1、业务档案管理1概述1.1 为规范本所工作底稿形成业务档案的流程及业务档案的管理，制定本规程。1.2 本规程适用于财务报表审计业务，其他业务参照执行。1.3 本规程的主要内容包括：（1）档案的交接；（2）档案的归档；（3）档案的管理。2档案的交接2.1按照业规113号等规程编制和整理工作底稿并将工作底稿按本规程要求整理为业务档案是外勤主管的责任，质监与技术支持部负责业务档案的归档。2.2 外勤主管应当在业务报告日后60天内将工作底稿整理成业务档案，并送质监与技术支持部归档（如未特别注明，仅指当期档案部分，包括电子底稿）。工作底稿整理成业务档案包括对工作底稿进行分册和填写目录等。每册为2.2厘米/
2、200页左右，超出部分应当对其进行适当分册，但尽量不要对工作底稿的大类进行分割，也不应将几个项目的底稿放在一册；第一册首页为工作底稿总表（附件1），其他每册首页为本册目录。2.3 外勤主管整理工作底稿和质监与技术支持部在归档时要注意以下事项：2.3.1审计工作底稿的总体要求（1）所有的底稿都是A4大小，底稿中很小的单据，如邮局的挂号单等小于A4纸的纸条，是否已粘在A4纸上。（2）底稿中是否有应交未交原件或收到原件后未撤出复印件的情况。（3）底稿中是否有热敏纸传真件(由于热敏纸上的字在一段时间内会消失，所以应复印该传真件)。（4）底稿中横向排版的表格是否有表头未朝左侧的现象。（5）与审计过程和审
3、计结论无关的资料如被审计单位账页、凭证、单据等复印件以及空白底稿、草稿、已经替代的底稿是否清除（与审计调整、审计过程、结论有关的要保留）。（6）年审底稿是否已区分当期档案和永久性档案，并分别整理。（7）电子档案是否已进行排版、归类，数据是否正确、完整，底稿需用A4纸打印(如为一面已使用过的纸张，需要在背面划“/”或注明作废)，打印后，应每张再浏览一下，查看是否存在打印后字体过小，看不清需要重新调整排版的情况；A3纸需折成A4纸大小。（8）查看是否存在打印后出现“#”，需要调整行高或者列宽的情况。（9）确保打印出来的纸质底稿和电子档完全一致，所有的底稿尽量纵向打印，索引号应在底稿的右上方。（10
4、）对于表格过长的情况，应作页面设置，确保每一页都能显示表头。（11）底稿的字体建议全部使用宋体、5号(非强制性要求)。（12）在客户现场误获取的纸质原件，需复印后归还客户，一般除了客户的未审报表、管理当局声明书和已审会计报表确认函等以外，其他我们只获取复印件，在客户现场获取的纸质复印件，需用红色水笔标明“与原件核对一致”，位置位于纸质复印件的上方，字体大小与索引号一致，并签署姓名和日期。（13）外勤主管在调整系统中标出每笔调整分录对应的工作底稿索引号。（14）对于调整分录，需在相应实质性底稿中详细记录清楚调整的原因，列示正确的调整分录，并与调整系统中的调整分录交叉索引。需要提请注意的是：调整分
5、录只需要在与主要调整科目的实质性底稿中记录，被动调整科目的实质性底稿只标注此调整分录的索引号，如计提存货跌价准备，只需要在存货底稿中记录、不需要在资产减值准备底稿中也记录，预付款项红字重分类只需要在预付款项底稿中列示等。（15）每笔调整分录需过入到明细表和审定表，并与调整系统中的调整分录交叉索引。2.3.2各大类工作底稿的基本要求2.3.2.1财务报表审计工作底稿目录总表被审计单位名称：应填写全称报告编号：填主报告编号是否适用栏：适用标“”、不适用标“”或不填写档案册号：业务部门暂不填写、由档案室验收合格后填写审计报告意见类型：根据出具的审计报告意见类型在备选意见类型用“”表示审计组主要成员表
