1、项目四 Microsoft Excel 2003应用 任务任务4.1 Microsoft Excel的数据录入的数据录入任务任务4.2 Microsoft Excel简单文档制作简单文档制作任务任务4.3 Microsoft Excel数据分析数据分析任务任务4.4 Microsoft Excel高级应用高级应用Microsoft Excel是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一，是由Microsoft为Windows和Apple Macintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款表格计算软件。直观的界面、出色的计算功能和图表工具，再加上成功的市场营销，使Excel成为
2、最流行的计算机数据处理软件，Excel不仅可以制作电子表格、完成许多复杂的数据运算、进行数据的分析和预测，并且提供了强大的制作图表的功能，使复杂的数据直观生动。任务任务4.1 Microsoft Excel的数据录入的数据录入Microsoft Excel是数据处理软件，在使用Excel之前，首先要录入数据，良好的数据录入习惯可以提高工作效率，下面介绍常规数据录入方法。1大量数据的录入大量数据的录入(1)在录入大量数据之前，首先要选择需要录入数据的区域：光标置于要录入数据的第一个单元格，按住鼠标左键，拖动鼠标至需要的最后一个单元格，录入区域即被选定，如图4-1所示。图4-1 选择录入数据的区域
3、(2)水平录入数据时，可以使用Tab键移动到下一单元格，如果需要修改或者重新录入上一单元格的数据，使用Shift+Tab键。如图4-2所示，在D1单元格录入数据后，按下Tab键，光标将自动转入A2单元格，按下Shift+Tab键，光标将回到D1单元格。(3)垂直录入数据时，可以使用Enter键移动到下一单元格，如果需要修改或者重新录入上一单元格的数据，使用Shift+Enter键。如图4-3所示，在A7单元格录入数据后按下Enter键，光标将自动转入B1单元格，按下Shift+Enter键，光标将回到A7单元格。图4-2 水平录入数据 图4-3 垂直录入数据 2快速录入相同数据快速录入相同数据
4、1)在同一工作表中录入数据按住Ctrl键的同时，分别单击鼠标左键，选中同一工作表的多个单元格后，输入字符，如图4-4所示，然后按Ctrl+Enter组合键，即可在选中的每个单元格中录入相同的字符，如图4-5所示。图4-4 选择录入相同数据的多个单元格 图 4 5 快速录入结果 2)在不同工作表的相同单元格录入在不同工作表的相同单元格录入相同的数据，首先选定需要录入数据的工作表：按住Ctrl键的同时，分别选中不同工作表，如图4-6所示，然后在需要录入数据的单元格录入数据，按Enter键即可。图4-6 不同工作表录入数据 3快速复制上一单元格快速复制上一单元格选中下面的单元格，按Ctrl+(为西文
5、的单引号）组合键，即可将上一单元格的内容快速复制下来，如图4-7所示。4快速输入系统日期快速输入系统日期按下Ctrl+;组合键，即可快速输入系统日期。按下Ctrl+Shift+;组合键即可快速输入系统时间，如图4-8所示。5分数输入分数输入如果事先将Excel单元格设置为“分数”格式，即可在其中输入2/3、5/7这样的分数数据。除此以外，可以在“常规”单元格中按“0+空格+分数”的格式输入分数，如输入的“05/7”(表示空格）即可显示分数“5/7”，并按15位的数字精度进行数据处理，如图4-9所示。图4-7 快速复制上一单元格 图4-8 快速录入时间、日期 图4-9 分数录入6输入前面带输入前
6、面带0的数字的数字如果直接在单元格输入前面带0的数字如“001”，则确定后单元格内显示“1”，前面的0被丢掉了。解决的一般办法是先选中所有需要输入前面带0数字的单元格，再在任一被选中的单元格上单击右键，选“设置单元格格式”，在弹出的对话框中单击“数字”选项卡，再在“分类”框中选“文本”即可。但这样操作无疑是比较麻烦的，最简单的办法是：在输入数据时先输入一个英文状态的单引号，再输入前面带0的数字，前面的0就不会被丢掉了。如：要输入“001”则在单元格内键入“001”即可，如图4-10所示。图4-10 录入带0数字7自动更正自动更正选择“工具”“自动更正”，打开“自动更正”对话框，在“替换”下面填
