1、哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 1会计信息化教学课件会计信息化教学课件艾文国2007年7月哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 161会计信息化教学课件第四节 基础数据管理本节主要内容一、会计科目字典维护的功能设计二、部门字典维护的功能设计三、币种与汇率字典维护的功能设计四、客户分类字典维护的功能设计五、客户档案字典维护的功能设计六、个人往来字典维护的功能设计七、项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 162会计信息化教学课件第四节 基础数据管理在会计信息系统中，数据字典包括会计科目字典、部门字典、币种与汇
2、率字典、客户分类字典、客户档案字典、供应商分类字典、供应商档案字典、个人往来字典、项目分类字典、项目档案结构字典、项目档案字典、用户字典、角色字典、基表结构分字典等，这些数据字典都需要维护，所谓维护就是对字典中的数据进行录入、修改、删除、查询、打印等操作。在对各字典的数据进行增加时，账套号数据项是由系统根据用户登陆时所选择的账套自动填入，不需用户输入。哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 163会计信息化教学课件第四节 基础数据管理在表2-1列示的数据字典和数据基表中，功能字典数据由系统安装程序自动填写；科目字典中有关发生额与余额数据，以及各种发生额与余额数据基表（包括部门发生
3、额与余额、外币发生额与余额、往来发生额与余额、项目发生额与余额）中的有关发生额与余额数据全部由凭证管理（第三章）中的记账处理程序根据审核无误的记账凭证自动更新。用户字典、角色字典、基表结构字典等与系统权限控制有关的维护在第四节“系统授权管理”中论述，其他字典的维护在本节论述。哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 164会计信息化教学课件第四节 基础数据管理由于某一字典的维护，可能要用到其他字典中的数据，所以对数据字典的维护要有一定的先后次序，一般最先维护用户与角色字典和用户与角色权限字典，即先要对系统的使用进行授权；其次维护项目分类字典和币种与汇率字典；第三维护科目字典、部门字
4、典、项目档案结构字典；第四维护客户分类字典、供应商分类字典、个人往来字典；最后维护客户档案字典、供应商档案字典、项目档案字典。在所有的数据字典维护中，会计科目字典维护最为重要，是实现精细核算与科学管理的核心。所有的数据字典维护必须由账套主管来完成，也就是说“基础数据管理”功能只能由账套主管来运行，其他人员无权运行。下面逐一介绍对这些字典的维护功能。哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件165会计科目字典存储所属账套的主要会计科目信息，该字典的数据结构见表2-2，其中科目基本信息需要维护，而发生额、累计发生额和余额数据由凭证管理的记账功能登记，除初始余额、累计发
5、生额、年度预算额在系统数据管理中录入（或由其他系统转入）外，正常运行时，这些数据不允许用户改动。在科目字典中，一级科目必须符合会计制度的规定，而二级以下明细科目可由用户单位根据实际情况自行设置。会计科目设置要求如下。会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件1661必须满足本单位的核算与管理要求与手工核算不同的是，会计信息化环境下，会计科目设置
6、要尽可能细致，特别是成本、费用、损益类科目，这样才能满足管理的需要。如主营业务收入、主营业务成本科目必须设到产品；本年利润科目必须按转入的明细科目分类别、按级次设置明细科目，以便于按明细科目进行结转，并分别计算各明细项目产生的利润（如各种产品的营业利润等），因此，本年利润科目的明细科目至少应涵盖利润表中除利润分配之外的所有项目，甚至还要包括许多更明细的项目，由此可见，会计信息化引起的会计核算与财务管理所发生变革有多么大！会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维
7、护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件1672必须满足填列会计报表的要求即一个会计科目必须明确地对应于会计报表的一个数据项，不允许对应于会计报表的多个数据项，反之会计报表的一个数据项则可以对应于多个会计科目，该报表数据项可由多个科目汇总填列。3会计科目的设置必须保持协调性和体系完整性不能只有下级科目而无其上级科目。在设置明细科目时，其上级科目必须已经存在。4在会计核算年度内，对于有业务发生的会计科目，不能删除其编号等有关核算信息也不允许修改，也不能在发生过核算业务的明细（最底层）会计科目之下再设置下级科目。若要删
8、除、修改、以及在最底层会计科目之下增设明细科目，可在初始装载数据或年度会计核算已结账，下年会计业务开始之前进行，但要注意余额的结转，只有其余额为零时，才允许处理。会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件1685会计科目的设置要考虑到与子系统的衔接。在会计信息系统中，只有末级科目才允许在制单时引用，才能接收各子系统转入的凭证数据，因此，要将各子
