1、2023-5-15档案信息化专题档案信息化专题档案信息化专题档案信息化专题如何做好新时期档案信息化工作如何做好新时期档案信息化工作 基本概念基本概念 打造适应社会发展的支撑平台打造适应社会发展的支撑平台 科学、有效地组织实施科学、有效地组织实施档案信息化专题基本概念基本概念-信息化信息化 信息化概念信息化概念信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。信息化代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。信息化是以现代通信、网络、数据库技术为基础，对所研究对象是以现代通信、网络、数据库技术为基础，对所研究对
2、象各要素汇总至数据库，供特定人群生活、工作、学习、辅各要素汇总至数据库，供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为相结合的一种技术，助决策等和人类息息相关的各种行为相结合的一种技术，使用该技术后，可以极大的提高各种行为的效率，为推动使用该技术后，可以极大的提高各种行为的效率，为推动人类社会进步提供极大的技术支持。人类社会进步提供极大的技术支持。档案信息化专题基本概念基本概念-信息化信息化信息化管理系统七大平台信息化管理系统七大平台 如今，我们常常面临沟通不畅，信息无法及如今，我们常常面临沟通不畅，信息无法及时获得，管理效率低下，资源和资源之间各自为时获得，管理效率低下，资源
3、和资源之间各自为政，难以统一管理和协调的现状。尤其是当流程政，难以统一管理和协调的现状。尤其是当流程日益复杂，业务与业务之间关联与交叉频繁日益复杂，业务与业务之间关联与交叉频繁;人与人与人，部门与部门沟通和协作愈发凸现重要性的时人，部门与部门沟通和协作愈发凸现重要性的时候，更需要打破各种沟通和管理的屏障，实现对候，更需要打破各种沟通和管理的屏障，实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作。管理和运营各环节的掌控、调配和协作。档案信息化专题Text协同工作平台协同工作平台实现对管理和运营各环节的实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作掌控、调配和协作Text知识管理平台知识管理平台信息集成平台信息
4、集成平台日常办公平台日常办公平台信息发布平台信息发布平台公文流转平台公文流转平台通信平台通信平台信息化信息化管理七管理七大平台大平台基本概念基本概念-信息化信息化档案信息化专题基本概念基本概念-信息化信息化知识管理平台知识管理平台系统性地利用信息资源、专家技能，改系统性地利用信息资源、专家技能，改进创新能力、快速响应能力，提高工作效进创新能力、快速响应能力，提高工作效率和员工的技能素质。率和员工的技能素质。档案信息化专题基本概念基本概念-信息化信息化信息集成平台信息集成平台对数据信息的集成、整合。档案信息数对数据信息的集成、整合。档案信息数据应用管理就是典型的例子。据应用管理就是典型的例子。档
5、案信息化专题基本概念基本概念-信息化信息化日常办公平台日常办公平台将自己的日常安排、任务变更等集成在将自己的日常安排、任务变更等集成在一个平台下，改变了传统的集中一室的办一个平台下，改变了传统的集中一室的办公方式，扩大了办公区域。通过网络的连公方式，扩大了办公区域。通过网络的连接，用户可在家中、城市各地甚至世界各接，用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落随时办公个角落随时办公.档案信息化专题基本概念基本概念-信息化信息化信息发布平台信息发布平台建立信息发布平台的标准流程，规范化建立信息发布平台的标准流程，规范化运作，为信息发布、交流提供一个有效场运作，为信息发布、交流提供一个有效场所，使新闻简