7、入“数”，在“替换为”下面填入“数字信息技术系”，然后按“确定”按钮，如图4-11所示。以后只要在单元格中输入“数”及后续文本(或按“Enter”键）后，系统会自动将其更正为“数字信息技术系”。如果不需要输入“数字信息技术系”，可以按“Ctrl+Z”组合键取消。Excel数据录入技巧很多，请同学们在日常学习过程中注意收集总结练习，从而更快更好的掌握Excel的使用。图4-11 自动更正 任务任务4.2 Microsoft Excel简单文档制作简单文档制作4.2.1 案例分析案例分析本案例以学生成绩的数据处理为例，介绍Excel的数据采集、数据处理和数据输出。其中包括数据录入、单元格设置、公式
8、和函数、多工作表操作、图表制作、数据排序、数据筛选等内容。1问题的提出问题的提出学期结束时，班主任老师遇到一个难题：教务处将各位任课教师所给出的成绩表(提供的素材为三个Excel工作薄文件，包括：大学英语.xls，应用文写作.xls，高等数学.xls）和一张计算机应用课程成绩表的内容(如图4-12所示)提供给班主任，并要求根据该工作表和三个素材文件的数据，得到“各科成绩表”(如图4-13所示）、“成绩统计表”(如图4-14所示）及“各科等级表”(如图4-15所示），还要制作“成绩统计图”(如图4-16所示），以便对全班的成绩进行各种统计分析，并查找满足条件的记录(如图4-17所示）。图4-12
9、 “计算机应用”课程成绩表 图4-13 各科成绩表 图4-14 成绩统计表 图4-15 各科等级表 图4-16 成绩统计图 图4-17 自动筛选记录 开始，他觉得很简单，但当他输完计算机应用的课程成绩，并将其他三个成绩表工作薄都打开，希望把各科成绩粘贴到“各科成绩表”工作表中时，发现粘贴后的单元格显示了出错信息，他手忙脚乱了半天，都没有达到要求，就更别提后续的工作了。于是他只好硬着头皮逐个输入，但这极容易出错，工作量又很大。不得已，他向熟悉Excel的李老师请教，经过李老师的指点，他快速准确地完成了所有工作表的制作，并顺利地对全班成绩进行了统计分析工作。下面是他的解决方案。2解决方案解决方案李
10、老师告诉他，利用Excel进行数据处理和分析的过程一般分为三步，即：数据采集、数据处理和数据输出。1)数据采集数据的采集包括原始数据的录入和复制。首先建立一个新的Excel工作薄，并在一张空白的工作表中输入原始数据。接着打开所有的成绩表工作薄，将相应的工作表复制到新建工作薄中。要得到“各科成绩表”工作表，应该按要求将内容复制到一个空白的工作表中。特别注意，在复制成绩时，必须使用“选择性粘贴”或者引用其他工作表相应单元格中的数据，否则就会显示出错信息。2)数据处理至于要得到统计结果，就必须使用各种函数(如：CouNT、Max、Min、Count)及使用公式通过计算来进行数据处理。3)数据输出Ex
11、cel提供的图表功能可以直观的反映一组数据之间的关系，制作图表时，要特别注意数据源的选取。Excel提供的数据筛选功能可以按指定的条件，快速地从数据库中筛选出满足条件的记录。筛选记录时，要注意正确设置筛选条件。3相关知识点相关知识点(1)常用数据的输入方法。(2)单元格的格式化设置。(3)多工作表的操作：工作表的命名 工作表的复制、移动、插入、删除 工作表之间数据的复制、粘贴，单元格的引用(4)公式和函数的使用。(5)图表的制作。(6)数据的排序。(7)数据的筛选。4.2.2 实现步骤实现步骤在本节中，我们将利用Excel完成图4-124-17的创建工作。(1)先建立图4-12中的“计算机应用
12、课程成绩表”。(2)根据已有的“大学英语.xls”、“应用文写作.xls”、“高等数学.xls”中的数据建立如图4-13所示的“各科成绩表”。(3)通过对“各科成绩表”中的数据进行统计，得到图4-14所示“成绩统计表”。(4)将“各科成绩表”中的各科分数转化为相应的等级，得到如图4-15所示的“各科等级表”。(5)根据图4-14“成绩统计表”中的源数据建立如图4-16所示的“成绩统计图”。(6)从图4-14“成绩统计表”数据中，筛选出满足条件的记录，得到如图4-17所示的自动筛选的结果。1建立简单的建立简单的Excel工作表工作表1)工作簿的建立新建Excel工作簿“成绩表.xls”，操作步骤