9、系统转入的科目数据设置为末级科目。科目字典维护功能完成对会计科目的设置和管理，会计科目的设置是会计信息系统的核心内容之一，其体系结构能体现核算主体的财务管理理念，为了实现会计科目的系统化、规范化和标准化，会计科目设置应由账套主管来完成，一般会计人员无权设置会计科目。账套主管可根据会计业务的实际需要来增加、修改、查询、打印会计科目。在比较完善的会计软件中，当账套参数设置时设置了企业类型和行业性质，并选择了按行业预置科目选项，则系统会自动根据企业类型和行业性质预置一套参考会计科目，用户可在此基础上增改或删除。会计科目维护功能如图2-15所示。会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要
10、内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件169会计科目字典维护的功能设计第三节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件170科目字典的维护按科目类型分为全部、资产、负债、权益、
11、成本、损益六种，可采用活页夹形式来分别对各类科目进行维护。维护时系统默认对当前年份会计科目进行维护，以前年度的会计科目不允许改动。1增设会计科目会计科目的增加功能可随时使用，其界面如图2-16所示。增设的科目信息被存储到科目字典中。会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件171会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分
12、类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件172各数据项说明如下。（1）科目编号：科目编号是科目字典数据基表的主键，非空且惟一。输入科目编号时，第一要满足科目编码方案的各级位数要求；第二要满足惟一性要求；第三要满足新增的会计科目其上级科目必须已经存在。在录入科目编号后，科目级次根据输入的科目编号位数自动生成，科目编号的最大长度为20位。（2）科目名称：最多可输入10个汉字，非空。在录入科目编号和科目名称之后，
13、科目全称根据已有的上级科目名称和本级科目名称自动生成。会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件173（3）科目全称：科目全称是将各级科目名称串接起来，各级科目名称之间用连字符“-”连接，系统根据其已有的上级科目名称和本级科目名称自动生成，不需用户输入。科目全称的最大长度为100位（50个汉字）。（4）科目级次：系统根据设定的会计科目编码方案和
14、输入的科目编号位数自动生成科目级次，不需用户输入。会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件174（5）科目类型：科目类型具有资产、负债、权益、成本、损益五个可选值，当采用全部活页夹新增科目时，科目类型需要在上述五个可选值中，以值列表方式选择其一，当采用其他活页夹新增科目时，科目类型不需输入，由系统根据活页夹类型来自动产生。（6）助记码：用于帮
15、助记忆会计科目。其主要作用是在凭证录入时，方便录入会计科目。助记码的编码方案有多种，较常用的有两种，其一是用科目名称中，各个汉字拼音的头一个字母组成，例如：“管理费用”科目的助记码为“GLFY”；其二是用各级科目名称的第一个汉字拼音字头联接起来构成，例如：“管理费用折旧费”科目的助记码为“GZ”。建议采用第二种方案，这种方案简单，便于记忆，且寻找科目时输入的位数较少。助记码的最大长度为9位，对应于九级会计科目。会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设
16、计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件175（7）科目余额方向：借、贷两个值中选择其一，一般情况下，资产、成本类科目的余额在借方，而负债、权益类科目的余额在贷方，系统将根据所选择的科目类型对该项赋初值，但允许用户改动（如累计折旧、坏账准备等科目）。另外，下级科目的余额方向必须与其上级科目一致，当某一上级科目的余额方向已经设置的情况下，其所有下级科目的余额方向由程序自动设置，并不允许改动。当改动上级科目的余额方向时，其所有下级科目的余额方向也自动跟随改变。（8）账簿格式：定义科目在账簿输出（显示、打印）时的默认格式。系统提供
17、了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种，一般情况下，有外币核算的科目可设为外币金额式；有数量核算的科目可设为数量金额式；既有外币又有数量核算的科目可设为外币数量式；既无外币又无数量核算的科目应设为金额式。会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件176（9）外币核算：在某一账套中可能具有多种外币核算业务，该项存储需要进行外币核算科目所
