1、三、PCO的资源的主办方想将会议的承办权交给湖北会议网，请你模拟主承办双方洽谈业务时的工作场景。上海国际会议中心东方滨江大酒店北京亚洲大酒店上海浦东香格里拉大酒店深圳嘉华大酒店【问题】 可以从指定交通运输商那里获得一定数量的免费或折扣交通工具使用权。可以通过指定交通运输商的销售网络或交通工具做促销宣传 对所在城市或国家的会议业进行行业管理；代表所在城市或国家政府参加相关的国际会议组织，加强与各国会议组织机构如国际会议协会ICCA，国际专业会议组织者协会(IAPCO)的联系。目前我国北京市旅游局、上海市旅游委员会、广东省旅游局等地政府旅游部门已经参加了ICCA； 规划、投资和管理所在城市或国家的
2、会议根底设施，塑造会议目的地良好的整体环境；制作所在城市或国家会议业的整体促销宣传资料，为所在城市或国家的会议业进行整体宣传促销，展示会议目的地的美好形象。如代表所在城市或国家参加会议展览会，扩展市场。目前，全球范围有较大影响的会议展览会很多，例如每年5月在瑞士日内瓦举办的欧洲会议、公务、奖励旅游交易会EIBTM，每年9月在美国芝加哥举办的奖励旅游和会议展销会ITME，每年12月在亚洲易地举办的奖励旅游和会议展销会ITCMA；支持所在城市或国家的会议企业或会议主办者针对潜在的会议参加者的宣传促销活动；为所在城市或国家争取会议在那里举行。为了争办一个国际会议，国家和国家之间，甚至一个国家的城市和
3、城市之间，竞争都十分剧烈。会议局就代表所在城市或国家来参与这种竞争；把争取到的会议客户介绍给所在城市或国家的PCO，会议中心或其它会议供给商；为外地国会议客户或PCO提供会议方面的咨询，提供所在城市或国家政府有关规定和流程如税法，签证流程，劳动用工规定；帮助外地国会议客户或PCO预选所在城市或国家的会议场所和会议供给商；邀请、组织、帮助外地国会议客户或PCO到所在城市或国家进行会议地点考察。使其对当地举办会议的各种有利因素、会议设施、接待条件、接待能力等有一个感性的了解，引起他们的兴趣。参加专业会议组织，往往能请到高质量的外地国会议客户或PCO。这种请进来的方式投入小、见效快，并能为当地会议企
4、业提供与外地国会议客户或PCO见面的时机；支持所在城市或国家有关部门或机构进行会议的申办工作。 在有关政策和法规方面给会议的顺利召开以便利。如对来本市国参加会议的人士给以优先签证、入关待遇，给参加会议附设展览的展品以优先进出关的待遇政府在进行公共交通等城市规划时应重点考虑会议中心和大型会议宾馆的需要。如在规划地铁等轨道交通时，尽量考虑让线路经过会议中心和大型会议宾馆；在设置公交车线路时重点考虑经过会议中心和大型会议宾馆在德国汉诺威市，展览面积世界第一大的汉诺威博览中心直通火车、地铁，还有直升飞机提供交通效劳；中心的停车场停车泊位达50000个之巨，配备有先进的电子导向系统；中心内银行、邮局、海
5、关、商店、餐馆等一应俱全。可以说，汉诺威博览中心典型地表达了汉诺威市政府的精心规划。再如在北京新落成的国家会议中心就在奥运支线地铁8号线上。 对于会议工程的报批开辟绿色通道，减少审批程序，缩短审批时间，使会议能够尽早立项，以免因为烦琐的审批程序和漫长的审批时间而使会议流失到别的城市或国家 。 对于重要的会议，尤其是重要的国际会议，政府应当在平安方面给予特别的重视，必要时安排适当的警力给会议以平安保障。一. 建立申办机构一组织委员会Organizing Committee 申办活动中的最高组织形式。1.人员组成 通常由主席、副主席和委员组成，其成员应主要由会议的主办单位和承办单位的领导组成，为工
6、作方便也应邀请主管单位的行政和外事部门的负责人参加。2.主要职责 对申办国际社团组织会议的全部活动负责，制定申办方案、编制申办预算和筹措申办资金，经常和国际社团组织保持联系，向他们通报会议筹备情况。还要定期对会议秘书处的工作给予指导、监督、检查，保证申办活动顺利进项。组织委员会和程序委员会是平行机构，要妥善协调与后者之间的关系，尽量满足后者所提出的各种要求。二程序委员会Program Committee 程序委员会负责申办活动中的全部专业问题。1.人员组成 程序委员会通常由主席、副主席和假设干委员组成。程序委员会是一个工作班子，而不是荣誉机构，应由该领域内知名人士组成，其成员是与大会主题和各个
