1、办公室办公室如何如何有效地有效地上上传下达传下达（上）（上）胡鸿胡鸿杰杰 中国人民中国人民大学大学信息资源管理学院信息资源管理学院教授教授目目 录录一、认识办公室管理领域一、认识办公室管理领域二、明确办公室管理内容二、明确办公室管理内容三、寻找办公室管理方式三、寻找办公室管理方式一、认识办公室管理领域一、认识办公室管理领域PPT模板下载： 人人一生当中可能有三分一生当中可能有三分之一的时间是在办公室里度之一的时间是在办公室里度过的，办公室是我们不能离过的，办公室是我们不能离开的一项工作。开的一项工作。PPT模板下载： 什什么么是是办办公公室室？非野外非野外一个空间一个空间一个组织一个组织PPT
2、模板下载： 领导机构领导机构任何单位都有领导，如果任何单位都有领导，如果没有领导就没有法人代表，这没有领导就没有法人代表，这个单位就变成了乌合之众，所个单位就变成了乌合之众，所以领导是必须存在的。以领导是必须存在的。PPT模板下载： p 职能机构职能机构职能机构的工作内容或职能机构的工作内容或者工作职能和整个机构是相者工作职能和整个机构是相同的。同的。PPT模板下载： p 辅助机构辅助机构为领导机构和职能机构提供为领导机构和职能机构提供工作条件和依据，或者提供工作工作条件和依据，或者提供工作条件和帮助，为上述两个机构提条件和帮助，为上述两个机构提供服务。供服务。PPT模板下载： 辅辅助助机机构
3、构专门辅助机构专门辅助机构后勤保障机构后勤保障机构综合辅助机构综合辅助机构PPT模板下载： 咨询机构咨询机构 比如比如一些部委的政策法规司一些部委的政策法规司、国务院国务院的的智库等等。主要职能智库等等。主要职能是咨询工作是咨询工作。派出机构派出机构 不是地理的概念，不是地理的概念，是行政是行政的概的概念。念。PPT模板下载： PPT模板下载： 办公室的特点办公室的特点综合性综合性 参与政务参与政务 管理管理事务事务 做好服务做好服务PPT模板下载： 层次性层次性 基本职能越高越清楚，基本职能越高越清楚，基本职基本职能能越低越综合越低越综合；当职人员一定要分清楚谁是管当职人员一定要分清楚谁是管
4、家，谁是东家家，谁是东家。PPT模板下载： 要想做好工作，有三个问题要要想做好工作，有三个问题要注意注意：第一第一，要适应领导风格要适应领导风格；第二第二，多请示汇报多请示汇报；第三第三，少给领导少给领导添添麻烦麻烦。PPT模板下载： 程序性程序性 程序步骤程序步骤 步骤方法步骤方法 步骤方法的时间和顺序步骤方法的时间和顺序PPT模板下载： 终局性终局性 办办公室是一个内部机构公室是一个内部机构，它它有有内部的章程，并不内部的章程，并不诉诸诉诸于于法律法律。PPT模板下载： 办公室可以理解为办公室可以理解为一个活动一个活动空空间间。空间里空间里有有很多问题需要管理很多问题需要管理，例如例如温度
5、问题温度问题、湿度问题湿度问题、噪音问噪音问题题、桌椅摆放问题桌椅摆放问题，怎么能符合工怎么能符合工作流程，或提高效率等等。作流程，或提高效率等等。PPT模板下载： 办公室办公室管理和秘书工作区别管理和秘书工作区别是什么？是什么？办公室管理就是一个区间估计，办公室管理就是一个区间估计，区间估计永远比秘书工作点估计要准区间估计永远比秘书工作点估计要准确确。秘书职业资格证书标准当中秘书职业资格证书标准当中指出指出秘书是从事办公室程序秘书是从事办公室程序性性工作的工作的人员人员。办公室管理永远比秘书工作要办公室管理永远比秘书工作要主动。主动。PPT模板下载： 管理的内容管理的内容资资源源 管理的方式
6、管理的方式PPT模板下载： 管理管理计划计划组织组织指挥指挥协调协调控制控制PPT模板下载： 资源资源人力人力资金资金物资物资所有的资源都是相对于内所有的资源都是相对于内容，相对于管理者的主体诉求容，相对于管理者的主体诉求而言而言。PPT模板下载： 管理方式管理方式现场方式现场方式会议方式会议方式文件方式文件方式二、明确办公室管理内容二、明确办公室管理内容PPT模板下载： 管理活动的基本内容管理活动的基本内容计划计划组织组织控制控制PPT模板下载： 办公室管理其实是帮助领办公室管理其实是帮助领导，为领导部门和职能部门提导，为领导部门和职能部门提供工作条件和帮助，是辅助决供工作条件和帮助，是辅助
7、决策的工作策的工作。PPT模板下载： 一个目标一个目标 服务大局服务大局两个任务两个任务 参与政务参与政务、管理事务管理事务三个服务三个服务 为领导为领导、为基层为基层、为人民群众为人民群众PPT模板下载： 随着要求的逐步严格和规范，随着要求的逐步严格和规范，办公室工作已经从过去偏重办公室工作已经从过去偏重办文办事转变为既办文办事，办文办事转变为既办文办事，又出谋献策。又出谋献策。PPT模板下载： 从以往简单收发传递信息转变为从以往简单收发传递信息转变为全方位、多角度地搜集并综合处全方位、多角度地搜集并综合处理信息。理信息。温家宝同志在温家宝同志在全国政府秘书长和全国政府秘书长和办公厅主任会议
8、上提出：办公厅主任会议上提出：“上传下上传下达是办公室的一项主要工作达是办公室的一项主要工作”。PPT模板下载： 从单凭从单凭老框框、老规矩老框框、老规矩办事转办事转变为实现变为实现规范化、有序规范化、有序的科学的科学管理。例如怎么去提高效率、管理。例如怎么去提高效率、怎么让工作更规范。怎么让工作更规范。从被动服务转变为有创新思维从被动服务转变为有创新思维的主动服务。的主动服务。三、寻找办公室管理方式三、寻找办公室管理方式PPT模板下载： 沟通协调：上传下达沟通协调：上传下达横轴横轴纵轴纵轴PPT模板下载： 纵轴纵轴上级上级平级平级下级下级横轴横轴办文办文办会办会办事办事PPT模板下载： 1、
9、上传的类型、上传的类型PPT模板下载： 日常需向上级请示难处日常需向上级请示难处理或抉择问题。理或抉择问题。提出问题，并且要列出方案提出问题，并且要列出方案。不能把球踢给上级，让上级不能把球踢给上级，让上级来来想。想。在请示时同时提供三个建议在请示时同时提供三个建议方案。方案。2 2、上传的沟通技巧、上传的沟通技巧PPT模板下载： 同时讲出所提出方案的优点同时讲出所提出方案的优点和缺点。和缺点。做出详细的分析后，说明你做出详细的分析后，说明你最终选择。最终选择。PPT模板下载： 及时性及时性向上级反馈事向上级反馈事情进度。情进度。向上级汇报最向上级汇报最终结果。终结果。PPT模板下载： 汇报方式汇报方式当面汇报当面汇报电话汇报电话汇报书面汇报书面汇报PPT模板下载： 汇报领导的类型汇报领导的类型读者读者型型听众听众型型PPT模板下载： 上报上报不越级不越级正常情况下正常情况下，越级的结果越级的结果就是规避了一个管理层次，将就是规避了一个管理层次，将来管理就来管理就会变得会变得比较麻烦比较麻烦。
