1、规范档案管理服务学校发展 档案和资料（文件）的区别 学校档案工作内容和基本原则 档案的收集和整理 档案的立卷和归档 档案的保管和利用 完善学校档案工作 一、档案和资料（一）什么是档案 档案档案：国家机构、社会组织、企事业单位和个人在政治、经济、科技、文化等社会实践活动中直接形成的具有使用价值的历史记录材料。反映社会的科学技术、生产建设和各项工作活动、民俗活动的历史真实面貌。中国古代有甲骨、金文、石刻、竹简、木牍、缣帛等的档案。现代档案，按内容和性质，有文书档案、科技档案、人事档案、艺术档案和其他各类专门性档案；按形式，有文件、电报、书信、手稿、报表、图纸、照片、影片、唱片、录音带、录像带等。
2、辞海 本法所称的档案档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 中华人民共和国档案法 （二）什么是中小学校档案 中小学校档案中小学校档案是指学校在各项活动中形成的具有现实查考使用价值和历史研究价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 中小学校档案中小学校档案，包括文书档案、教育教学档案、教师业务档案、会计档案、科技档案、声像档案。 各门类档案，包括文书档案、教学档案、教师业务档案、会计档案、基建档案、设备档案、科研档案、产品档案、声像档案、荣誉档案等。（三
3、）档案与资料（文件）的区别1、同本单位实践活动关系不同。 凡是直接记叙和反映本单位活动并经归档保存的属档案；资料则多是未经归档保存的，或为了工作参考的目的而收集、购买来的材料。2、对本单位的发挥作用不同。 档案是本单位活动的直接记录，因此具有历史的查考作用和凭证作用；而资料则多是收集或利用各种手段搜集来的各种材料，对本单位的活动不具有凭证作用。 档案由文件转化而来,文件办理完毕，经过鉴定、整理、归档后形成档案。 文件是档案的前身，档案是文件的归宿。 二、学校档案管理的工作内容和基本原则（一）学校档案管理的工作内容 档案工作包括：档案的收集、整理、立卷、归档、保管和提供利用。 档案工作的主要环节
4、收集整理立卷归档保管利用（二） 档案工作的基本原则 收集齐全 分类合理 立卷科学 归档及时 保管安全 使用方便 三、 档案的收集和整理 （一）归档范围是什么？ 按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集收集齐全，并进行整理整理、立卷立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档。 凡是在学校各项活动中形成的具有保存、查考、利用价值的各种文字、图表、声像材料，包括党组织、行政、工会、团队（学生会）组织以及教育、教学、科技活动、生产、基建、设备、人事、保卫、会计等工作中形成的各种材料均属于归档范围。一、文书档案；二
5、、教学档案；三、会计档案；四、科技档案；五、声像档案。 “文书档案文书档案”的范围的范围 涉及学校以下七个部门党支部 校长室（办公室）教导处（教务处、政教处）总务处 工会团队（学生会、教工团支部） “教学档案教学档案”的范围：的范围：涉及学校工作的十个方面教学管理综合类 招生工作类教材类 课堂教学类 实验实习类学籍管理类 体育保健类 毕业分配类 教师队伍建设类 教师业务档案 中、小学档案案卷类目及保管期限表一、文书档案一、文书档案 1、党支部、党支部 1-1 上级党委下发的关于学校开展党支部工作情况的通知、规定 长期 1-2 本校党支部年度（或学年度）工作计划、总结和重要工作报告、 汇报 永久
6、 1-3 本校支委会会议记录 永久 1-4 本校党支部大会会议记录 长期 1-5 本校党员名册、党员、党组织统计年报表 永久 1-6 本校党支部改选工作意见及改选结果，上级党委批复 永久 1-7 本校党员教育，民主评议材料 重要的 长期 一般的 短期 1-8 党组织发展党员工作的意见、报告，上级对发展党员 的预审、批复、转正通知 重要的 永久 一般的 短期 1-9 本校党组织和党员评先创优活动材料 市级以上市级以上 永久 区县级以下区县级以下 长期 1-10 本校党员违纪处分报告和上级党委或本机关批准 的批复 永久 1-11本校教职工复查，改正结论报告的上级党委批复 永久 1-12 党的纪检工