7、专业会议的主题有关的学者、专家，该委员会应包括我国国内主要知名学者、专家，我国在国外工作的知名学者、专家也应包括在内，以保证学术上的权威性，绝不能出现由于部门、地区和学派的偏见，而将一些知名度很高的学者、专家排斥在委员会之外。程序委员会的人数可视会议的规模和需要而定，但不宜过多。2.主要职责 程序委员会负责会议一切有关的专业活动，具体任务是拟定会议的主题、议题和主要专业交流内容；编制会议专业日程。三会议秘书处1.人员组成 秘书处是申办活动的常设机构，它在组织委员会的领导下负责会议的全部申办工作，秘书长是整个会议申办活动中的关键人物，应选择年富力强、既熟悉专业、英语又好、并具有一定的行政管理和组
8、织工作才能的人。秘书处应该是一个短小精悍的工作班子，申办工作一般不需要很多的工作人员，可以由组织委员会指定2至3名专职或者兼职工作人员组成秘书处，专门负责申办工作。2.主要职责 秘书处应定期将会议申办情况以口头或简报的形式向组委会报告，包括工作进度、会议文件制作和其它有关活动等。四PCO 目前我国国内许多机构都没有申办国际社团会议的经历，更缺乏有经验的工作人员。组织委员会从申办活动的初期就应积极寻找PCO合作，与PCO联合申办，由于PCO已经申办过大量的国际会议，利用他们的经验，对申办工作极为有利。 如果会议申办成功，通常为申办活动而成立的各种机构也就顺理成章的成为筹备会议的相应机构。二. 制
9、定申办方案 由于申办时间通常在一年左右，申办工作的内容也并不十分复杂，因此组织委员会只要按国际社团组织的要求，做出一个简单的申办工作程序发给有关的机构和人员，就可按这个工作程序展开工作。组织委员会在整个申办期间要召开几次工作会议，时间分别定在开始筹划申办活动时、编制申办报告前和申办代表团出发之前。三.编制申办预算 为了掌握整个申办活动的财务状况，为下一步的筹资做好准备，要尽快制作申办活动的预算。申办预算通常包括三局部内容，首先编制支出局部的预算；根据支出的情况编制筹资局部的预算；最后是预算总结。 主要支出 一申办文件制作费用1. 会议申办报告 申办报告主要是提供给国际社团组织的理事会成员，印刷
10、份数也就在100本左右，因此印刷费折合到每本的价格都会不菲。2.辅助申办材料 DVD光盘。光盘仅仅是提供给理事会的成员使用，制作的份数不太多，编辑费会很高。 二出国费用 1. 国际旅费是最大的支出 国际旅费就是在预算中的最大支出。由于参加现场申办活动的具体时间都是在一年前就确定了的，因此要尽早提前预订机票，这样可能得到的机票折扣会多一些。2.国外食宿费用三活动费用 1.宴请费用2.礼品费四接待费用 接待国际社团组织人员来我国考察的费用。1.食宿费用2.宴请费3.国际旅费五其它费用1.人工费用2.办公费用3.其他材料费用四.筹措申办经费 1.行政事业费 目前我国许多机构申办国际社团组织会议的费用
11、主要出自事业费 为了获得充足的申办国际社团组织会议的经费，会议组织者经常在申办阶段就寻求和PCO的合作，要求他们提供一局部申办资金，承诺会议申办成功，该PCO为唯一的会议承办单位；会议未果，会议组织者不用归还这局部费用。PCO会根据经验来判断会议申办成功的可能性，决定是否进行这笔风险投资。例如1996年申办国际心理大会时，按国际心理学会的申办惯例，申办过程中要宴请100多名国际心理联合会执委会成员，大约需要人民币3万元，这些费用在行政开支中是不能报销的，中国国际科技会议中心投资了这3万元，促使会议申办成功，而同期该中心资金支持申办的2003年国际岩石力学大会却没有取得成功。3.旅游机构 提供一
12、些礼品和旅游宣传品。一.申办报告的主要内容一邀请信 1.必须有以主办单位负责人的名义签发的邀请信；2.最好有以主办单位的上级主管单位负责人名誉签发的邀请信；3.也应该有以会议举办城市市长的名誉签发的邀请信；4.以会议承办单位负责人名誉签发的邀请信 二学术内容 1.中国在该学科领域的背景。中国在该学科领域的历史状况，何时起步，有何重大成果；中国在该学科领域有多少研究机构和有多少从业人员；中国在该学科领域是否有处于世界领先地位的科研成果。2.拟定的会议学术主题Themes3. 拟定的会议讨论的专业范围Topics4. 初步的学术方案会议的天数，安排几次全体会议，安排几个并行分组会议；拟邀请的大会特
