1、市场营销管理制度一. 市场推广计划的制定制度（一） 制定市场推广计划根据酒店领导或市场营销总监提出的设想，制定市场营销推广计划方案一般于推广前45天完成。方案应具有以下特点适应市场形势和季节特点；满足目标市场客人的实际需求；能迅速刺激客人的消费欲望；新颖而有特色；时效性强；方案内容详细清晰；对有关部门的工作上的操作性强，有指导性作用；撰写预算及计划呈总经理审批。（二） 市场推广计划的实施市场推广计划方案经行政领导批准后可以实施：市场调查员协助由部门主管指定的具体负责人召集人召集有关部门召开沟通会，协助落实各项工作。会议要作出详细记录，包括工作内容、负责部门、完成日期、各部门的划账形式以及总负责
2、人姓名、分机电话号码等。推广进行前40天由市场调查员负责填写工作协助单，设计及制作与计划有关的一切宣传资料，如海报、上房信、市场调查表、各类优惠票券等。推广前30天 由市场调查员负责如需进行报纸、电台广播等宣传，要编写宣传稿并与有关单位联系。由公关主任及负责人合作完成推广推出前30天协助市场部修改、确认有关宣传资料的文字内容。推广前7天向各部门派发推广计划实施细则，规范各部门的工作进展。活动进行期间，负责人负责协调各部门的工作。（三） 对市场推广计划的评估收集活动期间客人的反应、意见及营业数据，进行综合的整理和分析，并向市场营业总监提交分析报告，所有有关活动的资料需进行分类存档。 推广后30天
3、内负责人负责（四） 带客人参观酒店的设施设备1与客户预约时间及了解客人所需要了解的资料（1）电话预约的目的主要是令员工能有充分的时间提前做好参观设施的预备工作及安排参观酒店的计划。（2）对客人所需了解的其他资料做好准备工作，以便能将酒店最新最准确的资讯介绍给客人。如果客人是公司的总经理及重要客人，要向营销总监汇报。2知会有关部门对所需参观的设施做好准备（1）联系各有关部门对所需参观的设施做好准备，确保所需参观 的设施处于正常状态，尽量避免带客人到正在装修或执整的房间或餐厅进行参观，令客人对酒店留下不好的印象。客人到步前24小时，视为急件；客人到步前1小时准备好。3.等候客人（1）等候前检查仪容
4、仪表（2）检查准备的资料客人到步前5分钟在约定地方等待客人4、与客人见面，互换名片（1）给对方递名片时，应作一个简单的自我介绍，自我介绍时应干脆利落，切忌繁琐。（2）接受对方的名片时，应伸出双手礼貌地接过来，看清名片的内容后，应亲切地称呼对方的姓氏和职务，并再次向客人问好。接过的名片不能随意放入口袋中，应夹在预先准备的名片夹中。5. 带领客人参观，记录客人意见（1）根据参观计划引领客人参观酒店设施，推销酒店产品，并向客人作相关的介绍，态度要热情、周到、诚恳。一般性参观控制在4560分钟内，其他的因要求而异。6. 与客人道别，约定下次详谈时间（1）参观活动结束后与客人道别，并与客人约定下次详谈的
5、时间未能回复客人的问题应在24小时内回复。二. 大型经营接待任务的组织制度（一） 每逢酒店有大型经营接待任务，应由市场营销部会议统筹组指定人员与组委会方面具体接洽，专门负责收集组委会举办活动的具体要求和被邀请嘉宾排房的具体资料，然后草拟行动计划方案，并起码提前一周召开各有关部门主管出席的业务沟通会。（二） 如接待任务重要，则需要提前更多的时间和多轮召开专门的业务沟通会，以便于各业务部门有针对性的充分准备。专门的业务沟通会的主持，将是酒店经理或是具体分管某一方面的总经理助理。一般情况下，由其负责担任行动计划的总指挥，各部门主管将担任部门的联络人以及自己部门本次内部运作的指挥，以便于加快信息的流通
6、速度和保持信息传递的准确性。（三） 市场营销部会议统筹人员，在该大型经营接待任务中扮演协调、沟通和酒店信息发布唯一代表的角色，是该大型接待任务的酒店方信息中心，负责与组委会指定沟通人（或被授权人）进行最后的信息再确认。组委会任何方面的信息，无论什么时候、什么方面，无论是由酒店那个业务部门接受到的，都应第一时间被汇集至会议统筹组指定人员本人。（四） 当沟通出现问题，或操作层面不顺畅的情况出现时，由各有关部门联络人或会议统筹组指定人员应及时向行动计划总指挥报告，要求协调解决。（五） 行动计划的内容主要有：1. 简述2. 住宿安排3. 入住安排4. 会议安排5. 餐饮安排6. 交通安排7. 礼品安排