6、中的“姓名”可打印。移交人：送档案室时填写2.3.2.2报告正本目录（1）审计报告正本需保留两份，一份保存在业务档案中，另一份由质监部单独保管。（2）索引号：主报告的为AA，管理建议书或内控报告的为AB，其他业务报告及说明等依次填AC-1、AC-2、AC-3等。（3）管理建议书或内控报告：不仅是正式报告，还包括没有以正式报告的形式出具的相关资料，如仅提供存在问题清单、说明等。（4）存本册：用“”表示。同时应注意：上述报告如有修订，应放置修订后的正本，修订前的报告不再保留。保存的报告正本必须与对外发出的报告完全一致(包括装订与签章)。保存在业务档案中报告正本，直接装入档案盒中，在报告封面的右上角
7、标注索引号，并且所有的业务报告正本无论数量及厚度均编为一册。2.3.2.3完成阶段工作底稿目录（1）被审计单位名称：应填写全称（2）报告文号：填主报告编号（3）序号为1-4、6、8-10、16-17、22的所有单位均适用；序号5：如有修改时适用、如无则在对应的“存本册”处标“N/A”；序号7：仅上市及拟上市公司适用；序号11：上市公司及拟上市公司、集团公司适用；序号12-15：有调整事项时适用；如果存在未调整事项，底稿中应当具备未调整事项汇总表，并且说明未予以调整的原因。序号18-21：合并或汇总财务报表时适用。同时要注意：序号4-6：业务项目管理控制流转表和审计控制表及业务报告修订(补充)审
8、批单中相关行次的内容必须填写完整。序号8-10：审计确认函和管理当局声明书、与治理层沟通需加盖被审计单位公章(如为其它业务章予以指出)及有相关人员签章、同时注意签署的日期应与审计报告日期一致。2.3.2.4特殊项目工作底稿2.3.2.5初步业务活动工作底稿（1）被审计单位名称：应填写全称（2）报告文号：填主报告编号（3）业务约定书如与其它单位一起签订(如集团统一签订)，则应在“备注栏填写签订业务约定书的具体单位名称。同时应注意业务约定书中的相关内容是否填写完整、签章是否齐全、签约日期不得晚于外勤工作开始日期（如果晚于应说明早已沟通确定，只是程序迟后）。2.3.2.6风险评估工作底稿基本要求：（
9、1）每一单独出具审计报告的单位均应有审计策略书。（2）所有公司均应有风险评估工作底稿。2.3.2.7内部控制工作底稿基本要求：（1）每一单独出具审计报告的单位均应有内部控制了解的工作底稿。（2）上市公司、拟上市公司及集团公司均应有详细的内部控制工作底稿。2.3.3综合类工作底稿的要求（1）审计策略书编制及复核的日期不能晚于审计程序编制和复核日期；（2）审定表复核日期不能晚于审计报告日期；（3）审计总结编制及复核日期不能早于各项外部证据落款日期、不能晚于审计报告日期。（4）审计报告日期、管理当局声明书日期和审计确认函日期应一致。（5）审计策略书必须有重要性水平的明确金额，并严格按业规305号的规
10、定分别确定并列出重要性水平的三个层次，并说明计算过程。注：审计策略书及审计总结中所反映的重大会计审计事项必须一致。同时，相关重大会计及审计事项也必须在实质性程序工作底稿中有所反映；工作底稿中的重大会计及审计事项也必须反映在审计策略书及审计总结中。2.3.4实质性工作底稿的要求2.3.4.1所有财务报表的每个报表项目(科目)均要有审计工作底稿，最少包括：程序表、审定表和明细表；最少需执行两个程序：(1)三核对程序，获取或编制科目明细表并与明细账、总账、报表进行核对。索引至明细表。(2)分析性程序。索引至审定表。2.3.4.2每张工作底稿的表头要求。被审计单位名称：按审计计划或审计策略书的规定规范
11、填写，填写一致(全称或简称均可)；索引号：与程序表的保持总体一致；财务报表截止日/期间：资产负债表项目填报表截止日、利润表项目和现金流量表填写财务报表包含的期间。编制人和编制日期：与审计策略书中基本一致，同时应注意：(1)程序表编制日期不得早于审计策略书批准日期；(2)审定表编制日期不得早于程序表复核日期；(3)审定表编制日期不得早于所取得审计证据中注明的日期；(4)审定表编制日期不得晚于审计重大事项概要编制日期。另外还应注意：(1)程序表复核日期不得早于项目负责合伙人复核审计策略书的日期；(2)审定表复核日期不得早于程序表复核日期（所有底稿不得有自己编制自己复核的情况）；(3)审定表复核日期