13、邀报告人；拟安排多少口头报告人(Oral lecturer)，多少张贴论文(Poster)，是否安排会前会、其他城市甚至其他国家的卫星会、培训班、网上的讨论等其他会议的辅助活动 三中国的介绍1.中国的地理位置、国土面积、国家人口和民族数量作简单介绍；2.五千年的文明历史和灿烂的民族文化；3.政治上，中国自1978年后的改革开放的政策，促使国民经济的高速开展；4.经济上，中国的GNP的年增长率，外汇储藏不断增加；5.在科技、教育、文化、健康和体育已取得巨大成就；6.效劳业，包括交通、通信、银行、邮政效劳的快速开展。四主办城市的介绍，以北京为例1.北京的地理位置、人口等，是中国的首都，是中国的政治
14、、文化、科技、教育中心；2.北京城市的历史演变过程；3.介绍北京保存的世界著名的文化遗产，名胜古迹；4.北京既是古老的城市，又具有现代化的设备和面貌，每年吸引几百万国际游客前来访问；5.北京曾在1990年举办过亚运会、1995年举办过第4届世界妇女大会，在人力和物力上有相当的接待能力；6.提供几幅北京的照片。 五大会会址的详细介绍 1.会址在城市的位置，距离市中心和机场的距离，交通是否方便，乘出租车的价格，是否有公共交通；2.大会场的最大容量，能否满足开幕式和大报告的要求；3.是否有足够多的分会场，要求容量相近，位置集中；4.是否有较大的空间，满足代表的会间休息；5.是否有足够的小房间以满足国
15、际组织的办公用房；6.是否能提供主要的会议所需设备，例如多媒体投影仪等；7.是否有较大的空间，满足代表注册；8.是否有商务中心，为代表提供复印、电子邮件等效劳；9.是否有展厅，能够满足会议附设的中小型展览；10.会址周围有否足够多的不同档次宾馆可满足会议的需要；11.是否会址周围有比较多的餐厅、商店、银行和康乐中心；12.提供几幅会场的照片。 六宾馆的介绍 1.北京市宾馆的总体介绍，例如能提供给国外客人住宿的宾馆数量、房间和床位数量；2.会址周围步行距离到达的宾馆数量、档次、房间和床位数量；3.会议主宾馆Congress Hotel介绍，星级、房间数、餐厅、其他效劳设施、与会址的距离；4.会议
16、其他宾馆的情况介绍，一般按高、中、低得当次排序；5.该城市当年各档次宾馆的价格范围；6.提供各宾馆的照片。七旅游景点、参观、购物点的介绍1.当地城市旅游资源以北京为例名胜古迹：故宫、长城、十三陵、颐和园、天坛；自然风景；博物馆；画廊。2.陪同人员活动的去处购物中心；街道的社区建设，居民家；托儿所和中、小学；有特色的工厂，例如丝织厂、玉器厂。3.中国其他著名旅游城市的旅游景点 一般着重介绍在世界上有名的以下旅游城市，配有旅游景点照片：西安的兵马俑、大雁塔、华清池、半坡博物馆；桂林的漓江、芦笛岩、象鼻山；拉萨的布达拉宫、大昭寺、罗布林卡、色丹寺；敦煌的莫高窟、鸣沙山；杭州的西湖、虎跑、六和塔、雷峰
17、塔、钱江潮。八交通和通讯1.重点介绍会议举办城市的国际航线，国际列车和国际航运，说明外国代表来此参会的便捷；2.介绍该城市的市内交通状况，地铁、公交车、出租车；3.该城市的通讯，国际 、 、电子邮件等。九初步预算 1.会议收入主要来自注册费的收入。还应包括会议附设展览会的收入、企业赞助和广告收入三局部。有的国际社团希望申办国的政府也应对会议资助，用以表示申办国政府对该会议的重视。遇到这种情况时，即使赞助费用还未完全落实，也应先估计一个金额，做到收入中去。因为财政年度的原因，世界上任何一个国家的政府也很难明确几年之后到底能赞助给某一个国际会议的具体金额。2.会议支出3.预算结果 (Balance
18、) 应将会议的预算结果做到收支平衡、略有结余。十组织机构1.应将该国家所有该领域内的在世界上有一定影响的人士都列在申办书中，以显示国家的团结；2.可用框图的形式表示出会议的组织机构，包括会议程序委员会、组织委员会、秘书处领导下的学术部、会务部、财务部、展览部等。一申办报告的制作 因此最初编制的申办报告可以采用彩色打印的方式，制作几份提交给国际社团组织供他们修改后，参考他们的修改意见再定稿进行彩色印刷。有些机构一开始就成批印刷精美的申办报告，经国际组织修改后又重印，容易造成资金的浪费。 二申办报告的提交 提交申办报告的原那么以满足国际社团的要求为准。决定一个国际社团会议在哪个国家举办通常采用两种