7、8. 付款方式9. 组委会负责人或被授权人10. 酒店方面总指挥及联络人三. 会议团体的信息管理制度（一） 经与负责会议团体的客户洽谈协商达成共识，会议统筹组把协议书交对方签署确认后，开设该次会议团体的档案。（二） 在发出协议书当天，会议统筹组要将该会议团体的用房、用车和会议（宴会）场地在OPERA和S&C电脑系统内进行预留，并标注进展情况。（三） 从发出协议书当天起，会议统筹组要将该会议团体列入“会议团体计划表”中，使其进入销售盆存控制部门或人员的视野，如：营运收益经理、宴会销售经理等。（四） 会议统筹组的项目负责人，要随时与举办单位的具体负责人保持密切的联系，以便根据客户要求及时作出会议内
8、容的修改。（五） 如因场地或价格等问题导致流失的会议团体，应列入每月的生意流失统计表中，呈交市场营销总监审阅。（六） 客户把协议书签回后，会议统筹组应提醒客户以协议书规定的时间及金额数目交纳订金。如定金交纳后，应将该财务信息传递给相关的营运部门。（七） 会议团体到达和停留期间，会议统筹组要经常与宾客和举办单位的具体负责人沟通，收集宾客意见并及时予以反馈。（八） 会议团队离店后一周内，会议统筹组要将有关资料存档备查，备查时间至少一年。然后需要将该团体的入住房数、房间收入、餐饮收入等资料编入每月特别团体统计表中，以便月初提交报告。（九） 每月10日前，会议统筹组要制作特别团体月度报告表，将上一个月
9、会议团队入住房数、客房收入、餐饮收入、团队资料、入住日期列表，并计算每个特别团体的收入、房数，与去年同期及与今年预算比较。报告要求对销售情况作大致的概括及陈述，供酒店当局作为日后经营管理的重要参考依据。四. 销售拜访制度（一） 销售拜访目的销售拜访主要是认识客户，了解客户需求，并为客户提供适合其需求的酒店产品。同时了解客户对产品的意见、市场信息，以评估和预计客户对酒店的重要性、为评估未来市场趋势及了解酒店在竞争市场的位置作出依据。（二） 参加销售拜访人员一般性拜访由销售组的人员完成。重要客户拜访或重要协议洽谈将由销售部经理或市场营销总监参与。（三） 拜访形式电话、电子邮件、信件、问候卡、面谈、
10、宴请等（四） 销售拜访程序预约 再次确认到访时间 拜访 跟进 做记录 报告（五） 拜访原则每个销售人员应对自己所掌握的客户的规模，经营行业，主要负责人，业务量，主要使用酒店的产品，是否使用其他竞争对手等信息有较全面的了解。同时还需要对客户所处的行业及客户在行业中的位置，在华业务发展趋势及相关联系的客户进行深一步的掌握。销售人员根据自己对客户的了解情况和熟悉情况编排拜访计划，基本要求有生意之顾客每两个月应拜访一次，而大客户应经常性保持密切联系。随时留意其公司发展及听取其对酒店服务意见。（六） 拜访报告1 拜访应在每星期五前对下一星期的时间做安排；2 需提前预约，重要客人如公司总负责人，应提前一个
11、星期与其预约；3 拜访后应在电脑系统中将所收集的信息录入并制作成销售报告（每星期）。目的是将信息记录，以便以后跟进和翻查。同时，也以便更换销售人员，或别的同事跟进相关事项的时候能获得相关资料星期拜访报告表应在每星期一前提交。五. 客户协议审批和信息录入制度经销售人员与客户洽谈达成协作意向后，酒店市场销售部准备接受客户的协议申请，将依照本制度执行。（一） 销售人员需要清晰填写协议审批申请表，并将各房间类型和价格标明，然后向行政组移交有关客户申请资料。（二） 客户申请资料必须包括：1客户的中文及英文名称；2客户（公司）主要经营范围；3客户主要联络人及联络方式；4客户地址和邮寄编码；5协议的建议折扣
12、。（三） 市场营销总监对销售人员的建议合约折扣价格应在当天给予批示。（四） 获审批通过的协议，将由销售人员将除价格以外的客户资料先行在S&C电脑系统内开户。（五） 根据市场营销部和信息网络部管理规定，所有涉及价格的输入（含更改和取消），都应由行政组人员根据市场营销总监批示独立执行，其他人员无电脑授权。（六） 客户协议书纸质原版一式两份，经市场营销总监签发后向客户发出，一般情况下要求客户在七天内签回。（七） 客户协议书纸质原版应在市场营销总监审批通过后24小时内以挂号信形式寄出，也可以根据客户需要以传真发送或由销售人员亲自送达。六. 酒店年度经营计划的制定制度（一） 在每年制定酒店年度经营计划及