18、对应的外币编号（显示币种名称），从币种与汇率字典中以值列表方式选取（不列示本位币）。（10）数量核算：该项存储需要进行数量核算科目所对应的数量计量单位，此项为空时，表示所对应的科目不需要进行数量核算，不为空时，表示所对应的科目需要进行数量核算，且其数据的计量单位即为此项的内容，如：公斤、件、吨、台、套等。（11）部门核算：用打标记的方法对需要进行部门核算的科目打上“”标志。会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计
19、哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件177（12）往来核算：具有“客户”、“供应商”、“个人”三个可选值，对需要进行往来核算的科目，该项可在上述三个可选值中选择其一。（13）项目核算：在某一账套中可能有多类项目核算与管理业务，如工程项目、科研开发、合同等，都可以作为项目来进行核算与管理。该项存储需要进行项目核算与管理所对应的一级项目编号（项目大类编号），从项目分类字典中以值列表方式选取，选取时显示一级项目（项目大类）名称。会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计
20、部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件178（14）末级科目：用打标记的方法在末级科目上打上“”标志。打此标志时必须慎重，只有有此标志的科目，在制单（编制记账凭证）时才可选取，系统要求将所有末级科目全部打上标志。对于具有末级标志的科目，系统不允许在其下再增设会计科目，因此，对于非末级科目，绝对不允许打末级标志。（15）科目账类：标记科目的所属账类。有现金、银行、普通三类，现金科目为“现金”、银行存款科目为“银行”、普通科目为空。此数据项位出纳管理而设计。（16）科目封存：用打
21、标记的方法对以后不再使用的会计科目打上“”标志。对于具有封存标志的科目，在制单时系统不予列示。在年终整理会计科目时，可将已封存会计科目删掉，但应将余额结零。会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件1792修改会计科目会计科目的修改具有一定限制，不允许随意修改会计科目，对于没有会计业务发生的科目信息可以进行修改，对于有会计业务发生的科目则只允许
22、修改科目名称、助记码、科目封存标志三项数据，其他数据不能修改。3删除会计科目会计科目的删除具有一定限制，不允许随意删除会计科目，对于没有会计业务发生的科目可以删除，对于有会计业务发生的科目则不允许删除,具有下级科目的会计科目不允许删除。由于会计科目的删除应慎重，所以删除程序要对被删除科目进行检查，第一要检查被删除科目的余额是否为零，若不为零则不允许删除；第二要检查记账凭证中是否有被删除科目的业务发生，若有则不允许删除；第三要检查被删除的科目是否有下级科目，若有则不允许删除。并且系统应对会计科目删除设计可挽回的功能，即再给一次“确认”或“放弃”的选择机会。会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数
23、据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件1804查询会计科目在面向过程的软件开发中，对于数据字典的维护一般都要设计查询功能，以便按查询条件来输出相关信息，而在面向对象的软件开发中，由于数据输出界面的可视化程度极高，除一些特殊需求（如凭证查询）外，一般不设计单独的查询功能，特别是数据字典维护，因此，在科目字典维护中只设计按科目类型（活页夹）查询即可。5打印会计科目由于会计科目的数据项
24、较多，特别是科目全称有100位长，若要全部打印，恐怕打印机的宽度不够，况且有时也没必要全部打印，因此，系统应提供对打印的列向可随意选择的功能，即用户可挑选要打印的列，选中的列打印，没选中的列不打印。这种功能用PB或VB编程都很容易实现。在会计信息系统中，所有的打印功能都与科目字典的打印功能类同，因此，在后续章节中将不再说明打印功能。会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教
25、授 HIT 会计信息化教学课件181部门字典存储核算单位的所有部门信息。该字典的数据结构见表2-3。在会计核算中，将数据按部门进行分类汇总是常用的数据分类方法之一，核算主体的组织机构对会计科目体系设置十分重要。部门字典是核算主体的组织机构按会计软件系统要求所形成的数据分类方案，是核算主体下辖的具有分别进行会计核算与财务管理需求的单元体，不一定是实质上的部门机构。部门字典中的数据是公用数据，可以为整个单位的ERP系统所公用。按分类信息设置，部门可分级也可不分级，若分级则必须按部门编码方案的设置进行分级，部门最多可分5级。有隶属关系的上下级部门之间具有数据汇总关系。部门字典的维护与科目字典维护的基
