1、采购申请与需求分析Page 2二、如何进行采购需求分析二、如何进行采购需求分析一、如何进行采购申请一、如何进行采购申请三、案例介绍案例介绍目录Page 3章章 节节 背背 景景 采购需求分析是采购的第一步，科学的采购需求分析能够正确的指导采购的进行，在正确的时间，正确的地点，采购正确数量的物品。科学的采购需求分析能够减少企业库存，提高企业货物周转率。因此，我们需要利用正确的方法来提高我们的采购工作效率，指导物资采购。 Page 4主要参考文献主要参考文献基于供应链的采购管理与需求基于供应链的采购管理与需求分析研究分析研究陈丰照陈丰照 陈嘉莉陈嘉莉ABCABC分析法在物资采购中的应分析法在物资采
2、购中的应用用许祖密许祖密P3e/cP3e/c实现物资动态采购需求实现物资动态采购需求的方法探索的方法探索李海增李海增科学采购需求分析科学采购需求分析刘长林刘长林如何快速生成电厂物资采购申如何快速生成电厂物资采购申请计划请计划赵小花赵小花Page 5采购申请定义采购申请构成要素如何进行采购申请采购变量采购申请流程n 采购申请（Purchase Request）又称请购，主要是指企业各需求部门向负责采购的部门，提出在未来一段时间内所需要物品的种类以及数量等相关信息，并填制一定的表格交由采购部门。采购申请定义n 任何正式的采购作业活动都是一项系统工程， 为了在采购过程中统一认识、统一内容、统一方法、
3、统一步调，圆满完成采购任务，在具体开展采购工作以前，应该根据企业的各部门提出的采购申请进行审核，分析采购申请的合理性，或事先对企业的采购工作运用一定的方法进行需求分析，制定出合理的工作程序，也就是制定相应的采购清单。采购成本的控制，在很大程度上取决于我们所制定的采购清单合理与否。Page 8采购的构成要素什么自制与外购，标准或专用质量质量与成本、供应商介入多少大量或少量（库存）谁负责采购集中与分散、职员素质、最高管理部门参与何时采购现在或以后，期货购买和库存政策什么价格采购高价、标准价、低价何地采购跨地区？跨国际？供应商大小？供应源单一或多个？如何采购为什么采购目标一致、市场原因、内部原因采购
4、变量n 采购商品的质量n 采购商品的数量n 采购商品交货时间A、采购商品的质量n 质量概述n 质量就是满足有关产品或服务的所有特色和特点的集合，简言之即“满足需求”或者“适应性”n GB/TI-ISO9000：质量是一组固有特性的产品、过程或服务满足需求的程度n 性能n 耐久性n 合格性n 可靠性n 服务性B、采购数量n 采购的关键变量（多了、少了都有弊端）n 保证需求的数量n 考虑库存数量n 订货数量的平衡n 方法比较多n MRPn EOQn 定量采购与定期采购C、交付时间n 按时交货的重要性n 逾期交货导致生产无法正常进行，导致销售承诺无法兑现的巨额赔偿风险，影响企业信誉，降低组织绩效，减
5、少企业利润n 供应商交货延误n 采购人员n 发布不精确的采购进度信息n 经常性修改交付进度n 提供不充足的交付时间n 保证交货及时的措施n 制定合理的购运时间n 同销售、生产及采购单位加强联系n 过程跟催、驻产查验n 准备替代来源n 加重违约处罚n 催交n 催交优先级：n 供应商因素n 关键程度因素n 替代品n 催交工作组织n 减少催交Page 14采购申请流程step 1提出采购申请开立请购单采购申请审核汇总采购清单step 2step3step4n 采购申请的内容n 采购申请的文件名称n 采购申请的格式需求单位需求单位需求品种、规格、型号需求品种、规格、型号需求数量需求数量需求时间需求时间
6、特别要求特别要求品种的用途品种的用途采购申请表采购申请表（单）（单）请购单请购单请购计划请购计划（表）（表）物料需求计划物料需求计划（表）（表） 单项独立物品请购申请单单项独立物品请购申请单多项独立物品的采购申请清单多项独立物品的采购申请清单同一产品相关多项原材料采购申请单同一产品相关多项原材料采购申请单1.提出采购申请提出采购申请n 通常请购单开立时，经办人员应该考虑存量管理基准、用料预算、库存情况等因素，经主管审核后，按照请购权限呈送采购部门核准并编号。n 紧急采购时，由请购部门在请购单说明栏中注明原因，并加盖紧急采购章，以急件卷宗报送。n 低值易耗品由物料管理部门依照月度耗用情况，并考虑
