4图纸97mm210mm,折叠时右下角的标题应露出以便查阅,发果需要装 订,左边应空出装订线.蓝图折叠后装入用牛皮纸双裱压制的卷盒或卷皮中保存。其中图样文件一般采用散装的形式，而文字材料采取装订的形式。
25、（三）感光材料的保管 感光材料主要有底片（胶片）和照片，共中底片保存最重要。底片是母片，损毁了无法制作照片，应严格底片的保管，具体方法： 1、底片采用密封包装的方法保存。珍贵的底片存放在隔热、密封的容器内可防火柜中。2、存放时底片平面应与水平面垂直。3、底片应分类存放。母片与拷贝片、永久保存与非永久保存的，要分库存放。4、长期不用的底片每隔一至两年要检查一次，发现异常，应弄清原因及时处理。5、就严格控制底片库房的温、湿度。底片库房的温度应控制在1315，相对湿度在3545，彩色底片应低于2 底片在入库前，应进行严格的检验，主要检验其外观质量，影像质量和硫酸的残留量（小于0.7微克/c）,并将底
26、片水后入库以防污染.底片出入库必须经过温、湿底的调节过渡。 （四）磁性材料的保管 磁性材料主要有录像带、录音带和机读文件。磁性材料的保管方法是： 1、防磁。具体措施是，把磁带放入金属柜中保存，磁带库要远离散射场，周围不能有变压器、电动机、电视机等电气设备。2、磁带要平放。如果外包装盒较软，平放时不要叠压太多，以免压坏磁带。3、定期检查。磁带每隔612个月需要重新卷绕一次，发现问题应及时重新转录。重要的机读文件每35年应复制一次。4、长期不用的磁带要加隔磁材料卷绕，以防止相邻磁带互相磁化。 十三、试述科技档案库房管理的内容及要求。 （一）库位管理 科技档案库房中供存放科技档案的空间位臵称为库位。
27、库位管理的任务是，规划库房建筑面积和柜架数量，对库房合理布局，以便对科技档案实行定位管理。 1、库位规划：以科技档案的发展预测为依据，一般以20年为一周期，提出库房面积和柜架的需要理及费用的预算。 2、库房布局：考虑以下总题（1）适应各项科技档案工作活动的要求。（2）方便科技工作者的管理活动。 3、库位编号：一般由房间号、柜架号、搁板号三部分组成。房间号和柜架号应从入口或楼梯口，按顺时针方向，自左向右顺序编排；搁板（档案箱）号应自上而下顺序编排；库位号确定以后，每个房间、柜架都应在醒目的位臵固定库位号标牌，并根据库房的实际情况绘制成鸟瞰图或方框图，标明柜架的库位号，形成库位索引。 （二）柜架排
28、列 1、各种柜架应分类集中；2、档案柜架的排列，应与窗户垂直，与墙壁保持一定距离不小于0。8米。3、档案柜架之间的通道，就保持0。91。2米的合理宽度，通道过窄不利于管理和通行，通道过宽影响库房面积的充分利用。通道应采取迂回形式；4、每层柜架的隔板或抽屉，都应标明存放科技档案的类别和档案号的范围，以便于科技档案安卷的提取与归位。 （三）科技档案的排架 1、排架方法：流水排架法（分大流水和小流水排架法）和分类排架法。 2、排架要求；（1）科技档案排架的顺序应统一。从上到下，从左到右。（2）要保持适宜的饱和度。排放可参考档案馆设计规范中五节档案箱贮存定额为180卷，双面架贮存定220卷，密集架贮存
29、为480卷。排架时可根据实际情况作相应调整。 （四）科技档案的出入库管理 案卷调出时，要在代卷卡上进行登记；案卷返库时，应在代卷卡上注销并及时归库位，保持账、物、卡、位的一致。 十四、试述科技档案微观统计工作的内容。 （1）科技档案库藏量统计是科技档案统计分析的基本依据。收进数。移出数。封存数销毁数实存数。（2）科技档案的业务工作统计：包括科技档案整理工作统计、著录标引工作统计、鉴定工作统计等。（3）科技档案开发利用情况统计：档案检索工具数；利用人数和效率统计；阅览数；借出数复制数咨询时数和人次；套用率；编研成果数。（4）科技档案工作条件统计：科技档案库房、设备、装具等。（5）科技档案完整率统
30、计：科技项目归档案率成套科技档案的完整率。 十五、科技档案的登记：总登记、分类登记、底图登记、特殊载体科技档案的登记、借出登记。 科技档案统计工作的要求：要有明确目的；要有准确的数据；要保持连续性；要保证及时性；要加强分析研究。第五章 科技档案的资源开发与利用 一、简述科技档案开发利用工作的基本内容。 答1、建立和完善科技档案的检索系统。2、开展科技档案编研工作。3、采取多种方式，直接提供利用。4、收集反馈信息，不断完善科技档案的服务系统。 二、试述科技档案检索工具的种类。 答（一）根据载体形式分类型1书本式检索工具；2、卡片式；3、缩微式；4、机读式。（二）根据编制方法分类：目录、索引、指南
31、。（三）根据功能分类：1、查检性检索工具：科技档案分类目录；主题目录；专题目录；联合目录；专题索引。2、馆藏性检索工具。科技档案总目录；实体分类目录；科技文件（图样）目录。3报道性检索工具：一种文字叙述型的间接检索工具。 三、如何理解科技档案编研工作的原则？ 1、存真原则：在科技档案编研工作全过程起指慰作用，在选材过程中，经过重复审慎的核对，认真分析，不放过任何疑点，确实保证材料的真实性。凡是必须修改或补充的内容，一定要多方查证，采用一定方式与原文相区别。 2、适用原则：指科技档案编研成品必须适合科技生产、科技管理与社会其它工作的客观需要，具有先进性和实用性。 3、优化原则：是有选择的原则，即