26、本功能类同，但要比科目字典维护简单。部门字典的维护功能包括增加、修改、删除等功能。如图2-17所示。会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件182会计科目字典维护的功能设计第三节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与
27、项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件1831增设部门（1）部门编号：非空，且部门编号既要符合部门编码方案的设置，又要满足惟一性要求。（2）部门名称：非空。最多可输入10个汉字。（3）部门全称：与科目全称类似，是将各级部门名称串接起来，各级部门名称之间用连字符“-”连接，系统根据其已有的上级部门名称和本级部门名称自动生成，不需用户输入。部门全称的最大长度为60位（30个汉字）。若部门不分级时，部门全称与部门名称相同。值得指出的是，在许多具有分级层次关系的数据字典维护中，都采用树型层次结构显示在界面中，这种风格更符合软件的潮流和用户的习
28、惯，但这一般并不影响数据的存储结构，只不过是在显示时以树型结构加以显示而已，在采用树型结构显示这种分级层次关系时，可能并不需要全称字段，但在日常数据录入（如凭证录入）时，并不一定采用树型结构录入，因此，需要设计全称字段，用全称字段进行选择。这一点在后续章节中将不再赘述。会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件184会计科目字典维护的功能设计第
29、四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计（4）助记码：可采用科目字典的助记码编码方案，即用各级部门名称的第一个汉字拼音字头构成助记码。若部门不分级时，可采用部门名称的汉字拼音字头构成助记码，如“办公室”的助记码可编为“BGS”。（5）部门属性：可直接输入，也可由值列表选取，其值列表的取值可设计为管理部门、职能科室、技术部门、科研机构、生产部门、采购部门、销售部门等。（6）负责人：可输入部门的主要负责人姓名。若与人力资源管理系统能够共享职员数
30、据，可从职员字典中选取。（7）其他数据项：可输入对应的数据。2修改和删除部门数据修改和删除功能的使用具有一定限制，具有下级部门的部门不允许删除，若某部门有核算业务发生过，则该部门的信息不允许删除，部门编号也不允许修改，除部门编号外其他数据可以修改。哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件185会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计币种与汇率字典存储核算单位所使用的本位币和所有外币
31、及汇率信息。该字典的数据结构见表2-4，必须用一条记录存储本位币信息，且其“本位币标志”字段的值应为“”。汇率管理是专为外币核算服务的。准则规定外币汇率必须采用交易日当天的汇率，且在期末结账时采用期末汇率进行调整。由于会计核算具有一定的滞后性，交易日与入账日的时间差异各异，因此，在填制凭证时应采用直接录入的方式为宜，没有必要预先定义固定汇率或浮动汇率，但有必要定义期末调整汇率，以便对各会计期间采用的调整汇率有所记载。调整汇率必须在期末进行汇兑损益调整前录入，且过期不可更改。币种与汇率字典维护功能如图2-18所示。币种编号可直接输入，也可由系统自动赋值。哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教
32、授 HIT 会计信息化教学课件186会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件187会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计对于销售往来客户，既可进行分类核算与管
33、理（往来客户较多），也可不进行分类核算与管理（往来客户较少）。客户分类一般按地区、行业等进行划分。如果在系统设置中已选择了客户分类，那么就要对该字典进行维护。客户分类必须按客户编码方案的设置进行分类，客户分类最多可分5级。有隶属关系的上下级客户分类之间具有数据汇总关系。客户分类字典数据结构见表2-5。其维护功能与科目字典维护基本类同，如图2-19所示。哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件188会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇
34、率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件189会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计（1）客户分类编号：非空，且客户分类编号既要符合客户分类编码方案的设置，又要满足惟一性要求。（2）客户分类名称：非空。最多可输入10个汉字。（3）客户分类全称：与科目全称和部门全称类似。（4）末级分类标志：若采用客户分类核算与管理，则对于末级