13、如下：启动Excel。单击“常用”工具栏的“保存按钮”，在“另存为”对话框中将文件名由“Book1.xls”改成“成绩表.xls”，单击对话框中的“保存”按钮，将文件保存在个人文件夹里。说明：一个Excel文件就是一个工作簿，在Excel中处理的各种数据最终都是以工作簿文件的方式储存在磁盘上。每个工作簿通常都由多个工作表组成，在启动Excel时，自动创建的工作簿“Book1”中包含“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”三张工作表。用户可以根据实际需求插入或者删除工作表。每个工作表都是一个由若干行和列组成的二维表格、行号用数字表示(165536行)，列标由大写英文字母表示(A，B，
14、Z，AA，AB，AZ，BA，IV共256行)。在每个行列的交叉点成为单元格。每个单元格用其所在的行标和列标标示，称为单元格地址。如：工作表第一行、第一列的单元格用A1表示。工作表第六行、第三列的单元格用C6表示。Excel的工作界面如图4-18所示。图4-18 Excel工作界面 2)在工作表Sheet1中输入数据输入如图4-12所示的标题及表头数据，操作步骤如下：在当前工作表Sheet1中，选中单元格A1，输入标题“计算机应用课程学生成绩登记表”，按Enter键。在单元格A2中，输入“学号”，再按向右光标，或Tab键，使得B2单元格成为当前单元格。输入“姓名”，按下Tab键，使C2单元格成为
15、当前单元格。依此方法依次输入表头的其他内容。输入“学号”列数据，操作步骤如下：鼠标单击A3单元格，在A3单元格中，输入学号“20091901001”。鼠标指针指向A3单元格的“填充柄”(位于单元格右下角的小黑块)，此时鼠标指针变成黑十字，按住鼠标向下拖曳填充柄，在拖曳的过程中填充柄的右下角出现填充数据，拖至目标单元格时释放鼠标，填充效果如图4-19所示。图4-19 用填充柄填充数据 说明：在实际工作中，像学号、电话号码、身份证号、银行账号等数字信息并不是真正意义上需要参与数学运算，但又需要将数字显示出来，对于这类数字，将以“文本”的形式对待。除了在数字前加上西文单引号“”外，还可以先选择要改变
16、数字格式的单元格，在菜单栏中选择“格式”“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡，在“分类”栏中选择“文本”选项，将单元格的格式设置为“文本”。使用Excel提供的“自动填充”功能，可以极大地减少数据输入的工作量。通过拖曳填充柄，就可以激活“自动填充”功能。利用自动填充可以进行文本、数字、日期等序列的填充和数据的复制，也可以进行公式复制等。输入“姓名”列数据，操作步骤如下：选择B3单元格，在B3单元格中，输入姓名“申黎莹”，按Enter键。再在B4单元格中，输入姓名“王璐媛”，按Enter键。用同样的方法依次输入姓名列的其他内容。小技巧：在一个班级的各科成绩表中，每次都要输
17、入学号、姓名等内容。对于这种重复的工作，如果用“自定义序列”的方法完成，就可以达到一次输入数据多次重复使用的目的。“自定义序列”可以用以下两种方法实现。方法一：如果已经在单元格区域中输入了姓名序列，那么先选定该单元格区域，然后在菜单栏中选择“工具”“选项”命令，选择“自定义序列”选项卡，单击“导入”按钮，就可以将选定区域的数据转化为自定义序列数据，如图4-20所示。方法二：也可以直接在“自定义序列”选项卡中输入新序列。方法是：先在图4-20选项对话框“自定义序列”列表框中选择“新序列”，然后在“输入序列”编辑列表框中输入所有姓名序列，每个姓名输入完成后，必须按Enter键结束，再输入下一个姓名
18、。整个姓名序列输入完毕后，单击“添加”按钮，则新定义的姓名序列就会出现在“自定义序列”区域，单击“确定”按钮。自定义序列建立后，在任何时候只要在单元格中输入该序列中的起始数据，就可以按规定的序列进行填充。如：已建立了图4-20所示的序列后，只要在起始单元格中输入“杨静”，并按住鼠标向下拖曳填充柄，就可以自动填充该序列的所有姓名。图4-20 自定义填充序列的建立 输入“性别”列数据，操作步骤如下：选择C3单元格，在C3单元格中，输入“女”。鼠标指针指向C3单元格的“填充柄”，当鼠标指针变为黑十字时，双击“填充柄”，这时“性别”列的内容全部填充为“女”。但在实际情况下，“性别”列有些单元格的内容应
19、该修改为“男”。选择第一个应该修改为“男”的单元格如C4，在按住Ctrl键的同时，分别单击其他应该修改为“男”的单元格。在被选中的最后一个单元格中输入“男”。同时按住Ctrl+Enter键。可以看到，所有被选中单元格的内容同时变为“男”。如图4-21所示。图4-21 多个单元格内输入相同的数据 说明：双击活动单元格的“自动填充”柄，若有空白的竖列单元格则活动单元格上的内容就在竖列单元格内复制。自动产生的序列数由前一列向下直到遇到空白单元格为止的单元格个数决定。这种方法对于要填充的单元格区域较大（如超过一屏），显得极为方便。如果想在多个单元格中输入相同的数据，只要选择所有需要包含此信息的单元格，