12、不得晚于审计重大事项概要编制日期。2.3.4.3所选程序需与重要认定相关。2.3.4.4各项目(科目)审定表中的审计说明和审计结论的表述明确如下：审计说明：各科目均需有分析性程序。审计结论中，通用审计结论范例举例一：通过以上分析/测试，未发现重大异常情况。举例二:上述发现的问题涉及金额较小且客户不同意调整，小于SAD，对审计结果无重大影响。除上述问题未发现其他重大异常情况。举例三：除上述问题需进行相应调整外，未发现其他重大异常情况。2.3.4.5关于工作底稿的复核及签字A类项目的工作底稿复核为四级，即项目质量控制复核人、项目负责合伙人、项目经理、外勤主管的复核。所有工作底稿至少确保有一级复核，
13、所有审计小组成员(指外勤主管以下级别)的底稿均要求外勤主管签署姓名及日期；所有外勤主管编制的工作底稿均要求项目经理复核并签署姓名及日期。必须由项目负责合伙人签署姓名及日期工作底稿包括:(1)客户评价表(2)审计业务约定书(3)审计策略书(4)风险评估底稿(5)项目负责经理的工作底稿、高风险领域、重大问题、审计调整事项汇总表、管理建议要点(6)评估客户持续经营能力等特殊类审计工作底稿(7)审计总结(8)审计报告及财务报表(9)审计控制表(10)完成阶段审计程序表(11)公开发行证券公司审计报告披露核对表。项目质量控制复核的范围一般与项目负责合伙人复核范围一致，但一切有利于发现项目组审计可能存在问
14、题的地方均属于其复核范围。A类项目需项目质量控制复核人签名的工作底稿包括：(1)审计策略书(2)审计总结2.3.4.6数字勾稽需注意的事项以客户提供的加盖公章的未审报表核对调整系统和鼎信诺审计系统的未审数、以最终出具审计报告所附财务报表的数据核对调整系统和鼎信诺审计系统的审定数。鼎信诺审计系统中打印出来的各科目的未审数、审定数、调整数要与客户送审数、正式报告后附财务报表数、调整系统对应的数据一致。2.4档案管理人员接收整理好的业务档案后，同时将未归档工作底稿欠条退还外勤主管；在装订过程中如发现业务档案不符合要求，档案管理人员应将不能归档的原因列出（出Q），与工作底稿一并退还外勤主管，并重新索取
15、欠条。3档案的归档3.1档案管理人员负责业务档案的归档，业务档案的归档包括档案整理、登记、装订、装盒及入库码放。3.2档案整理。档案管理人员在进行档案整理工作时要注意以下事项：（1）整理过程中要拆除大头针、订书针等金属物。（2）材料纸面过小的，要粘贴或托裱在标准A4纸上，装订部分过窄或有字时，应用纸加宽。（3）在进行底稿整理时，如发现底稿中有很明显的问题，如：页次混乱、目录填写不完整等，要及时将档案退回验收人员，重新验收。3.33献）告流转控制表每天由盖章人员在临777777777777777777777777777777777777777777777777777777777777777777
16、77777777777777777777777777777777777777777777档案登记。档案管理人员在整理业务档案的同时应填好业务档案登记表（附件2）。3.4档案装订。步骤如下：（1）装订前，档案管理人员应在业务人员移交的每册档案基础上，准备封面（附件3）、卷内备考表（附件4）和封底，其中封面和封底采用较厚的纸张，卷内备考表放封底之前页。（2）即将装订时要最后检查一次档案内是否有金属类物品,以保障装订时人员安全。装订要做到牢固、整齐、美观，不压字，不漏页，不影响阅读。（3）档案装订统一采用左端两孔式,两孔将档案平分为三等份并距左端1公分左右（装订时请正确操作装订机，并注意安全，装订完