7、作意见、报告及有关材料 长期 1-13 本校党员组织关系转移介绍信、存根 长期 1-14 本校党费收、缴、支出凭证材料 短期2、校长室（办公室）、校长室（办公室） 2-1 本校编制年鉴、大事记 永久 2-2 本校校务日记 长期 2-3 本校校史、组织机构沿革 永久 2-4 本校学年度工作计划、总结和重要的工作报告 永久 2-5 本校行政会议或校务会议记录 永久 2-6 本校制定的管理制度、条例、岗位责任制等材料 长期 2-7 本校重大活动材料（校庆、校友会、校运会、校艺术节等） 永久 2-8 本校庆祝教师节活动形成材料 重要的 长期 一般的 短期 2-9 市、区（县）教育局有关人事、工资、福利
8、问题的规定、办法、通知 重要的 长期 一般的 短期 2-10 本校向上级的报告、请示及批复 重要的 永久 一般的 短期2-11 本校专项工作的调查、检查、普查材料 重要的 永久 一般的 长期2-12 本校外事接待工作形成的有关材料 重要的 长期 一般的 短期2-13 各类报刊登载有关本校情况的通讯报道和上级领导对本校的重要题词 重要的 永久 一般的 长期2-14 本校关于机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、启用 印信等请示、批复和报告 永久2-15 本校教职工名册、履历表及劳动工资年报表 永久2-16 本校中层干部、年级组长、教研组长名册 长期2-17 本校评选各种先进集体、先进个人
9、材料 市级以上市级以上 永久 区县级以下区县级以下 长期2-18 反映本校成绩的荣誉证书、有纪念凭证作用的实物、校刊资料 市级以上市级以上 永久 区县级以下区县级以下 长期2-19 本校教职工犯错误处分材料 长期2-20 本校发生各种事故报告和有关材料 重要的 永久 一般的 长期2-21 本校教师工作情况登记表、记录册、考核表 长期2-22 本校教职工工资调整和评定工资计划、总结、审批表、统计表及新教师转正、定级有关材料 长期2-23 本校教职工调动介绍信、存根及有关审批表 长期2-24 本校教职工离退休名册和改变待遇审批表 长期2-25 本校教职工三十年教龄荣誉证书名册 长期2-26 本校教
10、职工申请出国、出境材料 长期2-27 本校教职工申请离职、辞职材料 长期2-28 本校教师支援外省市及郊县等有关材料 短期2-29 本校职改领导小组、评审小组建立请示、批复、评审会议记录、计划、总结等 长期2-30 本校教职工职称申请表 长期2-31 各系列专业技术职务评审结果的批复、名册 永久2-32 发放专业技术职务资格证书名册、聘任名册 长期2-33 有关职改工作中形成的有查考、利用价值的文件材料 长期2-34 本校有关安全、保卫工作材料 短期2-35 本校聘用退休工人、代课教师审批表及有关材料 短期2-36 本校教职工困难补助材料 短期2-37 本校教职工考勤记录 短期2-38 本校教
11、职工住房情况及分房记录 短期2-39 本校教职工献血名单 短期2-40 本校教职工独生子女名单 长期2-41 本校死亡人员抚恤记录 短期2-42 本校关于处理人民来信来访材料重要的一般的长期 短期2-43 本校关于人代会代表推荐材料 长期2-44 本校各民主党派、少数民族名册、统计表及港、澳、台、国外亲属名册 长期二、教学档案二、教学档案 1、教学管理综合类、教学管理综合类 1-1 市、区（县）教育局颁发的有关教育、教学工作的文件 长期 1-2 本校关于督导工作的自评报告和上级对本校督导评估意见 永久 1-3 本校关于督导工作形成的其它材料 长期 1-4 本校教学管理、教育教学研究、教育教学改
12、革工作，班主任工作 形成的方案、调查报告、典型材料等 重要的 永久 一般的 长期 1-5 本校教学考核、学期课程总表、教师任课一览表、教职工工作量 等材料 长期 1-6 本校制订的教育常规、纪律制度 长期 建议：建议： 在不违背文件精神的前提下，学校可以拟定一份学校（幼儿园）档案案卷类目及保管期限表 学校应建立、健全档案工作各项管理制度，包括归档、借阅、统计、保密、鉴定销毁、库房管理等制度，各类文件材料(包括文书、教学、科研、教师业务、会计、基建、设备、产品、声像、荣誉等)的归档范围和保管期限表。（二）做好预立卷工作 学校各部门应负责本部门形成的各种文件材料的收集、整理，按规定时间向学校档案室