20、在输入数值、文本或公式后，同时按住Ctrl+Enter键，同样的信息会输入到被选择的所有单元格中。输入“平时成绩”、“作业设计”、“期末考试”列的数据，操作步骤如下：鼠标单击D3单元格，此时鼠标指针在单元格上以空心十字光标出现，按住鼠标左键向右拖曳3列至“期末考试”列后，继续向下拖曳至最后一条记录。直接在D3单元格输入“90”，按下Tab键后，活动单元格移动到右边的E3单元格，输入“88”；用同样的方法移动到F3输入“95”，再次按下Tab键后，活动单元格就不再向右移动，而是自动移到下一行的D4单元格，如图4-22所示，等待输入数据。依此方法，就可以快速输入所有学生的成绩。图4-22 选定单元
21、格区域块速批量输入数据 所有成绩输入完毕，只要移动方向键或者用鼠标单击某个单元格，就可以关闭选定的单元格区域，否则活动单元格就会在该区域中不断循环移动。小技巧：为了快速批量地输入数据，可以先选定输入数据的单元格区域，以保证活动单元格只能在该区域内移动。通过不断按Tab键就可以自动在选定的区域中进行换行或换列。注意：在选定单元格区域进行快速输入时，只能使用Enter键(向下)、Shift+Enter键(向上)、Tab键(向右)和Shift+Tab键(向左)。而不能使用方向键、，也不能用鼠标单击任何单元格，否则将破坏单元格区域的选定。3)单元格计算计算所有学生的“总成绩”(其中：总成绩=平时成绩*
22、20%+作业设计*30%+期末考试*50%)，操作步骤如下：选择目标单元格G3，在单元格中先输入“=”，表明后面输入的内容是公式。单击D3单元格，该单元格周围出现闪烁的虚线框，表示引用此单元格中的数据，再输入“*0.2+”；单击E3单元格后，输入“*0.3+”；再单击F3单元格后，输入“*0.5”。此时G3单元格及公式编辑栏中的公式为：“=D3*0.2+E3*0.3+F3*0.5”，如图4-23所示。按Enter键或单击编辑栏中的“输入”按钮确定。此时G3单元格中将显示计算结果。鼠标指针指向G3单元格的“填充柄”，当鼠标指针变为黑十字时，双击填充柄，将G3单元格的计算公式自动复制到G4、G5等
23、其他单元格中。图4-23 输入公式 注意：算术运算符中的乘号和除号与数学中使用的符号不同，乘号要用“*”，除号要用“/”，乘方用“”，这是初学者经常容易忽视的问题。在Excel的公式中，最好包含单元格引用，如：“=D3*0.2+E3*0.3+F3*0.5”，因为在Excel中，用公式进行自动计算时，公式中的单元格引用都会被替换成相应的数值进行计算，这样具有较强的通用性。即使对公式进行复制后，也仍然适用，不用调整公式。但如果在公式中直接使用数值，则复制公式后，必须修改公式中的数值。在按Enter键或单击编辑栏中的“输入”按钮完成公式计算之前，不要用鼠标单击公式中不应包含的其他单元格，否则Exce
24、l会自动用选择的单元格来替换现有的公式引用。说明：Excel中的“公式”是指在单元格执行计算功能的等式。公式可以在单元格中直接输入，也可以在编辑栏中输入。Excel中的所有公式都必须以“=”号开头，若无等号，Excel将其理解为正文，所以“=”是公式中最不可缺少的一个运算符。“=”后面是参与计算的运算数和运算符，每一个运算数可以是常量、单元格或区域引用、单元格名称或函数等。Excel提供了四种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。算术运算符包括：+(加)、-(减)、*(乘)、/(除)、(乘方)、%(百分号)等，用于完成基本的数学运算。比较运算符包括：=(等于)、(大于)
25、、=(大于等于)、(不等于)，用于完成对两个数值的比较，并返回一个逻辑值TRUE或FALSE。文本运算符包括：&，用于连接字符串。引用运算符包括：冒号“：”(区域运算符)、逗号“，”(联合运算符)，用于对指定的区域引用进行合并计算。如：“A1：B2”表示A1、A2、B1、B2共四个单元格参加运算；“A1，B2”表示A1，B2两个单元格参加运算。运算符的优先级由高到低依次为：引用运算符、算术运算符、文本运算符、比较运算符。如果是相同优先级的运算符，按照从左至右的顺序进行运算；如果要改变运算顺序可以采用括号。4)单元格格式设置将标题字体设置为“幼圆”、“加粗”、“18”号，并使标题在A1:G1列合