13、各相关预算前，都必须充分准备好以下资料：1.过往两年的营业数据，包括：每个月的客房平均房价、客房出租率、客房总营业收入、餐厅用餐人数、餐厅用餐的平均消费额、宴会场次及每个细分市场的数据；2.过往两年对营业收入产生重要影响的特殊事件回顾；3.已经掌握的未来一年影响营业收入的大事件展望；4.对未来一年经济形势走向及对营业收入影响的判断和预测。（二） 根据上述预测，由市场营销部及相关营业部门（房务部、饮食部、物业部）各自制定一份营业收入预算，然后召开各自的专题会议商讨。1.第一轮进行的是市场营销部内部审议。参加人员包括营销总监、总监助理、资深销售经理、营运收益经理。制定的内容是，包括每个月、每个细分
14、市场的客房平均房价、客房出租率、客房总营业收入、餐厅用餐人数、餐厅用餐的平均消费额、宴会场次及每个细分市场的数据。2第二轮进行的是总经理主持之各部门会审。参加部门包括总经理办公室、市场营销部、财务部、相关部门（房务部、饮食部、物业部）。此会议将综合各部门的意见进行磋商，并共同探讨，对市场营销部提交的营销方案予以会审通过，然后提交各提交相关营业部门（房务部、饮食部、物业部）进行运营费用与成本的匡算，以及财务部进行利润计划等匡算。3.第三轮进行的是酒店年度经营计划的会审，结合各相关营业部门（房务部、饮食部、物业部）的运营成本和费用匡算，以及全酒店的资本性采购计划，拟定上报董事会的年度经营计划大纲。
15、（三） 由财务部草拟酒店的年度经营计划，由总经理审核签署上报董事会批复执行。七. 酒店客房年度价格更新制度根据年度销售计划，市场营销部每年都要为主要的客户进行客房出租优惠价格的更新。（一） 客户除了新开发的客户外，每年进行价格更新需要考虑的主要客户有：1. 门市客户2. 商业公司客户3. 旅行社客户4. 航空公司客户5. 政府有关部门的客户6. 领事馆客户7. 民间组织客户8. 特殊推广客户（二） 价格需要定立的价格按财务规范需要统一按人民币报价，特殊情况事先经得市场营销总监同意，可以以美元进行报价。涉及酒店客房及其关联的价格主要有：1. 客房含不同类型的房间，主要有高级客房、精英客房、豪华房
16、、行政客房、行政套房、豪华套房和总统套房。也有连通房、蜜月房和残疾人专用房。2. 饮食早餐价，主要指住房的包餐价格，也分为西式和中式两种。一般安排西式为咖啡厅自助餐，中式为中餐厅定食。除早餐外，午餐和晚餐都有住房的包餐价。3. 车辆酒店的礼宾车辆有多种选择，有多种品牌和型号高级车型，主要有小轿车、商务车、中巴。租用价格按小时、半天和全天价等多种。（三） 价格变更1.门市价每年都要根据市场经济情况进行调节，主要考虑物价通涨和酒店市场定位而进行。习惯上，变更的时间安排在每年的春季。2.商务公司、旅行社等其他客户的价格调节，除考虑门市价格的标尺因素外，很重要的是要参照过去其支持酒店销售业绩的力度和比
17、重，按不同的几个档次进行归类分档给予对应的优惠政策，并在双方友好协商的基础上签订合作协议。习惯上，变更的时间都安排在公司或旅行社财政年度的前一季度。3.对于其他价格调节，将根据酒店市场及其行业发展的关联因素进行统一调节。习惯上，变更的时间安排在新历年前。（四） 价格变更的程序1.由市场营销部在定期的月度销售会议上对某个合作方的酒店消费记录进行讨论和同类项比较，然后对其销售业绩进行排档。2.在年度最后一个销售季度，准备将全年的客户资料按量进行比较，对有潜质和没有表现的客户进行比较，根据明年销售计划准备提交价格变更申请报告。3.由市场营销总监将相应的价格变更申请报告在酒店专门的价格会议上进行汇报和
18、讨论通过。4.有关的价格变更报告，根据不同的负责分销渠道主管的酒店经理或总经理助理进行加签同意，最后呈交总经理作最后的审定。（五） 适用范围除年度酒店客房价格更新外，此制度还适用于物业和饮食宴会相关价格的定期更新。八. 免费房及房间提升权限的规定为了配合2010年酒店的经营策略，特对免费房及免费提升房间到豪华房及行政楼层的权限调整并重申规定如下：（一） 免费房所有的免费房必须经总经理签批方能生效。一般情况下，应在客人到达前将经总经理签批之订房单送达订房部，当天的送达前台。如有特殊情况，已得到总经理口头批准，操作上未能在客人到达前准备好订房单的，申请免费房之部门和单位须自行跟进并尽快补单。否则，