7、库存情况，填写请购单提出购买要求。n 办公用品可以由总务部门负责购买，不必填写请购单。2.开立请购单开立请购单n 采购审核的原因n 考虑采购的可行性n 考虑库存控制n 考虑采购的价值成本n 采购申请审核需要考虑的问题n 第一，是不是非要采购这个品种，考虑资源市场的产品变革，有没有其他更好的替代品？n 第二，是不是非要采购这么多的数量，考虑采购价值和成本、考虑库存控制的需要，能不能少一点或多一点?n 第三，这个品种的需求时间是不是可靠，考虑采购价值和成本、考虑库存控制的需要，可不可以推后或提前?n 第四，这个品种采购有没有什么特别要求，考虑采购价值和成本、考虑库存控制的需要，这些要求是不是必要，
8、有没有实现的可能性?3.采购申请审核采购申请审核n 按照品种汇总，同一品种，不同采购要求n 按品种类别汇总，一个大类作为一个品种系列n 按供应商汇总n 按采购地区汇总4.汇总采购任务清单汇总采购任务清单Page 19采购需求分析概述统计分析法采购需求分析推导分析法物资消耗定额分析法 需求预测 ABC分析法n 采购需求分析，是指根据企业的需求历史、或者生产计划等进行统计分析，找出他们的需求规律，根据需求规律预测下一个时期的需求品种和需求量，从根本上弄清他们需求什么、需求多少、什么时候需求的问题，力争得到一份确实可靠、科学合理的采购任务清单。正确的采购需求分析，不仅可以保证及时获得合格的生产物资，
9、也是控制成本的一项重要工作。 什么是采购需求分析Page 21传统采购需求分析做法n 为了解决采购需求分析的问题，传统做法是让企业各个单位层层上报“采购需求计划表”。定期或者不定期上报；需要购买东西时就填一份“请购单”交至采购部。n 采购部收齐这些采购需求计划表，请购单以后，把所有需要采购的物资分类整理统计出来。这样就弄清楚用户需求什么，需要多少，什么时候需要的问题。n 1.兴师动众，要麻烦很多人n 2.过分强调整体性只要有一个单位的采购需求计划表没到齐，采购部就不能进行需求的整理统计，因而就不能得出统一的需求计划。n 3.交上来的表往往不准确，不可靠。传统采购需求分析的缺点Page 22采购
10、需求分析特点n (1)采购需求分析涉及面广n 它涉及整个企业的各个部门、各道工序、各中材料、设备和工具以及办公用品等各种物资。这之中最重要的是生产所需的原材料。 n (2)采购需求分析要求具备全面的知识n 要具备生产技术方面的知识、生产产品和加工工艺的知识，并且要求会看图纸、会根据生产计划以及生产加工图纸推算出物料需求量；n 要掌握数理、统计方面的知识，会进行物料性质、质量的分析以及会进行大量的统计分析；n (3)采购需求分析要求各部门相互协作n 需求分析要依靠企业各个部门，但是光靠底下部门的报表，不免发生遗漏，而且不一定符合采购部门的要求，采购管理部门最好做至少一次彻底地采购需求分析。 统计
11、分析是指运用统计方法及与分析对象有关的知识，从定量与定性的结合上进行的研究活动。最初始的原材料包括 各部门的采购申请单 各部门的销售日报表 各部门的领料单和出库单 生产计划任务单1.统计分析 p 对各部门的采购申请单汇总统计p 部门按月提交采购申请表，提出下月的物料需求p 采购部门进行汇总p 得出下月采购总任务p 编制月度采购计划p 优点：p实施简单（统计易、计划易、任务易、采购工作量小）p 缺点：p市场响应不灵敏p库存负担大、风险大p对各部门销售日报表进行统计p 流通企业适用p 根据销售情况补充货物（采购）p 销售日报反应每天销售情况p 具体方法：n 时间函数法：是把物资消耗量描述成时间的函
12、数。这是一个连续的时间序列。例如第i种物资的需求规律描述为时间的函数表示为Ri(t)=fi(t)，第i种物资在一定时期内的总需求量为：n 有序数列法：是把各个单位的销售日报按单位时间（如日、周、月、季、年等）进行汇总，得到一个按先后顺序排列的销售量的序列。这个有序的时间序列，反映了物资的消耗规律，它就是一个物资的需求规律。Efdtti)(n 推导分析原理 n 推导分析计算过程 2.推导分析推导分析 推导分析的基本原理就是根据企业推导分析的基本原理就是根据企业的主产品生产计划、主产品的结构文的主产品生产计划、主产品的结构文件和库存文件，分别求出主产品的所件和库存文件，分别求出主产品的所有零部件的