17、毕要及时关掉电源）。3.5档案装盒。档案装订后应及时装盒，装盒前档案管理人员应在档案盒封面（附件5）写清档号（本分所本年度档案盒流水号，与报告号在同一年度）和分所名称，档案盒脊部（附件6）写清档号、报告号等内容；装盒时应尽量将盒装满，节约空间。本所用的档案盒分两种，厚度为3CM和5CM，3CM的档案盒适合装超过平均厚度，但不便于分册的较厚档案；5CM的档案盒适合装平均厚度两册档案。3.6档案入库码放。档案盒放入档案柜时，横向应以档号从小到大、从上往下、从左往右的顺序码放,相邻层及档案柜要以S型顺序码放，码放时要整齐、美观，档案码放不得过挤，否则不方便今后的使用。3.7档案管理人员应及时将已移交
18、的业务档案进行装订、装盒和入库，每年度终了120天内，档案管理人员应当对上年出具业务报告的档案入库完毕；并编制完成上年度业务档案登记表一式两份，一份留档案室，一份报总所质监与技术支持部。4档案的保管4.1 档案管理人员应定期对未归档的业务档案进行清理。根据业务档案登记表与未归档工作底稿欠条清理已超过60天尚未移交的档案，联系项目外勤主管、催促移交，并将名单及时送交业务报告编号人员。某外勤主管如存在超过120日尚未移交业务档案的，暂停其业务报告编号，在移交业务档案前未经批准不得出具业务报告。4.2档案管理人员应定期对已归档的业务档案进行清理。及时将清理结果向其主管人员进行汇报，若发生档案的毁损、
19、丢失等情况，应填写业务档案毁损、丢失报告单（附件7），写清楚丢失原因，并逐级上报处理。4.3永久性档案的保管4.3.1永久性档案的主要功能是备查作用，并具有使用频率高、多年反复更新使用的特点，因此永久性档案以单独的系统进行管理，并以客户名称（被审计单位全称）为识别特征编制永久性档案登记表（附件8）。（注：当期档案以业务报告号为识别特征编制业务档案登记表。） 4.3.2永久性档案的保管由业务部门负责（分所也可以由档案管理人员统一保管），一般不放入档案室，留在业务部门办公区；如档案数量特别大时，档案室为各业务部门开辟专门存放区域。质监与技术支持部应定期检查永久性档案的归档、保管情况。4.3.3永久
20、性档案采用活页夹的形式装订。业务人员将永久性档案整理（包括填写更新记录、编制索引号并粘贴标签等，对需要更新、换出的永久性资料，经清理确需保存的，外勤主管应将其整理后装入最近一期的年报审计当期档案中）后进行打孔，根据底稿厚度放入合适的文件夹（以能保证正常翻阅为宜），并填写好文件夹脊部（附件9），装订好的永久性档案交到部门秘书处。4.3.4部门秘书根据接收的永久性档案编制本部门的永久性档案登记表。部门秘书应定期与档案管理人员核对已归档的当期档案，如存在当期档案已归档而永久性档案未归档情形的，应及时联系外勤主管、催促移交。每年度终了120天内，部门秘书应当与档案管理人员编制的业务档案登记表进行核对，
21、核对无误后对本部门的永久性档案登记表进行更新，并一式两份，一份留业务部门，一份报档案室。4.4电子档案的保管4.4.1电子档案主要指本所出具的业务报告和按规定需同时提交的电子类工作底稿，其中业务报告电子版由文印室负责收集，其他电子类底稿由质监与技术支持部负责验收档案的人员在接收档案时收集。4.4.2档案管理人员应定期到文印室拷贝业务报告电子版；质监与技术支持部负责验收档案的人员应在转交纸质档案时同时将电子档案交档案管理人员；每年度终了120天内，档案管理人员应当对本分所上年出具的业务报告电子版和收集的电子工作底稿分别编制目录，并刻盘一式两份，一份分所保存，一份交总所档案室。4.4.3电子底稿的
22、拷贝。根据关于从2009年1月1日开始启用审计软件升级版的若干问题通知（TZZB2008-68号）的规定，从2009年开始，凡出具报告编号为2009年号的项目，除金融类企业（本年度可拷贝电子表格）外，本年度电子底稿的一律按收集鼎信诺审计项目文件夹。（1）文件夹名称为分所所在地简称加年度加四位数的报告号，如xx京审字【2009】0008号，文件夹名称为：京20090008。（2）对于有合并或汇总底稿的项目，其需归档的电子底稿包括两部分：一是鼎信诺审计项目文件夹（包括母公司和不单独出具报告的子公司的审计项目文件），二是鼎信诺财务报表合并系统文件夹。（3）对于无合并或汇总的单体项目，仅需上交鼎信诺审
