1、1普通高等教育”十二五”国家级规划教材文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015第一章第一章 现代办公环境中的文件家族现代办公环境中的文件家族第一节 文件的特点与功能文件的特点与功能第二节 公务文件的种类与稿本公务文件的种类与稿本第三节第三节 文件生命周期理论文件生命周期理论12文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015一一文件的概念文件的概念二二公务文件的概念与特点公务文件的概念与特点三三公务文件的功能公务文件的功能第一节 文件的特点与功能23文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015一、 文件的概念广义型的文件定义如何理解？广义型的文件定义如
2、何理解？ 狭义型的文件定义如何理解？狭义型的文件定义如何理解？34文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015二、 公务文件的概念与特点概念：概念：社会组织或其领导人在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录。 公务文件公务文件特点特点(一)由法定作者制发(二)具有法定的权威性和现行效用(三)公文具有规范的体式和特定的处理程序45文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，20151.领导指导作用2.行为规范作用3.宣传教育作用4.公务联系作用5.凭证依据作用1.管理的工具2.沟通的手段基本功能基本功能具体功能具体功能三、公务文件的功能56文书学（第三版），王
3、健主编，中国人民大学出版社 ，2015一一公务文件的种类公务文件的种类二二文种及其选用规则文种及其选用规则三三通用文种及其用途通用文种及其用途第二节 公务文件的种类与稿本四公文文件的稿本公文文件的稿本67文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015一、 公务文件的种类电子文件电子文件公文的种类公文的种类（1）物质载体角度纸质文件纸质文件感光介质文件感光介质文件磁介质文件磁介质文件知照性文件知照性文件契约性文件契约性文件会议文件会议文件内容性质角度 领导指导性文件领导指导性文件规范性文件规范性文件报请性文件报请性文件政策水平高政策水平高政治觉悟高政治觉悟高 平件平件急件急件 特急件
4、特急件办理时限角度78文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015二、 文种及其选用规则通用文种专用文种文种文种89文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015二、 文种及其选用规则维护公文的维护公文的严肃性、严肃性、权威性和权威性和有效性。有效性。 促进公文促进公文写作的规范化写作的规范化使文件得到使文件得到及时妥善的及时妥善的处理处理正确选用文种的意义正确选用文种的意义910文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015二、 文种及其选用规则文种选用规则文种选用规则发文目的发文目的1.发文机关的权限发文机关的权限3.2.行文关系行文关系4.国家的有关
5、规定国家的有关规定1011文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015三、 通用文种及其用途领导指导性文件领导指导性文件如：决议、命令、决定、批复知照性文件知照性文件如：公告、通告、通知会议文件会议文件如：纪要规范性文件规范性文件如：条例、办法、规定报请性文件报请性文件如：报告、请示 1112常用文种及其适用范围文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015三、 通用文种及其用途决议决定命令（令）公报公告通告议案意见通知通报报告请示批复函纪要 依据党政机关公文处理工作条例，中共中央办公厅、国务院办公厅, 20121213适用于经会议讨论通过的重大决策事项。（1 1）决
6、议）决议文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015三、 通用文种及其用途1314 对重要事项做出决策和部署 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（2 2）决定）决定文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015三、 通用文种及其用途1415公布行政法规和规章宣布实施重大强制性措施奖惩有关单位和人员（3 3）命令）命令文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015三、 通用文种及其用途1516适用于公开发布重要事项或者法定事项（4 4）公报）公报文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015三、 通用文种及其用途1617适
7、用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（5 5）公告）公告文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015三、 通用文种及其用途1718适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 （6 6）通告）通告文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015三、 通用文种及其用途1819发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项批转、转发公文 （7 7）通知）通知文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015三、 通用文种及其用途小贴士 批转性通知 转发性通知 发布性、印发性通知1920表彰先进批评错误传达重要精神和告知重要情况 。（8 8）通报）通报文书
8、学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015三、 通用文种及其用途2021 适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问 。 判断：可以在报告中写请示事项吗？（9 9）报告）报告文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015三、 通用文种及其用途2122适用于向上级机关请求指示、批准事项。 （1010）请示）请示文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015三、 通用文种及其用途2223适用于答复下级机关请示事项 。 （1111）批复）批复文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015三、 通用文种及其用途2324 商洽工作询问和答复问题
9、请求批准和答复审批事项 （1212）函）函文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015三、 通用文种及其用途2425适用于记载会议主要情况和议定事项。 （1313）纪要）纪要文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015三、 通用文种及其用途小贴士 不同行文方向效用不同 不单独向外制发 标题、格式2526文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015四、 公务文件的稿本草稿草稿定稿定稿正本正本副本副本不同文字的稿本不同文字的稿本2627又称草案、征求意见稿、送审稿、初稿等，是文件撰拟过程中最初期的原始稿件，供讨论、修改、审批之用。它不属于正式文件，不具备现