19、房间费用将向申请之部门收取。（二） 对于新豪华房及行政楼层房间的提升权限1.严格控制免费提升房间类型，未经以下酒店行政人员批准，不能从高级房和精英房类型免费提升到豪华房及行政楼层，也不能将行政楼层单房免费提升到行政套房。可审批之酒店行政管理人员为：总经理、副总经理、市场营销总监和房务总监。2.请订房部及前台部控制好各种房间类型超额预订情况，尽量减少因超出低房间类型预订，而要免费提升客人房间的情况出现。3. 请房务部做好房间的安排，如客人提早入住而不能安排要求房间，应请客人到酒吧休息，晚些提取房间。（三） 有关岭南国际及其下属其他企业之订房处理1. 免费房指免收入住客人的房租，而发生之房租将向各
20、申请单位及企业收取。租金按照本酒店与岭南国际所签署之协议计算。该申请也需由总经办经总经理签批，方能生效。2. 免费升级房间一律需由总经办经总经理签批，方能生效。 以上措施从开业之日起生效。九. 世界酒店组织系统管理制度（一） 参加世界酒店组织的目的和作用世界酒店组织是世界单体酒店和小型连锁店的酒店组织，该公司将致力发展成全球范围内集市场推广、销售网络为一体的国际单体酒店组织知名品牌。在保留全球各成员酒店各自特色的基础上，提供更多市场推广、形象建设的服务。本酒店希望借该组织全球销售网络，建立酒店国际形象，吸引国际客源，克服单体酒店销售网络的缺陷。（二） 世界酒店组织系统世界酒店组织的系统是基于互
21、联网上的操作系统，通过互联网执行，主要包括：1 成员酒店网站系统2 竞价系统3 TRUST即时预订系统4 佣金支付系统/航空公司积分计算系统5 数据统计系统（三） 各系统的管理1 成员酒店网站 提供该公司最新的活动和推广计划，全年销售推广计划准备、酒店资料更新，新系统的资料，操作系统手册，年会资料等 成员酒店系统密码由总经理、市场营销总监及负责该系统之指定销售人员掌握。也可由市场营销总监指定之人员掌握。2、竞价系统 该系统主要提供酒店与世界酒店组织各销售队伍的沟通。给每个公司的RFP填写报价。同时更新世界酒店组织各销售人员有关本酒店的资料。 该系统密码由市场营销总监及负责进行公司报价及团队报价
22、的人员掌握。并由负责之销售人员完成填报。3、TRUST即时预订系统 该系统直接与GDS相连接，提供即时预订服务。是主要的订房渠道。功能：现在到未来两年内酒店的房间类型，各类型的价格，条款，有效日期等资料。 该密码由总经理，市场营销总监、房务总监、负责该组织的销售人员、收益经理及订房部主管掌握。由于所有的资料将直接反映到全世界所有使用之客户、中介的操作页面，而内容要求非常繁多，因而密码需要定时更改。 1）价格/资料的录入更新 由市场营销部根据有关之协议完成2）订房信息的获取 由订房部每一小时上网下载订房资料3）渠道开关/可销房配额控制由收益经理根据预订情况经市场营销总监批准，调整和控制该渠道的订
23、房价格及量4）密码维护密码更新将由系统自动提出要求，并由订房部进行更新。并直接通知营销部负责之销售人员。4 佣金支付系统/航空公司积分计算系统 用于网上确认需要支付之订房佣金，使世界酒店组织之付款机构支付旅行社之佣金。同时，也确认客人所享有的航空里程积分。世界酒店将在每月定期将已支付的费用帐单给本酒店结帐。 该系统密码由财务总监及负责之财务信用经理掌握。5 数据统计系统 用于提取每月产房晚的分析报告表。主要是每月由该渠道产生的订房量，价格，途径等的分析。 该密码由市场营销总监及负责之销售人员掌握。十. 商务客户来函的处理制度（一） 接到商务客户来函（如来函、电邮或传真等）后，应在有关函件上盖上