6、报、技术交流、公告事项等所，使新闻简报、技术交流、公告事项等都能及时传播。都能及时传播。档案信息化专题基本概念基本概念-信息化信息化协同工作平台协同工作平台将各类业务集成到将各类业务集成到OA办公系统当中，办公系统当中，制定标准，将传统垂直化领导模式转化为制定标准，将传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的基于项目或任务的“扁平式管理扁平式管理”模式，模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也逐渐缩小，间上缩小的同时，心理距离也逐渐缩小，从而提高团队化协作能力，最大限度地释从而提高团队化协作能力，最大限度地释放人的创造力。放人的创造
7、力。档案信息化专题基本概念基本概念-信息化信息化公文流转平台公文流转平台在信息化的今天，改变传统纸质公文办在信息化的今天，改变传统纸质公文办公模式，收发文、呈批件、文件管理、档公模式，收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，同样可以留下痕迹，等电子化流转方式，同样可以留下痕迹，真正实现无纸化办公。真正实现无纸化办公。档案信息化专题基本概念基本概念-信息化信息化通信平台通信平台 通过互联网进行信息的实时交流，也通过互联网进行信息的实时交流，也可在一
8、个单位或系统范围内的建立电子邮可在一个单位或系统范围内的建立电子邮件系统、即时通讯系统实现信息的沟通和件系统、即时通讯系统实现信息的沟通和交流。使通信与信息交流快捷流畅，同时交流。使通信与信息交流快捷流畅，同时便于信息的管理。便于信息的管理。如：如：“新疆档案协同办公平台新疆档案协同办公平台”中的中的“ocs即时通讯系统即时通讯系统”。档案信息化专题基本概念基本概念-档案信息化档案信息化 所谓档案信息化，就是在国家所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门档案行政管理部门的的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信现代信息技术息技术，对档案信息
9、资源进行处置、管理和为社会提供，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。档案信息化档案信息化档案信息化专题基本概念基本概念-
10、档案信息化档案信息化需要资金的支持需要资金的支持具有相关知识的人员实施具有相关知识的人员实施较长的时间较长的时间不断地完善不断地完善特点特点档案信息化专题第一讲第一讲 打造适应社会发展的打造适应社会发展的 支撑平台支撑平台档案信息化专题第一讲 打造适应社会发展的支撑平台正确的理念正确的理念必要的硬件必要的硬件良好的软件良好的软件安全、畅通的网络安全、畅通的网络完善的制度完善的制度专业的队伍专业的队伍档案信息化专题1、正确地认识社会发展正确地认识社会发展中涌现出的新的事物中涌现出的新的事物2、及时地接受新的及时地接受新的理念和实践活动的理念和实践活动的新概念新概念3、遇到新的问题和矛盾遇到新的问
11、题和矛盾时应首先思考如何去时应首先思考如何去解决解决4、要有敢于创新、要有敢于创新、勇于实践的勇气勇于实践的勇气正确正确理念理念一、培植正确的理念一、培植正确的理念第一讲 打造适应社会发展的支撑平台档案信息化专题设备设备配置配置交换交换机机输入输入输出输出设备设备终端终端机机ups服务服务器器二、配置工作所需的硬件二、配置工作所需的硬件第一讲 打造适应社会发展的支撑平台1、必要的设备配置、必要的设备配置档案信息化专题设备设备配置配置当前主流的硬件架构当前主流的硬件架构设备的可扩展性设备的可扩展性满足工作需要满足工作需要2 2、合理的设备配置、合理的设备配置第一讲 打造适应社会发展的支撑平台档案
12、信息化专题（1 1）统筹规划）统筹规划（2 2）切合实际）切合实际3 3、实施地对硬件进行更新、实施地对硬件进行更新第一讲 打造适应社会发展的支撑平台档案信息化专题功能齐全功能齐全操作简捷操作简捷响应迅速响应迅速信用良好信用良好维护方便维护方便三、采用性能良好的应用软件三、采用性能良好的应用软件第一讲 打造适应社会发展的支撑平台档案信息化专题2、合规的实施过程、合规的实施过程1、制定科学合理的布网方案、制定科学合理的布网方案（1）政务外网）政务外网（2）政务内网）政务内网（3）单位内网）单位内网（4）档案专网）档案专网第一讲 打造适应社会发展的支撑平台四、搭建安全、畅通的网络环境四、搭建安全、
