1、公文管理制度本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。公文管理部门为行政部门，由其负责制度的实施、维护和完善工作。一、公文的种类：1、公文主要种类有：决定、决议；指示；公告、通告；通知；通报；报告、请示；批复；函；会议纪要等。 决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位或人员； 决议：适用于经过会议讨论并要求贯彻执行的事项； 公告：适用于向公司外部宣传重要事项或法定事项； 通知：适用于发布规章、制度、转发外来公文、要求下级办理或知道的事项； 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况； 报告：适用于向上级汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级
2、机关的询问； 请示：适用于向上级请求指示、批准、申请； 批复：适用于回答下级请示事项； 公函、便函：适用于不相隶属单位之间相互洽商工作、询问和答复一般性问题，转发上级单位的一般性公文等。便函不使用文头，为方便查询，可编“便”字文号； 会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定的事项； 工作联系单：适用于公司内部各部门之间的商洽工作。2、公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。3、文件机密级数，由发文部门的主管领导根据文件内容确定。二、公文格式：1、公文一般
3、由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、印章、发文时间、主送(报)机关、抄送(报)机关、附件等部分组成。如有附件应在正文之后注明附件名称和顺序。注：请示一般只写一个主报机关，如需同时送其他机关，应用抄报形式。2、公司的红头文件等正式公文格式规范如下：公文使用的纸张为A4，天头（上白边）为371mm，订口（左白边）为：281mm。排版规格：正文为小3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。印刷要求：双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。3、公文中各要素标识规范。公文分为眉首、标题、正文三部分，公司各部门在使用时，做到如下规范：眉首：普通公文页眉左边统一用公司简称与英文缩写；右
4、边为发文机关标识，以DZ+部门缩写+公文种类缩写+序号构成。字体为黑体小5号字。红头文件的页眉应为红色1号黑体 “山西大族环球房地产开发有限公司文件”居中，另一行左边为发文机关标识，右边为签发人，均用3号仿宋体字，签发人后面标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人的姓名标题：用小2号宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到排列对称，间距恰当。正文用宋体小4号字。成文时间用汉字将年、月、日标全；零写为“O”；公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。三、行文规定：1、行文应当确有必要，注重效用。2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请
5、示和报告。3、公司各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级相关业务部门行文，一般以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项。4、同级部门之间可以联合行文。5、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。所有行文均需经总经理签批后方可发文。6、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。四、发文的办理1、发文办理的过程包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。2、草拟公文应当做到：1）符合国家的法律法规及其他有关规定。2）情况确切，观点明确，表述明确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。3）公文的文种应当根
6、据行文目的、发文部门职权和与主送部门的行文关系确定。4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。5）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为：“（一）、”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。6）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。7）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。2、会商：对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的
7、主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请总经理协调或裁定。这项工作有利于维护公文的合法性、有效性、公平性。由发文部门主动组织。3、审核：公文送负责人签发前，应当由行政部进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。4、经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。5、经复核无误的公文，部门负责人签发确认。签发人在批注之前，必须对文稿做全面审核，确认无误再行批注正式发出意见并签注姓名和日期。6、经部门负责人签发的公文，需填写“发文稿”，呈总经理审核签
8、发。文稿经总经理签发为定稿后，不经总经理同意，其他人均不得再做任何修改。7、经总经理签发的发文，由行政秘书统一打印、分发。需要用印的按照印章管理规定进行盖章分发。8、发文流程：主办部门草拟相关部门会商行政部审核部门负责人签字填写“发文稿” 总经理签批行政文秘打印分发文件处理工作流程图部门名称总经理流程名称发文工作流程层次概要责任部门签 发未通过通 过审批整理归档各 部 门 签 收打 印 下 发修 改 会 签组 织 会 商草拟初稿发文部门发文部门相关部门总经理行政文秘各部门行政文秘五、收文的办理1、收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。2、承办部门
9、收到交班的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。3、交有关部门办理的公文，送件部门要负责催办，做到“紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办”。4、各部门都要建立收发文登记表，所有文件收发，要有登记、签收手续。5、对公司外部收文，如无明确目标单位，则统一由行政办负责处理。行政办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，根据文件性质由行政办收回归档。有明确单位的可由文秘接待直接送达目标部门。六、公文的归档1、个人不得保存应当归档的公文。2、归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等
10、整理立卷，要保证归档公文的齐全、完成，能正确反映本部门的主要工作情况，便于保管和利用。3、公司所有发文原件均在行政文秘处保存归档，各部门保存复印件。七、公文的管理1、公文由前台文秘统一收发、审核、用印、归档和销毁。各部门所发文件都应抄送行政部，并将电子版发至行政部入档，各部门自留原件存档备查，并做好归类登记工作。2、上级部门的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下级部门经负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。3、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。4、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经总经理批准，可以销毁。5、工作人员
11、调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。6、财务档案由财务部负责按月进行分类整理4、部门自备档案遗失或损坏必须由部门负责人向行政部提出复印申请。大族环球房地产开发有限公司发文稿总经理签发：起草部门： 起草人： 部门经理：文件名称： 主送： 抄报：抄送： 附件：主题词： 密级：绝密 机密 秘密 一般 紧急：特急 加急 平急 山西大族环球房地产开发有限公司 字2010 号 年 月 日印发文稿共 页， 共印 份工作联系单编号：部门缩写+第（ ）号主题：主办部门：经办人：主办部门负责人：协办部门：工作完成期限：工作联系内容：协办部门意见：协办负责人：日期：山西大族环球房地产开
12、发有限公司 2010 XX部通字第002号说明：1、决定、决议、通知、通报用此行文格式。注意无页眉。 2、方括号中为年号，XX部为发文部门，决定、决议为“决”字，通知、通报为“通”字，第X号为部门发文流水号。 3、发文标题为宋体小二号字，正文为宋体四号字（视内容而定，若字数较多，可用小四或五号字体）。 总经理办公会会议纪要晋大族环球总字2010第（001）号 签发：高云鹏 说明：1、总经理例会会议纪要用此行文格式。注意无页眉。 2、此格式为红头专用格式，由前台文秘负责整理会议纪要并发文。 3、小标字号为仿宋体小二号字，正文为仿宋体小三号字。 山西大族环球房地产开发有限公司文件晋大族环球工字2010第（001）号 签发：高云鹏说明：1、此为红头文件专用格式。各部门如有需要，需请示总经理是否需要行红头文件。 2、标题字号为仿宋体小二号字，正文为仿宋体小三号字。 主题词： 抄送： 山西大族环球房地产开发有限公司 2010.5.16 印发 份
