1、 会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务第五章 会展相关服务第一节 住宿服务第二节 旅游娱乐服务第三节 交通服务 会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务第一节 住宿服务 会议住宿，最简单的方法是与会者自己安排住宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产生下列问题：会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务1.遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。2.与会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。3.会场租金可能较高（如会场也在饭店），通常
2、饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务住宿程序住宿程序 一旦预订的房间决定后，会议主办方一旦预订的房间决定后，会议主办方需决定选用哪种基本住宿程序需决定选用哪种基本住宿程序:1告诉饭店所有与会者住宿经由团体（主办单位）订房卡或申请表为凭。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务2告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。3经由代理公司代为处理。4经由主办单位的住宿组人员负责。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务预定会议住宿方式 会议期间可能需要大量的房间，必须事先预订，否
3、则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 订房卡订房卡 会议人数不多，可直接向饭店或会议中心索取订房卡，是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向饭店订房。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 住宿单住宿单 小型会议由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括：会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会
4、展相关服务1注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。2注明杂费由谁负责（如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等）。3房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。4要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们 会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务特别预订 有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体，并给予特别处理，例如：总计预订200间，20间为VIPs使用，其余180间为与会代表，使用特别预订是因为有些贵宾和参展商都要特别小心接待。详细与饭店业务代表讨论细节：会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务1特别预
5、订多少房间，什么类别和房价。2预订的作业程序。3什么时限内未使用的房间转到一般预约中。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日，对于贵宾则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 工作人员房间预订和免费房间：在一般与会者住宿安排开始前，先分派好工作人员住宿和免费房间。一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员，包括名字和地址、职称或注明其在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间
6、，由谁支付房间费和附带费用（如电话、洗衣等）。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格，来降低主办单位的成本。最好注明他们的身分，因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾特别礼遇（如送水果、小礼物等），你可能也希望将确认函直接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务作业程序 住宿安排是相当复杂与耗时间的工作，记录有关各类房间的存量，回答各种问题，解决个人住宿问题以及将住房报告转给饭店，所有作业程序务必尽量快速与准确。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五
7、章：会展相关服务 场地视察：场地视察：如果决定自行处理住宿，则工作人员一定要对于使用饭店的设备特别了解，要带领负责住宿的工作人员到饭店，由各饭店业务人员一一介绍，以便到时候回答与会者的问题。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 确认：确认：通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间，或由饭店直接寄发确认函。最好收到住宿资料时立即寄发收到通知，因为有些饭店比较晚才寄发确认函。为了减少不必要的电话，最好注明在收到住宿表格后多少天内回复。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 住宿报告：住宿报告：住宿报告是在一段时间内各饭店订房情形的摘要，