13、畅通的网络环境档案信息化专题（1 1）政务外网）政务外网 国家电子政务外网（简称政务外网）是国家电子政务外网（简称政务外网）是按照中办发按照中办发200220021717号文件和号文件和200620061818号文件要求建设的我国电子政务重要公共基号文件要求建设的我国电子政务重要公共基础设施，是服务于各级党委、人大、政府、础设施，是服务于各级党委、人大、政府、政协、法院和检察院等政务部门，满足其经政协、法院和检察院等政务部门，满足其经济调节、市场监管、社会管理和公共服务等济调节、市场监管、社会管理和公共服务等方面需要的政务公用网络。方面需要的政务公用网络。第一讲 打造适应社会发展的支撑平台档案
14、信息化专题 政务外网支持跨地区、跨部门的业务政务外网支持跨地区、跨部门的业务应用、信息共享和业务协同，以及不需在应用、信息共享和业务协同，以及不需在政务内网上运行的业务。政务外网由中央政务内网上运行的业务。政务外网由中央政务外网和地方政务外网组成，与互联网政务外网和地方政务外网组成，与互联网逻辑隔离逻辑隔离第一讲 打造适应社会发展的支撑平台档案信息化专题（2 2）政务内网）政务内网 主要用于承载各级政务部门的内部办主要用于承载各级政务部门的内部办公、管理、协调、监督和决策等业务信息公、管理、协调、监督和决策等业务信息系统，并实现安全互联互通、资源共享和系统，并实现安全互联互通、资源共享和业务协
15、同。业务协同。第一讲 打造适应社会发展的支撑平台档案信息化专题管理人员管理人员技服人员技服人员队伍队伍AB研发人员研发人员D应用人员应用人员C五、建立保障正常工作的队伍五、建立保障正常工作的队伍第一讲 打造适应社会发展的支撑平台档案信息化专题数据安全制度数据安全制度机房安全制度机房安全制度操作安全制度操作安全制度设备安全制度设备安全制度保密制度保密制度齐全完整性齐全完整性操作合规性操作合规性适用可行性适用可行性制度建设制度建设六、制定完善的规章制度六、制定完善的规章制度安全制度安全制度 操作操作制度制度（应考虑以下要素）（应考虑以下要素）第一讲 打造适应社会发展的支撑平台档案信息化专题第二讲第
16、二讲 科学、有效的组织实施科学、有效的组织实施 档案信息化专题第二讲 科学、有效的组织实施应用应用建设项目建设项目数字化工作的要求数字化工作的要求数字化加工的一般要求数字化加工的一般要求档案信息化专题档案管理档案管理应用软件应用软件作用作用特点特点类型类型要求要求1234 A A、字段的合规性、字段的合规性 B B、流程的规范性、流程的规范性 C C、存储的通用性、存储的通用性 D D、操作的简捷性、操作的简捷性 E E、响应的迅速性、响应的迅速性 A A、单机版、单机版优点：安全性极高优点：安全性极高 缺点：只能供单人使用缺点：只能供单人使用B B、网络版、网络版优点：可同时供多人使用；受优
17、点：可同时供多人使用；受 时间、地点的限制低时间、地点的限制低缺点：对安全防护设施要求高缺点：对安全防护设施要求高 A A、提高档案原件的寿命、提高档案原件的寿命 B B、实现档案现代化管理最、实现档案现代化管理最 基本的应用平台基本的应用平台 C C、便捷地满足用户的需要、便捷地满足用户的需要 D D、最大限度的实现资源共享、最大限度的实现资源共享A A、检索信息速度、检索信息速度 快快B B、可同时满足多、可同时满足多 用户使用用户使用C C、信息迁移便捷、信息迁移便捷一、应用一、应用档案管理应用软件档案管理应用软件第二讲 科学、有效的组织实施档案信息化专题2、特点、特点3、作用、作用1、