26、并及居中，操作步骤如下：选择A1单元格，执行“格式”“单元格”命令，选择“字体”选项卡，在“字体”列表框中，选择“幼圆”，在“字形”列表框中，选择“加粗”，在“字号”列表框中，选择“18”，如图4-24所示。单击“确定”按钮。选择单元格区域A1：G1，在“格式”工具栏中，单击“合并及居中”按钮。这时，被选中的单元格区域A1：G1合并为一个单元格，并且居中显示单元格中包含的内容。图4-24 设置标题字体 说明：选择单元格区域A1：G1后，执行“格式”“单元格”命令，选择“对齐”选项卡，单击“水平对齐”下拉按钮，选择“跨列居中”，也可以将标题居中。但“跨列居中”与“合并及居中”还是有区别的：“合并
27、及居中”是将选取的单元格区域合并成为一个单元格后，内容居中显示；而“跨列居中”只是将单元格区域中的内容居中显示，它的显示效果与“合并及居中”相同，但并没有将单元格合并。将数据区域所有单元格的字号设置为“10”；垂直对齐方式和水平对齐方式都设置为“居中”，操作步骤如下：选择单元格区域A3：G39，从“格式”工具栏中，单击“字号”列表框右侧的下拉按钮，选择字号为“10”。执行“格式”“单元格”命令，选择“对齐”选项卡，在“垂直对齐”下拉列表框中，选择“居中”；在“水平对齐”下拉列表框中，选择“居中”。如图4-25所示。单击“确定”按钮。图4-25 设置数字区域对齐方式将表格的外边框设置为双细线，内
28、边框为单细线，操作步骤如下：选择单元格区域A2:G39。执行“格式”“单元格”命令，选择“边框”选项卡，在“线条”区的“样式”列表框中，选择双细线；在“预置”栏中，单击“外边框”按钮，为表格添加外边框。在“线条”区的“样式”列表框中，选择单细线，在“预置”栏中，单击“内部”按钮，为表格添加内边框。设置效果如图4-26所示。单击“确定”按钮。图4-26 设置边框 为表格列标题区域添加浅绿色底纹，并设置垂直对齐方式和水平对齐方式为“居中”，操作步骤如下：选择表格列标题单元格区域A2：G2。执行“格式”“单元格”命令，选择“图案”选项卡，在“单元格底纹”的“颜色”栏中选择“浅绿”，如图4-27所示。
29、选择“对齐”选项卡，单击“水平对齐”下拉按钮，选择“居中”；单击“垂直对齐”下拉按钮，选择“居中”。单击“确定”按钮。图4-27 设置底纹 将表格列标题行的行高设置为30.00(40像素)，将“平时成绩”列的列宽适当调窄，操作步骤如下：移动鼠标指针到列标题行(第2行)的下边框，此时鼠标指针形状为“”，向下拖曳鼠标，鼠标所在位置出现一条水平虚线，并且出现一个显示行高的标签，当标签中显示“高度：30.00(40像素)”时，释放鼠标，完成列标题行行高的设置。如图4-28所示。图4-28 快速调整行高 移动鼠标指针到“平时成绩”列的右边框，当鼠标指针形状为“”，向左拖曳鼠标，到适当位置时释放鼠标，列宽
30、变窄。这时会发现“平时成绩”列的文字不能完全显示。为了在列宽变窄的同时能够正常显示单元格内的文字，可以在一个单元格内将文本分两行显示。但当按Enter键后，会跳至下一个单元格，那么如何在一个单元格内将文本分多行显示呢？将列标题“平时成绩”、“作业设计”、“期末成绩”在单元格内分两行显示，操作步骤如下：选定“平时成绩”所在的单元格D2，双击D2单元格，使该单元格处于编辑状态，将闪动的插入指针定位在“平时”之后(此处为需要换行的位置，也可直接在编辑栏中定位)。同时按下Alt+Enter键，单元格中的文本被分为两行。重复步骤、，可以对“作业设计”、“期末考试”进行相同的换行操作。结果如图4-29所示
31、。说明：也可以执行“格式”“单元格”命令，选择“对齐”选项卡，在“文本控制”栏中，选中“自动换行”复选框，如图4-30所示。将超出单元格长度的文本自动换到下一行。但这种方法与使用组合键Alt+Enter换行的不同之处在于，前者只有当文本超出单元格宽度时才换行，后者则不管文本是否超出单元格宽度，都会在指定位置强行换行。还可以执行“格式”“单元格”命令，选择“对齐”选项卡，在“文本控制”栏中，选中“缩小字体填充”复选框，使文本自动调节字号大小与单元格的宽度相匹配。“自动换行”与“缩小字体填充”的不同在于前者不改变字体，只调整行高；而后者则调节字号大小，而不改变行高。两者是互斥选项，只能取其一。图4