24、接收印章【RECEIVED】，以证明该函件于某年，某月，某日接收。（二） 函件加盖接收印章后，收件人根据以下内容进行分类：1. 客户在函件中提出何种要求？2. 客户所要求的时间，地点，人数，标准，价格及其他的特别要求。3. 活动时间是否紧迫？4. 活动时间是否处于特别旺季（如交易会期间）或其他重要节假日？5. 该函件是否需要加急回复？（三） 所有函件除有特殊原因，须在当天回复。十一. 定期客户联谊活动制度为增进酒店与商务客户的宾客关系，并满足酒店长住客群体的社交需求，酒店特此制定了定期的客户联谊活动举办制度。（一） 邀请对象：为酒店主要商业客户的公司首脑、秘书和干事等负责客房、宴会预订的关键人
25、士，以及长住酒店客房、公寓的宾客和亲友。客户联谊活动可以分商务客户和长住客两种分开独立邀请，也可以一起邀请，视乎活动的主题而定。（二） 筹划部门由市场营销部负责筹划，其他部门配合。（三） 出席部门酒店行政人员和市场营销部人员，以及房务部、物业部、饮食部等负责客务工作的经理级别人员。（四） 时间安排一般都是选择春节、暑假、中秋、圣诞（寒假）等中外重要节假日前的周末傍晚时间。（五） 活动主题1. 酒店内部社交活动，如宴会派对、观看表演、音乐会欣赏、网球比赛、国际妇女会等。2. 户外活动，如郊游、高尔夫球赛、品尝美食等。（六） 资料收集通过定期的客户联谊活动，酒店销售人员及行政人员有机会与酒店常客群
26、体进行熟落，并有机会互相交流信息，有利于酒店公关形象的体现和对宾客需求有进一步的了解，以便于酒店各项客务工作能够做到精益求精。十二. 商务客户春茗组织制度（一） 酒店每年的商务客户春茗需要提前4个月由市场营销部制定出活动方案。（二） 春茗方案需要经酒店总经理批准。（三） 春茗方案获批后，要落实赞助商，提前七天落实全部奖品事宜。（四） 市场部需要落实春茗的背景及场地布置、邀请函、节目单和入场券的设计。（五） 举办前3个月发出要求赞助信，统筹礼品准备。设定礼品的等级，设定奖品的个数，设定赞助回报条款。（六） 请柬应于1个月前至3个星期前派发，回复应该在至少2个星期前。嘉宾名单应在发请柬前准备，并需
27、准备补充名单。回复后应视回交情况问题发出第2轮邀请。全部名单应于举办前4至7天前落实。（七） 需要联系餐饮部提供菜单。举办提出后1个月内应出初步菜单，在1个月前试餐。最迟春茗前15天前落实菜单。（八） 举办春茗前15天落实安排文艺节目表演。（九） 举办前1个月至45天前要确认框架，15天前落实。（十） 挑选主持人非常重要。如有可能，应于1个月前应挑选好，并准备好发言稿。举办前15天确定并展开模拟走场。（十一） 举办前7天要着手编写领导讲话稿。（十二） 举办前10天要向酒店相关部门发出行动计划。（十三） 春茗活动后要征询客户的意见并向酒店领导提供书面总结，有关资 料要分类存档。十三. 年度营销计
28、划内容表（一） 执行摘要（二） 营销目标（三） 环境分析1.内部评价(1) 公司描述(2) 产品/服务描述和概述(3) 销售趋势(4) 上一年评估(5) 优势/劣势（四） 外部评价1 客户信息2 市场概述（五） 市场定位（六） 市场定位战略1 新战略2 继续施行的旧战略（七） 其他营销1 新战略2 继续施行的旧战略（八） 战略解释（九） 竞争市场定位（十） 营销策略1. 产品2. 定价3. 分销4. 广告/公共关系5. 展销会6. 电子媒介7. 偶发事件8. 联盟/合作9. 其他策略（十一） 执行计划：（日期、活动、成本、负责人）（十二） 费用十四. 参观接待操作制度（一） 接到有关单位的参观
29、需求后，了解具体细节，及时请示酒店领导。（二） 准备酒店宣传资料，参观时可派发给相关客人。（三） 根据客人的要求设计制定参观路线，一般情况下应以不妨碍营业场所的营业为原则。（四） 参观前应联系有关部门，请有关部门做好接待准备，必要时派人作介绍。（五） 参观过程中的工作：1. 对待客人要热情有礼、耐心介绍。2. 要熟悉酒店的各种情况，介绍时要详细如实。3. 有酒店领导陪同参观的，要做好领导的助手，要进行翻译的，应听清楚双方的对话进行准确的翻译。（六） 参观结束后，要礼貌地欢送客人离开。十五. 记者招待会召开制度（一） 明确召开记者招待会的目的和主要内容，草拟活动策划方案和行动计划，呈酒店领导审批