35、分类必须作标记，为末级客户分类打上“”标志。在客户档案中，某一客户的所属分类必须为末级客户分类。客户分类信息的修改和删除具有一定限制，具有下级客户分类的上级客户分类不允许删除，若某客户分类所对应的客户有核算业务发生，则该客户分类的信息不允许删除，客户分类编号不允许修改，除客户分类编号外其他数据可以修改。哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件190会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功
36、能设计客户档案字典存储销售业务所涉及到的具体往来客户信息，其数据结构见表2-6。在不进行分类核算与管理的情况下，客户分类信息不存在，该档案中的客户信息直接与科目字典中的某些科目之间具有统驭与明细关系，如：客户信息与应收账款、预收账款等总账科目之间就有这种关系；在进行分类核算与管理的情况下，存在客户分类信息与客户档案之间，以及客户档案与科目字典中的某些科目之间都具有统驭与明细关系。客户档案字典维护功能完成对往来客户信息的设置和管理，用户可以根据销售业务的实际需要进行增加、修改、删除、查询、打印等维护。客户档案字典维护具有基本、联系、信用、其他四个活页夹，用户选择客户分类后进行维护，此时，屏幕只显
37、示所选客户分类的往来客户档案信息。如图2-20所示哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件191会计科目字典维护的功能设计第三节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件192会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率
38、字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计1基本信息（1）客户编号：客户编号是客户档案字典的主键，非空且惟一。客户编号的最大长度为5位。（2）客户名称：最多可输入15个汉字，非空。（3）助记码：用于帮助记忆客户信息，最大长度为8位。其主要作用是在凭证录入时，方便选定往来客户信息。助记码可采用客户名称的汉字拼音字头编码方案。（4）客户分类编号：有两种情况：第一，若在客户分类参数设置时，没有设置客户分类核算与管理，则此数据项为暗色，即为不可输入状态，该数据项为空值；第二，若在客户分类参数设置时，设置了客户分类核算与管理，在选择了末级客户分类后，其值由系统根据选择的末级客户分类自动填入，
39、且不允许改动。哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件193会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计（5）法人：输入客户单位的法人代表姓名。（6）税号：非空，输入客户单位的工商登记税号，此数据可能在销售发票中使用。（7）开户银行及账号：输入客户单位的开户银行及账号，如果客户单位的开户银行及账号有多个时，输入企业与客户之间发生业务往来最常用的开户银行及账号。（8）外币核算：对以外币结
40、算的往来客户需要输入，用值列表从币种与汇率字典中选取。哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件194会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计2联系信息（1）分管部门：以值列表方式从部门字典中选取。一般为销售部门。（2）专营业务员：即负责该客户销售业务的销售人员，企业的销售人员几乎都与企业有往来关系，因此，在个人往来字典中应存储全部销售人员档案信息。该数据项可用值列表从个人往来字典中
41、选取；否则可从人力资源管理系统的职员字典中选取；也可以直接输入。此数据项可用于销售单据中业务员的缺省值。（3）发货地址：可能与单位地址相同，也可能不同，一般情况下是发货仓库地址。此数据项可用于销售发货单中发货地址栏的缺省值。（4）发运方式：以值列表方式在公路、铁路、航空、水运、提货等可选值中选择。此数据项可用于销售发货单中发运方式栏的缺省值。（5）其他数据项：可输入对应的数据。哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件195会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门
42、字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计3信用信息（1）应收款余额：此数据项存储当前应收款余额，由系统记账功能自动更新，不允许用户改动。（2）折扣率：输入在客户可以享受的购货折扣率，用于销售单据中折扣的缺省值。（3）信用等级：按照企业自行设定的信用等级分类方法，根据客户在应收账款方面的表现，由系统计算或用户输入客户的信用等级。（4）信用额度：输入允许客户发生的最大应收账款余额。（5）信用期限：可作为客户超期应收款项的计算依据，单位为“天”。哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件196会计科目字典维护的功能设计第四节 基