8、在报告中显示总计预订多少间饭店、每个饭店多少房间、多少间房间已经被订、还有多少间没有被订、多久才提供一次住宿报告。所提供的名单可按照与会者名字、单位、到达日期或地理位置排列。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务第二节 旅游娱乐服务 常见的三种认识误区 （一）在会展业中，重展览、轻会议 人们虽然经常提到会展业，但在实际工作中，都是重展览，轻会议。从统计资料上来看，也是展览的数居多，会议的数据少，这说明目前国内对会议业的重视程度尚不及展览业，其突出表现就是专业的会议策划和服务公司未成气候，缺乏专业会议组织者。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相
9、关服务（二）把会展和旅游混为一谈 会展旅游只是会展业与旅游业有机结合后的一种旅游产品形式，或者说是旅游企业实现经营多元化的重要途径之一，不能称其为产业。在会展发达国家，一般将会议业和旅游业归口在会议旅游局或观光局下进行统一管理，展览业则作为一个单独的行业。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务（三）会展业是旅游业的一部分 也有专家认为“会展业是当今世界都市旅游业的重要组成部分”，这种观点存在明显的漏洞，因为，无论是旅游主管部门开始专门研究会展活动对旅游业的作用，还是各大旅游企业纷纷拓展会展旅游业务，都不能改变会展活动的信息交流或产品展示的性质，这一点与旅游活动有着根
10、本区别。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 相反，这些现象只是说明了会展活动对旅游业的巨大推动作用，而我国在旅游业介入会展活动方面还做得远远不够，其直接表现就是会展旅游发展的明显滞后。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务几个基本概念的界定 所谓会议，是指人们怀着各自相同或不同的目的，围绕一个共同的主题，进行信息交流或聚会、商讨的活动。一次会议的利益主体主要有主办者、承办者和与会者（许多时候还有演讲人），其主要内容是与会者之间进行思想或信息的交流。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 展览会是一种具有一定
11、规模，定期在固定场所举办的，来自不同地区的有组织的商人聚会根据展览内容的不同，国际博览会联盟将展览会分为三类，即综合性展览会、专业展览会和消费展览会。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 一次展览会的利益主体主要包括主办者、承办者、参展商和专业观众，其主要内容是实物展示，以及参展商和专业观众之间的信息交流和商贸洽谈。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 所谓旅游，是指人们出于和平目的的旅行和逗留所引起的一切现象和关系的总和。这些人不会在旅游目的地定居和就业。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 一次旅游活
12、动的顺利完成主要依赖三个要素，即旅游者、旅游目的地（旅游资源）和旅游业，其根本特点是旅游者的异地流动性（包括异地消费），这一点与会议、展览会极为相似。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 上述分析可以得出三个结论：其一，尽管目前国内普遍采用“会展业”的提法，但会议与展览会在主体内容和运作方式上存在本质的区别；会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 其二，会议、展览会与旅游活动是紧密联系、相互渗透的，但绝不是简单的等同或包容的关系；会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 其三，会展活动和旅游都有一个共同的特征，
13、即服务对象的异地流动性，这为两者在具体运作上的合作提供了基础条件。因此，会展业和旅游业之间可以谈对接或互动，但绝不能划等号。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务会展活动与旅游业如何实现对接（一）对接基础 首先，一定规模的人员流动与会议（展览会）、会间或会后的游览、购物、娱乐等活动能够有机组织起来。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 其次，举办会议或展览会，发展都市旅游，都需要一些基本条件，如鲜明的城市形象、完善的基础设施、便捷的都市服务等。从城市社会经济发展的角度来看，会展活动和旅游活动的开展拥有共同的基础条件。会展接待实务会展接待
14、实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务（二）国内会展业与旅游业的对接现状 目前，国内绝大多数城市的会展业和旅游业都存在着脱节现象，两者之间的关系可以用外推两个字来概括。所谓外推，即指会议或展览会是将参展商、与会者和观众推向饭店、景点、旅行社等旅游企业，旅游企业滞后接待、被动受益；旅游部门在整体促销、配套服务等方面远没有发挥出应有的作用，旅游业对会展活动的支撑效果不明显。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务对接策略 会展业和旅游业实现互动需要政府的有效引导，但归根结底取决于会展公司和旅游企业之间的合作程度，前者为后者带来数量可观的客源，并创造更多的市场机会；