10、实执行效用。 文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015四、 公务文件的稿本草稿草稿2728经领导人审阅签发或经会议讨论通过的最后完成稿缮印正本的依据。文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015四、 公务文件的稿本定稿定稿28（包括试行本、暂行本、修订本） 根据定稿缮印的、用于向外发出的正式文本。 具有标准规范的格式和生效标志，具有法定效力。文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015四、 公务文件的稿本正本正本293030指正本的复份或复制本，在形式上与正本完全或部分相同，供抄送、传阅、存档备查之用。文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社
11、 ，2015四、 公务文件的稿本副本副本303131文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015四、 公务文件的稿本不同文字不同文字的稿本的稿本指同一份文件根据需要而采用两种或两种以上语言文字的文稿和文本。 中文、外文 汉语、少数民族文字 3132文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015一一文件生命周期理论的产生与发展二二文件连续体理论三三对文件管理的启示第三节 文件生命周期理论3233文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015一、文件生命周期理论的产生与发展文件生命周期理论“以普遍联系和运动发展的眼光来审视文件从现行机关产生直到进入档案馆转化为
12、档案的整体运动过程，最终科学地揭示出这一运动过程的发展规律和特点，为现行文件直至档案的管理提供了一种全面控制和高效管理的宏观指导思想”。文件生命周期理论是全方位探讨文件从产生直到转化为档案永久保存或销毁的全部运动过程的理论。文件生命周期是指文件从产生直至因丧失作用而被销毁或因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。 1940年美国档案学者布鲁克斯最早提出“文件生命周期”概念。 文件生命周期理论的产生有着特定的专业背景，20世纪30年代以来，文件数量的急剧膨胀与文件管理活动日趋专业化，导致一种新型的文件管理机构文件中心得以出现和传播。文件生命周期理论的产生就根植于文件中心这一实践。 文
13、件生命周期理论是“人们面对二次大战后文件大量涌现及由此带来的文件管理（包括档案管理在内）实践中的种种问题，站在宏观角度作全方位系统研究后，得到的带规律性的认识”。34文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015（一）形成背景35文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015（二）基本内容1. 关于文件生命阶段的划分2. 建立文件生命周期理论的依据3. 核心内容文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，20151. 关于文件生命阶段的划分从文件运动形态角度将文件生命划分为现行、半现行和非现行阶段的划分方法最具有代表性。我国学者陈兆祦也提出了将文件生命周期划分为设
14、计形成阶段、现行使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段的观点。36文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，20152. 建立文件生命周期理论的依据文件价值形态及其有规律的转化是建立文件生命周期理论的主要依据。文件从形成到销毁或者转化为档案永久保存是一个完整的生命过程，在这一过程中，文件的价值形态不断地出现规律性的变化，处在不同运动阶段的文件具有不同的价值形态和功用，需要采取不同的管理原则和管理方法。37文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，20153. 核心内容核心内容可归纳为三个基本点：文件从形成到最后处置是一个完整的运动过程；价值形态的变化使这一过程可划分为若干阶段；不
15、同阶段的文件与各要素之间存在着内在对应关系。文件生命周期理论的核心内容揭示出文件运动的一系列特性。第一，文件运动的整体性第二，文件运动的阶段性第三，文件运动过程中各要素的内在联系38文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015文件运动过程中各要素的内在联系39文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015二、文件连续体理论（一）文件连续体理论的形成背景（一）文件连续体理论的形成背景对电子文件生命周期概念的理解对电子文件生命周期阶段的划分对电子文件各阶段文件对应关系的理解40（二）文件连续体理论的主要内容（二）文件连续体理论的主要内容 澳大利亚档案学者弗兰克阿普沃德：
16、文件连续体是指“往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程” 这一定义揭示了对文件形成、保存与长久利用应实施一体化管理的理念。41文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015二、文件连续体理论文件连续体理论构筑了一个多维坐标系来描述文件的运动过程，包括四个坐标轴：文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015二、文件连续体理论文件保管形式轴价值表现轴选取的四个坐标分别是行为轨迹、活动凭证、机构记忆和社会记忆业务活动轴形成者轴形成者轴选取的四个坐标分别是单份文件、案卷、全宗和全宗集合选取的四个坐标分别是行为、活动、职能和意志；选取的四个轴分别是个人、部门、机构和社会42
17、43文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015二、文件连续体理论44文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015三、对文件管理的启示 文件生命周期理论表明：从文件阶段到档案阶段是一个连续统一、前后衔接的运动过程，必须把从文件到档案的管理看作是一个系统工程，采取统一的工作制度、程序和方法来控制各有特点但却始终相互关联和前后衔接的整体过程。 文件生命周期理论要求：对原有的工作流程重组并对原有的制度进行改革，在电子环境下，文件管理必须注入新理念。l 对文件的管理首先应注入全程、系统的管理思想l 对现有文件、档案管理制度进行协调l 对分而治之的OA软件和档案管理软件进行整
18、合文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015思考与练习1. 什么是文件？什么是公务文件？2. 文件、文书、公文的区别与联系？3. 公文具有哪些不同于其他信息形式的特点与功能？4. 文件分类的目的与主要类别？5. 正确选用文种的依据是什么？6. 公文有哪些稿本形式？不同稿本有何联系与区别？7. 什么是电子文件？ 8. 如何运用文件生命周期理论指导文件工作？1.ISO 15489：2001信息与文献文件管理，国际标准化组织，20012.赵国俊编著.公文写作与处理M.北京：中国人民大学出版社，20113.王健电子时代机构核心信息资源管理OA环境中的文件、档案一体化管理战略北京：中国档
19、案出版社，20034.王健.创新与拓展档案管理e化之路M.北京：中国档案出版社，2004 5.冯惠玲主编.政府电子文件管理M.北京：中国人民大学出版社，20046.何嘉荪，傅荣校.文件运动规律研究从新角度审视档案学基础理论M.北京：中国档案出版社，19997.安小米. 文件连续体模式对电子文件最优化管理的启示J. 档案学通讯,2002,03:52-55.8.张宁文件连续体理论之比较研究，载21世纪社会的记忆中国首届档案学博士论坛论文集北京：中国人民大学出版社，20019.The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) 2 Project: Experiential, Interactive. 10.松世勤.文书学基础M.北京：中国人民大学出版社，1984阅读书目文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，201546文书学（第三版），王健主编，中国人民大学出版社 ，2015认真复习哦！新编21世纪档案学系列教材 普通高等教育”十二五”国家级规划教材 北京高等教育精品教材