13、需求时间和需求数量，也有零部件的需求时间和需求数量，也就是求出物料需求计划就是求出物料需求计划MRP。推导分。推导分析不能凭空想象，也不能靠估计，一析不能凭空想象，也不能靠估计，一定要进行严格的推算。定要进行严格的推算。 首先，确定主产品需求计划首先，确定主产品需求计划第二，确定主产品的结构文件第二，确定主产品的结构文件第三，确定库存文件第三，确定库存文件第四，求出物料需求计划第四，求出物料需求计划n 所谓物资消耗定额，是在一定的生产技术组织的条件下，生产单位产品或完成单位工作量所需要消耗的物资的标准量，通常用绝对数表示，如制造一台机床或一个零件消耗多少钢材、生铁。有的也用相对数表示，如冶金、
14、化工企业里，用配料比、成品比、生产率等表示。 3.3.物资消耗定额分析物资消耗定额分析 Page 28 工业企业制定物资消耗定额的方法工业企业制定物资消耗定额的方法经验估计法统计分析法技术分析法这是一种按照产品结构设计，技术特点，加工设备和工艺流程来制定物资消耗定额的方法。这种方法比较科学，精确，但需要精确计算，工作量较大。适用于生产企业对产品的物资消耗制定定额。Page 29 工业企业制定物资消耗定额的方法工业企业制定物资消耗定额的方法经验估计法统计分析法技术分析法根据以往生产中物资消耗的统计资料，经过分析研究并考虑到计划期内生产技术组织条件的变化等因素而制定定额的方法，采用这种方法时，需要
15、有详细可靠的统计资料。Page 30 工业企业制定物资消耗定额的方法工业企业制定物资消耗定额的方法经验估计法统计分析法技术分析法这是根据技术人员，工人的实际经验，参考有关的技术文件和考虑到企业在计划期内生产条件的变化等因素制定定额的方法。这种方法简单易行，但科学性，准确性较差。Page 31n 物资消耗定额法是正确确定企业的物资需要量，编制物资供应计划和计算产品成本的重要依据，制定先进合理的物资消耗定额是促进企业合理利用物资和节约物资消耗的有效措施。n 物资消耗定额在采购中的应用，最主要的是估计生产过程中物资的消耗量，估计未来生产中物资的需求量，从而为制定物资采购供应计划提供科学依据。n 采购
16、预测是指企业的决策者在商品采购市场上调查取得的资料的基础上，经过分析研究，并运用科学的方法来测算未来一定时期内商品市场的供求及其变化趋势，从而为商品采购决策和制定商品采购计划提供科学的依据，实现销售利润等一系列目标的过程。 4.4.需求预测需求预测 Page 33需求预测方法经验判断法定性预测方法特尔菲法时间序列时间序列预测法预测法回归分析预测回归分析预测法法需求预测Page 34定性需求预测方法n 经验判断法依靠营销人员的经验和判断力进行预测。n 定性预测方法预测者通过对影响市场变化的各种因素的分析、判断，根据经验来预测市场未来的变化。 其特点是简便易行、经验色彩浓厚，但易受预测者心理和情绪
17、的影响，预测精度难以控制。n 特尔菲法 特尔菲法是专家意见法的一种，由预测主持者反复向专家寄发调查表，经过综合整理形成最终预测结论。Page 35定量需求预测方法n 、时间序列预测法n a. 时间序列：某个经济指标按时间先后顺序排列的指标值。n b. 简单平均法：以一定观察期内时间序列观察值的简单算术平均作为下期预测值。适应时间序列无趋势的情况。n c. 加权平均法：以一定时期内时间序列观察值的加权算术平均数作为下期预测值。n Xi为第i 个观察值；Wi为第i 个观察值的权重，一般越靠近当前，权重越大，越远离当前，权重越小，这样做的目的是使靠近当前的观察值在预测结果中的比重加大。适应于有一定趋