30、定案。（二） 充分认真准备记者招待会所需的文字、图片资料，力求内容充实，包括主持人的讲说词、答记者问的备望提纲、新闻稿，以及与将发布的新闻信息有关的背景材料、论据资料、照片、录音录像、幻灯片等等。特别是可能引起争议的问题，应事先统一口径，并列出论点提纲，以备顺利应答。（三） 由公关部媒体联系负责人全盘负责统筹准备相关工作，落实出席招待会的酒店人员、请示确定主要发言人，并预先确定拟邀请的媒体记者名单，与各新闻媒体进行联系沟通。（四） 选择适当的时间举行记者招待会。应选择对各新闻媒体记者都方便的时间，并注意尽量不要与重要的节日及假期相冲突，以保证各相关媒体的记者都能出席。（五） 设计请柬，注明举行
31、招待会的日期、地点、招待会的主题、联系人等要素。请柬应及早发出，并需跟进确定相关媒体出席情况。（六） 为出席的记者预备好文件袋（内装各种资料和招待会议程），同时准备召开记者招待会的其它相关用品、材料、布置等。（七） 记者招待会召开前事先检查场地及设备器材，确保各项工作准备就绪。（八） 记者招待会宜守时、紧凑，遵守各项议程，不临时插额外的项目。（九） 记者招待会结束后，及时收集相关媒体反馈信息。十六. 酒店新闻工作制度对于任何关于酒店新闻的发布，酒店都应采取谨慎认真的态度，以实践酒店管理层对社会、对社区、对业主、对宾客和对员工负责任的经营管理承诺，继续保持一贯的企业良好形象。为此，特制定此工作制
32、度。（一） 在没有酒店总经理授权的情况下，酒店任何员工无权对外接受采访和进行新闻发布。（二） 酒店市场部根据总经理授权，专门负责酒店日常的新闻发布工作。任何的外来采访和新闻拍摄，都必须首先获得市场部的审核同意方可进行。（三） 每次外来采访或新闻拍摄，市场部都应派员进行现场监控，并于开始前知会有关的部门注意提供协助。（四） 每次组织新闻稿前，负责新闻稿撰写的市场部首先要明确其发稿的目的，判断是属于宣传、广告性质、还是新闻消息类性质，以便于确定该新闻稿需要对外传递的主要内容、信息和渠道是否准确。（五） 新闻稿的撰写要具时效性，文笔要简练，主题要突出。1. 对于宣传推广性质的文稿，要求在规定进行宣传
33、的日期前57天准备好；2. 对于一般的新闻发布文稿，必须在事件发生前12天做好准备；3. 对于爆炸性消息或危机事件类文稿，要求在事件发生日当天，或最迟不超过24小时准备好。（六） 文稿起草完成后由市场部经理及酒店特邀专业人士进行批改，以便于酒店当局进行最后审定。（七） 任何在媒体发布的新闻，事先都必须得到酒店管理当局的认可和签署同意。（八） 市场部负责始终与新闻媒体保持良好的合作关系，对每一则媒体刊登或报道的文稿或片段，都应对其发布日期予以多次的确认和跟踪，以便于准确收集和存档。（九） 对于酒店及行业内任何新闻动态，市场部每月都应对其新闻稿件进行剪报和复印汇编，以便于管理当局对照比较，及时作出
34、必要的调整。（十） 对于涉及酒店的所有新闻文稿、剪报和录象，都应按照酒店档案管理规定进行每期的整理和分类，并定期移交存档。十七. 突发公共关系事件处理制度（一） 突发公共关系事件发生后，立即收集相关的信息和报道，了解突发事件的内容和性质，并立即向酒店当局汇报。（二） 市场部根据掌握的相关事件资料初步草拟应对方案和建议。（三） 采取适当的对策措施处理突发公关事件：1. 酒店内部迅速成立处理突发事件的专案处理小组，有需要时在该小组中指定一或两位酒店发言人；2. 突发事件处理小组成员需共同分析讨论情况，制定应对的对策和方案，并提交酒店领导审定。3. 方案审批通过后，相关人员立即依照对策开展工作，并及
35、时相互知会或汇报工作进展和结果。4. 突发事件处理小组要深入分析，决定该事件的详情和跟进情况是否需向酒店全体员工或特定组织和公众通告。如果需要，应由指定的酒店发言人对内或对外发布相关信息。5. 有必要时，由公关部根据掌握的事件资料草拟准备用于对外发布的新闻通稿，并呈酒店领导审批。6. 谨慎处理与新闻界的沟通联系，确定配合新闻媒体工作的方式。统一对外口径，注意措辞，尽可能以最有利于酒店的形式发布相关信息。7. 由酒店发言人专门负责酒店信息的对外发布，集中处理与事件有关的新闻采访或咨询等事宜。8. 及时向媒体发布酒店新闻稿及相关信息，纠正或解释不利报导，以减少危机公关事件的影响。十八. 突发公共关