32、科技档案编研工作必须对科技档案材料进行比较和筛选，以保证科技档案编研成品的质量。 4、合法原则：必须遵守同研究、加工和公布科技档案信息的行为有关的法律和法规，特别是知识产权法、档案法、保密法。 四、科技档案编研成品的基本类型有哪些？ （一）企、事业年鉴；其大致内容：1、生产和经营工作；2、基本建设施工、设备引进和购臵、技术改造活动；3、各项基础数据统计；4、重要会议的报告、总结和决议案；5、重大的外事活动；6劳动模范、先进个人、先进集体的材料；7、照片；8、一年大事记等。（二）科技成果简介；（三）图册工图集；（四）数据统计有以下形式：企、事业单位历年完成生产、经营任务的综合数据统计；某一方面情
33、况的数据分类统计；科研设计工作常见的数据资料。（五）专题汇编和专题著述；（六）科技史料。 五、试述科技档案提供服务的方式及其功能特点。 一、阅览。是指开辟阅览室，供利用者查阅利用科技档案。企、事业单位内部的科技人员利用科技档案，有的需要借回到科、室、车间里去使用。另外，对外单位的利用者，一般不能将科技档案借出使用的。阅览室要求环境清静，陈放必要设备，并配臵各种科技档案检索工个和手册、规程、规范、词典、百科全书等各类工具书，备有适量的绘图和计算仪器等，为利用提供必要条件。 二、出借。是科技档案部门按照一定的制度，将科技档案借给利用者，一般实行闭架管理，出借成为科技档案部门的一项经常性工作，是提供
34、服务的基本方式。（一）出借手续：采用双卡登记手续，即所谓双卡制：每一个借阅人有一份借阅证（卡），科技档案的每一个案卷有一张出借记录卡或称代卷卡，由科技档案部统一印制，外有封面，内有里页。封面印有：姓名、单位（科室、车间）、职务、编号等。里页有：科技档案号、名称、张数、密级、借阅日期、归还日期、借阅者签名、归还时签收等栏目。出借量不大的，能够只用借阅登记簿即可。出借手续力求简化。归还档案时，要仔细清点，做好签收，注销工作。 （二）出借规定。科技档案部门需要掌握的是：1在同一时间内、对同一利用者出借科技档案的数量不宜过多，要有适当的控制；2、与利用者职务活动无关的科技档案不出借；3、孤本的、珍贵的
35、科技档案，一般不出借原件，尽量提供复制本；4、出借机密、绝密的科技档案，应经相关领导批准，并办理审批手续。 对利用者提出的要求是：1、借阅科技档案，不允许在上修改、涂改、勾画、圈点，或作其它各种标记；2、利用者不得转借她人；3、利用者一般不应将借一的档案携带出办公地点之外的地方，以防丢失和失密泄密；4、摘抄或复制机密以上级别的科技档案，要经过有关领导审批；5、借阅者负有保密的完全责任。 （三）催还和续借。到期未归还的，要及进催还，加快周转率，避免损坏、散失、泄密，保护科技档案完整安全。 （四）出借方式的功能特点：1、出借能够使用户将科技档案材料带回到工作场所，增加了利用灵活性。2、出借有利于用
36、户深入研究科技档案内容，并利于将研究的结果及时与工作实践相结合，提高利用效果。3、出借配以相应的规章制度，明确了用户的责任，容易把握利用情况，有利于回收和统计利用效果。 三、复制供应：（一）配套复制供应；（二）单份复制供应；（三）复制 供应方式的功能特点如下：1、向用户供应科技档案的复制品，既能使用户利用到与原件相同的科技信息，又能保证档案原件的安全与完整。2、复制供应能够为用户大量的复用已有的科技成果创造条件，从而节约人力和财力的投入。3、复制供应是档案信息进入技术市场、进行技术成果转让的必要手段。4、复制供应能够为科技活动提供大量的标准化和通用化的成图，从而促进科技活动标准化程度的提高。
37、四、信息交流：分为陈列、内部打印分发、公开印刷出发版、声像技术传播和内外信息交接等。 信息交流的功能特征有以下几点：1、信息交流是档案部门针对科技活动的任务和要求，主动向用户提供科技档案信息，并能够根据用户需求的变体规律，主动调整具体的方式方法，从而是实现跟踪服务和定题服务，呈现出较强的主动性。 2、信息交流，不但包含了对外提供科技档案信息，即信息的输出去；还包含了对外部有关的科技信息的收集，即信息的输入，因此，它具有重要的互利功能。 3、在信息交流过程中，档案部门提供的一般是开发加工过的信息，它们较科技信息的原生信息，其专指性和系统性更强，与实际工作需求的距离更近，有的甚至能够直接为实际需求所利用，从而缩短了信息物化或转换的周期，具有较高的时效性。 4、信息交流，能够促进信息交流网络的建立和完善，如按系统或地区组建科技档案目录交流中心；能够促使科技档案进入技术市场，如利用编研成果的传播或公布，积极配合科研设计成果、新产品、新技术、新工艺、新材料的推广应用；能够促使档案部门解放思想，提高服务水平和质量，促使部门在工作方式上实现封闭型、半封闭型向开放型和全方位型的转变。 五、咨询服务的功能如下：1、咨询服务人员凭借自己所掌握的科技档案信息、存储状况和内容状况直接为用户提供服务的，即人与人的直接对话。2、咨询服务的另一个功能特征是它的协商性。
