1、上市公司行政管理规定之公文处理制度实施细则Ting Bao was revised on January 6, 20021公 文 处 理 实一、职能与分工（一）XXXXX有限公司公文是传达贯彻公司的方针、 政策及XXXXX公司管理工作的部署，请示和答复问题，指 导和商洽工作，报告沟通情况、交流经验的重要工具。（二）公司综合管理部负责公司的公文处理工作，具体组 织和协调公文的全过程处理。（三）公司各部门是公文处理的具体责任部门，具体负责 协调职能范围之内的公文处理工作。二、责任（一）收文处理1、综合管理部文档人员负责来文的签收、拆封、登记、分 办、传递、催办、保管、归档、查阅，各部门根据领导批示
2、负 责来文的承办。2、上级公司送寄或由0A下达公司的公文由行政主管负责 拆封、登记、传递、催办、保管。（二）发文处理1、公司发文由办文部门负责拟稿、审核，综合管理部负责 核稿、审稿，送公司主要领导或分管领导签发。2、综合管理部负责对各部门、公司系统各单位的公文处理 工作进行统一指导、协调、检查。（三）综合管理部负责统一组织各部门、公司系统各单位 文秘人员的业务培训。三、权限（一）综合管理部1、综合管理部有权拆封署名公司收启的信件。2、综合管理部有权根据收文内容，按部门职责范围进行分 办。3、公司领导批办的重要文电，综合管理部有权实施督办和 催办。（二）各部门1、需要其他部门协助办理的文件，主办
3、部门有权召集协办 部门共同研究办理。2、根据工作需要，部门有权提出发文意见，并草拟公文。3、拟稿人根据拟文需要有权查阅有关文件、资料，了解领 导意图。4、各部门有权对公文处理工作提出改进意见。四、管理内容和要求（一）行文规则1、行文应当确有必要，注重实效。2、行文关系应根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越 级行文。因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被越过单 位。3、向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，如需 同时送其他单位，应当用抄送形式。“报告”中不得夹带请示 事项。4、除上级公司负责人直接交办的事项外，不得以单位名义 向上级公司负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。5、凡部门之
4、间尚未协调一致的问题，不得各自向上或向下 行文。6、发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。（二）公文种类见附录A。（三）公文格式见附录B。（四）公文处理1、收文办理收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟 办、批办、承办、催（督）办等程序。（1）签收、拆封。凡署名公司信件，一律由综合管理部签 收、拆封；署名部门收启的信件，由各部门签收、拆封、登 记；各部门人员凡直接收到主送或抄送公司或公司部门的文 件，一律交综合管理部处理。（2）登记。对上级和公司所属单位来文，一律输入计算机 分类登记。当天收文当天输入，登记正确率、准确率100%。（3）拟办、批办。综合管理部按来文的轻重缓急和公
5、司领 导分工，提出拟办意见分送相关领导批办或部门主办、协办。1）属全公司性重大政策、决策的文件，送总经理阅示；重 大政策、决策的文件抄报董事会及上级公司。2）属某一方面的重大政策、决策的文件，或属某一方面的 重要业务工作的文件，分送分管副总经理阅处并抄报总经理 阅；3）属一般性业务工作的文件，分送部室承办；涉及几个部 室共同办理的文件要明确主办部门和协办部门。（4）传递。除机要文件外，其它文件可通过书面流转传递 或通过0A系统进行网上传递（流转）o机要文件的传阅按保密程 序执行，有特殊要求的文件按要求办理。（5）承办。各部门承办的文件，部门负责人须签署承办意 见，明确承办人。特急文件要求当日内
6、完成，急件在3日内完 成，一般公文办理时间不超过5日。（6）催（督）办。对公司领导有明确批示要求的文件，由综 合管理部向各部门催（督）办，并做好催（督）办记录。2、发文办理发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、部门 审核、会签、综合管理部核（审）稿、领导签发、印刷、用印和 装订、封发、归档等程序。（1）拟稿。公文拟稿人应事先掌握发文意图、发文主题， 查阅依据资料，明确行文关系，正确选择文种，书面流转或在 0A系统的发文管理屮操作。草拟的文稿应做到：1）符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策和 公司规定、规程、规章制度，依据正确、充分。2）情况确实，主题、观点鲜明，内容、要求明确
7、，具有可 操作性。3）对前面已发过类似内容的文件，要明确前后关系，避免 产生矛盾。4）逻辑性强，文字精练、合乎语法，不生造词汇，不用不 规范的简称，准确使用标点符号，篇幅力求简短。5）人名、地名、数字、引文准确；数字使用，除公文编 号、统计表、序号、专有术语和其它必须用阿拉伯数字书写以 外，一般使用汉字书写。6）文稿屮所标的计量单位，严格按屮华人民共和国计量 单位规定的名称使用。7）章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为 “一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为 “” o8）公文格式标准中所规定的内容完整、准确，公文主题词 标引正确。（2）部门审核。草拟的文稿由文稿起草
8、部门负责人审核。（3）会签。对涉及其他部门职能范围的文稿，主办部门须 履行会签手续。会签部门对文稿涉及本部门职能范围的内容负 责。如有不同意见应写明理由或当面协商。会签完毕须返回主 办部门，审查会签意见一致后送综合管理部核稿。（4）公文核稿。公文核稿由综合管理部负责，核稿内容如 下：1）是否需要行文。2）是否符合国家的方针、政策、法令、法规、规程和制 度，与当前公司中心工作和其它有关文件有无矛盾、脱节，与 公司已发的规定是否衔接。3）提出的要求、办法、措施是否明确、具体、切实可行。4）会签部门意见是否协商一致。5）是否符合本标准的规定。6）处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规 定。7