23、计项目文件夹即可。但需注意的是，对于单体项目，如试算平衡表等底稿未存于鼎信诺中的，需将相关底稿复制或移至鼎信诺中一并归档。（4）企业集团审计项目，为了便于管理，大家可能在一个项目文件夹中建立多个子公司，在子公司单独出具报告的情况下，就出现了一个鼎信诺项目文件夹对应多个报告号的问题。针对此问题，大家仅需提交一个大的鼎信诺文件夹（即含母公司及各子公司），并将此大项目文件夹随合并报告号归档；同时，请将大项目文件夹中单独出具报告的子公司名称修改为“子公司报告号+子公司名”的格式（如：京2009 0008XX公司），修改路径为：系统项目维护修改项目项目信息被审计单位名称。为便于其他子公司信息利用者查找，
24、其他子公司的外勤主管需注明本项目电子底稿存档地，即大项目文件夹的名称。（5）项目组在底稿归档前应先就鼎信诺系统数据与纸质底稿进行自查核对，确保审计软件数据准确、完整，至少包括审定表、披露表、明细表、试算平衡表、审计总结、审计策略书等。（6）各分所档案室应准备电脑并安装审计软件，购置大容量的移动硬盘以便拷贝。5业务档案借阅与归还5.1当期档案借阅业务人员根据业务需要借阅当期档案的，填写档案借阅审批单（附件10），到档案管理人员处办理借阅手续。5.2永久性档案借阅业务人员根据业务需要借阅永久性档案的，填写“永久性档案借阅审批单”（附件8），到业务部门秘书处办理借阅手续。5.3在办理档案借阅时，应注
25、意以下事项：(1)档案借阅只限所内正式员工办理借阅手续，实习生、学生不得办理借阅手续。(2)档案借阅审批单，应由借阅人签字，谁借谁负责，不得代借。(3) 业务档案的借阅时间一般不得超过30个工作日，每个业务人员所借档案一般同时不得超过5份，否则档案管理人员有权要求其先归还再续借。(4) 档案借阅人应当保持案卷整洁，不得损坏、涂改、拆页，保证档案的完整和安全。5.4在归还借阅的档案时，应注意以下事项：（1）归还档案时，档案管理人员要检查档案的完整性，收回后将借阅单退还借阅人。（2）归还的档案若出现损坏、涂改、拆页等现象，档案管理人员应要求借阅人恢复原样，必要时填写“业务档案毁损、丢失报告单”，并
26、追究借阅人的责任。（3）借阅人员若将档案丢失，应填写“业务档案毁损、丢失报告单”，写清楚丢失原因，并逐级上报处理。5.5档案管理人员在收回档案时，应在卷内备考表中进行登记，属于外部借阅的，还应保留书面调阅函（贴在备考表处）。5.6外单位依据法律法规需调阅本所档案时，对方单位需出具书面调阅函和相关法律法规的文件，经质监与技术支持部门审批后由项目所在业务部门指定人员办理借阅手续，限在本所内进行查阅；属于司法机关（公安、检察、法院、律师）查阅的，还应有本所法律顾问到场方可进行。如需复印相关底稿、借出本所办公场所，需单独办理相关申请手续，报主任会计师或授权的副主任会计师批准。6业务档案的拆卸业务档案装
27、订后不得随意拆卸，如因业务报告的补充、修订等原因确需拆卸的，需填写业务档案更改、拆卸审批单（附件11），按规定批准后，档案方可由档案管理人员拆卸。如果在档案尚未装订发生业务报告补充、修订的，根据批准的业务报告修订（补充）审批单直接将有关档案进行更换即可，无需填写“业务档案更改、拆卸审批单”。7离职员工档案清理当业务人员办理离职手续时，档案管理人员应查阅未归档底稿欠条和业务档案借阅审批单，确定其是否存在有欠交工作底稿或未归还业务档案的情况；如存在上述情况，档案管理人员应催其及时上交；如已丢失的，按档案丢失程序办理，未查清前，不得办理离职手续；档案清理完毕后，由档案管理人员在员工离职流程表上签字确
