1、体系文件编写要求体系文件编写要求一、管理手册的编写二、程序文件的编写程序文件的编写41 环境管理程序文件的作用、内容和格式411 环境管理程序文件的功能和作用1 程序和程序文件的内涵 程序是为进行某项活动所规定的途径，形成文件的程序我们称其为“书面程序”或“文件化程序”。编写环境管理程序就是将组织生产经营过程中重复出现的与环境管理有关的业务活动的客观要求规定为标准或规范的工作方法。程序文件是手册的支持性文件，它使环境管理活动程序化、文件化、规范化，使各项活动处于良好的受控状态，从而避免了由于缺乏文件指导而出现的经验主义和偶尔得失。 程序文件包含环境管理体系中一个逻辑上相对独立的内容，它既可以针
2、对环境管理体系的一个要素，也可以针对要素中的一个部分，或是对几个要素相互关联的一组活动进行阐述。程序文件的侧重点在于规范要素或活动的职能和控制要点，一般不涉及纯技术细节。在编写程序文件时，通常包括该项活动的目的和范围、做什么、由谁来做、以及何时、何地、如何做，以及使用何种材料、设备和文件，如何进行记录等，即遵循所谓的“5W”和“1H”的原则，其最终的目的是作为组织实施环境管理的准则，减少或防止各项活动所造成的或可能造成的环境影响，确保组织环境方针和目标的实现。2 程序文件的作用程序文件是环境管理体系文件的重要组成部分，其功能和作用概括如下：l 程序文件是对手册的进一步细化和展开。环境管理手册是
3、体系的纲领性文件，其规定的内容和要求往往比较原则和概括，是对环境管理体系概貌和轮廓的宏观描述，一般操作性不强。而程序文件则是将手册中不便详述的对活动和过程的要求，作出详细规定，使其更具可操作性。l 程序文件的有效实施能够充分体现组织环境管理体系的强大功能，直接影响到组织环境行为的最终改善，因而程序文件的数量、内容、格式和详略程度一般都由组织根据实际情况自行决定，应充分考虑组织任务的复杂性、执行活动的人员的水平、能力、技术和培训情况，应以确保环境因素和各项环境管理活动准确而有效的受控为宜。l 程序文件是组织内部科学的管理制度，是各级各类人员必须遵照执行的法规性文件；同时，它也是组织对其员工进行岗
4、位培训和业务考核的基本内容和指导、检查、改进相关业务工作的重要依据，另外还是第三方认证机构实施外部审核的依据之一。412 环境管理程序文件的内容及格式要求组织编制环境管理程序文件时，由于其每一项活动或要素的性质、内容和控制要点各不相同，因而程序的内容也不尽相同。在格式要求方面，应力求采用相同的格式编制每一个文件化的程序，这样便于使用者熟悉体系每项要求的固定格式，也体现了体系的完整性和规范性。通常，程序文件的内容包括以下项目：l 文件编号和标题程序文件的编号应根据标准中对体系要素的编号以及组织活动的层次进行编排，同一 层次的程序文件应统一编号，以便标识。标题应明确体现组织开展的活动及其特点，例如
5、： “环境监测和测量控制程序” 、 “污水排放控制程序”和“相关方环境行为控制程序”等，使活动的性质一目了然。l 目的和适用范围简要说明开展这项活动的目的以及该项程序的适用范围。l 术语和定义对本程序中所使用的专用名词术语给出明确的定义和解释。l 职责和权限结合实际工作业务流程，指明实施该项程序的主管部门、参与配合部门各自的职责和权限以及相互之间的接口关系。l 工作程序这是程序文件的核心内容，应列出开展此项活动的具体步骤，保持合理的编排顺序，明确活动的输入、转化和输出；明确各项关联活动之间的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项要素由谁来干，何时、何地干什么、如何干以及最终要达到的效果，
6、对于所形成的记录和报告也应加以明确，此外，对一些例外情况下须采取的措施也应作出规定。使用业务流程图、信息传递图或物流图等方式是一种较好的方法，这样做往往比单纯的文字叙述更加准确和易于理解。l 相关文件指明或引用与本程序相关联的文件，明确接口和查询路径。l 相关记录和报告明确实施该程序时所产生的记录表式和报告，包括其名称和编号；规定记录的保存方式、保存部门和保存期限等。在编写程序文件时应注意以下要点：l 充分利用现有程序首先应清理和分析组织现有的管理制度和操作规范。因为组织原有的各项标准和规章中有很多是长期以来经验的总结，是行之有效的惯例和做法，这些都是制定程序文件的可选素材，应该本着吸收和接纳
7、的态度充分加以应用。当然不可避免也会存在一些不足，因此，对原有组织的各种管理文件在保证环境管理体系有效运行的前提下，按标准要求进行分类、整理和分析，取其有用、删除无关、改写并补充不完善是十分必要的，应摒弃那种抛开原有、一切从零开始或是缺乏必要策划，上来就胡乱编写文件的做法。l 全面策划、通盘考虑，把握程序文件之间的系统性和相关性编写程序文件时，应对程序文件的数量、每个程序文件的详略程度、篇幅及其内容进行全面的策划，应保证在能够实现控制的前提下，使程序文件数量越少越好，每个程序的描述篇幅越精练越好。程序文件重在程序化，强调阐明要素运行的职责和方法即可，同时应具备可操作性和可检查性，还要提出明确的运行标准。应力求简洁明了，容易判断和理解，不应追求过于繁琐的文件形式，应保证每个程序之间有必要的衔接，避免相同的内容在不同程序之间有较大重复。因此，编写文件开始，制定一份程序文件明晰表是非常值得推荐的做法。l 注意可操作性应广泛征求各方面的意见和建议，尤其是现场操作者的意见，应避免纸上谈兵、说一套做另一套，或所编写的内容与实际情况不相符合。对于关系重大的程序必要时应经过实践检验，通过试行考核其是否符合实际、是否可行和有效，最后才能正式审批和实施。