36、系事件处理制度（续）（一） 其它应对措施1. 根据突发公关事件对酒店的影响程度，衡量决定是否需召开新闻发布会对外澄清或解释相应的危机事件，并跟进相关工作。2. 当媒体发表了不符合事实真相的报导时，可以尽快向其提出更正要求，指明失实的地方，并提供与事实相关的资料，表明酒店立场，要求公平处理。否则应考虑依法追究相关媒体的法律责任3. 危机公关事件发生后，酒店必要时可及时、实事求是地向上级部门汇报情况，并跟进汇报事态的发展和处理的过程与结果。必要时，向相关部门或权威机构、人士请求提供指导和帮助，调动各方力量，利用权威意见，协助酒店尽快解决危机，降低酒店形象的损害程度。（二） 突发公关危机事件处理后期
37、，酒店应及时开展声誉及形象重建工作，包括：1. 及时通过媒体进行事件的跟踪报导，利用事实澄清或解释相关事件，消除公众对酒店的误解。2. 及时发布各种对酒店有利的宣传信息，加大酒店的正面宣传报导力度，转移公众对危机事件的关注程度。3. 积极运用各种公关手段，重建改善媒体关系，开展相关对酒店有利的形象宣传工作，重建酒店的美好形象和声誉。十九. 媒体工作守则（一） 媒体公共关系守则1. 市场部的媒体关系数据库应每季度进行更新，各大主流媒体编辑、记者的相关信息资料应予以记录并进行相应的归类。2. 市场部应采取多元化的形式，定期与媒体进行联系和沟通。通过日常的电话沟通、宴请、节日送礼、组织记者活动等方式
38、，加强与各大主流媒体主编和记者的感情沟通与联系。3. 市场部应积极配合媒体提供其所需要的酒店正面宣传信息，借机提高酒店的媒体曝光率，提升酒店的公众形象和美誉度。（二） 媒体采访守则1. 由市场部礼貌接待或接听各媒体的采访要求（来访或来电）。2. 市场部专职人员需请媒体预先提交书面形式的采访提纲（可通过传真、电邮等形式传递），要求列明采访的主题及问题、采访对象的要求或条件、采访的现场背景、采访内容和用途，以及将刊登的日期、专题及版面。3. 由市场部负责将采访提纲呈交酒店行政当局审阅，并请示是否同意接受采访。4. 当得到同意采访的结果后，应立即建议采访对象并予以确定。5. 由市场部联系和约定采访对
39、象，并将采访提纲交给采访对象作好预先的准备工作，同时帮助采访对象理清回答思路。6. 市场部负责根据采访对象的思路撰写回答要点，并准备相关的材料。7. 确定好接受采访的时间及地点后，市场部负责致电回复来采访的媒体，落实各项具体采访事宜。8. 接受采访当天，市场部专职人员负责介绍媒体给采访对象认识，并陪同采访对象接受采访，从旁提供必要的协助。9. 采访结束后，市场部专职人员负责继续与媒体保持密切沟通，要求采访媒体在新闻发布前将文稿先交给酒店当局审阅，并要求对方给予配合，在酒店当局同意后才给予发布。10. 采访文章或录象发布后，市场部负责及时收集和存档。二十. 专门活动制度（一） 提出活动主题及总体
40、构思（二） 拟定活动策划方案及行动计划并呈批。计划内容应包括：总体构思、主题创意、时间、地点、内容、形式、议程、邀请对象、邀请方法、酒店各部门职能分工、接待要求、酒店领导层的出席范围及排位、着装要求、宣传方式、售票方式、经费预算、工作进度表等。行动计划于活动举办的40个工作日前呈酒店行政当局审批。（三） 拟定邀请嘉宾名单。（四） 设计制作请柬，及时向嘉宾发出邀请。（五） 确认落实出席嘉宾名单，安排嘉宾座位。（六） 呈报活动预算，申请相关活动、宣传费用。（七） 如活动有演出项目，应及时选择联系文艺演出单位，向对方提出要求，审查节目质量，选择主持人等。（八） 制定活动广告宣传计划并呈批，内容包括：
41、1. 考虑是否召开新闻发布会，发布相关活动信息。2. 广告宣传应确定目标市场，最好利用新闻稿形式进行宣传。3. 在一切宣传形式上要突出酒店作为主办方的地位，提升企业品位。（九） 根据活动策划方案进行场地设计并呈批（配合主题，包括灯光、舞美、音响调试等）。（十） 设计相关活动印刷品（如宣传册、节目单、海报、门票等）并呈批、制作印刷。（十一） 根据活动主题及内容撰写相关新闻稿、领导讲话稿等并呈批。（十二） 活动开始前需进行彩排，完成场地布置及设备调试。（十三） 活动结束后，及时收集客人的反馈信息和相关的新闻报道，并进行分析统计。（十四） 活动结束后，及时总结并呈报酒店行政当局。二十一. 综合优惠卡