9、）附件是否齐全。8）公文主题词的标引是否规范，文字叙述是否符合文法和 逻辑，标点符号是否正确，发文代字是否正确。（5）签发。公司发文的书面文稿或电子文稿由综合管理部 按公司领导分工和重要程度送相应的领导签发。（6）印刷。公文印刷由综合管理部负责，做到字迹清晰。 公文印刷用纸厚度70-80克,纸幅尺寸应按国际标准A4型。（7）用印。公司发文由综合管理部负责审核用印，印章使 用正确率100%。（8）装订、封发、归档公司发文由综合管理部负责装订、留存归档并发送电子邮 件，寄发或传真主、抄送单位。公文应及时统一交档案室。公文从交付打印到封发时间不超过2天，急件不超过1 天。（9）公司各部门以部门名义行
10、文一律用便函、传真形式， 由发函部门负责人签发。以公司名义行文的便函、传真一律由 总经理签发。（五）密级文件行文程序1、部室按职能分工起草文件。2、发文内容是否具有密级，由公司保密委确定。凡标有密 级的行文不从办公自动化系统行文，采用人工方式行文。填写 发文拟稿单（文件标题、密级、印发份数、发送范围）。3、部室领导审核签字，需有关部门会签的文件由起草部室 负责组织会签。4、公司综合管理部机要秘书负责核稿、编号，并经综合管 理部主任审核后，呈公司领导签发。5、总经理秘书负责密级文件的打印、校对、装订、用印和 分发，原稿和文件样本送交公司档案室归档。五、检查与考核由分管综合管理部的负责人根据本办法
11、及其他相关标准进 行考核与检查。六、附则（一）本制度解释权属公司综合管理部。（二）本制度自公布Z日起执行。附录A公文种类使用标准A1决定（下行）适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人 员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。A2通告（下行）适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。A3请示（上行）适用于向上级单位请求指示和批准。A4报告（上行）适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。A5通报（下行）适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或事项。A6批复（下行）适用于答复下级单位请示事项。A7通知（平行、下行）适用于发布规章；批转下级单位的公文
12、，转发上级和不相隶 属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事 项及任免人员。A8意见（上行、下行、平行）适用于对重要问题提出见解和处理办法；答复对方征求对某 项工作的意见。A9函（上行、下行、平行）适用于平行的或不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相 互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准 和答复审批事项等。办理例行公事与应急公务等，用“便 函”。A10会议纪要（平行、下行）适用于记载、传达会议情况和议定事项。附录B公文格式使用标准B1公文一般由秘密等级和保密期限、发文单位标识、发文字 号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、单位印章、成文 时间、抄送单位、主题词
13、、印发单位、印发日期等部分组成。B2涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，密级分为“绝密”、“机密”、秘密”，其中，“绝密”、“机密” 级公文还应标明份数序号。B3发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合 行文，主办单位排列在前。B4紧急公文应当分别标明“特急”，“急件”。B5发文字号应当包括单位代字、年份、序号；联合行文，只标 明主办单位发文字号。B6上行文应当注明签发人姓名。在横线上方左侧标注发文字 号，右侧注明签发人，其中，“请示”应在成文日期之下空1 行左空2格的位置向后标识联系人和联系电话，并括号括起 来。请示不能抄送下级单位。B7公文标题应准确、简要地概括公文的主要
14、内容，并准确标明 公文种类。除批转法规性文件外，公文标题中一般不用书名号 和其他标点符号。转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时省略外，其 它文种可保留一级。如“转发XX报告的通知”；转发的文种是 通知时，为“转发XX的通知”。B8首页必须显示正文。B9公文如有附件，应在正文之后空1行，左空2格，用3号仿 宋体字标识附件说明。附件说明如有序号，应使用阿位伯数码 （如“附件：1XXXXXX”），附件名称后不加标点符号。BIO公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）外，一律加盖 印章。联合下发的公文，联合发文单位都应当加盖印章。联合 发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。B11成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后 签发单位领导人的签发日期为准。会议通过的文件，以通过日 期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。B12文件应当按有关要求标注主题词；上报的文件，应按照上 级单位的要求标注主题词；下发的文件，应标注主题词表中规 定的词，一般不超过五个词汇。标注位置一般在文件末页下 端、抄送单位上方，词汇之间空一格。B13文字一律从左至右横写横排。公文纸一般采用国际标准A4 型，在左侧装订。