13、移交，并将此工作列入各部门的职责范围和有关人员的岗位职责，定期进行检查、总结、考评。学校工作人员要增强档案意识，树立档案工作人人有责的观念，自觉做好与本岗位工作有关的档案工作。 学校应推行预立卷制度，各部门兼职档案干部根据本部门预立卷类目，做好平时归卷工作。 预立卷工作预立卷工作是各类文件材料随时收集、积累的有效形式，它是指项目责任者或业务部门立卷人员，随时将有关活动实施前和实施中办理完毕的文件材料按照所编的归卷条款，归入相应的卷盒，预见性做好平时文件材料暂存管理的工作。 要做好预立卷工作，应做到如下几点：要做好预立卷工作，应做到如下几点： （1 1）拟定指导性文件 （2 2）明确部门负责人
14、（3 3）设置预立卷盒（袋） （4 4）及时归档 预立卷工作的要点是：分类明确，材料齐全。分类明确，材料齐全。 档案法： “国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。”（第十条） 机关文件材料不归档范围是：机关文件材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 机关文件材料不归档范围是：机关文件材料不归档范围是： （二）（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录
15、，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 机关文件材料不归档范围是：机关文件材料不归档范围是： （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。四、档案的立卷和归档 学校应归档的各种材料，要收集齐全完整，并进行分类立卷。案卷应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，要求做到分类合理，保管期限划分准确，标题简明确切，装订结实，编制目录清晰，档案装具整齐划一，便于保管和利用。（一）档案整理的基本方法 1 1、
16、以件为单位整理。 2 2、以案卷为单位整理。 （二）档案文本的要求 归档的文件材料力求做到字迹清楚，书写工整，签署完备，禁用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写纸等不规范的书写材料，以利于延长档案寿命。 档案要素档案要素 题名（标题）； 文件的责任者（部门或人员）； 文件制定的日期； 页码； 签署完备。 档案文本行文的规范性档案文本行文的规范性 标题中标点符号的用法 结构层次序数中标点符号的用法 （三）档案文本的装订 保管期限划分准确 标题简明确切 装订结实 编页码 关于“档案封面”的填写自自 年年 月月 至至 年年 月月保管期限保管期限本本 卷卷 共共 件件 页页归归 档档 号号 区 幼 儿 园工 会
17、五届六次教代会 20062006 4 4 20062006 7 7 永久 16 4816 48全宗号目录号案卷号 165 001 【注】目录号 “165” 1：文书档案； 6：工会； 5：教代会 案卷号 “001” 流水号关于“卷内文件目录”的填写 卷 内 文 件 目 录 1 工会 关于召开教代会的 2006-04 1 报告和批复 2 工会 教代会代表名单 2006-04 2 6 园长室 发展规划 决议稿 2006-07 8顺序号文号责任者题 名日期页号备注关于“卷内备考表”的填写卷 内 备 考 表 填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人