28、认。8业务档案的销毁根据中国注册会计师审计准则第1131号的规定，“会计师事务所应当自审计报告日起，对审计工作底稿至少保存十年”。业务档案保存期届满后按规定需要销毁的，档案管理人员填写业务档案销毁审批登记单（附件12）并经主任会计师批准后进行销毁。附件：1.工作底稿总表2. 业务档案登记表3. 案卷封面格式4. 卷内备考表格式5. 档案盒封面格式6. 档案盒脊部格式7. 业务档案毁损、丢失报告单8. 永久性档案登记表9. 永久性档案盒脊部格式10. 档案借阅审批单11. 业务档案更改、拆卸审批单12. 业务档案销毁审批登记单附件1：工作底稿目录总表一、工作底稿总目录单位名称报告编号序号索引号底
29、稿类别是否适用档案册号备注二、报告意见类型1.标准意见 2.强调段无保留意见 3.保留意见 4.无法表示意见 5.否定意见 6.其他三、项目组主要成员表职 别姓 名简 签职 别姓 名简 签项目负责合伙人负责经理质量控制复核人外勤主管其他成员：姓 名简 签姓 名简 签姓 名简 签四、底稿移交记录移交人： 接交人：附件2：业务档案登记表 年度报告号单位名称外勤主管报告日期业务类别归档档号装订册数备注附件3：xx会计师事务所XXXX公司（与流转表“单位名称”一致）XXXX（与流转表“业务类别”一致）工作底稿 本项目共XX册，此册第X册文 号xx京X字 （200X）XX号附件4：卷内备考表本卷立卷情况
30、：（填写装订人及时间）借阅及拆卸情况：（逐项填写借阅人及借阅、归还时间，外部借阅还应保存相关资料） 附件5：填写本分所业务档案盒流水号（不含永久性档案） 档 号： xx会计师事务所有限公司业 务 档 案 盒此处填写分所名称，如：北京总所，湖南分所，上海分所 编制单位： 密 级： 保密 附件6：档号报告号备注：纵向填写案卷数，一本不用填写，有多卷时如共六卷，表示第四卷，用4/6这种表示方法）附件7：业务档案丢失、毁损报告单编号： 报告文号借阅时间单位名称共 册丢失、毁损情况说明： 说明人签字： 日期：业务部门意见质监与技术支持部意见分所所长意见注：本单经签字完毕后由档案管理员存档。附件8：永久性
31、档案登记表审计 部序号单位名称(全称)企业编号集团编号档号注:本表由部门秘书统一填写,档号是指文件夹的序号，企业编号和集团编号由客户管理部确定，以后年度保持不变，如有客户增加，则增加行即可。附件9：档号单位名称附件10：档案借阅审批单业务报告号业务部门单位名称共 册借 阅 人借阅时间借阅部门审核被借阅部门意见（跨部门借阅适用）质监与技术支持部（对外借阅适用）已提供的文件（附本单后）：1.介绍信(函)原件2.经办人证件复印件 3.复印底稿清单主任会计师或授权的副主任会计师（档案借出办公场所适用）管理员签字归还日期备 注1.借阅部门审核内容为：确认借阅人为本部门正式员工、确因业务需要。2.被借阅部
32、门审核内容为：该档案已具备借阅条件。3.质监与技术支持部审核内容为：对外借阅档案是否符合审计准则规定的条件，。4.跨分所借阅按跨部门办理。5.每张借条一般只能填写一个报告号。6.借阅人处不能打印及代签（借条不能出现“代”字样）。7 属于司法机关（公安、检察、法院、律师）查阅的，还应有本所法律顾问到场方可进行。附件11：业务档案更改、拆卸审批单（此单用于已装钉好的业务档案，本单仅作为流程控制用，无需装入底稿）编号： 报告文号申请更改、拆卸日期单位名称共需拆 册添加档案 更改档案 其他：情况说明： 说明人签字： 日期：业务部门意见质监与技术支持部档案重新装钉时间装钉人签字附件12：业务档案销毁审批登记单编号：业务档案名称包括业务报告文号和名称业务报告基本情况包括出具业务报告的部门、日期、签字注册会计师。销毁原因及范围包括销毁原因、范围、非正常销毁对本所职业风险的评估。质监与技术支持部 日期 主任会计师审批销毁情况登记包括销毁清册、监督人员、销毁人员签字、销毁日期等。备注