19、表决方式，第一种是仅由国际的理事会表决；另一种方式是先由理事会初选，然后再由全体代表大会表决。如果是仅由理事会决定，只要在现场申办活动的几个月前，将一定数量的申报文件提交给国际社团，国际社团再分发给每一位理事会成员，在申办活动的现场再带一些备份文件即可。如果还需要全体代表大会表决，除了要提前给理事会成员外，还需要准备成百上千份申办报告带到申办现场，供会议代表领取。 一辅助申办材料主要使用的是光盘。 专业局部的内容光盘 举办城市有关情况的介绍 1. 专业局部的内容 为了节省辅助材料的加工制作费用，对于专业局部的内容可以尽量采用已有资料进行简单的编辑加工，尽量防止再采取现场拍摄收集素材的方式，即浪
20、费资金也耽误时间。2. 举办城市介绍 举办城市介绍这局部内容包括的范围极为广泛，虽然在会议申办文件中已经作过各方面的介绍，例如会议举办地点的会场情况、宾馆条件、旅游资源以及交通、治安等诸多方面，但是通过现场采用多媒体技术播放影像材料，会给理事会成员留下更直观的深刻印象，有助于他们的最后选择。通常各个城市的旅游机构都会备有现成的影像材料，可以直接使用，不用再编辑加工。其实这也是许多国外城市在申办会议时经常采用的方法。二其他辅助申办材料 为使理事会成员留下更深刻印象，一些印制精致的材料也是申办活动中的重要辅助材料，当然这些材料都可以向有关的会议中心、宾馆以及旅行社免费索取，他们每年都会制作新的宣传
21、材料。 申办活动中需要一些礼品，可以加工制作一些带有中国特色的礼品，例如中国结、京剧脸谱和剪纸等，并在礼品上印有申办会议的名称和年份。二现场申办人员的条件 四申办人员的出国手续 以往出国申办国际社团组织会议属于公务出国，要求所有申办人员在自己的本单位办理出国手续。随着我国对国民因私出国政策的不断放宽，越来越多的人选择办理因私出国手续，可以由申办会议的主办单位牵头组成申办团，委托某家旅游机构为全体申办人员共同办理出国手续。 经过长达一年甚至几年的准备工作，申办活动进入了现场申办阶段，也是最关键的阶段。申办人员要全力以赴，克服各种困难，积极主动地投入到申办活动中，争取申办工作获得圆满成功。 大多数
22、国际组织的国际会议是由理事会来决定的，但是也有一些国际社团组织的会议主办权要通过全体代表大会才能决定。理事会的作用只是初选，将数量比较多的申办国减少一些。为此申办国的代表还需要在全体代表大会上向会议代表作陈述报告，最后由全体代表举手表决，例如申办2021年的国际养猪协会的会议主办权就是采用这种方式来决定的。 会议承办方应在会议结束后的规定时间内为会议主办方提供会议的评估报告。评估报告中包括会议运行过程中出现的问题及会议目地完成的情况，最终取得的成果，产生差距的原因等。 会议的主办企业在立项之后会向专门的会议承办公司发出招标，会议承办公司接受邀请参与竞标，最终由主办企业在多家应标公司中挑选出最适
23、合的公司来承办会议。企业发出的投标邀请函包括：1.招标企业的介绍和招标会议的背景；2.投标人须知：一些重要名词的定义和解释、投标文件的编制要求、投标文件递交方式及地点与截止时间、开标时间与评标方法、投标费用及中标效劳费等；3.用户要求：会议的名称、会议招标内容，会议所要到达的目的、报价要求、筹划书提交或提供效劳的时间等；4.投标人有关资格和资信证明文件；5.企业规定的其他应当说明的事项。二投标会议承办企业在规定的地点、时间内递交合格的投标文件。三开标按照招标文件的规定举行开标仪式，当众宣读投标文件中开标一览表内容，记录后各投标人确认签名。四评标会议小组按照招标文件的要求对投标文件进行评审和比较
24、，根据最后评标结果，向主管部门提出书面评标报告，推荐合格的中标候选人。五定标集中会议小组及上级主管部门意见确定中标人，由招标企业发出中标通知书。六中标企业按照招标文件的规定和中标结果与中标公司签订书面合同并履行合同。 首先应看其是否应具有法人资格并能够履行和承担相应的会展活动民事责任；其次考查审核其公司的实力及专业水平，主要是参考一下公司的从业资历、业务水平、信誉度，考虑一下本次会议预算，再综合一下性价比，挑选出最适合企业会议的承办公司。 会议的主办企业在立项之后会向专门的会议承办公司发出招标，会议承办公司接受邀请参与竞标，最终由主办企业在多家应标公司中挑选出最适合的公司来承办会议。 l 论文摘要表Abstract Forml 反响表(Reply Form ) l