32、-29 在单元格内换行 将“平时成绩”、“作业设计”、“期末考试”三列的列宽调整为最适合的列宽，操作步骤如下：移动鼠标指针到“平时成绩”列的右边框，当鼠标指针变形为时，双击鼠标，可以将该列的列宽调整到一个最合适的列宽(和每列中输入最多内容的单元格相匹配)。同时选取“作业设计”、“期末考试”两列，执行“格式”“列”“最适合的列宽”命令，可以同时将多列调整到一个最合适的列宽。说明：执行“格式”“行”“行高”命令或执行“格式”“列”“列宽”命令可以精确地设置行高或列宽。如果要同时调整多行的行高或多列的列宽，可以选中要改变行高的所有行或要改变列宽的所有列，只要用鼠标调整一行的行高或任何一列的列宽，或执
33、行菜单命令，就可以将选中的行高或列宽同时改变。通过减少小数的位数，将“总成绩”的结果以整数位呈现，操作步骤如下：选择单元格区域G3：G39。执行“格式”“单元格”命令，选择“数字”选择卡，在“分类”列表框中选择“数值”，在“小数位数”数字框中输入或选择0，如图4-31所示。单击“确定”按钮。图4-31 “数字”选项卡 说明：在选择单元格区域后，也可以通过单击“格式”工具栏中的“减少小数位数”按钮来减少小数位数，每单击一次按钮，将以四舍五入的方式减少一位小数位数。使用“格式”工具栏的其他数字格式按钮，也可以快速设置数字格式：货币样式：将单元格的数字设置为会计专用格式，自动加上货币符号、两位小数及
34、千位分隔符“，”。百分比样式：将原数字乘以100后，再在数字后加上百分号。千位分隔样式：在数字中加入千位分隔符。增加小数位数：每按一次将增加一位小数位数。5)工作表名称的更改将当前工作表的名称“Sheet1”更改为“计算机应用”，操作步骤如下：双击工作表“Sheet1”的标签。当工作表标签变出现反白(黑底白字)时，输入新的工作表名“计算机应用”，按“Enter”键确认。保存工作薄文件“成绩表.xls”。2数据汇总数据汇总1)工作表的复制和移动将“大学英语.xls”工作簿中的“Sheet1”工作表，复制到“成绩表.xls”工作簿中的“计算机应用.xls”工作表之前，并将复制后的目标工作表“She
35、et1”更名为“大学英语”，操作步骤如下：分别打开“大学英语.xls”。选择“大学英语.xls”工作簿中的“Sheet1”工作表作为当前工作表(源表)，在工作表“Sheet1”标签上单击鼠标右键，弹出快捷菜单，从中选择“移动或复制工作表”命令，出现如图4-32所示的“移动或复制工作表”对话框。图4-32 “移动或复制工作表”对话框 在“移动或复制工作表”对话框中的“工作簿”下拉列表中，选择“成绩表.xls”(目标表)，在“下列选定工作表之前”列表框中，选择“计算机应用.xls”工作表，同时选中“建立副本”复选框，如图4-33所示。单击“确定”按钮。这时，当前工作表已经变成“成绩表.xls”工作
36、薄中的“Sheet1”。鼠标右键单击当前的工作表标签“Sheet1”，从快捷菜单中选择“重命名”命令，输入新的工作表名“大学英语”，按Enter键确认。重复步骤，用相同的方法，分别将“应用文写作.xls”工作簿中的“应用文写作”工作表、“高等数学.xls”工作簿中的“高等数学”工作表复制到“成绩表.xls”工作簿中的“Sheet2”工作表之前。说明：如果在“移动或复制工作表”对话框中，不选中“建立副本”复选框，那么执行的结果就是移动工作表，而不是复制工作表。在“成绩表.xls”工作薄中，将前四个工作表的排列顺序调整为“大学英语”、“计算机应用”、“高等数学”、“应用文写作”，操作步骤如下：鼠标
37、右键单击“高等数学”工作表标签。按住鼠标左键，这时工作表标签左上角出现一个黑色三角形，指示了工作表的位置。按住鼠标指针向左拖曳，当黑色三角形到达目标位置后释放鼠标，如图4-34所示，这时，就把“高等数学”工作表移动到“应用文写作”工作表之前了。图4-34 用鼠标拖曳方式移动工作表 说明：用鼠标拖曳的方式复制工作表与移动工作表的操作相似，只是在拖曳的过程中要同时按住Ctrl键，这时鼠标的文档标记上会增加一个小“+”号，释放时要注意，应先松开鼠标，再放开Ctrl键。如果使用鼠标拖曳的方法在不同工作簿中复制或移动工作表，必须同时打开两个工作簿窗口，在源工作簿中选择工作表后，按住鼠标指针向目标工作簿的