18、势的时间序列。Page 36n d. 移动平均法：在整个时间序列中逐点移动逐段求平均，每次求平均的移动平均期固定。n Xti+1为第t-i+1个观察值；Mt(1)为第t 期的一次移动平均值，以此作为第t+1期的预测值，n为移动平均期。n 、回归分析预测法回归分析预测法n 把表示原因的变量(即自变量)与表示结果的变量(即要预测的变量)以线性函数模型表示：Y=0+1X1+2X2+ kXk+un 过观察值估计模型中的未知参数0, 1, 2, , k，然后把自变量的值代入模型即可求出预测变量Y的值。其中u为随机扰动量。 niittXnM11) 1 (1na. 若k =1叫一元线性回归，若k 2叫多元线
19、性回归。nb. 参数估计方法最小二乘估计法：n 基本思路：以全部观察值与回归值差的平方和最小为条件，求出模型中的未知参数。n 具体计算现在一般由计算机进行，手工计算既费时费力，又容易出错，最易见到的计算机软件为Office中的EXCEL。Page 38n ABC分析法最初来源于人口管理理论，创始人是意大利经济学家巴雷托，就是所谓“关键少数与次要多数”理论。n 美国通用电气公司董事长迪基将该理论应用到库存物资的储存管理中。 5.ABC分析法分析法Page 39ABC分析法的基本原理n ABC分析法的基本原理：把物资按品种和占用资金的大小分类，再按各类重要程度不同分别控制，抓住重点，抓住主次，进行
20、重点控制。由于常常是20%的因素产生80%的结果，故也经常称为“80/20”原则。n 控制程度n 采购记录n 优先级n 定货过程ABC分析法的四条基本原则Page 40ABC分析法的分类步骤n 第一步：为确定ABC分类，先要进行统计分析，要选定一个合适的统计期。通常情况取过去一个月或几个月。选定统计期的原则是：比较接近计划期；运行比较正常。n 第二步：分别统计处所有各种物资在该统计期中的销售量（或者采购量）、单价和销售额，并对每种物资制作一张ABC分析卡，填上品名、销售数量、销售额。n 第三步：将ABC分析卡按销售量额由大到小的顺序排列，并按此顺序序号将各物资填上物料编号。n 第四步：把所有A
21、BC分析卡依次填写到ABC分析表中，并进行累计统计。按比例确定类别，一般取10%、20%、70%，但这些都是人为确定的，没有严格的标准。Page 41ABC分析方法在库存管理中的应用n 库存物品ABC分类管理与控制，就是根据物品品种和销售额间的不均衡性，将物品划分为A、B、C三类，并规定各类物品不同的管理控制方法。如下表所示：类别物资特点品种占额销售额占额管理类别A价值高，销售额高品种少10%70%重点管理B价值中，销售额中品种中20%20%常规管理C价值低，销售额低品种多70%10%一般管理Page 42ABC分类在采购管理中的应用n ABC分析法在采购管理中的应用，主要是在面临众多采购物资
22、而人力、物力、财力有限且需要保证重点物资时，可以采用ABC分析法确定重点管理的采购物资对象。n ABC物品分类的依据，要根据它对于客户需求的重要性来确定。这时确定重要性的主要依据是：n 1.是用户企业生产所需要的主要物资，或是关键物资n 2.是用户企业需求量最大的物资n 3.是贵重物资。虽然需求量不大，但很贵重。n 在ABC分析法应用过程中，分类的标准根据具体情况而不同，以上是按照总销售利润分类的情况，也可以按销售量分类，或按商品的价值分类等等。Page 43ABC分类的运用实施 nA类物资：应施以尽可能紧的控制，包括最完整、精确的记录，最高的作业优先权，高层管理人员经常检查，小心精确地确定订
23、货量和订货点，紧密的跟踪措施以使库存时间最短。nB类物资：正常的控制，包括做记录和固定时间的检查； 只有在紧急情况下，才赋予较高的优先权；可按经济批量定货。nC类物资：简单的控制，如设立简单的记录或不设立记录，可通过半年或一年一次的盘存来补充大量的库存，给予最低的优先作业次序等。 Page 44ABC分析法的局限性n 过于集中于采购成本，忽视了其他重要的标准。未能保证相应的企业管理人员在权衡成本/价值和风险程度的前提下，优先安排需紧急处理的物资以及相关事宜n 根据“ABC”分析法我们只能了解某产品或服务对财务状况直接的相对重要性，而面对市场环境和激烈竞争的供应商时，“ABC”分析法无法延伸到制定供应管理战略和战术。