18、要求、要求A A、功能的齐全性、功能的齐全性B B、流程的规范性、流程的规范性C C、操作的简捷性、操作的简捷性D D、响应的速速性、响应的速速性E E、维护的便捷性、维护的便捷性A A、不受空间、时、不受空间、时间、人数的限制；间、人数的限制；B B、信息传送速度、信息传送速度快；快；C C、信息处理及时、信息处理及时A A、实现无纸化办公、实现无纸化办公的基本应用平台的基本应用平台B B、实现现代化办公、实现现代化办公的基本要素之一的基本要素之一C C、实现实时地办公、实现实时地办公的唯一办公方式的唯一办公方式D D、大幅度地提高办、大幅度地提高办事效率；节省办事费事效率；节省办事费用；提
19、高环保指数用；提高环保指数第二讲 科学、有效的组织实施一、应用一、应用协同办公平台协同办公平台档案信息化专题第二讲第二讲 科学、有效的组织实施科学、有效的组织实施项项 目目 建建 设设（1）充分的调研）充分的调研（2）切合实际的策划）切合实际的策划（3）可行性和必要性）可行性和必要性 的论据的论据（4）科学的可研报告）科学的可研报告（1）审批的效力性）审批的效力性（2）审批的合规性）审批的合规性（一）项目规划（一）项目规划（二）项目审批（二）项目审批（三）项目实施（三）项目实施二、建设项目二、建设项目档案信息化专题第二讲 科学、有效的组织实施1、招投标阶段、招投标阶段3、实施阶段、实施阶段2、
20、合同的签订、合同的签订4、项目验收、项目验收项目项目实施实施（1）编制标书）编制标书（2）招投标）招投标 a、公开招标、公开招标 b、协议采购、协议采购 c、单一来源采购、单一来源采购A、监控、监控B、调控、调控C、抽检、抽检 A、合同的有效性、合同的有效性 B、合同的可操作性、合同的可操作性 C、合同的延时性、合同的延时性A、组织、组织B、要求、要求招投标阶段招投标阶段合同的签订合同的签订项目验收项目验收实施阶段实施阶段（三）项目实施（三）项目实施档案信息化专题第二讲 科学、有效的组织实施质量管理质量管理（1 1）合标要求）合标要求（2 2）实时抽检）实时抽检场所管理场所管理（1 1）空间要
21、求）空间要求（2 2）安全要求）安全要求安全管理安全管理（1 1）实体安全）实体安全（2 2）信息安全）信息安全人员管理人员管理A A、技能要求、技能要求B B、保密要求、保密要求设备管理设备管理（1 1）登记制度）登记制度（2 2）控制管理）控制管理 A A、设置开机密码、设置开机密码 B B、专机专用、专机专用 C C、屏蔽所有输、屏蔽所有输 出输入端口出输入端口合同的合法性合同的合法性 A A、内容公平、内容公平 B B、制作合规、制作合规数字化工数字化工作要求作要求三、数字化工作的要求三、数字化工作的要求档案信息化专题 接收接收扫描前整理扫描前整理 协同扫描协同扫描 自动图自动图像处理
22、像处理 扫描质检扫描质检 人工图像处理人工图像处理 档案档案还原还原 影像质检影像质检 著录标引著录标引 著录质检著录质检 原始数据备份原始数据备份 总质检总质检 自动数据挂接自动数据挂接 数据备份数据备份四、数字化加工一般流程四、数字化加工一般流程第二讲 科学、有效的组织实施档案信息化专题1 1、登记、登记 形成档案扫形成档案扫描交接单描交接单2 2、交接单验收签字、交接单验收签字数字化加工流程数字化加工流程 接收接收第二讲 科学、有效的组织实施档案信息化专题第二讲 科学、有效的组织实施1 1、记录档案物理状态、记录档案物理状态2 2、排、排 页页3 3、修复、修复5 5、确定扫描件、确定扫
23、描件4 4、拆除装订、拆除装订 破损、缺页、破损、缺页、包装不一致等包装不一致等 发现漏排、错发现漏排、错排、重排的页码进排、重排的页码进行重排行重排 破损严重、无法进行破损严重、无法进行数字化的档案要先进行技数字化的档案要先进行技术修复。折皱不平、影响术修复。折皱不平、影响扫描质量的档案应先进行扫描质量的档案应先进行相应处理（压平或熨平等相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描）后再进行扫描 当档案装订物当档案装订物影响扫描工作进行影响扫描工作进行或影响扫描质量时或影响扫描质量时，应拆除装订物。，应拆除装订物。拆除装订物要注意拆除装订物要注意保护档案不受损害保护档案不受损害 根据扫描原根据扫描原