38、位置拖曳，当黑色三角形到达目标位置之后释放鼠标。在同一工作簿中复制或移动工作表，使用鼠标拖曳的方法比较方便；而在不同工作簿中复制或移动工作表，则使用复制或移动工作表命令更可靠。2)工作表的删除和插入删除“成绩表.xls”工作簿中的工作表“Sheet2”、“Sheet3”，操作步骤如下：单击工作表“Sheet2”标签。执行“编辑”“删除工作表”命令，将“Sheet2”工作表从当前工作簿中删除。鼠标右键单击当前工作簿中的工作表标签“Sheet3”。从快捷菜单中选择“删除”命令，将“Sheet3”工作表从当前工作簿中删除。在“成绩表.xls”工作簿中的工作表“大学英语”之前插入一张新的工作表，并将新
39、工作表更名为“各科成绩表”，操作步骤如下：选定工作表“大学英语”。执行“插入”“工作表”命令，在当前工作表“大学英语”之前，添加一张新的工作表，同时新的工作表成为当前工作表。选择新工作表标签，单击鼠标右键，选择“重命名”命令，输入新工作表名“各科成绩表”，按Enter确定。小技巧：按住Ctrl键同时选择多个要删除的工作表，执行“删除工作表”命令后，就可以一次性删除它们。同时添加多个工作表，应首先选定与要添加工作表数目相同的工作表标签，再执行“插入”“工作表”命令，就可以在工作簿中添加与选定工作表标签数目相同的工作表。说明：选定多个连续工作表的方法是：单击第一个工作表标签之后，按住Shift键，
40、然后单击最后一个工作表标签。选定多个不连续工作表的方法是：单击第一个工作表标签之后，按住Ctrl键，然后分别单击其余需要选定的工作表标签。3)单元格数据的复制与粘贴将“成绩表.xls”工作簿中“计算机应用”工作表的“学号”、“姓名”、“性别”以及“总成绩”列的数据复制到“各科成绩表”工作表中，操作步骤如下：选择“计算机应用”工作表，选定要复制的单元格区域A2：C39。在“常用”工具栏中，单击“复制”按钮，被选择单元格区域的四周会出现一个闪烁的虚线框。切换到“各科成绩表”工作表，单击A1单元格。在“常用”工具栏中，单击“粘贴”按钮，学号”、“姓名”、“性别”列数据被粘贴到目标单元格。用相同方法，
41、在“计算机应用”工作表中，选择单元格区域G2：G39 后，复制“总成绩”列数据，在“各科成绩表”工作表中，选择目标单元格E2进行粘贴。但复制后目标单元格中却出现了错误的结果“#VALUE!”，如图4-35所示。单击“常用”工具栏的“撤销”按钮，取消刚才进行的错误粘贴。为什么用相同的方法进行数据复制，前三列的结果正确，而最后一列的结果却出错了呢？这是因为前三列单元格中只包含单纯的文字或数据，而最后一列单元格中却含有计算公式，复制与移动包含有公式的单元格将会对目标单元格产生影响。图4-35 复制单元格数据后出现错误结果 将公式复制到粘贴区域后，Excel会自动将粘贴区域的公式调整为与该区域有关的相
42、对位置。如：复制之前，在“计算机应用”工作表的G3单元格中，包含的公式为：=D3*0.2+E3*0.3+F3*0.5，用于同一行左边三列单元格的求和结果，粘贴后在“各科成绩表”工作表的目标单元格E2中，包含的公式为：=B2*0.2+C2*0.3+D2*0.5，同样用于计算同一行左边三列单元格的求和结果，但由于左边三列的数据类型都是文本型，不具备数值计算的条件，于是产生“#VALUE!”的错误信息。对于包含公式的单元格来说，通常具有“公式”和“值”两种属性。如图4-35所示，在“计算机应用”工作表的G3单元格中显示的是公式的计算值“92”，而公式编辑栏中显示的却是计算公式“=D3*0.2+E3*
43、0.3+F3*0.5”。那么在复制单元格时，能否只挑选其中的某种属性来复制呢？使用选择性粘贴的方法，就可以任意选择是只复制“值”属性，还是只复制“公式”属性。小技巧：在选取粘贴区域时，只选取一个单元格，Excel会以该单元格为粘贴区域的左上角，并依据源数据的范围决定粘贴区域。当数据复制到粘贴区域后，源数据区域的四周仍存在闪烁的虚线框，可按Esc键取消闪烁的虚线框。也可以用鼠标拖动的方法复制单元格数据，方法是：先选中复制区域，将鼠标指针移至该区域的边框，当鼠标指针变为形状后，再按住Ctrl键的同时，拖动该区域到目标位置后，先释放鼠标，再放开Ctrl键。对于相邻的单元格，也可以通过填充柄将数据复制
44、到相邻的单元格中。说明：在Excel中输入计算公式或函数后，经常会遇到Excel的错误信息，如图4-35中的“#VALUE!”等。这主要是执行了错误的操作，Excel会根据不同的错误类型给出不同的错误提示，便于检查和排除错误。现将Excel中最常见的错误信息以及错误原因和处理方法在表4-1中列出。表表4-1 常见错误信息以及错误原因和处理方法常见错误信息以及错误原因和处理方法 利用选择性粘贴，将“计算机应用”工作表中的“总成绩”列的数据复制到“各科成绩表”的目标单元格中，并分别将“应用文写作”列数据、“大学英语”列数据、“高等数学”列数据，复制到“各科成绩表”中的相应位置，操作步骤如下：选定“