42、运作制度（一） 综合优惠卡的发放对象，必须是对酒店重要的商务客人、有生意潜质的公司客人、经常光顾酒店餐饮的熟客。（二） 综合优惠卡的领取，应由酒店行政人员或销售人员提出推荐。（三） 推荐人应请申请人自行填写或代为填写申请表。（四） 由市场营销总监负责审核申请人是否符合申请条件。（五） 在14个工作日内，市场营销部要把综合优惠卡及其优惠条款的说明寄给申请人或通知申请人前来领取。（六） 所有申办资料需要由市场部负责存档管理。市场营销部的有关申请表，每星期送一次到市场部。（七） 申请人在酒店消费结帐时，需要出示综合优惠卡享受相应的优惠政策。（八） 综合优惠卡一般有效期到12月31日，每年由市场部负责
43、与宾客进行新卡更换。二十二. 酒店礼品管理制度（一） 酒店礼品是为酒店行政当局、市场营销部门和特定的客服部门用于加强宾客关系而设定的。（二） 酒店礼品款式的定样、制作和保管，由市场营销部下属的市场部具体负责。（三） 酒店各使用部门或个人，领用酒店礼品时需填写书面申请，内容包括所需礼品的品种、数量。一般低值礼品的领用，需由使用部门总监签署申请书和市场营销部总监签署同意；贵重礼品的领用，需经酒店行政领导或市场营销总监签批。（四） 领用部门领取礼品时，需向市场部提交经过上述签署的书面申请作为凭据。（五） 市场部凭酒店行政领导或市场营销总监签核的书面申请发放礼品，并进行对应登记。（六） 由市场部每月对
44、盘存的礼品进行盘点，及时进行补仓。二十三. 礼仪小姐管理制度（一） 纪律守则1. 出勤制度须在规定时间前更换好衣服和化好妆，于指定时间准时在集合地点集中并签到。如有特殊原因不能出勤，须以书面形式向礼仪工作负责人提前请假，并说明理由。凡超过规定的集合时间签到或没按规定时间到达指定工作岗位，即视为是迟到；工作任务未结束而提前离开，即视为早退；工作时间内不出现又无提前请假或特殊原因，即视为旷工。2. 忠于职守(1) 须按照礼仪工作单的具体要求，准确及时地完成礼仪接待任务。(2) 必须切实服从礼仪工作负责人的工作安排，认真依时完成工作任务，不得无故拖延或拒绝。(3) 未经礼仪工作负责人批准同意，不得私
45、自调班。工作时间不得擅自行动或离开。(4) 工作时间内应严守纪律，执行接待任务时不能交头接耳或行为不当。(5) 工作认真，待客热情，举止端庄，保持微笑。3. 请假制度(1) 如无特殊或充分理由，礼仪小姐不得随意请假。(2) 如需请假（含病、事假），须以书面或口头形式，提前至少一天向礼仪工作负责人提出申请，得到直接负责人批准后，方可生效。(3) 原则上，同一时间内，同一部门不允许同时有两人或以上请假。4. 入队 / 退队制度(1) 员工申请加入礼仪队，可直接向人资部或公关部索取礼仪队队员简历表，仔细填写并递交。简历表经公关部审核后，如申请人条件符合，公关部将以口头或书面形式通知该员工，正式批准其
46、加入礼仪队。(2) 礼仪小姐申请退出礼仪队，必须以书面形式向公关部递交退队申请书，真实详细说明退队理由，并由所在部门主管签字确认证明。公关部收到退队申请书后，将根据实际情况决定是否批准该礼仪小姐的退队申请，并以书面形式回复该申请退队的礼仪小姐。(3) 如无充分理由或特殊原因，公关部将不予同意批准礼仪小姐的退队申请。若礼仪小姐多次违反相关的规章制度和要求且情节严重者，公关部有权勒令其申请退队。（二） 行为规范1. 仪容仪表(1) 礼仪小姐的精神面貌应表情自然，面带微笑，端庄稳重。(2) 礼仪小姐需精心化妆打扮，保持面部清洁。(3) 头发干净整洁，长发须用统一的头花盘起。(4) 按规定统一穿着礼仪小姐旗袍和黑皮鞋。(5) 礼仪工作时间不允许佩戴手表、戒指等多余饰物。2. 仪态举止(1) 礼仪小姐要有挺拔的站姿、稳健优美的走姿及端庄的坐姿。具体要求是：站立时应全身正直，两肩放平，收腹挺胸，双手按标准姿势放好；行走时上体要直，挺胸收腹，步态轻盈，步幅均匀。(2) 礼仪接待时禁止有缩肩塌背，东倒西歪，挖耳鼻，、抓头皮等任何不雅行为。(3) 礼仪接待时要尽量保持安静，不准相互说话讨论。（三）