24、则确定扫描件则确定扫描件和非扫描件和非扫描件6 6、扫描前质量处理、扫描前质量处理 根据扫描件根据扫描件的质量进行扫描的质量进行扫描件的处理如加模件的处理如加模、加纸等、加纸等7 7、登记各、登记各 种表单种表单数字化加工流程数字化加工流程 扫描前整理扫描前整理档案信息化专题第二讲 科学、有效的组织实施5 5、登记各种、登记各种 表单。表单。1 1、选择扫描、选择扫描 仪 根 据 不 同仪 根 据 不 同的 扫 描 件，的 扫 描 件，选 择 不 同 的选 择 不 同 的扫描仪。扫描仪。2 2、选择扫描、选择扫描模式。模式。3 3、建立文件、建立文件存放目录。存放目录。4 4、核对页数。、核对
25、页数。数字化加工流程数字化加工流程 协同扫描协同扫描档案信息化专题第二讲 科学、有效的组织实施数字化加工流程数字化加工流程 自动图像处理自动图像处理纠斜纠斜图像图像旋转旋转去污去污压缩压缩采用专用采用专用压缩软件压缩软件对图像进对图像进行自动无行自动无损压缩损压缩档案信息化专题2134第二讲 科学、有效的组织实施数字化加工流程数字化加工流程 扫描质检扫描质检检查图检查图像质量像质量检查图检查图像质量像质量核对档核对档案信息案信息登记各登记各种表单种表单档案信息化专题第二讲 科学、有效的组织实施数字化加工流程数字化加工流程 人工图像处理人工图像处理批量批量合并合并批量批量切割切割去污去污档案信息
26、化专题第二讲 科学、有效的组织实施数字化加工流程数字化加工流程 档案还原档案还原排页排页修复修复完整性完整性检查检查整理整理装订装订还档还档登记各登记各种表单种表单档案信息化专题第二讲 科学、有效的组织实施数字化加工流程数字化加工流程 音像质检音像质检2 2、核对档案数量、核对档案数量1 1、核对档案质量、核对档案质量档案信息化专题第二讲 科学、有效的组织实施数字化加工流程数字化加工流程 著录标引著录标引 将纸质档案每一份文件扫描后的所将纸质档案每一份文件扫描后的所有数字化文件存储为一份多页有数字化文件存储为一份多页TIFFTIFF文文件。通过目录数据库中的档号与数字件。通过目录数据库中的档号
27、与数字化文件名的一致性和唯一性，建立起化文件名的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，以实现目录数一一对应的关联关系，以实现目录数据库与数字化文件的批量挂接。据库与数字化文件的批量挂接。档案信息化专题第二讲 科学、有效的组织实施数字化加工流程数字化加工流程 著录质检著录质检软件自动核对文件路径和目录的关系软件自动核对文件路径和目录的关系档案信息化专题数字化加工流程数字化加工流程 原始数据备份原始数据备份第二讲 科学、有效的组织实施 将扫描校对完成的目录至将扫描校对完成的目录至少通过两种介质进行备份少通过两种介质进行备份档案信息化专题第二讲 科学、有效的组织实施数字化加工流程数字化加工流程
28、总质检总质检通过软件进行通过软件进行综合检查综合检查 档案信息化专题第二讲 科学、有效的组织实施数字化加工流程数字化加工流程 自动数据挂接自动数据挂接纸质档案文件级目录数据库和数字化文件通过纸质档案文件级目录数据库和数字化文件通过质检环节确认为质检环节确认为“合格合格”后，通过网络及时加载到后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过相应软件，可实现目录数数据服务器端汇总。通过相应软件，可实现目录数据对相关联的数字化文件的自动搜索、加入对应的据对相关联的数字化文件的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。电子地址信息等，实现批量、快速挂接。档案信息化专题第二讲 科学、有效的组织实施数字化加工流程数字化加工流程 数据备份数据备份 对最后总的数据库和文件进行对最后总的数据库和文件进行多种形式的备份。多种形式的备份。2023-5-15档案信息化专题