15、后者为前者提供配套服务，并增强会议或展览会的吸引力。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务1、角色定位 在开展会展旅游活动时，会议或展览公司应扮演旅游吸引物创造者的角色，这种吸引物可以是其所拥有的场馆，也可以是其举办的大型会议或展览会；饭店应该主动与会展公司合作，以合理的价格和高品质的服务迎接参展商、与会者入住，并积极争取展览会期间的各类高峰论坛在本饭店举行；旅行社则应转变传统的经营模式，把重点放在专业观众的组织以及会展活动与其它游览活动的衔接上。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 2、管理体制 在管理体制上，我国可以成立会议旅游局，
16、将会议业纳入旅游部门进行统一管理；在展览业内成立展览行业协会，对展览会进行统一规划、管理和促销。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务3、整体营销+配套服务 城市在进行目的地整体促销时，会展部门完全可以和旅游部门协作；即使是会展企业单独开展营销推广活动，也应将会议/展览会与城市及周边的旅游景点和旅游接待设施结合起来。饭店、旅行社等旅游企业应积极为参展商、与会者和观众提供食、住、行、游、购、娱等一系列服务，并尽量将丰富多彩的旅游节庆活动与大型会议或展览结合起来。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务4、客源预测 会展部门应与旅游部门联合开展
17、调研和预测，以增强参展商（与会者）对展览会（会议）的信任程度，但两者的工作侧重点有所不同，前者侧重专业观众，后者侧重一般旅游者。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务5、场馆后续利用 从旅游开发的角度来讲，场馆建造起来后，除会议服务公司、展览公司等继续举办大型展会以吸引观众外，旅游部门可考虑将具有本城市特色的现代化场馆作为都市观光的一个重要景点，以提高场馆的利用率。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 5月30日，上海，近万“哈韩族”歌迷上午九点多蜂拥至上海世博文化中心
18、，争抢5000张当晚韩国明星，场面一度混乱。会场动用了大量的武警维持秩序。早在凌晨，世博区浦东入口就有数千名歌迷彻夜在这里守候排队。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 5月30日，歌迷冲进场馆争抢名额有限的演出票。这次演出不对外售票，唯一的得票方式就是早上在文化中心西门用世博门票兑换。大部分现场歌迷为20岁左右的学生。他们自称是各明星的粉丝团队，近至江、浙、沪，远到广州、深圳。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章
19、：会展相关服务 会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 5月30日，武警筑起人墙，粉丝情绪激动。现场甚至有一些没有拿到票的女孩痛哭。据了解，这场演出的发票量在5000张左右，其中有部分会提供给韩国团队观众，因此上午的实际发票量在2500张左右。一名武警战士反映，像这样“疯狂”的场面在世博开园以来还是第一次遇到。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会
20、展相关服务 5月30日晚，多名韩国一线艺人献演世博文化中心，掀起一股强劲“韩流”。众多大牌韩星的加盟，让韩国周的结束演出点燃一个疯狂之夜。除了一线流行巨星的演出，韩国馆还将为观众们呈现一批展现传统文化的节目。韩国中央国乐管弦乐团将演奏阿里郎等朝鲜民族的代表性音乐，京畿道立舞蹈团将表演长鼓舞、扇舞、农乐舞等韩国传统舞蹈。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务第三节 交通服务 一个好的展馆，不仅仅应该具备完善的内部设施和服务机制，更为重要的是它的周边环境 会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 其一，好的展馆应处于交通网络发达地区，四周交通便
21、利、换乘方便，各种交通设施齐全，便于游客和参展者的参展行为；会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 其二，展馆地址应远离居民区和其它行政机构服务区域，避免给附近居民带来困扰或者妨碍其它公共事务。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 例：北京市朝阳区拥有CBD、使馆区等重要商务区域，但是在一次外企评测当中，朝阳区的排名居北京市所有城区倒数第二，原因之一就是交通问题，特别是朝阳区国税一所距离中国国际展览中心仅几百米，众多外企公司都要到税务所去缴税，每当国展举办大型展览就造成交通拥堵，严重影响这些企业的效率；会展接待实务会展接待实务 第五章：
22、会展相关服务第五章：会展相关服务 其三，展馆附近应配有齐全的配套基础设施，如宾馆、酒店、商场、健身场所等等，为展会和旅客提供方便的同时，也避免了重复建设所造成的浪费；会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 其四，展馆群体架构应呈现狭长、分散型，而非集中、聚集型，避免因展馆过分集中而带来的车辆拥堵，难以对其进行有效地集散。这样既可以使观众有效参展，又能够发挥展馆优势，兴办品牌展会。会展接待实务会展接待实务 第五章：会展相关服务第五章：会展相关服务 例：美国的会展城市巴尔的摩，就是依赖其靠近纽约、费城等大型城市的良好区位位置，“平行式”陆路交通的便利，濒临河口位置的海陆交通优势，以及各种配套设施和服务的齐全，塑造了其国际性会展城市的地位。