18、员填写并签名、标注时间。 本卷情况说明： 立 卷 人 ： 检 查 人 ： 立卷时间： 归档号归档号档案号档案号责任者责任者案案 卷卷 题题 名名保管期限保管期限备注备注 归档号（序号）：归档号（序号）：年年 份流水号份流水号（如（如 06-001；X06-001） 档案号（档号）档案号（档号）：目录号案卷号目录号案卷号 （如（如 165-01）学校档案总目录（学校档案总目录（2006 年度）年度）（四）各类材料归档的时间（四）各类材料归档的时间 文书档案按年度进行整理立卷，在次年的六月份以前完成。 教学档案、教师业务档案按学年度整理立卷，在次学年的寒假前归档。 五、档案的保管和利用（一）档案的
19、保管（一）档案的保管 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。 中华人民共和国档案法档案的保管工作主要是指： 归档、借阅、统计、保密、鉴定销毁、库房管理等。1上上 架架档案的上架，要做好“分类”。 机构（问题） 保管期限 年度（学年度） 年度（学年度） 机构（问题） 保管期限 保管期限 年度（学年度） 机构（问题） 年度（学年度） 保管期限 保管期限 年度（学年度） 2移移 交交 区、县档案局指定向档案馆移交档案的学校，应按规定向档案馆移交。3鉴定销毁鉴定销毁 档案干部应根据档案法和档案保管期限表，定期做好档案的
20、鉴定工作，对超过保管期限而失去保管价值的档案提出销毁意见，编制销毁清册，报校长批准后(会计档案还需报主管单位财务部门核准、盖章)，送指定的保密厂销毁。未经鉴定和批准，任何人不得擅自销毁档案。（二）档案的利用（二）档案的利用 档案法所称档案的利用 ，是指对档案的阅览、复制和摘录。 中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的档案。 利用档案时，任何人不得涂改、伪造、损毁、丢失档案。六、完善学校档案工作 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。中华人民共和国档案法实施办法 各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位
21、和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。 中华人民共和国档案法 （一）软件建设 1组织建设 领导重视 档案人员的配备 学校要加强对档案工作的领导和管理， 应确定一名校级领导分管档案工作，并明确落实档案工作的部门（一般隶属校长室或学校办公室）。 中小学校的档案工作由各级教育行政主管部门和档案业务部门共同负责进行指导、监督和检查。 学校应按规定配备专、兼职档案工作人员，选派政治表现好，事业心强，身体健康，热爱档案事业，具有高中以上文化程度，熟悉学校工作，掌握档案专业知识或经过档案专业培训的同志担任档案工作，
22、并保持相对稳定。2制度建设 学校应把档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划，纳入学校管理制度，纳入有关人员的职责范围。 学校分管校长要把档案工作列入议事日程、岗位责任制和目标考核，对档案工作要有计划、有要求、有检查、有总结。 学校应建立健全文书处理工作制度，以学校名义的发文要有拟稿纸，拟稿、核稿、签发等手续要完备，收文、发文及公文运转均应及时登录。 学校应建立、健全档案工作各项管理制度，包括归档、借阅、统计、保密、鉴定销毁、库房管理等制度，各类文件材料(包括文书、教学、科研、教师业务、会计、基建、设备、产品、声像、荣誉等)的归档范围和保管期限表。（二）硬件建设 学校根据中华人民共和国档案法和上海市档案条例，应设立档案室，对各门类档案（包括文书档案、教学档案、教师业务档案、会计档案、基建档案、设备档案、科研档案、产品档案、声像档案、荣誉档案等）实行集中统一管理。任何部门和个人都不得私自保存、占有、销毁和带走应归档的材料。 学校档案工作所需经费列入学校预算，统筹解决。学校应根据档案保存的需要，落实和保证档案用房，中学档案库房应不少于20平方米，小学档案库房应不少于15平方米，档案库房应具备防盗、防光、防高温、防尘、防潮、防虫等防护措施，并逐步做到办公、阅览、库房三分开。 学校应积极更新档案管理技术手段，使用计算机辅助管理系统开发档案信息资源，为学校教学、科研和其他各项工作提供服务。