43、础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计（6）付款条件：付款条件也叫现金折扣，是指企业为了鼓励客户及时偿还货款而许诺在一定期限内给予的折扣优待。这种折扣条件通常可表示为：5/10，2/20，n/30，它的意思是客户在10天内偿还货款，可得到5%的折扣；在20天内偿还货款，可得到2%的折扣；在30天内偿还货款，则不仅要按全额支付货款，可能还要支付延期付款利息或违约金。客户付款条件主要在销售单据和销售结算中使用，可作为销售单据中付款条件的缺省值。付款条
44、件最多可输入四个时间段的折扣优待值，各值之间以“,”号分隔。（7）最后交易日期、最后交易金额、最后收款日期、最后收款金额：这四项数据在运行销售管理子系统时，由销售管理子系统自动填入，否则由会计信息系统的记账功能自动填入。用户不能修改。哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件197会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计4其他信息（1）发展日期：有些企业的产品销售具有分销特点，如IT
45、行业、食品行业、特别是乳品行业等都具有明显的分销特点，企业只针对分销商销售产品，分销商和企业具有紧密的依存关系，具有良好的信誉和忠诚度，企业在一个区域一般只培养一个一级分销商（客户），并且一般长期不变，在该区域的产品销售全部由该客户负责，企业的销售人员只对其进行必要的监督、开发市场、扶助和服务等事宜。因此，企业的销售人员要在各地培养客户，甚至有时还需要培养二级分销商，以此来支持客户开展销售业务或防止客户发生变故。该数据项记载发展客户的日期。哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件198会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的
46、功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计（2）停用日期：由于客户经营不善或发生变故而停止往来，因此，需要对停止往来日期进行记录。（3）备注：输入有关往来客户其他需要说明的信息。客户信息的修改和删除具有一定限制，不允许随意修改和删除客户信息，对于没有会计业务发生的客户可以进行修改和删除，对于有会计业务发生的客户则不允许删除，客户编号、客户分类编号、外币核算、应收款余额等核算信息也不允许修改。供应商分类字典和供应商档案字典的维护功能分别与客户分类字典和客户档案字典的维护功能类同。哈尔滨工业大学
47、 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件199会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计个人往来字典存储核算单位的个人往来信息，其数据结构见表2-7。该字典是会计信息系统的专用数据字典，与人力资源管理系统中的职员字典不同，该字典只存储与核算单位发生往来的人员信息，这些人员绝大多是核算单位的内部人员，但也可能是外部人员。该字典在维护时可从职员字典中选取一些信息。该字典中一般应存储核算单位的所有销售人
48、员和采购人员，其原因是这两类人员一般都会与其所属单位发生资金往来。个人往来字典的维护功能如图2-21所示。哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件200会计科目字典维护的功能设计第三节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件201会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个
49、人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计（1）人员编号：人员编号是个人往来字典的主键，非空且惟一。其最大长度为6位。（2）人员姓名：非空。最多可输入4个汉字。（3）助记码：用于帮助记忆往来人员信息，最大长度为4位。其主要作用是在凭证录入时，方便选定往来人员。助记码可采用往来人员姓名的汉字拼音字头编码方案。（4）所属部门：非空，对于内部往来人员可用值列表在部门字典中选取，对于外部往来人员可直接输入。（5）人员属性：非空，可用值列表选取，其取值可为管理人员、技术人员、科研人员、生产人员、采购人员、销售人员、退休人员、外部人员、其
50、他等可选值。也可直接输入。哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 会计信息化教学课件202会计科目字典维护的功能设计第四节 基础数据管理本小节主要内容客户分类字典维护的功能设计客户档案字典维护的功能设计个人往来字典维护的功能设计部门字典维护的功能设计币种与汇率字典维护的功能设计项目分类与项目档案字典维护的功能设计（6）外币核算：对以外币结算的个人往来需要输入，用值列表从币种与汇率字典中选取。（7）业务员：用值列表在“销售”和“采购”两个可选值之间选择。该数据项很重要，是客户档案和供应商档案维护时，“专营业务员”可选值的依据，因此，对于销售人员必须选择“销售”，而对于采购人员则必须