45、计算机应用”工作表，选中单元格区域G2：G38。执行“编辑”“复制”命令。选择“各科成绩表”工作表中的目标单元格D1。在“常用”工具栏中，单击“粘贴”按钮旁边的下拉按钮，选择“值”命令。检查目标单元格区域，可以发现已经成功地复制了“总成绩”数据，但是源单元格的格式并未复制过来。继续选定目标单元格E1，执行“编辑”“选择性粘贴”命令，或单击“常用”工具栏中“粘贴”按钮旁的下拉按钮，选择“选择性粘贴”，如图4-36所示。出现“选择性粘贴”对话框。图4-36 执行“选择性粘贴”命令 在“选择性粘贴”对话框中的“粘贴”栏中，选择“格式”选项，如图4-37所示，单击“确定”按钮。再次检查目标单元格区域，
46、发现数据格式、数据值与源单元格一致。将E1单元格中的“总成绩”改为“计算机应用”。用相同的方法，分别将“应用文写作”工作表中的“应用文写作”列数据、“大学英语”工作表中的“大学英语”列数据、“高等数学”工作表中的“高等数学”列数据，复制到“各科成绩表”中的相应位置。复制结果如图4-38所示。图4-37 “选择性粘贴”对话框 图4-38 “各科成绩表”工作表数据 4)单元格数据的移动在如图4-38所示的“各科成绩表”工作表中，将各列成绩的排列顺序调整为“大学英语”、“计算机应用”、“高等数学”、“应用文写作”，操作步骤如下：鼠标移到工作表的最上方，指向F列“列标”按钮后单击，选择F列。执行“编辑
47、”“剪切”命令。选定D1单元格。执行“插入”“剪切单元格”命令。成绩列数据的排列顺序调整为“大学英语”、“计算机应用”、“应用文写作”、“高等数学”。选择G列数据“高等数学”，将鼠标指针移至选定区域的边框，按住Shift键的同时，拖动该区域到目标位置(F：F)后，先释放鼠标，再放开Shift键，也可以实现插入移动数据的功能。此时各列成绩的排列顺序调整为“大学英语”、“计算机应用”、“高等数学”、“应用文写作”。5)函数及单元格引用Excel函数是一种预定义的内置公式，它使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算，然后返回结果。使用函数可以简化和缩短工作表中的公式，特别适用于执行复杂计
48、算的表格。在“各科成绩表”工作表中，增加“总分”列，计算每位学生的总分，操作步骤如下：选择单元格H1，在H1 单元格中输入“总分”。选择单元格G1，单击“格式刷”按钮，当鼠标变为时，单击H1单元格，将单元格G1的格式复制到H1中。选择目标单元格H2，单击“常用”工具栏中的“自动求和”按钮，单元格中出现了求和函数SUM，Excel自动选择了范围D2：G2，在单元格下方还会有函数的输入格式提示，如图4-39所示，按Enter键或单击“输入”按钮确认。H2单元格中显示出计算结果。鼠标指向H2单元格右下角的填充柄，当鼠标指针变成时，双击填充柄。图4-39 自动求和过程 说明：求和是表格中一种最常用的数
49、据运算，因此Excel提供了快捷的自动求和方法，就是使用“常用”工具栏中的“自动求和”按钮。它将自动地对活动单元格上方或左侧的数据进行求和计算。其实，自动求和按钮对应的就是一个SUM函数。所有函数都包含三部分：函数名、参数和圆括号，以求和函数SUM来说明，如图4-40所示。SUM：是函数名称，从名称大略可知该函数的功能及用途是求和。图4-40 函数说明 圆括号：用来括起参数，在函数中圆括号是不可以省略的。参数：是函数在计算时所必须使用的数据。函数的参数不仅可以是数字类型，它还可以是字符型、逻辑值或是单元格引用，如：SUM(B1，C3)，SUM(D2：G2)。在“各科成绩表”工作表中，增加“名次
50、”列，计算每位学生的总分排名，操作步骤如下：选择单元格I1，在I1单元格中输入“名次”。用“格式刷”复制单元格G1的格式到I1中。选择目标单元格I2，单击编辑栏左边的“插入函数”按钮，出现“插入函数”对话框，在“或选择类别”下拉列表框中，选择“统计”，如图4-41所示。在“选择函数”列表框中，选择“RANK”函数，如图4-42所示。单击“确定”按钮。出现“函数参数”对话框。在“函数参数”对话框中，将插入点定位在第一个参数“Number”处，从工作表中选择“H2”单元格；再将插入点定位在第二个参数“Ref”处，从工作表中选择单元格区域“H2：H38”，如图4-43所示。单击“确定”按钮。在I2单
